Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése Budapest, 2009. nvember 23. IFUA Hrváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefn: +36 (1) 382 88 88 Fax: +36 (1) 382 88 89 cmpany@ifua.hu http://www.ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csprt tagja T H E P E R F O R M A N C E A R C H I T E C T S Atlanta Barcelna Berlin Bucharest Budapest Düsseldrf Munich Stuttgart Vienna Zurich
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 2/21 Tartalm 1. BEVEZETÉS, VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 3 2. A MUNKAMÓDSZER 4 3. PROJEKTSZERŰ MŰKÖDÉS ELEMZÉSE 5 3.1. Erősségek 5 3.2. Gyengeségek 6 3.3. Lehetőségek 6 3.4. Veszélyek 7 4. A PROJEKTMENEDZSMENT ÉRETTSÉGI VIZSGÁLAT 8 5. JÖVŐKÉP 9 6. JAVASLATOK A PROJEKTSZERŰ MŰKÖDÉS FEJLESZTÉSÉRE 10 6.1. Szervezet 11 6.2. Flyamatk 15 6.3. Szereplők 16 6.4. Módszerek, technikák, támgató infrmatikai megldásk 17 7. MELLÉKLET 18
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 3/21 1. Bevezetés, vezetői összefglaló Jelen anyagunk célja a prjekt szemlélet megerősítése a Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatalában. Az ÁROP prjekt keretein belül a prjekt szemlélet erősítését hárm módn szeretnénk elősegíteni: 1. A Plgármesteri Hivatal prjektszerű működésének elemzésével, illetve erre vnatkzó javaslatk megfgalmazásával (jelen dkumentum) 2. Prjekt menedzsment kézikönyvvel, ami alkalmazható prjektszabályzatként, vagy egy témában hztt eljárási rend szakmai, módszertani mellékleteként, illetve 3. a prjekt szemlélet erősítését célzó ktatással. A pályázati lehetőségek megragadása az Önkrmányzat életében jelenleg a frrásk megszerzésének legfőbb eszköze. A pályázatk eredményes megvalósításának legjbb eszköze a feladatk kmplexitásából és egyediségéből fakadóan a prjektszerű működés. A prjektek megvalósítása a Hivatal általáns működési keretei között kmly nehézségekbe ütközik, így a prjekt szemlélet erősödése a XX. kerületi Önkrmányzatnál a tvábbfejlődés előfeltétele. Pesterzsébet jelenlegi prjektmenedzsment gyakrlatát vizsgálva megállapítttuk, hgy vannak a prjekt szemlélet irányába tett lépések, kezdeményezések, pl. a Pályázati Csprt kialakítása, prjektmenedzsment eszközök alkalmazása jelentőségteljesebb pályázatk, prjektek megvalósítása srán. A pályázatk eredményesek. Meg kell említenünk ugyanakkr, hgy az Önkrmányzat és a Hivatal által alkalmaztt prjektmenedzsment több vnatkzásban fejlesztendő. A prjekt szemlélet erősítése céljából a következő javaslatkat tettük: Javasljuk átfgó prjekt szemlélet elterjesztését Pesterzsébet Önkrmányzatánál. Ennek keretében javasljuk a prjektmenedzsmentért felelős szervezet Prjekt Irda megerősítését, a prjekt flyamatk definiálását a prjektszerű működés jbb átláthatósága érdekében, prjektmenedzsment módszertan alkalmazását a prjektszerű működés srán. Javasljuk stratégia vezérelt prjekt menedzsment bevezetését. Ennek keretében javasljuk a fejlesztési stratégia lebntását akciókra, a stratégiából lebntva prjekt elképzelések körvnalazását, az adtt irányú pályázati lehetőségek tudats keresését, valamint mindezeknek megfelelően a szelektív pályázást (a pályázatkra frdítható szűkös önerő legjbb felhasználásával) Javasljuk tvábbá a munkatársak mtivációjának növelése érdekében a teljesítmény, a közös célk szlgálatának elismerését a Hivataln belül. Ez lehetséges a kiemelkedő eredmények, teljesítmények erkölcsi megbecsülésével, és anyagi ösztönzéssel.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 4/21 2. A munkamódszer Az ÁROP prjekt jelen feladata kapcsán a prjektmenedzsment témában végzett helyzetfelmérés, valamint a javaslatk megfgalmazása srán az alábbi munkamódszereket alkalmaztuk: Interjúzás SWOT analízis Dkumentum elemzés Prjektmenedzsment területen használt legjbb gyakrlat alkalmazása Munkánk srán a XX. kerületi Önkrmányzatnál a következő munkatársakkal flytattunk interjúkat: Szabads Áks plgármester Kvács Eszter alplgármester Kmróczy László alplgármester Dr. Kiss Irén címzetes főjegyző Sztakó Istvánné aljegyző Dr. Nagy Attila, a Pályázati Csprt vezetője Hrváth József irdavezető, Közbeszerzési Irda Kapsvári Nóra sztályvezető helyettes, Pénzügyi Osztály
