Szentes Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Társulási Irodájának Szervezeti és Működési Szabályzata

Átírás

1 Szentes Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Társulási Irodájának Szervezeti és Működési Szabályzata Szentes Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanácsa a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény 8. (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján figyelemmel az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 13/A -ában foglaltakra a Kistérségi Társulási Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát ((a továbbiakban: SZMSZ)) az alábbiak szerint hagyja jóvá: I. fejezet Általános rendelkezések A Kistérségi Társulási Iroda (a továbbiakban: Iroda) Szentes Kistérség Többcélú Társulása (a továbbiakban: Társulás) Társulási Tanácsa és a Kistérségi Fejlesztési Tanács (a továbbiakban együttesen: Tanács) szakmai munkaszervezete. A szervezeti és működési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya az Iroda munkavállalóira terjed ki 1) Az Iroda megnevezése: Kistérségi Társulási Iroda 2) Székhelye: 6600 Szentes, Kossuth tér 5. 3) A létrehozásáról szóló jogszabály; határozat; az Alapító Okirat kelte, száma: Az Irodát a Tanács a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló évi CVII. törvény 10. (1) bekezdése alapján hozta létre. Az Iroda Alapító Okiratát a Tanács július 22-i ülésén a 29/2005. (VII.22.) SZKT számú határozatával fogadta el 4) Az Iroda nyilvántartási száma: A Magyar Államkincstár által vezetett közhiteles törzskönyvi nyilvántartásban a törzskönyvi nyilvántartási számon szerepel 5) Működési területe: Szentes Kistérség Többcélú Társulása működési Területe 6) Az Iroda típus szerinti besorolása: Az Iroda tevékenységének jellege szerint közhatalmi, a feladatellátáshoz gyakorolt funkciói szerint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv 7) Az Iroda felügyeleti szerve: Szentes Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanácsa 8) A költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám: ) Számlavezető pénzintézet: Raiffeisen Bank Zrt Szentesi Fiók (6600 Szentes, Kossuth utca 13.) 10) Az Iroda által ellátandó és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek: 1

2 Alaptevékenységi szakágazat: Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Alaptevékenysége: Szakfeladatai december 31-ig: Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási kiegészítő tevékenysége Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások feladatra nem tervezhető elszámolása Szakfeladatai január 1-től: Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Egészségügy területi igazgatása és szabályozása Oktatás területi igazgatása és szabályozása Kultúra területi igazgatása és szabályozása Szociális szolgáltatások területi igazgatása és szabályozása Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Központi költségvetési befizetések Óvodai nevelés intézményeinek, programjainak komplex támogatása Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység Háziorvosi ügyeleti ellátás Idősek, fogyatékossággal élők bentlakásos szociális ellátásának komplex támogatása Gyermekjóléti és gyermekvédelmi bentlakásos szociális ellátás komplex támogatása Hajléktalanok bentlakásos szociális ellátásának komplex támogatása Bentlakás nélküli szociális ellátások komplex támogatása Építésügy, területpolitika területi igazgatása és szabályozása Általános gazdasági, társadalmi tervezési tevékenységek helyi, területi szinteken Területpolitikai támogatások és tevékenységek Közmunka 11) Rendszeresen ellátott kiegészítő, kisegítő és vállalkozási tevékenységek: Kiegészítő tevékenysége: Kiegészítő, tevékenységet nem folytat Kisegítő tevékenysége: Kisegítő tevékenységet nem folytat Vállalkozási tevékenysége: Vállalkozási tevékenységet nem folytat 12) Az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok: - települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló évi CVII. törvény 2

