2008. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 5. szám

Átírás

1 2008. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 5. szám 9/2008. (VII. 11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. személygépkocsi juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló 7/2007. (VI. 12.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 2. sz. módosításáról /2008. (VII. 11.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. GIR üzemeltetési utasításáról... 2

2 9/2008. (VII. 11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. személygépkocsi juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló 7/2007. (VI. 12.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 2. sz. módosításáról Ezen utasítás hatályba lépésének napjával a MÁV Cargo Zrt. személygépkocsi juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló 5/2008. (IV.16.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás alábbi rendelkezéséinek módosítását rendelem el: Az utasítás pontja módosul az alábbi szöveggel: A társaság által rendelkezésre bocsátott személygépjárművet a használó a tőle elvárható gondossággal köteles használni (ebbe beleértendő a személygépjármű tisztán tartása, rendszeres takarítása is), és lehetőleg zárt, biztonságos helyen tárolni. Az utasítás pontja módosul az alábbi szöveggel: A Főkönyvelőség szervezet feladata: a bérleti díjak, üzemanyag költség, biztosítási díj, stb. társasági szintű elszámolása, költséghelyekre történő kiterhelése. Az utasítás pontja módosul az alábbi szöveggel: A Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet további feladatai: a társaság által rendelkezésre bocsátott személygépkocsik bérlése, adatainak nyilvántartása; a társaság által rendelkezésre bocsátott személygépkocsik biztosítása, átadásának és átvételének koordinálása; használati megállapodások megkötése, nyilvántartása; időszakos műszaki vizsgák és kötelező szervizek nyilvántartása és megszervezése; okmányok (forgalmi engedély, kötelező felelősségbiztosítások stb.) nyilvántartása, érvényességének követése, lejárat előtti intézkedés; üzemanyag- és parkoló kártyák, valamint az autópálya matricák beszerzése, nyilvántartása; baleseti szolgáltatások, káresemények rendezésének intézése; hatósági ügyintézés (rendőrség, biztosítási ügyek); önkormányzatok, hatóságok felé adatszolgáltatás; cégen belüli adatszolgáltatás (pénzügyi szervezet felé SZJA és súlyadó vonatkozásában); műszaki feladatok, karbantartások koordinálása (téli-nyári gumik cseréje, mobiltelefon tartozékok beszereltetése stb.); a járművek bérleti, lízingszerződéseinek kezelése, nyilvántartása; menetlevelek feldolgozása, kulcsos személygépkocsik magánhasználatával kapcsolatos intézkedés a pénzügy és követeléskezelés szervezet felé; a költségek (pl. rendőrhatósági bírság, pénzbüntetések) megtérítésére vonatkozó igény kezdeményezése a munkáltatói jogkört gyakorló részére (lsd pont). Az utasítás pontja módosul az alábbi szöveggel: Munkáltatói jogkört gyakorlók további feladatai: a hivatalos célra engedélyezett, társaság által rendelkezésre bocsátott személygépkocsi rendeltetésszerű használatának ellenőrzése; a hivatalos célra engedélyezett, társaság által rendelkezésre bocsátott gépkocsik esetében a menetlevél-vezetési kötelezettség betartásának ellenőrzése; az esetlegesen szükségessé váló intézkedések kezdeményezése pont szerint. Az utasítás eddigi pontja sorszámot kap, változatlan tartalommal: Munkáltatói intézkedések: ( ) Apavári József sk. humánpolitikai vezérigazgató-helyettes 6/2008. (VII. 11.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. GIR üzemeltetési utasításáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Cargo Zrt. korábban a MÁV ZRt.-vel közös infrastruktúrán, saját üzemeltetés támogató munkatársak segítségével, a MÁV ZRt. GIR Felhasználói Koordinációs Osztállyal közösen látta el a közös GIR rendszer felhasználó-oldali üzemeltetés-támogatási feladatait, miközben az IT jellegű üzemeltetési és támogatási feladatokat a MÁV Informatika Kft. végezte. Az önálló Cargo GIR és önálló GIR infrastruktúra létrehozását követően az IT jellegű üzemeltetési és támogatási feladatokat a MÁV Informatika Kft. az informatikai szolgáltatási szerződésben rögzítettek szerint továbbra is végzi, a felhasználó-oldali üzemeltetés-támogatási feladatok viszont teljes egészében a MÁV Cargo hatáskörébe kerültek. Az utasítás célja a MÁV Cargo Zrt. Gazdálkodás Irányítási Információs Rendszere (GIR) felhasználó oldali üzemeltetés támogatási folyamatainak szabályozása, kiemelten a GIR felhasználók folyamatos munkavégzéséhez szükséges jogosultság igénylések, hibabejelentések, jelszómódosítások, törzsadat módosítási és fejlesztési igények bejelentési módjának meghatározása, a megvalósítás folyamatának és dokumentálásának leírása. 2

