BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Átírás

1 InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: , , Fax: Honlap: BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK IRÁNYÍTÁSI FOLYAMATAI, FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖRÖK ELEMZÉS Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A kódszámú pályázata keretében

2 Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai 1. Bevezetés Az elemzés forrásai Bükkszentkereszt Önkormányzata polgármesterével, a polgármesteri hivatal jegyzőjével, illetve kiválasztott ügytípusok ügyintézőivel készített interjúk, illetve az interjúk elsődleges elemzése alapján összeállított felmérések. A pályázati felhívás szerint kiválasztott három ügytípus a következő: a szociális igazgatás ügytípusa, a pénzügy ügytípusa, és a pályázatkezelés ügytípusa. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének elemzéséhez a pályázati felhívás fejlesztési részterületei közül a pályázó pályázati adatlapja szerint - az alábbiakat választottuk ki: 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése fejlesztési részterület Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének elemzéséhez a 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése fejlesztési részterület a fenti kompetenciaterülethez egyébként kapcsolható elemét (1.a általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében) a pályázó nem választotta, ezért a felmérés során nem érintettük és ezért az elemzésben sem szerepel. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása fejlesztési részterület a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; 3. A partnerség erősítése fejlesztési részterület Mivel Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének elemzéséhez a 3. A partnerség erősítése fejlesztési részterület a felmérések alapján nem kapcsolódik, ezért azzal kapcsolatban a elemzéseket nem végeztünk Először a forrásokon végzett SWOT elemzés táblázatait mutatjuk be, később az elemzés eredményeinek magyarázatait mutatjuk be. Ezt követően ún. koherencia-elemzés alkalmazásával mutatjuk be, hogy Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének fejlesztéséhez kapcsolódó fejlesztési részterületek milyen módon kapcsolóhatók és kapcsolódnak egymáshoz. A kapcsolatokat három dimenzióban mutatjuk be: a) részterület-koherencia: azaz az egyes részterületek hogyan és miért kapcsolódnak egymáshoz b) módszertan-koherencia: melyek azok a fejlesztési eszközök, amelyek alkalmazásával az egyes részterületek hozzájárulnak a kompetenciaterület fejlődéséhez c) eredmény-koherencia: az egyes részterületek elért eredményeinek összefüggéseit mutatja meg, azaz összességében a kompetenciaterület fejlesztésének eredményeit Végül ún. megvalósíthatósági táblákban Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének fejlesztése megvalósításához fogalmazunk meg gyakorlati javaslatokat és mutatunk be megoldási eszközöket. 2

3 2. Az elemzés SWOT táblái 2.a. pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása erősségek A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása a hivatal szmsz-ben van rögzítve. gyengeségek A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása az ügyintézők munkaköri leírásában nincs rögzítve. lehetőségek A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményességét mérésére van igény. veszélyek A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményesség-mérése bevezetésének elmaradása csökkenti a stratégiai tervezés és projektmenedzsment módszertan eredményes alkalmazását. 3. A SWOT elemzés magyarázata A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása a hivatal szmsz-ben van rögzítve, tehát a kapcsolódó feladat-, felelősségi- és hatáskörök ismertek a polgármesteri hivatal ügyintézői és az önkormányzat képviselőtestülete tagjai előtt. Ellenőrzés és számonkérés az szmsz alapján történik. Ugyanakkor jelenleg a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik Bükkszentkereszt önkormányzatánál.. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása az ügyintézők munkaköri leírásában nincs rögzítve, nincs személyhez delegálva, ellenőrzés és számonkérés személyi szinten nem történhet. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményesség-mérése bevezetésének elmaradása csökkenti a stratégiai tervezés és projektmenedzsment módszertan eredményes alkalmazását. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalásának eredményességét mérésére van igény Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában. A mérés feltételei (szabályozás személyi szintre lebontva) és hatása (stratégiai tervezés, projektmenedzsment alkalmazásának kialakítása) a fenti igény teljesítése alapján válik elérhetővé. 3