Erősségek Lehetőségek Veszélyek Erősségek Gyengeségek Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 5/21 3. Prjektszerű működés elemzése Pesterzsébet Önkrmányzatának prjektszerű működését a SWOT analízis módszerével elemeztük. A SWOT betűszó a következő dimenziók angl kezdőbetűiből áll össze: Strengths Erősségek (az Önkrmányzat belső erősségei e témában) Weeknesses Gyengeségek (az Önkrmányzat belső gyengeségei) Opprtunities Lehetőségek (az Önkrmányzat külső lehetőségei) Threaths Veszélyek (az Önkrmányzatt fenyegető külső veszélyek) A négy dimenziót az alábbi szemléltető ábra fglalja össze: Az Önkrmányzat belső erősségei Az Önkrmányzat belső gyengeségei Az Önkrmányzat külső lehetőségei Az Önkrmányzatt fenyegető külső veszélyek 3.1. Erősségek Pesterzsébet Önkrmányzatánál a prjekt szemlélethez kapcslódóan az alábbi erősségeket aznsítttuk: A prjektekhez szükséges ptenciális emberi erőfrrásk a szervezeten belül elszórtan rendelkezésre állnak. A felsővezetés kezdeményező, stratégiai szemléletű és hsszútávn gndlkdó. A prjektérdekeltség egyes elemei már előfrdulnak a szervezetben (megbízási szerződések). Az eddigi pályázati, közbeszerzési és prjektmunka közvetlen eredményei láthatóak. Létrejött a pályázatkat, prjekteket támgató közpnti szervezet, és vannak vele kapcslatt tartó szakterületi felelősök. A prjektek eljárásrendje kezd kialakulni. A prjektek esetében is fnts munkamódszerek (pl. tervezés, tanulságk gyűjtése) néhány esetben (bár szervezet és vezetőf üggően) működnek a szervezetben.
Lehetőségek Gyengeségek Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 6/21 3.2. Gyengeségek A helyzetfelmérés alapján a prjekt szemlélethez kapcslódóan az alábbi gyengeségek aznsíthatóak: A prjektekkel kapcslats szerepek, felelősségek nem eléggé tisztázttak. A pénzeszközök hiánya legfőbb akadálya a fejlesztések megvalósításának. Hiányzik a szervezeten belül a prjektmenedzsment módszertank ismerete. Hiányznak a sikeres prjektmenedzsmentet támgató szervezeti feltételek. A prjekt flyamatk nem szabályzttak elég egyértelműen és részletesen. Feladatk-felelősök-határidők nyilvántartása nem általáns, rendszertelen és hiánysan kmmunikált. Hiányzik egy, a prjektek sikerét támgató egyértelmű, minden résztvevőre kiterjedő érdekeltségi rendszer. A stratégia alktás, célkijelölés, akciótervezés flyamata nem előkészített, átgndlt és a megvalósítás gyakran eltér a tervektől. A Hivatal kultúrája nem támgatja a váltzáskat, a hatékny munkatársi együttműködést, és a felelősségvállalást. A sikeres pályázást, prjekt előkészítést, végrehajtást akadályzza a szervezeti egységek közötti együttműködés alacsny szintje. 3.3. Lehetőségek Prjektmenedzsment területen az Önkrmányzat előtt az alábbi lehetőségek nyitttak: Egy mst bevezetett jól értelmezhető prjekt szabályzat megalapzhatja a (nyugdíjazásk és a természetes fluktuáció következtében a következő időszakban) újnnan belépő munkatársak prjekt szemléletét és gyakrlatát. Az új prjekt szabályzás körülbelül egy év alatt bevezethető és a gyakrlat elterjeszthető. A felsővezetők támgatják a szervezett prjektmenedzsment kultúrájának fejlesztését. Vannak önálló, a jövőképnek és elvárásknak jelenleg is megfelelő szakterületi vezetők. Mintaként használható a mindig rendkívül sikeres "választásk lebnylítása" prjekt. A prjektek anyagi díjazása a hivatali keretek között is megldható, és hasnlóra van gyakrlati példa is egyes területeken. Erre frrás is rendelkezésre áll 2009. II. félévében. A jövőbeni fejlesztések alapja lehet a teljes szervezet fegyelmezett szabálykövetése. A szervezetben rendelkezésre áll a prjektekben ptenciálisan sikeresen együttműködő munkatársi csapat. A sk kiírt pályázat lehet a fejlesztések hiányzó pénzügyi frrása.
