2018. február. WEBEFJ felhasználói kézikönyv

Átírás

1 2018. február WEBEFJ felhasználói kézikönyv

2 Tartalomjegyzék 1. Általános leírás Bejelentkezés Szerepkörválasztó WEBEFJ elérése Kezdőoldal Üdvözlőoldal Nyitott jegyzékek Lezárt jegyzékek Állandó képernyőelemek Jegyzék alapadatainak rögzítése, módosítása Jegyzék alapadatai (fejléc rész) Feladó adatai alapértelmezett cím Eltérő tértivevény cím Bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszáma Bérmentesítő gép állás adatok Közönséges küldemény rögzítési módja Küldemény tételek listája, új tétel rögzítése Címtár Címzéstámogatás Küldeményazonosító-tartományok megadása Új tétel rögzítése Rögzítés űrlapon Rögzítés táblázatban Címzett adatok feltöltése Nyomtatás Jegyzékek lezárása Lezárt jegyzék tételeinek megtekintése WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

3 1. Általános leírás A web alapú elektronikus feladójegyzék készítő rendszer, röviden WEBEFJ alkalmazás a Magyar Posta elektronikus feladójegyzéket elkészítő, ingyenes online rendszere, ami nyomtatványok kitöltésére is alkalmas. Az elektronikus feladójegyzék a küldemények postai felvételhez szükséges adatokat tartalmazó, kötött formátumú, xml kiterjesztésű adatállomány. Miért érdemes a WEBEFJ-t használni? Mindig naprakész, megbízható. Megkönnyíti a tömeges levélfeladásokkal járó feladatokat, hiszen kiváltja a papíralapú feladójegyzék használatát. Kezeli a díjhiteles és a bérmentesítő géppel történő feladást. Mindig a hatályos Műszaki specifikációnak megfelelően készíti el az elektronikus feladójegyzéket és egy kattintással be is küldi azt adatközpontunkba. Nem kell külön bevizsgáltatni az elkészített adatállományt. Szoftverbe épített adatbázis - utca, házszám szintű adatokkal - támogatja a pontos címzést. Könyvelt és közönséges levelek esetében is alkalmas bontott címadatok megadására. Beépített címzéstámogatással rendelkezik, így leellenőrizhető a címek helyessége. Kényelmi funkcióként elkészíti a borítékra és az etikettre történő címzést. Támogatja a belföldi és a nemzetközi tértivevény nyomtatását - akár leporellós, akár vágott formátumban. Kiszámolja a feladási díjat a megadott küldeményparaméterek alapján. Ingyenes. 3 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

4 2. Bejelentkezés Bejelentkezni a oldalon, az Én Postám regisztrációs felhasználónév és jelszó páros megadása után, a Belépés gombra kattintva lehet. 4 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

5 2.1. Szerepkörválasztó Sikeres bejelentkezés után a felhasználónak Szerepkört kell választania abban az esetben, ha magánszemélyként vagy cég nevében is jogosult eljárni. Ha WEBEFJ-ben kíván feladójegyzéket rögzíteni, akkor a cég nevében szükséges eljárni. Szerepkörválasztást követően is van lehetőség Szerepkört váltani. A felhasználó az oldal fejlécében a saját nevére kattintva, az alábbi képen látható menüben kiválaszthatja, hogy kinek a nevében jár el. Ugyanebben a menüben tekintheti meg saját profiljának adatait, módosíthatja jelszavát, illetve kiléphet a felületről. A tényleges felhasználói adatok (pl. cég neve, adószám, számlázási cím, stb.) szerződésben kerülnek rögzítésre, itt nem módosíthatóak. 5 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

6 3. WEBEFJ elérése A WEBEFJ felülete a Postai szolgáltatások fülön érhető el az alábbi csempén, a Megnyitás gombra kattintva: 6 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

7 4. Kezdőoldal 4.1. Üdvözlőoldal Első belépéskor és amennyiben a felhasználónak nincs nyitott feladójegyzéke, a lenti Kezdőoldal jelenik meg, ahol oktatóvideó segítségével megismerheti a rendszer felületét és annak használatát. Az oktatóvideó a súgóban is megtalálható, ami pedig a WEBEFJ bármelyik oldaláról elérhető. 7 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

