Projektzáró dokumentum

Átírás

1 Projektzáró dokumentum Gárdony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A ÁROP pályázati összefoglaló augusztus 1

2 Pályázati indikátorok Tevékenység megnevezése Szervezetfejlesztési tevékenységek Diagnosztika Folyamatmenedzsment 1. Fıfolyamat átvilágítás, átstrukturálás Stratégiai workshop, stratégiai térkép Kimenet Egy olyan mérıszámokkal ellátott helyzetképkialakítás (visszajelzı dokumentáció), amely megmutatja a szervezeti elakadásokat, felveti a problémákat és azok összetevıit, meghatározva ezzel a specifikus fejlesztési irányokat (mérıszámokkal együtt). A Visszajelzı anyag tartalmazza a módszertani javaslatokat a problémák kezeléséhez. A Visszajelzı anyagot a vezetıkkel közösen dolgozzuk fel, értelmezzük. Pontos folyamatleírás az önkormányzat fıfolyamatairól (mérıszámokkal együtt), elemzés azok fejlesztendı területeirıl (hatékonyságvesztés a folyamatban), és a folyamatfejlesztési lépések kidolgozása. A mérıszámok révén a hatékonyságnövekedés mérhetıen tetten érhetı lesz. Ezáltal növekszik a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonala, a koordinációs folyamatok leírásai optimalizáltak lesznek. Megalkotott szervezeti jövıkép és stratégiai térkép, ami strukturálja és fókuszálja a szervezet jövıbeni fejlıdését és fejlesztését. A Mőhelymunka során a döntéshozó vezetıkkel közösen kidolgozzuk ki a jövıképet és a stratégiai térképet, amely segíti ıket a prioritások felállításában és a fejlıdési/fejlesztési eredményeik nyomon követésében. Lefedett részterületek Érintett fıállású munkavállalók aránya (%) Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma (db) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma (db) Bevont partnerek száma (db) elvárt teljesített elvárt teljesített elvárt teljesített elvárt teljesített f, 1i, 2a a, 2b

3 Folyamatmenedzsment 3. Felügyelt intézményekkel kapcsolattartás Eredményességi mutatószámok BalancedScoreCard Civil Kapcsolati Adatbázis készítése Célja: az önkormányzat felügyelt intézményeivel történı kommunikációs folyamatok feltérképezése, az elakadások okainak felderítése, ezek korrekciója, a hatékony belsı kommunikáció megteremtése a rendszer optimalizálása érdekében. Módszer: Szisztematikus folyamatátvilágítás és dokumentálás, a folyamatok elemzése (BPR szemlélettel) és folyamatszabályozási javaslatok/akciók megtervezése és leírása.. GÁRDONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 1h Önkormányzati mutatószám rendszer felépítése. 1j Célja: A stratégiai mőhelymunkákra építve olyan kiegyensúlyozott mutatószámrendszer kidolgozása az önkormányzat vezetıivel, amely segítségével nyomon tudják követni a szervezeti teljesítményt, és szükség esetén korrigálni tudják a folyamatokat. Módszer: Balanced Score Card workshop: A stratégiai céllebontás lehetıségét biztosító BSC támogatja a szervezeteket a stratégiai célok azonosításában, a stratégia kommunikációjában és a megvalósítás sikerességének mérésben Célja: A civil szervezetek bevonásával az ad hoc, személyes kapcsolatokon nyugvó rendszer átalakítása egy intézményesített kapcsolati hálóvá, amelyben szabályozottak a részvételi formák, döntéshozatali eljárások, támogatási eszközök, kialakulnak a kapcsolattartás állandó csatornái 1k

4 Érintett fıállású munkavállalók aránya (85%): - Az indikátor részletes kifejtése: A diagnózis során anonim kérdıívek segítségével a polgármesteri hivatal munkatársainak 85%-át elértük, ez 47 munkatárs. A kérdıíveket a megkérdezettek elektronikusan töltötték ki a felületén létrehozott aloldalon. Az anonimitás célja a nagyobb válaszadási hajlandóság, és ıszinte vélemények szerzése, tekintve a kérdıív tartalmazott számos kritikai kérdést. A kérdıív mellett készültek szóbeli interjúk hivatali vezetıkkel (jelenléti ívek), valamint a vezetık részt vettek különbözı mőhelymunkákon is (Eredményességi mutatószámok, BSC, Stratégiai mőhelymunka, Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás). Ezeket szintén jelenléti ívekkel tudjuk igazolni. Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma (4 db) - Az indikátor részletes kifejtése: A felülvizsgált folyamatokat a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás dokumentációja, valamint egyet az Eredményességi mutatószámok dokumentációja tartalmazza. Ezeket mőhelymunka keretén belül választottuk ki és tekintettük át az érintett hivatali illetve intézményi dolgozókkal. A kiválasztás alapja a hivatali/intézmény vezetık választásán alapult, attól függıen mely jelenlegi folyamat a leggyakrabban használta, legtöbb embert érintı és/vagy legproblémásabb. A mőhelymunkát jelenléti ívek igazolják. A felülvizsgált folyamatok: 1. Költségvetés készítés/tervezés. Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 9. oldal 2. Kis volumenő pályázatok. Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 11. oldal 3. Nagy volumenő pályázatok, Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 13. oldal 4. Vezetıi mérési folyamat, Visszajelzı anyag a Balanced Scorecard-ról, 28. oldal Átalakított szervezeten belüli eljárások száma (4 db) - Az indikátor részletes kifejtése: Az átalakításra kerülı folyamatok a Stratégiai mőhelymunka, valamint az Eredményességi mutatószámok mőhelymunka eredményeire épülnek. A fenti két mőhelymunkán megállapításra került miként lehet a kialakított stratégiát mőködtetni. A Fıfolyamatelemzés és Diagnózis alatt már fény derült arra, hogy a polgármesteri hivatalban a minıségbiztosításnak nincsen kialakított folyamata, az Eredményességi mutatószámok illetve a Balanced Scorecard amelyeket a Stratégiát mőködtetik pedig ezen minıségbiztosítási elemekre épülnek. Ennek következményeképp megegyeztünk a hivatal vezetıivel több eltérı mutatószám évenkénti mérésérıl. Az átalakított folyamatok így a következık: 1. Évenkénti stratégiai értekezlet: célja a meglévı stratégia nyomon követése, és módosítása, valamint a folyamat életben tartása. Stratégiai mőhelymunka összefoglaló oldal 2. Évenkénti Ügyfélelégedettség mérés: célja a meglévı stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai mőhelymunka összefoglaló oldal 3. Évenkénti Dolgozói elégedettség mérés: célja a meglévı stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai mőhelymunka összefoglaló oldal 4