3 - a területfejlesztésről és területrendezésről szóló évi XXI. törvény 13) Az Iroda vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi (alapítói, külön jogszabályban meghatározott részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogkörébe tartozó gazdálkodó szervezetek részletes felsorolása: Az Iroda vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi jogkörébe gazdálkodó szerv nem tartozik. 14) A vagyonkezelés végrehajtásáért felelős szervezeti egység, feladatai, a vagyonkezelés rendje: A vagyonnal való gazdálkodás vonatkozásában Szentes Kistérség Többcélú Társulása Társulási Megállapodásában foglaltak szerint kell eljárni II. fejezet Az Iroda feladatai 1) Az Iroda feladatait a jogszabályok, a Társulási Tanács, az Elnök és az Irodavezető határozza meg. 2) Jogszabályban meghatározott közfeladata: - Társulási Tanács döntéseinek előkészítése - Társulási Tanács feladatainak végrehajtása - települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló évi CVII. törvényben foglalt kötelező feladatai - a területfejlesztésről és területrendezésről szóló évi XXI. törvény 10/F. (1) bekezdésében előírt munkaszervezeti feladatok, amelyeket, mint a kistérségi fejlesztési tanács szakmai munkaszervezete lát el 3) Az Iroda általános feladatai: - biztosítja a Tanács és annak szerveinek folyamatos működését - ellátja a Társulási Tanács és a Kistérségi Fejlesztési Tanács és Szervei hivatali, a döntés előkészítéssel és végrehajtással kapcsolatos feladatait - segíti a Tanács tisztségviselőinek és tagjainak a tevékenységét - ellátja a területfejlesztési feladat és hatáskörök, a kistérségi szintű feladat és hatáskörök gyakorlásával, a közszolgáltatások előkészítésével, szervezésével, koordinálásával, végrehajtásával kapcsolatos feladatokat - figyelemmel kíséri és elvégzi a kistérségi területfejlesztéssel kapcsolatos feladatokat - figyelemmel kíséri a közszolgáltatásokkal, területfejlesztéssel kapcsolatos pályázatokat. A Tanács döntése szerint kidolgozza, benyújtja azokat, illetve ellátja a pályázatok végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. - figyelemmel kíséri a Társulást érintő ösztönzési, támogatási rendszereket, benyújtja a normatíva igényléseket; ellenőrzi a normatívák felhasználását. - gondoskodik a többcélú kistérségi társulás költségvetésének összeállításáról és végrehajtásáról, - ellátja gazdálkodási, számviteli feladatokat, beleértve a vagyonkezelést is, - elvégzi és koordinálja a működésével kapcsolatos, munkajogi és munkerő-gazdálkodási, valamint a belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat, - kidolgozza a tevékenységhez tartozó szerződéseket és kezdeményezi azoknak a jóváhagyását, 3

4 - kezeli a Társulás irattárát és bélyegzőit, - megadja a szükséges adatokat, hogy a Társulási Tanács tagjai évente legalább két alkalommal beszámolhassanak képviselő-testületeiknek a Társulási Tanácsban végzett tevékenységükről, - egyebekben végrehajtja azokat a feladatokat amelyeket a Társulás ügyeinek vitelében a Társulási Tanács, vagy annak tagjai, az Elnök, a Pénzügyi és Ellenőrzési Bizottság meghatároz. Az Iroda belső szervezeti egységeinek feladatai: A gazdasági szervezet: - Ellátja a tervezéssel, előirányzat-felhasználással, az előirányzat-módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyonhasználattal és hasznosítással, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási, valamint a FEUVE-i kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos átfogó pénzügyi-gazdálkodási-számviteli feladatokat. - A gazdasági szervezet önálló Ügyrenddel rendelkezik. Az Ügyrend tartalmazza az irányításra, a felügyeletre és az szervezeti egység vezetésére vonatkozó legfontosabb szabályokat, a belső munkamegosztást, a szervezeti egység részletes feladatait, a kiadmányozás és a helyettesítés rendjét. 4) A szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje Az Iroda feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében a belső szervezeti egységek egymással szoros kapcsolatot tartanak. Az együttműködés során a szervezeti egységeknek minden olyan intézkedésnél, amelyik másik szervezeti egység működési területét érinti, az intézkedést megelőzően egyeztetési kötelezettségük van. Az eredményesebb működés elősegítése érdekében az Iroda szakmai szervezetekkel, társintézményekkel, gazdálkodó szervezetekkel együttműködési megállapodást köthet. A belső kapcsolattartás rendszeres formái a különböző a szakmai értekezletek, belső levelezés, személyes megbeszélések. 1) Az Iroda szervezeti felépítése a következő: III. fejezet Az Iroda szervezeti felépítése Az Irodát az Irodavezető vezeti. A pénzügyi-gazdasági tevékenységek ellátását szervezeti egységként a gazdasági szervezet végzi, amely egységet a gazdasági vezető irányítja. Az Irodának jogi személyiségű szervezeti egysége nincs, az Irodához önállóan működő költségvetési szerv nem kapcsolódik, illetve más, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv gazdálkodásának feladatellátása nincs az Irodához hozzárendelve. Az Iroda beosztott dolgozói (közalkalmazottak) esetében a munkáltatói, valamint az egyéb munkáltató jogokat a munkaszervezet vezetője gyakorolja. Az Iroda engedélyezett létszáma 2 fő Az Iroda szakmai munkáját az Iroda állandó alkalmazottainak és megbízási szerződéssel alkalmazott munkatársainak segítségével végzi. 4

