Az EU pályázatok rendszere és projektmenedzsmentje

Átírás

1 Az EU pályázatok rendszere és projektmenedzsmentje

2 Bemutatkozás Oktatók: Gönczi Zsolt közgazdász, minősített SAKK-oktató, pályázati szakértő 20/

3 Projekt ciklus menedzsment

4 A pénzfelvevő képesség négy pillére Makrogazdaság és szakpolitika Finanszírozás Megvalósítás Projekttömeg

5 A projekttömeg Lesz-e elég projekt? Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?

6 Van-e projekt bázis? Szükséglet felismerése adott egy probléma, valamit tennünk kellene Projekt ötlet, elképzelés, csíra mi lenne, ha ezt csinálnánk Projekt javaslat vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat Kidolgozott projekt az ördög a részletekben rejlik Kidolgozott pályázat erre talán már pénzt is adnak

7 A jó projekt ismérvei releváns valós igényre alapul cél-orientált a kiírásnak megfelel megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

8 PCM és LogFrame módszertan

9 A most ismertetett módszertan a problémamegoldó ember módszere jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz egy láncra fűzi fel a tervezést és a végrehajtást ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a hiányosságot és mindemellett az EU fejlesztési programjainak kedvelt (megkövetelt?) módszertani eszköze

10 Egy kis történelem

11 A PCM elterjedésének indokai Tapasztalatok zavaros stratégiai keretek kínálat-vezérelt projektek (arra írunk projektet, amire pénz van) gyenge helyzetelemzés tevékenységorientált tervezés mérhetetlen hatások célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel tapasztalatok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok EU 1992 A PCM előnyei strukturált megjelenés kereslet-vezérelt megoldások fejlett elemzés cél-orientált tervezés mérhető hatások hangsúly a minőségen összpontosítás a fenntarthatóságra standard formátum és nálunk mi a helyzet?

12 A PCM mint megvalósítási eszköz Cél: az érintettek hozzák meg a döntéseket a döntések releváns információkra épüljenek a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe Értékelés Megvalósítás Finanszírozás Programozás Kidolgozás Identifikáció

13 Projekt ciklus - egy másik megközelítés Szükségletek meghatározása Célok kialakítása Visszacsatolás Projekt tervezés Projekt monitoring és értékelés Projekt megvalósítás Korlátok

14 A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: a valós problémákra épülést a célok strukturáltságát a mérhetőséget a kockázatok felmérését a projektterv következetességét Tervezési módszer? Projektmenedzsment Projektértékelés

15 A logikai keretterv LOGFRAME MÓDSZER (LFA Logical Framework Approach) A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

16 A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció Problémaelemzés Célelemzés Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása beavatkozási logika indikátorok és forrásaik feltételezések

17 Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni ideális helyzet között Probléma: Jelenlegi helyzet Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? ELTÉRÉS

18 A probléma meghatározása Szükséglet, probléma meghatározása A probléma által leginkább érintett népesség / csoportok meghatározása A projekt iránti szükséglet igazolása Az állítások alátámasztása statisztikákkal, tanulmányokkal, tapasztalatokkal Miért van szükségünk a projektre?

19 A helyzetelemzés eszköze - a SWOT Az aktuális helyzet leírására épül A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít Megalapozza a stratégia felé való továbblépést Osztályozás Erősségek (belső - pozitív) Gyengeségek (belső -negatív) Lehetőségek (külső -pozitív) Veszélyek (külső -negatív)

20 A SWOT elemzés Strengths (erősségek) Weaknesses (gyengeségek) Opportunities (lehetőségek) Threats (veszélyek) matching conversion Stratégia

21 A beavatkozási stratégia célrendszer kialakítása Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

22 A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz egy példa Problémaelemzés az elemzés tárgyának és keretének meghatározása helyzetfelmérés problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása Munkanélküliség OKOZAT Belső vállalkozások erőtlenek Külső befektetők nem jönnek Nem elég képzett vállalkozók Nincs mögöttük tőke Túl sokan vannak ugyanarra a tevékenységre Nincs közművesített terület Képzetlen munkaerő Rossz közúti elérhetőség OK

23 A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz egy példa Célelemzés a problémák átfordítása célokká a problémafa tükörképének megalkotása Új munkahelyek EREDMÉNY Belső vállalkozások megerősödése Külső befektetők nem vonzása FELTÉTEL Vállalkozói ismeretekben jártas vállalkozók Tőkebevonás Új vállalkozási területek feltárása Közművesített területek kialakítása Képzett munkaerő Autópályával összekötő út kiépítése

