ELŐTERJESZTÉS. a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Költségvetési Bizottsága szeptember 30-i ülésére

Átírás

1 ELŐTERJESZTÉS a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Költségvetési Bizottsága szeptember 30-i ülésére Szám: 156/2008. Tárgy: Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága Szervezeti Működési Szabályzata Mell.: Ügyrend Szabálytalanságok Kezelésének Eljárás Rendje Szabályzat Előterjesztő : Dr. Farkas Tibor GI igazgató II. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése a 70/2007.(VI.27.) Kgy. határozatában döntött a pécsi székhelyű intézmények gazdasági integrációjának felülvizsgálatáról. A közgyűlés a Baranya Megyei Önkormányzat pécsi székhelyű kulturális intézményeinek gazdasági integrációját január 1-i hatállyal átalakította. Ekkortól nem a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága mint önálló költségvetési szerv végzi a részben önállóan gazdálkodó kulturális intézmények a megállapodásban rögzített pénzügyi gazdálkodási feladatait. Ennek figyelembe vételével a mellékelt módosított Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítése vált szükségessé. A 3/2007. (III.24.) Kgy. rendelet A Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról 4.sz. mellékletének a Költségvetési Bizottság I. a közgyűlés hatásköréből átruházott hatáskörök 2. pontja előírja, hogy a Bizottság jóváhagyja a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága szervezeti és működési szabályzatát. Ezen szabályozásnak megfelelően kérem a Tisztelt Bizottságot, hogy a fentiek alapján a Gazdasági Igazgatóság Szervezeti és Működési Szabályzatát jóváhagyni szíveskedjék. Határozati javaslat: A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Költségvetési Bizottsága a Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 3/2007. (III.24.) Kgy. rendelet 4. számú mellékletének a közgyűlés hatásköréből átruházott hatáskörök I/2. pontjában kapott felhatalmazása alapján a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatóságának Szervezeti és Működési Szabályzatát az előterjesztés melléklete szerinti tartalommal október 1-től kezdődő hatállyal jóváhagyja. Pécs, szeptember 25. Dr. Farkas Tibor s.k. igazgató

2 A BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁGÁNAK SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA P é c s, szeptember 30. Jóváhagyta :..

3 1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.) Bevezetés A Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága (továbbiakban: Gazdasági Igazgatóság, rövidítve: GI ) funkcionális alapú szervezet, tehát a tevékenység szakmai jellege határozza meg a munkamegosztást. A szervezeti hierarchia annak igen kicsi volta miatt leginkább a felelősségvállalásban és a képviseletben jut érvényre. A szervezetépítés lényeges eleme a szervezeti kultúra alakítása, amely első lépésként jelenti az értékrendek közelítését (majd közös értékrend kialakítását), a munkával, a problémamegoldással kapcsolatos gondolkodásmód és szokások közelítését, kialakítását. Mivel a szervezet az átalakításokat követően a régebbi feladatait látja el, így építhet a Gazdasági Ellátó Szervezet hagyományaira az ott elvégzett feladatokra, de újszerűsége miatt új arculata a közeljövőben fog kialakulni. A szervezet fejlődésében és működésében kulcskérdés az emberi erőforrással való gazdálkodás. A kitűzött célok elérését alapvetően befolyásolja az emberi munka hatékonysága, amely megnyilvánul: a szervezet magas teljesítményében, az elvégzett munka minőségében, a jogszabályok rendelkezéseinek betartásában, a munkaerő-költség kontrollálhatóságában. A szervezet stabilitása a szervezetépítés folyamatának eredménye, amelynek garantálnia kell a munkavállaló számára a: biztonságot, szakmai teljesítmény differenciált elismerését, magasabb teljesítmény ösztönzését, szakmai, felkészültségbeli különbségeknek megfelelő, eltérő felelősségi viszonyok kifejeződését.

4 2 2.) A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Gazdasági Igazgatóság adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az igazgatóság működési szabályait. 3.) A szervezet megnevezése, az alapító, az alapítás éve, alapító okirat száma: A szervezet megnevezése: Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága Az alapító: Baranya Megyei Tanács Alapítás éve: Hatályos Alapító okiratát a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése a 83/2008.(VI.26.) kgy határozatával állapította meg. Hatályos július 1.-től. 4.) A Gazdasági Igazgatóság legfontosabb adatai Elnevezése és székhelye: BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁGA PÉCS SZÉCHENYI TÉR 9. Törzsszáma: /PIR/ Jogállása: Önálló jogi személy. Működését egyszemélyi felelős vezető irányítja. Gazdálkodása: Az intézmény vezető kinevezésének rendje: Az intézmény hivatalos bélyegzője: - körbélyegző köralaku feliraton: A kör közepén az ország címre Önállóan gazdálkodó költségvetési szerv Pályázat útján a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése nevezi ki. Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága Pécs - fejbélyegző Téglalap alakú feliraton a körbélyegző szerinti megnevezés és a bankszámla száma valamint adószáma

5 3 Adószáma: KSH törzsszáma: Számlaszáma : A Gazdasági Igazgatóság a forgalmi adó alanya. A Gazdasági Igazgatóság felügyeleti szerve: A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése (7621. Pécs Széchenyi tér 9.) Szakágazat : Alaptevékenysége (szakfeladatai ) : Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége. Az önkormányzat hivatala működésével kapcsolatos szolgáltatások. Ezen belül : - gondoskodik irodai és egyéb készletbeszerzésekről(irodaszer, nyomtatvány,könyv, folyóirat, közlöny, bútor,berendezés, felszerelés stb) - üzemelteti az önkormányzat tulajdonában és az intézmény kezelésében lévő gépkocsikat - házi nyomdájában elkészíti a közgyűlési anyagok és a hivatalban keletkező iratanyagok sokszorosítását, nyomdai előállítását, - biztosítja a testületi ülések és a bizottsági ülések zavartalan lebonyolítását (teremrendezés, büfé, hangosítás, hangfelvétel) - postázási, kézbesítői és ügyfél tájékoztatási feladatot végez - gondoskodik a hivatal munka és tűzvédelmi szabályzatában az üzemeltetőre vonatkozóan megfogalmazott feladatok végrehajtásáról - az önkormányzat és a közgyűlés működésével kapcsolatos szolgáltatások, kommunikáció és kommunikációs kapcsolatok biztosítása Üdültetés, üdülők, hétvégi házak, táborok üzemeltetése, szálláshely szolgáltatás Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása. - a közgyűlés és az önkormányzat hivatala működési feltételeinek biztosítása, az igazgatóság és a hivatal használatában lévő vagyon üzemeltetése,

