BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT

Átírás

1 InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: , , Fax: Honlap: BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A kódszámú kódszámú pályázata keretében 2009 V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M

2 1. Vezetői felelősségvállalás 1.1. Az ügytípusok szervezésének felelőssége Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy és a pályázatkezelési ügymenetek szervezéséért a jegyző a felelős A költségvetés felelőssége Az önkormányzat pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szakmai színvonalának betartásért jogszabály szerint a polgármester, jogszerűségéért pedig a jegyző felel. Azonban a hétköznapokban az életszerű, hogy a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása teljes egészében a jegyző feladatkörébe tartozik. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásának dokumentumai: kötelezettségvállalás ellenjegyzés utalványozás érvényesítés (rendje) ügyrendi szabályzat számviteli politika vagyongazdálkodási és beruházási szabályzat leltározási szabályzat bizonylati szabályzat A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásának dokumentumait magasabb szintű jogszabályok alapkán a pénzügyi munkatárs közreműködésével a jegyző állítja össze. Elfogadásához testülethez előterjesztés, illetve helyi szintű jogszabály-alkotás nem szükséges, a polgármester hagyja jóvá. A fenti dokumentumok bizalmas iratoknak minősülnek, nyilvánosságra nem kerülnek. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalást szabályozó szabályzatok betartásának rendszeres felülvizsgálatát az önkormányzatnak - szerződés alapján - külső könyvvizsgáló cég végzi. A könnyvizsgáló cég észrevételek készít a szabályok betartásáról, illetve a kapcsolódó jogszabályok aktuális változásai során útmutatást ad a hivatalnak a szabályzatok módosítására. A kapcsolattartás a cég és a jegyző között e-malben történik A közbeszerzés felelőssége Bükkszentkereszt önkormányzata közbeszerzéseinek célját és tartalmát a jegyző és a polgármester egyezteti. Külső szakértő céggel elkészttetik a közbeszerzés ajánlattételi és ahhoz kapcsolódó műszaki dokumentációját. A jegyző a szakmai anyagokat átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának. A közbeszerzési bizottság jóváhagyja a közbeszerzési dokumentumokat, a polgármester szignálja és a jegyző kiküldi a közbeszerzési ajánlatkéréseket. A beérkezett ajánlatokat a jegyző átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának, amely javaslatot tesz a nyertes ajánlattevőről a képviselőtestületnek. A képviselőtestület határozatban dönt a közbeszerzés nyerteséről. A határozat melléklete a közbeszerzési bizottság ülésének jegyzőkönyve. 2

3 1.4. A nyilvánosság felelőssége Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért a jegyző a felelős. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása folyamatában az intézmények részéről jelenleg nincsenek felelősök. Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételében a jegyző a felelős. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. 3. Képzés A hivatalban dolgozó képesített könyvelő kötelező képzéseken vesz részt évente 4-3 alkalommal. Az előfizetéses képzés egy magáncég, a Perfect Kft. végzi. Ezen kívül szakmai értekezleteket a MÁK szervez. A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolásának további lehetőségeit támogathatja a jelenlegi képzések. A hivatalban dolgozó képesített könyvelő kötelező képzéseken vesz részt évente 4-3 alkalommal. Az előfizetéses képzés egy magáncég, a Perfect Kft. végzi. Ezen kívül szakmai értekezleteket a MÁK szervez. 4. Mérés, értékelés 4.1. munkafolyamatok mérése, értékelése Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás és a pénzügy ügytípusait végző ügyintézők munkájáról évente teljesítményértékelés történik. A célrendszer és a mérés nem szerepel a szociális igazgatást végző ügyintéző munkaköri leírásban. A pályázatkezelés ügytípusát végző ügyintéző munkájáról teljesítményértékelés nem történik, munkaköri leírásban a célrendszer és a mérés nem szerepel. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy és a pályázatkezelés ügytípusait végző ügyintézők a munkájukat mérő célrendszer meghatározásának módját, a kapcsolódó eljárásokat nem ismerik Az ügytípusok statisztikai elemzése, mérése Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatala nem rendelkezik önálló ügyfélszolgálattal, ezért azzal kapcsolatos mérést nem végeznek. Sem a hivatal vezetője, sem az önkormányzat, sem a dolgozók, sem az ügyfelek részéről nincs igény ügyfélszolgálat jellegű tevékenység mérésére. A polgármesteri hivatalon belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika (vagy más típusú) elemzése felesleges, a kapcsolható ügyek alacsony száma (évente 1-2 db) ezt nem igényli. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának szociális igazgatásán belül alkalmanként kér kimutatást a jegyző. A szociális igazgatáshoz kapcsolható jelentésekben nincs meghatározva az adatok köre. nincsenek sablonok, nincs jelentési kötelezettség. A statisztikai (számszerűsített) információk szinte kizárólag informális úton közlekednek. A pénzügy ügytípusán belül folyamatosan készülnek statisztikai elemzések. A statisztikai elemzések nagyobb részét magasabb szintű jogszabályok írják elő. 3

