A projektmenedzsment szervezet működésére vonatkozó javaslat

Átírás

1 Dévaványa Várs Plgármesteri Hivatala A prjektmenedzsment szervezet működésére vnatkzó javaslat Dévaványai Varázskapu Prjekt Készítette: Educati Bene Kft március 1. 1

2 1. ELŐZMÉNYEK A VARÁZSKAPU PROJEKT RÖVID LEÍRÁSA A PROJEKTMENEDZSMENT FOGALMA ÉS A DÉVAVÁNYAI VARÁZSKAPU PROJEKT A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET MEGJELENÍTŐDÉSE A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET CÉLJA A PROJEKT FELÉPÍTÉSE Előkészítő szakasz Odaítélési szakasz A fizikai megvalósítás szakasza Az utóelemzés szakasza A PROJEKT ÉLETCIKLUSA A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET FELÉPÍTÉSE A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET TAGJAI A prjektvezető A prjektvezető-helyettes A munkacsprtk A PROJEKT IDŐBELI ÜTEMEZÉSE PROJEKTEN BELÜLI CSOPORTOK KOMMUNIKÁCIÓS TERVE A PMSZ MŰKÖDÉSI RENDJE A működési rend tartalma A prjektkmmunikáció leírása A személyes megbeszélések A telefnn történő megbeszélések Az írásbeli levelezés A prjekten belüli megbeszélések rendje A PMSZ ügyrendje Döntéshzatali rend Felterjesztési rend A beszámlás rendje A prjekt dkumentációs rendje A PROJEKT MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI STRATÉGIÁJA A Dévaványai Varázskapu Prjekt kétszintű minőségbiztsítása: A prjekt flyamatk minőségbiztsítása, a minőségbiztsítás célja... 26

3 1. Előzmények Dévaványa Önkrmányzatának (tvábbiakban: Önkrmányzat) képviselő testülete nvember 16-án kinyilváníttta abbéli szándékát, hgy az Önkrmányzati és Területfejlesztési Minisztérium (a tvábbiakban: ÖTM) által elindíttt Varázskapu Prjektben részt kíván venni, és szándékában áll egy Varázskapu multifunkcinális épületegyüttesnek helyet adni a településen. Az ÖTM és az Önkrmányzat között támgatási szerződés megkötésére került sr, amely a tervezett beruházás előkészítő munkálatainak finanszírzására hivattt, és amelynek kapcsán, sikeres pályázat esetén az Önkrmányzat vállalja egy, a tervezett beruházást lebnylító fejlesztő társaság, a Dévaványai Varázskapu Vársfejlesztő Kft. (tvábbiakban: fejlesztő társaság) létrehzását. Jelen dkumentáció a fejlesztő társaság menedzsmentjének szerkezeti összetételét, a prjekttel összefüggő menedzsment flyamatkat, feladatkat és célkat határzza meg. 2. A Varázskapu prjekt rövid leírása A prjekt legfőbb célkitűzése, a Sprt XXI. Nemzeti Sprtstratégiában megfgalmaztt létesítményfejlesztési tervvel összhangban 2008 és közötti célként a sprtlás ás egészségmegőrzés centrumai köré szervezett kmplex szlgáltatást nyújtó multifunkcinális épületegyüttesek létrehzása. A multifunkcinális létesítmények közpntját sprtlásra és kulturális rendezvények megtartására is alkalmas sprttér alktja, de alapvetően a humánszlgáltatásk hétköznapi életminőséget beflyásló minimális kncentrációjának, és az üzleti élet, a magántőke hsszú távú együttműködésének kialakítási szándéka jellemzi. A hzzá kapcslódó ktatási, kulturális és esélyegyenlőségi, helyi sprthagymánykat ápló funkciók, humán szlgáltatásk együttese adja filzófiai lényegét. A kmplex funkciók egy új, XXI. századi fenntarthatósági mdell hazai kialakítását célzzák, mert a létesítmények nemcsak színterei a szabadidősprtnak, az egészségmegőrzésnek és az életminőség javításának, de szinterei a szabadidő-gazdaság, a sprtipar fejlesztésének is. 3

