Projektfolyamat. ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2)

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Projektfolyamat. ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2)"

Anikó Sára Deák
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata PCM elvárások PCM funkciók PCM modell PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2) Négy (4) fázis: 1) Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése Projektjavaslat elkészítése Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése 2) Tervezési fázis Projekt célok definiálása Projekt menedzsment létrehozása Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrácója minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése PROJEKT ÉLETCIKLUS (3-4) Projektfolyamat 3) Végrehajtási (implementációs) fázis Tervek üzembehelyezése Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója 4) Lezáró (befejező) fázis Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Disszemináció Fenntarthatóság Nyomonkövetési feladatok (`follow-up`) Projekt előkészítés (O. fázis) Projekt tervezés (1. fázis) 1

2 Megvalósítás (2. fázis) Bevezetés (3. fázis) Lezárás (4. fázis) A PROJEKT FOLYAMATA Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség- és időterv Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás Monitoring és kontrolling Értékelés A PROJEKTEK BONYOLÍTÁSÁNAK 6 FÁZISA 1. Lelkesedés 2. Illúziók elvesztése 3. Pánik 4. Bűnösök keresése 5. Az ártatlanok és lelkesedők megbüntetése 6. A projektben közvetlenül részt nem vevők kitüntetése, megjutalmazása EU PCM (Projekt Ciklus Menedzsment) Az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. A PCM-re a szektorális megközelítés, a kereslet-vezérelt megoldások, a fejlett elemzési technikák, a cél-orientált tervezés, mérhető hatások, a minőség hangsúlyozása, a fenntarthatóság figyelembe vétele és az egységes formátumok jellemzőek. HEFOP

3 PCM elvárások I. 1. Relevancia a projektek kapcsolódnak a szektorális, nemzeti és közösségi célkitűzéshez a kedvezményezettek már a kezdetektől részt vesznek a tervezési folyamatban alapos a problémaelemzés a célokat világosan meghatározták a célcsoportok számára kínált előnyök formájában HEFOP PCM elvárások II. 2. Megvalósíthatóság a célkitűzések logikusak és mérhetőek számba veszi a kockázatokat és feltételezéseket és a végrehajtó intézmények kapacitását a monitoring releváns célokra koncentrál 3. Fenntarthatóság a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőkkel a projekttervezés részeként foglalkoznak az elemzések és értékelések eredményeit felhasználják és figyelembe veszik a tervezés során A PCM alapelvei I. 1. A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. 2. Részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. 3. Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a projekttervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében. A PCM alapelvei II. 4. Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során. 5. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel; biztosítja, hogy a projektmunkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt. A PCM ELTERJEDÉSÉNEK INDOKAI Tapasztalatok: zavaros stratégiai keretek kínálat-vezérelt projektek (arra írunk projektet, amire pénz van) gyenge helyzetelemzés tevékenységorientált tervezés mérhetetlen hatások célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel tapasztalatok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok EU 1992 A PCM előnyei: strukturált megjelenés kereslet-vezérelt megoldások fejlett elemzés cél-orientált tervezés mérhető hatások hangsúly a minőségen összpontosítás a fenntarthatóságra standard formátum ELVÁRÁS ÉS GYAKORLAT A. Kínálat vezérelt gondolkodásmód: Találtunk egy pályázati kiírást Megnézzük, hogy megfelelünk-e a jogosultsági kritériumoknak Megvizsgáljuk a pénzügyi kereteket Ha minden kedvező kreálunk egy problémát és arra készítünk egy projektet (pályázat) B. Projekt alapú gondolkodásmód: Azonosítottunk egy valós problémát Van kidolgozott projektjavaslatunk Forrásokat és finanszírozási formákat keresünk és találunk pl. pályázat Az érintettek bevonásával megírjuk a pályázatot és nálunk mi a helyzet? Megvalósítjuk a projektet úgy, hogy jusson is maradjon is. Az érintettek bevonásával megvalósítjuk a projektet 3

4 A PCM MINT MEGVALÓSÍTÁSI ESZKÖZ PROJEKT CIKLUS 1. Programozás: országos, szektorális tervezés Cél: az érintettek hozzák meg a döntéseket a döntések releváns információkra épüljenek a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe Értékelés Megvalósítás Finanszírozás Programozás Kidolgozás Identifikáció 2. Identifikáció: projektötlet és fejlesztési tevékenység meghatározása 3. Kidolgozás: projektterv elkészítése, megvalósíthatóság elemzése, relevancia elemzése 4. Finanszírozás: finanszírozó azonosítása, döntése 5. Végrehajtás: megvalósítás, támogatási szerződés alapján 6. Értékelés: előzetes - közbenső - utólagos Projekt menedzsment funkciók I. 1. Projektek tervezése A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: A megtervezendő objektum, vagy rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása 2. Projektek szervezése Team építés és fejlesztés A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése) Projekttervezés a tevékenységek rendszerében Projekt menedzsment funkciók II. 3. Projektek koordinálása Kitűzött határidők betartása Információáramlás biztosítása 4. Projektek irányítása A munkálatok terv szerinti lebonyolítása 5. Projektek ellenőrzése és nyomon-követése A projekt futását folyamatosan követő tevékenység Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra EREDMÉNY FELADAT MÓDSZER A PCM egyszerűsített modellje ELŐKÉSZÍTÉS Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés Elemzés A partnerek meghatározása Helyzetelemzés Probléma meghatározása Célkitűzések, célok hierarchiája Stratégiák elemzése Műhelymunka, szeminárium Ötletroham SWOT elemzés Problémafa Célfa Logframe mátrix Koncepció TERVEZÉS Projekt elemeinek meghatározása Tevékenységstruktúra tervezése Időterv készítése Költségek és ráfordítások tervezése A terv finomítása Kockázatelemzés Tevékenységfa Gantt diagram Logframe mátrix Indikátorok Terv VÉGREHAJTÁS Megvalósítás Monitoring Nyomkövetés Beavatkozás Kommunikáció Projekt zárása Gantt diagram Visszacsatolás formális és informális elemei Kommunikációs módszerek Zárópont Végeredmény (végtermék) 4

5 ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A Projektciklus menedzsment (Project Cycle Management) az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. Az EU által elvárt és javasolt - PCM alapelveit a következőképpen foglalhatjuk össze: A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. A részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a tervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében. Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás folyamatában. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel, biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek, és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt. ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a projektciklus (PCM) alapelveit! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment egyes fázisait! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment funkcióit és tevékenységi rendszerét! KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 3. ea.: Projektek szervezete Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: A projektmenedzsment alapjai Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: PCM elvárások, PCM modell 5

Hasonló dokumentumok

ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE (PCM) Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata

ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE (PCM) Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata PCM elvárások PCM funkciók PCM modell PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2) Négy (4) fázis: 1) Kezdeményezési