8 4.2. Nyitott jegyzékek Amennyiben a felhasználó már készített nyitott feladójegyzéket, az első képernyőn ezek listája látható. A nyitott feladójegyzékek 10 munkanap inaktív állapot után, a lezárt feladójegyzékek 90 nap után automatikusan törlődnek az alkalmazásból, illetve a felhasználónak lehetősége van ezek manuális törlésére is. Amennyiben valamelyik nyitott jegyzéket szerkesztésre megnyitja a felhasználó, akkor a szoftver ettől az időponttól kezdődően figyeli és állapítja meg a törlés dátumát. Ha a nyitott, vagy zárt jegyzékek manuálisan, vagy automatikusan törlődnek, akkor ez a Kezdőoldal újra megjelenik. Ezen az oldalon láthatóak a Posta felé még be nem küldött, nyitott jegyzékek, illetve a lezárásra jelöltek. Azokat a nyitott jegyzékeket törli a rendszer, amelyeket 10 munkanapon keresztül nem módosított és nem zárt le a felhasználó. A törlésig hátralevő munkanapok számáról a program felugró ablak formájában figyelmeztetést küld. 8 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

9 A listában azok a főbb adatok láthatók, amelyeket a jegyzék létrehozásakor megadtunk. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, megállapodás kód, a jegyzékben található tételek (küldemények) darabszáma, várható törlés dátuma. A jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva további adatok válnak láthatóvá, valamint megjelenik a Beállítások és Törlés funkciógomb. Becsült feladási díj abban az esetben jelenik meg, ha a jegyzék lezárásra jelölt státuszba kerül. Ezt a státuszt a lakat ikon és a Megtekintés gomb is kifejezi. Funkciógombok: Új feladójegyzék: Kattintásra új feladójegyzék hozható létre. Rögzítés folytatása: Betöltődik a táblázatos rögzítés oldal, ahol a már meglévő adatokhoz új küldeményeket, tételeket lehet felvenni. Megtekintés: Csak a lezárásra jelölt jegyzékek mellett jelenik meg, kattintás után tekinthetjük meg a jegyzék tételeit és/vagy véglegesen lezárhatjuk, illetve szerkesztésre felbonthatjuk. Beállítások: Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Segítségével a jegyzék alapparamétereit lehet módosítani (pl. feladói adatok, bérmentesítő gép számlálóállása, stb.). Törlés: Ez a gomb csak a jegyzékek adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell jóváhagyni a műveletet. 9 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

10 Keresés mező: A képernyőn látható összes jegyzékadatban lehet keresni vele. Rendezés: Rendezés alapja: a lefelé mutató nyílra kattintva legördülő menüből választható ki a rendezés kívánt szempontja, pl. a feladó neve, a jegyzékazonosító, a törlés dátuma stb. Rendezés iránya: a rendezés szempontjához igazodva növekvő vagy csökkenő sorrendben rendezhetjük a jegyzékeket. Kijelölés: Jelölő négyzet: A jegyzékek előtt levő négyzet, amelynek célja, hogy megjelöljük azokat a jegyzékeket, amelyeken műveleteket kívánunk végezni. Összes kijelölése: Minden jegyzék kijelölése. Kijelölések megfordítása: A nem-kijelölt jegyzékek kijelöltté válnak, míg a kijelölteknél eltűnik a kijelölés. Kijelölések megszüntetése: Minden kijelölés megszűnik. Kijelöltek törlése: A kijelölt jegyzékek törlése. A véletlen adatvesztések elkerülése érdekében a program törlés előtt felugró ablakban megerősítést kér. Kijelölések összevonása: Abban az esetben jelenik meg a gomb, ha azonos megállapodás azonosítójú jegyzékek vannak kijelölve és a közönséges küldemény rögzítési módja (darabszámos vagy cím szerinti) megegyezik. Más esetben a tételek nem vonhatóak össze. 10 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

11 4.3. Lezárt jegyzékek Ezen a lapfülön jelenik meg a lezárt jegyzékek listája, azok a főbb adatok, amiket a jegyzék létrehozásakor megadtunk, majd beküldtünk a postai rendszerbe. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, megállapodáskód, összes darabszám, megőrzés dátuma. A képernyő felépítése megegyezik a Nyitott jegyzékek (3.2) pontban leírtakkal. Funkciógombok: Jegyzék megnyitása: Itt lehet megtekinteni a jegyzék tételeit. Jegyzék letöltése (PDF): Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. A jegyzék letöltését teszi lehetővé papír feladójegyzék (PDF) formátumban. Kinyomtatásakor papír feladójegyzékként alkalmazható, kizárólag abban az esetben, amennyiben az elektronikus beküldést valamilyen technikai probléma (pl.: az Internet szolgáltatás hibája) akadályozza. EFJ letöltése (XML): Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Segítségével az EFJ xml formátumú letöltésére van lehetőségünk. Törlés: Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell jóváhagyni a műveletet. 11 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

