Tanfolyamszervezés. A tanfolyam tervezésének lépései

Átírás

1 Tanfolyamszervezés A tanfolyam tervezésének lépései Elızetes igényfelmérés, piackutatás Tervezett résztvevıi létszám és a részvételi kritériumok meghatározása Költségvetés készítése A program megvalósításának költségei (terembérlet, közüzemi díjak, oktatók, technikai berendezések, felszerelések, adminisztrációs költségek, promóció, stb.) A lehetséges bevételi források (részvételi díj, pályázat, állami, önkormányzati támogatás, szövetségi támogatás, stb.) Reklámterv készítése A célcsoport jellegzetességeinek a meghatározása Kommunikációs csatornák meghatározása (a költségvetési pénzügyi keret figyelembe vételével) Idırendi tervezés Megvalósítási ütemterv készítése 1

2 Az igényfelmérés formái Ismerni kell céljainkat! Élıszó Kérdıív Elégedettségi vizsgálat Ötletláda Igényfelmérés kérdıív alapján a) Új j megkeresés s esetén / ez kb helyre Megkeresı (mi) Témákat ajánlunk Elıadókat ajánlunk Létszám minimum-maximumot ajánlunk Költségvetést tervezünk Részvételi díjra javaslat Megkeresett (ık) Helyszínt javasolnak Idıpontot javasolnak Témát választanak / választhatnak Létszámot, idıpontot, helyszínt megjelölik 2

3 Ötletláda Szakmai gyakorlatok Nyílt nap Konferenciák Vetélkedı Továbbképzés 5.1. Megvalósítási si ütemterv - Munkaterv Miért szüks kséges, mik az elınyei? Láttatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket és azok egymásra épülését Követhetıvé teszi a párhuzamosan folyó feladatokat Elısegíti az erıforrások tervezését Megmutatja a felelısségi viszonyokat Segíti a kritikus tevékenységek beazonosítását Lehetıvé teszi a források idıleges átcsoportosítását Tervezhetı a feladatok optimális idıkerete és a projekt várható befejezése Elısegíti a szervezeti egységek közti kommunikációt Teret biztosít a projekt nyomonkövetéséhez és ellenırzéséhez 3

4 5.1. Megvalósítási si ütemterv - Munkaterv A munkaterv elkészítésének menete: 1. lépés: Tevékenységek meghatározása 2. lépés: Tevékenységek egymásra épülésének vizsgálata 3. lépés: Egyes tevékenységek idıigényének meghatározása 4. lépés: Az egyes tevékenységek felelıseinek meghatározása 5. lépés: Ütemterv munkaterv elkészítése Ütemezés visszafelé tervezés Induljunk el onnan, ahová a 3., 2. illetve 1. év végéig el szeretnénk jutni. Vázoljunk fel egy logikusan egymásra épülı cselekvés- sorozatot azokból a tevékenységekbıl, amelyekre az adott cél vagy tevékenység megvalósítása érdekében szükség van. Minden tevékenységhez rendeljünk hozzá egy bizonyos idıtartamot. Helyezzük el a tevékenységeket a naptárban, az utolsótól az elsı felé haladva. 4

5 Feladat-idı mátrix A szakmai program elkészítése Az ismeretterjesztı elıadások témáinak összeállítása A javasolt mozgásformák meghatározása Tanfolyami naptár készítése (idıpontok meghatározása) A tárgyi feltételrendszer (létesítmény és felszerelésigény) tervezése A személyi feltételek (elıadók, gyakorlati szakemberek) tervezése 5

6 A tanfolyam megszervezésekor felmerülı teendık Elızetes pénzügyi források megteremtése (pályázat, vagy szponzori támogatás) Tárgyi és technikai feltételek szervezése Létesítmények biztosítása (idıpont-egyeztetés, helyszíni szemle, szerzıdéskötés) Tárgyi eszközök (hangosítás, projektor, sporteszközök, stb.) beszerzése, mőszaki állapotuk ellenırzése A tanfolyam megszervezésekor felmerülı teendık 2. Személyi feltételek biztosítása A programban részt vevı személyek felkérése A szervezésben részt vevı munkatársak feladatainak kiosztása Egyeztetés a szakemberekkel (tartalmi, pénzügyi és idırendi kérdések) Közremőködési szerzıdések megkötése az oktatókkal (megbízási szerzıdés, munkaszerzıdés) Reklámtevékenység Reklámanyagok készítése és eljuttatása a célcsoporthoz Résztvevık megszervezése A jelentkezık tájékoztatása A jelentkezések fogadása Engedélyek beszerzése (tanfolyam jellegétıl függıen) 6

7 A tanfolyam lebonyolítása során felmerülı feladatok Oktatási feltételek ellenırzése Technikai eszközök megléte, mőködıképessége Közremőködı szakemberek jelenléte Higiénie, rend Orvosi, elsısegély-nyújtási háttér A résztvevık fogadása Üdvözlés Részvételi feltételek ellenırzése (elızetes orvosi igazolás, stb.) Adminisztrációs és pénzügyi teendık Tájékoztatás a tanfolyam tervezett programjáról Egészségvédelmi, balesetmegelızési, higiéniés szabályok ismertetése) A tanfolyam megnyitása (köszöntések, bemutatkozások) A tanfolyam gördülékeny lebonyolításának biztosítása A tanfolyam zárása (számonkérés, összegzés, értékelés) Feladatok a tanfolyam befejezésekor Technikai utómunkálatok (helyszín rendbetétele) Pénzügyi elszámolások A tanfolyam szakmai és pénzügyi eredményességének értékelése, tapasztalatok összegzése 7

