Könyvtári minőségfejlesztés könyvtári korszerűsítés

Átírás

1 Könyvtári minőségfejlesztés könyvtári korszerűsítés A pályázat kódszáma: /2003 A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár Szakmai beszámolója Eger, május 26.

2 A pályázat célja: A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár szolgáltatási színvonalának, a használói igényeknek és elégedettségnek mérése. Megtudni azt, hogy az általunk megcélzott minőségi szintet milyen mértékben sikerült elérnünk. A MSZ ISO as szabvány alapján kidolgozott könyvtári teljesítménymutatók és kérdőívek segítségével egyes könyvtári munkafolyamatok hatékonyságának mérése, a könyvtárhasználók elégedettségének vizsgálata. A pályázat jövőképe A felhasználók felismert szükségleteire és igényeire alapozott szolgáltatások kialakítása, minőségi szemlélet megteremtése. Felhasznált segédletek Információ és dokumentáció. Könyvtári teljesítménymutatók MSZ ISO 11620:2000 Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben: ajánlás a könyvtári teljesítménymutatók alkalmazására A Könyvtári Intézet által készített kérdőívek Munkaszervezés Könyvtárunk a főépület szűkössége miatt jelenleg több, egymástól távoli szolgáltatóhelyen működik. A mérés teljessége miatt célunk az volt, hogy a távol eső részlegeinket is bevonjuk a pályázat megvalósításába. Ezért egyes mutatóknál részlegenként és összesítve is elvégeztük a számításokat. A teljesesség érdekében 1., 2., 3., 4., 13. mutatókhoz kapcsolódó mutatókat is kiszámítottuk, a már kigyűjtött adatok birtokában A feladatok szervezése munkacsoportokban zajlott. A mérésbe bevont 37 kolléga díjazása megtörtént. A pályázat eredménye Könyvtárunkban most végeztünk először teljesítmény-és elégedettségmérést. A kollégák megismerték a mutatókat, részt vettek a mérésekben, jobban odafigyeltek a munkavégzés minőségére. Az elkészített mérőlapokat a későbbiekben is hasznosítani tudjuk. Folytatás Könyvtárunk benyújtotta pályázatát az NKÖM által kiírt Könyvtári minőségfejlesztés könyvtári korszerűsítés 2. című pályázatára. 2

3 A közönség, mint használó a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 1. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B A mutató meghatározása A mérés eredménye meghatározza a célközönség illetve a szolgálandó közönség könyvtárhasználatát. A célközönség = beiratkozott olvasók A szolgálandó közönség = a város lakossága illetve a megye lakossága Mutató: A/B* A mérés módszere Adatgyűjtés a évi statisztikai adatok alapján. 1.3 Mérési eredmények Használók aránya: A: célközönség (beiratkozott olvasók) B: szolgálandó közönség (a város közönsége) Arány a város lakosságához képest: / = 0,248 = 24,8 % Arány a megye lakosságához képest: / = 0,048 = 4,8 % 1.4 Kapcsolódó mutatók: 3. a.) személyes használatok száma/célközönség könyvtári látogatogatások száma/olvasók száma / = 11.8 (Egy látogató átlag 11.8-szer kereste meg a könyvtárat) b.) személyes használatok száma/a szolgálandó közönség könyvtári látogatások száma/szolgálandó közönség(város lakói) / = 2.93 (A város lakóira átlag 2.93 könyvtári látogatás jut.) c.) személyes használatok száma/a szolgálandó közönség könyvtári látogatások száma/szolgálandó közönség(megye lakói) / = 0,56 (A megye lakóira átlag 0,56 könyvtári látogatás jut.) 7. használt állomány/kölcsönözhető állomány / = 1.47 (Egy meglévő dokumentumra 1,47 használat jut.) 3

4 10. kölcsönzött dokumentumok száma/kölcsönzött állomány / = 1,07 (Egy meglévő dokumentumra 1,07 kölcsönzés jut) 11. a.) kölcsönzések száma/célközönség(olvasók száma) / = 6.55 (Egy olvasó átlag 6.55 dokumentumot kölcsönzött) 11. b.) kölcsönzések száma/ szolgálandó közönség / = 1.62 (Egy lakosra jutó kölcsözések száma 1.62) 12. a.) kölcsönzött dokumentumok száma/célközönség / = 20,36 (Egy beiratkozott olvasó egy évben átlag 20,36 dokumentumot kölcsönzött) b.) kölcsönzött dokumentumok száma/szolgálandó közönség (város) / = 5.06 (Egy város lakóra átlag 5.06 dokumentum-kölcsönzés jut) a.) kölcsönzött dokumentumok száma/szolgálandó közönség (megye) / = 0,97 (A megye lakosaira átlag 0,97 dokumentum-kölcsönzés jut) 4

5 A használókra vetített költség a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 2.sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.1.2 Cél: a költség összevetése a használók számával 2.1 A mutató meghatározása Az éves költség osztva a használók éves számával. Módszer: A/B Ahol A : az éves költség B : a használók éves száma 2.2 A mérés módszere Adatgyűjtés a évi statisztikai adatok alapján 2.3 Mérési eredmények éves költség/használók száma (olvasók száma) / = Kapcsolódó mutatók: (Egy olvasóra 2003-ban Ft jutott) 4. költség/személyes használatok száma (látogatók száma) / = 1012 (Egy könyvtári látogatóra 2003-ban 1012 Ft jutott) 13. költség/ kölcsönzések száma / = 1820 (Egy kölcsönzésre 2003-ban 1820 Ft jutott) 5