4 3. A prjektmenedzsment fgalma és a Dévaványai Varázskapu Prjekt Ahhz, hgy pntsan láttassuk a Dévaványai Varázskapu prjekt menedzsment szerkezetét, összetételét és működési mechanizmusát, mindenképpen szót kell ejtenünk először a prjektmenedzsmentről, mint fgalmról, hiszen csak akkr tudjuk megalktni az ptimális menedzsment kncepciót, ha pntsan behatárljuk a Varázskapu prjektet az egyes menedzsment technikák között. Az 1. számú ábra elemzéséből egyértelműen kiderül, hgy a Dévaványai Varázskapu prjekt, a döntések időhrizntja szempntjából középtávú, a tevékenység gyakrlásának jellege szempntjából pedig egyszeri menedzsment flyamat, ezért tehát mindenféleképpen a prjekt menedzsment technikák közé srljuk. 1. számú ábra: A prjektmenedzsment helye a tervezési frmák között A prjektmenedzsment tehát, elsődlegesen a váltzásk bevezetéséhez és menedzsmentjéhez kapcslódik, és minden esetben egy prjekt áll a középpntjában. Az ISO szabványkban fglaltak alapján a prjekt lyan egyedi flyamat, amely egyértelmű kezdési és befejezési dátumkkal megjelölt, specifikus követelményeknek minőségi, erőfrrás és költségkrlátknak megfelelő, egy adtt célkitűzés érdekében vállalt, 4

5 krdinált és kntrllált tevékenységek csprtja. A fenti meghatárzás egyértelműen illik a Varázskapu témára, mint prjektre, és megvalósul az az elméleti követelmény is, ami a prjektekkel szemben elvárásként van támasztva, miszerint egy prjektnek minden esetben kell, hgy legyen terméke és megvalósítandó célja. A létrehzandó fejlesztő társaságra pedig leginkább azért van szükség, mert a prjekteket, így a Dévaványai Varázskapu prjektet is az ideiglenessége és egyedisége nagyban különbözteti meg a hagymánys szervezeti működéstől. 4. A prjekt menedzsment szervezet megjelenítődése A Dévaványa Várs Önkrmányzata által saját, egyszemélyes társaságként létrehztt Kft. alapvető funkciója a Varázskapu prjekt megvalósítása. A minden szakmai igénynek megfelelő munka érdekében a prjekt knkrét megvalósításának időtartamára - a Kft., saját szervezetén belül - egy prjektmenedzsment szervezetet alakít ki. A Kft. a prjekt megvalósításának időszakában végzi a menedzsment munkájának (működési feltételeinek) mindenldalú biztsítását, és emellett felkészül a prjekt megvalósulása utáni feladataira, ami a Varázskapu multifunkcinális létesítmény fenntartása és üzemeltetése. A prjekt menedzsment szervezet tehát a Dévaványai Varázskapu Vársfejlesztő Kft-n belül fg működni, mely gazdasági társaságnak a feladata a Varázskapu prjekt teljes körű levezénylése. A prjekt menedzsment tevékenységet egy külön erre a célra kialakíttt menedzsment egység krdinálja majd a Dévaványai Varázskapu Vársfejlesztő Kft-n belül. 5. A prjekt menedzsment szervezet célja A prjekt menedzsment szervezet (tvábbiakban: PMSZ) célja, hgy képes legyen sikeresen krdinálni azt a flyamatt, amelynek eredményeképpen Dévaványán megvalósul a Varázskapu prjekt, és felépül a Dévaványai Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes. A fenti cél megvalósulását 5

6 6. A prjekt felépítése A Dévaványai Varázskapu prjekt mind időintervallum, mind pedig a tevékenységek felsztása szempntjából, több szakaszból áll. Ahhz, hgy meghatárzzuk a PMSZ ideális összetételét, láttatnunk kell a prjekt egyes szakaszait, melyekhez rendeljük az elvégzendő feladatkat és munkacsprtkat Előkészítő szakasz A prjekt előkészítő szakasza már zajlik, amelynek srán meghatárzásra kerül a stratégiai cél, valamint a Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes iránti igény felmérése és megfgalmazása. Ebben a stádiumban zajlik a tervezett létesítmény megvalósíthatóságának elemzése, és az egyes létesítmény elképzelések kialakítása, valamint a megvalósíthatósági tanulmány elkészítése, amely az alábbi elemekből, egymásra épülő résztanulmánykból áll: műszaki megvalósíthatósági tanulmány; környezeti és öklógiai tanulmány; marketingtanulmány; gazdasági tanulmány; finanszírzási tanulmány; társadalmi-plitikai tanulmány; szervezési-vezetési tanulmány; Összességében tehát a Dévaványai Varázskapu Prjekt előkészítési szakaszának legfntsabb célkitűzése, hgy kialakításra kerüljenek a stratégiai célk, és ezekhez rendelve elkészüljön az a pályázati anyag, amely az anyagi erőfrrásk megteremtéséhez, illetve a pályázati frrásk lehívásáhz szükséges. A Dévaványai Varázskapu Prjekt esetében az előkészítési szakasz végén kapunk választ arra, hgy milyen frrásból, és milyen knstrukcióban zajlik majd a prjekt finanszírzása. 6