Veszélyek Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 7/21 3.4. Veszélyek Pesterzsébet Önkrmányzatát a tárgyalt területen az alábbi külső veszélyek fenyegetik a következő időszakban: A jövőben várhatóan csökkenni fgnak a pályázati és közpnti anyagi frrásk, míg az Önkrmányzat feladatai nőhetnek is. A megalapztt, átgndlt, elfgadtt terveket a felsővezetés ad hc akciói felbríthatják. A képviselők plitikai megsztttságából fakadó bizalm hiány többlet feladatk generálásával akadályzhatja a Hivatal munkáját. Az esetleges szakterületi vezető cserék hátráltatják a Hivatal gördülékeny munkáját. A plitikai biznytalanság miatt a fejlesztési munkák (előkészítés, pályázás, döntések, stb.) lelassulhatnak egy + fél évre, és ezen időszak alatt hztt intézkedések is visszavnhatók. Az Önkrmányzat nem képes magát (szervezetét, embereit, működését) megváltztatni a külső szükségleteknek (jgszabályk váltzás) megfelelően. A vársfejlesztési Kft. külső vlta miatt nehezen irányítja a Hivatal munkatársait, ezért nem tudja betölteni funkcióját. A knzrciumi partnerek esetleg visszaléphetnek a pályázás vagy a megvalósítás fázisában.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 8/21 4. A prjektmenedzsment érettségi vizsgálat A helyzetfelmérés előzőekben bemutattt eredményei alapján a XX. kerületi Önkrmányzatt elhelyezhetjük egyfajta prjektmenedzsment érettségi skálán. Az ötfkzatú skálán való elhelyezkedés a szervezet prjektmenedzsment érettségi fkát mutatják meg. A következő ábra megmutatja, hgy a XX. kerületi Önkrmányzat az egyes érettségi szintek jellemzőinek teljesülése alapján ezen érettségi skálának Infrmális prjektmenedzsment flyamatk szintjén helyezkedik el. A prjektmenedzsment érettségi skálán Pesterzsébet Önkrmányzata a 2. szint környékén található 5. Szint Optimalizált prjektmenedzsment flyamatk 4. Szint Ellenőrzött prjektmenedzsment flyamatk 3. Szint Standardizált prjektmenedzsment flyamatk 2. Szint Infrmális prjektmenedzsment flyamatk 1. Szint Megbízhatatlan prjektmenedzsment flyamatk Jelmagyarázat: Az önkrmányzatra teljesül Az önkrmányzatra nem teljesül Tanulságkat flyamatsan gyűjtik A prjektmenedzsment módszertant rendszeresen elemzik és megújítják A prjektmenedzsment teljesítmény javításának eljárása használatban van A vezetés a flyamats fejlesztésre fókuszál Integrált prjekt életciklus mdell alkalmazása flyik Szabványk meghatárztt gyűjteményét használják és ellenőrzik A prjektek stratégiai célkat szlgálnak Eredmények, üzleti hasznk visszamérése zajlik Belső prjektmenedzsment tréning van Megalakult a Prject Management Office Van kidlgztt és frmálisan jóváhagytt módszertan Team tagk kapnak infrmációkat a prjektmenedzsment módszertanról, és alkalmazzák őket A szabványkat a prjektekben alkalmazzák, a vezetés támgatja használatukat A középpntban az egyedi prjektek sikere áll Frmálisan jóváhagytt prjektmenedzsment módszertan nincs, alap prjektmenedzsment flyamatk működnek, de nem minden prjektben Team tagk kapnak infrmációkat a prjektmenedzsment módszertanról, de nem alkalmazzák őket A prjekt tanulságkat nem gyűjtik A prjektmenedzsmentet szórványsan alkalmazzák A dkumentálás frmális és hiányzik a prjektmenedzsment standardk ismerete prjektmenedzsment tréningek nincsenek Alacsny a prjektek szervezeti támgatttsága
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 9/21 5. Jövőkép A felsővezetői interjúk alapján a XX. kerületi Önkrmányzat prjektek kezelésére vnatkzó jövőképe a következőkben fglalható össze: Pesterzsébet Önkrmányzata eredményesen valósítja meg a prjektjeit prjektszemléletű, hatéknyan dlgzó, egyértelmű szerepek és munkamegsztás alapján sikeresen együttműködő munkatársaival. Ez az alábbi négy dimenzió együttes teljesülését jelenti: Prjekt szemlélet Egyértelmű szerepek és munkamegsztás Eredményes prjektek Hatékny munka és kmmunikáció A jövőkép megvalósításáról a következőt fgalmazhatjuk meg: A jövőkép megvalósításának eszközei a stratégián alapuló akciótervezés illetve a prjekteket támgató szervezet, mely keretet ad a prjekt szabályzat betartásával dlgzó rátermett és képzett prjekt csapat együttműködésének. Pesterzsébet a jövőképben dinamikus Önkrmányzatként jelenik meg, ami a prjektmenedzsment vnatkzásában a következő elemek együttes megvalósulásával lehetséges: Prjektmenedzsment képzés Rátermett prjekt csapat Tervszerűség Dinamikus Önkrmányzat Prjektszabályzat betarttatása Prjekteket támgató szervezet Prjektek szabályzása
