SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Átírás

1 V I AD ORO KÖZIGAZGATÁSFEJ L E S Z TÉ S I TANÁCSADÓ ÉS SZ O L G Á LT A T Ó K F T BALATONFÜRE D, VAJDA J. U (30) A R O P.PALYAZ A T@YAHOO.COM SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK DÖNTÉSTÁMOGATÁS FOLYAMATAI ELEMZÉS Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A kódszámú pályázata keretében

2 Szeghalom Város Polgármesteri Hivatala belsı ellenırzése 1. Bevezetés Az elemzés forrásai: - Szeghalom Város Önkormányzata polgármesterével, - a polgármesteri hivatal jegyzıjével, - kiválasztott ügytípusok ügyintézıivel készített interjúk, illetve - az interjúk elsıdleges elemzése alapján összeállított felmérések. A pályázati felhívás szerint kiválasztott három ügytípus a következı: a Pénzügyi Irodához kapcsolódó ügytípusok, a szociális igazgatás ügytípusa, és a pályázatkezelés ügytípusa. Szeghalom Város Polgármesteri Hivatala döntéstámogatás folyamatai kompetenciaterületének elemzéséhez a pályázati felhívás fejlesztési részterületei közül az alábbiakat választottuk ki: 1. A döntési mechanizmus korszerősítése fejlesztési részterület d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása fejlesztési részterület g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; 3. A partnerség erısítése fejlesztési részterület c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; A döntéstámogatási folyamatra vonatkozó jelen elemzési dokumentáció - sorrendben elsıként a forrásokon végzett SWOT elemzés táblázatait ismerteti - ezt követıen az elemzés eredményeinek magyarázatait taglalja, majd - ún. koherencia-elemzés alkalmazásával bemutatja, hogy Szeghalom Város Polgármesteri Hivatala döntéstámogatás folyamatai kompetenciaterületének fejlesztéséhez kapcsolódó fejlesztési részterületek milyen módon kapcsolóhatók és kapcsolódnak egymáshoz, végül - ún. megvalósíthatósági táblákban Szeghalom Város Polgármesteri Hivatala döntéstámogatás folyamatai kompetenciaterületének fejlesztése megvalósításához fogalmazunk meg gyakorlati javaslatokat és mutatunk be megoldási eszközöket. A koherencia elemzés során a kapcsolatokat három dimenzióban vizsgáljuk: a) részterület-koherencia: azaz az egyes részterületek hogyan és miért kapcsolódnak egymáshoz b) módszertan-koherencia: melyek azok a fejlesztési eszközök, amelyek alkalmazásával az egyes részterületek hozzájárulnak a kompetenciaterület fejlıdéséhez c) eredmény-koherencia: az egyes részterületek elért eredményeinek összefüggéseit mutatja meg, azaz összességében a kompetenciaterület fejlesztésének eredményeit 2

3 2. Az elemzés SWOT táblái 1.d. a szabályozási folyamatok erısségek gyengeségek - A képviselı-testületnek hat állandó bizottsága - Eléggé idıigényesek a képviselı-testület ülései, van a döntések meghozatala - A közszolgáltató intézmények vezetıi kezdeményezésre is kerülhet a képviselı-testület ják meg a dokumentációt - A képviselı-testület tagjai csak papírlapon kap- ülései napirendjére téma - A nyilvánosságra kerülı dokumentumokról, - Társadalmi szervezet kezdeményezésre is tartalmakról a jegyzı dönt kerülhet a képviselı-testület ülései napirendjére téma döntési folyamat nincs külön szabályozva - A nyilvánosság visszacsatolásához kapcsolódó - Állampolgári kezdeményezésre is kerülhet a képviselı-testület ülései napirendjére téma - A helyi jogszabály (határozat, rendelet) módosításának kifejezetten van alakisága - Gyorsan összehívható rendkívüli testületi ülés - A szabályozáshoz kapcsolódó dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. - A jegyzı felügyeli a honlap fejlesztését szerzıdés alapján végzı külsı cég munkáját - Elektronikus változatban a település honlapján elérhetık a nyilvános testületi ülések jegyzıkönyvei. - Az önkormányzat és az államigazgatási hivatal közötti kapcsolat kiemelkedıen jó. lehetıségek - A polgármester és a jegyzı részérıl egyaránt kívánatos, hogy Szeghalom Város Önkormányzata képviselı-testületének tagjai képzésen vegyenek részt - Igény van elektronikus adathordozóra, elektronikus úton elérhetı dokumentumokra a képviselı-testületi munkához - A honlap tartalomfejlesztése iránti igény megvan - Van igény elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumokra veszélyek - Állampolgári igény nincs a szabályozáshoz kapcsolódó dokumentumok betekintésére - Az állampolgári aktivitás kismérető a nyilvánosság területén 1.g. az önkormányzati intézmények felügyelete erısségek gyengeségek - Az intézmények vezetıi készítik elı az intézmény SzMSz-ét és az intézmények szakmai - Az intézmények és az önkormányzati hivatal közötti koordináció szolgáltatóvá tételének 3