7 6.2. Odaítélési szakasz Az daítélési szakasz végső célja, hgy a fejlesztő társaság, és az azn belül működő Prjekt Menedzsment Szervezet döntést hzzn arra vnatkzóan, hgy a saját szervezetén kívül mely szervezetek, személyek vegyenek részt, és milyen frmában, a fizikai megvalósításban. Az daítélési szakasz tevékenységei: ajánlati felhívás; előzetes minősítés; értékelés; szerződéskötés; Az daítélési szakaszban kerül eldöntésre, hgy a megvalósításban résztvevők milyen mértékben és milyen módn viselnek felelősséget és kckázatt. Ez meghatárzza az előzetes minősítés, az ajánlati felhívás tartalmát és módját is A fizikai megvalósítás szakasza A Dévaványai Varázskapu Prjekt esetében a fizikai megvalósítás két síkn zajlik majd egymás mellett párhuzamsan. Egyfelől megkezdődik a beruházás, a Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes építése, másfelől pedig knkréttá válnak azk az egyeztetések, melyek eredményeképpen kiválasztódnak a Varázskapu prjektben részt vevő partnerek. A leendő partneri kör ptenciális résztvevői: szlgáltatáskat és/vagy termékeket értékesítő vállalkzásk, civil szerveződések (egyesületek, alapítványk, szövetségek) a kultúra, a sprt, az egészségmegőrzés és a művészet területén, valamint ktatási szervezetek. A ptenciális partnerekkel való tárgyalásk leflytatását, a velük való együttműködések kidlgzását a Prjekt Menedzsment Szervezet erre a tevékenységre szaksdtt munkacsprtja végzi. 7

8 6.4. Az utóelemzés szakasza Az utóelemzés szakaszában a PMSZ munkacsprtjai elemzik a prjekt leflyását, az elért eredményeket, és megállapítják, hgy a Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes megvalósításával mennyiben sikerült elérni az első szakaszban megfgalmaztt célt, célkat. 7. A prjekt életciklusa Javaslatunk, hgy a prjekt menedzseléséhez szükséges technikákat és módszereket rendezzük a prjekt leflyása szerint, tehát az időbeli leflyás alapján kerüljön majd elemzésre a prjekt életciklusa, a ciklusn belül pedig kezeljük külön egységenként a prjekt fáziskat. A Dévaványai Varázskapu Prjekt kiindulópntja az a kncepció, és egyben ötlet, amelynek legfőbb célkitűzése az vlt, hgy a Sprt XXI. Nemzeti Sprtstratégiában megfgalmaztt létesítményfejlesztési tervvel összhangban 2008 és közötti célként minél több magyarrszági kistérségben (kiemelve a hátránys helyzetű kistérségeket) valósuljn meg, a sprtlás és egészségmegőrzés centrumai köré szervezett kmplex szlgáltatást nyújtó multifunkcinális épületegyüttes-beruházás. Jelen prjekt záró pntja pedig a knkrét beruházás megvalósulása, tehát a multifunkcinális épületegyüttes megépülése, valamint egy lyan, szakmai és gazdasági kckázatelemzésen keresztülment üzemeltetési mdell kidlgzása, amely garantálja a Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes fenntartható működését. 8

9 2. számú ábra: A prjekt életciklusának ábrázlása Ráfrdítás Kncepció (Megvalósíthatóság) Tervezés Végrehajtás Lezárás Idő Az ábra vízszintes tengelyén a prjekt időbeli lefutása, a fázisk láthatóak (idődimenzió). A függőleges tengely az egyes fázisk munkaráfrdításával aránys (munkaóra, embernap, néha pénz), tehát a prjektbe invesztált munkamennyiséget mutatja. 8. A Prjekt Menedzsment Szervezet felépítése Ismerve, és prjektmenedzsment szempntból elemezve a Dévaványai Varázskapu Prjektet és a prjekt speciális jellemzőit, egyértelműen úgy ítéljük meg, hgy a prjektmenedzsment terület jelenleg elfgadtt szervezeti struktúrái (lineáris funkcinális, mátrix, prjektrientált) közül a prjektrientált szervezeti megldás a legideálisabb, hiszen ez a struktúra támgatja leginkább a létesítménymegvalósítással összefüggő prjekteket. A prjektrientált szervezeti struktúrában a prjekt tevékenységeit az erre a célra kialakíttt szervezeti egység irányítja a prjektigazgatóság vezetésével. A szervezet magába integrálja a különböző funkcinális tevékenységeket a szükséges időtartamra és a szükséges kapacitásban, így összetétele és mérete a prjektmegvalósítás srán is váltzik. A prjekt teljesítésével összefüggő lényegi döntéseket a prjektigazgatóság hzza meg, mely szervezeti egység a fejlesztő társaság vezetői szintjének közvetlen irányítása alatt végzi munkáját. 9