3 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed GIR-t működtető szervezetek vezetőire és beosztott munkavállalóira. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért, karbantartásáért a Főkönyvelőség szervezetébe tartozó GIR üzemeltetés munkacsoport a felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA MÁV Cargo GIR üzemeltető szervezet (GIR üzemeltetés) A MÁV Cargo Zrt. GIR felhasználók támogatására létrehozott munkacsoport, a Főkönyvelőség szervezetébe tartozik. Rendszergazdai illetve rendszeradminisztrátori feladatokat lát el. Fogadja a felhasználói bejelentéseket, és szükség esetén külső szakértők bevonásával választ ad a problémákra. Koordinálja a hibajavítási, rendszerfejlesztési és kapcsolódó tesztelési munkák elvégzését. Elektronikus elérés: MCZ-GIR_Felügyelet és helpdesk (cargogirhd@mavcargo.hu) Cím: 1133 Budapest, Váci út szoba MÁVI ügyfélszolgálat, MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszer (Lotus), változáskezelő rendszer (PVCS) A MÁVI Informatika Zrt. (továbbiakban: MÁVI) végzi a GIR infrastruktúra üzemeltetését, ill. funkcionális támogatást nyújt. A bejelentéseket a központi ügyfélszolgálat (tel.: 01/93-93; 06/ , helpdesk@ mavinformatika.hu) fogadja. Az Ügyfélszolgálati Rendszer (Lotus) a MÁV Cargo Zrt. és a MÁVI közötti szolgáltatási szerződésben meghatározott ügyfélszolgálati rendszer. Az infrastruktúraüzemeléssel kapcsolatos bejelentéseket a MÁVI kezeli. A GIR felhasználó oldali üzemeltetéssel kapcsolatos bejelentéseket megoldás céljából továbbítja a GIR üzemeltetéshez. A GIR üzemeltetéssel kapcsolatos bejelentéseket a GIR üzemeltetés munkatársai kezelik. A GIR üzemeltetéstől érkező változtatási, hibajavítási igényeket a PVCS változáskezelő rendszerben a MÁVI munkatársa kezeli ráfordítás-elszámolási céllal. FreeSoft Support, bejelentés kezelő rendszer (Mantis) A FreeSoft Nyrt. végzi a support garancián túlmutató hibajavítás, jogszabálykövetés, interfész kapcsolatok követése, új igények alapján történő fejlesztés feladatokat. A GIR üzemeltetés és a FreeSoft Support munkatársak együttműködését önálló bejelentés kezelő rendszer dokumentálja, melyet a FreeSoft üzemeltet. A Mantis bejelentés nyilvántartó rendszer egyben a ráfordítás-elszámolás alapja is. GIR felhasználó A MÁV Cargo Zrt. Gazdálkodás Irányítási Információs Rendszert használó munkatárs, aki feladatait megfelelő jogosultság beállítása mellett a GIR segítségével hajtja végre. Technikai jellegű igényeit, problémáit a MÁVI oldja meg. Funkcionális, üzemeltetési igényeit, problémáit a GIR üzemeltetés kezeli. GIR kulcsfelhasználó Olyan GIR felhasználó, aki az adott modult funkcionálisan, a MÁV Cargo ügyviteli folyamatait jól ismeri, és a GIR felhasználónak ill. a GIR üzemeltetés munkatársának szaktanácsot ad a megfelelő kezelés vagy hibaelemzés érdekében. Jogosultság A jogosultságok definiálásával megszabjuk, hogy az egyes felhasználók a szervezetben betöltött feladatkörüknek és jogkörüknek megfelelően milyen modulhoz, a modul mely képernyőihez és esetleg képernyőn belül mely funkciókhoz (funkciógombokhoz), illetve kimutatáshoz férhetnek hozzá. Ez utóbbi azt jelenti, hogy két különböző jogosultsággal rendelkező GIR felhasználó jogosult ugyanazt a képernyőt megtekinteni és ott dolgozni, viszont az egyik jogosultság több funkció-gombot használhat azon a képernyőn, mint a másik. Minden GIR felhasználóhoz legalább egy jogosultság hozzá van rendelve és egy jogosultság több felhasználóhoz is tartozhat. Felhasználói név, jelszó A GIR-ben az alkalmazottakat önálló jogosultsággal rendelkező felhasználó kezeli. A felhasználó jogosultságát/jogosultságait az igénylési folyamat részeként a GIR üzemeltetés állítja be az alkalmazott számára. A GIR felhasználó a rendszerbe felhasználó névvel és jelszóval tud belépni. Bejelentés A rendszer működésével kapcsolatos kérdések, probléma- illetve hibajelzések, jogosultsággal, törzsadatokkal kapcsolatos igények, módosítások, új igények írásbeli megfogalmazását összefoglalóan bejelentésnek nevezzük. A bejelentések kezelését a fenti csoportosítás szerint önálló fejezeti ismertetők tartalmazzák részletesebben. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A GIR üzemeltetés támogató munkacsoport feladatai A MÁV Cargo Zrt. GIR felhasználók támogatására létrehozott munkacsoport a Főkönyvelőség szervezetébe tartozik. 3