12 4.4. Állandó képernyőelemek Képernyő felső sora: Súgó: A súgó használatával, a felületen használt kifejezések magyarázatát, illetve a folyamatok rövid leírását ismerheti meg. A Súgóban oktatóvideó is elérhető, amelyen a felhasználó a jegyzékkészítés folyamatát követheti végig. Felhasználónév és szerepkör: A Fejlécben mindig az aktuális bejelentkezett Felhasználó neve és kiválasztott Szerepköre (cég, amelyik nevében eljár) látható. X gomb: A gomb megnyomásával a teljes alkalmazás bezárásra kerül. Erre kattintva figyelmeztetőüzenet ugrik fel. Bezárás előtt mindig mentse a nyitott jegyzéket! Funkciógombok: Nyitott jegyzékek: Ezen a lapfülön látható a nyitott jegyzékek listaszerű nézete. Nyitott jegyzék alatt azokat a megkezdett jegyzékeket értjük, amelyek szerkesztése már elkezdődött, de még nem kerültek lezárásra. A szerkesztés 10 munkanapig folytatható, amely után a rendszer a le nem zárt jegyzékeket automatikusan törli. Lezárt jegyzékek: Ezen a lapfülön látható a lezárt jegyzékek listaszerű nézete. Lezárt jegyzék alatt azokat a jegyzékeket értjük, amelyek szerkesztése már befejeződött, és beküldésre kerültek a postai rendszerbe. Új feladójegyzék: Erre a gombra kattintva jelenik meg az új jegyzék alapadatainak beviteli felülete. 12 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

13 5. Jegyzék alapadatainak rögzítése, módosítása Az új jegyzék létrehozását az alapadatok rögzítésével kezdjük. Ezek azok az adatok, amelyek a teljes jegyzékre vonatkoznak. A Vissza a jegyzékekhez gombbal visszanavigálhat a nyitott jegyzékek lista nézetéhez. A gomb megnyomása előtt mentse el a jegyzéket! A képernyő alján az alábbi funkciógombok találhatók: Adattörlés: Minden adat törlésre kerül és a folyamat újrakezdhető. Mégse: Mentés nélküli visszalépés történik az aktuális kezdőoldalra. Mentés és kilépés: Elmenti a képernyő adatait, és a nyitott jegyzékek képernyő töltődik be. Tovább: Betöltődik a táblázatos rögzítés oldal, ahol a feladójegyzék tételeit lehet rögzíteni. 13 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

14 A képernyőt az alábbi blokkokra osztva mutatjuk be: 4.1 Jegyzék alapadatai (fejléc rész) 4.2 Feladó adatai alapértelmezett cím (bal oldal) 4.3 Eltérő tértivevény cím (oldal közepén) 4.4 Bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszáma (jobb oldal) 4.5 Bérmentesítő gép állás adatok (jobb oldal) 4.6 Közönséges küldemény rögzítési módja (jobb oldal) 5.1. Jegyzék alapadatai (fejléc rész) Jegyzék neve: A felhasználó szabadon elnevezheti a jegyzéket. Nem kötelezően töltendő mező, a felhasználót segíti a jegyzékek megkülönböztetésében. Megállapodás-azonosító: Egy ügyfélhez egy vagy több megállapodás-azonosító is tartozhat. Több esetében a legördülő menüből választható ki, melyik megállapodáshoz kívánja a jegyzéket rögzíteni. Kiválasztás után az azonosítóhoz tartozó feladó adatok kitöltődnek, a rendszer pedig felugró ablakban figyelmeztet azok helyességének ellenőrzésére. Több felhasználó is beléphet ugyanahhoz a megállapodás-azonosítóhoz a programban. Ebben az esetben figyelniük kell, hogy kinél van nyitva jegyzék. Több nyitott jegyzék összemásolása (egy feladójegyzékbe történő összesítése) a Nyitott jegyzékek képernyőn a jegyzékek kijelölésével és a Kijelölések összevonása gomb megnyomásával lehetséges. Feladás helye: A megállapodáshoz kapcsolt feladási helyet jelöli. Ezen információ segítségével a felhasználó könnyebben tájékozódhat, hogy a megfelelő megállapodás azonosítót választotta-e ki. 14 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

