1
SZERVEZÉSI SI MÓDSZEREKM Keszmann JánosJ 2
A tantárgy oktatásának a célja: c A hallgatók ismerjék k meg a korszerű munkaszervezési si módszereket, különös k s tekintettel a műszakim szakiépítési tevékenys kenység g koordináci ciójánál l felmerülő feladatokra. 3
Követelmények: A tantárgy oktatásának befejeztével a hallgató: a tantárgy keretében tanultakat ismerje és s tudja alkalmazni a gyakorlatban. 4
Témakörök: k: 1. A hálótervezh tervezés 2. BPR 3. Folyamattervezés 5
25. Hálótervezés Mennyi ideig tart a terv megvalósítása sa a kezdettől l a végéig? v Melyik tevékenys kenységet mikor lehet elkezdeni és az mikor fejeződik be? Melyek azok a tevékenys kenységek, amelyek kezdésével és s befejezésével nem lehet késni, k ha a terv átfutási idejét t be kell tartani? Melyek azok a tevékenys kenységek, amelyek az időben csúszhatnak, szhatnak, anélk lkül, l, hogy a terv befejezésének időpontja megváltozna, és mekkora lehet ez a csúsz szás? s? 6
26. Munkalebontási szerkezet (WBS) lebontás s módjam elemi tevékenys kenység g méret m (méret, mélysm lység) feladatgazda (azonosít, becsül, tervez, végrehajt, jelent) munkakimutatás s (teljesítm tmény, minőség, kockázat stb.) de mi van elősz ször? elemei hogyan készk szül? precizitás elkötelezetts telezettség 7
27. Munkalebontási szerkezet 1 Projekt 1-1 Fázis 1-2 Fázis Fázis 1-1-1 Munkacsomag? 1-1-2 Szakasz 1-1-2-1 Munkacsomag? 1-1-2-2 Tevékenység 1-1-2-2-1 Feladat Munkacsomag? + Munkacsomag 8
31. Tevékenys kenység-élű hálók két t elem tevékenys kenység esemény felrajzolása A hálók h ábrázolása Az idő balról l jobbra áramlik. A tevékenys kenység kezdeténél l lévől eseménynek mindig kisebb száma van, mint a tevékenys kenység végpontjánál l levőnek nek. 9
32. Ábrázolási szabályok 1 2 i Leírás Időtartam j Gödör kiásása 1 2 6 nap Gödör kiásva 20. nap 10
32. Ábrázolási szabályok B tevékenys kenység g A-tól A l függf A 5 10 B 15 B tevékenys kenység g függ f A-tól, A C tevékenys kenység g függ f A-tól, de nem függ f B-tőlB B 15 A 5 10 C 20 11
32. Ábrázolási szabályok események és s tevékenys kenységek ábrázolási szabályai 1 2 B 10 11 K 15 3 egyesítő és szétrobbanó csomópontok Q 40 K 10 20 R 45 40 S 50 40 12
32. Ábrázolási szabályok (hibák) 10 8 9 P 11 hurok R 10 Q 10 8 9 10 dangler tevékenys kenység g (lógó) több kezdő- és s végpontv 11 13
33. Speciális események, mérföldkövek tevékenys kenységek vezetői értekezlet, beszámol molók k leadása, szerződésk skötés hammock tevékenys kenységek (függ ggőágy) gy) befüggesztett látszattevékenységek 14
33. Látszattevékenységek alkalmazás azonosítási si szempont logikai okok idővel rendelkező látszattevékenységek 5 10 megoldási módm Víz felforralása Víz és tej csészébe töltése 1 3 5 Tej felmelegítése 15
33. Látszattevékenységek 2 Víz felforralása 1 3 5 Tej felmelegítése Víz és tej csészébe töltése Víz felforralása 2 1 3 5 Tej felmelegítése Víz és tej csészébe töltése 16
Közös s csomópont K tevékenys kenység g az A-tól A l függf L tevékenys kenység g az A-tól A és s B-től B l függf 1 A K 30 B 15 L 2 40 A K 1 15 30 B L 2 20 40 17