24 A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz egy példa Stratégia-elemzés a rendelkezésre álló idő és erőforrások függvényében az eszközök és célcsoportok meghatározása - projektek azonosítása Új munkahelyek Belső vállalkozások megerősödése Külső befektetők nem vonzása Vállalkozói ismeretekben jártas vállalkozók Új vállalkozási területek feltárása Képzett munkaerő KÉPZÉS-KLASZTER

25 A Logframe módszertan

26 A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció Problémaelemzés Célelemzés Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása beavatkozási logika indikátorok és forrásaik források feltételezések

27 A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika Hatások (Átfogó v. általános célok) Eredmények (Konkrét célok) Outputok (Operatív célok) Inputok Projekt tevékenységek

28 A logframe mátrix A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt Inputok Tevékenységek Outputok Eredmények és Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése

29 A logframe mátrix Projekt leírás Objektíven igazolható eredményességi mutató Ellenőrzés forrásai és eszközei Feltételezések ÁLTALÁNOS CÉLOK (overall objectives) HATÁS INDIKÁTOROK (impact indicators) PROJEKT CÉLJA (project purpose) CÉL INDIKÁTOROK (result indicators) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) EREDMÉNY INDIKÁTOROK (output indicators) TEVÉKENYSÉGEK (Activities) ESZKÖZÖK (means v. inputs) ELŐFELTÉTELEK

30 Beavatkozási stratégia - definíciók Mit és hogyan kívánunk elérni a projekt keretében ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives ) Az a magasabb szintű cél, amihez a projekt hozzájárul PROJEKT CÉLJA (project purpose ) Az a cél, amit a projekt időtartamának végére, vagy közvetlenül azt követően el kívánunk érni (ideálisan mindig csak egy van) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) A projekt konkrét, kézzelfogható eredményei TEVÉKENYSÉGEK (Activities ) A projekt keretében végrehajtandó tevékenységek

31 Beavatkozási stratégia - egy példa A probléma-, cél- és stratégia elemzésből adódik A stratégiai cél biztosítja a programhoz való kapcsolódást Projekt-cél mindig csak egy van átfogó (stratégiai) célok projekt-cél eredmények tevékenységek beavatkozási stratégia 1. épületek felújítása 2. innovatív, a térség adottságait hasznosítani képes népesség betelepülése 3. fiatalok számára vonzó komfortos lakások biztosítása 4. felújított régi lakóházak 5. épületek vásárlása 6. építészeti értékek védelme

32 A feltételezések Értelmezése: a projekt sikere szempontjából fontos külső tényezők Szintjei: a beavatkozási logikával összhangban Jelentősége: a projektek kockázatának felmérése a végrehajtás során segíti a monitoringot

33 Logikai kapcsolatok a beavatkozási stratégia és feltételezések között Projekt leírás Objektíven igazolható eredményességi mutató Ellenőrzés forrásai és eszközei Feltételezések ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives) PROJEKT CÉLJA (project purpose) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) TEVÉKENYSÉGEK (Activities) ELŐFELTÉTELEK

34 Feltételek elemzése Fontos a feltétel? Valószínű a bekövetkezése? igen nem Ki kell hagyni Biztos Ki kell hagyni Valószínű Figyelni kell Valószínűtlen Ki kell bővíteni a projektet a feltételre ható eszközökkel igen nem Át lehet alakítani a projektet? Gyilkos feltétel

35 Indikátorok - Definíció Mutató, amely a komplex valóságról szóló információt leegyszerűsített formában közli A projekt monitoring kontextusában: a teljesítménymérés, a célok elérése mérésének eszköze

36 Indikátorok - horizontális logika CÉL INDIKÁTOR INFORMÁCIÓ FORRÁSA A jó indikátorok a SMART kritériumok Specific Measurable Achievable Realistic Time-based Konkrét Mérhető Elérhető, rendelkezésre áll Reális Időhöz kötött