6 4 - Az Igazgatóság használatában lévő ingatlanok hasznosítása - Az üzemeltetéssel összefüggő feladatokon belül a rendeltetésszerű használat biztosítása, valamint őrzése, - az üzemeltetett vagyonnal kapcsolatos karbantartási feladatok ellátása, állagának megóvása a vagyoni állapot, a vagyongazdálkodás hatékonyságának folyamatos elemzése, értékelése, prognózisok, javaslatok készítése, az ingatlanokkal kapcsolatos szerződéskötések előkészítése, pályázati, közbeszerzési eljárások lefolytatása, - az intézményi használatban lévő vagyonhoz kapcsolódó egyes feladatok (vagyonvédelem, tűzvédelem, munkavédelem) ellátása, az ingatlanok rendeltetésszerű használatának ellenőrzése, központosított közbeszerzési feladatok ellátása, - a vagyonbiztosítás feladatainak teljes körű ügyintézése, - közreműködés az intézményeket érintő vagyonváltozással kapcsolatos átadás-átvételi eljárásokban Területi honvédelmi igazgatási tevékenység. A minősített időszakra felkészítést végző területi honvédelmi igazgatási szervek tevékenységéhez kapcsolódó szolgáltatások Sportintézmények, sportlétesítmények működtetése. Egyéb tevékenysége : Máshova nem sorolható egyéb szolgáltatás. Számítástechnikai eszközökkel kapcsolatos és egyéb számítástechnikai szolgáltatás. Az intézmény vállalkozásként végezhető tevékenysége: - A vállalkozási tevékenység mértéke: -

7 5 II. AZ INTÉZMÉNY FELADATAI 1. Pénzügyi, gazdasági feladatok a.) Az éves működési költségvetésben a tervezési irányelvek alapján megtervezi feladatai ellátásához szükséges előirányzatokat. Ennek keretében összehangolja a pénzügyi lehetőségeket a felmerülő szükségletekkel, igényekkel. b.) Önállóan gazdálkodik az éves működési költségvetésben jóváhagyott előirányzatokkal. Ennek keretében - ellátja az épületüzemeltetéssel (energiaellátás, karbantartás, takarítás stb.) - az igazgatási feladatok anyagi, technikai feltételeinek megteremtésével (készletek beszerzése), - a jóléti (hivatali üdültetés) jellegű tevékenységekkel (üdülő, hétvégi pihenő stb. üzemeltetésével) - a kisegítő jellegű feladatokkal, nyomda üzemeltetésével kapcsolatos pénzügyi, gazdasági feladatokat, valamint - az egyéb (közműdíj, posta) pénzügyi lebonyolítási és elszámolási feladatokat. c.) d.) e.) f.) Kezeli a jogszabályokban meghatározott bankszámlákat és ellátja az ezekkel kapcsolatos operatív tevékenységet. Ennek keretében nyilvántartja és beszedi a bevételeket, nyilvántartást vezet a vállalt kötelezettségekről és teljesíti a kiadási megbízásokat. Ezek elrendelése előtt elvégzi az érvényesítést, gyakorolja az ellenjegyzési és utalványozási jogot. Kezeli a szervezet házipénztárát és ellátja az ezzel kapcsolatos készpénz gazdálkodási, nyilvántartási feladatokat. A szervezet hatáskörébe utalt feladatokkal kapcsolatos készpénzbefizetések esetén elvégzi az érvényesítést és gyakorolja az ellenjegyzési és utalványozási jogot. Vezeti a gazdálkodással összefüggő számviteli, illetve egyéb nyilvántartásokat. Ennek keretében biztosítja a gazdasági folyamatok kettős könyvviteli nyilvántartását, figyelemmel kíséri a pénzforgalmi és üzemgazdasági folyamatokat. Elvégzi a szervezet saját dolgozóinak bérfelhasználásával kapcsolatos könyvviteli teendőket. g.) A vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelően nyilvántartja a befektetett eszközöket és a kezelésében lévő kis értékű tárgyi eszközöket. h.) Elkészíti a működési költségvetés végrehajtásáról szóló féléves, háromnegyed éves, éves beszámolót,illetve a pénzforgalmi és mérlegjelentést, és azt a Fejlesztési és Közgazdasági Főosztályhoz továbbítja. i.) A jogszabályban meghatározott módon megállapítja az év végi pénzmaradványt és teljesíti a szükséges befizetési kötelezettséget.

8 6 2. Műszaki, üzemeltetési, ingatlan-fenntartási és hasznosítási feladatok a.) Biztosítja a kezelésében lévő épületek, gépek, berendezések, felszerelések folyamatos karbantartását, ezek elvégzésének ellenőrzését és műszaki felülvizsgálatát. b.) Gondoskodik a használatában lévő ingatlanok hatékony hasznosításáról, bérbeadás vagy használatba adás útján. c.) Ellátja az Igazgatóság és a Hivatal használatában lévő vagyon üzemeltetését, karbantartási feladatait, őrzését, állagának megóvását. d.) Előkészíti az ingatlanokkal kapcsolatos szerződéskötéseket, pályázati, közbeszerzési eljárásokat lefolytat. e.) Intézi a vagyonbiztosítás teljes intézménykörre is kiterjedő feladatait. 3. Az Önkormányzat, a közgyűlés és az Önkormányzat Hivatala működésével kapcsolatos szolgáltatások a.) Gondoskodik a napi postai küldemények kijelölt helyre történő eljuttatásáról, elvégzi a kézbesítési feladatokat. b.) Gondoskodik az igazgatási munka elvégzéséhez szükséges eszközök és készletek beszerzéséről. Megszervezi az eszközök igénylésének, vételezésének rendszerét, biztosítja a hivatal, valamint a jóléti intézmények eszközellátását. c.) Gondoskodik a sokszorosítási feladatok ellátásáról, szervezi az ezzel kapcsolatos munkafolyamatot, ennek keretében biztosítja a nyomda munkáját, a feladat ellátásához szükséges technikai anyagi eszközöket. d.) Biztosítja a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala székházában (Pécs, Széchenyi tér 9.) a portaszolgálati feladatok ellátását. e.) Ellátja az Önkormányzat és a közgyűlés működésével kapcsolatos szolgáltatásokat, biztosítja a kommunikációt és a kommunikációs kapcsolatokat.

9 7 4. Egyéb feladatok a.) Elvégzi az intézménynél nyilvántartott eszközök leltározási feladatait a vonatkozó rendelkezések szerint. b.) Gondoskodik a munka és balesetvédelmi szabályzatban foglaltak megtartásáról és szabályzat hatálya alá tartozó dolgozók munka és balesetvédelmi oktatásáról. Elvégzi az operatív munkavédelmi tevékenység irányítását, koordinálását és ellenőrzését. c.) Ellátja az intézményi használatban lévő vagyon tűzrendészeti teendőit, elkészíti az jogszabályokban előirt tűzrendészeti terveket, gondoskodik a tűzoltó készülékek beszerzéséről, kihelyezéséről, karbantartásáról. Megszervezi a tűzrendészeti oktatást. d.) Ellátja a szervezet humánszolgáltatási és munkaügyi, valamint továbbképzési feladatait. E feladatellátás megvalósulhat oly módon, hogy polgárjogi szerződéssel más önkormányzati intézmény látja el. A felsorolt egyes feladatok elosztását, végrehajtásának ellenőrzését a munkaköri leírások tartalmazzák. 1. A Gazdasági Igazgatóságnál intézményegységek (csoportok) és önálló ügyintézők működnek. 2. A Gazdasági Igazgatóság Vezetői Szintjei: 2.1. Igazgató 2.2. Gazdasági Vezető 2.3. Titkárságvezető 3. A Gazdasági Igazgatóság belső struktúrája: 3.1. Pénzügy 3.2. Titkárság 3.3. Vagyonüzemeltetési Csoport 3.4. Önálló ügyintézők

