SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2009.

Átírás

1 Tamási Város Polgármesteri Hivatala SWOT analízis SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala SZEMPONTOK A kérdések megválaszolásához 1. VEZETÉS A vezetés szerepe a hivatali küldetés és arculat fejlesztése érdekében. 2. STRATÉGIA ÉS TERVEZÉS A küldetés, jövőkép megjelenése a stratégiákban, a releváns politikák, tervek, célkitűzések és célok segítségével. 3. EMBERI ERŐFORRÁS-GAZDÁLKODÁS A hivatal irányítási, fejlesztési funkcióinak működtetése a munkatársak tudásának kiaknázására vonatkozóan (egyéni, csoport és szervezeti szinten egyaránt), valamint a rendelkezésre álló erőforrás szervezése. 4. EGYÜTTMŰKÖDÉS ÉS ERŐFORRÁSOK A kapcsolatok és belső (nem humán) erőforrások tervezése, kezelése. 5. FOLYAMAT- ÉS VÁLTOZÁS-MENEDZSMENT A hivatal külső környezeti változásainak (jogszabályok, érintett felek, stb.) követése. 6. ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK A hivatal ügyfélközpontú működésének eredményessége az ügyfélvisszajelzések alapján. 7. A MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A munkatársak saját elégedettsége, motiváltsága. 8. TÁRSADALMI KÖRNYEZETRE GYAKOROLT HATÁSOKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A társadalmi környezet elvárásaival összhangban (az élet minőségére gyakorolt hatás, a környezet és az erőforrások megőrzése, a szervezet saját hatékonysága, stb.) hozott intézkedések. 9. ALAPVETŐ TELJESÍTMÉNY CÉLOKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A hivatal feladatai és célkitűzései tükrében elért eredmények, továbbá az eredményes működésben érdekelt szervek és személyek elégedettsége. 1

2 Tamási Város Polgármesteri Hivatala SWOT analízis A vezetői visszajelzések alapján meghatároztuk a hivatal erős és gyenge pontjait, a fejlesztési lehetőségeket, feltérképeztük a veszélyeket. A Polgármesteri Hivatal vezetői önállóan alkották meg véleményüket, melyeket összegezve - a Közös Értékelési Keretrendszer 9 kritériuma alapján csoportosítva, majd súlyozva készítettük el elemzésünket. A Kritériumok közötti belső súlyozást az alábbi ábra szemlélteti: Vezetés 10% Munkatársak 9% Stratégia és tervezés 10% Együttműködés és erőforrások 12% Folyamatok 15% Munkatársakkal kapcsolatos eredmények 7% Állampolgár / Ügyfél központú eredmények 16% A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei 9% Az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények 12% 2

3 Tamási Város Polgármesteri Hivatala SWOT analízis A beérkezett válaszok alapján az alábbiakat állapítjuk meg: Erősségek: Ügyfélbarát ügyintézés Hivatal személyi állományának teljesítménye, terhelhetősége, rugalmassága Lehetőségek: E-ügyintézés, ügyfélkapu Jelenlegi számítógéppart megújítása, új programok vásárlása Ügyintézők számítástechnikai továbbképzésére anyagi erőforrás biztosítása Gyengeségek: Számítástechnikai háttér nem megfelelő (gépek állapota, személyi állomány számítástechnikai képzése, informatikus kolléga felvétele) Veszélyek: Anyagi keretek szűkössége miatt létszámleépítés, mely a szakmai munka rovására mehet Elektronikus közigazgatás kívánalmainak való nem megfelelés Ügyintézés lassúsága a rossz infrastruktúra miatt (lassú gépek, túlterhelt szerver) ügyfél elégedetlenséghez vezethet. 3