5 Foglalkoztatottjainak jogviszonya alapesetben közalkalmazotti jogviszony, melyre a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény rendelkezései az irányadók. Egyes foglalkoztatottjainak a jogviszonya lehet továbbá munkavállaló, melyekre nézve a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény rendelkezései az irányadók. Egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra a Polgári Törvénykönyvről szóló évi. IV. törvény (pl. megbízási jogviszony) rendelkezései az irányadók. Az Iroda személyi összetétele: 1 fő irodavezető 1 fő ügyviteli alkalmazott Gazdasági szervezet: 1 fő gazdasági vezető 2 fő pénzügyi munkatárs 1 fő eszköznyilvántartó és leltározási felelős 1 fő könyvelő 1 fő szociális referens 1 fő oktatási referens 2) Feladatkörök Az Irodavezető feladatai: Az Irodavezető vezeti az Irodát, megszervezi annak munkáját. Az Iroda vezetőjét mint irodavezetőt, közalkalmazottként a Társulási Tanács által a jogszabályok keretei között meghatározott szakirányú felsőfokú végzettség és szakmai gyakorlat megléte esetén a Társulási Tanács pályázat alapján nevezi ki határozatlan időre. Esetében a munkáltatói jogokat a Társulási Tanács, míg az egyéb munkáltató jogokat a Társulási Tanács Elnöke gyakorolja. Feladatkörében: a) Ellátja az Iroda vezetésével, irányításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat, b) biztosítja a Munkaszervezet és azok belső szervezeti egységeinek szakszerű és törvényes működését, c) az Iroda munkatársai tekintetében gyakorolja a munkáltatói jogokat, figyelemmel a Társulás Elnöke által meghatározott egyetértési jogra, d) megszervezi és összehangolja az Iroda munkatársainak a munkáját, e) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, f) képviseli vagy képviselteti az irodát a külső szervek előtt, g) megszervezi az iroda belső ellenőrzését, h) feladatkörében gondoskodik a Társulás Elnökének, a Társulási Tanácsnak és a bizottságok döntéseinek előkészítéséről és végrehajtásának ellenőrzéséről, i) gyakorolja a megbízói jogkört az Iroda megbízottai tekintetében, j) elkészíti a Társulás éves munkatervét, k) meghatározza az elfogadott éves munkatervből eredő munkafeladatokat, 5

6 l) javaslatot tesz a Társulás Elnökének az Iroda feladatainak meghatározására, a döntések előkészítésében és végrehajtásában, m) javaslatot tesz a Társulás Elnökének az Iroda belső szervezeti felépítésére, munkarendjére, n) gondoskodik a Társulás működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, o) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, p) munkaértekezletet tart, q) gondoskodik az Iroda munkatársainak képzéséről és továbbképzéséről, r) gondoskodik az SZMSZ függelékeinek előkészítéséről, és a folyamatos naprakészen tartásáról, s) gondoskodik az Iroda tekintetében a jelen SZMSZ-ben foglaltak betartásáról, a munkarendre vonatkozó szabályok érvényesüléséről, valamint a munkafegyelem biztosításáról, t) részt vesz a Társulási Tanács és a Pénzügyi Bizottság ülésén, jelzi a Társulási Tanácsnak, a Pénzügyi Bizottságnak és a Társulás Elnökének, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel, u) kapcsolatot tart fenn a Társulással, önkormányzataival, hivatalival, intézményeivel, minisztériumokkal, más hatóságokkal, egyéb országos és helyi szervezetekkel, a civiltársadalom szereplőivel, a Társulás területén élő lakossággal, más társulásokkal, nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel, v) ellátja a munkaköri leírásában foglalt egyéb feladatokat. A gazdasági vezető feladatai: a) Szervezi, szakmailag irányítja és ellenőrzi a szervezetileg alá tartozó munkatársak tevékenységét, akik jó teljesítéséért felelősséggel tartozik, b) a Társulás kötelezettségvállalásainak ellenjegyzése, c) a gazdálkodási hatáskörbe tartozó szabályzatok betartatása, d) a Társulás pénzügyi egyensúlyának folyamatos biztosítása, e) a szabályszerű pénzkezelés megszervezése és a végrehajtás rendszeres ellenőrzése, f) az éves költségvetési terv kidolgozása, előterjesztésre való előkészítése, g) a szakterületét érintő jogszabályok, utasítások, rendelkezések végrehajtásának irányítása és ellenőrzése, h) biztosítja a Tanács tájékoztatását a Társulás pénzügyi-gazdálkodási folyamatáról, valamint, ezen folyamatokat érintő jogszabályi változásokról, i) gondoskodás a gazdálkodást, könyvvitelt és számvitelt érintő beszámolási kötelezettségek teljesítéséről, j) a mérleg- valódiság biztosításához szükséges valamennyi tevékenység ellenőrzése, k) a Társulás szerződéseinek felügyelete és nyilvántartása, l) időszakos jelentések elkészítése, m) a munkatársak tájékoztatása azon gazdálkodási irányelvekről, előírásokról, amelyeket a feladatok végrehajtása során követniük kell, n) gazdálkodást érintő szabályzatok előkészítése, véglegesítése; a gazdasági szervezet hatáskörbe tartozó szabályzatok elkészítése és kiadása. A pénzügyi munkatársak feladatai: a) A Társulás számviteli politika és számviteli rend szerinti működésének biztosítása és az ezzel kapcsolatos adminisztráció megszervezése, folyamatos 6