15 Várható feladás dátuma: Naptár segítségével kiválasztható az a dátum, amikor a felhasználó a jegyzékhez tartozó küldeményeket tervezi feladni. Ha a jegyzék készítése közben a dátum lejár, akkor erre a rendszer a jegyzék zárásánál figyelmeztet és új dátum megadásáig hibaüzenetet ad. Múltbeli dátum nem rögzíthető. Küldeményazonosító nyomtatása borítékra: A felhasználó a legördülő menüből kiválaszthatja, hogy kívánja-e könyvelt küldemények esetén a küldeményazonosítót az alkalmazás segítségével borítékra nyomtatni. Ebben az esetben a küldeményazonosító tartományt a WEBEFJ_bejelentes@posta.hu címre küldött ben kell igényelni Feladó adatai alapértelmezett cím A megállapodás azonosító kiválasztása után a feladói adatok automatikusan kitöltődnek. Az Adatok módosítása feliratra kattintva a mezők módosíthatóvá válnak. Módosítás nézetben az alapértelmezett jelölőnégyzet kiválasztásával a felhasználó meghatározhatja, hogy ezt a címet alapértelmezetten kívánja-e használni ez esetben minden jegyzékére vonatkozik vagy csupán erre az egy adott jegyzékre. Ezen adatok fognak megjelenni a nyomtatás során feladóadatként. Fontos, hogy csak akkor történik mentés, ha a Feladó adatai mellett megjelenő Módosítás mentése gombra kattint a felhasználó. Mégse gombra kattintva nem történik mentés, és kilép a felhasználó az adatmódosításból. 15 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

16 A módosított adatok csak a WEBEFJ program adatbázisában tárolódnak el, más postai IT rendszerben nem. Tehát pl.: a számlázási címek ebben a programban nem módosíthatóak, amennyiben ilyen igény merül fel, azt a postai kapcsolattartónak kérjük jelezni. A feladó adatainak felvitelekor csak a csillaggal jelölt (kötelező) mezőket kell kitölteni. Attól függően, hogy a felhasználó postafiókot, vagy közelebbi címet (közterület neve, típusa, házszám, stb.) ad meg, a többi mező (jelen esetben a postafiók) inaktívvá válik, szürke hátteret kap. Fontos, hogy megfelelő cím legyen beállítva, mert a megadott postafiók címre fog érkezni a Központi értesítés től az értesítés a feladójegyzék befogadásról Eltérő tértivevény cím Amennyiben a felhasználó a tértivevény nyomtatvány visszaküldéséhez a feladói adatoktól eltérő címet kíván megadni, azt ebben a blokkban teheti meg, az Igen gomb kiválasztása után. Az eltérő címadatok felvitelekor csak a csillaggal jelölt (kötelező) mezőket kell kitölteni. Attól függően, hogy a felhasználó postafiókot, vagy közelebbi címet (közterület neve, típusa, házszám, stb.) ad meg, a többi mező inaktívvá válik, szürke hátteret kap. 16 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

17 5.4. Bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszáma Amennyiben a felhasználó gépi feldolgozásra alkalmas küldeményt kíván feladni, ehhez az OLK bevizsgáló laborjának jegyzőkönyvi engedélye szükséges. Az engedélyszám rögzítése csak gépi feldolgozás többletszolgáltatás választása esetén kötelező. A bal oldali mezőbe 1-6 számjegy írható be, míg a jobb oldali mezőben egy legördülő menüből évet kell választani a jegyzőkönyv engedélyszáma alapján. Az OK gomb megnyomásával menti a szoftver az adatot, maximálisan 10 engedélyszám adható meg Bérmentesítő gép állás adatok Ez a mező csak akkor jelenik meg, ha a megállapodás-azonosító bérmentesítő gépes. A kezdőérték megadása a jegyzék létrehozásánál kötelező, de az értéke a jegyzék lezárásakor módosítható. A záró állás a jegyzék létrehozásánál opcionálisan megadható, de a jegyzék zárásra jelölésénél kötelező megadni Közönséges küldemény rögzítési módja 17 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

18 Ebben a blokkban azt állíthatjuk be, hogy a következő képernyőn, a Tovább gomb megnyomása után hogyan kívánjuk rögzíteni a közönséges küldeményeket. Darabszám szerint: ebben az esetben közönséges küldemény rögzítésénél csak darabszámos tétel adható meg, ami azt jelenti, hogy csak az ország neve, darabszám, alap és többletszolgáltatás megadása kötelező. Cím megadásával: ebben az esetben rögzítetten egy darab küldeményre vonatkozóan kell megadni a teljes címet. Rögzítésnél kötelező megadni a címzett nevét, országot, irányítószámot, települést, az alapszolgáltatás típusát és tömegét. Amennyiben a felhasználó a címzett irányítószámán, település nevén túlmenően a közelebbi cím (utca, házszám stb.) megadásával rögzíti a küldeményeit, az ÁSZF alapján megadható legmagasabb kedvezmény igénybevételére lesz jogosult. 18 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

