MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA

Átírás

1

2 SE-GFI-NGUI-SZR-M03 MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA SE-GMF-NETGUI-MU-01 RENDEZVÉNYSZERVEZÉS SE-GFI-NETGUI-MU-02 GAZDASÁGI CSOPORT MUNKAUTASÍTÁSA SE-GFI-NETGUI-MU-03 A LELTÁR MUNKAUTASÍTÁSA SE-GFI-NETGUI-MU-04 VILLAMOS ÜZEMZAVAR UTÁNI KÖTELEZŐ VISSZAKAPCSOLÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI FELADATOK SE-GFI-NETGUI-MU-05 HULLADÉKKEZELÉSI UTASÍTÁS A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI-SZR-M03 Oldal: 1/1 Érvénybelepés id őpontja: Verziószám: 02

3

4 r- TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA 3 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS 5 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI 5 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉN Ő FELADATELLÁTÁS KŐRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE HELYETTESÍTÉS RENDJE SZIGNÁLÁS RENDJE KIADMÁNYOZÁS RENDJE NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS INFORMÁCIÓÁRAMLÁS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK mumcmr058.8 VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK MUNICAKI5R1 LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A FOLYAMATBA ÉPÍTETT VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE HIVATKOZÁSOK LISTÁJA ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLETEK ADATLAPOK 37 A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 2/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

5 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI A szervezeti egység elnevezése: Nagyvárad téri Elméleti Tömb Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság A szervezeti egység rövidített elnevezése: NGÜI A szervezeti egység típusa: Igazgatóság, amely az Egyetem költségvetésén belül önálló keretgazdálkodási jogkörrel rendelkez ő, az Egyetem m űködése szempontjából kiemelt feladatokat ellátó szervezeti egység, amelynek vezet ője az igazgató, A Nagyvárad Téri Elméleti Tömb a Semmelweis Egyetem Budapest Nagyvárad tér 4. sz. alatti épületében, elhelyezkedő szervezet, mely az egyetem Szervezeti és M űködési Szabályzatában foglaltak alapján jött létre. A Tömb olyan decentralizáltan gazdálkodó szervezeti egységek közössége, amelyben a közös, üzemeltetési és működtetési feladatokat a (továbbiakban NGÜI) látja el. Az Üzemeltetési Igazgatóság a Semmelweis Egyetem Gazdasági Főigazgatósága keretein belül m űködik. A tömb gazdálkodási feladatait a gazdasági főigazgató, az üzemeltetési feladatok ellátását a m űszaki főigazgató szakmai módszertani iránymutatása alapján végzi A Tömb szervezeti egységei szervezetüket tekintve önállóak, a Semmelweis Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának megfelel ően saját ügyrenddel rendelkeznek. A szervezeti egység székhelye: 1089 Budapest, Nagyvárad tér ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA a) Jelen szabályzat hatálya kiterjed a gal közalkalmazotti, vagy olyan egyéb jogviszonyban álló személyekre, akiknek feladata az Egyetem működésével, fenntartásával, szakmai tevékenységének ellátásával összefügg ő feladatok biztosítása, b) mindazon ügyekre, amelyek a hatályos jogszabályi rendelkezések az Igazgatóság kötelez ő feladatát képezik, 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELS Ő STRUKTÚRÁJA 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE Az NET gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság a Gazdasági F őigazgatósághoz tartozó szervezeti egység, melynek vezet ője az igazgató. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 3/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

6 Az Igazgatóság a kővetkez ő egységeket foglalja magában: a) gazdasági csoport: b) műszaki osztály: gazdasági csoportvezet ő gazdasági ügyintéz ők pénztár leltározók titkárság postázó raktár műszaki osztályvezet ő műszaki csoportvezető gondnok műszaki ügyintéz ő karbantartók c) program koordinátor: tantermi technikusok takarítónők d) biztonságtechnikai ügyintéz ő e) központi állatház állatház vezető állatgondozók 2.2. A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNER ŐFORRÁSA A főállású közalkalmazotti foglalkoztatottak száma jelenleg 40 f ő (4 fő gyes-en van) A munkakörök betöltéséhez szükséges szakképzettséget, a munkaid őt, a munkaköri leírások, illetve az azokat kiegészítő rendelkezések szabályozzák. Munkakör Szakképzettség Létszám Munkaidő igazgató felsőfokú szakirányú 1 40 órás gazdasági csoportvezet ő felsőfokú szakirányú órás műszaki osztályvezető felsőfokú szakirányú 1 40 órás műszaki csoportvezet ő felsőfokú 1 40 órás gondnok szakirányú 1 40 órás program koordinátor felsőfokú szakirányú 1 40 órás gazdasági ügyintéz ő középfokú 5 40 órás felelős számadó középfokú szakirányú 2 40 órás biztonságtechn. ügyintéző középfokú szakirányú 1 40 órás raktáros középfokú szakirányú 1 40 órás A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 4/37 Érvénybelépes időpontja: Változat száma: 01

7 pénztáros középfokú szakirányú 1 40 órás postá7ó szakirányú 1 40 órás kézbesítő alapfokú 3 40 órás tantermi technikus középfokú szakirányú 3 40 órás villanyszerelő szakirányú 3 40 órás gépész középfokú szakirányú 2 40 órás víz és hálózatszerel ő szakirányú 1 40 órás karbantartó szakirányú 1 40 órás állatház vezet ő felsőfokú szakirányú 1 40 órás állatgondozó szakirányú 2 40 órás takarító szakirányú 7 40 órás 2.3. KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS Évente készül oktatási terv, mely alapján az Igazgatóság biztosítja a dolgozói részére a szükséges továbbképzéseken való részvételt, (pl. az új programok megismerése, szinten tartása a Kontrolling Igazgatóság által meghirdetett SAP-tanfolyam). Ezen kívül a lehetőség van a szakmai továbbképzéseken, konferenciákon, tanfolyamokon való részvételre. Iskolai, tanfolyami továbbképzésre lehet őség nyílik egyénileg, a munkáltató ehhez esetenként támogatást nyújthat. A munka, és tűzvédelmi oktatáson évente egyszer minden dolgozónak kötelez ő részt vennie. 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI a) Az intézetek részére központi ügyviteli szolgáltatások nyújtása: munkaügyi, személyzeti, bérügyi, pénzügyi és számviteli ügyintézés, leltárkezelés; m űszaki ügyintézés, beszerzés, költség-kontrolling; az SAP rendszer kezelése, SAP HR id őrögzítői feladatok, kézbesítés, eszközraktározás, textilellátás b) biztonsági, feladatok: t űzvédelem, vagyonvédelem, biztonságvédelem, munkavédelem, környezetvédelem c) informatikai feladatok: hálózat-üzemeltetés, számítástechnikai eszközpark felügyelete, az oktatási és tudományos munka segítése d) műszaki feladatok: épület-felügyelet és karbantartás. Gépészeti-, villamos-, és biztonsági berendezésekre vonatkozó kötelez ő felülvizsgálatok elvégzése végeztetése, hibaelhárítás elvégzése illetve elvégeztetése épületgépészeti elemek (felvonók, klímák, laboratóriumok, energia-ellátás, közm űrendszerek stb.) felügyelete és üzemeltetése; hulladékkezelés, kertészet, bels ő eszközmozgatás e) ingatlanhasznosítási és rendezvényszervezési feladatok: szabadkapacitások értékesítése bérbeadás útján f) Kísérleti állatok tenyésztése A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 5/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