7 fejlesztése, b) a törvényes működés elősegítése és támogatása szakmai tanácsokkal, c) hatékony költséggazdálkodás megszervezése és a pénzügyi tervnek megfelelő végrehajtása, d) a leltáron alapuló mérlegadatok, a kiegészítő melléklet, beszámoló és üzleti terv szabályszerűségének, valódiságának biztosítása, e) a Társulási vagyon és eszköz védelméhez szükséges elszámoltatási, okmány és bizonylati fegyelem biztosítása, f) a Társulás leltározási feladatainak ellátása, g) szerződések megkötésének pénzügyi, jogi előkészítése, a szerződéskötések pénzügyi teljesítések nyomon követése a teljesített szerződések lezárása, archiválása, h) a Társulás pénzgazdálkodásának bonyolítása, i) a Társulás munkaügyi, feladatainak nyilvántartása. Eszköznyilvántartó és leltározási felelős feladatai: - Befektetett Eszközök nyilvántartása, - készletek analitikus nyilvántartása, folyamatos vezetése, - a jogszabályváltozásokkal összefüggésben a programmódosulások naprakész ismerete, és ez alapján a változások átvezetése, - költségvetéssel, beszámolóval kapcsolatos tanácsi anyagok összeállításában közreműködés, - tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, - bank és pénztárkivonatokban a bevételezések megtörténtének ellenőrzése, - állományba vételi bizonylatok kiállítása, a beruházások aktiválása, - leltározási szabályzat szerinti leltározás előkészítése, lebonyolítása, kiértékelése, az ezzel kapcsolatos jogszabályok figyelemmel kísérése, szabályzatmódosítás kezdeményezése, - a Társulási Tanács Elnöke által előírt intézkedések átvezetése a nyilvántartásban, - selejtezéssel kapcsolatos feladatok ellátása, az ezzel kapcsolatos jogszabályok figyelemmel kísérése, szabályzatmódosítás kezdeményezése. Könyvelő feladatai: - A banki és pénztári, pénzforgalmi és főkönyvi könyvelési tételek kontírozása, rögzítése, - helyesbítő naplók vezetése, bizonylatok alapján - a mérleg alátámasztásához az analitikus nyilvántartás adatainak egyeztetése a főkönyvi könyveléssel, - a mérlegtételek (forgalomképes ingatlanok kivételével) év végi értékelése, az értékvesztés elszámolására, visszaírására javaslattétel, - érvényesítés, - számítástechnikai feladatok, - könyvelési adatok gépi rögzítése után az adatok helyességének ellenőrzése, - a lekönyvelt adatok egyeztetése, információszolgáltatás, - halmozott pénzforgalmi információs jelentés, - Szentes Kistérség Többcélú Társulása költségvetési jelentésének elkészítése, - K11 (költségvetés, beszámoló) feldolgozás, összesítés, 7

