Nagydobsza Község Önkormányzata Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése - ÁROP-1.A.2/A Kommunikációs terv

Átírás

1 KOMMUNIKÁCIÓS TERV Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése - ÁROP-1.A.2/A /9 -

2 1. Helyzetelemzés Nagydobsza Község Önkormányzatának legfontosabb szerve a képviselő-testület, amely az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása érdekében Kisdobsza és Merenye Község Önkormányzatával közösen egységes jegyzőséget hozott létre. Az egységes szakapparátusként működő jegyzőség a képviselő-testület adminisztratív, döntés-előkészítő szervezete. A jegyzői hivatal alapvetően önkormányzati (közszolgáltatási és önkormányzati hatósági) és államigazgatási (hatósági) feladatokat ellátó alrendszerekre osztható, szakmailag pedig a bizottsági struktúrán alapul. A jegyzői hivatal szervezeti felépítése gyakorlatilag kétszintű (vezetői és ügyintézői szint) a kistelepüléseken szokásos módon. A hivatal operatív vezetője a jegyző. A szakmai irányításban természetesen kiemelkedő szerepe van a polgármester(ek)nek. A vezetői körhöz tartozik még a gazdálkodási csoport vezetője, hiszen ez kiemelkedő jelentőségű terület. A polgármesteri hivatal rendelkezésére álló humánerőforrás alapvetően megfelelő minőséget képvisel, hiszen kivétel nélkül minden vezető és ügyintéző rendelkezik a megfelelő végzettséggel, szakképesítéssel és gyakorlattal. A finanszírozási lehetőségeknek megfelelően a hivatal vezetői, munkatársai viszonylagos rendszerességgel részt vesznek képzéseken, továbbképzéseken is, leggyakrabban a Közigazgatási Hivatal szervezésében. Az ügyintézők gyakran vesznek részt különböző munkaügyi, pénzügyi, adózási képzéseken. Másrészről viszont hiányzik a strukturált humánerőforrás-fejlesztés a Hivatalban, abból a szempontból, hogy a képzéseket nem a stratégiai célok (szolgáltató önkormányzat kialakítása, hatékonyság növelés) függvényében veszik igénybe, hanem ad hoc módon (pl. jogszabályi kötelezettségekkel kapcsolatos ismeretek megszerzése). A nagydobszai polgármesteri hivatal és a jegyzőség a növekvő igények (gyorsabb ügymenet, költséghatékonyság, lakosság- és gazdasági szereplők tájékoztatása, e- közigazgatás, kistérségi központ szerep) miatt mindenképpen fejlesztésre, átalakításra szorul. - 2/9 -

3 2. Célkitűzések meghatározása Stratégiai célkitűzések Kommunikációs célok általános ügyintézési időtartam csökkentése hivatali szolgáltatások minőségének növelése önkormányzati ügyintézés egyszerűsítése polgármesteri hivatal és a jegyzőség ügyintézési és közigazgatási feladatinak standardizálása a teljes körű informatikai támogathatóság kialakítása érdekében polgármesteri hivatal és jegyzőség munkavállalói felkészültségének, képzettségének növelése a humánerőforrás-fejlesztés által nyilvánosság, tájékoztatás hatékonyságának növelése fejlesztés megismertetése a lakossággal érintettek bevonása a tervezésbe, megvalósításba és értékelésbe területi együttműködés erősítése partnerség-építés a projekttervezés és végrehajtás során elektronikus szolgáltatásfejlesztés esetén az esélyegyenlőségi célcsoport képviselőinek bevonása a megvalósításba a nyilvánosság és tájékoztatás biztosításánál az EU támogatás tényének ismertetése esélytudatosság kifejezése a fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken csoportokra vonatkozó meglévő előítéletek csökkentése szegregációmentesség közvetítése egyenlő bánásmód elvének integrálása a kommunikációs folyamatokba célcsoport hátrányos megkülönböztetésének megelőzése, megakadályozása a kommunikáció során célcsoport életkora, neme, nemzetiségi hovatartozása, családi vagy egészségügyi állapota - 3/9 -