4 4. Koherencia-elemzés A koherencia-elemzés a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázat három részterülete- (1. A döntési mechanizmus korszerűsítése, 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, 3. A partnerség erősítése) szerint mutatja be az egyes részterülethez tartozó fejlesztési részterületek összekapcsolódósát. A fejlesztési részterületek szakmai szempontból nagy mértékben lefedik a települési önkormányzatok, illetve polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztési, e-közigazgatás bevezetési, fejlesztési feladatainak irányait. Ezért a koherencia tábla előnye, hogy segítségével a szervezetfejlesztés több évre kiterjedő és nagy erőforrásokat igénylő feladatai összevonhatók, eredményeik kölcsönhatása kézzelfoghatóvá és alkalmazhatóvá válik A koherencia-tábla értelmezése Pl. Az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerűsítése) d) pontja (rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;) összefüggésben van az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerűsítése) a) (általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében) és g) (az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása) fejlesztési részterületeivel, valamint a 2. részterület (A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása) a) (pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása) és d) (a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata) fejlesztési részterületeivel. Mivel koherencia nemcsak az egyes részterületek, illetve fejlesztési részterületek között található, hanem azok fejlesztési módszerei és eredményei között is, ezért az alábbi koherencia táblából kiindulva összegezzük az egymással koherenciát mutató fejlesztési részterületek közötti módszertani és eredmény-szerinti összefüggéseket, kapcsolódásokat is A koherencia-tábla 1. részterület 2. részterület A pályázat fejlesztési részterületeinek koherencia-táblája 1. részterület 2. részterület 3. részterület a b c d e f g h i j k l a b c d e f g h i j k a b c d a b c d e f g h i j k l a b c d e f g

5 3. részterület h i j k a b c d Bükkszentkereszt önkormányzata pályázatában nem választotta az összes fejlesztési részterületet. Az általa kiválasztott részterületek (1.b, 1.c, 1.e, 1.f, 1.h, 2.a, 2.b, 2.c, 2.d, 2.e, 2.f, 2.g, 2.h, 3.a, 3.d) közül a irányítási folyamatokhoz csak egy, a 2.a részterület kapcsolható. Ilyen módon koherencia nem mutatható ki más részterülettel. Ennek ellenére az önkormányzat esetleges későbbi felhasználási igényei teljesítésében bízva bemutatjuk azokat a koherencia-elemeket, amelyek az irányítási folyamatok kompetencia-területhez a pályázat valamennyi részterületét tekintve, kapcsolható: 1.a és 2.a 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-előkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, 1.g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: beosztások optimalizációja, hatás- és felelősségi körök összevonása 1.h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntés előkészítés ideje Részterület-koherencia: Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületének rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamatainak egyszerűsítése, átalakítása párhuzamos és egyben kölcsönhatásban áll - az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakításával, a döntési jogosultságok átstrukturálásával. Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása csakis úgy történhet meg, hogy korszerűsödik az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamata, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépül a hivatal működésébe. Az önkormányzat, illetve a polgármesteri hivatal és az intézmények közötti döntés-támogatás és 5

6 döntési-előkészítés összehangolása korszerűsíti az általános döntési kompetenciák felhasználást és a döntési eljárásokat, amelyek egyik fontos eredménye a stratégiai menedzsment erősítése. Módszer-koherencia Eredmény-koherencia Az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében kialakított részterületek közötti módszertani koherencia megszilárdításának legfontosabb eszközei a polgármesteri hivatal és az intézmények szmsz-ének, valamint a dolgozók munkaköri leírások módosítása a döntés-támogatás és előkészítés eredményességének növelése szempontjából. Mivel ezek a korszerűsítési kezdeményezések,a stratégiai menedzsment eszközei eddig kevésbé terjedtek el az önkormányzatoknál, a döntéstámogatás és előkészítés folyamataiban a szakmai-tartalmi munkát végző ügyintézők és a döntéshozók képzésére egyaránt szükség van. A korszerűsítés befogadása másik alapfeltétele a kapcsolódó informatikai fejlesztések, beruházások kivitelezése, hiszen fejlett technológia nélkül már nem képzelhető el korszerű hivatal és intézmény sem. A stratégiai menedzsment bevezetése akkor sikeres, ha érzékelhető hatással van az önkormányzatnál és a polgármesteri hivatalban egyaránt a döntési pontok számának csökkenésére, illetve ezzel a csökkenéssel kölcsönhatásban - a döntési folyamatok felgyorsulására. A döntés-támogatás- és -előkészítés idejének csökkentése egyszerű eredménye a stratégiai menedzsment bevezetésének, hiszen annak ésszerű és gyakorlati elvárásai között szerepel a beosztások optimalizációja, valamint hatás- és felelősségi körök összevonása. A döntés-támogatás fontos eleme továbbá a társadalmi nyilvánosság kiszélesítése, annak érdekében, hogy a közösség, az állampolgárok és vállalkozások, nem különben az intézmények véleménye vissza legyen vezetve a döntés-előkészítő és támogató folyamatokba. Ha a nyilvánosság jól működik, akkor a döntés-támogatás és előkészítés során nem fordulnak elő olyan hibák, amely a esetleg a döntéshozók politikai támogatottságát csökkentheti az állampolgárok körében, mert elégedetlenséget szül bevonásuk hiánya vagy alacsony foka. 2.a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés Eredmények: e-információszabadság előírásai megfelelésének elérése. A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-előkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, 1.i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; 6