4 programját - Az ellenırzések alapján a jegyzı önállóan készít intézkedési tervet - Szeghalom Város Önkormányzatának képviselı-testülete a közszolgáltató intézmények SzMSz-e és szakmai programjai elfogadását átruházta a bizottságra. - Az intézmények tevékenységérıl évente egy bizottsági meghallgatáson az intézmény vezetıje számol be - Jelenleg is van elektronikus adathordozója az önkormányzati intézmények SzMSz-ének, tervezési programjainak - Külsı szakértık végzik az önkormányzati intézményeket érintı ellenırzéseket - Az intézmények területi (kistérség) együttmőködésére vannak példák lehetıségek - Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények és az Önkormányzati Hivatal között elektronikus alapú koordinációra van igény elektronikus megoldásai jelenleg nincsenek kidolgozva - Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi és dolgozói csak a kötelezı képzéseken vesznek részt. veszélyek - Az intézmények SzMSz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje csak a jegyzın keresztül kezdeményezheti a képviselı-testület felé 1.h. az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való információáramlás erısségek gyengeségek - Az intézmények vezetıi saját hatáskörben elkészítik az intézmények éves költségvetésének tervét - Az intézmények szakmai programját az intézmény vezetıje készíti el (jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el) - Az intézmények alapító okiratát, SzMSz-ét az intézmény vezetıje készíti el (jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el) - Az intézmények nyilvános szakmai rendezvényeikrıl, programjaikról szóban tájékoztatják a polgármestert, írásban a jegyzıt lehetıségek - Az intézményi költségvetés része az önkormányzat éves költségvetési tervének (amely elfogadása önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabályban történik) - A rendszeres információ áramlás legjelentısebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása - Ezeken túl jelentısebb információt az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítése igényli - Az intézmény dologi költségvetésének tervét a jegyzı készíti elı - Az intézmények belsı ellenırzési tervét az intézmény vezetıje csak elıkészíti (jegyzı véglegesíti és terjeszti a képviselı-testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el) - A belsı ellenırzésrıl szóló jelentést a jegyzı fogadja be - A belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedések veszélyek - Az információáramlásnak külön kijelölt felelıse egyik oldalról sincs - A rendszeres információáramlás folyamatának támogatására jelenleg nem áll rendelkezésre 4

5 - Egyéb területek, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak vagy kérnek: rendkívüli kiadások, pályázatok - A rendszeres információáramlás folyamatának támogatására IKT fejlesztést igényelnek informatikai feltétel. - Elektronikusan döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre - nincsenek 2.g. környezetbarát közbeszerzési gyakorlat erısségek gyengeségek - A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek. lehetıségek - Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat ajánlásainak elfogadása és bevezetése a közbeszerzések tervezésében, értékelésében Veszélyek - A horizontális alapelvek nem kapnak helyet a beszerzésekben, beruházásokban, fejlesztésekben. 3.c. partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba erısségek gyengeségek - Szeghalom Város Önkormányzata képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságaiba külsı partnerek delegálnak tagokat - Szeghalom Város Önkormányzati Hivatalában a döntések nyilvánossá tételének ideje követi a döntések meghozatalának idıpontját, késés nincs. - A partnerség építése a polgármester személyéhez, nem pedig a hivatalhoz kapcsolódik. - Szeghalom Város Önkormányzati Hivatalában a döntés-elıkészítés tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei nem férhetık hozzá nyilvános fórumokon lehetıségek - Kommunikációs terv, esélyegyenlıségi terv, fenntarthatósági koncepció elfogadása Veszélyek - Szeghalom Város Önkormányzatánál a horizontális alapelvek érvényesülése jelenleg nincs jelen. 5