6 A személyes használat népszerűsége a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 3.sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.1.3 Cél: A személyes használat viszonyítása a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszámához. 3.1 A mutató meghatározása A személyes használatok éves száma osztva a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszámával. A/B Ahol: A : a személyes használatok éves száma B : a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma 3.2 A mérés módszere Adatgyűjtés a évi statisztikai adatok alapján 3.3 Mérési eredmények A/B Személyes használatok (látogatók) éves száma / olvasók száma / = 11,81 (Egy olvasó átlag 11,81-szor kereste meg a könyvtárat 2003-ban) Személyes használatok(látogatók)éves száma/ város lakossága / = 2.93 (Egy városlakóra átlag 2,93 könyvtárlátogatás jut) Személyes használatok (látogatók) éves száma/megye lakossága / = 0,56 (A megye egy lakójára 0,56 könyvtárlátogatás jut.) 3.4 Kapcsolódó mutatók: 4. költség/személyes használatok száma (látogatók száma) / = 1012 (Egy könyvtári látogatóra 2003-ban 1012 Ft jutott) 11. a.) kölcsönzések száma/célközönség(olvasók száma) / = 6.55 (Egy olvasó átlag 6.55 dokumentumot kölcsönzött) 11. b.) kölcsönzések száma/ szolgálandó közönség / = 1.62 (Egy lakosra jutó kölcsözések száma 1.62) / = 0.3 (Egy megyei lakosra jutó kölcsönzések száma átlagban:0.3) 6

7 A személyes használat költsége a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 4. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.1. Cél: a költség összevetése a személyes használatok számával 4.1 A mutató meghatározása Az éves költség osztva személyes használatok számával Ahol: A/B A : az éves költség B : a személyes használatok éves száma 4.2. A mérés módszere Adatgyűjtés a évi statisztikai adatok alapján 4.3 Mérési eredmény az éves költség/a személyes használatok éves száma éves költség/látogatások száma / = 1012 (Egy látogatóra jutó éves költség 1012 Ft) 4.4 Kapcsolódó mutatók 2. éves költség/használók száma (olvasók száma) / = (Egy olvasóra 2003-ban Ft jutott) 3. Személyes használatok (látogatók) éves száma/ olvasók száma / = 11,81 (Egy olvasó átlag 11,81-szor kereste meg a könyvtárat 2003-ban) Személyes használatok(látogatók)éves száma/ város lakossága / = 2.93 (Egy városlakóra átlag 2,93 könyvtárlátogatás jut) Személyes használatok (látogatók)éves száma/megye lakossága / = 0,56 (A megye egy lakójára 056 könyvtárlátogatás jut.) 7

8 A kölcsönzések költségessége a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 13. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.4.4 Cél: A költség összevetése a kölcsönzések számával 13.1 A mutató meghatározása Az éves költség osztva a kölcsönzések számával Ahol A/B A : az éves költség B : a kölcsönzések éves száma A mérés módszere Adatgyűjtés a évi statisztikai adatok alapján 13.3 Mérési eredmény az éves költség/a kölcsönzések éves száma / = 1820 (Egy kölcsönzés a könyvtárnak 1820 Ft-jába kerül) 13.4 Kapcsolódó mutatók 2. éves költség/használók száma (olvasók száma) / = (Egy olvasóra 2003-ban Ft jutott) 4. költség/személyes használatok száma (látogatók száma) / = 1012 (Egy könyvtári látogatóra 2003-ban 1012 Ft jutott) 8

9 A helyben használat intenzitása a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 6. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.2.5 A könyvtári dokumentumok helyben használatának intenzitását azzal a céllal mértük, hogy a helyben használt dokumentumok száma viszonyítható legyen a személyes használatok (látogatások) számával. 6.1 A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy könyvtárunk egyes részlegeiben egy személyes használatra (egy látogatóra) hány helyben használt dokumentum jut. Minél nagyobb a szám, annál intenzívebb a dokumentumok helyben használata. Mutató: A/B A = helyben használt dokumentum B = személyes használat = látogatás 6.2 A mérés előkészítése A helyben használat intenzitásának mérésére két mintavételi időszakot jelöltünk meg: december között két héten át 8 mérési napon január 27 - február 6. között két héten át 8 mérési napon keresztül Tájékoztattuk a mérésben részt vevő kollégákat a mérés céljáról és a lebonyolítás módjáról. A mérésben az alábbi részlegek vettek részt: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 5. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 4. Közigazgatási Szakkönyvtár A 3. sz. Fiókkönyvtár költözés miatt a felmérésbe nem kapcsolódott be. A napi mérések elvégzésére adatlapot használtunk, melyet mellékletként csatolunk. 6.3 A mérés módszere Megkértük a könyvtár használóit, hogy a mintavételi időszakban ne tegyék vissza a polcra a helyben használt dokumentumokat. Visszaosztáskor ezeket számoltuk meg. A számolásnál az egyes dokumentumtípusok fizikai egységét (darabszámát) vettük alapul. 6.4 Mérési eredmények A mutatóként kapott számokat részlegenként és összesítve táblázatba foglaltuk és grafikonon ábrázoltuk. A kapott eredmények alapján az alábbiakat állapítottuk meg: A dokumentumok helyben használata legintenzívebb (egy látogatóra 2,35 dokumentum helyben használata jut) a gyermekkönyvtárban és a közigazgatási szakkönyvtárban. A gyermekkönyvtárban a csoportos foglalkozások nagy száma hozzájárul a helyben használat növekedéséhez. A közigazgatási könyvtár nem kölcsönöz, állományával és szolgáltatásaival elsősorban az önkormányzati, közigazgatási munkát segíti, a helyben használatok száma szintén magas. Legalacsonyabb a zeneműtár helyben használata. Tekintettel arra, hogy dokumentumállományuk 80%-a kölcsönözhető, a mutató a realitást tükrözi. 6.5 A mutatóra ható, későbbiekben vizsgálható tényezők: - személyi feltételek (a visszaosztás gyorsasága) 9