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 10/21 6. Javaslatk a prjektszerű működés fejlesztésére Jelen prjekt keretében a következő négy területre vnatkzóan megfgalmazunk fejlesztési javaslatkat Pesterzsébet Önkrmányzat prjektszerű működésének javítására: Szervezet Flyamatk Szereplők Módszerek, technikák, támgató infrmatikai megldásk A helyzetfelmérés eredményeként az alábbi ábrán szereplő fejlesztési akciócsprtkat definiáltuk: Szervezet Prjekteket támgató szervezet kiterjesztése Egyértelmű szerepek és munkamegsztás kialakítása Standard prjekt szervezet definiálása* Módszerek, technikák, támgató IT Hatékny munka és kmmunikáció módszereinek és technikáinak bevezetése Sablnk a prjekt munkáhz* Szereplők Prjektszerű működés fejlesztése Flyamatk Tervszerűség fejlesztése a stratégia lebntásával Prjektek végrehajtásának szabályzása Prjektszabályzat betarttatása Prjektek általáns flyamatának szabályzása* Prjektmenedzsment képzések Prjekt szemlélet és a közös célk erősítése Rátermett prjekt csapat összeállítása Prjektérdekeltség megteremtése Az akciócsprtk részletei a következő fejezetekben kerülnek kifejtésre.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 11/21 6.1. Szervezet A szervezeti dimenziót tekintve Javasljuk a prjekteket támgató szervezet kiterjesztését, megerősítését. E javaslat megvalósítása érdekében a következő lépéseket javasljuk: A Pályázati Csprt alakuljn Pályázati és Prjekt Irdává. A Pályázati és Prjekt Irda legyen felelős a prjektek támgatásáért a prjekt szabályzat alapján. A prjekt szabályzat két féle képen állhat össze: 1. Lehetséges a jelenleg is alkalmaztt pályázati eljárási rend 1 tvábbi prjekt elemekkel való kibővítése. A bővített eljárási rend melléklete lehet a jelen munka keretei között elkészült Prjektmenedzsment kézikönyv, mint szakmai, módszertani iránymutatás. 2. A fent említett Prjektmenedzsment kézikönyv funkcinálhat prjekt szabályzatként is a jelenlegi pályázati eljárási specifikus részeinek átemelését követően, az eljárásrend utódjaként. Javasljuk egyértelmű prjekt szerepek és munkamegsztás kialakítását, bevezetését az Önkrmányzatnál. Ennek keretein belül elérendő célk: Minden résztvevőnek legyen egyértelmű, mi a szerepe a prjektekkel kapcslatban. A prjekt szabályzatban előírt feladatkat a Prjekt Irda és a Hivatal vezetése kérje számn. Javasljuk standard prjekt szervezet definiálását. A prjekt szervezet felépítését tekintve a következő elemekből áll 2 : Prgram Bizttság Prjektirányító Bizttság Prjektszpnzr Prjektvezető Prjekttitkár Prjekt prtfólió krdinátr Team vezető Team tag 1 Pesterzsébet Önkrmányzata plgármesterének és jegyzőjének 3/2009. sz. együttes utasítása a pályázatk eljárási rendjének szabályzásáról. 2 A szerepek részletesebb kifejtését az e munka keretein belül elkészült Prjektmenedzsment kézikönyv tartalmazza.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 12/21 Az ellátandó funkciók / szerepek az Önkrmányzat jelenlegi és újnnan létrehzandó szervezeti egységei között szlanak meg. A következő táblázat e funkciók, szerepek lehetséges és javaslt megszlását fglalja össze. Prgram Bizttság Önkrmányzat vezetői X Prjekt Irda munkatársak Kapcslódó hivatali szakterületek munkatársai Önkrmányzati intézmények vezetői, munkatársai Külső megbízttak* Prjektötlet gazdája X x x X x Prjektirányító Bizttság X x X Prjektszpnzr X x Prjektvezető X x X Prjekttitkár X X Prjekt prtfólió krdinátr X Team vezető team tag x X X X Pályázatíró X x x x Közbeszerző X Háttérterv, elemzés készítő X X x Fővállalkzó (peratív X kivitelezés vezető) Kivitelező X Műszaki ellenőr, minőségbiztsító X X x Jgász X X Jelölések: X: javaslt szerep hzzárendelés x: elképzelhető szerep hzzárendelés * A külső megbízttak egy sajáts típusát képezik az Önkrmányzat által létrehztt külső prjektszervezetek (pl. Vársfejlesztő Kft.) Az előzőek nymán általánsságban elmndható, hgy A különböző szervezeti megldásk ötvözésével ptimalizálható a prjektek kezelése. A következő ábra összefglalja a prjektfeladatk különböző szervezeti megldásainak előnyeit és hátrányait. Plgármesteri Hivataln belüli feladatvégzés Számnkérhető feladatk és felelősség Jgszerű működés biztsítása Szabályztt feladatk, átlátható működés Külső szereplők általi feladatvégzés Rugalmas munkavégzés Meglévő kapcslati rendszer Nagybb érdekeltség a prjektek sikeres megvalósításában Speciális tudás bevnható Rugalmatlanabb szervezet Kapacitáshiányk és feleslegek felldása nehézkesebb Kevésbé átlátható rendszer Számnkérhetőség biztsítása nehezebb Jgszerű működés nem biztsíttt Erős kntrllt igényel A tudás a Hivataln kívülre kerül