4 A GIR rendszer használata során biztosítani kell a felhasználók részére a folyamatos munkavégzéshez szükséges megfelelő üzemeltetési támogatást. Ennek keretében feladata o az üzemeltetés ill. a felmerülő problémák kapcsán szükséges funkcionális beállítások módosítása, o meghatározott törzsadat-karbantartások végrehajtása, o közreműködés az időszaki zárási munkákban. Rendszeradminisztrátori teendők ellátása keretében kezeli: o a jogosultság változásokat, o a nyomtató beállításokat, o monitorozásokat hajt végre. Fogadja a felhasználói bejelentéseket, és szükség esetén külső szakértők bevonásával választ ad a problémákra. Koordinálja a hibajavítási, rendszerfejlesztési és kapcsolódó tesztelési munkák elvégzését. A bejelentések (hibák és fejlesztések) alakulásáról negyedévente statisztikai kimutatást állít össze a pénzügyi vezérigazgató-helyettes számára. E feladatok folyamataira vonatkozó szabályokat, folyamatokat fejtjük ki a továbbiakban. 4.2 Jogosultság kezelése A GIR-ben a jogosultság kezelés alapja az 1. sz. melléklet szerinti Jogosultság igénylő lap, melyet a GIR felhasználó szervezeti egység vezetője tölt ki, és az elektronikus változatot, valamint az aláírt papírt elküldi a GIR üzemeltetés számára. A Jogosultság igénylő lap adatai alapján a GIR üzemeltetés munkatárs elvégzi a szükséges adatrögzítést ill. adatmódosítást a GIR-ben. A felhasználók jogosultságának átmeneti érvénytelenítését a GIR üzemeltetés is kezdeményezheti a Felhasználó átmeneti ill. végleges érvénytelenítése fejezetben leírtak szerint. A munkaviszonyukat bármilyen okból megszüntető dolgozók jogosultságának végleges érvénytelenítését a humán szervezet kezdeményezi a Felhasználó átmeneti ill. végleges érvénytelenítése fejezetben leírtak szerint. Az összes, jogosultsággal kapcsolatos változtatást a GIR üzemeltetés munkatársnak nyilvántartásba kell vennie a MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszerben (Lotus), és értesítenie a felhasználót és az igénylőt (szervezeti egység vezetőt) a változtatás/ok) végrehajtásáról. A szervezeti egység vezető rendszeresen (félévente) tájékoztató kimutatást kap a szervezetéhez tartozó felhasználókról és azok jogosultságairól, melyet jóvá kell hagynia. Abban az esetben, ha módosítás szükséges, a Jogosultság igénylő lapon kezdeményezi a változtatást. A GIR felhasználók száma licensz-korlátos (150 érvényes felhasználó). Abban az esetben, ha ez a mérték eléri a 145 főt, a GIR üzemeltetés vezető tájékoztatja a pénzügyi vezérigazgató-helyettest, és a vezetői döntés szerint jár el. A Jogosultság igénylő lapot kiállító felelőssége és kötelessége: o Valamennyi igénylésről, módosításról legyen kiállítva formanyomtatvány o Valós felhasználóról legyen kiállítva a formanyomtatvány o Az igényelt jogosultságra valóban szüksége legyen a felhasználónak o Szerepeljen rajta valamennyi adat, ami az igényelt jogosultság létrehozásához, módosításához szükséges o A szervezeti egység vezető aláírása szerepeljen a papíron. A papírt eljuttassa a GIR üzemeltetés számára A GIR üzemeltetés munkatárs felelőssége, kötelessége: o Csak a vezető által küldött és hiánytalanul kitöltött formanyomtatványról rögzíthet adatokat a GIR-be o Hiányos formanyomtatvány esetén adatpótlást kell kérnie o Önálló bejelentést kell nyitnia a MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszerben, és az igénylőlapot illetve levelezést csatolnia kell, ha az elektronikusan érkezett, ill. gyűjteni kell, ha papíron van meg o A formanyomtatványon szereplő adatok pontos rögzítése A felhasználó felelőssége, kötelessége: o A bejelentkezéséhez szükséges jelszó bizalmas kezelése, rendszeres változtatása o A munkavégzéséhez szükséges bizonylatok, információk alapján a pontos adatkezelés a GIR-ben A Jogosultság igénylő lap (Jogosultság_igény.xls) kitöltése: o Új igény: ha még nincs a dolgozónak a GIR rendszerben felhasználói neve. o Módosítás: létező felhasználói név esetén, bármilyen jogosultság kérése, bővítése. Ide tartozik minden olyan igény, melyben egy létező felhasználó bővíti vagy szűkíti jogosultságainak körét. o Megszüntetés: a felhasználó jogosultsági körének szűkítése. Ide tartozik a modul szintű jogosultságok érvényességének lejáratása záró dátummal ill. a Felhasználói név érvényességének lejáratása záró dátummal. Az utóbbira okok lehetnek: nyugdíj, kilépett, elhalálozott, stb. o A formanyomtatvány további kitöltése értelemszerűen történik. Tájékoztatás céljából a modulok tipikus jogosultságai felsorolása külön munkalapon (Jogosultságok) szerepel Új felhasználó beállítása, jogosultság felvétele Új felhasználó esetén először a GIR üzemeltetés munkatárs definiálja a GIR-ben a felhasználót. Az újonnan definiált felhasználó egyedi belépési jelszót kap. A felvett felhasználóhoz a GIR üzemeltetés munkatárs a kért jogosultságo/ka/t felviszi. Az érvényesség kezdete 4

