PROJEKTKULTÚRA, PROJEKTSZEMLÉLET. Csabina Zoltán stratégiai igazgató Közép-Pannon Zrt.

HTML
DOWNLOAD

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "PROJEKTKULTÚRA, PROJEKTSZEMLÉLET. Csabina Zoltán stratégiai igazgató Közép-Pannon Zrt."

Dénes Török
9 évvel ezelőtt
Látták:

1 PROJEKTKULTÚRA, PROJEKTSZEMLÉLET Csabina Zoltán stratégiai igazgató Közép-Pannon Zrt.

2 Miről lesz szó? Mitől projekt a projekt? Jó az nekünk? Siker- és kudarc tényezők Érdemes és lehetséges-e alkalmazni a közigazgatásban? Miért és milyen irányban fejlődjünk?

3 Projekt vagy nem projekt? A felsoroltak közül melyek a projektek és miért? Reggeli felkelés Ez az előadás Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Közgyűlés előkészítése Járási hivatalok kialakítása Költözés Napi bevásárlás Esküvő Építési engedély kiadása Házépítés Heti vezetői értekezlet Kormányhivatali nyílt nap megszervezése

Közgyűlés előkészítése Járási hivatalok kialakítása Költözés Napi bevásárlás Esküvő

4 Projekt vagy nem projekt? A felsoroltak közül melyek a projektek és miért? Reggeli felkelés Ez az előadás Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Közgyűlés előkészítése Járási hivatalok kialakítása Költözés Napi bevásárlás Esküvő Építési engedély kiadása Házépítés Heti vezetői értekezlet Kormányhivatali nyílt nap megszervezése

5 A projekt egyedi, jól definiált célja és végterméke van, korlátos idő- és költségkereten belül kell megvalósítani RUTIN Folyamatos Ismétlődő Automatikus Változatlan Konkrét cél Egyszeri Kezdet/vég Tervezett Korlátos erőforrás Komplex PROJEKT

RUTIN Folyamatos Ismétlődő Automatikus Változatlan Konkrét

6 A projekt sajátosságai meghatározzák a projektmenedzsment tartalmát is Mi a projektmenedzsment? A projekthez szükséges feladatok és erőforrások megtervezése és megszervezése (optimalizálása) a cél megvalósítása érdekében idő- és költségkorlátok mellett

A projekthez szükséges feladatok és erőforrások megtervezése

7 A projektszerű működés számos előnnyel jár a rutinszerű tevékenységekhez képest Hatékonyabb munkavégzés Tervezettség, pontos feladatmeghatározások, mérhetőség Átléphetők a szervezeti keretek Team munka (munkatársak más szervezeti egységből, szakértők bevonása) Pontos időütemezés Előre tervezhető tevékenységek, kiszámíthatóság, Jobb kommunikáció, a folyamatok átláthatósága Előre tervezett jelentések, tájékoztatók; dokumentumsablonok Jobb együttműködés Közös cél, team munka egymásrautaltság Megrendelők, beszállítók és partnerek közti kapcsolat

Pontos időütemezés Előre tervezhető tevékenységek, kiszámíthatóság, Jobb kommunikáció, a folyamatok átláthatósága Előre tervezett

8 De nem csodaszer! a projektnek tekinthető feladatot sem érdemes projekt keretek közt megoldani, ha a megoldás egyszerűbben is elérhető tartalma idegen a szervezettől nem vagyunk rá felkészültek (szakmai ismeretek, erőforrások hiányosak) a projektszerű működés feltételeinek kialakítása (idő-, erőforrás- és költségigény) nem térül meg Alternatív megoldás lehet: Munkacsoport létrehozása adott feladatra Prémiumfeladat kitűzése A feladat kiszervezés

elérhető tartalma idegen a szervezettől nem vagyunk rá felkészültek (szakmai ismeretek, erőforrások hiányosak)