8 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELS Ő MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE 4.1. VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN IGAZGATÓ FELADATAI a) Az Igazgatóság gazdálkodási rendszerének irányítása, m űködtetése, működésének ellen őrzése és folyamatos korszer űsítése. b) Meghatározza az Igazgatóság szervezeti felépítését, gondoskodik a m űködéséhez és feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek fedezetér ől. e) Az Igazgatóságon a közalkalmazotti és munkavégzésre irányuló további jogviszonyban foglalkoztatottak esetében a kinevezés, kinevezés módosítás, felmentés, fegyelmi tekintetében gyakorolja a munkáltatói jogokat. d) A költségvetési el őirányzatával és az igazgatóság által ellátandó feladatokkal összhangban megtervezi a működéshez szükséges létszám, bér, dologi és felhalmozási kereteket. A vezet ői költségvetésben elfogadott keretek felhasználásának elveit ellen őrzi és végrehajtatja. e) Gondoskodik az üzemeltetési folyamatok m űködéséről, a gazdálkodási tevékenységek bels ő szervezettségének, szabályszer űségének feltételrendszerér ől, azok betartatásáról és korszerűsítéséről. A szabályzatokban rögzített vezet ői ellenőrzéseket elvégzi. f) A humánerőforrás gazdálkodást érint ő kérdésekben az Emberier őforrás-gazdálkodási Főigazgatóság által meghatározott elvek szerint, állásfoglalásokban, körlevelekben, tájékoztatókban foglaltak alapján jár el, illetve egyeztet az Emberier őforrás-gazdálkodási Főigazgatósággal. g) Feladata az el őirányzatok, a gazdálkodási keretek betartatása, a bevétel el őírások és a kötelezettségvállalások nyilvántartásának m űködtetése. h) Gondoskodik a gazdálkodáshoz szükséges gazdasági adatok és információk összegy űjtéséről, rendszerezéséről, nyilvántartásáról és rendelkezésre bocsátásáról az Egyetem és a Gazdasági Főigazgatóság el őírásai szerint. i) Elkészíti a közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottak munkaköri leírását. j) Összehangolja, operatív módon irányítja a feladatok megvalósulását, beszámoltatja és tájékoztatja közvetlen beosztottjait k) Előkészíti a NET Operatív Egyeztet ő Testületének (OET) üléseit 1) Ellátja a NET Operatív Egyeztető Testületének titkári funkcióit m) Igény szerinti gyakorisággal tájékoztatja a gazdasági főigazgatót és az OET-et az Igazgatóság gazdálkodási helyzetér ől, kereteinek pillanatnyi állásáról és várható alakulásáról. n) Figyelemmel kíséri a területét érint ő törvényeket, jogszabályokat, egyetemi szabályzatokat és utasításokat; illetve ellen őrzi megvalósításukat. o) Ellátja mindazokat a további feladatokat, amelyeket számára a gazdasági f őigazgató meghatároz. p) A gazdálkodási keretek betartásának és az erre irányuló intézkedések ellen őrzése. q) Az előírt feladatok, a rektori, főigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtásának ellen őrzése. r) Az aláírási jogkör gyakorlása során az aláírandó kimen ő iratok tartalmi és formai ellen őrzése A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 6/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

9 r A min őségirányítással kapcsolatos feladatai a) Az NGÜI ügyrend elkészíttetése és naprakész állapotának biztosíttatása. b) Az Egyetem és NGÜI min őségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. c) A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. d) A területén észlelt, a min őségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. e) az egység minőségirányítási dokumentációjának felügyelete és jóváhagyása, a) hatékony, minőségorientált közösségi szervezet m űködtetése, b) az egységszintű minőségcélok megfogalmazása és azok megvalósítása, c) a minőségirányítási rendszer m űködtetéséhez szükséges feltételek, er őforrások, munkaer ő biztosítása, d) helyesbítő intézkedések kezdeményezése, megtétele és a végrehajtás ellen őrzése, e) az egységre vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése f) a gazdasági- tervezési fegyelem, a munkahelyi rend g) a minőségügyi információk megfelel ő áramlásának biztosítása a munkatársak között, h) az egység dolgozói számára szakmai oktatási terv meghatározása Környezetvédelmi feladatai a) Az Egyetem és NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok irányítása, a szabályzók ismeretében, az igazgatóságot érint ően. b) A saját egység dolgozói környezetvédelmi kultúrájának fejlesztése, c) Felméri az általa vezetett egység tevékenységének környezetre gyakorolt hatását, d) Kinevezi a saját egységében a környezetvédelmi megbízottat és a hulladékgazdálkodási felelőst e) Gondoskodik a helyi hulladékgazdálkodási utasítás kidolgozásáról és betartatásáról, 1) Biztosítja a környezetvédelmi ellen őrzések, bejárások lebonyolítását g) Az ellenőrzések során talált környezeti nem-megfelel őségekre hibajavító, megel őző tevékenységeket indítványoz és ellen őrzi annak hatásosságát. Hatáskör, jogkör a) Jogosult az Igazgatóság képviseletére. b) Az Igazgatóság nevében aláírási és saját kereteire f őigazgatói delegálás szerinti kötelezettség-vállalási jogkörrel rendelkezik. c) A más szervezeti egységek gazdálkodására vonatkozóan a kancellár és a gazdasági főigazgató által delegált jogkörrel, kancellári egyetértési valamint pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési jogkört gyakorol. d) Munkáltatói jogkört gyakorol az Igazgatóság közalkalmazottaira vonatkozóan. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 7/37 Érvénybelépés időpontja: Változat száma: 01