6 3. A SWOT elemzés magyarázatai 1.d. a szabályozási folyamatok A nyilvánosság, a társadalmi párbeszéd lehetıségét erısíti több kedvezı tény. A a képviselı-testület ülései napirendjére állampolgári kezdeményezésre is kerülhet téma. Továbbá adott az a lehetıség is, hogy a szabályozáshoz kapcsolódó dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára, valamint a képviselı-testület döntéseirıl elektronikusan is, a település honlapján keresztül értesítik az állampolgárokat. A település honlapja tartalomfejlesztésének egyenszilárdságát erısíti, hogy van vezetı felelıse: a jegyzı felügyeli a honlap fejlesztését szerzıdés alapján végzı külsı cég munkáját. Elektronikus változatban a település honlapján elérhetık a nyilvános testületi ülések jegyzıkönyvei. A döntés-elıkészítı, döntéshozó munkát szakmailag és politikailag erısíti, hogy a képviselı-testületnek öt állandó bizottsága van. Támogatja továbbá a társadalmi elfogadottságot és bizalmat, hogy a közszolgáltató intézmények vezetıi és a társadalmi szervezet kezdeményezésére is kerülhet a képviselıtestület ülései napirendjére téma. A szabályozási folyamatok gyorsításának egyik gátja, és jelentıs mértékben lassítja az önkormányzat képviselı-testületének munkáját, hogy eléggé idıigényesek a testületi ülések, és hosszú idıt vesznek igénybe a döntések. A döntés-elıkészítést, a felkészülést lassítja továbbá, hogy a képviselı-testület tagjai csak papír alapon kapják meg a dokumentációt. Nehezíti ennek a problémának a hatékony megoldását, hogy jelenleg a nyilvánosság visszacsatolásához kapcsolódó döntési folyamat nincs külön szabályozva A társadalmi nyilvánosság és az esélyegyenlıség hiányossága másik oldalról is érzékelhetı: nincs igazi állampolgári igény a szabályozáshoz kapcsolódó dokumentumokba történı betekintésére, az állampolgári aktivitás kismérető a nyilvánosság területén. A szabályozási folyamatok korszerősítéséhez a döntéshozói hozzáállás viszont kedvezı: igény van elektronikus adathordozóra, elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumokra a képviselı-testületi munkához. A döntéshozók felelısségvállalását a jövıben támogatja, hogy a polgármester és a jegyzı részérıl egyaránt kívánatos, hogy Szeghalom Város Önkormányzata képviselıtestületének tagja képzésen vegyenek részt. 1.g. az önkormányzati intézmények felügyelete Az Önkormányzat által fenntartott intézmények önállóságát támogatja, hogy a vezetıik kompetenciájába tartozik az intézmények SzMSz-ének és az intézmények szakmai programjának összeállítása. Ugyancsak az intézmény önállóságát támogatja, hogy külsı szakértık végzik az önkormányzati intézményeket érintı ellenırzéseket, illetve hogy az intézmény ellenırzése alapján az intézményvezetıvel közösen készít a jegyzı intézkedési tervet, és nem egyedül a jegyzı. Szintén az intézmény önállóságát erısíti, hogy az intézmények tevékenységérıl évente egy bizottsági meghallgatáson az intézmény vezetıje számol be. A közszolgáltató intézmények szabályozási folyamatait gyorsítja, hogy Szeghalom Város Önkormányzatának képviselı-testülete a közszolgáltató intézmények SzMSz-e és szakmai programjai elfogadását átruházta a bizottságra. A nyilvánosságot és az esélyegyenlıséget (az infokommunikációs akadálymentesítést) támogatja, hogy jelenleg is van elektronikus adathordozója az önkormányzati intézmények SzMSz-ének, tervezési programjainak. Az intézmények területi (kistérség) együttmőködésére vannak példák. 6