9 A projektek sikerét vagy sikertelenségét számos tényező befolyásolja A projekt sikertényezői Megfelelő koordináció és kommunikáció Az alkalmazott módszerek és technikák összhangja a feltételekkel, a konkrét feladatokkal és célokkal Mérhető kritériumok, amelyekkel az eredmények követhetők, ellenőrizhetők Figyelem a projekt iránt, a közreműködők lelkesedése Kudractényezők Rossz kommunikáció a hierarchia szintjei között Tisztázatlan felelősségek és hatáskörök, döntésképtelenség A felsővezetés támogatásának hiánya Nem készülnek fel a kockázatokra Nem megoldott az előrehaladás mérése Pl.: a4-es metró átvilágításáról

ellenőrizhetők Figyelem a projekt iránt, a közreműködők lelkesedése Kudractényezők Rossz kommunikáció a hierarchia szintjei között Tisztázatlan

10 Alkalmazható-e a projektszemlélet, a projekt alapú munka a közigazgatásban? Peremfeltételek Jogszabályokban rögzített intézmények, struktúrák, felelősségek és eljárási szabályok (pl. Kttv, Ket, Ötv.; Ktv) A közvetlen megrendelőn túlmenően felelősség a testületek/intézmények (pl. ÁSZ) és a nyilvánosság/választók felé A projekteket közpénzekből finanszírozzák Kötöttebb finanszírozási szabályok Nem szükségszerű a pénzügyi megtérülés Pl.: önk-i projektelszámolás folyamata

Kttv, Ket, Ötv.; Ktv) A közvetlen megrendelőn túlmenően felelősség a testületek/intézmények (pl.

11 Egy szervezet PM érettségét számos tényező befolyásolja Megbízhatatlan PM folyamatok A projektmenedzsmentet szórványosan alkalmazzák A dokumentálás formális és hiányzik a PM standardok ismerete Tréningek nincsenek Alacsony a projektek szervezeti támogatottsága Informális PM folyamatok Formálisan jóváhagyott PM módszertan nincs, alap PM folyamatok működnek, de nem minden projektben Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, de nem alkalmazzák őket A projekt tanulságokat nem gyűjtik Standardizált PM folyamatok Van kidolgozott és formálisan jóváhagyott módszertan Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, és alkalmazzák őket A szabványokat a projektekben alkalmazzák, a vezetés támogatja használatukat A középpontban az egyedi projektek sikere áll Ellenőrzött PM folyamatok Szabványok meghatározott gyűjteményét használják és ellenőrzik A projektek stratégiai célokat szolgálnak; eredmények, üzleti hasznok visszamérése zajlik Belső PM tréning van Megalakul a Project Management Office (PMO) Optimalizált PM folyamatok A tanulságokat folyamatosan gyűjtik A PM módszertant rendszeresen elemzik és megújítják A PM teljesítmény javításának eljárása használatban van A vezetés a folyamatos fejlesztésre fókuszál Forrás: IFUA

tagok kapnak információkat a PM módszertanról, de nem alkalmazzák őket A projekt tanulságokat nem gyűjtik Standardizált PM folyamatok Van kidolgozott és formálisan jóváhagyott módszertan Team tagok

12 A szervezetek projektmenedzsment érettségét négy területen kell fejleszteni Aktualitása: 1731/2013 (X.11) Korm. Hat. Forrás: IFUA

13 A projektszervezetben különböző szervezeti egységekhez tartó személyeknek kell együtt dolgozni projekt projekt projekt

14 Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására Felső vezető koordináció A projekt gördülékenyen zajlik, amíg minden rendben megy. Probléma esetén az egyeztetések a funkcionális vezetőkön keresztül történnek, ami megnehezíti a gyors döntéshozatalt Felső vezető koordináció A projekt megvalósítása nehéz, mivel a projekt szereplőinek be kell tartania a formális, funkcionális vezetőkön keresztüli utat. A projektet feltehetőleg sok, feleslegesnek érzett egyeztetés kíséri

Probléma esetén az egyeztetések a funkcionális vezetőkön keresztül történnek, ami megnehezíti a gyors döntéshozatalt Felső

15 Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására Felső vezető koordináció Proj.vez. A projekt jól működhet, ha a projekt szereplői elismerik a projektvezetőt vezetőként szakmai/emberi kompetenciái alapján. Ha ez hiányzik, a projekt ugyanúgy zajlik, mintha nem lenne kijelölt projektvezető Felső vezető koordináció Proj.vez-k vezetője Proj.vez. Proj.vez. Proj.vez. A projekt vezetője szervezetileg elkülönül a szereplők elismerik projektvezetőként. De probléma esetén csak a funkcionális utat bejárva talál a problémára megoldást.