8 A tanfolyamszervezés menete 1. Igény felmérése (igény jelentkezése) 2. Helyszín megválasztása 3. Tematika végiggondolása 4. Oktatók felkérése 5. Elıadások idızítése 6. Beszerzések 7. Értesítés Helyszín megválasztása - Méret - Kiszolgálók, szolgáltatások - Megközelíthetıség, parkolás - Felszereltség - Többnapos esetén szállás, étkezés, esti program 8

9 Tematika végiggondolása Ismeretek Versenyszervezés Versenyre való utazás megszervezése Versenyeztetés Edzıtábor szervezés Megfelelı technikai és taktikai tudás átadása Szervezéshez, és mőködtetéshez szükséges jogi ismeretek Vállalkozási, pénzügyi ismeretek Szponzor, finanszírozás, költségek Eszközigény Egymásra épülés Átjárhatóság Valós munkapiaci igények ismerete Oktatók felkérése Hivatalos felkérı levél tartalmazza: Tárgy Felkérı Tanfolyam jellege Idıpont, helyszín, idıtartam kontaktcím 9

10 A hivatalos levél formája Céges papír Küldı (név, cím, tel/fax) Címzett Tárgy Hivatkozási szám Ügyintézı (aki az üggyel foglalkozik, telefon/faxszáma) Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek A meghívó Alakja sokfajta lehet Két hét, 10 nap az elfogadható idızítés Az alábbiak szerepeljenek rajta: A Meghívó szó A meghívó neve, és az a rangja, amilyen minıségben a rendezvényen szerepel A meghívott vagy teljes névvel, vagy az Ön megszólítással (és kísérıjét) Aminek kapcsán tartják a rendezvényt A rendezvény mőfaja (ünnepi ülés, aláírás, fogadás, vacsora ) A rendezvény idıpontja A rendezvény helye R.S.V.P. (kiegészülhet a regrets only jelzéssel) vagy P.M. Elıírt öltözék 10

11 MEGHÍVÓ Szabó Pál, a Magyar Bridzsszövetség elnöke tisztelettel meghívja. a világbajnokság döntıje alkalmából tartandó fogadására Idıpontja: augusztus 1. 18,00-20,00h Helyszíne: Hotel Hejdeelegáns (Budapest, I.ker. Nagy u.3) RSVP (1) Öltözet Elıadások idızítése logikai sorrend, oktatók ideje Vidékrıl érkezık számára is elérhetı legyen Megfelelı számú szünet Koncentrációs képesség figyelembe vétele Gyakorlati/elméleti elıadások Oktatási terv 11

12 Oktatási terv Témakörök Idıpontok Helyszínek adók Felelısök Elı- egyéb Beszerzések Tanfolyamhoz szükséges tárgyi erıforrások rendelkezésre bocsátása Fénymásolatok Honlap Eszközök Tanfolyamhoz kapcsolódó tárgyak 12

13 Értesítés plakátok, hírlevél, szülıi értekezlet Levelek kiküldése Média, mint promóciós forrás Szakszövetségek, egyéb intézmények, mint promóciós források Tartalma: pontos információk Tanfolyamszervezés írásbeli vizsgarész 1. példa Az Országos Diák Olimpiai labdajátékait az ÖN városa szervezi. Az esemény sikeres megvalósításához a rendezık elképzelései szerint kb. 100 fı önkéntes munkatárs közremőködésére van szükség. Szervezze meg az önkéntesek versenyre való felkészítését! Tervezze meg, hogy milyen típusú ismeretek átadására van szükség, hol lehet megtartani a foglalkozásokat, hány alkalommal kell részt venniük oktatáson, van-e számonkérés. Írjon felkérı levél mintát az oktatók számára, és készítse el az oktatási tervet! 13

14 Tanfolyamszervezés írásbeli vizsgarész 2. példa Ön saját sportvállalkozást vezet, és egy új vásárlói csoportot, az idıs korosztályt célozza meg új szolgáltatásával. Ennek érdekében kidolgozza a Minıségi élet 60 felett elnevezéső tanfolyamát. A tanfolyam résztvevıi megismerik az életkorukhoz igazodó egészséges életmód elemeit, és gyakorolják a számukra összeállított mozgásprogramot. Ismertesse a tanfolyamszervezés lépéseit. Nevezzen meg a szakmai programból legalább két elméleti témát, két mozgásprogramot és kétfajta wellness szolgáltatást, melyet különösen fontosnak tart az idıskori egészségvédelem szempontjából! Milyen teendıi vannak a tanfolyam megszervezésekor? Ismertesse a tanfolyam lebonyolítása során felmerülı feladatokat! Milyen feladatai vannak a tanfolyam befejezésekor? 14