8 - negyedéves költségvetési és mérlegjelentések elkészítése, - az adózással kapcsolatos feladatok ellátása, - Tanácsi anyagok összeállításában közreműködés. Az ügyviteli alkalmazott feladatai: a) Bejövő- kimenő küldemények kezelésének biztosítása iktatásra, archiválásra, irattározásra, b) telefon kezelése, hívások fogadása, irányítása, c) sokszorosítási feladatok ellátásában való közreműködés, d) a Társulás iratkezelésének felügyelete, szabályszerű működésének biztosítása e) irodaüzemeltetési, titkári feladatok ellátása (levelezés, ügyintézés, címlista folyamatos frissítése stb.), f) háromhavonta kistérségi programok összegyűjtése, g) részvétel az Iroda által szervezett rendezvények, események előkészítésében, lebonyolításában, h) az Iroda folyamatban lévő pályázatainak segítése, i) munkaköréhez kapcsolódó jelentési, beszámolási kötelezettség teljesítése, j) feladataihoz kötődően folyamatos kapcsolattartás a társult önkormányzatok Polgármesteri Hivatalaival, k) egyéb, a szakmai vezetője által adott utasítások végrehajtása, A szociális referens feladatai: a) Szociális szolgáltatástervezési koncepció elkészítése, felülvizsgálata, b) a Társulás szociális, gyermekvédelmi és egészségügyi feladatának szervezése, irányítása, c) a feladatkörébe tartozó Tanácsi határozatok végrehajtása, d) az egészségügyi referens közreműködésével a kistérségi központi orvosi ügyelet szervezése, e) normatíva igényléshez és elszámoláshoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése, f) kapcsolattartás a kistérségi szociális és gyermekjóléti és egészségügyi intézményekkel, g) szakmai segítségnyújtás a kistérségi szociális és gyermekjóléti és egészségügyi intézmények feladatainak ellátásához. Az oktatási referens feladatai: a) normatíva igényléshez és elszámoláshoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése, b) kapcsolattartás a kistérségi közoktatási intézményekkel, c) kistérségi közoktatási intézkedési terv elkészítése, felülvizsgálata, d) szakmai segítségnyújtás a közoktatási intézmények feladatainak ellátásához. IV. fejezet Az Iroda működési rendje Az Iroda közalkalmazott főállású dolgozóinak heti munkaideje: 40 óra. A Irodában az általános munkaidő minden munkanapon: 8

9 hétfőtől - csütörtökig 7,30-16,00 óráig, pénteken 7,30-13,30 óráig tart. A munkaközi szünet időtartama - 11,30-14,00 óra között - naponta 30 perc. 1. Ügyfélfogadási rend Az Iroda, mint munkaszervezet ügyfélfogadási rendje egységes, folyamatos, a munkavállalók a napi munkaidőn belül kötelesek fogadni az érdeklődőket. Az ügyfélfogadási időben biztosítani kell a távollévő dolgozók helyettesítését, illetve a munkaközi szünetet úgy kell megszervezni, hogy az ügyfélfogadás zavartalan legyen. 2. Értekezletek, megbeszélések rendje Az Irodavezető az általa szabadon meghatározott napirendek megvitatása, a feladatok kitűzése és az elvégzett munka értékelése céljából saját belátása szerint tart értekezletet, munkamegbeszélést. Az irodavezető által megtartott értekezleteken kerül sor: - a végzett munka, az időszerű feladatok, a korábbi döntések végrehajtásának, helyzetének összegzésére, - aktuális feladatok megbeszélésére, - a feladatainak ellátásával kapcsolatos konkrét tennivalók meghatározására, - egyéb kérdések megtárgyalására. 3. A kiadmányozás rendje 3.1 A kiadmányozási jogkör gyakorlásának az átruházása, a hatáskörrel rendelkező szerven belüli munkamegosztást jelenti. Jogosultságot ad a döntésre, az intézkedésre, illetőleg az írásba foglalt döntések saját kezűleg történő aláírására. Ez a jog magában foglalja a döntés kialakításának, az érdemi döntésnek, valamint az ügyirat irattárba helyezésének jogosultságát. Kiadmányt csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával lehet kiadni. A kiadmányozott irat tartalmáért és formájáért az aláíró felelős. 3.2 Az Irodából kimenő irat és a szervezeti egységek közötti iratok és feljegyzések kiadmánynak minősülnek. Kiadmányként kell kezelni a közalkalmazottak és munkavállalók részére kiadott hivatalos iratokat is. 3.3 A Társulás esetében általános és korlátlan kiadmányozási joga az Elnöknek van. Az Irodavezető a feladatkörébe tartozó ügyekben rendelkezik kiadmányozási joggal, amit a szakterületet felügyelő munkatársakra átruházhat. 3.4 A gazdasági vezető a hatáskörébe utalt ügyekben az Iroda szervezetén belül kiadmányozási joggal rendelkezik Az Irodában a kiadmányozás rendjét részletesen - a hatáskörükbe tartozó ügyekben az Elnök és az Irodavezető külön szabályzata tartalmazza. 9