5 az igénylőlapon feltüntetett A változtatás érvényessége dátum. A jelszót a GIR üzemeltetés munkatárs telefonon közli a felhasználóval. Az ő felelőssége, hogy csak az a felhasználó szerezzen tudomást az első belépési jelszóról, akinek azt megkérték. A felhasználó első bejelentkezésekor a rendszer használatának feltétele a jelszó megváltoztatása. A Beszerzés és a Leltár modul jogosultságai esetében a felhasználót a szervezeti hierarchiában is el kell helyezni a megfelelő adatszűkítés érdekében. Ezek a kiegészítő információk az adatlap második oldalán adandók meg Meglévő jogosultságok módosítása A jogosultság módosításának esetei: újabb jogosultság kérése, jogosultság érvényességének lejáratása. A felhasználó munkája változhat, bővülhet oly módon, hogy újabb jogosultságot kell kapnia. A kitöltött Jogosultság igénylő lap alapján a felhasználóhoz a GIR üzemeltetés munkatárs a kért jogosultságo/ka/t felviszi. Az érvényesség kezdete az igénylőlapon feltüntetett A változtatás érvényessége dátum. Abban az esetben, ha egy felhasználó munkájának végzéséhez a következőkben nincs szükség az adott jogosultságra, akkor a kitöltött Jogosultság igénylő lap alapján az érvényesség végdátum kitöltésével lezárható a jogosultság. Ezt követően a jogosultsághoz tartozó funkciók számára nem elérhetőek. Különös figyelmet igényel a Beszerzés és a Projekt modul, mert abban nem érvényteleníthető ill. módosítható a jogosultság, ha a felhasználó nevén nyitott Riasztás ill. nyitott Rendelés van. A felhasználó jogosultságának lezárása után a Beszerzés és a Projekt modulban a megrendelés, projekt hozzárendelés automatikusan más részére nem hozzáférhető, illetve a jóváhagyási folyamat során a riasztások (értesítések) nem kézbesíthetők ki. Az ilyen jogosultságok megszüntetése ill. módosítás kérése előtt a felhasználó vagy a formanyomtatványt kitöltő vezető köteles ellenőrizni, hogy a felhasználó nevén ne legyen nyitott Riasztás és/vagy Rendelés Felhasználó átmeneti ill. végleges érvénytelenítése A felhasználó érvénytelenítését Jogosultság igénylő lapon kell kezdeményezni, melyen az okot is fel kell tüntetni. Technikailag azt jelenti, hogy a felhasználó összes jogosultságának érvényessége lejár az igénylőlapon feltüntetett A változtatás érvényessége dátum szerint. Az átmeneti érvénytelenítés tipikus okai: tartós betegállomány, GYES, katonai szolgálat, hosszabb időtartamú fizetés nélküli szabadság. Ha a felhasználó bármely ok miatt átmenetileg, de tartósan mentesül a munkavégzés kötelezettsége alól, úgy a felhasználó érvényességét le kell járatni. Ekkor a jogosultságai és az egyéb felhasználói beállításai nem kerülnek megszüntetésre, így ha ismételten felveszi a munkát, csak a rendszerbe történő belépés érvényességének korlátozását kell feloldani. A GIR üzemeltetés félévente felülvizsgálja a felhasználók utolsó GIR bejelentkezési időpontját. Értesíti a felhasználót és szervezeti egységének vezetőjét az átmeneti érvénytelenítésről, majd átmenetileg érvényteleníti mindazon felhasználók jogosultságait, akik félévnél régebben nem jelentkeztek be a rendszerbe. Végleges érvénytelenítés szükséges a munkaviszony bármilyen okból történő megszűnése esetén. A kilépett dolgozó jogosultságainak azonnali visszavonása alapvető üzleti biztonsági érdek. A humán szervezet a MÁVI Helpdesken keresztül hetente eljuttatja a fenti munkavállalók listáját a GIR üzemeltetéshez, ahol kötelesek a munkavállaló jogosultságait érvényteleníteni, akkor is, ha a munkáltatói jogokat gyakorló, azt az informatikai biztonsági szabályzat utasításával ellentétben nem kérte. A felhasználó a GIR rendszerben addig nem érvényteleníthető, amíg érvényes jogosultsággal rendelkezik. Különös figyelmet igényel a Beszerzés és a Projekt modul, mert abban nem érvényteleníthető a felhasználó, ha a felhasználó nevén nyitott Riasztás ill. nyitott Rendelés van. A felhasználó érvényességének lezárása után a Beszerzés és a Projekt modulban a megrendelés, projekt hozzárendelés automatikusan más részére nem hozzáférhető, illetve a jóváhagyási folyamat során a riasztások (értesítések) nem kézbesíthetők ki. Az ilyen jogosultságok megszüntetése ill. módosítás kérése előtt a felhasználó vagy a formanyomtatványt kitöltő vezető köteles ellenőrizni, hogy a felhasználó nevén ne legyen nyitott Riasztás és/vagy Rendelés. A humán szervezet értesítésében szereplő, fenti speciális jogosultsággal rendelkező felhasználó érvénytelenítésével párhuzamosan a GIR üzemeltetés értesíti az érintett szervezeti egység vezetőt, hogy jelölje ki a feladatokat átvevő felhasználót. Az átvevő felhasználó a GIR üzemeltetés közreműködésével átveszi a nyitott feladatokat Felhasználó áthelyezése esetén jogosultságok rendezése Ha a felhasználói jogosultsággal rendelkező dolgozó áthelyezésre kerül, fő szabályként a régi szervezetében meg kell szüntetni a jogosultságait, illetve az új helyen el kell látni a munkavégzéséhez szükséges új jogosultságokkal. A már nem használt jogosultságok érvénytelenítését annak a szervezeti egységnek kell kezdeményeznie, ahonnét a felhasználó eltávozott. Az új jogosultságokat az új szervezetben végzendő feladata szerint a szervezeti egység vezető igényli. Ez kettő Jogosultság igénylő lap megfelelő kitöltését jelenti. Ebben az esetben is különös figyelmet igényel a Beszerzés és a Projekt modulbeli jogosultság a Meglévő jogosultságok módosítása fejezetben leírtakkal azonos módon. 5