37 Output, eredmény és hatásindikátorok Példák a Bizottság indikatív módszertana alapján Tevékenység Output Eredmény Hatás IT képzés munkanélkülieknek képzési órák száma a speciális szakképesítést megszerző résztvevők száma azon résztvevők száma, akik a képzést követő 2 éven belül munkához jutottak Export tanácsadási program KKV-knak Regionális utak minőségének javítása támogatott vállalkozások száma épített regionális utak hossza km-ben újonnan exportálóvá váló vállalkozások száma ESS csökkenése a külföldi eladások %-os aránya a támogatott vállalkozások forgalmi adataiban, a támogatás után 18 hónappal létrehozott és megőrzött munkahelyek bruttó/nettó száma Turisztikai szálláshelyek fejlesztése létrehozott vagy fejlesztett férőhelyek (ágyak) száma vendégek megelégedettsége (%, külön férfiak és nők) kiváltott hozzáadott érték éves szinten

38 A logikai keretmátrix - egy példa Városi szennyvízhálózat építése Projekt leírása Objektíven igazolható eredményességi mutatók (indikátorok) Monitoring forrásai és eszközei Feltételezések Átfogó célok Hatás indikátorok Monitoring Vízbázisok védelme. A környezeti terhelés csökkentése A települési életfeltételek javítása. A befogadó felszíni víz minőségének javulása Szabálytalan közműpótló berendezések számának csökkenése Vándorlási különbözet alakulása. Környezetvédelmi Felügyelőség Kimutatásai Önkormányzati építésügyi hatóság KSH Projekt célja Eredmény indikátorok (result indicators) Monitoring Feltételezések és kockázatok Szennyvízcsatorna-ellátottság növelése, a szennyvíz kezelés és elvezetés hatékonyságának javítása. 400 új rákötés Szennyvíztisztító kihasználtság növekedése Üzemeltetés fajlagos költségeinek csökkenése Polgármesteri Hivatal Városfejl.O. Városüzemeltetési Csop. Városgazdálkodás és Vagyonkezelő Kft. Ipari szennyvízkezelés megoldása. Korszerű hulladékgazdálkodási rendszerek kialakítása és működtetése. Térségi gazdaság megerősödése. Várt eredmények (outputs) Indikátorok (output indicators) Monitoring Feltételezések és kockázatok Kiépült gerincvezeték Kiépült bekötővezetékek. Kiépült szennyvízátemelők m gerincvezeték 550 db bekötővezeték 8 átemelő telep Átadás-átvételi jegyzőkönyv Építési napló Üzembe helyezési engedély Lakossági önerő megléte/hiánya Lakosság környezettudatos gondolkodása Tevékenységek Eszközök Monitoring Feltételezések és kockázatok Szennyvíz gerincvezeték lefektetése Bekötővezeték építése Szennyvíz átemelők kialakítása Saját erő megléte Támogatás Pénz-költségek Sikeres közbeszerzési eljárás. Kiviteli tervek. Előfeltételezések források Engedélyezési dokumentáció Szakhatósági hozzájárulások Támogatási

39 Projektek operatív tervezése Pénzügyi terv Ütemterv HR terv

40 Pénzügyi tervezés folyamata Beruházási javaslatok kidolgozása (költségvetés javaslatok) Javaslatok pénzáramlásának becslése Pénzáramlás értékelése Projektváltozat kiválasztása

41 Finanszírozási feladatok, finanszírozási igények A kedvezményezettek finanszírozási feladatai Saját forrás biztosítása Projekt likviditás biztosítása Pályázat kidolgozás és a projekt lebonyolítás nem támogatott költségeinek biztosítása Finanszírozási igények Végleges költségek Saját forrás Nem támogatott költségek Vissza nem téríthető ÁFA Átmeneti költségek Számlák teljes összegének kifizetése Visszaigényelhető ÁFA

42 A saját forrás elemei Számlapénz (bank) Bankhitel (rövid és éven túli) Partnerek hozzájárulása Egyéb forrás (pl. tagi hitel)

43 Ha a saját forrás: bankhitel Tartós forrásigény biztosítása Átmeneti forrásigény biztosítása Beruházási hitelből Rövid lejáratú hitelből

44 A költségvetés kiadási oldala Beszerzési költségek Építés Eszközbeszerzés Szolgáltatás HR költségek Projektmenedzsment költségek, szakértői díjak Teljes és szűk költségvetés - a támogatható költségek határozzák meg

45 Költségek elszámolhatósága Vonatkozó szabályok Strukturális Alapok költségei elszámolhatóságának szabályozásáról szóló rendelet Vonatkozó európai uniós szabályok Hazai költségvetési előirányzatok felhasználását szabályozó rendeletek Pályázati felhívás

46 Költségek elszámolhatósága Általános feltételek Bizonylatokkal igazolt, teljesített költségek Projekthez közvetlenül kapcsolódnak Projekthez nélkülözhetetlen Költséghatékonyság ellenőrizhető, piaci értékű árak Projekt Magyarországon valósul meg Nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között