7 Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csökken a redundáns információ-áramlás, a kommunikáció időráfordítása 2. b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: folyamatok szakaszonkénti ellenőrzése, minőségirányítás, kockázatkezelési terv készítése, vezetők kompetenciabővítése. 2. c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: költséghatékonysági elemzések módszertanának alkalmazása, széleskörű döntéstámogatása 2.d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, helyi jogszabályalkotás, IKT fejlesztés Eredmények: csökken a kapcsolattartás és döntési folyamatok, döntés előkészítés ideje 2.e) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: költség-haszon elemzés kiválasztott módszertanának bevezetése 2.f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: közbeszerzési eljárások nyilvánosságán, a vélemények visszacsatolásán keresztül erősödik a társadalmi elfogadottság Részterület-koherencia: A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása részét képezi a rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítésének, átalakításának. A szabályozás elsődleges célja a közintézmények költséghatékonyabb, illetve eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása. Ennek legfontosabb eszköze a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, amelynek során elsődlegesen tartalmi és eljárási kapcsolatok kialakítására kerül sor az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között. A stratégiai tervezés módszertana többek között bekerül a költségvetés készítésének és elfogadásának, a közbeszerzési eljárások lebonyolítása folyamataiba, és alapját jelenti az új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazásának. Módszer-koherencia Mivel nagyobb részben szabályozási folyamatokról van szó, illetve az elfogadott szabályozásokon alapuló eljárásrendi módosításokról, a módosítások alkalmazását támogató képzésről, illetve a módosítások alkalmazását segítő informatikai fejlesztésekről, ezért az alábbi módszerek valamennyi részterület-koherencia elemhez tartoznak: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés, IKT fejlesztés 7

8 Eredmény-koherencia A felelősségvállalás szabályozásának közvetett célja a nyilvánosság biztosítása, az e-információszabadság előírásai megfelelésének elérése. A szabályozás ugyanakkor szerepet kap a döntés-előkészítés rövidítésében, amelynek kapcsolódó eredményeiként csökken a redundáns információ-áramlás, és a kommunikáció időráfordítása. A redundáns információáramlás csökkentésében kulcstényezők: a folyamatok szakaszonkénti ellenőrzése, a minőségirányítás, a kockázatkezelési terv alkalmazása, valamint a vezetők kompetenciabővítése. Továbbá a költséghatékonysági elemzések módszertanának alkalmazása támogatja a széleskörű döntéstámogatást, a közbeszerzési eljárások nyilvánosságán, a vélemények visszacsatolásán keresztül pedig tovább erősödik a társadalmi elfogadottság. 8

9 5. Megvalósíthatósági táblák Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala irányítási folyamatai kompetenciaterületének fejlesztéséhez a felmérések alapján integrált (szervezet)fejlesztési célokat fogalmaztunk meg. Minden célhoz kapcsolódó feladatokat rendeltünk, amelyek koncepcionális szinten tesz javaslatot az adott cél megvalósításához. A koncepcionális szinten javasolt feladatok teljesítéséhez operatív eszközöket illesztettünk, amelyek követése, illetve végrehajtása során a feladatok elvégezhetők, és a célok elérhetők. Az irányítási folyamatok kompetenciaterület fejlesztési céljai Döntés-előkészítő folyamatok elektronikus támogatása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok a képviselő testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselőkészítő dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok előállítása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai állapot- és informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az Elektronikusan ren- szükségletfelmérés alapján elfogadása önkormányzati forrássa ez eljárásrendek, z szmsz és a munkaköri delkezésre álló dön- informatikai fejlesztési terv határozatban allokálás szmsz és a munkaköri leírások módosítására tés-előkészítő doku- elkészítése leírások módosítá- kidolgozott javaslatok mentumok előállítá- sára elfogadása önkormányzati sával megbízott ügy- rendelet/határozat intéző szakirányú szintjén képzése Döntési folyamatok egyszerűsítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Belső hálózat kiépítése, munkaállomások korszerűsítése, szükséges szoftverfrissítés Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzői utasítás/határozat) A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai állapot- és informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Intranet-használati Intranet-használati sza- Intranet-használati szükségletfelmérés alapján elfogadása önkormányzati forrás- szabályzat elkészíté- bályzat elfogadása szabályzat alapján az 9

10 informatikai fejlesztési terv elkészítése határozatban allokálás se szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Döntési pontok számának csökkentése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthető döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési pushoz) tartozó döntési (ügytípushoz) tartozó sa ez eljárásrendek, szmsz és a munkaköri ciák (pl. tervezés) Szervezeti egységek (ügytí- Szervezeti egységek Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az Új döntési kompeten- pontok beazonosítása az pontok beazonosítása a döntési pontok beazonosítása az munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok házott ügyintéző az szmsz és a mun- leírások módosítására delegálásával felru- eljárásrendek alapján hivatal szmsz-e alapján kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szakirányú képzése szintjén 10