6 A GIR-ben az Adatelérési keretrendszer (a jogosultságon belül a kezelhető adatok köre is szabályozható) a Tárgyi eszköz, Készletgazdálkodás, Leltár modulokban működik. Ezekben kiemelten fontos a felhasználó szervezetének pontos megadása Felhasználói név megváltozása A felhasználói név felépítése: 1 és a munkaügyi törzsszám, majd kötelezően egy kötőjel, azután a felhasználó vezetékneve és keresztnevének első betűje. A felhasználó neve változik például házasságkötés, válás esetén. A Jogosultság igénylő lapon a régi és az új nevet is meg kell adni. A felhasználói név módosításával nem változik meg a felhasználó belépési jelszava, illetve a régi szervezetében hozzárendelt jogosultságok sem érvénytelenítődnek automatikusan (ha a felhasználóhoz rendelt jogosultságok köre változik, akkor a Meglévő jogosultságok módosítása fejezetben leírtak szerint kell eljárni) Jelszó használat A jelszóval és annak használatával kapcsolatosan az alábbi szabályok érvényesek: A jelszó hossza minimálisan 8 karakter Nehezen megfejthető jelszó használat keretében csak olyan jelszót lehet megadni: o amiben legalább van egy szám és egy eltérő kis/ nagybetű o amiben nincs benne a felhasználónév. A saját jelszavát a felhasználó kezeli, mely 90 naponként lejár. A jelszó nem egyezhet meg az előző 5 alkalommal már felhasznált jelszóval. Öt sikertelen jelszó megadás után a felhasználói hozzáférést zárolni szükséges, mely zárolást csak a GIR üzemeltetés oldhatja fel. 60 perc inaktivitás után a munkaállomás zárolásra kerül, melyet a GIR felhasználónak a munkaállomáson kötelező beállítania. A továbbiakban minden új GIR felhasználót a GIR üzemeltetés útmutató segítségével tájékoztat az érvényes szabályokról, a helyes kezelésről. A sikertelen belépési próbálkozásokat a rendszer tárolja naplófájlokban. Róluk kimutatás készíthető. A GIR üzemelés negyedévente elemzi a listát. A gyakran ismétlődő esetekben konzultál az érintett felhasználóval, szükség esetén tanácsot ad Nem Cargo alkalmazottak hozzáférési szabályai Fejlesztési projektek, egyedi hibajavítások, vagy változtatási kérések teljesítése, illetve üzemeltetés support feladatok ellátása szükségessé teheti, hogy a rendszert nem Cargo alkalmazottak is elérjék. Az éles környezethez csak pénzügyi vezérigazgató-helyettesi engedély birtokában és csak a szükséges időtartamra, és meghatározott feladatok elvégzésére lehet jogosultságot adni külső munkatársaknak. A fejlesztői és teszt környezethez is csak az adott feladat (projekt) elvégzéséhez szükséges személyek férhetnek hozzá, a szükséges időtartamra. 4.3 Törzsadat módosítás kezelése A GIR-ben néhány, kiemelt törzsadat kezelését a GIR üzemeltetés szervezet hajtja végre. Ezek a törzsadatok több modul működésére is kihatnak, ezért a megfelelő szakmai tartalom kidolgozása a felelős szakmai szervezetek kijelölt szakembereinek a feladata. A változtatások meghatározásakor az érintett szakmai szervezeteket bevonja a kijelölt szakember. A törzsadat módosítást alátámasztó dokumentumokat, a szakmai egyeztetés információit a felelős szakmai szervezet kezeli, tárolja. A használati szabályok leírásáról és közzétételéről szükség esetén a felelős szakmai szervezet gondoskodik. A szakember a 2. sz. melléklet: Törzsadat igénylő lapot kitölti, és elektronikusan elküldi a GIR üzemeltetés számára. A Törzsadat igénylő lap adatai alapján a GIR üzemeltetés munkatárs elvégzi a szükséges adatrögzítést ill. adatmódosítást a GIR-ben. Ezt követően az igénybejelentést nyilvántartásba kell vennie a MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszerben (Lotus), és értesítenie az igénylőt a változtatás/ok) végrehajtásáról. A GIR speciálisan kezelt törzsadatainak felelős és érintett szervezetei az alábbiak: Törzsadat Felelős szakmai szervezet Érintett szakmai szervezet Főkönyv modul Számviteli flexmező szegmensek: Főkönyvelőség Kontrolling és Portfóliókezelés főkönyvi számlaszám szervezet tevékenység pályaszakasz MÁV Kft 6