10 6.6 Mérési eredmények Helyben használt dokumentumok száma Személyes használatok száma Helyben használatok intenzitása Regisztrált Összes (A) (B) A/B Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyermekkönyvtár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár n. a , , , , , , , , ,72 Helyben használatok intenzitása A/B 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Felnőtt rés... 1,78 Zenemű- é... 0,63 1,60 Idegennyel.. Közigazgat... 2,35 2,35 Gyermekk... Olvasószol... 1,74 1. sz. Fiók... 1,28 2. sz. Fiók... 1,74 1,72 10

11 A gyűjtemény használata a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 7. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.2.6 A gyűjtemény használatát azzal a céllal mértük, hogy a használatban lévő dokumentumok számának megállapításával megnézzük, mennyire nyerte meg a gyűjtemény a szolgálandó közönséget. 7.1 A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy könyvtárunk egyes részlegeiben a dokumentumok közül mennyi a használatban lévők aránya. Mutató: A/B*100 A = a kölcsönzésben lévő és a helyben használt dokumentum együttes száma B = a gyűjtemény összes dokumentuma 7.2 A mérés előkészítése A gyűjtemény használatának mérésére egy mintavételi napot jelöltünk meg: Tájékoztattuk a mérésben részt vevő kollégákat a mérés céljáról és a lebonyolítás módjáról. A mérésben az alábbi részlegek vettek részt: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 4. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 7.3 A mérés módszere Mértük minden egyes részlegünkben a napi kölcsönzött művek számát, megnéztük a kölcsönzésben lévő művek darabszámát (ezt részben kinyomtattuk a számítógépes nyilvántartásból, részben megszámoltuk az összes olvasói tasakban lévő cédulákat). Megkértük a könyvtár használóit, hogy a mintavételi napon ne tegyék vissza a polcra a helyben használt dokumentumokat. Visszaosztáskor ezeket is megszámoltuk. A három (napi kölcsönzés + kölcsönzésben lévő + helyben használt) mérés összegét elosztottuk a gyűjtemény összes dokumentumának számával és megszoroztuk százzal. Így tulajdonképpen százalékos használatot, kihasználtságot tudtunk mérni. A számolásnál az egyes dokumentumtípusok fizikai egységét (darabszámát) vettük alapul. 7.4 Mérési eredmények A mutatóként kapott számokat részlegenként és összesítve táblázatba foglaltuk és grafikonon ábrázoltuk. A kapott eredmények alapján az alábbiakat állapítottuk meg: legalacsonyabb a gyűjtemény használata a felnőtt olvasószolgálatban, megközelítően 6 %, a többi részlegben 7-17 % között mozog. Kiugróan magas számot mutat a 2. sz. Fiókkönyvtár mérése. 7.5 A mutatóra ható későbbiekben vizsgálható tényezők: - a sikerkönyvek példányszáma - a dokumentumok elérhetősége - a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas vagy alacsony színvonala) - nagy helyben használható állomány és használat - a kölcsönzési határidők általában és a keresett címek esetén - az egyszerre kölcsönözhető dokumentumok száma általában és a keresett címek, dokumentumtípusok esetén - a meghosszabbítás egyszerűsége reklámtevékenység, a munkatársak képzettsége ezen a területen 11

12 7.6 Mérési eredmények Kölcsönzésben lévő Helyben használt Használatban lévő összesen (A) A gyűjtemény összes dokumentuma (B) Mutató A/B*100 Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Gyermekkönyv-tár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár , , , , , , , ,60 A gyűjtemény használata 45,00 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 5,90 7,43 17,76 15,69 8,13 12,85 38,23 9,60 Felnőtt rés... Zenemű- é... Idegennyelv... Gyermekk... Olvasószol sz. Fiók sz. Fiók... 12

13 A kölcsönzési állomány forgási sebessége a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 10. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.4.1 E méréssel célunk a kölcsönzési állomány használati értékének megállapítása volt könyvtárunkban A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy milyen a kölcsönzött dokumentumok számának viszonya a kölcsönözhető állományhoz. Mutató: A/B A = a kölcsönzött dokumentumok száma B = a gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak száma 10.2 A mérés előkészítése A mérés alapja a december 31-i állapot Az egyes részlegek állományának adataiból levontuk a csak helyben használható dokumentumok számát. A felnőtt olvasószolgálat, zenemű- és hangtár, idegennyelvi gyűjtemény kölcsönözhető állományát gépi adatbázisból pontosan, a többi részlegét becsléssel állapítottuk meg. Az adatok összesítésénél az alábbi részlegek adatait vettük figyelembe: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 4. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 10.3 A mérés módszere A mérési adatot a december 31-i állapot szerint számoltuk ki. A év során kölcsönzött dokumentumok számát elosztottuk a kölcsönözhető állomány pontos illetve becsült számával Mérési eredmények Mutató: A/B = 1,59~1,6 A = a kölcsönzött dokumentumok száma B = a gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak száma A mutató megmutatja annak átlagát, hogy egy dokumentumot hányszor kölcsönöztek ki az év során. Minél nagyobb a szám, annál intenzívebb a kölcsönzés A mutatóra ható későbbiekben vizsgálható tényezők: - a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas vagy alacsony színvonala) - selejtezési politika - a sikerkönyvek példányszáma - nagy helyben használható állomány és használat - a kölcsönzési határidők általában és a keresett címek esetén - az egyszerre kölcsönözhető dokumentumok száma általában és a keresett címek, dokumentumtípusok esetén - a meghosszabbítás egyszerűsége 13