7 Az önkormányzati intézmények felügyeleti színvonalát viszont erısen csökkenti, hogy az intézmények és a Polgármesteri Hivatal közötti koordináció szolgáltatóvá tételének elektronikus megoldásai jelenleg nem állnak rendelkezésre. A közszolgáltató intézmények fejlıdését akadályozza, hogy a Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi és dolgozói jelenleg csak a kötelezı továbbképzéseken vesznek részt. Az intézmények felügyeletének korszerősítésének egyik záloga, az intézmények szakmai programjainak felújítása és elektronizálása, illetve az intézmények és a Polgármesteri Hivatal közötti elektronikus alapú koordináció megvalósítása, amely feladatok kivitelezését az érintettek szorgalmazzák. 1.h. az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való információáramlás Az Önkormányzat által fenntartott intézmények önállóságát támogatja, hogy az intézmények vezetıi saját hatáskörben készítik el az intézmények éves költségvetésének tervét, illetve az intézmények szakmai programját az intézmény vezetıje készíti el (jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el). Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való információáramlás alapvetı kétirányú szakmai eleme, hogy a jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé az intézmény vezetıje által elkészített intézményi alapító okiratot, SzMSz-t. Az információáramlás másik kétirányú szakmai eleme az intézményvezetı és a jegyzı által közösen elkészített intézmény belsı ellenırzési terve. Az információáramlás nem szakmai és egyoldalú eleme, hogy az intézmények nyilvános szakmai rendezvényeikrıl, programjaikról szóban tájékoztatják a polgármestert, írásban a jegyzıt. Bár jogszabályon alapul, mégis korlátozza az intézmény önállóságát, hogy dologi költségvetésének tervét a jegyzı készíti elı. A kétirányú szakmai információáramlással kapcsolatos intézményvezetı hatáskört némileg csorbítja, hogy az intézmények belsı ellenırzési tervét az intézmény vezetıje csak elıkészíti (jegyzı véglegesíti és terjeszti a képviselı-testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el). Az intézmény belsı ellenırzésrıl szóló jelentést a jegyzı fogadja be, illetve a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedések. Gyengíti az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való információáramlás tartalmi színvonalát és hatékonyságát, hogy az információáramlásnak külön kijelölt felelıse egyik oldalról sincs. Ugyancsak akadályt jelent, hogy rendszeres információáramlás folyamatának támogatására jelenleg nem áll rendelkezésre informatikai feltétel., illetve elektronikusan döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre egyik fél részére sem. Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való információáramlás egyik eredménye, hogy az intézményi költségvetés része az önkormányzat éves költségvetési tervének (amely elfogadása önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabályban történik), tehát kiszámítható. Más területek is kerülnek az információáramlás tartalmába, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak az önkormányzatnak vagy kérnek az önkormányzattól: rendkívüli kiadások, pályázatok. Az információáramlás technikai feltételei javításának lehetıségét támogatja az a vezetıi hozzáállás, amely szerint rendszeres információáramlás folyamatának támogatására IKT fejlesztést terveznek. 2.g. környezetbarát közbeszerzési gyakorlat A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban a vezetık számára jelenleg még döntés-elıkészítı dokumentumok sincsenek. 7