5 4. Évenkénti Képviselıi elégedettség mérés: célja a meglévı stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai mőhelymunka összefoglaló oldal A fent három fı mutatószám és annak felvételének folyamat nélkül a hivatali vezetıknek fontos minıségbiztosítási értékek hiányoznának, amelyek nélkül a Stratégia és a hivatal tanácsadó nélküli folyamatos fejlesztése veszélybe kerül, nehézkesség válik. Az Átalakított folyamatokat Jegyzıi utasítások igazolják. Bevont partnerek száma: - Az indikátor részletes kifejtése: A szervezetfejlesztési munka során a polgármesteri hivatalon kívüli, ám a polgármesteri hivatallal együttmőködı, vagy arra hatással lévı összes külsı szervezetet és személyt partnernek tekintünk. Ebbıl kifolyólag: civil szervezetek, vállalkozók, felügyelt intézmények és képviselık. A Fıfolyamat elemzés során interjúk készültek felügyelt intézmények vezetıivel (jelenléti ív), valamint anonim kérdıívet használtunk a felügyelt intézmények vezetıi illetve a képviselık véleményének összegyőjtésében. Hasonlóan a bevont munkatársakhoz a kérdıívek anonimitása fontos eleme volt a valid eredményeknek, és a kérdıíveket elektronikus formában a weboldal erre szerkesztett aloldalán győjtöttük össze. A következı intézmények vettek részt a vizsgálatban: 1. Fókusz Szociális Szolgálat 2. Gárdonyi Géza Mővelıdési Ház 3. Gárdony Tourinform Iroda 4. Városi Könyvtár Az anonim kérdıívet 11 képviselı töltötte ki. A Civil Kapcsolati Adatbázis kialakítása során 3 civil szervezet bevonásra került. A pályázati adatlap 5.4-es pontja, azaz a felügyelt intézmények bevonása az 1g, 1h és 1i részterületet érintı tevékenységbe szempont kifejtése: A felügyelt intézmények vezetıit két fı szervezetfejlesztési tevékenységbe vontuk be. Egyrészt a Fıfolyamat átvilágítás során interjúkat készítettünk a Fókusz Szociális Szolgálat, Tourinform Iroda valamint a Gárdonyi Óvoda vezetıivel. Emellett kérdıívet töltöttek ki a felsorolt intézmények mellett még a Gárdonyi Géza Mővelıdési Ház és a Városi Könyvtár vezetıi (kérdıívek elektronikusak lettek összegyőjtve a weboldal erre a célra szerkesztett aloldalán). A Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás pályázati elemre mőhelymunkát tartottunk ahol intézmény vezetık és a hivatal vezetıi találkoztak és értekeztek szervezeti folyamatokról és azok javítási lehetıségeirıl. Társadalmi felelısségvállalási szempontok és teljesüléseik A társadalmi értékek megjelenítése a szervezeti célok között: 5

6 A szervezeti célokat a teljesítményprizma gondolatmenete alapján határoztuk meg, azaz a Diagnózis és a Fıfolyamat-elemzés során felmértük a helyi társadalom igényeit (lsd. ügyfelek, felügyelt intézmények és civilszervezetek, képviselıtestület kérdıívei), s ezen elvárásokból kiindulva dolgoztuk ki a Stratégiai workshop-on, hogy milyen célokat szeretnénk a következı években elérni, s milyen lépéseket szükséges tennünk, hogy meg tudjunk felelni ezeknek az elvárt társadalmi értékeknek. A társadalmi értékeket a stratégiai térkép alapján a következıképp lehet összefoglalni: - Állampolgár barát ügyintézés: gyors, pontos és rugalmas - Mőködési hatékonyság: a rendelkezésre álló erıforrások hatékony felhasználása - Dolgozó barát munkahely: zavartalan munkavégzés, leterheltség és egyéb belsı stressz források csökkentése. Az ügyfelek és a hivatallal szorosan együttmőködı intézmények elvárásai hosszan kifejtettük a fentebb megnevezett dokumentumokban. Melléklet: Felülvizsgált folyamatok térképei: 6

7 1. ábra Költségvetés tervezés 7

8 2. ábra Kis volumenő pályázatok 8

9 3. ábra Nagy volumenő pályázatok 9

10 4. ábra Vezetıi mérési folyamat 10