7 Törzsadat Felelős szakmai szervezet Érintett szakmai szervezet Keresztellenőrzési szabály Főkönyvelőség MÁV Cargo szervezeti struktúra Pénzügyi vezérigazgató-helyettes Főkönyvelőség; Pénzügy és Követeléskezelés; Kontrolling és Portfóliókezelés Beszerzés modul számviteli kategória Főkönyvelőség Beszerzés-Beruházás Menedzsment Leltár modul számadó Beszerzés-Beruházás Főkönyvelőség Menedzsment Készletgazdálkodás modul készletcsoport Beszerzés-Beruházás Főkönyvelőség Menedzsment Kinnlevőség, Kötelezettség modulok adókódok Főkönyvelőség Pénzügy és Követeléskezelés A partnertörzs, a cikktörzs, az alkalmazotti törzs kezelését nem a GIR üzemeltetés munkacsoport, hanem kijelölt felhasználók végzik. Jelen utasítás ezek szabályozására nem tér ki Hibabejelentések kezelése A GIR rendszerben történő munkavégzés során észlelt hibajelenségeket a felhasználók telefonon vagy elektronikus levélben jelzik a GIR üzemeltetés munkatársának. Ha a munkatárs azonnali megoldást tud javasolni a bejelentő felhasználónak, akkor a hiba megoldásra kerül, nem szükséges dokumentálni. Ha a munkatárs nem tud azonnali megoldást a problémára, akkor a hibabejelentést a felhasználó a GIR üzemeltetés és a szervezeti egység vezető számára elküldi a levelezőrendszeren keresztül. A GIR üzemeltetés munkatársa elemzi a problémát, majd a javasolt megoldást leírja és elküldi a felhasználónak. Szükség szerint telefonos magyarázattal kiegészíti. Abban az esetben, ha a megoldáshoz külső fejlesztő bevonása szükséges, akkor a javítási folyamat koordinálását a GIR üzemeltetés végzi. A probléma tárgyától függ hogy a javítást, módosítást a FreeSoft Support vagy MÁVI GIR fejlesztő (az érintett program eredeti fejlesztője) végzi. Az elvégzett javítás, módosítás sikerességét a hibajelenséget bejelentő felhasználó ellenőrzi, teszteli. Az ellenőrzés két lépcsőben történik: először a felhasználói teszt (CRN) környezetben, majd megfelelés esetén az éles (CRD) környezetben. A felhasználó az éles rendszerbeli megfelelésről levélben, vagy az aláírt tesztjegyzőkönyv benyújtásával tájékoztatja a GIR üzemeltetést. Ez alapján a GIR üzemeltetés lezárja a bejelentést. A hibabejelentés minimális tartalma: o Bejelentő neve, elérése, bejelentés dátuma o Hiba rövid leírása (címe) o Környezet neve (éles CRD / teszt CRN / fejlesztő CST) o Jogosultság o Funkció (menüpont, képernyő vagy feldolgozás) neve Képernyőn látható probléma esetén: képernyő másolat Feldolgozás hibája esetén: feldolgozás száma o A végrehajtott művelet, az észlelt hibajelenség és esetleges elemzés, feltárás eredményeinek szöveges ismertetése o A probléma elhárítás sürgősségének jelzése abban az esetben, ha kiemelten kell kezelni. A bejelentések nyilvántartására, dokumentálására, nyomon követésére minkét szállítónak saját bejelentés kezelő rendszere van, amiben az új bejelentés nyitását a GIR üzemeltetés munkatársa végzi. A MÁVI bejelentések, feladatok kezelése a MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszerben (Lotus), a FreeSofté a Mantis bejelentés kezelő rendszer történik. Ráfordítás-elszámolási okokból a MÁVI által elvégzendő munkák a PVCS rendszerbe is bejegyzésre kerülnek a MÁVI által. Abban az esetben, ha mindkét szállítónak van feladata (például FreeSoft programok telepítését a MÁVI GIRDBA végzi), mindegyik rendszerben a konkrét feladatra önálló bejelentést kell nyitni. 4.5 Fejlesztési igények bejelentése A GIR rendszerben történő munkavégzés során felmerült fejlesztési igényeiket a felhasználók a szervezeti egység vezető jóváhagyásával együtt levélben jelzik a GIR üzemeltetés számára. 7