10 r e) Kapcsolatot tart az egyetemi szervezeti egységek vezet őivel, igény szerint a szállítókkal, beruházást, felújítást és szolgáltatást végz ő külső szervezetekkel. f) Részt vesz a vezet ői értekezleteken, és ezekr ől tájékoztatja vezet ő munkatársait. Felelősség a) Az Igazgatósághoz tartozó feladatok megbízható, pontos, színvonalas elvégzéséért, a vezetése alá rendelt szervezet tevékenységéért, a munkafegyelem, a jogszabályok és a határid ők betartásáért. b) Az Igazgatóság működési feltételeinek biztosításáért, a rendszeres gazdasági adatszolgáltatásért, felettese tájékoztatásáért, az egyetemi szabályzatok betartásáért és betartatásáért. c) Munkatársai továbbképzésért. Döntési jog a) Dönt az Igazgatóság gazdálkodási rendszerének kialakításáról, irányításáról, m űködtetéséről, működésének ellenőrzéséről és folyamatos korszerűsítéséről. b) Meghatározza az Igazgatóság szervezeti felépítését, a rendelkezésére bocsátott kereteken belül dönt a működéséhez és feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek fedezetéről. c) Rendeltetési céljainak megfelel ően dönt az Igazgatóság költségvetési kereteinek felhasználásáról, e keretekre kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezik. d) Az Igazgatóság nevében aláírási és saját kereteire f őigazgatói delegálás szerinti kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezik. e) Munkáltatói jogkört gyakorol az Igazgatóság közalkalmazottaira vonatkozóan. Javaslattételi jog a) Javaslatot tesz az Igazgatóság által ellátandó feladatokra és a feladatellátások fedezetére. b) Javaslatot tesz az Igazgatóság költségvetési kereteire. Ellenőrzési jog a) Ellenőrzi az Igazgatóság, valamint a partner szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek betartását és az erre irányuló intézkedések megvalósulását. b) Ellenőrzi az el őírt feladatok, a rektori, főigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtását, illetve a határid ők betartását. c) Az aláírási jogkörei gyakorlása során ellen őrzi az aláírandó kimenő iratok tartalmi és formai követelményeinek teljesülését. Aláírási jog a) Az Igazgatóság nevében aláírási jogkörrel rendelkezik. b) Az Igazgatóság saját költségvetési keretei tekintetében kötelezettségvállalási jogkörének gyakorlásával kapcsolatban, c) Munkáltatói jogkörének gyakorolásával kapcsolatosan aláírási jogot gyakorol. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 8/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

11 r- d) Rektori felhatalmazás alapján kötelezettségvállalói, kancellári felhatalmazás alapján kancellári egyetértési, gazdasági főigazgatói felhatalmazás alapján pénzügyi ellenjegyzési jogkörrel rendelkezik Műszaki osztályvezető feladatai a) Gondoskodik az üzemeltetési folyamatok működéséről, az üzemeltetési tevékenységek bels ő szervezettségének, szabályszer űségének feltételrendszerér ől, azok betartatásáról és korszerűsítéséről. b) Közvetlenül ellenőrzi, irányítja a műszaki és üzemeltetési osztályhoz tartozó karbantartó csoportvezető, gondnok, villanyszerel ők és gépészek, valamint az udvari munkások munkáját. c) A NET működésével összefüggő műszaki és üzemeltetési feladatok és az ehhez kapcsolódó műszaki szolgálat tevékenységének irányítása, szervezése, ellen őrzése. Az üzemeltetési feladatok ellátásának megszervezése. d) Biztosítja és biztosíttatja a munkavédelmi, balesetvédelmi, vagyonvédelmi és t űzvédelmi előírásokat, jogszabályi elvárásokat és megfelel őséget. e) Hatáskörében leghatékonyabb vagyon és energia-gazdálkodás megvalósítására törekszik. f) Az osztály működését érintő jogszabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának megszervezése és ellen őrzése. g) Beszámolási, jelentési, adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. h) Éves költségvetési tervezet készítése a NET m űszaki kérdéseire vonatkozóan. i) Gondoskodik a műszaki munkák felméréséről, előkészítéséről a vonatkozó beszerzési előírásoknak megfelel ően j) Teljesítésigazolások, munkalapok aláírása, az elvégzett munkák kontrolálása, m űszaki átvétele k) Munkakapcsolat kialakítása a NET-ben m űködő intézetek vezet őivel, az Egyetem Gazdasági és Műszaki vezetésével. 1) Elkészíti a közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottak munkaköri leírását. m) Szervezeti egységek vezet ői és saját felettese részére problémák azonnali jelzése szóban, illetve ezt követően írásban is, a probléma megoldásáról visszajelzés n) Koordinálja és felügyeli a vagyoni és felel ősségi károk ügyintézését. o) Az NGÜI igazgató helyettesítése az ingatlangazdálkodási és üzemeltetési feladatok tekintetében. p) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára az igazgató meghatároz. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 9/37 Érvénybelépés időpontja: Változat száma: 01

12 r q) Összehangolja, operatív módon irányítja a feladatok megvalósulását, beszámoltatja és tájékoztatja a csoportvezet őt és beosztottait r) Rendszeresen beszámol az igazgatónak az el őírt feladatok, illetve a rektori, f őigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtásáról, határid ő szerinti teljesítéséről. A minőségirányítással kapcsolatos feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a min őségirányításhoz kapcsolódó nem - megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. b) MIR auditálásban a szervezeti egység támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete Környezetvédelmi feladatai: Hatásköre: Az Egyetem és az NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos szabályok betartása a) Kapcsolatot tart az egyetemi szervezeti egységek munkatársaival, igény szerint a küls ő szervezetek munkatársaival feladatainak elvégzéséhez kapcsolódóan. b) Részt vesz a vezet ői értekezleteken, és ezekr ől tájékoztatja munkatársait. c) Feladatainak elvégzése, ezzel kapcsolatos feladat kiadás-átadás, véleményezés és javaslattétel, ellenőrzés. d) Munkatársainak továbbképzésével kapcsolatos javaslattétel. e) Javaslattétel jutalmazás és elmarasztalás vonatkozásában saját és hozzá tartozó szervezeti egység tekintetében. f) A beosztott dolgozói munkájának irányítása, szervezése, beosztása ellen őrzése, Felelősség: a) Feladatainak határid őre és megfelel ő minőségben történ ő elvégzése. b) Munkatársainak ellenőrzése, szakmai felügyelet, szakmai támogatás. c) Megfelelő szintű és időben tájékoztatás-nyújtás a saját, a NET szervezeti egységek és közvetlen felettese részére. d) Munkája kapcsán a leghatékonyabb és legoptimálisabb, tervszer ű gazdálkodás biztosítása. e) Az Egyetemi vagyonvédelme, a munka, tűz és balesetvédelmi jogszabályok betartása, A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 10/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