14 - reklámtevékenység, a munkatársak képzettsége ezen a területen 14

15 10. 6 Mérési eredmények Kölcsönzött dokumentumok száma (A) A gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak száma (B) Mutató A/B Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Gyermekkönyvtár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár , , , , , , , ,59 A kölcsönzési állomány forgási sebessége 3,00 2,61 2,50 2,24 2,20 2,00 1,62 1,62 1,59 1,50 1,25 1,22 1,00 0,50 0,00 Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Gyermekkönyvtár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár 15

16 A kölcsönzés népszerűsége a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 11. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.4.2 E méréssel célunk a kölcsönzés viszonyítása volt a szolgálandó közönség számához, hogy megtudjuk a kölcsönzés népszerűségét és képet kapjunk a kölcsönzési gyűjtemény minőségéről A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma hogy viszonyul a szolgálandó közönség létszámához. Mutató: A/B A = a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma B = a szolgálandó közönség létszáma 11.2 A mérés előkészítése A mérés alapja a december 31-i állapot Az adatok összesítésénél az alábbi részlegek adatait vettük figyelembe: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 4. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 11.3 A mérés módszere A mérési adatot a december 31-i állapot szerint számoltuk ki. A könyvtárközi kölcsönzés adatait kizártuk. A évi kölcsönzések számát elosztottuk a évi beiratkozott olvasók számával Mérési eredmények Mutató: A/B = 6,96~7 A = a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma B = a szolgálandó közönség létszáma (megegyezik a beiratkozott olvasók számával) A mutató az 1 regisztrált olvasóra jutó kölcsönzések számát mutatja meg A mutatóra ható későbbiekben vizsgálható tényezők: - a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas vagy alacsony színvonala) - selejtezési politika - a sikerkönyvek példányszáma - nagy helyben használható állomány és használat - a kölcsönzési határidők általában és a keresett címek esetén - az egyszerre kölcsönözhető dokumentumok száma általában és a keresett címek, dokumentumtípusok esetén - a meghosszabbítás egyszerűsége - reklámtevékenység, a munkatársak képzettsége ezen a területen 16

17 11.6 Mérési eredmények Kölcsönzések száma összesen (A) A beiratkozott olvasók száma összesen (B) Mutató A/B Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Gyermekkönyvtár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár , , , , , , , ,89 A kölcsönzés népszerűsége 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 6,83 8,42 5,32 7,09 6,78 8,59 8,61 6,89 Felnőtt részleg Zenemű- és... Idegennyelvi... Gyermekkön... Olvasószolg sz. Fiókk sz. Fiókk... 17

18 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 15. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.5.1 E méréssel célunk a könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának mérése volt A mutató meghatározása A mutató megmutatja azon kért dokumentumoknak az arányát, amelyeket könyvtárközi kölcsönzés útján szereztek be a használók számára. Mutató: A/B*100 A = a mérési időszakban megkapott dokumentumok száma B = a mérési időszakban kért dokumentumok száma 15.2 A mérés előkészítése A mérés alapja a december 31-i állapot. Mérési időszak: a év Az adatok összesítésénél az alábbi részlegek adatait vettük figyelembe: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 4. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 15.3 A mérés módszere A mérési adatot a december 31-i állapot szerint számoltuk ki. A év során könyvtárközi kölcsönzéssel kapott dokumentumok számát elosztottuk a év során kért dokumentumok számával és megszoroztuk százzal Mérési eredmények Mutató: A/B *100 = 69 A = a mérési időszakban megkapott dokumentumok száma 251 B = a mérési időszakban kért dokumentumok száma 359 A mutató megmutatja azon kért dokumentumoknak az arányát, amelyeket könyvtárközi kölcsönzés útján szereztek be a használók számára. Az optimális érték 100 felé tart. A teljesítés 69%-os A mutatóra ható későbbiekben vizsgálható tényezők: - a könyvtárközi ügyintézés személyzeti ellátottsága - a képzettség (a könyvtári rendszer ismerete) - a technikai szint (a kérés közvetítése, szállítás, értékesítés) - a kérések jellege (szak- vagy szórakoztató könyv) - az állomány nagysága és profilírozottsága - a használói igények differenciáltsága - a könyvtári rendszer készsége a kooperativitásra - a személyzet elfogultsága ( a mérés alatt a műveletek simábban zajlanak le) 18