8 A társaságot, és ezen belül GIR-t érintő projektek esetében a fejlesztési igények kezelésére jelen utasítás nem terjed ki. Az igény összetettségétől függően a fejlesztési igény felmerülésétől a lezárásig szükséges belső és külső koordinációt a GIR üzemeltetés munkatársa végzi. Az igény tárgyától függ, hogy a fejlesztést a FreeSoft Support vagy MÁVI GIR fejlesztő (az érintett terület eredeti gazdája/fejlesztője) végzi. A fejlesztési igények kezelésének első fázisa a feladat behatárolása, a szükséges fejlesztési erőforrás szükséglet és egyéb feltételek meghatározása. A fejlesztő által megadott tervezett ráfordítás ill. határidő alapján a GIR üzemeltetés vezetője jóváhagyatási folyamatot indít az igénylő szervezeti egység vezető, a pénzügyi vezérigazgatóhelyettes és az informatikai költségkeret gazda (Információ technológia vezetője) felé. A döntés alapján a GIR üzemeltetés vezető a bejelentés kezelő rendszerben a fejlesztést megrendeli vagy nem (és lezárja a bejelentést). A megrendelés alapján a fejlesztés elkészül. Az elvégzett fejlesztés eredményét a bejelentő felhasználó ellenőrzi, teszteli. Az ellenőrzés két lépcsőben történik: először a felhasználói teszt (CRN) környezetben, majd megfelelés esetén az éles (CRD) környezetben. A felhasználó az éles rendszerbeli megfelelésről levélben, vagy az aláírt tesztjegyzőkönyv benyújtásával tájékoztatja a GIR üzemeltetést. Ez alapján a GIR üzemeltetés lezárja a bejelentést. Az igénybejelentés minimális tartalma: o Bejelentő neve, elérése, bejelentés dátuma o Igény rövid leírása (címe) o Az igény részletes ismertetése, felmerülés indoklása (esetleges előzmények) o A megoldás sürgősségének jelzése abban az esetben, ha kiemelten kell kezelni o Szervezeti egység vezető észrevételei, javaslata. Az igények és az előző fejezetben leírt hibabejelentések nyilvántartására, dokumentálására, nyomon követésére minkét szállítónak saját bejelentés kezelő rendszere van (MÁVI Ügyfélszolgálati Rendszer (Lotus) és a FreeSoft Mantis bejelentés kezelő rendszere). A beérkezett igény alapján az új bejelentés nyitását a GIR üzemeltetés munkatársa végzi. Ráfordítás-elszámolás okokból a MÁVI által elvégzendő munkák a PVCS rendszerbe is bejegyzésre kerülnek a MÁVI által. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYZÉSEK 5.1 Hivatkozások A GIR-t érintő fejlesztési projektek esetében hatályos szabályozás: a 13/2006. (III.29.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás a projektek működéséről a MÁV Cargo Zrtnél A 3/2007. (I.17.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. informatikai biztonsági szabályozásáról előírásai keretszabályként kerül érvényesítésre. 6.0 HATÁLYBA LÉPÉS Ez az Utasítás közzététele napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Jogosultság igénylő lap 2. sz. melléklet: Törzsadat igénylő lap Dr. Átal László s. k. pénzügyi vezérigazgató-helyettes 8