13 r betartatása, pénzügyi és egyéb határid ő betartása és betartatása. t) A NET szervezeti egységek informálása, tájékoztatása az őket érintő eseményekről, változásokról, szabályozásokról. g) Kötelezettségvállalási szabályzat betartása, betartatása. h) Helyettesít: a igazgatóját megbízása alapján i) Ezen kívül is köteles ellátni a munkaköréhez kapcsolódó, de itt nem szabályozott eseti vagy ciklikus feladatokat, ha annak szükségessége felmerül, illetve indokolt, vagy erre a munkahelyi irányítójától utasítást kap KÓZALKALMAZOTTAK FELADATAI GAZDASÁGI CSOPORT Gazdasági csoportvezet ő feladatai a) Szükség esetén az árajánlatok beszerzése a kompetens szervezeti egységeken keresztül, vagy saját hatáskörben. b) A szervezeti egységben jelentkez ő hibák (informatikai, oktatástechnikai, távközlési) bejelentése az Operatív Irányító Központ felé, a bejelentett hibák nyomon követése a megoldásig. c) Megrendelések elkészítése, iktatott számlák kezelése Megrendelések továbbítása közvetlen a szállító felé vagy az illetékes szervezeti egységek felé. d) Készpénzes számlák ellenjegyzése, ellen őrzése, e) pénztár ellenőri feladatok ellátása, f) keretek figyelése, betartása, g) kimenő számlák kiállítása. h) Többletfeladatok, illetménykiegészítések elkészítése szükség esetén, ha az adott hónapban valamely dolgozó más, munkakörében nem szerepl ő feladattal lett megbízva. i) Többletfeladatok, illetménykiegészítések továbbítása, feladása az Emberier őforrásgazdálkodási Igazgatóság, valamint a bérosztály felé. j) Munkaidőn kívül és hétvégi rendezvényeken ügyeletvezet ői feladatok ellátása szükség szerint, egyetemi és nem egyetemi rendezvények esetén. k) Szükséges nyomtatványok megismertetése a dolgozókkal, illetve a titkársággal, továbbá ezekben segítség nyújtás szükség esetén. 1) Szerződések kezelése, lejáratok figyelése titkársággal együttm űködve, az el őkészített megállapodások továbbítása az illetékes igazgatóságra véleményezésre, majd az aláíratások után azok lefűzése a titkárságon. m) Szükség esetén a határozott idej ű munkatársak szerz ődés lejáratának figyelése, indokolt esetben a hosszabbítás el őkészítése, továbbítása, az elkészült kinevezés módosítás aláíratása. n) A határozatlan idej ű munkatársak esetében is szükség esetén a kinevezés módosítások átvétele, azok tartalmának megismertetése a dolgozóval, aláírása, aláíratása, majd visszaküldése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 11/37 Érvénybelépés időpontja: Változat száma: 01

14 r o) A gazdasági ügyintéz ők által előkészített vidéki, gépjárm ű és helyi közlekedési elszámolások ellenőrzése, aláírása, végül átadása további ügyintézésre. p) Létszámjelentések ellen őrzése, q) szabadságok egyeztetése, kiíratása, a nyilvántartásra kijelölt kollégával, r) szabadságok engedélyezése a gazdasági csoporthoz tartozóknak, s) raktári megrendelések ellenőrzése, feladása, t) kilépők, belépők ügyeinek intézése, u) álláshirdetés feladások intézése, intéztetése Pénzügyi ügyintéz ő feladatai Á tutalásos szállítói számlákkal kapcsolatos feladatok: a) árajánlat beszerzése a szervezeti egységt ől, megrendelés készítése az SAP rendszerben ME21N, b) a megrendelés továbbítása a szállítóhoz, a postán beérkezett számla beküldése a Pénzügyre iktatásra, c) árubeérkezés rögzítése MIGO, a számla összehozása a megrendeléssel a ZIK02-ben, d) aláíratás, fénymásolás, beküldés a Pénzügyre. e) tárgyi eszközök leltárba vételéhez az anyag bevételezési bizonylat kitöltése, Eszközanalitikára küldése, a visszaérkez ő vonalkód eljuttatása a szervezeti egységhez. f) SAP rendszerben keretek figyelése Vev ő számlákkal kapcsolatos feladatok: a) Vevőkód kérése, vevőszámla készítése az SAP rendszerben, postázása a tanfolyam résztvevőinek, fizetés nyomon követése. Fizetési felszólítás késedelmes fizetés esetén Kiküldetéssel kapcsolatos feladatok: a) külföldi konferenciára az utazók igényeinek begy űjtése az Egyetemi szabályzatok szerint (regisztráció, szállás, repül őjegy, utasbiztosítás), b) Beszerzési minősítő lap-, regisztrációs lap-, specifikációs adatlap kitöltése, aláíratása, beküldése a Beszerzési Igazgatóságra, c) közvetítés a Beszerzési Igazgatóság, illetve. az utazók között a foglalásokkal kapcsolatban, d) beérkezett számlákhoz külföldi kiküldetési rendelvény-, külföldi kiküldetési utasítás költségelszámolása nyomtatvány kitöltése, külföldr ől hozott számlák elszámolása, Pénzügyre küldése e) belföldi kiküldetés lebonyolítása, számla bekérése a konferenciaszervez ő cégtől, elszámolása f) Központi raktári rendelés elküldése g) készpénzes számlánál el őleg felvételéhez pénztári utalvány kitöltése, aláíratása h) számlákkal kapcsolatos reklamációk intézése i) utazási költségelszámolás: személygépkocsival vidékr ől munkába járáshoz, illetve bérletek elszámolásához a nyomtatvány kitöltése, aláíratása, beküldése a Pénzügyi Igazgatóságra. j) Szervezeti egységeknél szabadságok, betegállományok rögzítése az SAP rendszerben. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 12/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