4 A pénzügy ügytípus ügyintézője rendszeresen tájékozóik a Magyar Államkincstár hivatalos folyóiratából és a Magyar Államkincstár szervezésében történő előadásokon is részt vesz. A pénzügy ügytípus statisztikai elemzésének eredményeit a jegyző nem terjeszti a képviselőtestület elé, bár a testület számára készült egyéb döntés-előkészítő dokumentumok aránya magas. A pénzügyi ügytípus statisztikai elemzésének folyamatai a rendelkezésre álló informatikai programoknak köszönthetően gyorsak. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelés ügytípusáról nem készül statisztika. Bár a pályázatkezelő ügyintéző nyilvántartást vezet a nyertes és nem nyertes, de beadott pályázatokról. Ezeket nyilvántartásokat a pályázatkezelő ügyintéző és a polgármester készítik el, de nincsenek iktatva. A pályázatok nyilvántartása folyamatosan történik, év végén összesítés van és a képviselőket is tájékoztatják. A pályázatkezelés ügytípus ügyintézője számára a pályázat elszámolása jelenti a legtöbb munkát, ehhez az ügyintéző egyedül készít elemzéseket, általában elfogadják a javaslatát, (mivel utólag kell mindent kikalkulálnia). A pályázatkezelés, illetve a pályázati projektek értékelés, felülvizsgálata nem történik. A felülvizsgálat egyetlen módja talán, ha valamit egy másik kollégának is alá kell írnia és a saját maga érdekében ellenőrzi az aláírandó anyagot. 5. Intézmények Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületi ülésének napirendjéhez az intézmények vezetői is nyújthatnak be témát (a jegyző előterjesztésén keresztül), pl. az intézmény szakmai programjának módosítása, az alapító okirat (szmsz) módosítására tett javaslat). Az intézmények vezetői saját hatáskörben készítik el az intézmények éves költségvetésének tervét, amely általában az intézmények munkavállalóinak bér és járulék költségeit tartalmazza, illetve az állami normatíva felhasználását a jegyzővel történő egyeztetés az intézmény saját hatáskörben tervezett bér és járulékok költségtervén túl érinti az intézmény dologi költségvetését, amelynek tervét azonban a jegyző készíti elő az intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetőjével)jegyző állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintű helyi jogszabályban fogadja el a polgármesteri hivatal szmsz-t (annak módosítását) a jegyző állítja össze és terjeszti a testület el, amely önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabályban fogadja el A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelőse egyik oldalról sincs. 6. Értekezletek Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés előrehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs. Mind a hivatal vezetői, mind a dolgozók igénylik, mert ugyan esetenként történik valamifajta megbeszélés, de ennek írásos dokumentálása nem történik meg. Az értekezletek, egyeztetések különösen vezető-beosztott között támogatnák a teljesítményértékelést, az ösztönző rendszer kialakítását, megerősítését, a személyes motivációkat. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek így a pénzügy ügytípus ügyintézője és más ügyintézők - közötti koordinációnak nincs hivatalon belüli eljárásrendje. A pénzügy ügytípus ügyintézője munkaköri leírása szerint végzi munkáját. A munkája folyamatot az jelen- 4

5 ti, hogy egy-egy dokumentumot az ügyintézés során több ügyintéző is kézbe vesz és mielőtt aláírna, ellenőrzi a tartalmat. 7. Stratégiatervezés Bükkszentkereszt önkormányzatának választott tisztségviselői és a polgármesteri hivatal vezetői jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, a pályázat keretében képzés során megvalósítandó. A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolásának további lehetőségeit támogathatják a jelenlegi képzések. A hivatalban dolgozó képesített könyvelő kötelező képzéseken vesz részt évente 4-3 alkalommal. Az előfizetéses képzés egy magáncég, a Perfect Kft. végzi. Ezen kívül szakmai értekezleteket a MÁK szervez. 8. Szakpolitikák Bükkszentkereszt önkormányzata az egyes szakpolitikák tervezéséhez felelősség-, és hatáskört külön nem rendel, külső szakértőt nem vesz igénybe. Erőforrásaikat a hivatal és részben az intézmény adja. Egyéb erőforrások esetileg, pályázati részvétel követelményeiként, azok költségvetéséből vehetők igénybe. Egy szakpolitikának van önálló felelőse pl. az oktatási intézmény (iskola) vezetőjének. Egyéb szakpolitikáért (egészségügy) a hivatalban formálisan a jegyző felelős. Az idegenforgalom szakpolitikának nincs intézményesített felelősségi rendje. A költségvetési részterveket a pénzügyi előadó közreműködésével a jegyző állítja össze, (a könyvelő cég szokásos ellenőrzési jelentését figyelembe véve) terjeszti a testület elé. A költségvetést, benne a szakpolitikák részköltségvetését, a testület rendeletben fogadja el. A szakpolitikák eredményességének mérése az erőforrások szűkössége miatt nem indokolt. 5