10 8 III. Gazdasági Igazgatóság Szervezeti felépítése IGAZGATÓ Gazdasági vezető Titkárságvezető Vagyonüzemeltetési csoportvezető Vagyongazdálkodási ügyintéző Ügyviteli alkalmazott (asszisztens) Karbantartók Pénzügyi ügyintéző Anyagbeszerző Gondnokok I. II. III. Főkönyvi könyvelő Gépkocsivezetők Adminisztrátor és nyomdai ügyintéző Kézbesítő, hivatalsegéd

11 9 IV. Az Igazgató jogállása, határköre, alapvető feladatai 1. Az Igazgatót a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése nevezi ki. 2. Egyszemélyi felelősséggel vezeti az intézményt. Kialakítja az intézmény belső munkamegosztását, koordinálja a feladatok ellátását, ellenőrzi azok végrehajtását. Az irányítás érdekében utasítási jogot gyakorol. 3. Gondoskodik a Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítéséről és érvényesüléséről. 4. Kialakítja a közgyűlés tisztségviselőivel, valamint az önkormányzati hivatallal való együttműködés formáit és módszereit. 5. A kiadmányozás tekintetében felruházza az intézmény dolgozóit, külön szabályzat szerint. 6. Gondoskodik az intézmény rendeltetésszerű működéséhez szükséges anyagi, személyi, tárgyi feltételekről. 7. Az intézmény rendelkezésére megállapított költségvetési keret terhére kötelezettséget vállal és gyakorolja az utalványozási jogot. 8. Ellenőrzi az ügyiratkezelést és az ügyintézési határidők betartását. 9. Ellátja az intézmény képviseletét. 10. Gyakorolja a munkáltatói jogokat, biztosítva a Munka Törvénykönyve és a Közalkalmazotti Törvény által meghatározott érdekképviseleti jogok érvényesülését. Gondoskodik a dolgozók szakmai képzéséről és továbbképzéséről. 11. Biztosítja a munka és balesetvédelmi előírások érvényesülését. 12. Gondoskodik az intézmény által üzemeltetett épületekre és más létesítményekre vonatkozó tűzvédelmi és tűzrendészeti szabályok végrehajtásáról. 13. Engedélyezi az eszközök, anyagok selejtezését, értékesítését a mindenkori érvényes előírások szerint. 14. Vezetői, valamint munkafolyamatba épített belső ellenőrzéssel biztosítja a gazdálkodási tevékenység folyamatos, automatikus ellenőrzését. 15. Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket jogszabály hatáskörébe utal.

12 10 V./1. A gazdasági vezető jogállása, határköre és alapvető feladatai V. 1. A gazdasági vezető feletti munkáltatói jogokat az Igazgató gyakorolja és ennek megfelelően az igazgató nevezi ki és munkáját annak alárendelten, és utasításai szerint végzi, betartva a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó jogszabályokat. 2. Az igazgató akadályoztatása esetén utólagos beszámolási kötelezettség mellett helyette és nevében eljár. 3. Közvetlenül irányítja a gazdasági-pénzügyi terület, a kézbesítő /k/, az adminisztrátor munkáját. 4. Segíti az igazgatót feladatainak ellátásában, egyes döntéseihez javaslatot terjeszt elő, gazdálkodási, pénzügyi kérdésekben szakvéleményt ad. Felhatalmazás alapján utalványozási jogkört gyakorol. 5. Elkészíti az éves költségvetést, pénzügyi tervet, valamint az éves gazdálkodásról szóló beszámolót a szervezetre vonatkozóan. 6. Javaslatot tesz az elhasználódott, vagy feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezésére, értékesítésére, átadására. 7. Végzi azokat a feladatokat, amelyeket jogszabály hatáskörébe utal, vagy amellyel az igazgató megbízza. Együttműködik a Hivatal Ellenőrzési Csoportjával a belső ellenőrzési tevékenység éves ütemezés szerinti elvégzése érdekében. 8. Megszervezi és irányítja az épületek berendezési és felszerelési eszközeinek pótlását. 9. Gondoskodik a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárások elkészítéséről. Ellen jegyzi az intézményi (Gazdasági Igazgatóság) kötelezettség vállalásokat. Gyakorolja a banki aláírási jogkört. 10. Felügyeli a munkaügyi és humánszolgáltatási feladatokat. 11. A költségvetési gazdálkodás keretében az ésszerű takarékossági irányelvek betartásával gondoskodik a közgyűlés és szervei, a saját intézmény és a jóléti intézmények fenntartásához, működéséhez szükséges pénzügyi források felhasználásáról. V./1.1. Gazdasági pénzügyi ügyintézők feladatai Gazdasági pénzügyi ügyintézők a pénzügyi ügyintéző, valamint a főkönyvi könyvelő, akik a gazdasági vezető alárendeltségében, irányításával, önálló felelősséggel végzik az alábbi feladatokat:

13 11 a.) A költségvetési gazdálkodás pénzforgalmát és eszközgazdálkodását a kettős könyvviteli előírásoknak megfelelő nyilvántartásokban rögzíti. b.) A számviteli bizonylati rend és analitikus nyilvántartások megszervezésével gondoskodik az önkormányzati vagyonmegóvásáról, illetve megőrzéséről, továbbá az eszköz nyilvántartási feladatok ellátásáról. c.) Ellátja az üzemeltetéshez szükséges gazdálkodási és pénzügyi ellenőrzési feladatokat. d.) Biztosítja a pénzügyi ellenőrzési rendszeren keresztül a kiadások és bevételek folyamatos elszámolását, a számlázások és kifizetések határidőre történő teljesítését. Kezeli a házipénztárt és ellátja az ezzel kapcsolatos pénzgazdálkodási, nyilvántartási feladatokat. e.) A vonatkozó jogszabályok, és az intézmény belső szabályzatai alapján elkészíti az éves leltárt, részt vesz a leltározási tevékenységben, a felesleges és elhasznált vagyontárgyak selejtezésében, hasznosításában. f.) Folyamatosan gondoskodik az intézmény által nyújtott szolgáltatások pénzügyi érvényesítéséről. Ellenőrzi a pénzügyi teljesítéseket és nem teljesítés esetén a jogszabályi előírások alapján eljár. h.) Ellátja a házipénztár kezelésével együtt járó alábbi feladatokat : - kezeli a pénztárat, a pénzkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően, - gondoskodik megfelelő pénzmennyiség meglétéről a pénztárban, - vezeti a pénztárkönyvet, azt havonta lezárja, - könyvelésre előkészíti a készpénz be- és kifizetési bizonylatokat, - tárgyhót követő 5. napig eljuttatja a bizonylatokat a könyvelésre V./1.2. Adminisztrátor és nyomdai ügyintéző a.) A technikai eszközök és műszaki, szakmai feltételek által nyújtott lehetőségek figyelembe vételével nyomdai munka végzése. b.) Az Önkormányzat Hivatala és a Gazdasági Igazgatóság részére fénymásolási, sokszorosítási munkák végzése. c.) Szükség esetén adatrögzítési feladatokat végez. d.) Helyettesíti a kézbesítőt annak távolléte esetén. e.) Leltárfelvételi feladatokat végez. f.) Igény esetén konyhai kisegítő tevékenységet lát el. V./1.3. Kézbesítők: a) A kézbesítők naponta folyamatosan gyűjtik és továbbítják a postázandó küldeményeket és az egyéb anyagokat. b) Igény esetén konyhai kisegítő tevékenységet végez (nek).