15 r Gazdasági ügyintéz ő feladatai a) Intézetek megrendeléseinek elkészítése az SAP-ban. b) Az elkészült megrendelés elküldése faxon vagy ben a szállítónak. c) Szükség esetén keretátcsoportosítást kérése a Kontrolling Igazgatóságtól, ha OTKA rendelésről van szó. d) Engedélyköteles eszköz és vegyszer vásárlásánál beszerzés min ősítő lap, regisztrációs és specifikációs adatlap kitöltése, illetve szükség esetén árajánlatok bekérése. e) A pénzügyről érkező, iktatott számlák felszerelése, azaz a megrendelés és számla egyeztetése, összepárosítása" majd a számlakísér ő utalvány nyomtatása; - miután a kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítésigazoló és az ellenjegyz ő aláírta - fénymásolása, majd az eredeti példányok (számlakísérő, számla, megrendelés, szállítólevél) beküldése a pénzügyre. f) A postán beérkező számlák pénzügyre küldése iktatásra. g) Belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, azaz a kiküldött leadja a számláit (szállás, repülőjegy, taxi, regisztrációs díj) és a megfelel ő nyomtatványok kitöltése után aláíratás, majd beküldés a Deviza-csoporthoz. h) Készpénzes számlákhoz pénztári utalvány kitöltése és aláírattatása, illetve ha kell, el őleg kiírása majd elszámolása i) Az intézetek által leadott szabadságok, betegállományok rögzítése az SAP-ban. j) NGÜI szabadságok kiírása, vezetése, jelenléti ívekkel egyeztetése és őrzése. k) Hó elején a Kórélettani Intézet, Mikrobiológiai Intézet és az NGÜI utazási költségeinek elszámolása (bérletek, gépjárm űvel munkába járás). 1) Az alleltár könyvek egyeztetése a SAP rendszerrel. Készletfelvételi lapok nyomtatása és aláírattatása az alleltárosokkal Pénztáros feladatai a) A házipénztár működésével összefüggő feladatok az Egyetem Pénzkezelési Szabályzatában foglaltak szerint történnek. b) A pénztárban tartott készpénz meg őrzése, kezelése teljes anyagi felel ősséggel és a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások vezetése. c) A Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott be- és kifizetések lebonyolítása. d) Előleg felvételek nyilvántartása, elszámoltatása SAP rendszerben. e) Befizetések és kifizetések teljesítése. Készpénz szükséglet felmérése. f) Év eleji nyitás és év végi zárás pénzügyi és adminisztrációs lebonyolítása (ellátmány felvétele, év végén elszámolás a F őpénztárral). g) Étkezési utalványok, SZÉP kártyák, stb. átvétele, felvétele a F őpénztárból, kiosztása a dolgozóknak. Átvételi listák ellen őrzése, egyeztetése, továbbítása a Bérosztály felé. h) Pénztári utalvány és a hozzá tartozó bizonylatok, számlák tartalmi, formai ellen őrzése, az esetleges hiányosságok pótlása. i) Bevételi és kiadási bizonylatok kiállítása SAP rendszerben, amelyekhez minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. j) Pénztári mozgások lekönyvelése. Napi pénztárjelentés, pénztári napló elkészítése, lezárásra, ellenőrzésre, átadás az SAP rendszerbe. Pénztári bizonylatok, alapokmányok összekészítése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 13/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

16 r k) Napi készpenzállomány nyilvántartása (címletenkénti részletezéssel); napi zárlatkor a pénztárban tétel nem maradhat. A pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénz állománnyal. Az egyeztetés megtörténtét igazolni kell a pénztárjelentésben, melynek tényét a pénztári ellen őr ugyancsak aláírásával köteles igazolni. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérés okát még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezet eredményre az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezésér ől jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellen őrnek (gazdasági csoportvezető) is alá kell írni, illetőleg az igazgatónak is láttamoznia kell. 1) A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetni. m) Tételes összesítést kinyomtatja az SAP rendszerb ől a pénztári bevételekről, kiadásokról (Pénztári napló napi, heti). n) Heti egyszeri elszámolás készítése kincstári tranzakciós kódok szerint a heti pénztári napló alapján. o) A Semmelweis Egyetem Pénzügyi Igazgatóságával történ ő elszámolás lebonyolítása. Ehhez kapcsolódóan a heti bizonylatok mellékletekkel együtt történ ő összekészítése és beszállítása a Főpénztárba. Egyeztetés, esetleges hiánypótlás, javítások elvégzése. p) Befizetés esetén a bevétel postai feladása, vagy befizetése a F őpénztárba 24 órán belül. q) Ellátmány felvétele, a F őpénztárból heti rendszerességgel és az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatok. A pénztár ellátmánya ,- Ft. r) Pénztár átadás (szabadság, betegállomány) szabályos lebonyolítása - jegyz őkönyv készítése, pénztári kulcsok nyilvántartásának vezetése. s) A házipénztárban használatos szigorú számadású nyomtatványok személyes átvétele a raktárból, ezen bizonylatok őrzése, nyilvántartás vezetése, kiadása. t) Bizonyos esetekben (év eleje, SAP rendszer leállás) kézi bevételi és kiadási pénztár bizonylatok kiállítása, pénztárkönyv vezetése. Majd utólag rögzítés az SAP rendszerben. u) Munkaidő befejezése után a pénztárhelyiség biztonságos lezárása, riasztó üzembe helyezése. v) A pénztár és a trezor kulcsainak kezelése, őrzése majd átadása a rendészetnek ahol a kulcsnyilvántartást végzik. w) Minőségirányítási és környezetvédelmi elvárások szerinti munkavégzés. x) A pénztár az egyetem pénzkezelési és szállítási szabályainak megfelel ően működik. y) Minden Intézetnek figyelnie kell, hogy készpénz ellenében történ ő vásárlásnál, ha közbeszerzés alá esik a termék csak abban az esetben számolható el, ha olyan cégt ől történt a beszerzés, ami közbeszerzés alá tartozik. Abban az esetben, ha nem olyan cégt ől történt a vásárlás, nem számolható el a számla, illetve az Intézetnek a beszerzés el őtt engedélyt kell kérnie a pénzügyi igazgatótól a beszerzésre. z) A számla csak abban az esetben fogadható el, ha az tartalmazza a megfelel ő aláírásokat, a pontos költséghelyet, CO rendelés számot és a pénzügyi alapot. Tárgyi eszközt tartalmazó számla esetén mellékelni kell hozzá az SAP megrendelést, eszközbevételi bizonylatot, ezután bekerül a Pénzügyi Osztályra iktatásra, anyagkönyvelésre, majd miután visszaérkezett bekerül az elszámolásba. Az anyagokat, szolgáltatásokat tartalmazó számla az elszámoláskor csak a Pénzügyi Osztályra kerül beküldésre. Amennyiben az elszámolás során az adott számlához nincs megfelelő gazdasági esemény hozzárendelve, abban az esetben a központi cikktörzs karbantartó csoportot kell meglcémi a cikkszám felvételére. aa) Bizonylatok, számlák másolása, lefilzése, bizonylatok irattarozásra való el őkészítése. bb) A referensek, gazdasági ügyintéz ők pénzügyi, számviteli adminisztrációjának segítése, szükség esetén besegítés egyéb adminisztratív területek (pl. postázó) munkájába. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 14/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

