Kommunikációs és változásmenedzsment terv

Átírás

1 II. fázis VI. kötet Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Kommunikációs és változásmenedzsment terv című pályázatban ÁROP- 1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában Pécs, 2010

2 A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült. A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet Szervezeti és működési Diagnózis jelentés I. Fázis II. kötet III. kötet Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis jelentés Prezentáció I. kötet Összefoglaló javaslatok II. kötet Javaslatok a belső szabályozások módosítására II. Fázis III. kötet IV. kötet Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend Munkaköri leírások Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat Összefoglaló javaslat - prezentáció V. kötet Képzési oktatási program VI. kötet A Körjegyzőség Kommunikációs és változásmenedzsment Terve Alsómocsolád, szeptember Az RFH Csoport Tagja

3 Tartalomjegyzék 1. VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK CÉLJAI VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK FÁZISONKÉNT DIAGNÓZIS FÁZISÁNAK VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATAI TERVEZÉS FÁZISÁNAK VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATAI Célokhoz, szervezeti struktúrához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok Folyamatokhoz kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok Projektirányítás fejlesztéséhez kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok Projekt zárásához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok Az RFH Csoport Tagja

4 1. Változáskezelési és kommunikációs feladatok céljai Változáskezelés és kommunikációs feladatok alapvető célja: A szervezetfejlesztési projekt során természetes módon jelentkező egyéni és szervezeti ellenállás kezelése, hatásainak csökkentése, az érintettek minél szélesebb körének megnyerése a munkához, a projektet támogató munkatársak számának növelés. Továbbá a projekt eredmény termékeinek a hivatalos döntéshozó fórumokon túl mutató elfogadtatása. Alkalmazandó technikák: Bevonási technikák: o Interjúk Tájékoztatások: o Vezetői workshopok o Munkacsoportok létrehozása o Vezetői és kulcs beosztotti egyeztetések. Prezentáció típusú tájékoztatók Hír anyagok kibocsátása a projektről: o A szervezet újságában (Közös Út) o A szervezet honlapján. 2. Változáskezelési és kommunikációs feladatok fázisonként 2.1 Diagnózis fázisának változáskezelési és kommunikációs feladatai 1. Kick off meeting. Célja a projekt résztvevőivel (szorosabban vett szakmai résztvevőivel) megismertetni, egyeztetni: 4 Az RFH Csoport Tagja

5 a projekt céljait, ütemezését, eredménytermékeit erőforrás igényét, együttműködés módját, a projektben betöltött szerepeket projekt kommunikációt előkészíteni a Projekt Indító dokumentum elkészítését és a helyszíni munkavégzést. Megvalósításban résztvevő külső vállalkozók képviselői Ütemezés: január Indító vezetői tájékozató értekezlet. Célja a szervezeten belüli szélesebb tájékoztatás a projektről. (Céljai, ütemezése, eredményei, elvárt együttműködés) Öt település polgármesterei Öt település képviselőtestületeinek tagjai Kisebbségi önkormányzatok vezetői Civil szervezetek vezetői Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Kick off meeting után, interjúk előtt (2010. IV. hét) 5 Az RFH Csoport Tagja

6 3. Interjúk. A Körjegyzőség meghatározó vezetőivel és kulcs beosztottaival a következő témakörök áttekintése a projekt céljai, eredményei, a szervezet működési problémái, erősségei, változtatási lehetőségek és irányok, esetleges javaslatok. Interjú alanyok köre: Polgármesterek Projektvezető Településenkénti kulcs beosztottak Körjegyző Pénzügyi vezető Teleház vezető Projekt Irodavezető Kisebbségi önkormányzatok vezetői Civil szervezetek vezetői Intézmény vezetők Ütemezés: Kick off meeting után (2010. IV. VI. hét) 4. Híranyag a helyi újságban. A projekt céljairól, várható eredményeiről, ütemezéséről összefoglaló a Közös Útban. Közreműködő: Közös Út szerkesztője Ütemezés: Interjú sorozat alatt (2010. IV. VI. hét) 5. Vezetői tájékoztatás. A diagnózis eredményeinek, a problématérkép részleteinek, belső összefüggéseinek visszacsatolása prezentációs formában 6 Az RFH Csoport Tagja

7 Öt település polgármesterei Öt település képviselőtestületeinek tagjai Kisebbségi önkormányzatok vezetői Civil szervezetek vezetői Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Diagnózis elkészülte után (2010. X. hét) 6. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A diagnózis eredményeinek, a problématérkép részleteinek, belső összefüggéseiről szóló prezentációs anyag elhelyezése honlapon. Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. X. hét) 2.2 Tervezés fázisának változáskezelési és kommunikációs feladatai Célokhoz, szervezeti struktúrához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok 1. Vezetői workshopok stratégiai céltérkép kidolgozásához. A körjegyzőség stratégiai céltérképének kialakításához vezetői munkacsoport kialakítása, megfelelő szintű bevonás mellett, munkavégzés workshop sorozaton történik, előre láthatólag 4x1 napos időtartamban. / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere Körjegyző Pénzügyi vezető Projekt Irodavezető 7 Az RFH Csoport Tagja