14 12 VI. VI.1. Vagyonüzemeltetési csoportvezető jogállása, alapvető feladatai 1. A csoportvezetőt az Igazgató nevezi ki, munkáját az Igazgatónak alárendelten és annak utasításai szerint végzi. 2. Felelős: - a műszaki feladatokat végzők munkájáért, a munkafegyelem megtartásáért, - az épületek gépészeti és műszaki berendezésének rendeltetésszerű működéséért, - a telefonhasználat ellenőrzéséért, számlák felülvizsgálatáért, - a takarékos energiafelhasználásért, a szolgáltatói számlák ellenőrzéséért, - a hozzá beosztott dolgozók balesetvédelmi oktatásáért, biztonságos munkafeltételeiért, szakmai fejlődéséért, - a hasznosításra kijelölt ingatlanok hatékony és célszerű hasznosításáért valamint az orfűi sporttábor szállás értékesítési tevékenységének megszervezéséért és annak ellenőrzéséért, - a hasznosítással kapcsolatos tevékenységeket /bérbeadás, ingyenes használat, promóció /, megszervezéséért, - a bérbeadás útján hasznosításra kerülő ingatlanok és szálláshelyek ár-megállapítási javaslataiért. 3. Segíti az Igazgatót feladatainak ellátásában, döntésekhez javaslatot terjeszt elő, műszaki kérdésekben szakvéleményt ad. 4. Elkészíti az éves és középtávú fenntartási, karbantartási felméréseket, előkészíti azok megvalósításának műszaki, személyi feltételit. 5. Az intézmény minőségügyi tevékenységét irányítja és ellenőrzi. 6. Javaslatot tesz a saját műszaki feltételeket meghaladó munkák idegen kivételezőnél való megrendelésére, illetve elvégeztetésére. Kapcsolatot tart a külső kivitelezőkkel, részt vesz a munkaterületek átadás-átvételében 7. A gondnokságon keresztül biztosítja az épületek környezetének rendezettségét a működési feltételek betartásával. 8. Gondoskodik az épületben működő különféle technikai eszközök működtetésével, fenntartásával kapcsolatos szerződések megkötéséről, illetve elkészítéséről. 9. Az épületekre, létesítményekre vonatkozó hatósági vizsgálatok elvégzését és mindenkori érvényességét biztosítja. 10. Közvetlenül irányítja a gondnokok és karbantartók munkáját, irányukban utasítási jog illeti meg.

15 13 VI./1.1. A gondnokok és a műszaki karbantartók a feladatai Munkaköri feladataikat közvetlenül a vagyonüzemeltetési csoportvezető alárendeltségében és utasításai szerint kötelesek ellátni. VI./1.11. Gondnok I. a.) Az intézmény kezelésében lévő épületekben a karbantartási üzemeltetési, javítási munkák elvégzése, ellenőrzése és műszaki felülvizsgálata. b.) Az épületgépészeti rendszerek üzemeltetése, működésük folyamatos ellenőrzése. c.) Az épületekben lévő helyiségek fenntartási munkáinak elvégzése. d.) A testületi ülések anyagának hangszalagon történő rögzítése, az egyéb rendezvények stúdiós munkáinak elvégzése. e.) Biztosítja a testületi ülések és egyéb rendezvények tárgyi és személyi feltételeit. f.) Folyamatosan ellenőrzi a külső vállalkozásba adott szolgáltatások megfelelősségét, és erről jelentést készít. g.) Ellenőrzi az épület helyiségeinek rendeltetésszerű használatát, a tapasztaltakról jelentést készít közvetlen felettesének. h.) Megszervezi a portai szolgálatot. i.) A technikai személyzet munkájának jó megszervezésével biztosítja az épületben és környékén a megfelelő rendet és tisztaságot. j.) Ellátja az épület tűzrendészeti teendőit, gondoskodik a tűzoltó készülékek elhelyezéséről, használhatóságukról. k.) Biztosítja az önkormányzat központi székházának (Pécs, Széchenyi tér 9.) ügyféltájékoztatói teendőit. VI./1.12.Gondnok II: a.) Ellátja a díszterem üzemeltetési személyi feladatokat és biztosítja a rendezvények feltételeit. b.) Az ingatlanok működési feltételeit ellenőrzi. c.) Gondoskodik az épület tűzrendészeti feltételeinek biztosításáról. d.) Ellenőrzi és igazolja a külső szolgáltatók tevékenységét.

16 14 VI./1.13. Gondnok/ üdülői / III: a.) Ellátja az adott üdülőingatlan üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatot. b.) Gondoskodik az üdülők megfelelő ellátásáról. c.) Biztosítja az üdülési feltételek előírás szerinti megvalósítását. d.) Az üdülő teljes körű felügyeletét az érvényes utasítás szerint biztosítja. e.) Ellátja az épületek tűzrendészeti előírásaihoz kapcsolódó feladatokat és biztosítják azok érvényesülését. VI./1.14. Műszaki karbantartók a.) Ellátják az ingatlanokkal kapcsolatos karbantartási, javítási feladatokat, amelyeket részletesen a munkaköri leírásuk tartalmaz. b.) gondoskodnak az épületek környékének tisztaságáról VII./1. Titkárságvezető jogállása, feladatai VII. 1. A titkárságvezető feletti munkáltatói jogokat az igazgató gyakorolja és ennek megfelelően az igazgató nevezi ki, és munkáját annak alárendelten és utasításai szerint végzi. 2. Közvetlenül irányítja az anyagbeszerző, az asszisztens, az asszisztens útján pedig a gépkocsivezetők munkáját. 3. Munkáltatói jogokat nem gyakorol 4. Jogi és igazgatási tevékenységet végez. Jogvitában ellátja a Gazdasági Igazgatóság jogi képviseletét. 5. Közreműködik a közbeszerzési feladatok ellátásában 6. Segíti az Igazgatót feladatainak ellátásában, egyes döntéseihez javaslatot terjeszt elő, gazdálkodási, pénzügyi kérdésekben szakvéleményt ad. 7. Kommunikációs tevékenységet végez, médiákkal kapcsolatot tart. 8. Titkárságvezető feladatait ideiglenesen korlátozott jogkörben - az igazgatási és jogi ügyintéző is elláthatja.