19 6. Küldemény tételek listája, új tétel rögzítése Ezen a képernyőn láthatjuk az adott feladójegyzékbe korábban felvitt küldemény tételeket, illetve újakat is rögzíthetünk, típusonként megadva a részletes adatokat. Minden egyes küldeményről megjelennek a legfőbb adatok, a küldemény sorszáma, típusa, címzettje, címe, azonosítója, jellemzői, többletszolgáltatásai, listaára. A fejléc alatt láthatóak a fel nem használt küldeményazonosító tartományok, küldeménytípusonként. A küldeményazonosító az alábbi négy típusba tartozhat: RL Belföldi könyvelt (pl.: Ajánlott levél, Hivatalos irat, Fizetést Követő Kézbesítéses Levél, Címzett kezébe levél) RR Nemzetközi könyvelt (pl.: Nemzetközi ajánlott levél) EL Belföldi értéknyilvánítás VV Nemzetközi értéknyilvánítás Bármely típusú küldeményazonosító esetén az első azonosító begépelése után a következőt már a rendszer felajánlja. A képernyőn listázott küldemények a lapfülekre kattintva csoportosíthatók aszerint, hogy az összes küldeményt, vagy belföldi/nemzetközi, illetve könyvelt/közönséges típus szerint leszűrteket kívánjuk látni. Lehetőség van a lista tételei között bármelyik jellemzőre szabad szöveges mezőben keresést végezni, a Keresés a tételek között elnevezésű mezőben. A lista tételeit két módon tudjuk kijelölni. Használhatjuk a keresés mező előtt található általános jelölőnégyzetet, amellyel az összes tétel kijelölhető, a kijelölés megfordítható, megszüntethető, továbbá a küldemények típus és többletszolgáltatás szerint is kijelölhetők. 19 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

20 A küldemények sorai kijelölő négyzettel kezdődnek, amelynek segítségével egy vagy több tételt jelölhetünk ki további műveletek elvégzésére. A kijelölt tételeken elvégezhető műveletek: kijelöltek duplikálása tétel módosítása címirat nyomtatása kísérőokirat (pl. tértivevény) nyomtatása kijelöltek törlése 20 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

21 6.1. Címtár Egy küldemény tétel címzetti adatainak rögzítése után, a megadott címzett adatai bekerülnek a címtárba, ahol 90 napig tárolódnak. Amikor a címzett mezőbe a felhasználó elkezdi begépelni a címtárban már szereplő címzett nevét, a rendszer 3 karakter begépelése után felkínálja a címtárban lévő lehetőségeket Címzéstámogatás A címzéstámogatási folyamat belföldi és nemzetközi címek esetén eltér. A belföldi címzést beépített adatbázis segíti és a folyamat az irányítószám megadásával kezdődik. Az irányítószám megadása után a rendszer felkínálja a hozzá tartozó települések listáját, majd azt kiválasztva az adott településen elérhető közterületnevekből választhat a felhasználó. A közterület kiválasztása után a közterület típusa automatikusan kitöltésre kerül. Az elérhető házszámok a már kiválasztott település és közterület alapján kerülnek szűrésre. Kiegészítő információként kérjük megadni az épület, lépcsőház, emelet, ajtó adatokat is. Postafiókos cím rögzítése esetén az irányítószám és település kitöltése után a Postafiók mezőben adhatjuk meg a kívánt postafiók számot. Amennyiben ez megtörtént, úgy a többi címadat mező inaktívvá válik. Postafiókos cím rögzítése esetén a közterület, közterület típusa, házszám és az emelet/ajtó mezők inaktívak, címhelyre (utca, házszámra) címzés esetében pedig a postafiók mező nem tölthető ki. Helyrajzi számos címzés: a helyrajzi számot a Házszám mezőbe kell rögzíteni Hrsz.: kezdéssel és utána lehet a többi részt (számot) begépelni. Kiemelt irányítószámra címzés: csak az irányítószámot és a települést kell megadni, mást nem (pl.: Magyar Rádió, 1800 Budapest). 21 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

22 22

23 6.3. Küldeményazonosító tartományok megadása Jegyzék szerkesztésének megkezdésekor lehetőségünk van megadni a küldeményazonosítók típusonkénti tartományát, a képernyő jobb felső részén látható Új küldeményazonosító tartomány felvitele szövegre kattintva. Első belépéskor könyvelt küldemény rögzítése előtt kötelező megadni a küldeményazonosító tartományt. A 4-féle küldeményazonosító tartományát ugyanolyan módon kell megadni a programban. Amennyiben az Ön cégénél több kezelő is rögzít, kezelőnként eltérő küldeményazonosító tartományt (tekercs vagy ív formában kapott) kell megadnia, mivel a program ugyanazt a tartományt duplikáltan nem fogadja el! Abban az esetben, ha a jegyzék alapadatainál kiválasztottuk a küldeményazonosító nyomtatása borítékra funkciót, a küldeményazonosító első négy számjegye 1740 lesz. Ez egy speciális irányítószám, amit csak a WEBEFJ szoftver használ. Ilyenkor az extra érték automatikusan felkínálásra kerül. Küldeményazonosító tartomány rögzítésénél minden esetben a Postától kapott tartományt kell rögzíteni. A Posta által a küldeményekhez legfeljebb kiadható azonosítók száma: RL: db; EL: db; RR: 500 db; VV: 100 db 23 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