27. Teljes és s közvetlen k megelőzési listák i:=1, az i. tevékenys kenység g címkc mkéje "-"" az i.. tevékenys kenység g megelőzési listájában szerepelő tevékenys kenységek címkc mkéje legyen azon "- " az i. tevékenys kenység g címkc mkéje legyen "+ i. tevékenys kenység g megelőzési listájából l ki kell azokat a tevékenys kenységeket törölni, t amelyek a vizsgált tevékenys kenység g megelőzési listájában szerepelnek a vizsgált "-"" " címkc mkéjű tevékenys kenység g címkc mkéjét t "+"-ra kell változtatni; ismételni, amíg g csak "+" vagy címke c nélkn lküli li tevékenys kenység g találhat lható a megelőzési listában i:= :=i+1, fentieket ismételni, mígm i>n 18
Hálók k felrajzolása Tevékenység C E B Közvetlen megelőzési B,D D A A B C D E 19
28. Hálók k felrajzolási szabályai A tevékenys kenységeket egymást stól l különállk llóan kell felrajzolni egy papírra. A tevékenys kenység g megelőzési (követ vetési) lista alapján össze kell kötni k azokat a tevékenys kenységeket látszattevl tszattevékenység segíts tségével, amelyek egymással kapcsolatban állnak. Több kezdő vagy befejező csomópont esetén n el kell végezni v azok összevonását. A látszattevl tszattevékenységek lehető legnagyobb számban törtt rténő megszüntet ntetése. 20
36. CPM tevékenység-élű hálók k elemzése két t elem számítási si elv ábrázolás Címke EET LET 21
37. Esemény korai bekövetkezte 01 10 K 16 05 20 L 17 15 48 A 10 30 M 18 22
37. Esemény késői k i bekövetkezte W 19 20 85 P 12 40 X 20 25 60 Y 21 30 72 23
CPM/cost CPM/time A B Tevékenység A B Normál Roham Normál Roham Átfutási idő (hó) 20 10 20 15 Költség (MFt) 5 15 10 20 24
61. CPM hálóh időelemz elemzése A 16 2 16 24 E 10 J 15 0 1 B 3 D 7 G 8 K 11 20 15 3 12 0 20 20 35 35 38 39 51 51 C 30 H 16 25
38. Kritikus út, kritikus tevékenys kenység 3 20 20 D 15 35 7 35 Lehetne C kritikus tevékenys kenység? 1 0 0 11 51 51 C 30 26
39. Kritikus út t jellemzői első csomópontn pontnál l kezdődik dik folyamatos utolsó csomópontn pontnál l végzv gződik nincs tartalékideje 27
40. Teljes tartalékid kidő 2 16 24 J 15 8 38 39 16 20 25 30 35 39 40 (hét) 2-8 tevékenység (J) időtartama 15 hét Teljes tartalékidő 28
40. Szabad tartalékid kidő 2 16 24 J 15 8 38 39 K 12 51 11 51 29
40. Általános szabályok legkorábbi kezdési idő (EST) legkésőbbi kezdési idő (LST) = EET i = LET j - D legkorábbi befejezési idő (EFT) = EET i + D legkésőbbi befejezési idő (LFT) = LET j teljes tartalékid kidő (TF) szabad tartalékid kidő (FF) = LET j - EET i - D = EET j - EET i - D esemény tartalékid kidő az n. eseményre = LET n - EET n 30
40. Ellenőrz rző példa 16 8 17 X 24 43 25 55 TF 16,25 =23 hét FF 16,25 =11 hét IF 16,25 =2 hét CF 16,25 =14 hét EIF ij =TF ij -FF ij =S j LIF ij =TF ij -CF ij =S i 31
30. Sávos ütemterv Tevékenységek A B C D E G H K Id ő 0 10 20 30 40 50 32
Allokáci ciós s utasítások sok A tevékenys kenységet olyan korán kell kezdeni, amennyire csak lehet olyan későn kell kezdeni, amennyire csak lehet olyan későn kell kezdeni, hogy az nem zavarhatja a következk vetkező tevékenys kenységek korai kezdetét olyan későn kell kezdeni, hogy a megelőző tevékenys kenységek a legkésőbb fejeződhessenek be egy adott időpontban kezdődj djék egy adott időpontban pontban,, vagy annál később kell kezdeni egy adott időpontban pontban,, vagy annál előbb kezdeni két t időpont között kell megvalósítani 33