19 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságát befolyásoló tényezők vizsgálata mintavétel alapján A mérés előkészítése A mérés alapja november 15. és december 15. között végzett mintavétel az erre a célra készített mérőlap segítségével. Mérési eredmények A = a mintavételi időszakban megkapott dokumentumok száma 33 B = a mintavételi időszakban kért dokumentumok száma 56 Mutató: A/B * 100 = 59 A kérés átvétele az olvasótól és a dokumentum kérésének megkezdése között eltelt idő: azonnal elkezdve: 24 1 nap múlva: 20 2 nap múlva: 9 4 nap múlva: 2 5 nap múlva: 1 A könyvtár anyaépületén kívüli részlegéből 4 ill.5 nap múlva hozták át az olvasó kérését. A kérés megkezdése és a kérés elindítása között eltelt idő: azonnal elindítva: 37 1 nap múlva: 13 6 nap múlva: 1 nem található sehol: 5 A kérés azonnali elindítását akadályozó ok: - rossz volt a rendszer A kérés elindítása és a dokumentum beérkezése között eltelt idő: 2 nap múlva: 1 3 nap múlva: 2 4 nap múlva: 3 5 nap múlva: 2 6 nap múlva: 4 7 nap múlva: 9 8 nap múlva: 2 9 nap múlva: 4 11 nap múlva: 1 12 nap múlva: 3 14 nap múlva: 1 21 nap múlva: 1 19

20 A mintavétel ideje alatt nem érkezett meg 23 dokumentum. A leggyakrabban előforduló okok: tanszéki anyag, nem kölcsönözhető, kallódik, nincs sehol, A mintavétel időszaka alatt meg nem érkezett 23 dokumentum közül 9 esetben semmilyen vissszajelzés nem érkezett. A dokumentum beérkezése és az olvasó értesítése között eltelt idő: Azonnal értesítve: 23 1 nap múlva értesítve: 8 3 nap múlva értesítve: 2 Az olvasó értesítése és a dokumentum átvétele között eltelt idő: Azonnal átvette: 18 1 nap múlva: 6 2 nap múlva: 4 3 nap múlva: 1 4 nap múlva: 2 6 nap múlva: 1 8 nap múlva: 1 A két kiemelt adatnál az olvasó nem ért rá, hogy bejöjjön a könyvekért. Az olvasó által kért kérés leadása és a könyvtárközi kérés teljesítése között eltelt idő: 2 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 3 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 6 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 5 7 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 2 8 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 9 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 4 10 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 3 11 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 12 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 2 13 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 2 14 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 8 15 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 17 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 21 nap alatt teljesült könyvtárközi kérés: 1 A kiemelkedően hosszú 17 és 21 nap múlva teljesült könyvtárközi kölcsönzések esetében a kérést újra kellett indítani, mivel a dokumentumok az első könyvtárközi kérés elindításakor nem voltak elérhetőek. Kölcsönzés alatt áll, kallódik, ilyen nincs jelzésekkel ellátva kaptuk vissza a kéréseket. 20

21 A tárgyi eszközök kihasználtsága a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 17. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.9.2 A mérés célja a tárgyi eszközök kihasználtságának megállapítása volt A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy könyvtárunk egyes részlegeiben a használatban lévő tárgyi eszközök kihasználtsága mennyire hatékony. Mutató: A/B*100 A = a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma B = az eszközfajta teljes száma 17.2 A mérés előkészítése A tárgyi eszközök kihasználtságának mérésére két mintavételi időszakot jelöltünk meg: december között két héten át 8 mérési napon január 27 - február 6. között két héten át 8 mérési napon keresztül Tájékoztattuk a munkában részt vevő kollégákat a mérés céljáról és a lebonyolítás módjáról. A mérésben az alábbi részlegek vettek részt: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 4. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár 5. Zenemű- és Hangtár 3. Közigazgatási Szakkönyvtár Az 1. sz. Fiókkönyvtár és a 2. sz. Fiókkönyvtár a mérésben szereplő tárgyi eszközökkel nem rendelkezik, ezért ebben a mérésben nem vett részt. A 3. sz. Fiókkönyvtár költözés miatt a felmérésbe nem kapcsolódott be. A napi mérések elvégzésére adatlapot használtunk, melyet mellékletként csatolunk A mérés módszere Számba vettük az egyes részlegekben használatos tárgyi eszközöket fajtánként. Három csoportot mértünk: 1. az információszolgáltatásban részt vevő eszközöket (számítógépeket) 2. a nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezéseket (mikrofilm leolvasó, tv, videó, rádió, lemezjátszó, CD-lejátszó, DVD-lejátszó, magnó) 3. Reprográfiai eszközöket (fénymásoló, nyomtató) A negyedik csoportba sorolt projektor - mint oktatómunkában használatos berendezés kihasználtsága e mérési módszerrel nem volt mérhető. A kijelölt mérési időszakokban naponta négy időpontban néztük meg az eszközök foglaltságát: 11, 13, 15 és 17 órakor (egy-egy részlegben a nyitva tartási idő függvényében ezek az időpontok egy órával tolódtak.) 17.4 Mérési eredmények A mutatóként kapott számokat részlegenként és összesítve táblázatba foglaltuk és grafikonon ábrázoltuk. A táblázatból eszköz fajtánként és részlegenként is leolvashatók a kapott eredmények. A számadatokat az időbeni foglaltság alapján is kiértékeltük. A kapott eredmények alapján az alábbiakat állapítottuk meg: a kihasználtsági mutatók egyértelműen azokban a részlegekben magasak (pl. idegennyelvi gyűjtemény, közigazgatási szakkönyvtár), ahol kevés számú (esetenként az igényeknél is kevesebb) eszközzel rendelkeznek. Egy-egy részlegben ahol csak 1 db számítógéppel rendelkeznek, melyet a tájékoztató könyvtáros 21