47 Nem elszámolható költségek (példák) Bírság, kötbér és perköltség Adó és illeték, amelyek nem a kedvezményezettet terhelik Alvállalkozó, amely a költségekkel arányosan nem ad hozzá értéket Pénzügyi műveletek díjai (deviza átutalási jutalék és árfolyamveszteségek)

48 Ütemtervezés Miért szükséges? Projektelemek, feladatok időigényesek Egyes projektelemek egymásra épülnek Egyes elemek csúszása esetén hol lehet beavatkozni n+2 szabály: A 2004-es előirányzathoz rendelt pályázatokat dec. 31-ig el kell számolni (zárás okt. végéig!)

49 Ütemtervezés menete Tevékenységek meghatározása Tevékenységek egymásra épülésének felvázolása Egyes tevékenységek időigényének meghatározása Ütemterv elkészítése

50 Logikai háló, kritikus útvonal B, 4 A, 3 D, 6 I, 8 C, 3 E, 5 G, 7 F, 3 H, 5

51 Gantt-diagram (sávos ütemterv)

52 HR terv A humánerőforrások tervezése is szükséges rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése Elemei kompetencia igények megahtározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz egyes feladatok pontos ráfordítás-igényének meghatározása ütemterv alapján HR inputok tervezése

53 HR terv - példa Szakértők Projekt elem Konkrét tevékenység projekt menedz ser pénzügyi szakértő építési szakem ber rendszer gazda HR szakértő Összes en gép beszerzés tendereztetés szállítás infrastruktúra tendereztetés építés szoftver kiadás tendereztetés szoftver 0, ,33 oktatás 1 0,33 5 6,33 kiadványok 2 0, ,33 általános projekt menedzsment

54 Megvalósíthatósági tanulmányok

55 A megvalósíthatósági tanulmány (Feasibility study) A különböző projektváltozatok közötti választáshoz döntéstámogató, a megvalósíthatóság komplex feltételeit és alternatíváit, továbbá a megvalósítás várható eredményeit projektváltozatonként részletesen elemző tanulmány. A közpénzekből megvalósított beruházásokkal kapcsolatos minőségi és gyors döntés eszköze. RELEVANCIA, MEGVALÓSÍTHATÓSÁG, FENNTARTHATÓSÁG elemzése

56 A megvalósíthatósági tanulmány elkészítésének lépései 8. lépés: A projekt megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának értékelése 7. lépés: Gazdasági-társadalmi hatások elemzése 5. lépés: Pénzügyi elemzés 4. lépés: A projekt megvalósításának elemzése 3. lépés: Alternatív megoldások elemzése 2. lépés: A szükséglet vizsgálata, amelyre a projekt reagál 6. lépés: Környezeti, környezetvédelmi hatások elemzése Folyamatos konzultáció az érintett partnerekkel 1. lépés: Jelenlegi helyzet vizsgálata 0. Nemzeti lépés: Fejlesztési Hivatal Projektötletek Strukturális kidolgozása és Kohéziós Alapok Képzéskoordinációs Központ (SAKK)

57 A megvalósíthatósági tanulmány tartalmi felépítése 0. Főbb projekt adatok projekt adatlap 1. Vezetői összefoglaló 2. Az alkalmazott módszertan bemutatása 3. Szükséglet elemzése, lehetséges alternatívák 3.1. A fejlesztési probléma, szükséglet bemutatása (kereslet-kínálat elemzése) 3.2. A probléma kezelését célzó lehetséges alternatívák, stratégiák bemutatása, elemzése, összehasonlítása 4. A projekt bemutatása 4.1. A projekt hátterének, kontextusának, környezetének elemzése 4.2. A projekt megvalósítás részletes bemutatása 5. Környezeti hatások vizsgálata

58 A megvalósíthatósági tanulmány tartalmi felépítése Pénzügyi elemzés 6.1. Költségek elemzése 6.2. Bevételek elemzése 6.3. Jövedelmezőség és megtérülés számítás, pénzügyi elemzések 6.4. Finanszírozási források meghatározása Gazdasági-társadalmi hatások vizsgálata Összegzés: a projekt megvalósíthatósága Mellékletek Logikai keretterv Kapcsolódó jogszabályok Forrásanyagok