10 Ebben a megldásban a prjektvezetőnek közvetlen utasítási és ugyanilyen mértékben ellenőrzési jga van, mivel az egyes funkcinális tevékenységek a saját szervezetébe integráltan, a fejlesztő társaság funkcinális szervezetétől elkülönítve léteznek, nha utóbbiakkal értelemszerűen infrmációs, illetve adatszlgáltatási kapcslatban van. A prjektvezető feladata a feltáró és elemző tevékenységen túl egyértelműen krdináló és döntéshzó. Hatásköre és felelőssége átfedésben vannak, így a szervezeti, a prjekt egység könnyen működtethető költség-, illetve prfitcentrumként. Az alábbi struktúrában a létesítménymegvalósítás erőssége elsősrban abban nyilvánul meg, hgy biznys feladatra egyetlen szervezeti egységbe integrálja a szükséges kapacitáskat, s így erőfrrásait egy adtt feladat teljesítésére tudja kncentrálni, elkerülve a megsztttságból származó veszteségeket. Hátránya, hgy knfliktus esetén a prjektérdek háttérbe szríthatja a funkcinális egységek szakmai érdekeit, valamint hgy a nyílt team jellegből fakadóan a szervezeti egység a flyamats ideiglenesség állaptában van, mivel egyrészt mind létszámát, mind szakmai összetételét tekintve flyamatsan váltzik, másrészt a szervezeti egység a prjekt befejezésekr megszűnik. 10

11 3. ábra. A dévaványai Varázskapu prjekt menedzsment szervezetének felépítése Ügyvezető igazgató prjekt vezetőség prjektvezető prjektvezetőhelyettes prjektvezetőhelyettes Műszaki, építésügyi és ingatlangazdálkdási munkacsprt Kmmunikációs és marketing munkacsprt Minőségügyi és mnitring munkacsprt Menedzselési és jgi munkacsprt Pályázati munkacsprt Kereskedelmi munkacsprt Pénzügyi és gazdasági munkacsprt ALAPTEVÉKENYSÉGEK 11

12 9. A Prjekt Menedzsment Szervezet tagjai Munkaszervezés szempntjából a PMSZ két, egymástól elhatárlható egységből áll. Az egyik egységet alktja a prjektigazgatóság, amely áll a fejlesztő társaság ügyvezető igazgatójából, egy prjektvezetőből és egy prjektvezető-helyettesből, a másik egységet pedig az peratív feladatkat végző munkacsprtk alktják A prjektvezető A prjektvezető döntési hatásköre az esetek döntő többségében a Dévaványai Önkrmányzat többségi tulajdnában álló fejlesztő társaság származik. Az ily módn biztsíttt hatáskör a prjektvezető de jure hatásköre. Ez csak egyik összetevője a valóságs, ún. de fact hatáskörnek, amely nagyban függ a prjektvezető beflyásló képességétől, ami kiterjedhet besztttaira, a vele egyenrangúakra és feletteseire is. Így a de fact hatáskör lehet kisebb, egyenlő vagy éppen nagybb, mint a de jure hatáskör. A prjektvezetőt a prjekt időtartamán belül a lehető legkrábban kell kijelölni, ideális esetben már az előkészítési szakaszban, hiszen minél később kerül kijelölésre, annál több lyan döntés születhet, amiben a prjektvezető még nem vett részt, s amelyekkel esetleg nem is ért egyet. Ezen prblémákat a prjektvezetőnek a lehető legkrábban jeleznie kell, hgy a döntések módsítása megfntlható legyen. A vállalt krai kötelezettségek nagyban beflyáslják a prjekt sikerét. A sikeres prjektvezető kiemelten fnts menedzseri képességei: jó személyi kmmunikációs készség, jó prbléma-definiálási és megldási képesség, vezetési, mzgósítási képesség, mtivációs képesség A prjektvezető-helyettes A prjektvezető-helyettes csupán annyi különbözteti meg a prjektmenedzsertől, hgy döntési és hatásköri illetékesség szempntjából kevesebb jgsultsággal bír, és hgy a prjektvezető felé beszámlási kötelezettsége van. Ettől függetlenül a prjektvezető által birtklt menedzseri képességekkel neki is illik rendelkezni. 12