17 r- cc) A munkájához kapcsolódó szabályzatok, utasítások, szabályozók ismerete, betartása, betarttatása és betartásának ellen őrzése. dd) MIR auditálásban a szervezeti egység támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete saját szervezetére és a hozzá tartozó szervezeti egységek tekintetében. ee) Figyelemmel kíséri a területét érint ő törvényeket, jogszabályokat, egyetemi szabályzatokat és utasításokat; illetve ellen őrzi megvalósításukat. ff) Hetente, havonta biztosítja a szükséges kimutatásokat, statisztikákat és elemzéseket a saját és a hozzá tartozó szervezeti egységekre vonatkozóan. gg) Negyedévente alleltári önrovancs készítése Leltározók feladatai a) A kis- és nagy értékű tárgyi eszközök állományba vétele számla és megrendelés alapján, a megfelelő bevételi bizonylat kitöltése és számla mellé csatolása. (Kivétel: Népegészségtani Intézet; Orvosi Mikrobiológiai Intézet, Kórélettani Intézet). b) Az Üzembe helyezési jegyz őkönyv" kiállítása és számla mellé csatolása. c) Amennyiben szükséges (ha nem az Intézet küldi be az eszköznyilvántartó csoporthoz) a bevét eljuttatása az Számviteli osztály, eszköznyilvántartásához, akik SAP rendszerbe viszik be és az eszköz itt kapja meg a leltári számot és SAP számot is. d) Az eszköznyilvántartás (NET szinten) visszaküldi a bevételeket, ami alapján a megfelel ő Intézet megjelölt alleltárába, SAP rendszerben kerül kihelyezésre az eszköz, majd az Intézettől (alleltárostól) bekért Alleltár könyvbe" is bevezetésre kerül. e) Az eredeti, könyvelt bevételi bizonylatok az Intézetek nyilvántartásába kerülnek, amit NGÜI őriz. f) Az eszközosztályonként és leltárszám szerint sorba rendezett nyilvántartások folyamatos frissítése, a selejtezett eszközök kartonjainak archiválása. g) Az Intézetek kérésére a SAP rendszerben az esetleges áthelyezések végrehajtása. h) Intézetek folyamatos tájékoztatása és új listák lehúzása kérésre. i) Segítségnyújtás egyes eszközök beazonosításához papír alapú bevételi bizonylatokkal vagy SAP rendszerben. j) Leltározás a) NET szinten (NET GÜl; Ellenőrzési Igazgatóság; Genetikai Sejt- és Immunbiológiai Intézet; Kórélettani Intézet, Népegészségtani Intézet; Orvosi Mikrobiológiai Intézet; Magatartástudományi Intézet; Farmakológiai és Farmakoterápiás Intézet; Kísérletes és Sebészeti Műtéttani Intézet; Gyógyszerhatástani Intézet; Orálbiológiai Intézet; Nanomedicina Intézet; Eurest Étterem az éves leltárok lebonyolítása. b) A megfelelő nyomtatványok kitöltése, egyez őség megállapítása. c) A leltározó Intézet vezet őivel a leltárhoz szükséges nyomtatványok aláírattatása, valamint meghatározott id őben történő eljuttatása a leltárellen őr részére. d) A leltárhoz szükséges kódolvasó átvétele a leltárellen őrzésen. e) Az Intézet valamennyi alleltárának kinyomtatása SAP rendszerb ől, ami szükséges a leltározáshoz. f) Az Intézet által elkészített leltározási ütemterv alapján az ott megjelölt id őben az alleltáros bemutatása alapján az eszközök meglétének igazolása, azaz kódolvasóval történ ő beolvasása valamint a kinyomtatott eszközlistában a beolvasás tényének rögzítése. g) Az állományban nem szerepl ő eszközök fellelése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 15/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

18 h) A saját tulajdonként szerepl ő eszközökhöz az Intézet vezet ője által adott engedély meglétének vizsgálata. i) ITAR eszközök nyilvántartásának bekérése és annak leltárellen őrhöz eljuttatása. j) Amennyiben eszközök átkerülnek másik alleltárba, arra a leltár során lehet őség van, ezt a leltárellenőrzés SAP rendszerb ől nyomtatja ki ( Eltérő alleltár"), amit ellen őrizni kell, majd megfelelő magyarázattal és aláírással ellátva beküldésre kerülnek a leltárellen őrzésre. k) A leltár lebonyolítása és esetleges tényleges hiányok megállapítása után a kódolvasó visszavitele a leltárellen őrnek. 1) Az esetlegesen, utólag megtalált eszközök kézi felvétele a letár nyilvántartásba (kézi készletfelvételi lap alapján). A leltárellen őr a megfelel ő nyomtatványokat a SAP rendszerb ől kinyomtatja és az Intézet részére ezeket eljuttatásra kerülnek. m) A leltárellenőr tájékoztatása után az aktuális SAP végs ő leltári készletfelvételi lapok kinyomtatása az aktuális mellékletekkel együtt, az Intézet alleltárosaihoz aláírásra továbbításra kerülnek, az aláírt, 1 példányban lemásolt készletfelvételi lapok a leltár mellékletét képezik. n) Az évente elkészített leltári anyagok irattárazása. Selejtezés a) Az Intézetek által elkészített selejtezni kívánt eszközök listája alapján a SAP rendszerben Selejtezési jegyz őkönyv" készítése. b) A jegyzőkönyv alapján meg kell vizsgálni, hogy minden tétel értéke 0-ra futott-e ki, ellenkez ő esetben, a selejtezés nem hajtható végre. c) A listán szerepl ő eszközökre (kivéve a bútorok), selejtezhet őségi javaslatot kell kérni szervizektől vagy az Egyetem által kijelölt kollégáktól, melyhez az adatokat a SAP rendszerből kell megadni. Majd előzetes egyeztetés alapján ellen őrzésre kerülnek az eszközök, mely alapján megadják a javaslatot vagy visszatartják az eszközt. d) A javaslatok beérkezése után, a selejtezési jegyz őkönyv sorszámának feltüntetése a javaslatokra, majd a jegyzőkönyv aláíratása az Intézettel és minden eredeti javaslattal együtt eljuttatása a Selejtezési Bizottsághoz e) A Selejtező Bizottság értesítést küld a selejtezés napjáról, amit az Intézettel egyeztetni kell és egyben felhívni a figyelmet, hogy a selejtezés napjára az eszközöket készítsék össze. f) A selejtezés napján, ha az Intézet vagy a Selejtez ő Bizottság kéri, segítségnyújtás a selejtezés lebonyolításában. g) A selejtezés lebonyolítása után az Eszközanalitikai csoport megküldi a hivatalosan leselejtezett eszközök jegyz őkönyvét, mely alapján az Intézet alleltárosaitól bekért alleltár könyvekből, a leselejtezett eszközöket ki kell vezetni. h) A leselejtezett eszközök kartonjainak archiválása. Pénztár helyettesi munka: a) A pénztáros távolléte esetén a pénzkészlet átvétele a megfelel ő nyomtatványokon. b) A helyiség és a páncélszekrény kulcsának átvétele. c) A helyettesítés alatt a kifizetések rögzítése SAP rendszerben. d) Napi pénztárzárás elvégzése. e) A pénztáros visszaérkezésekor a pénztár átadás átvétele az el őbbiekben leírtak szerint. f) Az átadás tényének igazoltatása a Gazdasági vezet ővel és az ellenjegyz ő Igazgatóval. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 16/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