22 használ a mérési módszer nem ad reális képet a kihasználtságról. Az eredmények részletes elemzése a későbbiekben elvégezhető A mutatóra ható, későbbiekben vizsgálható tényezők: - a vizsgált eszközök fizikai állapota - a vizsgált eszközök mennyisége (sok vagy kevés) - a helyben használat sajátosságai - a gépesítettség - az állomány szabadpolcossága 22

23 17. 6 Mérési eredmények I. Információ szolgáltatásban részt vevő eszközök (számítógépek) Nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezések Reprográfiai eszközök (fénymásoló, nyomtató) Oktatómunkában használt berendezés (projektor) Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes Felnőtt részleg 19 50% 4 0% 3 17% 22% Zenemű- és hangtár 1 20% 12 22% 2 12% 18% Idegennyelvi Gyűjtemény 3 80% 3 23% 2 37% 47% Közigazgatási Szakkönyvtár 2 100% 0 0% 2 69% 85% Gyermekkönyvtár 1 47% 2 2% 0 0% 25% 26 59% 21 12% 9 34% 40% 23

24 17. 6 Mérési eredmények II. Információ szolgáltatásban részt vevő eszközök (számítógépek) Nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezések Reprográfiai eszközök (fénymásoló, nyomtató) Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes (%) Kihasználtság foglalt/összes (%) Kihasználtság foglalt/összes (%) Összes Összes (db) (db) 11h 13h 15h 17h 11h 13h 15h 17h 11h 13h 15h 17h Felnőtt részleg 19 50% 44% 54% 52% 4 0% 0% 0% 0% 3 8% 4% 17% 13% Zenemű- és hangtár 1 25% 31% 19% 6% 12 16% 25% 21% 24% 2 19% 19% 10% 3% Idegennyelvi Gyűjtemény 3 75% 90% 80% 75% 3 6% 25% 33% 27% 2 38% 31% 47% 31% Közigazgatási Szakkönyvtár 2 100% 100% 100% 100% 0 0% 0% 0% 0% 2 71% 63% 71% 53% Gyermekkönyvtár 1 50% 38% 88% 38% 2 6% 0% 0% 0% 0 0% 0% 0% 0% 26 60% 61% 68% 54% 21 7% 13% 14% 13% 9 34% 29% 36% 25% 24

25 Információszolgáltatásban részt vevő eszközök kihasználtsága az egyes mérési időpontok szerint 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyermekkönyvtár Nem hagyományos dokumentumok kihasználtsága az egyes mérési időpontok szerint 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyermekkönyvtár Reprográfiai eszközök kihasználtsága az egyes mérési időpontok szerint 80% 70% 60% 50% 40% 11h 13h 15h 17h 30% 20% 10% 0% Felnőtt részleg Zenem ű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtem ény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyerm ekkönyvtár Ös szesen 25

26 Információszolgáltatásban részt vevő eszközök kihasználtsága 120% 100% 80% 60% 50% 80% 100% 47% 59% 40% 20% 20% 0% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyermekkönyvtár Nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezések kihasználtsága 25% 22% 23% 20% 15% 10% 5% 0% 0% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény 0% Közigazgatási Szakkönyvtár 2% Gyermekkönyvtár 12% Reprográfiai eszközök kihasználtsága 80% 70% 69% 60% 50% 40% 37% 34% 30% 20% 10% 0% 17% 12% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár 0% Gyermekkönyvtár 26

27 Az ülőhelyek kihasználtsága a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 18. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B2.9.3 A mérés célja az ülőhelyek kihasználtságának megállapítása volt A mutató meghatározása A mutató meghatározza, hogy könyvtárunk egyes részlegeiben az ülőhelyek kihasználtsága mennyire hatékony. Mutató: A/B*100 A = a vizsgálat idején az elfoglalt ülőhelyek száma B = az összes ülőhely száma 18.2 A mérés előkészítése Az ülőhelyek kihasználtságának mérésére két mintavételi időszakot jelöltünk meg: december között két héten át 8 mérési napon január 27 - február 6. között két héten át 8 mérési napon keresztül Tájékoztattuk a munkában részt vevő kollégákat a mérés céljáról és a lebonyolítás módjáról. A mérésben az alábbi részlegek vettek részt: 1. Felnőtt Olvasószolgálat 5. Idegennyelvi Gyűjtemény 2. Gyermekkönyvtár sz. Fiókkönyvtár (Eger, Kolozsvári u. 25.) 3. Zenemű- és Hangtár sz. Fiókkönyvtár(Eger, Kovács Jakab u. 35.) 4. Közigazgatási Szakkönyvtár A 3. sz. Fiókkönyvtár költözés miatt a felmérésbe nem kapcsolódott be. A napi mérések elvégzésére adatlapot használtunk, melyet mellékletként csatolunk A mérés módszere Számba vettük az egyes részlegekben használatos ülőhelyeket. Három csoportot mértünk: 4. Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz használatához 5. Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz nélkül 6. Ülőhely kötetlen tevékenységhez A negyedik csoportba sorolt ülőhely csoportos foglalkozások helyiségeiben mérést nem végeztük el, mivel könyvtárunk nem rendelkezik külön csoportos foglalkozások megtartására fenntartott helyiséggel. A kijelölt mérési időszakokban naponta négy időpontban néztük meg az ülőhelyek foglaltságát: 11, 13, 15 és 17 órakor (egy-egy részlegben a nyitva tartási idő függvényében ezek az időpontok egy órával tolódtak.) 18.4 Mérési eredmények A mutatóként kapott számokat részlegenként és összesítve táblázatba foglaltuk és grafikonon ábrázoltuk. A táblázatból ülőhely típusonként és részlegenként is leolvashatók a kapott eredmények. A számadatokat az időbeni foglaltság alapján is kiértékeltük. A kapott eredmények alapján az alábbiakat állapítottuk meg: az ülőhelyek kihasználtsága a tárgyi eszközök használata esetén a legmagasabb. A kihasználtsági mutatók egyértelműen azokban a részlegekben magasak (pl. idegennyelvi gyűjtemény, közigazgatási szakkönyvtár), ahol kevés számú (esetenként az igényeknél is kevesebb) ülőhellyel rendelkeznek. Több esetben előfordult, hogy a mérési időpontban egy számítógép előtt ketten is ültek, sőt egy olyan 27