13 9.3. A munkacsprtk A munkacsprtkat a munkacsprt tagjai, és a munkacsprt vezetője alktja, mely munkacsprtkat a prjektvezetőség állítja össze, hzza létre. A munkacsprt feladatainak és tevékenységeinek szervezését, valamint a munkacsprtn belül szervezeti kérdések menedzselését a munkacsprt vezető végzi a prjektmenedzsment részeként. A munkacsprt vezetők feladatai részletesebben: Felelősek az irányításuk alatt álló munkacsprt feladatainak ütemterv szerinti elvégzéséért, valamint ezt biztsítandó, a munkacsprt tagk napi tevékenységeinek krdinálásáért; A munkacsprt munkájáról rendszeresen beszámlnak a prjektvezetőségnek; Szakmai kérdésekben iránymutatást adnak, illetve döntés előkészítési, és szükséges esetben döntést is hzhatnak szakmai kérdésekben; Együttműködik az Önkrmányzati és Területfejlesztési Minisztérium által, a munkacsprthz delegált Varázskapu - szakértővel, akivel közösen a munkacsprttagk bevnásával alakítják ki az adtt munkacsprt szakmai tartalmát; A munkacsprt tagk feladatai: A prjektfeladatk tekintetében, a munkacsprt vezetők által kiadtt feladatk elvárt minőségben és határidőre történő elvégzése; Aktív részvétel a szakmai egyeztetésekben; A munkacsprt vezetők időben történő infrmálása a feladat végrehajtása srán felmerült nehézségekről, hátráltató tényezőkről; 13

14 4. számú ábra: A PMSZ munkacsprtjai Dévaványai Varázskapu Prjekt A munkacsprt neve Műszaki, építésügyi és ingatlangazdálkdási munkacsprt Kmmunikációs és marketing munkacsprt Minőségügyi és mnitring munkacsprt Menedzselési és jgi munkacsprt Pályázati munkacsprt Kereskedelmi munkacsprt Pénzügyi és gazdasági munkacsprt Feladatkörök A kivitelezéssel, építkezéssel, ingatlangazdálkdással kapcslats feladatk teljes körű ellátása. A prjekt által előírt, hazai tájékztatási, kmmunikációs, PR és marketing feladatk ellátása A Dévaványai Varázskapu Prjekt nemzetközi kmmunikációja, minőségbiztsítása, értékelése Mnitring tevékenység A prjekt kapcsán felmerülő jgi és menedzsment terület tekintetében felmerülő prblémák és feladatk megldása, kezelése. A prjekt kapcsán pályázat figyelés, pályázatírási tevékenység teljes körű ellátása. A Varázskapu multifunkcinális épületegyüttes fr-prfit partnereivel való tárgyalásk előkészítése, a ptenciális partneri kör megszervezése. A prjekt gazdasági egyensúlyának fenntartása, a pénzügyi flyamatk felügyelete, krdinálása. 14

15 10. A prjekt időbeli ütemezése A Dévaványai Varázskapu Prjekt működési mechanizmusát elemezve azn a véleményen vagyunk, hgy ciklgrammn érdemes vezetni a prjekt időbeli előrehaladását, hiszen a tervezett tevékenységek és feladatk ebben a rendszerben láttathatók ideális módn. 5. számú ábra: A Dévaványai Varázskapu Prjekthez használt ütemezési eljárás Készenlét % 100 A C B D Idő A ciklgram egy lyan ütemezési eljárás, amelynél a vízszintes tengelyen az eltelt idő, míg a függőlegesen a tevékenységek készenléti fka található. A tevékenységeket reprezentáló vnalak az adtt időpntban a tevékenység készenléti fkát mutatják. Lehetnek tört vnalak, amelyek azt jelentik, hgy a munkavégzés intenzitása megváltztt és lehetnek megszakíttt vnalak, amelyik azt mutatják, hgy a tevékenységek végzése egy időre megszakadt. Ha az ábrán a B tevékenység pl. árkásás, míg a C csőfektetés, akkr a ciklgramról lelvasható, hgy egy időszakaszn lyan helyre kellene csövet fektetni, ahl az árk hzzá még nem készült el. 15