17 15 VII./1.1. A titkárságvezető közvetlen irányítása alatti közalkalmazottak feladatai VII./ Anyagbeszerző: a.) b.) c.) d.) e.) Kapcsolatot tart a beszállítókkal, ezek figyelembe vételével gondoskodik a beszerzésekről. Biztosítja a beszerzett anyagok megfelelő tárolását, nyilvántartását és megőrzését és kiszolgálását. Tájékoztatja a megrendelő szervezetet az áru megérkezéséről és biztosítja annak költséghelyre történő kiírását és átadását. A beszerzett árú bizonylatolását úgy szervezi meg, hogy annak felhasználása követhető és visszaellenőrizhető legyen. A leltározási szabályzat szerint a leltárt előkészíti és gondoskodik az esetleges esetenkénti leértékelési és selejtezési javaslat összeállításáról megfelelő külső szakértői vélemény kikérésével. VII/ Ügyviteli alkalmazott: a.) Az érvényben lévő jogszabályi előírásoknak megfelelően a gépjárművek jogszerű és gazdaságos üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása, érvényes szabályzat szerint. b.) A gépjárművezető heti programjának összeállítása igénylés alapján, érvényes úti okmányok biztosítása. c.) A gépjárművek ütemezett, illetve esetenkénti javítása, karbantartása, műszaki vizsgára való felkészítésük nyilvántartása. d.) A gépjárművekkel kapcsolatos különböző adó, biztosítási és egyéb ügyek intézése. e.) Segíti az intézmény vezetőjét, gazdasági vezetőjét és az üzemeltetési vezetőt munkája végzésében. f.) Az intézmény levelezési, iktatási, asszisztensi / titkárnő / feladatinak ellátása. VII./ Gépkocsivezetők a.) Ellátják az önkormányzati tisztségviselők és a hivatal köztisztviselőinek személygépkocsi szolgálattal kapcsolatos igényeit, a gépjármű üzemeltetési szabályzatban, valamint gépjárművezetők foglalkoztatására kiadott igazgatói utasítás alapján. b.) A napi vagy heti, vezénylési rend alapján vezetik a szolgálati személygépkocsi használatot igazoló menetlevelet c.) A menetlevelek nyilvántartása alapján a GI titkárságán hetente - elszámolnak a felvett menetlevelekről.

18 16 VIII. Az egyes önálló ügyintézők feladatai Az egyes önálló ügyintézők feletti munkáltatói jogokat az igazgató gyakorolja, feladataikat közvetlenül az igazgató utasításai és a munkaköri leírások alapján látják el. Vagyongazdálkodási ügyintéző feladatai: 1. a vagyongazdálkodással vagy annak szabályozásával kapcsolatos testületi döntések előkészítése, az előterjesztések elkészítése, végrehajtása, 2. ellátja a vagyonbiztosítással kapcsolatos feladatokat (pályáztatás, kárfelmérés, kárrendezésben való ügyintézés, biztosítókkal való kapcsolattartás), 3. ellátja a hivatal, az intézmények és a Gazdasági Igazgatóság tűz és munkavédelmi felügyeletének, kötelező oktatásainak szervezését, 4. az ingatlanok vételével kapcsolatos és a Gazdasági Igazgatóságnál előforduló egyéb közbeszerzési eljárások munkabizottságban részt vesz, valamint kezdeményez és levezet közbeszerzési eljárást, 5. ellátja a központosított közbeszerzéssel kapcsolatos teendőket, 6. az értékhatár alatti beszerzésekkor bonyolítja a pályázati eljárásokat, 7. különféle ingatlanok vételével és értékesítésével összefüggő tevékenységet végez, ezekkel kapcsolatos pályázati eljárások lefolytatását ellátja és bonyolítja a hirdetésekkel kapcsolatos teendőket, 8. együtt működik a témafelelős szakmai főosztályokkal az intézményeket érintő vagyonkezeléssel kapcsolatos feladatok, eljárások lefolytatásában, 9. segíti a korszerű számítógépes nyilvántartások kialakításával kapcsolatos munkálatokat,

19 17 IX. Az intézménynél betölthető munkakörökhöz szükséges feltételek IX./1. iskolai végzettségek 1. Gazdasági Vezető: a vonatkozó jogszabály előírása szerint 2. Vagyongazdálkodási és Üzemeltetési csoportvezető: felsőfokú iskolai, vagy középfokú műszaki iskolai végzettség 3. Gondnokság: - Gondok: középiskolai, vagy szakmunkásképző iskola, - Karbantartó: szakmunkásképző iskola, - Üdülőgondnok: 8 általános 4. Titkárságvezető (igazgatási és jogi ügyintéző): Jogi egyetemi végzettség 5. Adminisztrátor és Nyomdai alkalmazott: középiskola 6. Főkönyvi könyvelő (érvényesítő): szakirányú érettségi, illetve vonatkozó jogszabály előírása szerinti szakképesítés, 7. Pénzügyi ügyintéző: érettségi 8. Vagyongazdálkodó: felsőfokú iskolai, vagy középfokú iskolai és felsőfokú szakmai képzettség 9. Ellátók: - kézbesítő: 8 általános - hivatalsegéd: 8 általános - anyagbeszerző: 8 általános és gépjármű vezetői jogosítvány 10. Ügyviteli alkalmazott (asszisztens): középiskolai végzettség IX./2. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvény alapján vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség terheli Igazgatót Gazdasági vezetőt Vagyonüzemeltetési csoportvezető Vagyongazdálkodási ügyintéző évente évente évente évente

20 18 X. Az intézmény munkaidő beosztása: hétfő - csütörtök Működési szabályok péntek A munkaidő beosztás ettől eltérhet: - kézbesítők, hivatalsegédnél - műszaki szolgálatnál - üdülőknél - gondnoknál Az eltérő munkaidő beosztást a munkautasításban külön kell szabályozni. A munkavégzéssel kapcsolatos egyes szabályok: - Rugalmas munkaidő beosztás is alkalmazható, amennyiben annak bevezetése a feladatok ellátását jobban elősegíti. - A dolgozó köteles munkakörével kapcsolatos állami és szolgálati titkot betartani. Az ilyen tartalmú ügyiratok kezelésére vonatkozó külön szabályoknak érvényt szerezni. - A dolgozó köteles a munka színvonalának és hatékonyságának sérelme nélkül munkáját pontosan, gyorsan elvégezni. - A dolgozók a munkaköri leírásban szabályozott módon helyettesítik egymást. A helyettesített dolgozó lehetőség szerint előzetesen tájékoztatja helyettesét. - A helyettesítés befejezése után a helyettesítő beszámol a feladatkörében végzett tevékenységéről. - Közvetlen felettes jogosult eltérő helyettesítésre is utasítást adni, mindkét dolgozó akadályoztatásakor esetenként kell kijelölni a helyettesítőt. - A dolgozók a munkába érkezés és az onnan távozás rendjét jelenléti íven kötelesek regisztrálni, a napközbeni távozást a távozási naplóban kötelesek jelölniük. - A szabadság kiadásának és igénybevételének ütemezésére szabadságolási terv készül minden év február 15-ig. A tervet az Igazgató hagyja jóvá.