19 r- Veszélyes hulladék: a) A NET épületében lév ő intézetek által összegy űjtött veszélyes és fert őző hulladékok mért adatai alapján a szállítólevelek és sz" kísér ők kitöltése. b) Kapcsolattartás ben vagy telefonon a veszélyes hulladékot elszállító Septox Kft.-vel. c) Szállítólevél pótoltatása sz" kísér őből, ha valamelyik Intézetnek a Septox Kit nem küld szállítólevelet, (melyeket a Septox mindig pótol, hogy zavartalan legyen a szállítás, mivel sz" kísérő nélkül nem lehet elküldeni a hulladékot). d) A BTI által megadott, ún. KIR programban a szállítólevélen szerepl ő adatok rögzítése és összesítése havonta, illetve év végén. e) A mért adatok felvitele az intézeti kartonokra. f) A szállítólevelek, az sz" kísér ők és a mérésről kapott adatok lefűzése és őrzése Titkárnő feladatai NGÜI Igazgató munkájának támogatása a) Biztosítja az igazgató zavartalan munkavégzését. Figyelemmel kíséri az igazgató programjait, igény szerint szervezi azokat. Fogadja az igazgatóságra beérkez ő hívásokat, valamint munkájából adódó hívásokat kezdeményez. Kezeli a titkársági faxot, nyomtatót. b) Kapcsolatot tart a NET-ben lév ő intézetekkel. Naprakész állapotban tartja, frissíti a NET belső információs adatállományát. c) Beérkező és kimentő iratok kezelése az egyetemi Iratkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően. d) Iratok iktatása számítógépen a Poszeidon ügyviteli rendszerben. Iktató rendszeren keresztül érkezett levelek átvétele a szervezeti egység várható materiális példányai közül. Beérkez ő levelek aláírókönyvbe történ ő besorolását követően, igazgatónak aláírásra történ ő beadása. e) Vezetői szignálás után, a nyomon követhet őség érdekében határidős levelekből, körlevelekből másolatok készítése, majd érintetteknek történ ő átadása. A titkárságon keletkezett levelek borítékolása, címzése, postázóba történ ő átadása. Az iratok iktatószám szerinti lef űzése a megfelelő iratgyűjtőbe. Jelenléti ívek kezelése f) Minden hónap elejére megírja az NGÜI jelenléti íveit, majd figyelemmel kíséri annak naprakész állapotát. Hónap végén átadja azokat az id őrögzítésre. g) Nyomtatványok A Pénzügyi Igazgatóságtól érkez ő nyomtatványokat sokszorosítja, kitölteti az NGÜI dolgozóival, majd határid őre visszajuttatja azokat. Irodaszer rendelés, irodagépek karbantartása h) Rendszeresen összegy űjti az igazgatóságon dolgozók irodaszer igényét, továbbítja a raktár felé, majd szétosztja az igényeknek megfelel ően. Figyelemmel kíséri a titkársági nyomtató, faxgépek működéséhez szükséges festékkazetták igényét, valamint a gépek karbantartására vonatkozó jelzését. Megrendeli a javíttatást, festékkazettákat, felügyeli a karbantartást. Kapcsolatot tart a szervizzel. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 17/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

20 r Az igazgatóság honlapjának karbantartása i) Folyamatosan figyelemmel kíséri az igazgatóság honlapját. Változások esetén felveszi a kapcsolatot az egyetem honlapjáért felel ős rendszergazdával módosítások végrehajtása érdekében. Szerz ődések j) Előkészíti a tartós bérbeadási szerz ődéseket, figyelemmel kíséri azok határid őit. Egyeztet az egyetem társigazgatóságaival a törvényi megfelel ősség érdekében Postázó feladatai a) Levelek, küldemények intézetekt ől történő átvétele majd beiktatása a körposta könyvbe. b) Körposta átvétele, majd az intézetek könyveibe való beiktatása. c) Postai küldemények szétválogatása, majd beiktatása az intézeti postakönyvekbe. d) Intézetektől átvett levelek lemérése, beárazása, beiktatása majd összesítése a napi nyilvántartási jegyzékbe. e) Belföldre és külföldre küldend ő levelek beírása a Magyar Posta által rendszeresített postakönyvbe. f) Posta által küldött díjhitelezésr ől szóló számla leegyeztetése a NET postázóban vezetett nyilvántartással. g) Kapcsolattartás az intézetek gazdasági vezet őivel, titkárnőkkel, kézbesítőkkel. h) Kézbesítő hiányzása esetén az ő feladatkörének teljes ellátása. i) Másolási, leftlzési feladatok. j) Postázáshoz szükséges nyomtatványok, postakönyv beszerzése Kézbesítő feladatai a) Levelek átvétele az intézetekt ől és beiktatása a postakönyvbe. b) Postai küldemények átvétele a Magyar Postától, kézbesítése a NET postázóba, szétválogatása. c) NET Intézetek által feladott levelek elvitele a Magyar Postára. d) Munkahelyen belüli, illetve telephelyekre, intézetekbe, klinikákra küldemények, levelek kézbesítése. e) Külsős levelek kézbesítése. f) Postázóban besegítés a levelek feldolgozásánál, igény szerint. g) Postázó hiányzása esetén az ő feladatkörének teljes ellátása. h) Másolási, lefűzési feladatok ellátása. i) Postázáshoz szükséges nyomtatványok, postakönyvek beszerzése Anyag és textilraktáros feladatai a) Az épületben működő intézetek szennyes ruhájának begy űjtése, a szennyes ruha mennyiségének összegzése, bezsákolása. b) A mosodában a szennyes átadása a tiszta ruha átvétele. c) A beérkezett ruhák intézetek szerinti szortírozása, intézeteknek kiosztása. d) A z NGÜI dolgozóinak felmerül ő anyagigény begyűjtése, összesítése és továbbítása gazdasági csoportvezet ő felé. e) A központi raktár által beszállított anyag átvétele, mid az NGÜI, mind az intézetek részére. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 18/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

21 r H Az intézeteknek a beérkezett anyag tételes átadása. g) Az anyagraktár készleteinek, folyamatos nyilvántartása h) A beérkezett anyag lekönyvelése. i) Gondoskodni a folyamatos anyagellátás (tisztítószerek, irodaszerek) zavartalanságáról. j) Anyagkiadás az NGÜI dolgozói részére. k) Az anyagkiadások összesítése, kartonról kivezetése. 1) A raktárak takarítása.(tiszta ruha raktár, szennyes raktár, anyagraktár). m) Eszközök leltárra el őkészítése. n) Az épületben működő intézetekkel folyamatos kapcsolattartás. MŰSZAKI OSZTÁLY Műszaki csoportvezető feladatai a) A NET működésével összefüggő valamennyi műszaki és üzemeltetési feladat és az ehhez kapcsolódó műszaki szolgálat tevékenységének irányítása, szervezése, ellen őrzése. b) A Műszaki Szolgálat működését érint ő jog-szabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának meg-szervezése és ellen őrzése. c) Az üzemeltetési feladatok ellátásának megszervezése. d) Beszámolási, jelentési, adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. e) Munkakapcsolatban kell lennie a NET-be települt intézetek vezet őivel, az Egyetem Gazdasági és Műszaki vezetésével. H Az üzemeltetési osztályvezet ő helyettesítése üzemeltetési feladatokat illet ően. g) Napi rendszerességgel beszámol az osztályvezet őnek az előírt feladatok, a kötelez ő érvényű körlevelek, utasítások és határozatok végrehajtásáról. h) A NET működésével összefüggő műszaki és üzemeltetési feladatok feltárása i) Hatáskörében leghatékonyabb vagyon és energia-gazdálkodás megvalósítása j) A helyiségek hőmérsékletének rendszeres ellen őrzése dokumentálása. Az eredmények alapján javaslatok megfogalmazása a hőmérséklet szabályozás módosítására. k) Az épület működését érintő jogszabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának megszervezése és ellen őrzése. 1) Beszámolási, jelentési és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. m) Közreműködés az éves költségvetési tervezet készítése a NET m űszaki kérdéseire vonatkozóan. n) Közvetlen munkahelyi vezet ője tájékoztatása minden az épület üzemeltetésével kapcsolatos, tudomására jutott információról o) Felettese részére problémák, meg nem oldható esetek azonnali jelzése szóban, illetve ezt követően írásban is p) Napi gyakorisággal / folyamatosan végzi az üzemeltetési csoport operatív irányítását, a jelentkez ő feladatok elvégzését. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 19/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01