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 13/21 A prjektszerű működés szervezeti támgatására vnatkzó javaslatainkat a következőkben fglalhatjuk össze: Pályázati és Prjekt Irda létrehzása prjektvezeti kapacitáskkal Kapcslódó sztályk Pályázati és Prjekt Irda Kapcslódó sztályk Közbeszerzési funkciók Pályázati funkciók Prjekt Irda funkciók Prjektekkel kapcslats feladatk Funkciók: Eddigi funkciók Funkciók: Eddigi funkciók Funkciók: Prjektmenedzsment módszertan gndzása Prjektvezetk megbízása Prjektek összességének kezelése Funkciók: Prjektteam tagi és Prjekttitkári szerep ellátása Eddigi szakértk + 1 közbeszerzési szakember +1 pályázati szakember Prjektvezetk: Dr. Nagy Attila Hrváth József Igény esetén új prjektvezetk Prjekt adminisztrátrk (kezdetben + 1 f) Prjektteam tagk és titkár Igény esetén bevnva Prjektérdekeltséggel A megldás száms előnnyel rendelkezik: Van a prjektekért felelős szervezet (Pályázati és Prjekt Irda). Van felelőse a prjektmenedzsment módszertannak. Az eddigi két, prjektekkel fglalkzó szervezeti egység (Pályázati Csprt és Közbeszerzési Irda) együtt a krábbiaknál hatéknyabban tud dlgzni. A prjektek és ebből kiflyólag az ellátandó feladatk számának növekedése esetén van a szervezetben helye a tvábbi prjektvezetőknek. A Pályázati és Prjekt Irda létrehzásának feltétele két új státusz létrehzása: 1 pályázati szakember 1 prjekt adminisztrátr A fenti státuszk bevnásának ka, hgy Dr. Nagy Attila és Hrváth József prjektvezetői feladataik mellett nem rendelkeznének elegendő szabad kapacitással a pályázatk és a közbeszerzések napi peratív feladatainak elvégzéséhez. A prjektekhez kapcslódó adminisztrációs munkák elvégzéséhez pedig szükséges egy prjekt adminisztrátr bevnása. 3 A Plgármesteri Hivatal ldaláról történő prjektvezetési tevékenység tartalma váltzó attól függően, hgy külső szlgáltatók bevnásával, vagy anélkül áll fel a prjektszervezet. 3 A prjektadminisztrátr lehetne pl. a krábban a Pályázati Csprtnál dlgzó klléga.
Fővállalkzó bevnásával Fővállalkzó nélkül Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 14/21 Plgármesteri Hivatal ldali prjektvezető feladatai Prjekt tervezése (végrehajtás) Beszállítók kezelése Prjekt összefgása Operatív prjektmenedzsment Plgármesteri Hivatal ldali prjektvezető feladatai Végrehajtás tervezés minőségbiztsítása Fővállalkzó beszámltatása Eredmények minőségcntrllja Eredmények átvétele Beszállítók feladatai Szerződés szerinti végrehajtás Készültség riprtálása Fővállalkzó feladatai Végrehajtás tervezése Szerződés végrehajtása Alvállalkzók kezelése Operatív kivitelezés vezetése A fővállalkzói tevékenységet elláthatja egyedi szerződés alapján külső vállalkzás vagy a Pesterzsébet Vársfejlesztő Kft. A Pesterzsébet Vársfejlesztő Kft-vel kapcslats feladat megsztásra vnatkzó javaslataink: Stratégiai megfntlás: A Pesterzsébet Vársfejlesztő Kft. hsszútávú szerepét egy, az Önkrmányzat stratégiai céljait megvalósító átfgó létesítménygazdálkdási kncepció alapján érdemes meghatárzni. Rövidtávú javaslat: A Pesterzsébet Vársfejlesztő Kft.-nek egyelőre csak a létrehzását közvetlenül előidéző prjektben legyen feladata, illetve az ennek nymán megkötött szerződésben előírt szerepét töltse be. Az Önkrmányzat biztsítsa a Kft. szerződésben vállalt feladatainak ellátásáhz szükséges erőfrráskat. A Prgram Bizttság hatalmazza fel a Prjekt Irdát, hgy a prjekt zárását követően az együttműködés tapasztalatai alapján vizsgálja felül a Vársfejlesztő Kft. tvábbi szerepét. A rövidtávn javaslt megldás előnyei: Ez a megldás eleget teszt a pályázatban előírtaknak. Ez a legkisebb kckázattal járó megldás. A prjektműködés támgatását alapvetően megvalósító szervezeti egységek (és az itt megszerzett tudás, kmpetencia) az Önkrmányzatn belül maradnak.