24 A postától kapott küldeményazonosító tartományokból mindig annyit rögzítsen a programba, amennyit ténylegesen felhasználni tervez! A posta.hu WEBEFJ oldalán, a Kapcsolódó tájékoztatók között megtalálható Küldeményazonosítókalkulátor (CDV) Excel táblázat (CDV-számoló.xlsx) segítségével - a küldeményazonosítók felhasználni tervezett mennyiségének megadása után - a küldeményazonosító utolsó azonosítója könnyen megtudható. A CDV-számoló.xlsx Excel táblázatban a küldeményazonosító számot az alábbi elvek szerint és cellákban megbontva kell megadnia ehhez: - betűjelzést nem kell rögzítenie - B4 cella: a tartományazonosító első négy számjegyét kell feltüntetni - C4 cella: a tartományazonosító első négy számjegyét követő kilenc számjegyet szükséges rögzíteni - D4 cella: azonosító utolsó számjegyét szükséges megadni - E4 cella: a felhasználni tervezett mennyiséget kell rögzíteni Ezt követően az Excel táblázat a H4 és I4 cellában jeleníti meg a WEBEFJ-ben rögzítendő küldeményazonosító számok első és utolsó azonosító számait Új tétel rögzítése Új küldemény tételt az aktuálisan megnyitott jegyzékbe három módszerrel rögzíthetünk: űrlap kitöltésével táblázatba való felvitellel címzett adatok feltöltésével Rögzítés űrlapon Amennyiben új tétel felvételét egyenként, űrlap kitöltésével kívánjuk elvégezni, ezt az Új tétel gomb megnyomásával tehetjük meg. 24 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

25 A gomb megnyomása után, az alábbi kép jelenik meg, amelynek felső részében ki kell választani a küldemény típusát, ettől függően különböző adatok megadása lesz kötelező. A könyvelt füleken a Többletszolgáltatásoknál az Ajánlott automatikusan bejelölésre kerül. Alapszolgáltatás: lenyíló listából választható. A méret és a súly kiválaszthatósága a küldeménytípustól függ. Többletszolgáltatások: jelölőnégyzet segítségével választhatóak ki. A kiválasztott küldeménytípusnak megfelelően a többletszolgáltatások panelben csak az igénybe vehető többletszolgáltatások aktívak, a többi többletszolgáltatás inaktívvá válik. 25 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

26 Értéknyilvánítás többletszolgáltatás választása esetén az Értéknyilvánítás összege mező aktívvá válik, kitöltése kötelező ( ,- Ft-ot lehet megadni). E-értesítés többletszolgáltatás választása esetén: amennyiben a feladói adatoknál megadásra került e- mail cím vagy telefonszám, akkor az e-értesítés elsősorban az -re, ennek hiányában SMS-ben a telefonszámra kerül kiküldésre. Ha nincsen a feladói adatoknál sem , sem telefonszám, akkor a rendszer bekéri ezek valamelyikét. E-előrejelzés többletszolgáltatás választása esetén a címzett címét vagy telefonszámát szükséges megadni. Egyéb kötelező feltételek, melyeket automatikusan kezel a program: Hivatalos irat választása esetén a Tértivevény többletszolgáltatás automatikusan bejelölésre kerül, Címzett kezébe levél választása esetén a tértivevény és a saját kézbe többletszolgáltatások automatikusan bejelölésre kerülnek. Fizetést követő kézbesítéses levél választása esetén az FKK/Utánvétel összege mező és az FKK/Utánvétel lap azonosító mező aktív lesz, kitöltésük kötelező, Miután minden kötelező és opcionális adatot kitöltöttünk, négy eltérő funkciógomb megnyomásával menthetjük el a tételt: Mentés és bezárás: az űrlapban felvitt tétel mentésre kerül, a képernyő bezárul, visszatérünk a tételek listanézetéhez. Új tétel és mentés: nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és törli a beviteli mezőkből az adatokat. Új tétel és mentés (küldeményadatok megtartása): Nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és a küldeményadatokat megtartja az új tételben is. Lehetővé teszi, hogy egy címzettnek több (féle) levelet küldjünk. Új tétel és mentés (címzett adatok megtartása): Nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és a címzett adatait megtartja az új tételben is. Lehetővé teszi, hogy egyféle küldemény típushoz több címzettet rendeljünk hozzá. Használatakor a küldemény típusa nem változik (ajánlott levél esetében a küldeményazonosító eggyel növekszik). 26 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