8 A horizontális alapelvek nem kapnak helyet a beszerzésekben, beruházásokban, fejlesztésekben, viszont van vezetıi elkötelezettség a környezetbarát és a fenntartható közbeszerzési módszertan bevezetése. A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat ajánlásainak elfogadása és bevezetése a közbeszerzések tervezésében és értékelésében jelentıs lehetıségként került azonosításra, amely lehetıséget az érintettek a jelen pályázat keretében folytatott projekt során kívánnak kihasználni. 3.c. partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba Szeghalom Város Önkormányzata képviselı-testülete állandó és ad hoc bizottságaiba külsı partnerek delegálnak tagokat. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a döntések nyilvánossá tételének ideje követi a döntések meghozatalának idıpontját, késés nincs. A partnerség építése a polgármester személyéhez, nem pedig a hivatalhoz kapcsolódik. Szeghalom Város Polgármesteri Hivatalában a döntés-elıkészítés tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei nem férhetık hozzá nyilvános fórumokon. Szeghalom Város Önkormányzatánál a horizontális alapelvek érvényesülése jelenleg nincs jelen. Az elızıekben vázolt gyenge pontok megszüntetését mozdíthatja elı, a Kommunikációs terv, Esélyegyenlıségi terv, Fenntarthatósági koncepció kidolgozása és elfogadása. 8

9 4. Koherencia-elemzés A koherencia-elemzés a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése címő pályázat három részterülete- (1. A döntési mechanizmus korszerősítése, 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, 3. A partnerség erısítése) szerint mutatja be az egyes részterülethez tartozó fejlesztési részterületek összekapcsolódósát. A fejlesztési részterületek szakmai szempontból nagy mértékben lefedik a települési önkormányzatok, illetve polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztési, e-közigazgatás bevezetési, fejlesztési feladatainak irányait. Ezért a koherencia tábla elınye, hogy segítségével a szervezetfejlesztés több évre kiterjedı és nagy erıforrásokat igénylı feladatai összevonhatók, eredményeik kölcsönhatása kézzelfoghatóvá és alkalmazhatóvá válik A koherencia-tábla értelmezése - az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerősítése) d) pontja (rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása;) összefüggésben van - az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerősítése) a) (általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében) és g) (az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása) fejlesztési részterületeivel, valamint - a 2. részterület (A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása) a) (pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása) és d) (a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata) fejlesztési részterületeivel. Mivel koherencia nemcsak az egyes részterületek, illetve fejlesztési részterületek között található, hanem azok fejlesztési módszerei és eredményei között is, ezért az alábbi koherencia táblából kiindulva összegezzük az egymással koherenciát mutató fejlesztési részterületek közötti módszertani és eredmény-szerinti összefüggéseket, kapcsolódásokat is A koherencia-tábla 1. részterület 2. részterület A pályázat fejlesztési részterületeinek koherencia-táblája 1. részterület 2. részterület 3. részterület a b c d e f g h i j k l a b c d e f g h i j k a b c d a b c d e f g h i j k l a b c d

10 3. részterület e f g h i j k a b c d d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-elıkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak 1.g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: beosztások optimalizációja, hatás- és felelısségi körök összevonása 2.a) pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés Eredmények: e-információszabadság elıírásai megfelelésének elérése. 2.d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, helyi jogszabályalkotás, IKT fejlesztés Eredmények: csökken a kapcsolattartás és döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje Részterület-koherencia: Az önkormányzat (képviselı-testületének) döntéshozói munkájának egyszerősítésének feltételei között van a döntés-támogatás és - elıkészítés korszerősítése, a stratégiai menedzsment technikák bevezetése. Ugyancsak feltétel az önkormányzati intézmények felügyeletének olyan átalakítása, amely során a döntési jogosultságok jelentısé aránya kerül az intézmények vezetıihez. Az önkormányzati intézmények vezetıihez átkerülı újabb döntési kompetencia-területek közé pedig a pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás, valamint a költségvetés készítése és elfogadása tartozhat. 10