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 15/21 6.2. Flyamatk A prjekt flyamatk tekintetében az alábbi javaslatkat fgalmazhatjuk meg. Javasljuk a tervszerűség fejlesztését a stratégia lebntásával 4 A stratégia tartalmazzn egyértelműen rögzített célkat és kapcslódó intézkedéseket (akciókat). Az akciók legyenek pririzálva a stratégiai célk alapján. A stratégiának való megfelelés felülvizsgálata legyen rendszeres. Javasljuk a prjektek végrehajtásának szabályzását Legyen egyértelmű, mit kezelünk prjektként. Készüljön el a prjekt szabályzat, mely szabályzza a prjektek lebnylításának flyamatát, a kapcslódó szerepeket, felelősségeket és hatásköröket. A siker érdekében nélkülözhetetlen a prjekt szabályzat betarttatása A Prjekt Irdának legyen ellenőrzési jgköre a prjektszabályzat betartásával kapcslatban. Legyen a szabálytalanságknak definiált fellebbviteli fóruma. Az átláthatóság és egyértelműség érdekében javasljuk a prjektek általáns flyamatának szabályzását A prjektek általánsan a következő flyamati lépésekből állnak össze 5 : Generálás és pririzálás Költségvetés tervezés Pályázat figyelés Pályázat indítás Megvalósíthatósági tanulmány készítés Műszaki tervek elkészítése Pályázatíró cég kiválasztása Támgatási szerződéskötés Kivitelező cég megbízása Végrehajtás Prjekt zárása és értékelése Prjekt fenntartása Prjektek beszámlása Váltztatáskezelés 4 A stratégia lebntására vnatkzóan jelen prjekt keretében az Általáns döntési kmpetenciák, eljárásk krszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében feladathz kapcslódóan részletes javaslatkat fgalmazunk meg. 5 A prjektek általáns flyamatának részletesebb kifejtését az e munka keretein belül elkészült Prjektmenedzsment kézikönyv tartalmazza.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 16/21 Prjekt jelentések 6.3. Szereplők A prjektekben résztvevő szereplőkre vnatkzóan a következő javaslatkat tesszük: Javasljuk rendszeres prjektmenedzsment képzések tartását az érintett munkatársak számára az alábbiak szerint: Rendszeres prjektvezetői képzések. Egynaps prjekt szemlélet alapzó képzés minden team tagnak. A tudás és a szerzett tapasztalatk megsztását támgató alkalmak szervezése a prjektekben érintettek számára. Javasljuk a prjekt szemlélet és a közös célk erősítését az alábbi eszközökkel: Minden érintett ismerje meg a prjekt szabályzatt ktatás frmájában. A sikeres prjektek kapjanak nagybb publicitás (pl. prjektmenedzser díj, cikkek a helyi sajtóban, jutalmak) Javasljuk egy rátermett prjekt csapat összeállítását Prjekt titkári rendszer bevezetésével, valamint új prjektvezetők "kinevelésével". A prjektek, így a feladatk bővülése esetén javasljuk új prjektvezetők felvételét, vagy átvételét a Pályázati és Prjekt Irdába. A munkatársak mtiválása érdekében javasljuk a prjektérdekeltség megteremtését. A prjekt szereplőknek legyen meg a lehetősége a résztvevők munkájának anyagi elismerésére a tényleges teljesítmény és felelősség alapján. Az ezzel kapcslats szabályk legyenek egyértelműek. Összefglalásképpen elmndhatjuk, hgy a prjektek eredményes megvalósításáhz az összes szereplő együttműködésére, összehanglt munkájára van szükség. Összehanglt munka nélkül a prjekt flyamatk megakadnak, az elszigetelt erőfeszítések eredménytelenek maradnak, és hsszútávn a teljes aktivitás színvnala lecsökken.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 17/21 Önkrmányzat vezetői Döntéshzatal Ötletek és pályázás jóváhagyása Prjektek indítása, leállítása Erőfrrás prblémák felldása Prjektvezető kinevezése Prjekt Irda munkatársak Prjekt cntrlling, admin. Pályázás Közbeszerzés Prjekt adminisztrálása Prjektek összességének kezelése (eredmények, költségek, hatásk) Prjekt szereplői Kapcslódó szakterületek munkatársai és önkrmányzati intézmények Prjekt tagk biztsítása A prjektötlet kidlgzása A prjekt vezetése Részvétel a prjektben Szakterület képviselete Szakmai minőségbiztsítás A teljes prjekt szervezet Prjektek kivitelezése A prjekt végrehajtása Szakmai minőségbiztsítás Munkák átvétele Prjekt termék használatba vétele 6.4. Módszerek, technikák, támgató infrmatikai megldásk A sikeres prjekt munkáhz javasljuk a hatékny munka és kmmunikáció módszereinek bevezetését. Legyen rendszeres prjektmunka értékelés és visszacsatlás. Legyenek tudásmegsztást szlgáló események. A team tagk vegyenek részt munkaszervezési képzéseken, tréningeken. Javasljuk a prjekt munkáhz sablnk bevezetését és alkalmazását. A prjektek egyes fázisaiban az alábbi sablnk támgathatják a mindennapi munkavégzést. 6 Pályázati lista Prjektötlet Prjektötlet lista Prjektjavaslat adatlap Prjektek pririzálása Kmmunikációs mátrix Emlékeztető Státuszjelentés Havi beszámló Teljesítésigazlás Prjekt zárójelentés 6 A sablnk az e munka keretein belül összeállíttt Prjektmenedzsment kézikönyv mellékletében találhatóak Wrd és Excel dkumentumkként.