9 1. sz. melléklet Jogosultság igénylő lap GIR JOGOSULTSÁG Igényl Lap *Új igény / Módosítás / Megszüntetés (a megfelel t jelölje aláhúzással) 1. *Jogosultság igénylés: dolgozó részére *Törzsszám: *Beosztás: *Szervezeti egység kódszáma: *Telefon: *Felhasználó név (Módosítás / Megszüntetés esetén): *Szervezeti egység megnevezése: *A változtatás érvényessége: *Oka (Módosítás / Megszüntetés esetén): 2. Jogosultságok: (kérjük a szervezet(ek) pontos megjelölését is) 3. *Igényt bejelent neve: *Telefon: *Kelt: Szervezeti egység vezet A * -gal jelölteket kötelez kitölteni! 9

10 GIR J O G O S U L T S Á G A beszerzés modul jogosultságaihoz szükséges hierarchia megadásához BESZ 70, BESZ 80, BESZ 90 esetén megadandó: beszerzési jóváhagyó: 1. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: a jóváhagyóhoz tartozó beszerz k: 2. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: 3. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: 4. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: BESZ 100, BESZ 110, BESZ 40, BESZ 60 esetén megadandó igénylés jóváhagyó: 1. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: a jóváhagyóhoz tartozó igényl k: 2. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: 3. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: 4. Név: Törzsszám: Beosztás: Szolg.h.kód: LELT 020 Számadó esetén megadandó: a szervezetek kódja, amelyeknek számadója 1. szervezet: 2. szervezet: 3. szervezet 4. szervezet 5. szervezet 10

11 KÉSZLETGAZDÁLKODÁS jogosultságok KÉSZ 080 Tárgyi eszköz bevételez KÉSZ 070 Igényl felhasználó KÉSZ 060 Raktáros KÉSZ 055 Szolgálati f nök KÉSZ 040 Készletgazdálkodási könyvelési vezet KÉSZ 020 F cikk anyaggazda KÉSZ 015 Teljes jogú lekérdez LELTÁR jogosultságok LELT 100 Leltározó LELT 060 Alkalmazotti törzs kezel LELT 050 F könyvel ségi dolgozó LELT 030 Leltár ellen r LELT 020 Számadó TÁRGYI ESZKÖZ jogosultságok TE 050 Állagbantartó TE 035 Lekérdez TE 015 Teljesjogú lekérdez PROJEKT jogosultságok OP 085 Beruházási projekt lekérdez OP 080 Beruházási projekt adminisztrátor OP 060 Beruházási projekt definiáló OP 045 Projekt jóváhagyó OP 035 Terv jóváhagyó OP 030 Tervfelviv BESZERZÉS jogosultságok BESZ 110 Készletfeltölt igényl BESZ 100 Igényl felhasználó BESZ 090 Anyaggazda BESZ 080 Szolgáltatás beszerz BESZ 070 Tárgyi eszköz beszerz BESZ 060 Anyaggazdálkodási vezet BESZ 055 Szervezeti vezet BESZ 050 Szervezeti adminisztrátor BESZ 040 Pénzügyi vezet BESZ 030 Beszerzési számviteli dolgozó BESZ 020 Szakági anyaggazdálkodó KÖTELEZETTSÉG jogosultságok KÖ 050 Kifizetés létrehozó KÖ 030 Számlázó KÖ 015 Lekérdez KINNLÉV SÉG jogosultságok KI 070 Központi funkciók KI 040 Rögzít KI 015 Lekérdez PÉNZGAZDÁLKODÁS jogosultságok KÖ 090 Központi kifizetés optimalizáló KG 010 F felhasználó 11

12 Vasútközi folyószámla jogosultságok VF 020 Rögzít VF 015 Lekérdez VF 010 F felhasználó Belföldi folyószámla jogosultságok KI 080 Folyószámla kezel F KÖNYV jogosultságok FJ 130 F nökségi Napló rögzít FJ 120 Napló rögzít FJ 110 Könyvel FJ 040 Központi áfa felel s FJ 060 SKK definiáló FJ 015 F könyvi lekérdez 12

13 2. sz. melléklet Törzsadat igénylő lap Törzsadat igényl lap 1. *Bejelent neve: *Törzsszám: *Beosztás: *Szervezeti egység kódszáma: *Telefon: *Szervezeti egység megnevezése: 2. *Leírás: *Kelt: Szervezeti egység vezet A * -gal jelölteket kötelez kitölteni! 13

14 F könyv modul Számviteli flexmez szegmensek: f könyvi számlaszám szervezet tevékenység pályaszakasz MÁV Kft Keresztellen rzési szabály MÁV Cargo szervezeti struktúra Beszerzés modul számviteli kategória Leltár modul számadó Készletgazdálkodás modul készletcsoport Kinnlév ség, Kötelezettség modulok adókódok 14

15 JEGYZETEK 15

16 JEGYZETEK 16