10 4. Bélyegző-használat, nyilvántartás 4.1 Az Iroda hivatalos körbélyegzője: Kistérségi Társulási Iroda Szentes felirattal, középen a magyar címerrel 4.2 A bélyegzők, és pecsétek megrendeléséről az Irodavezető gondoskodik. 4.3 Az Irodában használatos bélyegzőkről az Irodavezető nyilvántartást vezet, és évente ellenőrzi bélyegzők, pecsétek meglétét. 5. Az ügyiratkezelés általános szabályai 5.1 Az Irodához érkező postai anyagokat az irodavezető, vagy az általa felhatalmazott munkatárs bontja fel, majd az Irodavezető, vagy az általa felhatalmazott munkatárs azt az illetékesre szignálja. 5.2 A munkaszervezet vezetője köteles biztosítani a technikailag megfelelő adatvédelmi, és irattári rendszer kialakítását, különösen a folyamatosan érkező pályázatok és személyi iratanyagok vonatkozásában. Az Irodához érkező küldemények, valamint az ügyintézés során keletkezett iratok iktatásának és kezelésének rendjéről külön szabályzat rendelkezik. 6. Helyettesítési rend 6.1 Az Irodavezető távollétében az általa írásban meghatalmazott alkalmazott jogosult és köteles az iroda működési körébe tartozó ügyekben, a felmerült kérdések eljárni. A döntés hozatalt igénylő ügyben, a konkrét üggyel kapcsolatban általános jogkörrel és teljes felelősséggel helyettesíti az irodavezetőt. 6.2 Pénzügyi-gazdálkodási ügyekben a gazdasági vezető általános helyettesítési jogkörrel rendelkezik. 6.3 A fentebb írottakon túlmenően, az irodavezető jogosult, és szükség esetén köteles eseti jelleggel vagy időszakosan általános jogkörű, az irodát érintő valamennyi ügytípusra kiterjedő hatáskörrel rendelkező helyettesét kijelölni. 6.4 Az iroda dolgozóinak helyettesítési rendje megegyezik az irodavezető helyettesítésének szabályaival, azzal az eltéréssel, az engedélyezés az irodavezető feladata. A helyettesítés során hozott intézkedésért (annak elmulasztásáért) a helyettest ugyanaz a felelősség terheli, mint ami a helyettesített személyt terhelné. A helyettesítést ellátó dolgozó a helyettesítést követően a helyettesített vezetőt (munkatársat) minden lényeges eseményről, a munkavégzés körülményeiről tájékoztatni köteles. 7. Munkaköri rend, munkaköri leírás 7.1 Az Iroda alkalmazottai feladataikat munkaköri leírás alapján végzik, így az Iroda dolgozóinak munkaköri leírásában rögzítésre kerülnek a dolgozó konkrét, pontosan meghatározott, végrehajtandó és megkövetelhető feladat- és hatásköre, a hatáskörök gyakorlásának módja, a helyettesítés rendje és az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályok. 7.2 Az irodavezető készíti el az iroda beosztott dolgozóinak munkaköri leírásait. Az irodavezető munkaköri feladatainak meghatározása az Elnök feladata. 10