16 11. Prjekten belüli csprtk kmmunikációs terve Célközönség Kmmunikáció tárgya Felelős Gyakriság, időpnt Módszer, csatrna Prjektvezetőség Státuszjelentés, stratégiai döntések, átadás-átvétel elfgadás, váltzás kérelem, eszkalált prblémák Munkacsprt vezetők Operatív feladatk számnkérése, kiadása Munkacsprt vezetők részletes beszámltatása Prjektvezető Prjektvezető kéthetente havnta értekezlet, értekezet, e- mail Munkacsprt tagk Operatív feladatk számnkérése, kiadása Prjekt hírek Munkacsprt vezető Munkacsprt vezető kéthetente értekezlet, Prjekt helyzetének áttekintése 16

17 12. A PMSZ működési rendje A PMSZ működési rendje meghatárzásának célja, hgy a Dévaványa Várs által indíttt Dévaványai Varázskapu prjekttel kapcslatban meghatárzza a prjekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a prjektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye A működési rend tartalma A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" frmájában rögzíti a prjekt sikeres megvalósításáhz szükséges alapvető infrmációkat. Ennek keretében a dkumentum tartalmazza a prjekt szervezeti és működési szabályait, a kmmunikációhz szükséges személyi és elérési infrmációkat, valamint a fntsabb munka dkumentumk mintáit. Fő fejezetei a következők: A prjektkmmunikáció leírása A prjekten belüli megbeszélések rendje A prjekt ügyrendje A prjekt dkumentációs rendje A prjektkmmunikáció leírása A prjekt sikere érdekében a megfelelő kmmunikáció flyamats fenntartása elengedhetetlen. A prjekt széles funkcinális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fnts az alább felsrlt alapelvek minden prjekttag általi elfgadása és betartása. Az alapelvek minden prjekttagra egységesen érvényesek. A prjekt sikere nagymértékben függ a kmmunikáció sikerességétől. Ezért nagyn fnts, hgy megfelelő kmmunikáció kialakuljn és fennmaradjn. A kmmunikáció célja elsősrban az, hgy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie). 17

18 A hivatals kmmunikáció eszközei: a személyes megbeszélések, a telefnn történő megbeszélések, illetve az írásbeli levelezés (ami lehetőleg elektrnikus útn történi k). Minden más kmmunikáció, illetve annak részletei és eredménye a prjekt szempntjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak A személyes megbeszélések A megbeszéléseken a legfntsabb alapelv a meghívttak: részvétele; pnts megjelenése; felkészültsége; A személyes megbeszélések lehetőleg legyenek: rendszeresek; egy felelős személy által szervezettek, aki felelős a megbeszélés helyének, knkrét céljainak és napirendjének az érintettekhez való eljuttatásáért (az érintettekkel történt egyeztetés után), a megbeszélések előtt legalább 2 nappal; A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősrban elektrnikus útn kezdeményezi, ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefglalását is. A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét infrmálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő váltztatáskról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal. A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősrban a prjekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsprt-szervező alkalmazásával (elektrnikus útn) juttatja el. A nem rendszeres, eseti (ad hc) személyes megbeszélésnek is kell, hgy legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel. A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dkumentumban található frmanymtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitattt és eldöntött prblémaköröket, valamint a meghztt döntéseket, a meghatárztt feladatkat, a hzzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét. A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapn belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősrban elektrnikus útn) észrevételezésre eljuttatni, az észrevételezés határidejének meghatárzásával (általában egy munkanap). 18

19 A résztvevők észrevételeiket írásban (elsősrban elektrnikus útn), a jegyzőkönyvre hivatkzva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módn nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek. A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldlgzza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapn belül véglegesíti. Feldlgzhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a prjektvezetésnek, amely az ellentétet vagy felldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevnásával tisztázza. A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldlgzhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapn belül értesíti. A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés srán felmerült prblémákat és feladatkat az érintett munkacsprt-vezetőhöz vagy prjektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni. Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazltan vagy igazlatlanul hiányzna, az autmatikusan a megbeszélés elhalasztását jelenti. A megbeszéléseken a mbil telefn kikapcslása kötelező. Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet, a munkacsprt-vezető, ill. a prjektvezető távzása esetén az ilyen eset autmatikusan az illető visszatértéig tartó szünetet jelent. A megbeszélések résztvevői csak indklt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kmpetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsprt-vezetők esete, akik a csprtt közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken A telefnn történő megbeszélések A telefnn történő megbeszélések elsősrban egyeztetésre szlgálnak, másdsrban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésére. Ezért a telefnn történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefnn történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére: elsősrban az írásbeli megerősítés szlgál (írásbeli levelezés); másdsrban az azt követő személyes megbeszélés; Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. knferencia) telefn-megbeszélésre is. 19