28 adattal is találkoztunk, ahol egy diákcsoport (az ideiglenesen odahúzott székeken) ült az adott pillanatban egy számítógép előtt. A fiókkönyvtárak mérési eredményeiben többször megfigyelhető 120%-os vagy ennél is magasabb eseti foglaltság, amely azt mutatja, hogy ezekben a könyvtárakban kevés az ülőhely. Megfigyelhető volt néhány negatív mérőszám a következő esetekben: a hagyományos olvasószolgálati katalógusok előtt lévő ülőhelyek egyetlen mérés során sem voltak foglaltak, ugyanez vonatkozik a helyismereti kutatóhelyekre is. Az eredmények részletes elemzése a későbbiekben elvégezhető A mutatóra ható, későbbiekben vizsgálható tényezők: - a vizsgált ülőhelyek fizikai állapota - a vizsgált ülőhelyek mennyisége (sok vagy kevés) - a helyben használat sajátosságai - a gépesítettség - az állomány szabadpolcossága 28

29 18.6 Mérési eredmények I. Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz használatához Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz nélkül Ülőhely kötetlen tevékenységhez Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes (%) Kihasználtság foglalt/összes (%) Kihasználtság foglalt/összes (%) Összes Összes (db) (db) 11h 13h 15h 17h 11h 13h 15h 17h 11h 13h 15h 17h Felnőtt részleg 13 74% 53% 61% 51% 42 13% 9% 11% 10% 40 9% 8% 12% 11% Zenemű- és hangtár 10 21% 30% 26% 28% 11 26% 37% 32% 28% 2 22% 38% 34% 50% Idegennyelvi Gyűjtemény 7 44% 92% 67% 53% 10 34% 41% 46% 46% 6 15% 6% 12% 15% Közigazgatási Szakkönyvtár 2 68% 87% 84% 82% 6 58% 64% 73% 52% 4 66% 82% 76% 58% Gyermekkönyvtár 0 0% 0% 0% 0% 21 56% 28% 69% 35% 10 0% 4% 39% 5% Olvasószolgálat összesen 32 52% 66% 60% 54% 90 37% 36% 46% 34% 62 28% 28% 35% 28% 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár 0 0% 0% 0% 0% 8 118% 75% 88% 35% % 74% 57% 24% 0 0% 0% 0% 0% 11 75% 34% 43% 13% 12 17% 42% 36% 12% 32 52% 66% 60% 54% % 48% 59% 27% 90 51% 48% 43% 21% 29

30 18.6 Mérési eredmények II. Ülőhely kötetlen tevékenységhez Ülőhely csoportos foglalkozások helyiségeiben Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes Összes (db) Kihasználtság foglalt/összes 40 11% 0 0% 28% 2 35% 0 0% 31% 6 31% 0 0% 47% 4 63% 0 0% 66% 10 12% 0 0% 30% 62 30% 0 0% 40% 16 66% 0 0% 73% 12 25% 0 0% 33% 90 40% 0 0% 49% 30

31 Ülőhelyek kihasználtsága az egyes mérési időpontok szerint 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 11h 13h Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkönyvtár Gyermekkönyvtár 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár 15h 17h Ülőhelyek kihasználtsága összesen 66% 73% 28% 31% 47% 30% 40% 33% 49% Felnőtt részleg Zenemű- és hangtár Idegennyelvi Gyűjtemény Közigazgatási Szakkö... Gyermekkönyvtár Olvasószolgálat összesen 1. sz. Fiókkönyvtár 2. sz. Fiókkönyvtár 31