27 Az Adattörlés felirat megnyomásakor azonnal törlődik minden adat az összes beviteli mezőből Rögzítés táblázatban Amennyiben nagyszámú küldeményt kívánunk egér használata nélkül felvinni, célszerű ezt táblázat nézetben elvégezni. Ebben a módban a TAB, ENTER billentyűk és a kurzornyilak segítségével navigálhatunk a szövegbeviteli mezők között. Táblázatos rögzítés esetén az alap- és többletszolgáltatások legördülő panelben érhetőek el. Az alapszolgáltatások kötelezően kitöltendő mezők, míg a többletszolgáltatások opcionálisak. Jegyzékrögzítés folyamata: 1. A + gombra kattintva elkezdődik a folyamat, ami végigviszi a felhasználót mindegyik mezőn egyesével. 2. A mezők tartalmát kitöltve és Enter-rel vagy a Mentés gombbal jóváhagyva lép a következő mezőre. 3. Ha nem kötelező a tartalom kitöltése (Többletszolgáltatások), akkor üresen is lehet hagyni, de ugyanúgy a "Mentés" gomb léptet tovább. 4. A Mégse gomb visszalép egy mezőt. 5. A végén a floppy (Mentés) menti el a sort, mellette található az "X", ami törli a tartalmat. Küldemény típus: az Összes küldemény fülön lenyíló listából választható: Könyvelt/Közönséges. A többi fülön értelemszerűen töltődik, nem módosítható. 27 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

28 Címzett adatok feltöltése Amennyiben tömegesen szeretnénk címzett adatokat a rendszerbe betölteni, lehetőségünk van külső adatállomány importálására. A Címzett adatok feltöltése gomb megnyomása után az alábbi ablak ugrik fel, amelyben tallózással kiválaszthatjuk az importálandó fájlt a számítógépről. A rendszer négyféle formátum használatát teszi lehetővé:.xls.xlsx.csv.xml A felugró ablakban a Letölthető jegyzékminta feliratra kattintva mintafájlokat tölthetünk le. A címzetti adatok feltöltéséhez csak a megadott mintafájloknak megfelelő állományok használhatóak. Az egyes mezők (oszlopok) nevei és a sorrendjük nem változhat. Az értékkel nem rendelkező mezőknek is szerepelniük kell az állományban, azok nem elhagyhatóak. A címlista betöltése után a rendszer ellenőrzi a címadatokat és kijelzi azokat, amelyek nem szerepelnek a Magyar Posta címadatbázisában. 28 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

29 A címek javításához kattintson bele a kijelölt, javítani kívánt címekbe, törölje a címadatokat és a címzéstámogatás segítségével kezdje el felvinni a megfelelő címet. A javítás nem kötelező, a Tovább gombbal át lehet lépni a címjavítást. Címekhez történő küldemény hozzárendelése Címadatok betöltése után a tételek kijelölésével (minimum két küldeményadat nélküli tétel kijelölésével jelenik meg a funkciógomb) elérhetővé válik a csoportos küldeményadatok beállítása funkció, amivel a kijelölt címekhez beállítható egy küldeménytípus, amely azonos lesz minden kijelölt tétel esetén. 29 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

30 7. Nyomtatás A rendszerben rögzített egy vagy több küldemény tétel kijelölése után lehetőség van ezen tételekhez címiratot vagy kísérőokiratot nyomtatni. Ehhez a rendszer PDF fájlt generál, amelynek elrendezése megfelel a kívánt nyomtatási módnak. Címirat nyomtatásánál az alábbi opciók érhetőek el: Boríték nyomtatás: - boríték méretének kiválasztása: postai szabványboríték, francia és közepes méretű borítékok nyomtatása támogatott, alapértelmezettként kijelölt a szabványboríték; - borítékra nyomtatandó adatok választása: jelölő négyzetbe kattintással, több adat is kiválasztható (címzetti, feladói adatok, Díj hitelezve felirat és a többletszolgáltatások megnevezése nyomtatható ki). 30 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