16 A szervezeti, hatásköri problémák megoldásában segít a közreműködők szerepkörének tisztázása Felelősségmátrix (RASCI mátrix) Team-tag A B C D Tevékenység 1. feladat R A S 2. feladat S C R 3. feladat R S I Responsible Accountable Support Consulted Informed Aki a feladatért felelős Akinek a felelős beszámol, aki jóváhagyja a teljesítést Aki közreműködik a feladatok végrehajtásában Akinek a véleményét figyelembe kell venni, fel kell használni (kétirányú kommunikáció) Akit tájékoztatni kell az előrehaladásról (egyirányú kommunikáció)

feladat R S I Responsible Accountable Support Consulted Informed Aki a feladatért felelős Akinek a felelős beszámol, aki jóváhagyja a

17 De ki legyen a projektmenedzser? Induljunk ki a feladataiból Kezdeményezés Tervezés Végrehajtás Lezárás Közreműködés a projektcélok meghatározásában A Projekt Definíciós (Alapító) Dokumentum elkészítése és jóváhagyatása Nagyvonalú erőforrásbecslés elkészítése Projektszervezet kialakítása Részletes projektterv elkészítése és elfogadtatása Költségterv elkészítése és elfogadtatása Projektszervezet felállítása, elfogadtatása, projekttagok felkérése A projekttagoktól szükséges kapacitások egyeztetése a funkcionális vezetőkkel Kockázatmenedzsment és kommunikáció megtervezése Kick off megbeszélés Feladatok kiadása és számonkérése PIB-ek megtartása, dokumentálása Projekttagok motiválása, konfliktusok kezelése Egyezetések, megbeszélések Tervek nyomonkövetése, esetleges módosítása Státuszjelentések Eredménytermék átadása Projekt dokumentálása Elkészült projekt anyagok archiválása Projekttagok értékelése Tapasztalatok levonása Visszacsatolás szponzor részére A projekt eredményeinek megismertetése Ünneplés (Projekt)menedzsment technikák ismerete + képesség + készség Kompetencia

erőforrásbecslés elkészítése Projektszervezet kialakítása Részletes projektterv elkészítése és elfogadtatása Költségterv elkészítése és elfogadtatása Projektszervezet felállítása, elfogadtatása,

18 Az IPMA kompetencia rendszere Az IPMA kompetencia rendszere

19 Hogyan fogjunk hozzá? Készítsük el saját projektmenedzsment szabályzatunkat A szabályzat tartalma lehet A szabályzat célja és hatóköre (milyen esetekben kell alkalmazni) Alapfogalmak tisztázása A projektvégrehajtás főbb szakaszai, azok tartalma, elvárt outputjai, főbb döntési pontok és döntéshozók A projekt irányítási rendje Kommunikációs szabályok és formák Dokumentumok kezelési szabályai Példák: Bp. XV. Ker. Szfvár

hatóköre (milyen esetekben kell alkalmazni) Alapfogalmak tisztázása A projektvégrehajtás főbb szakaszai,

20 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! csabina.zoltan@rfh.hu

Hasonló dokumentumok

Projektmenedzsment a termelésben

Projektmenedzsment a termelésben Bakos Sándor, PMP 2018.11.20. Projektmenedzsment az agrár szektorban Projektmenedzsment az élelmiszeriparban Mit nevez(z)ünk projektnek? Mikor mondjuk, hogy sikeres? Agenda