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 18/21 7. Melléklet Az alábbiakban a kiemelt prjekt szerepek leírásait mutatjuk be. A szerepek részletes leírásait az e munka keretein belül összeállíttt Prjektmenedzsment kézikönyv tartalmazza. Prgram Bizttság az Önkrmányzat szintjén hanglja össze, ptimalizálja a prjektek céljait és ráfrdításait Feladatk, hatáskör, felelősség Prgram Bizttság A Prgram Bizttság az Önkrmányzat stratégiájának, akciótervének és prjektjeinek összhangját teremti meg a következőkkel: Az akciók és az Önkrmányzati fejlesztési stratégia összhangjának biztsítása A prjektprtfólió társadalmai hasznsságának maximalizálása A prjektprtfólió kiegyensúlyzása különböző szempntk szerint (gegráfiailag, ágazatk, stb. szerint) Ezek alapján a hatáskörébe tartzik: Döntés a pályázatkn való indulásról, Döntés a prjektprtfólió összeállításáról vagyis az egyes prjektek indításáról, mellőzéséről, Szükség esetén döntés egyes prjektek leállításáról, Döntés a prjektekre szánt frrásk elsztásáról, Tagk Prgram Bizttság Önkrmányzat vezetői: Képviselő-testület választtt tagjai Plgármester Alplgármester Jegyző Aljegyző A Prgram Bizttság állandó, azaz minden prjekt fölött áll. A Prgram Bizttság szerepét a XX. kerületi Önkrmányzat esetében a Képviselő-testület látja el. A Prjektirányító Bizttság a prjekt legfelső döntéshzó szerve Feladatk, hatáskör, felelősség Prjektirányító Bizttság A prjekt srán felmerülő kncepcinális és stratégiai kérdések véleményezése, Az elkészült (rész)eredmények megvitatása és elfgadása, A prjekt srán felmerülő felsővezetői döntést igénylő kérdések megvitatása, A prjekt és a prjekt srán meghztt döntések kmmunikálása a szervezeten belül, A prjektekhez kapcslódó beszámlók elfgadása, A prjekt működése srán a kijelölt feladatk határidőre történő végrehajtását akadályzó, prblémák megldását segítő döntéshzatal, A prjektterv módsításainak elfgadása, váltztatáskezelés. Rendszeres ülésezés srán: Kckázatelemzés Intézkedések megfgalmazása és nymn követése Tagk Prjektirányító Bizttság Önkrmányzat vezetői: Plgármester Alplgármester Jegyző Aljegyző Prjektben érintett egyéb szervezetek vezetői: Intézményvezetők Társaságk vezetői, stb. Külső megbízttak vezetői: Fővállalkzó A Prjektirányító Bizttság a prjekt legfelső döntéshzó szerve. A Prjektirányító Bizttság összetétele minden prjektben egyedileg határzandó meg.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 19/21 A Prjektszpnzr a prjekt egyszemélyes döntéshzó támgatója Feladatk, hatáskör, felelősség - Prjektszpnzr Az erőfrrás gazdával egyeztetve döntés a prjekt peratív indításáról, a prjektszervezetről, A prjekt céljainak és kereteinek meghatárzása, A prjektterv elfgadása, A prjekt működésével kapcslats döntések meghzatala, A Prjektvezetés, illetve egyéb felelős személyek rendszeres, illetve alkalmszerű beszámltatása, Az elkészített szakaszzáró anyagk elfgadása, A prjekt vezetésében jelentkező knfliktusk kezelése, Interfész funkció betöltése a prjekt és a hivatali szervezet között, A prjektszpnzr az a vezető, aki jellemzően kezdeményezi a prjektet, akinek a területén jelenik meg leginkább a prjekt eredménye, és akinek a támgatása leginkább szükséges a prjekt végrehajtásáhz. Ő az, aki átveszi a prjekt eredményét. Ezért a prjektszpnzrt Megrendelő -nek is szkták nevezni. A prjektszpnzr személye minden prjektben egyedileg határzandó meg. A prjekt és a prjekt srán meghztt döntések szervezeten belüli egyértelmű kmmunikálásnak a kialakítása, Az erőfrrás gazdával egyeztetve az egyes fázisknak megfelelően a munkavégzés elrendelése. A Prjektvezető a prjekt peratív irányítását végzi A prjekt tervének elkészítése és betartása, betartatása, A prjekt előrehaladásáhz szükséges döntések meghzatala, Közreműködés a prjekt tagjainak kiválasztásában, Résztvevők figyelmeztetése a vállalt feladatk végrehajtására, A prjekt előrehaladását ptenciálisan gátló tényezők felismerése, Kckázatk figyelése, és azk bekövetkezése esetén beavatkzás, A felmerülő knfliktusk megldása, Tervezett erőfrrás rendelkezésre nem állása esetén a szakterületi vezető felkérése pótlólags erőfrrás biztsítására. Feladatk, hatáskör, felelősség - Prjektvezető Prjekt prtfólió krdinátrnak adatk szlgáltatása Prjektbeszámlási sablnkhz szükséges adatk Erőfrrás felhasználás tényadatai Prjekttagktól adatk bekérése Prjektterv nymn követéséhez tényadatk biztsítása Az általánsan elfgadtt módszertank szerint a prjektvezető az a szereplő, aki felelős a prjekt megtervezéséért, és az (idő, költség, és erőfrrás kereteken belüli) sikeres végrehajtásáért (a cél eléréséért). A prjektvezető lehet státuszban a Prjekt Irdán (javaslt) vagy valamely másik funkcinális egységnél, esetleg a Pesterzsébet Vársfejlesztő Kft.-nél. A prjekt tervadatainak módsítása esetén a prjektprtfólió krdinátr tájékztatása a megváltztt tervadatkról