30. Ciklogram Készenlét % 100 A D B C Idő 34
Csatornaépítés s 1km hosszan A: földkiemelf ldkiemelés s (40 nap) B: csatornafektetés s (40 nap) C: földvisszatf ldvisszatöltés s (40 nap) minimális követk vetési idő 4 nap, tehát t MIN Cr (4nap) megszakítás s nélkn lkül l kell a tevékenys kenységeket végezniv 1 km idő 35
Csatornaépítés s 1km hosszan A: humusz leszedés s (10 nap) B: földkiemelf ldkiemelés s (40 nap) C: dúcold colás s (20 nap) D: előregy regyártottrtott csatornaelemek megrendelése (35 nap) E: előregy regyártottrtott csatornaelemek leszáll llítása (5 nap) F: csatornafektetés s (40 nap) G: vízzárósági próba, kidúcol colás, földvisszatf ldvisszatöltés s (40 nap) Közvetlen Tevékenység megelőző A - B A C B D - E D F E,C G F 36
35. Tevékenys kenység-csomópontú hálók két t elem ábrázolás A A B 37
35. Ábrázolási szabályok K tevékenys kenység g az A-tól A l függf L tevékenys kenység g az A-tól A és s B-től B l függf A K B L 38
Ábrázolási szabályok K tevékenys kenység g az A-tól A l függf L tevékenys kenység g az A-tól A és s B-től B l függf M tevékenys kenység g a B tevékenys kenységtől l függf A K L B M 39
35. Ábrázolási szabályok negatív v korlát t beépítése D a A B -(D a +X) tevékeny kenyég g elvégz gzéséhez 16 időegys egységre gre van szüks kség A 16 40
35. Ábrázolási szabályok megoldási módozatokm A 16 16 J A 16 12 J A 10 1 B 5 41
BPR AZ ÜZLETI FOLYAMATOK ÚJRATERVEZÉSE 42
Mi is az a BPR? BPR Business Process Restructuring Üzleti folyamatok újrastrukturálásasa BPR Business Process Redesign Üzleti folyamatok újratervezése BPR Business Process Reengeneering Üzleti folyamatok újjászervezésese 43
Mi a folyamat? A A folyamat: egy, vagy több t tevékenys kenység, amely értéket növeln úgy, hogy egy bemenetkészlet szletet átalakít t a kimenetek készletévé (javakká,, vagy szolgáltat ltatásokká) ) egy más m s személy (a vevő ill. felhasználó) ) számára, emberek, módszerek és s eszközök kombináci ciójával. val. Arthur R. Tenner,, Irving J. DeToro 44
Mit jelent az üzleti folyamatok újjászervezése? se? Az újjászervezés valójában az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése, drámai javulás elérése céljc ljából, l, a szervezetek olyan lényeges teljesítm tménymutatóiban, mint például a költsk ltség, a minőség, a szolgáltat ltatás és s a gyorsaság. g. Michael Hammer, James Champy 45
Kinek van erre szüks ksége? Rövid válasz: v M I N D E N K I N E K Részletesebb válasz: v Három csoportba sorolhatóak: ak: Kritikus állapotban lévől cégek, Stagnáló,, de előrel relátó cégek, Piacvezető cégek. 46
A múlt, m amely miatt szüks kség g van az újjászervezésresre Adam Smith: Nemzetek gazdasága (1776) Fő gondolat: Munkamegosztás s (egy munkás egy részfeladatot r lásson l el) Ennek előnyei: Nagyobb tapasztalat, Nem kell átállni egyik munkafolyamatról, l, a másikra, m Ekkor volt a nagy ipari forradalom. A világ azonban változik! 47
Melyek ezek a változv ltozások? Napjainkban három h erő hajtja a vállalatokat: Vevő Verseny Változás Ezek alkotják k a három h V-t! V 48