11 Módszer-koherencia A döntéshozói tevékenység (rendelet-, határozat-alkotás) módosításának alapvetı módszere az önkormányzat alapító okiratának módosítás. Természetesen az alapító okirat módosítása szerint megindított új döntés-támogató és elıkészítı munkafolyamatok elıkészítését meg kell elızze a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények szmsz-ének és a dolgozók munkaköri leírásának átdolgozása. A kiegészített, átalakított alapdokumentumokat természetesen önkormányzati jogszabályban (rendelet, határozat) kell alátámasztani. A szabályozási folyamatok egyszerősítéséhez pedig a döntéstámogatást és -elıkészítést segítı informatikai fejlesztések szükségesek. Eredmény-koherencia A szabályozási folyamatok korszerősítésének egymással egy idıben kettı, de közvetlenül nem összekapcsolódó eredménye van: a döntéstámogatás és -elıkészítés ideje rövidül, pontosabb lesz, illetve a döntések-elıkészítés és -hozatal, azaz a szabályozás nyilvánossága nagyobb teret kap, ami által a döntések társadalmi támogatottsága erısebbé válhat. A döntési folyamatok felgyorsítása kedvez a szabályozási folyamatok egyszerősítésének azzal, hogy csökken a döntési pontok száma azaz döntés-elıkészítés rövidebb lesz, csökken a kapcsolattartások száma ezzel is csökken döntés elıkészítés ideje is. A szabályozási folyamatok korszerősítéséhez kapcsolódó nyilvánosság biztosítása pedig egyértelmően támogatja az önkormányzat számára az e-információszabadság elıírásai megfelelésének elérését 1.g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: beosztások optimalizációja, hatás- és felelısségi körök összevonása A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak 1.d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-elıkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, 1.h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe Eredmények: kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntés elıkészítés ideje 11

12 1.i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; Eredmények: csökken a redundáns információ-áramlás, a kommunikáció idıráfordítása Részterület-koherencia: Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakításához és a döntési jogosultságok átstrukturáláshoz kapcsolódó szervezetfejlesztési folyamatok a stratégiai menedzsment erısítése érdekében történı döntési kompetencia, és eljárások korszerősítésének elemeit foglalják magukban. Az önkormányzati, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények közötti döntési kompetenciák korszerősítésének legszélesebb medre rendeletalkotási, illetve az egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása. A gyakorlati feltételei azonban az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe. Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakításához természetesen hozzátartozik, hogy az önkormányzat a közszolgáltató intézmények számára költséghatékonyabb, illetve eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programokat dolgozzon ki, amelyeknek fontos eleme intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése az önkormányzat döntés-támogató és elıkészítı folyamataiba. Módszer-koherencia A közszolgáltató intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása érdekében az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe természetszerően a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények szmsz-ének és a dolgozók munkaköri leírásának átdolgozását kívánja meg. A korszerő szakmai elvárásoknak történı munkáltatói és munkavállalói megfelelést kapcsolódó képzésekkel és informatikai fejlesztésekkel lehet megalapozni. Eredmény-koherencia A szabályozási folyamatok korszerősítésének egymással egy idıben kettı, de közvetlenül nem összekapcsolódó eredménye van: a döntéstámogatás és elıkészítés ideje rövidül, pontosabb lesz, illetve a döntések-elıkészítés és hozatal, azaz a szabályozás nyilvánossága nagyobb teret kap, ami által a döntések társadalmi támogatottsága erısebbé válhat. A döntés-támogató és elıkészítıi folyamatok felgyorsítása kedvez a szabályozási folyamatok egyszerősítésének azzal, hogy csökken a döntési pontok száma azaz döntés-elıkészítés rövidebb lesz -,, csökken a kapcsolattartások száma ezzel is csökken döntés elıkészítés ideje is, továbbá csökken az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények közötti redundáns információ-áramlás, a kommunikáció idıráfordítása. A szabályozási folyamatok korszerősítéséhez kapcsolódó nyilvánosság biztosítása pedig egyértelmően támogatja az önkormányzat számára az e- információszabadság elıírásai megfelelésének elérését. 12