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 20/21 A Prjekt team végzi az peratív prjektmunkát, ellátja a prjekt munkatervében meghatárztt feladatkat A feladatk határidőre, a rendelkezésre álló erőfrrásk felhasználásával, az előírt minőségi elvárásknak megfelelő végrehajtásában való részvétel, illetve annak felügyelete, flyamats figyelemmel kísérése, A feladatk végrehajtása srán felmerülő prblémákról, váltzáskról a prjektvezetés infrmálása, Flyamats kckázatelemzés a kckázatkezelési eljárás szerint, Meghatárztt időközönként jelentések elkészítése, Tájékztatás a teammunka előrehaladásáról a prjektvezetés felé, Szükség esetén javaslattétel a prjektterv módsítására, A prjektadminisztráció támgatása a prjektdkumentációk szakmai szempntú nymn követésével, Prjektvezetőknek adatk szlgáltatása, Erőfrrás felhasználás tényadatainak riprtálása, Feladatk, hatáskör, felelősség Prjekt team Prjekt megvalósítás nymn követéséhez tényadatk szlgáltatása. A Prjekt team belső tagjai a Hivatal szervezeti egységeinél vannak státuszban. A Prjekt team külső tagjai más jgi személyektől jönnek, és szerződések alapján együtt dlgznak a prjektben. A prjekttitkár feladata az peratív prjektmunka krdinálása, valamint a prjekten belüli és kívüli, prjekttel kapcslats tájékztatás A prjektdkumentáció egységes kezelése, naprakészen tartása, Találkzók, megbeszélések, tárgyalásk, rendezvények technikai előkészítése (szervezés, meghívók adminisztrációja, résztvevők értesítése stb.), Közreműködés a PIB ülések, illetve a PIB elé kerülő anyagk előkészítésében (a prjektvezető támgatása), Emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek elkészítése, szétküldése az érintetteknek, Feladatlisták kezelése, határidők ellenőrzése, Sablnk használata és terjesztése, A prjekten belüli együttműködés elősegítése, a prjektben résztvevő munkatársak tájékztatása, Tájékztatás a prjekt előrehaladásáról, prjekt státuszriprtk készítése, A váltzásk dkumentálásának felügyelete. Feladatk, hatáskör, felelősség Prjekttitkár A prjekttitkári szerep pcinális, a prjektvezetőn múlik, hgy alkalmazza-e. A prjekttitkár alapvetően a prjektvezető munkáját támgatja, hiányában a prjektvezetőre hárulnak az itt felsrlt feladatk (illetve ő delegálhatja a teamen belül). A prjekttitkári szerep kifejezetten alkalmas a prjektvezetői munkára való felkészülésre, felügyelet melletti tapasztalatgyűjtésre.
Budapest Fővárs XX. kerület Pesterzsébet Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala A prjekt szemlélet megerősítése 21/21 A prjektprtfólió krdinátr feladata a prjektek teljesítésének nymn követése Feladatk, hatáskör, felelősség Prjektprtfólió krdinátr Az elfgadtt módszertan alapján a prjektigények pririzálásának támgatása, Az elfgadtt prjektek átfgó, éves szintű tervezése, mely alapján látható a prjektek egymáshz való visznya, időbeli ütemezése, Az elfgadtt prjektek nymn követése, beszámlók készítése, Erőfrrás cntrlling a futó és az induló prjektekre vnatkzóan, Erőfrrás ütközés esetén javaslat készítése prjektek átütemezésére,leállítására, Prjektvezetőktől adatk bekérése Prjektbeszámlási sablnkhz szükséges adatk Erőfrrás felhasználás tényadatai Prjektterv nymn követéséhez tényadatk bekérése A prjektprtfólió krdinátr a prjektek önkrmányzat szintű összefgásáért dlgzik. Nagy szerepe van abban, hgy a Prgram Bizttság valóban döntési helyzetben legyen (azaz minden szükséges infrmációval rendelkezzen) a prjektekkel kapcslats döntések meghzatalakr. Új prjektigények módszertan szerinti pririzálása, a prjekt indításáról a döntés előterjesztése, Erőfrrás prblémák esetén az érintett funkcinális vezetők, az érintett prjektvezetők és szükség esetén a felsővezetők időben történő értesítése, Prjekt előrehaladásáról, prblémáiról a döntéshzók tájékztatása, Beszámlási rendszer üzemeltetése.