21 19 Vezetői tevékenység: - A vezetők munkamódszerét úgy kell kialakítani, hogy teret kapjon a dolgozó kezdeményezőkészsége, képességeik érvényre jutása, növekedjen azok felelősségérzete. - A dolgozókat indokolt mértékig tájékoztatni kell a feladatokról, az elérni kívánt célról, összefüggéseiről. - A vezetők meghatározzák a munkafeladatok elvégzésének határidejét, folyamatos ügyek esetén a munka időtartamát. - Kialakítják az ésszerű munkamegosztást, és összeegyeztetik a beosztottak tevékenységét, ellenőrzik a végrehajtást. XI. A közalkalmazottak előmeneteli és illetményrendszere A törvény biztosítja a közalkalmazott számára a közalkalmazotti pályán való előmenetel lehetőségét. 1./ Illetménypótlék: A magasabb vezetőt, valamint a vezető állású közalkalmazottat vezetői pótlék illeti meg. Számításának alapja: a mindenkori éves költségvetési törvényben megállapított pótlékalap. A vezetői pótlék mértéke: - magasabb vezetői pótlék a pótlékalap %-a - vezetői pótlék a pótlékalap % -a 2./ Nyelvpótlék A Kjt 74.. (1) bekezdése szerint a Gazdasági Igazgatóságnál idegen-nyelv tudási pótlék fizethető. A Kjt (2) bekezdése szerinti munkakörök a Gazdasági Igazgatóságnál - igazgatói és titkárságvezetői.

22 20 3./ Teljesítményösztönző kereset-kiegészítés: Meghatározott munkateljesítmény elérésének, illetve átmeneti többletfeladatok teljesítésének ösztönzésére a megállapított személyi juttatások előirányzatán belül a 2 %-os keret évi egyszeri alkalommal kerül kifizetésre a munkahelyi vezetők javaslata alapján, az igazgató döntését követően. XII. Ügyvitellel kapcsolatos szabályok 1./Az Igazgatóság ügyiratkezelése: Az intézményben a beérkező iratok kezelése az Iratkezelési Szabályzat alapján kerül lebonyolításra. A kimenő iratok aláírására / kiadmányozásra / kivéve fizetési felszólítást tartalmazó ügyiratok - csak az Igazgató, illetve távollétében a gazdasági vezető jogosult. Kezelésük a fent hivatkozott szabályzat szerint történik. 2./ Bélyegzők használata, kezelése: Valamennyi cégszerű aláírásnál cégbélyegzőt kell használni. A bélyegzőkkel ellátott, cégszerűen aláírt iratok tartalma érvényes kötelezettségvállalást, jogszerzést, jogról való lemondást jelent. A gazdasági egységnél az egyes munkaterületek egy-egy megbízottja felel a cégszerű és a fejbélyegzőért. Az átvevők személyesen felelősek a bélyegzők megőrzéséért. A cégbélyegzők beszerzéséről és kiadásáról, nyilvántartásáról, cseréjéről a gazdasági vezető gondoskodik, illetve a bélyegző elvesztése esetén az előírások szerint jár el.

23 21 XIII. Záró rendelkezések A Szervezeti és Működési Szabályzat naprakész állapotban tartásáért az Igazgató a felelős. Jelen szabályzat mellékletét képezik. a. Ügyrend b. Szabálytalanságok Kezelésének Eljárás Rendje Szabályzat Jelen szabályzat kihirdetése napján lép hatályba. P é c s, szeptember 30. Dr. Farkas Tibor Igazgató A Szervezeti Működési Szabályzatot a Költségvetési Bizottság./2008. (.)KB. határozatával jóváhagyta.

24 BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁGA Pécs, Széchenyi tér 9. ÜGYREND A szervezeti és működési szabályzat melléklete Hatályos: október 1-től, ezzel egyidejűleg a korábban kiadott Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletét képező Ügyrend hatályát veszti. Dr Farkas Tibor igazgató

25 1 ÜGYREND A Gazdasági Igazgatóság (továbbiakban: Igazgatóság) feladatait az államháztartásról szóló, többször módosított évi XXXVIII. tv., valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet, a 70/2007.(VII. 27) Kgy. határozat alapján az Ügyrendet a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként, annak előírásainak figyelembe vételével a következők szerint határozom meg. 1. Az ügyrend célja, tartalma Az ügyrend célja, hogy a gazdasági szervezeten belül, tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és más dolgozók gazdálkodással összefüggő feladat-, hatás- és jogkörét, továbbá szabályozza az egyes gazdasági folyamatok lebonyolításának módját. Az ügyrendben használt megnevezések megegyeznek az SZMSZ-ben rögzítettekkel. Az ügyrend a Gazdasági Igazgatóság által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetési koncepció és a költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, a vagyon használat, hasznosítás, épület üzemeltetés a munkaerő-gazdálkodás, - költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok A gazdasági szervezet és dolgozóinak részletes feladatait az SZMSZ és a munkaköri leírások tartalmazzák. A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik, amelyek a következők: - Pénzkezelési szabályzat - Számviteli politika - Önköltségszámítási Szabályzat - Belső ellenőrzési kézikönyv - Közbeszerzési Szabályzat - Számlarend - Leltározási és leltárkészítési szabályzat - Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata - Eszközök és források értékelési szabályzata - Iratkezelési szabályzat - Gépjármű üzemeltetési szabályzat - Munkavédelmi szabályzat - Tűzvédelmi szabályzat - ISO 9001 (hálózaton) - Kockázatkezelési Szabályzat - FEUVE (A szabálytalanságok kezelésének rendje, Ellenőrzési nyomvonal)

26 2 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok A költségvetés elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló - többször módosított évi XXXVIII. törvényt, az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 217/1998. (XII. 30.) számú Korm. rendeletet, valamint az önkormányzat rendeleteit, határozatait. A költségvetésnek tartalmaznia kell: a bevételeket és kiadásokat részletes jogcímenként és tevékenységenként, a foglalkoztatottak létszámát, és összetételét, a költségvetési feladatmutatókat. A kiadási előirányzatok mellett az intézmény feladataival kapcsolatos bevételeket is számba kell venni, mindazokat, melyek jogszabályokon, szerződéseken, megállapodásokon alapulnak. rendszeresen előfordulnak, vagy eszközök hasznosításával függnek össze. A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok fő összege egymással megegyezzen. Az Igazgatóság elkészíti a saját költségvetését, és azt az önkormányzat hivatala által megadott, tartalommal, határidőre leadja. A költségvetés tervezetét részletes indoklásokkal, elemzésekkel kell alátámasztani, a bevételek és a kiadások elkülönítésével. 3. Előirányzat módosítás A költségvetési szerv részére jóváhagyott költségvetési támogatás előirányzata csak alaptevékenységre és azzal összefüggő egyéb kiadásokra használható fel. Az előirányzat felhasználás körében a gazdasági szerv feladata közé tartozik: - Az államháztartási információs szolgáltatásnak megfelelő elemi költségvetési fűzetek elkészítése, - az eredeti előirányzatok alapján az előirányzat-felhasználási ütemterv és a likviditási terv elkészítése, - az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése: o az 50 ezer forint alatti, előzetes írásbeli kötelezettségvállaláshoz nem kötött kifizetésekről, valamint o az írásbeli kötelezettségvállalásokról, - az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés jogkörének szabályozását a pénzkezelési szabályzat tartalmazza, - szükség szerint az előirányzat-felhasználási ütemterv, valamint a likviditási terv módosítása, - az előirányzat-felhasználás során a gazdasági szervezet: o gondoskodik bevételi előirányzatok teljesítéséről, valamint o ügyel a kiadások előirányzatok szerinti felhasználásáról.