13 1.h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe Eredmények: kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntés elıkészítés ideje A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak 1.d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-elıkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, 1.i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; Eredmények: csökken a redundáns információ-áramlás, a kommunikáció idıráfordítása 2.d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, helyi jogszabályalkotás, IKT fejlesztés Eredmények: csökken a kapcsolattartás és döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje Részterület-koherencia: Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakításához és a döntési jogosultságok átstrukturáláshoz kapcsolódó szervezetfejlesztési folyamatok a stratégiai menedzsment erısítése érdekében történı döntési kompetencia, és eljárások korszerősítésének elemeit foglalják magukban. Az önkormányzati, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények közötti döntési kompetenciák korszerősítésének legszélesebb medre rendeletalkotási, illetve az egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása. A gyakorlati feltételei azonban az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı viszszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe. Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakításához természetesen hozzátartozik, hogy az önkormányzat a közszolgáltató intézmények számára költséghatékonyabb, illetve eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programokat dolgozzon ki, amelyeknek fontos eleme az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése az önkormányzat döntéstámogató és elıkészítı folyamataiba. az intézményektıl érkezı visszacsatolás legjelentısebb tartalma a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamathoz kapcsolódik. 13

14 Módszer-koherencia A közszolgáltató intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása érdekében az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe természetszerően a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények szmsz-ének és a dolgozók munkaköri leírásának átdolgozását kívánja meg. A korszerő szakmai elvárásoknak történı munkáltatói és munkavállalói megfelelést kapcsolódó képzésekkel és informatikai fejlesztésekkel lehet megalapozni. Eredmény-koherencia A szabályozási folyamatok korszerősítésének egymással egy idıben kettı, de közvetlenül nem összekapcsolódó eredménye van: a döntéstámogatás és -elıkészítés ideje rövidül, pontosabb lesz, illetve a döntések elıkészítése és a döntéshozatal, azaz a szabályozás nyilvánossága nagyobb teret kap, ami által a döntések társadalmi támogatottsága erısebbé válhat. A döntés-támogató és elıkészítıi folyamatok felgyorsítása kedvez a szabályozási folyamatok egyszerősítésének azzal, hogy csökken a döntési pontok száma azaz döntés-elıkészítés rövidebb lesz, csökken a kapcsolattartások száma ezzel is csökken döntés elıkészítés ideje is, továbbá csökken az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények közötti redundáns információ-áramlás, ezáltal a kommunikáció idıráfordítása. A szabályozási folyamatok korszerősítéséhez kapcsolódó nyilvánosság biztosítása pedig egyértelmően támogatja az önkormányzat számára az e-információszabadság elıírásai megfelelésének elérését. 2. g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: környezetvédelmi, energiahatékonysági, újrahasználhatósági stb. követelményeken keresztül közvetetten befolyásolható környezeti fenntarthatóság A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 2. e) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: költség-haszon elemzés kiválasztott módszertanának bevezetése 3.a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Eredmények: nevesítettek a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai 14

15 3. b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; Eredmények: Hivatali kommunikációs és PR terv alapján sajtófigyelés és -elemzés, panaszok kezelése Részterület-koherencia: Az új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása döntıen befolyásolja a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetését. Ugyanakkor a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat mószertana ösztönzi a szervezeti megoldások bevezetését a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. A döntések nyilvánossá tétele pedig a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusát erısíti. Módszer-koherencia Mivel nagyobb részben szabályozási folyamatokról van szó, illetve az elfogadott szabályozásokon alapuló eljárásrendi módosításokról, a módosítások alkalmazását támogató képzésrıl, illetve a módosítások alkalmazását segítı informatikai fejlesztésekrıl, ezért az alábbi módszerek valamennyi részterület-koherencia elemhez tartoznak: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés, IKT fejlesztés Eredmény-koherencia A költség-haszon elemzés kiválasztott módszertanának bevezetésén és a környezetvédelmi, energiahatékonysági, újrahasználhatósági stb. követelményeken keresztül közvetetten befolyásolható környezeti fenntarthatóság. A fenntarthatóság feltételeinek biztosítása során nevesítetté válnak a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai, elkészül a hivatali kommunikációs és PR terv, azok alapján történik a sajtófigyelés és -elemzés, a panaszok kezelése. A társadalmi nyilvánosság egyik legfontosabb tartalma a közbeszerzések adatainak hozzáférhetıvé tétele. 3. c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; Eredmények: A képviselı-testület állandó és ad hoc bizottságaiba tagokat küldenek a partnerek. A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 3.a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Eredmények: nevesítettek a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai 15