Jellemző vonások az újjászervezett folyamatoknál Több feladat összevonásasa Dolgozók k hozzák k a döntd ntéseket A folyamatok lépéseit l természetes sorrendben végzikv A folyamatoknak sok változatuk v ltozatuk lehet Csökken az ellenőrz rzések száma Csökken az egyeztetések száma 49
Új j szemlélet let nincs megáll llás s a folyamatoknál Funkcionális osztályok helyett folyamat-teamek teamek Munkakörök k változv ltozása Betanítás s helyett képzk pzés Az eredmény számít, nem az elvégzett munka Az előléptet ptetés s alapja a képessk pesség, s nem a teljesítm tmény Változó értékek 50
Új j technikák k felhasználása sa Régi szabály Egy informáci ció egy időben, csak egy helyen lehet! Összetett tevékenys kenységre csak a szakért rtők k képesek! k Csak a vezetők k hozhatnak döntéseket! A dolgozóknak irodára ra van szüks kségük! k! Nekünk kell megkeresni a dolgokat! A terveket rendszeres időközönk nként nt felül l kell vizsgálni! Szabályt lytörő technológia Osztott adatbázisok Szakért rtői i rendszerek Döntéstámogató rendszerek Vezeték k nélkn lküli li adattovább bbítás, laptopok Automatikus azonosító és kereső technika Nagy teljesítm tményű számítógépek Új j szabály Az informáci ció egyszerre annyi helyen jelenik meg, ahány helyen szüks kséges! Egy generalista a szakért rtő munkáját t is el tudja végezni! v A döntd ntéshozatal mindenkinél l a munka részr szévé válik! A dolgozók k bárhol b végezhetik v munkájukat! A tárgyak t maguk közlik k A tervek folyamatosan módosulnak! 51
Végezetül l egy-két t konkrét t példap IBM Credit hitelelbírálás Elősz ször r 5 külön k n láncszem l (5 napos átfutási idő) Koordináci ciós s csoport bevezetése (tudjuk hol tart a kérelem, de 7 napra növekedett n az átfutási idő) B P R Az átfutási idő 7 napról 4 órára csökkent, valamint a hitelügyletek száma százszorosára növekedett. Ez az átfutási idő 90%-kal történő csökkentése 100 szoros teljesítménynövekedés mellett! 52
Végezetül l egy-két t konkrét t példap Ford Motor számla mla-likvidáció 500 főből f álló osztály, amelynek dolgozói i 3 helyről l kapták a dokumentumokat (rendelés, raktár, r, száll llító), amelyek egyezése esetén n fizettek. Ekkor a Mazdánál l 5 ember végezte v ezt a feladatot! B P R Osztott adatbázis használatával, a raktár ellenőrzi a szállítmányt a megrendeléssel. Nem a számlalikvidációt szervezték újra, hanem a beszerzést. 75%-kal csökkentették a létszámot! 500 főről 125 főre! 53
FOLYAMATTERVEZÉS Folyamatok alkotóelemei: minden folyamatnak van: - input (lehet adat vagy anyag) -output - definiálható tevékenység: a folyamat egyik legkisebb alkotóeleme... - felelős szervezeti egységek: beszerzési, raktározás... stb... - felelős személyek - munkaeszközök - bizonylatok -adatbázisok - kapcsolódási pontok (logikai kapcsolatok) 54
FOLYAMATTERVEZÉS Folyamatok hierarchiája: Főfolyamat: pl. értékesítés; ügyfélkapcsolat management Folyamat: tömeges számlázás Részfolyamat: száviteli elszámolás Tevékenység: számlatétel ellenőrzése Művelet... 55
FOLYAMATTERVEZÉS Folyamatszervezés lépései: Átalakítási igény Új szervezeti folyamatok előkészítés folyamatelemzés, benchmarking működési jövőkép: process vision folyamatoptimalizálás: így kellene optimálisan működni folyamattervezés- és optimalizálás megvalósítás Új szervezeti folyamatok 56
KÖSZÖNÖM M A FIGYELMET! 57