27 3 - az előirányzat-felhasználás során a gazdasági szervezet gondoskodik a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásához szükséges információk biztosításáról, különösen az adott előirányzat vonatkozásában rendelkezésre álló, még fel nem használt előirányzatokról, - az előirányzat-felhasználás során biztosítja a folyamatos (naprakész) előirányzat könyvelést Saját hatáskörű előirányzat-módosítás - a szerv a saját hatáskörű előirányzat-módosítási feladatok körében köteles ellátni az alábbi részfeladatokat: - a saját hatáskörű előirányzat módosítási javaslat kidolgozása, - a saját hatáskörű előirányzat módosítás adatainak továbbítása a Fejlesztési és Közgazdasági és Főosztály felé, - a Közgyűlés által is jóváhagyott előirányzat-módosítások nyilvántartása. 4. Vagyongazdálkodással, üzemeltetéssel, működéssel kapcsolatos feladatok A vagyongazdálkodás alapvető követelményei Az Igazgatóság használatában levő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. Az Igazgatóság használatában levő vagyont átruházni, továbbá követelésről lemondani csak az önkormányzat rendeletében meghatározott módon és esetekben lehet Épületüzemeltetési feladatok - Általános karbantartási, felülvizsgálati, rendszeres ellenőrzéssel kapcsolatos szerződés alapján végzett munkálatok megrendelését az Igazgatóság végzi. A munka elvégzését követően, a szolgáltatási számla igazolása a Vagyonüzemeltetési csoportvezető feladata. A szerződés hivatkozási számát a számlán fel kell tüntetni, ezt követően az eljárás a közüzemi számláknál leírtak szerint történik. - Hibaelhárítás, azonnali intézkedést igénylő, balesetveszélyt elhárító munkák megrendelése a Vagyonüzemeltetési csoportvezető feladata. A megrendelésről a csoportvezető szóban azonnal tájékoztatja az Igazgatót vagy a gazdasági vezetőt. A megrendelő alapján elvégzett munkavégzés igazolása szinten csoportvezetői feladat. Ezt követően kis összegű számla kifizetése az Igazgatóság házipénztárából történik. - Szükség szerinti beszerzések engedélyeztetése, amely hibaelhárítást szolgálnak, az illetékes gondnok igazolásával a csoportvezető hatáskörébe tartozik (pl. csaptelep, villanyégő, fénycső stb.) Egyéb, raktározási céllal vásárolt tartalék eszközök, anyagok, központi beszerzés alá tartozó vásárlásnak minősülnek. Az ad-hoc vásárlások készpénzben történnek az Igazgatóság házipénztárából. Működési feltételek biztosítása Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási, karbantartási feladatok előkészítését a munka megrendelését az Igazgatóság végzi. Az Önkormányzat által engedélyezett felújítás, beruházás technikai és pénzügyi lebonyolítása az Igazgatóság feladata.

28 Vagyonhasználat, hasznosítás Az Igazgatóság szervezetének feladata e tárgykörben, hogy - az intézmény használatában, tulajdonában lévő vagyont a 249/2000.(XII. 24.) Korm. rend. szerint nyilvántartsa: o a főkönyvi könyvelésben, illetve annak részletezéseképpen az analitikus nyilvántartásban teljes körűen szerepeltesse mennyiségben és értékben, o a vagyon használat során a rá vonatkozó előírásokat betartsa, o a vagyonhasznosítás során a rá vonatkozó eljárás feladatait végrehajtsa, - a használatába adott vagyon leltározásáról a hatályos jogszabályok szerint gondoskodjon. 5. Munkaerő és bérgazdálkodás Az Igazgatóság dolgozóit az igazgató nevezi ki és gyakorolja tekintetükben a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört A munkaviszony, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létrejötte. Az Igazgató az alkalmazottak esetében belépéskor munkaszerződésben, vagy határozatlan idejű kinevezéssel határozza meg, hogy az alkalmazottat milyen munkakörben, milyen feltételekkel és milyen mértékű alapbérrel foglalkoztatja. Az intézmény feladatainak ellátására megbízásos jogviszony keretében is foglalkoztathat külső személyt. Az intézmény megbízási szerződést köthet saját dolgozójának munkakörén kívül eső feladatra, határozott időre, átmeneti időszakra. Munkaviszony létesítése, megszüntetésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket 24 órán belül kell a MÁK-hoz megküldeni. A dolgozók jutalmazása szintén az Igazgató hatáskörébe tartozik. Adat-áramlással kapcsolatos eljárás az átsorolással kapcsolatban leírtak szerint történik. A jutalom kifizetésének megtörténte után 48 órán belül kell: - a kifizetett jutalmakat, - a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget a MÁK-hoz bejelenteni Az Igazgatóságnál munkaviszonyban álló dolgozók díjazása. A díjazás megállapításánál a közalkalmazotti törvény előírásait kell alkalmazni A munkavégzés teljesítése, munkaköri kötelezettségek, hivatali titkok megőrzése. A munkavégzés teljesítése a kinevező okiratban kijelölt munkahelyen, az ott érvényben lévő szabályok és a munkaszerződésben leírtak szerint történik. A dolgozó köteles a munkakörébe tartozó munkát képességei kifejtésével, az elvárható szakértelemmel és pontossággal végezni, a hivatali titkot megtartani. Ezen túlmenően nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely a munkaköre betöltésével összefüggésben jutott tudomására, és amelynek közlése a munkáltatóra, vagy más személyre hátrányos következményekkel járhat. A dolgozó munkáját a szabályoknak, előírásoknak és a munkahelyi vezetője utasításainak, valamint a szakmai elvárásoknak megfelelően köteles végezni.