16 3.b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; Eredmények: Hivatali kommunikációs és PR terv alapján sajtófigyelés és -elemzés, panaszok kezelése 3.d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó mőködési mód elterjesztésére Eredmények: A rendszeres tájékoztatás szakmai csoportképzı portál fejlesztéssel Részterület-koherencia: A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javításához és a döntések nyilvánossá tételéhez szükséges szervezeti megoldások közül hatékony megoldás a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa tervezhetı, befolyásolható és kiszámítható, amennyiben az önkormányzat szervezeti és informatikai megoldásokat vállal a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó mőködési mód elterjesztésére. Módszer-koherencia Mivel nagyobb részben szabályozási folyamatokról van szó, illetve az elfogadott szabályozásokon alapuló eljárásrendi módosításokról, a módosítások alkalmazását támogató képzésrıl, illetve a módosítások alkalmazását segítı informatikai fejlesztésekrıl, ezért az alábbi módszerek valamennyi részterület-koherencia elemhez tartoznak: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés, IKT fejlesztés Eredmény-koherencia Miután a képviselı-testület állandó és ad hoc bizottságaiba tagokat küldtek a partnerek, ezzel részben már nevesítetté váltak a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai is. A hivatali kommunikációs és PR terv alapján sajtófigyelés és -elemzés, a panaszok kezelése történik, amelynek eredményei kiegészítik a rendszeres tájékoztatások tartalmát. A rendszeres tájékoztatás szakmai csoportképzı portál fejlesztéssel gyorsabbá, pontosabbá és elérhetıbbé válhat. 16

17 5. Megvalósíthatósági táblák Szeghalom Város Polgármesteri Hivatala döntéstámogatás folyamatai kompetenciaterületének fejlesztéséhez a felmérések alapján integrált (szervezet)fejlesztési célokat fogalmaztunk meg. Minden célhoz kapcsolódó feladatokat rendeltünk, amelyek koncepcionális szinten tesz javaslatot az adott cél megvalósításához. A koncepcionális szinten javasolt feladatok teljesítéséhez operatív eszközöket illesztettünk, amelyek követése, illetve végrehajtása során a feladatok elvégezhetık, és a célok elérhetık. A döntéstámogatás kompetenciaterület fejlesztési céljai Döntés-elıkészítı folyamatok elektronikus támogatása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok A képviselı-testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselıkészítı dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállítása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai állapot- és Informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az Elektronikusan ren- szükségletfelmérés alapján elfogadása önkormányzati forrássa ez eljárásrendek, z szmsz és a munkaköri delkezésre álló dön- informatikai fejlesztési terv határozatban allokálás szmsz és a munkaköri leírások módosítására tés-elıkészítı doku- elkészítése leírások módosítá- kidolgozott javaslatok mentumok elıállítá- sára elfogadása önkormányzati sával megbízott ügy- rendelet/határozat intézı szakirányú szintjén képzése Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés Döntési folyamatok egyszerősítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei 17

18 Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Informatikai fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban Költségvetéstervezésallokálás forrás- Intranet-használati szabályzat elkészítése Intranet-használati szabályzat elfogadása Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok számának csökkentése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési pontok beazonosítása az eljárásrendek alapján A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési (ügytípushoz) tartozó sa ez eljárásrendek, szmsz és a munkaköri Szervezeti egységek Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az pontok beazonosítása a döntési pontok beazonosítása az munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok az szmsz és a mun- leírások módosítására hivatal szmsz-e alapján kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Elektronikus tájékoztatás a honlapon PR és kommunikációs szabályzat elkészítése A nyilvánosság szélesítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei PR és kommunikációs szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése PR és kommunikációs szabályzat elfogadása fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban PR és kommunikációs szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása 18

19 Elektronikus tájékoztatás a honlapon PR és kommunikációs szabályzat elkészítése A kommunikáció személyi és szervezeti eljárásainak szabályozása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei PR és kommunikációs szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése PR és kommunikációs szabályzat elfogadása fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban PR és kommunikációs szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása 19