22 r Gondoskodik a munkalapos feladatok elvégzésér ől és nyilvántartásáról. r) Az épületek m űszaki állapotának rendszeres ellen őrzése, a szükséges felújítási, karbantartási és (tervezhet ő) javítási munkák nyilvántartása s) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára az igazgató és üzemeltetési osztályvezet ő meghatároz. t) Biztosítja és biztosíttatja a munkavédelmi, balesetvédelmi, vagyonvédelmi és t űzvédelmi előírásokat, jogszabályi elvárásokat és megfelel őséget. u) Igény szerinti gyakorisággal tájékoztatja a partner szervezeti egységek vezet őit és igazgatót a NET üzemeltetési és m űszaki helyzetéről. A min őségirányítással kapcsolatos feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. b) A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. c) A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem - megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. d) MIR auditálásban a szervezeti egység(ek) támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete saját szervezetére és a hozzá tartozó szervezeti egységek tekintetében. Környezetvédelmi feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos szabályok betartása Gondnok feladatai a) Az épület közös tereinek felügyelete, b) az épület területi felosztásának dolcumentálása szervezeti egységek szerinti bontásban, excel táblázatban, c) a szemétszállítás zavartalanságának biztosítása, d) a felvonók üzemképességének ellen őrzése, szükség szerinti intézkedések megtétele, kisebb beavatkozások megtétele, felvonókból történ ő mentés, e) az épület karbantartó személyzet és vállalkozók munkájának felügyelete, f) a Főtáv által szolgáltatott fűtési rendszer a hő- és melegvíz-szolgáltatás m űködésének ellenőrzése, felügyelete, üzemzavar esetén bejelentés a F őtáv diszpécserének, g) elektromos kapcsolótér (elektromos főelosztó helyiség) ellen őrzése, h) az épület gépészeti szintjeinek ellen őrzése, a szükséges intézkedések megtétele, i) az épület fűtés-hűtés rendszerének ellen őrzése, felügyelete, működtetése, j) készenléti szolgálat beosztásának el őkészítése, k) az épület karbantartásával üzemeltetésével kapcsolatos problémák megoldásában segítség nyújtás, A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 20/37 Érvénybelépés időpontja: Változat száma: 01

23 r- 1) a műszaki vezető értesítése jelent ősebb javítási igények felmerülése esetén, m) az épület bejárásával azok biztonságának ellen őrzése, n) a szükség szerinti megel őző karbantartási feladatok ellátása érdekében intézkedések megtétele, o) az épület beléptet ő rendszerének üzemeltetése, új belép őkártyák programozása, illetve a kilépett dolgozók kártyájának törlése, meghibásodott, elveszett kártyák cseréje, törlése, pótlása, p) a portai számítógépek és rendszerek m űködésének ellenőrzése (tűzjelző,- audio rendszer, video megfigyelő rendszer, felvonók helyzetét jelz ő rendszer, kulcskiadó rendszer, parkoló rendszer), q) a szervezeti egységben található számítógépek m űködtetésében segítség nyújtás, szükség szerint kisebb beavatkozások elvégzése, felhasználóknak segítség nyújtás, r) amennyiben szükséges, számítógép hardveregységek összeszerelése és beállítása; s) hardver- és szoftverproblémák diagnosztizálása szükséges intézkedések megtétele t) összeomlott rendszer helyreállítása, u) címek igénylése, a számítógépekre kliens feltelepítése beállítása, v) poszeidon iktató rendszerben rendszer adminisztrátori feladatok ellátása Műszaki ügyintéz ő feladatai a) Műszaki és üzemeltetési feladatok és az ehhez tartozó m űszaki szolgálat munkavégzésével kapcsolatos adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatok ellátása; ügyintézési folyamataiban részvétel. b) A NET Intézetek sürgős, illetve napi hibabejelentéseinek fogadása. c) Az érkező Munkaigénylő lap" ok (karbantartási munka igények, bútorszállítási, pakolási igények) átvétele, iktatása, ezek gy űjtőjegyzékbe foglalása, nyilvántartása részlegenként. d) Az elvégzendő munkák műszaki vezetővel egyeztetése (határid ő megszabása), karbantartók részére átadása. e) A munkafolyamatok nyomon követése, megrendel ő Intézettel kapcsolattartás, igény esetén információadás a munkákkal kapcsolatban. f) A munka elvégzésének dokumentálása, illetve rögzítése számítógépre, a megrendel ő által leigazolt munkalap visszaérkezése után g) Munkalapon érkez ő belépőkártya igények átvétele, ügyintézése, nyilvántartása, továbbítása gondnok felé, aki a portán található számítógépen elkészíti, felprogramozza a kártyát majd az elkészült kártya átadása az igényl ő részére (munkalap aláíratása). h) A belép őkártya igénylő munkalapok éves összesítése, majd átkönyvelésre átadása a gazdasági csoportvezet őnek. i) Egyeztetés a megrendel ő intézettel a részükre kiadott belép őkártyák mennyiségér ől, a kilépett dolgozók kártyáinak törléséről. j) Foglalkozás-egészségügyi alkalmassági vizsgálatok megszervezése a munkavállalók részére, ezzel kapcsolatos adminisztráció, kapcsolattartás az üzemorvossal, az elkészült alkalmassági dokumentáció kezelése. k) Adminisztratív segítségnyújtás a vezet őnek, munkatársaknak. 1) Adatok, információk gyűjtése, rögzítése, nyilvántartása. m) Az ellátott szakmai terület által meghatározott kapcsolattartási feladatok végzése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Oldal: 21/37 Érvénybelépés id őpontja: Változat száma: 01