59 Az eredmények fenntarthatóságának követelménye A projekt eredményei kielégítik a projektcélt, az aktuális szükségletre megoldást jelentenek Emellett azonban követelmény, hogy a projekt eredményei hosszú távon is fenntarthatóak legyenek, további (folyamatos) támogatás nélkül is Mit kell figyelembe vennünk? Általában A működés, működtetés intézményi, szervezeti, fizikai feltételei Közösségi célú fejlesztés esetében Szükséglet/igény hosszú távú megléte Finanszírozási háttér Gazdasági célú fejlesztés Kereslet-kínálati viszonyok Versenyhelyzet

60 Fenntarthatóság - Néhány tipikus kérdés Normatív finanszírozás esetén a kalkuláció alapja hogyan alakul a jövőben? Miért éri meg a magántőkének működtetni a fejlesztést? Mit tudunk a konkurenciáról? Az egyes feltételek változása mekkora hatással van a fenntarthatóságra?

61 Projektek pénzügyi értékelése Két szempont A projektköltségvetés realitása Pénzügyi megvalósíthatóság, megtérülés

62 Projektköltségvetés Források rendelkezésre állásával kapcsolatos kockázatok Forrásszerkezet Költségszerkezet Költségtételek indokoltsága Források és költségek összhangja Érzékenység

63 Pénzügyi megvalósíthatóság, megtérülés Projekt pénzáramlásainak alakulása, mindenkor aktuális finanszírozási helyzet A statikus költségvetéssel szemben dinamikájában vizsgálja a pénzügyeket Pénzáramlások (cash flow) mértéke és esedékessége Pénzügyi megtérülés vizsgálata diszkontált cash flow módszerek Érzékenység-vizsgálat a modell paramétereinek változtatása

64 Pályázatírás - a következő lépések Pontos célkitűzés megfogalmazása Logikai keretmátrix felállítása Kockázatok elemzése A Logframe módszer alapján

65 Pályázatírás: következő lépések Költségvetés Ütemezés Szervezeti és HR háttér ki a projektgazda? kik vesznek még részt a megvalósításban? szervezeti forma, az együttműködés keretei döntéshozók - kompetenciák menedzsment - munkaköri feladatok ellenőrzés Az operatív tervek alapján

66 Pályázatírás - részletes projektterv kidolgozása A PROJEKT DOKUMENTUM AJÁNLOTT FELÉPÍTÉSE AZ EU-BAN 1. Összegzés 2. Háttér 2.1. Kormányzati, ágazati vagy regionális politika 2.2. Az ágazat/a régió jellemző i 2.3. Kedvezményezettek és bevont partnerek 2.4. Megcélzott problémák 2.5. Más beavatkozások 2.6. Elérhető dokumentumok, vonatkozó jogszabályok 3. A beavatkozás 3.1. Általános célok 3.2. Projekt-célok 3.3. Eredmények 3.4. Tevékenységek 4. Feltételezések 4.1.Szükséges feltételek különböző szinteken 4.2. Kockázatok és rugalmasság

67 Pályázatírás - Részletes projektterv kidolgozása 5. Megvalósítás 5.1. Anyagi és nem-anyagi források 5.2. Szervezeti háttér 5.3. Ütemezés 5.4. Költségvetés és finanszírozási terv 5.5. Speciális körülmények (az adott programból következően) 6. A fenntarthatóságok biztosító tényezők 6.1. A politikai által támogatott intézkedések 6.2. Megfelelő technológia 6.3. Környezetvédelem 6.4. Társadalmi-kulturális aspektusok 6.5. Intézményi és menedzsment kapacitások 6.6. Gazdasági és pénzügyi elemzés 7. Monitoring és értékelés 7.1. Monitoring indikátorok 7.2. Értékelő jelentések 8. Következtetések és kérelmek EX ANTE Tanácsadó Iroda

68 Pályázatírás - Adatlap kitöltése röviden fogalmazzon minden kérdésre adjon választ egyszerű betűtípust használjon ügyeljen a struktúra megtartására Strukturális Alapok esetében alkalmazott egységes alap-adatlap

69 Tipikus hibák A dokumentumok hiánya a program (nem a projekt!!!) utolsó kifizetése után 3 évig (várhatóan 2011) meg kell őrizni a dokumentumokat, akkor is, ha már 2004-ben lezárjuk a projektünket Megőrzendő dokumentumok pályázati dokumentáció támogatási szerződés jelentések közbeszerzések dokumentumai eredeti számlák hivatalos levelezés tájékoztatási kötelezettségekhez kapcsolódó dokumentumok