20 Az írásbeli levelezés Az írásbeli levelezés történhet: elektrnikus útn (elektrnikus psta, ); papírn (levelek); telefaxn (telefax üzenetek); egyéb módn Elektrnikus psta ( ): Minden prjekt tag önálló, személyéhez hzzárendelt levelezési címet fg használni. Annak érdekében, hgy a várhatóan nagyszámú elektrnikus levelezés (tvábbiakban: üzenet) feldlgzása, aznsítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása: Az üzenet szerkezete a következő: Fejléc: Tartalmazza a címzetteket (Címzett, Máslatt kap, Bcc:,); Tárgy: Az üzenet tárgyának előírt struktúrája van; Szöveg: Az üzenet tartalma/szövege a lehető legstrukturáltabban írandó le; Esetleges hsszú üzenet esetén célszerű annak összefglalása az üzenet elején; Melléklet (pcinális); Levelek A levél alaki és tartalmi összetevői aznsak a hivatali és irdai gyakrlatban alkalmazttakkal. Fő jellemzője, hgy elsősrban papírn létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a máslat az iktatás után a küldőnél található, ahnnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamáslat készíthető. 20

21 Telefax üzenetek Lényegében azns szabályk vnatkznak rá, mint a papír alapú levelezésre. Külön hangsúly fektetendő a következőkre: Fax fedőlap készítése (hacsak nem egyértelmű, munkajellegű anyag küldéséről van szó); Küldő (neve, telefnszáma), címzett (neve, besztása, telefnszáma, faxszáma); Küldés dátuma; Tárgy meghatárzása; Küldött ldalak száma: 1+X frmátumban, ahl X a fedőlap nélküli A4 ldalak száma; Fax szövege: szem előtt tartandó, hgy az apró betűk a fgadó ldaln (átviteli kk és legtöbb helyen a hőérzékeny papírra történő nymtatás miatt) általában nehezen lvashatók; A prjekten belüli megbeszélések rendje értjük. A prjekten belüli kmmunikáción a prjekttagk egymás közötti kmmunikációját A szabályzás csak a hivatals kmmunikációra vnatkzik, az infrmális kmmunikáció kialakításáért a prjekt- és a munkacsprt-vezetők a felelősek. 21

22 A prjekten belüli rendszeres megbeszélések a következők: 1. Prjekt teljes létszámú megbeszélés Cél: Kötelező résztvevők: Gyakriság: Felelős: A prjekt egészét érintő témák megbeszélése, a prjekt tagk tájékztatása A prjekt minden tagja Esetenként Prjektvezető 2. Prjekt Irányító Értekezlet, PIÉ Cél: Kötelező résztvevők: Gyakriság: Felelős: A prjekt státuszának figyelemmel kísérése, munkacsprtk prjekt terveinek összehanglása Prjektvezetők, munkacsprt-vezetők A prjekt haladásának függvényében Prjektvezető A PIÉ szkáss frgatókönyve A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra. Prjektvezetői beszámló Tájékztató az egész prjektet érintő eseményekről. Felelős: prjektvezető. Időtartam: max. 15. perc. Munkacsprt-beszámlók Minden munkacsprt beszáml az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatkról. A beszámló alapja a krábban megtarttt státuszmegbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsprtnként. Felelősök: a munkacsprt-vezetők. 22

23 Az egész prjektet érintő prblémák Azn prblémák megbeszélése, amelyek az egész prjektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hgy a prbléma feldlgzttsága lehetővé tegye a gyrs lezárást. Felelős: prjektvezető. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpntt kell kijelölni. Egyéb kérdések: Bármely egyéb, az egész prjektet érintő kérdés. 3. Munkacsprtszintű státusz megbeszélés Cél: Kötelező résztvevők: Gyakriság: Felelős: A munkacsprt munkájának és a munka státuszának figyelemmel kísérése, értékelése, a srn következő feladatk megbeszélése és meghatárzása Munkacsprt-vezetők, munkacsprt-tagk Igény szerint Munkacsprt-vezetők A PMSZ ügyrendje Döntéshzatali rend Amennyiben egy döntés feladata, jga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fgalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfgalmaztt döntéssel kapcslatban, írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének. Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé srlt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet elé hárm munkanapn belül. Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapdni a szervezetük feladatai közé srlt kérdésre vnatkzó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé hárm munkanapn belül. 23