11 7.3 A munkaköri leírás készítője folyamatosan gondoskodik a feladatrendszerben, hivatali szervezeti rendszerben, jogszabályi előírásokban bekövetkezett változások, vagy egyéb munkaszervezési okok miatt módosuló feladatrendszer következtében szükségessé váló munkaköri leírás pontosításról, annak aktualizálásáról. A munkaköri leírásokat legalább évente egy alkalommal felül kell vizsgálni. 7.4 A munkaköri leírás készítője a közalkalmazott kinevezésével, illetve más munkakörrel történő megbízásával egyidejűleg köteles a dolgozó munkaköri leírását is átadni. 7.5 Az Iroda munkatársai munkaköri leírása az Iroda ügyrendjének melléklete. A dolgozók munkaköri leírásuk átvételét aláírásukkal kötelesek igazolni, és az abban foglaltakat maradéktalanul betartani. Az átvételt tanúsító példányt, az Iroda irattározza. 7.6 A munkavégzés során biztosítani kell a munkavédelmi szabályok betartását. 8. Teljesítménykövetelmények, teljesítményértékelés 8.1 A teljesítménykövetelmények meghatározása a hatályos Tanácsi döntés végrehajtására kiadott Irodavezetői intézkedésben foglaltaknak megfelelően történik. 8.2 Ennek megfelelően, az irodavezető határozza meg, illetve értékeli a teljesítmény követelményeket a beosztott dolgozók esetében. Az Elnök határozza meg és értékeli a teljesítmény követelményeket az irodavezetőre vonatkozóan. 9. A munkáltatói jogok gyakorlása Az Irodán belül a munkáltatói jogokat az Irodavezető gyakorolja. 10. Szervezeti egységek vezetőinek azon jogosítványai, melyek körében a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el A szervezeti egységek vezetői az Elnök, vagy az Irodavezető általi utasítás/meghatalmazás formájában egyedileg rájuk ruházott ügyekben és mértékben, illetve jelen SZMSZ szerint járhatnak el a költségvetési szerv képviselőjeként. V. fejezet Költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek: A költségvetés tervezésének összehangolása, a végrehajtás szabályszerűségének lebonyolítása a gazdasági szervezet feladata. E feladat ellátása során - összeállítja a következő évre vonatkozó költségvetési koncepció irányelveit - elkészíti a Társulási Tanács elé terjesztendő anyagokat - az elfogadott koncepció alapján, az Iroda szakapparátusának bevonásával összeállítja a költségvetési tervjavaslatot - felügyeli és biztosítja a jóváhagyott költségvetési előirányzatok szabályszerű felhasználását - összeállítja az időközi és az éves gazdálkodásról szóló beszámoló jelentéseket. 1. A költségvetési koncepció elkészítése 1.1 A kiadások tekintetében figyelembe kell venni minden, a koncepció készítésénél ismert, a költségvetési kiadásokra ható tényezőt. 11

12 1.2 A költségvetési koncepció összeállítása során a gazdasági vezető ével megbízott gazdasági vezető a koncepció összeállítás során egyeztetést folytat a társult települések önkormányzati és gazdasági vezetőivel, melynek során figyelembe véve a Társulás bevételi forrásait, megállapítják a javasolt keretszámokat és az önkormányzati hozzájárulás összegét. Az egyeztetésről feljegyzés készül. 1.3 A gazdasági vezető köteles jelezni, ha a költségvetési koncepció összeállításakor a költségvetés forráshiányosnak bizonyul. Az irodavezető és a gazdasági vezető ekkor együtt fogalmazzák meg azokat a javaslatokat, melyek alapján a költségvetés kiadási oldalát csökkenteni, illetve a bevételi oldalt megalapozottan növelni lehet. 2. A költségvetési tervezés 2.1 A költségvetési tervezéskor az elfogadott koncepciót kell alapul venni. A koncepcióban jóváhagyott keretszámok illetve megfogalmazott szempontok szerint kerül sor a végleges költségvetési javaslat egyeztetésére. Az egyeztetésről feljegyzés készül. 2.2 Amennyiben a Társulási Tanács a koncepció elfogadásakor a költségvetés összeállítására vonatkozóan állapított meg külön irányelveket vagy szempontokat, akkor azok figyelembevételéről gondoskodni kell. Ezért irodavezető és a gazdasági vezető tartozik felelőséggel. 2.3 Ha a Társulási Tanács a költségvetési határozat-tervezetet a megtárgyalása során nem az eredeti, beterjesztett állapotban hagyja jóvá, illetve az ülésen megadott szempontok szerint a költségvetés újratárgyalásáról döntött, akkor a Társulási Tanács ülésén elhangzottak szerint a gazdasági vezető gondoskodik a költségvetés megfelelő átdolgozásáról. 3. A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolás 3.1 A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámoló-tervezet összeállításakor a a Társulási Tanács által jóváhagyott: - eredeti költségvetési határozatból, illetve - a hatályos költségvetési határozatból kell kiindulni. 3.2 Amennyiben a Társulási Tanács a költségvetési beszámolással kapcsolatban állapított meg külön szabályokat, helyi információs igényeket, akkor azok figyelembevételéről gondoskodni kell. Ezért irodavezető és a gazdasági vezető tartozik felelősséggel. 3.3 A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolót a irodavezető és a gazdasági vezető állítja össze. Az összeállításnál figyelembe kell venni: - a jogszabályi előírásokat, - a szerv belső információs igényét, valamint - a költségvetési tervdokumentációval való összehasonlíthatóság követelményét. 4. A háromnegyed éves gazdálkodásról szóló tájékoztatás 4.1 A háromnegyed éves gazdálkodásról szóló tájékoztatásnál figyelembe kell venni, hogy a tájékoztatás szöveges része kiterjedjen a jelentős előirányzat eltérések indoklására, illetve előre jelezze egyes kiadások és bevételek év végéig várható alakulását. 4.2 A háromnegyed éves gazdálkodásról szóló tájékoztatást úgy kell összeállítani, hogy szakmailag és számszakilag is könnyen felhasználható legyen a következő évi költségvetési koncepció készítésénél. 12