4 Tamási Város Polgármesteri Hivatala átvilágítási kérdőívek összesítése Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Helyszíni átvilágítási kérdőív összesítése Kitöltők száma: 4 fő 6. Szabályzatok karbantartottak, használhatóak? Mindegyik aktualizált, használható 1 Részben aktualizáltak 3 7. Elegendő információ áll rendelkezésre a szervezet irányításához / napi munkavégzéshez? 8. Jól tervezhető a napi munka, vagy sok az improvizáció? Jól tervezhető 1 Sok az improvizáció 3 9. Munkanapok leterheltsége kiegyensúlyozott, vagy vannak túlzsúfolt időszakok? Kiegyensúlyozott 2 Túlzsúfolt időszakok vannak Ellenőrzési folyamatok a felülvizsgálatra, ellenőrzésre - folyamatos vezetői beszámolók - ügyfél-elégedettségi vizsgálatok - könyvvizsgálat - belső ellenőrzés - ÁSZ vizsgálat - MÁK ellenőrzés - ügyészi vizsgálat - Önkormányzati Képviselő-testületi beszámolások - Felügyeleti szervek (DDR Államigazgatási Hivatal, KEKKH) - APEH vizsgálata - ISO Végeztek-e ügyfélelégedettségi vizsgálatot saját tevékenységükre vonatkozóan? 12. Van rendszeres szervezeti egységek tevékenységére vonatkozó értékelés 13. Szervezet leterheltsége megfelelő? Igen 2 Nem Jogszabályi megfelelés tisztázott a napi tevékenység során? 15. Rendelkeznek stratégiai célokkal? Igen 2 Nem 2 4

5 Tamási Város Polgármesteri Hivatala átvilágítási kérdőívek összesítése 16. A stratégiai célok ismertek a munkatársak előtt? Igen 2 Nem értékelhető válaszok Találhatók szabályozatlanságok az ügyintézési folyamatokban? Igen 1 Nem 2 Nem értékelhető válaszok Megfelelő a hivatal belső mechanizmusa? Nem értékelhető válaszok Segítik a munkaköri leírások a napi számonkérhetőséget, folyamatelemzéseket? 20. Szükséges javítási folyamatok - munkaköri feladatok ésszerűsítése, széttagoltság megszüntetése (Titkárság) - feladatok téma szerint csoportokba szedése, egy-egy ügyintézőnek kiadva (Titkárság) - informatikai fejlesztések (hardver, szoftver) - jogszabályokhoz való közvetlenebb hozzáférés biztosítása (jogtár a hálózaton) - a bevezetett komplex könyvelési programban rejlő lehetőségek kiaknázása 21. Megfelelő a kommunikáció a társirodákkal? Nem értékelhető válaszok Megfelelő színvonalú az ügyfélszolgálati tevékenység? 23. Megfelelően szabályozott a feladatok szétosztása és a végrehajtás ellenőrzése? 24. Megfelelő informatikai háttér támogatja a napi ügyintézési tevékenységet? Igen 0 Nem A hivatal és civil szervezetek, vállalkozói szféra kapcsolata, kommunikációja? Kiváló 0 Egyes szervezetekkel nehéz a kommunikáció 4 Rossz Származnak-e konfliktusok a vezetői döntésekből? Igen 1 Nem Mely döntést befolyásoló tényező érvényesül a hivatalban? Jegyző szándéka érvényesül 0 Polgármester szándéka 1 Demokratikus légkör 3 Meghallgatják a munkatársak véleményét 1 Bátran lehet véleményt nyilvánítani 1 Egyéb 0 5

6 Tamási Város Polgármesteri Hivatala átvilágítási kérdőívek összesítése 28. Ellenőrzik-e a munkáját? 29. Kik hozzák a döntéseket a működésre vonatkozóan? Polgármester 1 Jegyző 0 Vezetés konszenzusos döntése 3 Munkatársi kör véleménye 0 Egyéb Végrehajtandó feladatok a hivatal jobb, átláthatóbb, ügyfélközpontú működéséért - modern informatikai eszközök biztosítása - elektronikus ügyintézésre alkalmas informatikai háttér kiépítése (gépek, programok, internet) - ügyfélkapu kialakítása - a hivatal épületének akadálymentesítése - informatikus alkalmazása - információáramlás előírások szerinti működése a hivatalon belül 32. Megszűntetendő jelenségek - Pénzügyi helyzet további romlásának megszüntetése, mert a napi működést nehezíti és veszélyezteti - Párhuzamos adatszolgáltatások - Valós teljesítményeken alapuló ösztönzési rendszer hiánya 6