24 A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői knszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vnnak be a döntés támgatására. Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indklt esetben terjesztheti a következő szintű szervezet elé Felterjesztési rend Ki Kinek Mit Munkacsprt Prjektvezetés Saját munkacsprtn belüli szakmai kérdések Prjektvezetés PIÉ, Prjekt Irányító Értekezlet A munkacsprtkat érintő szakmai kérdések A beszámlás rendje A munkacsprt- és a prjektvezetők feladata a beszámlók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsprt státuszról és prjekt státuszról. A státuszjelentés igény szerinti rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpntja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztsítja az egyes szinteken a prjekt előrehaladásának nymn követhetőségét, a munka srán felmerült prblémák biznylatlását. A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatkat, prblémákat, váltztatáskat, megbeszélendőket, kckázatkat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsrát A prjekt dkumentációs rendje A prjekt dkumentációs rend célja, hgy a prjekt srán előállíttt elektrnikus és papír alapú dkumentumk strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárlhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dkumentációs rend biztsítja, hgy az egyes dkumentumk élettörténetét nymn lehessen követni, és verziókeveredés ne frdulhassn elő. 24

25 A prjekt adminisztráció a krdináció megldása érdekében kiemelten fnts. A prjekt srán a dkumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a prjektvezetők a felelősek. A dkumentálás célja: A prjekt ellenőrizhetőségének megteremtése; A prjekt szervezetei közötti kmmunikáció elősegítése; A félreértések elkerülése, a hibák számának minimalizálása; Frmai követelmények: A prjektmunka srán a prjekt által előállíttt dkumentumkat azns template-tel - frmai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, prjektszabványknak megfelelő "dkumentum-arculat" elérése a prjektvezetők és munkacsprt vezetők feladata. Minden dkumentumnak tartalmaznia kell a következő adatt: A munkacsprt neve; A dkumentum címe; Verziószám; Számztt példányk esetén a példány aznsítója; Státusz (tervezet, ellenőrzött, jóváhagytt); Dátum; Előző váltzatk listája; Szétsztási lista: kik kapják a dkumentumt; 13. A prjekt minőségbiztsítási stratégiája A Dévaványai Varázskapu Prjekt kétszintű minőségbiztsítása: A belső minőségbiztsítás a munkavégzők saját munkájára és termékeire vnatkzó önálló minőségbiztsítás; A független minőségellenőrzés a flyamatkban és a termékek előállításában közvetlenül nem érintett, az Önkrmányzati és Területfejlesztési Minisztérium által kijelölt munkatárs vagy külső megbíztt által végzett minőségügyi szakmai felügyelet és/vagy ellenőrző tevékenység; 25

26 13.2. A prjekt flyamatk minőségbiztsítása, a minőségbiztsítás célja A prjekt flyamatának minőségellenőrzése a prjekt eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamsan történik, annak érdekében, hgy időben feltárja a prjekten belüli esetleges knfliktushrdzó területeket, kckázatkat, és megldási javaslatkat tegyen ezek hatékny kezelésére, és célja, hgy elősegítse a prjekt hatékny és terv szerinti működését. A minőségbiztsítás feladata: A prjekt tervszerűségének biztsítása, A Prjekt Alapító Okiratában meghatárztt célk megvalósulásának követése, A Prjekt Alapító Okiratában meghatárztt működési rend betartásának ellenőrzése, A döntési flyamatk dkumentáltságának ellenőrzése, A feladat kiadás és számnkérés hatéknyságának elősegítése, A feladat elvégzéséhez szükséges erőfrrásk meglétének ellenőrzése, A prjekt kckázatk kezelésének elősegítése és ellenőrzése. Fenti dkumentum az Educati Bene Kft. szellemi terméke, és része a Dévaványai Varázskapu Prjekt pályázati tanulmánynak, amely az Önkrmányzati és Területfejlesztési Minisztérium által lefektetett követelményrendszer alapján készül az Educati Bene Kft. kivitelezésében. A fenti tanulmány skszrsítása, vagy hivatals közzététele kizárólag az Educat Bene Kft. hzzájárulásával történhet. Kivétel ez alól Dévaványa Várs Önkrmányzata, vagy annak intézményei, melyeknek jgsultsága van az anyag közzétételére. Educati Bene Kft. Budapest, március 1. 26