31 Etikett nyomtatás: A többletszolgáltatások nevének kinyomtatása kizárólag tájékoztató jellegű, nem helyettesíti a jelző címkék borítékra felragasztását! - etikett méretének kiválasztása: három méretezés közül választhatunk. Etikettre kizárólag a címzést lehet kinyomtatni, más egyéb adatot (feladó, bérmentesítés jelzése, többletszolgáltatások megnevezése) nem. Kísérőokiratnál csak belföldi vagy nemzetközi tértivevényes levélhez és hivatalos irathoz lehetséges tértivevény nyomtatása az alábbi paraméterek alapján: - Kísérőokirat típusa: o Belföldi tértivevény (Egyedi vágott) o Tömeges nyomtatású tértivevény belföldi (4db 1 oldalon) o Nemzetközi tértivevény (egyedi vágott) 31 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

32 A WEBEFJ által generált PDF dokumentum kinyomtatásakor a nyomtató beállításait is érdemes előzetesen elvégeznünk, mivel a kísérőokiratok egyedi lapmérettel rendelkeznek. A nyomtatások megfelelő minősége érdekében egyedi nyomtatási méreteket kell beállítanunk, az alábbiak szerint. A nyomtató ikonjára az egér jobb gombjával kattintva a nyomtatás beállításokat kell választani. A papír/minőség fület választva adhatunk meg egyedi lapméretet: 32 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

33 Itt megadhatjuk a megfelelő méretet. A tértivevény nyomtatásához az alábbi méreteket adjuk meg: Belföldi tértivevény lap:160 mm * 105 mm Belföldi tértivevény lap, íves, 4 db egy íven: 322 mm * 212 mm Nemzetközi tértivevény lap: 152 mm * 107 mm Hivatalos irat tértivevény lap: 169 mm * 105 mm 33 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

34 8. Jegyzékek lezárása A jegyzék létrehozása után a jegyzék státusza nyitott. Ha a felhasználó úgy véli, hogy befejezte a munkát, akkor lezárásra jelölt státuszba teheti a jegyzéket. Ilyenkor kijelzésre kerül a becsült feladási díj, illetve a felhasználó könnyen áttekintheti a jegyzékének tételeit és dönthet úgy, hogy folytatja a rögzítést és módosít egy-egy tétel jellemzőin, vagy lezárja a jegyzéket. Amennyiben a lezárást választja, úgy a jegyzék elküldésre kerül a Posta részére és később már nem tud változtatni a jegyzék tételein. A jegyzék beküldés sikeres megtörténtéről visszagazolás érkezik az ügyfél által megadott címre. Eddig a pontig a díjak tájékoztató jellegűek, ám a lezárás után már a végleges, pontos összegek jelennek meg. Amennyiben a felhasználó az egyik lezárásra jelölt jegyzéknél a megtekintésre kattintott, úgy megjelenik előtte a jegyzékhez tartozó táblázat, amiben láthatja a jegyzékhez tartozó elemeket, illetve lehetőség van a kiválasztott lezárásra jelölt jegyzék nyomtatására is. Funkciógombok: Mégse: Kattintásra visszaugrik a nyitott jegyzékekhez. 34 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu

35 További szerkesztés: Megnyitja a jegyzéket és lehetővé teszi a szerkesztését. Végleges lezárás: Végleg lezárja a jegyzéket, további szerkesztés már nem lehetséges rajta. A végleges lezárás gombra kattintás után a Lezárt jegyzékek képernyőre (3.3) kerülünk, ahol lehetőség van a lezárt jegyzékek megtekintésére. Egy tétel kijelölése után a Jegyzékadatok másolása nyitott jegyzékbe gomb megnyomásával lehetőségünk van új nyitott jegyzéket létrehozni a már lezárt jegyzék adataival. A lezárt és felvételre beküldött jegyzékekről az automatikus tájékoztató levél a központilag beállított postafiókra kerül megküldésre, amennyiben a feladói adatokban ez nem került megadásra. Amennyiben a postai felvételkor az elektronikus feladójegyzékes adatállományban módosítás történik, az a WEBEFJ szoftverben lezárt jegyzékben nem jelenik meg. A lezárt jegyzék küldeménykeresés, tudakozódás elindítására nem alkalmas Lezárt jegyzék tételeinek megtekintése Amennyiben a felhasználó az egyik lezárt jegyzéken a Jegyzék megnyitására kattintott, úgy megjelenik előtte a jegyzékben rögzített tételek listája, a küldemény sorszáma, típusa, címzettje, címe, azonosítója, jellemzői, többletszolgáltatásai, listaára adatok. Ezen a képernyőn csak keresésre és nyomtatásra van lehetőség, a küldemény adatok módosítására nincsen. 35 WEBEFJ_bejelentes@posta.hu