32 A dokumentumfeldolgozás gyorsasága a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban 20. sz. Teljesítménymutató Szabvány: B3.2.1 A mérés célja a dokumentumfeldolgozási műveletek gyorsaságának mérése A mutató meghatározása A vásárolt dokumentum megérkezésétől a használók számára elérhetővé válásig (általában a polcra kerülésig) eltelt idő átlaga. A mutatót csak ugyanúgy beszerzett és feldolgozott dokumentumok esetében lehet használni. Mutató: A/B A = a munkafázisra elhasznált összidő B = a munkafázisban feldolgozott dokumentumok száma 20.2 A mérés előkészítése Munkacsoport megalakítása, a részt vevő kollégák tájékoztatása a mérés céljáról és a lebonyolítás módjáról. A munkacsoportban részt vettek: Feldolgozó Osztály 6 fő Zenemű-és hangtár 2 fő Közigazgatási Szakkönyvtár 2 fő A munkacsoport vezetője: Feldolgozó Osztály vez. 1 fő Feladatmegosztás a mindennapi gyakorlat szerint: Feldolgozó osztály: gyarapítja és feldolgozza a felnőtt részleg dokumentumállományát Zenei részleg: önállóan gyarapítja és feldolgozza a hagzódokumentumokat Közigazgatási részleg : önállóan gyarapítja és feldolgozza a gyűjtőkörébe tartozó dokumentumokat A mérés időtartama: november március 12. Könyvtárunk részt vesz az un. hárommegyés projektben. Velük született egy megállapodás, hogy a november február 15. között vétel útján bekerült könyvek feldolgozását vizsgáljuk. Mivel a kiválasztott időszakban viszonylag kevés dokumentumot tudtunk vásárolni év végén már nem, év elején még nem volt keret jelen pályázatban még egy hónappal megnöveltük a mérés időtartamát. Jelen pályázatban a dokumentumok körét a hangzóanyaggal is kiegészítettük, hogy a zenei részleg munkájáról is legyenek adataink A mérés módszere Az adatgyűjtés teljesítménymérési lappal történt. (minta mellékelve) A saját tervezésű mérőlap rovatait a feldolgozás folyamatának megfelelően alakítottuk ki a mindennapi munkánk során eddig is használt mérőlap továbbfejlesztésével. A feldolgozás módja illetve a rekordok előállítása háromféle képen történik: - honosítás az MNB adatbázisból - saját feldolgozás - már meglévő dokumentum példányszám növelésénél többszörözéssel 32

33 10% 80%90% 70% 60% 50% 40% 30% 10%20% 0% 7na pos dok.át szerelé cédula- adása nyomt. szakoz bibl.leír ál.-ba vétel ás behaso előkész érkezé nl. s A beszerzés forrása között is különbséget tettünk, illetve külön kezeltük a KELLO-tól érkezett szállítmányokat, hiszen ebben az esetben nem kellett külön időt fordítani a könyvek szerelésére és a katalóguscédula előállítására. (Olvasói cédulakatalógust már lezártuk, de a raktári nyilvántartó katalógust még építjük, dokumentumonként 1-1 cédula szükséges.) 20.4 A mérés eredményei Részleg Beszerzés forrása Feldolgozás módja szerint (db) átlagidő honosítás saját feldolg. többszörözés (nap) Felnőtt KELLO 454 5,9 Kiadó, kereskedő 90 4,6 13 3,1 16 3,1 Zenei Kiadó, kereskedő 50 8,1 Közigazgatási KELLO 15 3,1 Kiadó, kereskedő 75 8,3 5 1,2 A Feldolgozó Osztály (felnőtt részleg) eredményei Mivel a munkafolyamatok közötti időtartamok összehasonlítását csak az azonos módon beszerzett és feldolgozott dokumentumoknál lehet elvégezni erre az elemzésre a felnőtt részleg saját feldolgozást igénylő dokumentumait választottuk ki. A munkafolyamatok közötti időtartamokat Excel táblázatban rögzítettük és a leghosszabb illetve a leggyakoribb átlagidő alatt átfutó dokumentumoknál grafikusan megjelenítettük a munkafázisokat. A kapott eredmények azt mutatják, hogy a feldolgozó osztályon a folyamatban részt vevő kollégák viszonylag egyenletes teljesítményt nyújtottak. 11 napos 100% 80% 60% 40% 20% 0% dok. átadása szerelés cédula-nyomt. szakozás bibl.leírás áll.-ba vétel behasonl. előkész. érkezés 33

34 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 7 napos dok. átadása szerelés cédula-nyomt. szakozás bibl.leírás áll.-ba vétel behasonl. előkész. érkezés 100% 80% 60% 40% 20% 0% 5 napos dok. átadása szerelés cédula-nyomt. szakozás bibl.leírás áll.-ba vétel behasonl. előkész. érkezés Zenemű-és hangtár mérési eredményei A zenei részleg 50 hangzódokumentumot dolgozott föl, ez két szállítmány volt, az egyik szállítmány 7 napos a másik szállítmány 9 napos átfutási idővel került a polcra A feldolgozás idejét befolyásoló tényezők: egy ember végzi a munkát, a formai feltárás mindig analitikus, a szállítmányokkal egyszerre végzi a különböző típusú feladatokat, tehát csak akkor kerül sor a szerelésre, amikor a szállítmány minden darabját feldolgozták. 34

35 7 napos 100% dok. átadása 80% szerelés 60% szakozás bibl. leírás + anal. 40% áll.-ba vétel 20% behasonl. előkész. 0% érkezés 9 napos 100% 80% 60% 40% 20% 0% dok. átadása szerelés szakozás bibl. leírás + anal. áll.-ba vétel behasonl. előkész. érkezés A Közigazgatási Szakrészlegben kapott eredményeket most nem elemezzük. A vizsgálat ideje alatt több nem várt esemény - betegség, helyettesítés, a két fő helyett hosszabb ideig csak egy ember dolgozott torzította a várható eredményt. Kiegyensúlyozottabb körülmények között a mérést tervezzük újra 35