13 5. Az éves költségvetési beszámolás 5.1. A zárszámadási határozat-tervezet összeállításakor a Társulási Tanács által elfogadott és módosított költségvetési határozatot kell alapul venni 5.2. A jóváhagyott zárszámadási határozat alapján a a gazdasági vezető gondoskodik az elemi beszámoló elkészíttetéséről. 6. A költségvetés végrehajtásának szabályai 6.1 A költségvetés végrehajtásának részletes, adott évre vonatkozó szabályait a költségvetési határozat tartalmazza. A határozatban foglaltakat kell alkalmazni: - az egyes előirányzatok felhasználásakor, - az egyes előirányzatok módosításakor A költségvetés végrehajtásakor az előirányzat-felhasználási ütemtervet kell alapul venni. Az előirányzat-felhasználási ütemterv adatait legalább negyedévenként teljes körben összehasonlítani, illetve egyeztetni kell a tényadatokkal. Szükség esetén intézkedési tervet kell készíteni, illetve a jelentősen megváltozott körülmények között újra el kell készíteni az előirányzat-felhasználási ütemtervet. A költségvetés tervezésére és végrehajtására vonatkozó további különleges előírásokat az éves költségvetési koncepció elfogadásakor kell rögzíteni. A költségvetés végrehajtásával kapcsolatos esetleges különleges előírásokat a tárgyévi költségvetési határozatban kell rögzíteni. További részletes szabályokat a Társulás belső szabályzatai tartalmazhatnak. VI. fejezet Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök A Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkaköröket jelen dokumentum 1. sz. melléklete tartalmazza. VII. fejezet Az Iroda ellenőrzése 1. Az Iroda törvényességi felügyeletét a Regionális Államigazgatási Hivatal látja el. 2. Az Iroda tevékenységének, gazdálkodásának külső ellenőrzésére az Állami Számvevőszék, a Magyar Államkincstár, valamint egyéb jogszabályi felhatalmazással rendelkező szervezetek jogosultak. 3. Az Irodánál a belső ellenőrzés ellátása a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet (továbbiakban Ber.) alapján Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulása keretében Szentes Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal köztisztviselői által történik. 13

14 4. A belső ellenőrzés feladatköre magában foglalja az irodánál folyó - szakmai tevékenységgel összefüggő és a gazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos - ellenőrzési feladatokat. Az ellenőrzések tapasztalatait az irodavezető folyamatosan értékeli, és azok alapján a szükséges intézkedéseket megteszi, illetve kezdeményezi. VIII. fejezet Vegyes és záró rendelkezések Az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát valamint annak mellékleteit folyamatosan aktualizálni, karbantartani szükséges. Ennek megvalósításáért az Iroda vezetője a felelős. Az SZMSZ mellékletei: 1. sz. melléklet: Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök 2. sz. melléklet: A Kistérségi Társulási Iroda eljárásrendje a szabálytalanságok kezelésére 3. sz. melléklet: A Kistérségi Társulási Iroda szervezeti ábrája Az Iroda a munkatársai számára számítógépen kerül tárolásra az SZMSZ, melynek hozzáférését a dolgozók számára folyamatosan biztosítani kell. Az SZMSZ és annak mindenkori módosításának - hatályba lépését követően az Iroda belső szervezeti egységeinek vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy a munkatársak azt mellékleteivel is kiegészítve megismerjék. Szentes, szeptember 7. Szigeti Miklós irodavezető Záradék: A Kistérségi Társulási Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát Szentes Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanácsa szeptember 7-i ülésén 51/2010. (IX.07.) SZKT. határozatával jóváhagyta. A módosított Szervezeti és Működési Szabályzat a szeptember 8-án lép hatályba. Szirbik Imre Társulási Tanács Elnöke 14

15 Szentes Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Társulási Iroda 6600 Szentes, Kossuth tér 5. A Kistérségi Társulási Iroda Szervezeti és Működési Szabályzata Hatályos: szeptember 8-tól 15