29 A kinevezés, átsorolás, munkaviszony megszüntetés kapcsán az alapdokumentum elkészítése az Igazgatóság és a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága közötti szerződés alapján a megbízott intézmény közalkalmazottjának feladata. (továbbiakban: humánerő-forrás ügyintéző) - Kinevezéskor az Igazgató állapítja meg a besorolás szerinti alapbért, különféle pótlékokat, ellenőrzi a feladatellátáshoz szükséges végzettség, illetve egyéb alkalmazási feltételek meglétét. Ezen alapadatokat eljuttatja a humánerő-forrás ügyintézőhöz, aki elkészíti a szükséges dokumentumokat (adatlap felvétel, kinevezési alapokmány, munkaidő beszámítás stb.) és aláírás végett visszaküldi az Igazgatóhoz. Ezt követően az Igazgatóságon keresztül továbbításra kerül a MÁK felé. - Átsorolások alkalmával az eljárás hasonló, az első lépcsőben az Igazgató dönt, ezt követően történik a különböző munkaügyi dokumentumok kitöltése és továbbítása a MÁK-hoz. - Munkaviszony megszüntetésére, a megszűnés indokolásával juttatja el az alapdokumentumot az Igazgató az intézmény munkatársához. Egyéb munkáltatói jogkörök gyakorlása Igazgatói hatáskör (pl. fegyelmi felelősségre vonás, elszámoltatás stb.) 5.5. A dolgozó személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a MÁK-hoz minden esetben be kell jelenteni. A humán-erőforrás ügyintéző a megadott ügyfélszolgálati időben áll az Igazgatóság dolgozói rendelkezésére. Nála kell a változásokat bejelenteni és a különböző MÁK által rendszeresített nyomtatványt kitölteni A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartást a humánerő-forrás ügyintéző vezeti. A nyilvántartás Igazgatósági szakfeladatonkénti bontásban tartalmazza a létszám és béradatokat olyan mélységben, mely alkalmas a beszámoló űrlapjainak kitöltésére is A MÁK részére a különböző változás jelentéshez szükséges adatokat az asszisztens (ügyviteli alkalmazott) köteles minden hó 2.-ig átadni, (túlórák, távollétek, helyettesítések, műszakpótlék, készenlét, stb.) amit feldolgozás után a humánerőforrás ügyintéző a MÁK által megadott határidőre továbbítja az IMI program segítségével Szabadságok nyilvántartása az Igazgató titkárságán történik. Az asszisztens a szabadságengedély 1 példányát a közalkalmazott aláírásával ellátva további feldolgozásra a humánerő-forrás ügyintézőnek továbbítja. Jelenléti ívek vezetése továbbra az igazgatói titkárságon történik. Az újonnan belépő dolgozók személyi anyagának eredeti példánya a humán-erőforrás ügyintéző gondozásába kerül Fizetési előleggel kapcsolatos igényeiket a dolgozók a gazdasági vezetőhöz nyújtják be. A helyben szokásos módon történik az elbírálás, ezt követően a véleményekkel, engedélyezéssel ellátott kérelem bekerül az Igazgatóhoz. Az összeg kifizetése a házipénztárból történik, a MÁK felé történő jelentési kötelezettségnek a humánerőforrás ügyintéző tesz eleget.

30 Továbbtanuló dolgozók tanulmányi szerződését előzetes egyeztetést követően az Igazgató írja alá. A nyilvántartás vezetése a gazdasági vezetőnél történik Szakmai továbbképzésekre, kötelező beiskolázásokra a gazdasági vezető ütemtervet készít. Az ütemtervet a költségvetés elfogadása előtt egyezteti az Igazgatóval. A tervben szereplő képzések olyan mértékig teljesíthetők, amennyire az intézmény költségvetése fedezetet biztosít Önkéntes nyugdíjbiztosítási feladatok ellátása az Igazgatóságnál történik. (nyilvántartás, változásjelentés, díjutalás, bejelentés, stb.) 5.7. Megbízási díjakkal kapcsolatos feladatok. A Gazdasági Igazgatóság költségvetésének terhére foglalkoztatott külső munkavállaló részére fizetett megbízási díjjal kapcsolatos eljárás a következő: - A megbízási szerződésre a gazdasági vezető tesz javaslatot. A munkavállaló kiválasztása, a díj megállapítása az Igazgató hatásköre. A munkavállalóktól a személyi adatokat az intézmény gazdasági vezetője kéri meg. - A díjak számfejtéséhez szükséges nyilatkozatok kitöltése a munkaerő-forrás ügyintéző feladata. Amennyiben a díj kifizetése átutalással történik, akkor az alapadatokat, nyilatkozatokat be kell küldeni az Igazgatósághoz, ahol a humánerőforrás ügyintéző számfejti és átadja átutalásra. Kifizetésre mindkét esetben csak a munka elvégzését követően kerül sor, a teljesítés leigazolása után Szabadság Az éves rendes és rendkívüli szabadság kivételéhez előzetesen a munkahelyi vezetőkkel egyeztetett tervet kell készíteni. Az évi rendes, rendkívüli és fizetés nélküli szabadság engedélyezésére minden esetben az Igazgató jogosult. A dolgozó évi rendes szabadságának mértékét a közalkalmazottak jogállásáról szóló, valamint a Munka Törvénykönyvben foglalt előírások szerint kell megállapítani. A dolgozókat meg illető és kivett szabadságról nyilvántartást kell vezetni. A szabadság nyilvántartás vezetéséért a gazdasági vezető és a humánerőforrás ügyintéző felelős A munkába járás, a munkavégzés költségeinek megtérítése. A munkáltató a jogszabályban előírt esetben és mértékben megtéríti a munkába járás költségeit. Ha a dolgozónak a munkába járás körülményeiben változás áll be, azt haladéktalanul be kell jelenteni Egyéb szabályok: - Dokumentumok kiadásának szabályai: Az intézményi dokumentumok (személyi anyagok, szabályzatok) kiadása csak az igazgató engedélyével történhet Saját gépkocsi használat. A saját tulajdonú gépjárművek használatának térítési díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi előírások rendelkezéseit, illetve az adójogszabályok szerint kell kialakítani. Saját gépkocsi hivatali célra az igazgató előzetes engedélyével lehet igénybe venni.

31 7 A saját személygépkocsi használat részletes szabályait a Gépjármű üzemeltetési szabályzat rögzíti. A szabályzatban meg kell határozni a következőket: - saját gépkocsi használatra jogosultak körét, - saját gépkocsi használatáért fizetendő díj mértékét, - az éves kilométer keret nagyságát. 6. Költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 6.1. A gazdálkodási jogkörök szabályozása. A gazdálkodási folyamatban a jogok gyakorlását és a kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok a következő meghatározott sorrendben követik egymást: - kötelezettségvállalás, - kötelezettségvállalás ellenjegyzése, - a kötelezettségvállalásban megjelölt feladat teljesítése, - érvényesítés - utalványozás, - utalványozás ellenjegyzése, - pénzügyi teljesítés 6.2. Kötelezettségvállalás rendje A gazdasági esemény kötelezettségvállalással indul. A költségvetési szerv feladatainak ellátásához az szükséges, hogy az intézmény vezetője írásban megrendelje az árú szállítását, a szolgáltatás nyújtását, vagy más egyéb módon (pl. szerződéskötéssel) kötelezettséget vállaljon. Fontos követelmény a kötelezettség vállalással szemben, hogy az arról készült okmányból egyértelműen és világosan kiderüljön milyen kötelezettséget vállalnak, illetve teljesítenek. A kötelezettségvállalási okmányban fel kell tüntetni a pénzügyi teljesítés módját és idejét Kötelezettségvállalás a.) Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az Ft értékhatárt el nem érő kifizetések esetén. b.) Beszerzéssel, beruházással, felújítással és karbantartással kapcsolatos vállalkozási, szállítási szerződésben Ft egyedi értékhatárig az igazgató, ezen összeg felett az igazgató a gazdasági vezető ellenjegyzésével, vállalhat kötelezettséget. c.) Kötelezettségvállalás előtt a kötelezettséget vállalónak meg kell győződni arról, hogy a kiadás teljesítésére rendelkezésre áll-e a fedezet. Kötelezettségvállalás az a./ és b./ pontban foglalt kivételekkel csak írásban történhet. A kötelezettségvállalásról nyilvántartást kell vezetni, melyből a következőknek kell kiderülniük: o kötelezettségvállalás és teljesítés időpontja, o költségvetési előirányzat rendelkezésre állása (mely szakfeladat, mely rovat tétel terhére történi majd a kiegyenlítés) o az áru szolgáltatás megnevezése, o a szállító megnevezése, o az áru, szolgáltatás ellenértéke, o rendelkezésre álló előirányzat