8 Teleház vezető Ütemezés: Diagnózis után (2010. IX.- XII. hét) 2. Vezetői workshopok szervezeti struktúra / működési modell kialakításához. A körjegyzőség szervezeti felépítésének újra strukturálásához vezetői munkacsoport kialakítása, munkavégzés workshop sorozaton történik, előre láthatólag 3x1 napos időtartamban. Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere Körjegyző Pénzügyi vezető Projekt Irodavezető Teleház vezető Ütemezés: Stratégiai térkép kialakítása után (2010. XV.- XVII. hét) 3. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések szervezeti struktúra / működési modell kialakításához, véglegesítés előtt. A workshop sorozaton kialakított szervezeti felépítésének, illetőleg működési modellnek egyeztetése vezetőkkel/kulcsbeosztottakkal egyénileg. / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere Körjegyző Pénzügyi vezető Projekt Irodavezető Teleház vezető Ütemezés: Szervezeti struktúra workshopok után (2010. XVIII. hét) 4. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések az új szervezeti struktúra működéséről. Az új szervezeti struktúra nagyobb egységeinek vezetőivel 8 Az RFH Csoport Tagja

9 egyeztetésre kerül az adott szervezeti blokk működésének, kapcsolatainak változása. Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere Körjegyző További szervezeti egységek vezetői Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XX. hét) 5. Vezetői tájékozató értekezlet a szervezeti struktúráról, működési modellről. Célja a szervezeten belüli szélesebb tájékoztatás a kialakított szervezetről, működésről. Öt település polgármesterei Öt település képviselőtestületeinek tagjai Kisebbségi önkormányzatok vezetői Civil szervezetek vezetői Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Vezetői/kulcs beosztotti egyeztetések után(2010. XXI. hét) 6. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A szervezeti struktúráról szóló vezetői prezentációs anyag elhelyezése honlapon. Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXI. hét) 9 Az RFH Csoport Tagja

10 2.2.2 Folyamatokhoz kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok 1. Folyamat munkacsoportok létrehozása. A kritikus folyamatokra (előre láthatólag 10-12) munkacsoportokat kell alakítani, akikkel megtörténik a folyamatok újra szabályozása. Kritikus folyamatok folyamatgazdái Ütemezés: Stratégiai céltérkép kidolgozása után (2010. XIII. hét) 2. Folyamat vezetői egyeztetések. A kialakított kritikus folyamatokat a folyamatgazdák egyeztetik a projekt Megbízójával. Kritikus folyamatok folyamatgazdái Ütemezés: Folyamatok kidolgozása után (2010. XV. hét) Projektirányítás fejlesztéséhez kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok 1. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések a projektirányítási rendszer működéséről. A Projekt Irodán dolgozó munkatársakkal egyeztetésre kerülnek a projektirányításhoz kapcsolódó szerepek, szervezeti egységek, testületek, beszámolás módja. Projekt Iroda munkatársai Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XIX. hét) 2. Folyamat munkacsoport kialakítása a projektirányítási folyamatok szabályozásához. A Projekt Irodán dolgozó munkatársakkal közösen kialakításra kerülnek a projektirányítás folyamatai, eljárásai. 10 Az RFH Csoport Tagja

11 Projekt Iroda munkatársai Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XX. hét) 3. Projektirányítás rendszeréről vezetői egyeztetések. A kialakított projektirányítási rendszer eleminek, működésének egyeztetése a projekt Megbízójával. Projekt Irodavezetője Ütemezés: A projektirányítási folyamatok kialakítása után (2010. XXI. hét) Projekt zárásához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok 1. Vezetői tájékoztatás. A projekt eredményeinek visszacsatolása prezentációs formában Öt település polgármesterei Öt település képviselőtestületeinek tagjai Kisebbségi önkormányzatok vezetői Civil szervezetek vezetői Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Projektirányítási anyag elkészülte után (2010. XXII. hét) 2. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A projekt eredményeiről szóló prezentációs anyag elhelyezése a honlapon. 11 Az RFH Csoport Tagja

12 Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXII. hét) 3. Híranyag a helyi újságban. A projekt megvalósulásáról, eredményeiről, összefoglaló a Közös Útban. Közreműködő: Közös Út szerkesztője Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXII. hét) 12 Az RFH Csoport Tagja