4 miatt bekövetkező közvetlen, vagy közvetett megkülönböztetés megelőzése, megszüntetése bármilyen korú, nemű, nemzetiségű, családi vagy egészségügyi állapotú célcsoport egyenlő bánásmódban történő részesítése a kommunikáció során a térség polgárai számára ismertető anyagok, tájékoztatók kiadása, programok, rendezvények támogatása 3. Célcsoportok azonosítása szolgáltatással ellátott állandó lakosok közvetlen célcsoport közvetett célcsoport település lakossága betelepedni szándékozó potenciális vállalkozások, szervezetek projekt lebonyolításában résztvevő vállalkozók Nagydobsza, Kisdobsza és Merenye Község és a mikrotérség lakossága - 4/9 -

5 4. Kommunikációs stratégia A kommunikációs tevékenység kettő, időben elkülönülő szakaszból áll: projekt megvalósítási szakasza projekt megvalósítását követő szakasz A projekt megvalósítás szakaszában pályázó az alábbi kommunikációs feladatok megvalósítását tervezi: beruházás helyszínén C típusú tájékoztatótábla elkészítése és elhelyezése szórólap/információs anyagok készítése kedvezményezett honlapján folyamatos utalás az uniós támogatásra, mind szövegesen, mind pedig logó elhelyezésével bármely nyomtatott, vagy elektronikus kommunikációs felületen EU támogatás tényének feltüntetése A projekt megvalósítását követő szakaszban pályázó az alábbi kommunikációs feladatok megvalósítását tervezi: beruházás helyszínén D típusú emlékeztető tábla elkészítése és elhelyezése - 5/9 -

6 5. Célcsoportok üzenetek eszközök Fő célcsoportok Üzenetek Eszköz új szervezési-működési kultúra kialakítása jegyző hivatalában Közvetlen célcsoport: Nagydobsza Község Önkormányzata szolgáltatással ellátott állandó lakosok település lakossága betelepedni szándékozó potenciális vállalkozások, szervezetek projekt lebonyolításában résztvevő vállalkozók Közvetett célcsoport: mikrotérség lakossága átlátható információáramlás javuló minőség a közszolgáltatásoknál költséghatékonyabb, rendszerszemléletű működés Mikrotérségi központ szerepének megerősödése mikrotérség közszolgáltatásokkal való (magasabb színvonalú) ellátottságának biztosítása csökkenő ügyintézési idő szolgáltató önkormányzat kialakulása környezetvédelem, esélyegyenlőség érvényesülése a hivatal ügymenete során 6. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök beruházás helyszínén C típusú tájékoztatótábla elkészítése és elhelyezése; szórólapok készítése; nyomtatott sajtó (cikkek) fotódokumentáció készítése; kedvezményezett honlapján folyamatos utalás az uniós támogatásra, mind szövegesen, mind pedig logó elhelyezésével; bármely nyomtatott, vagy elektronikus kommunikációs felületen EU támogatás tényének feltüntetése Eszköz A típusú hirdetőtábla Tervezi-e a használatát igen nem Célérté k (darab) Tervezett határidő Eredményt igazoló dokumentum B típusú hirdetőtábla C típusú Tájékoztatási tábla tábla - 6/9 -

7 D típusú Emlékeztető tábla tábla Nyomtatott sajtó (cikkek, interjúk) Televízió Rádió Internet (banner) Nyitórendezvény Zárórendezvény Egyéb rendezvény, konferencia Sajtótájékoztató Sajtóközlemény Szórólap, vagy egyéb nyomdai kiadvány szórólap PR-film Önálló internetes honlap Zöld szám, információs központ (ügyfélszolgálat) DM-levélkampány Telemarketing Közvélemény-kutatás Reklámtárgy Egyéb: fotódokumentáció készítése Egyéb: Internet honlap ( -kisdobszamerenye.hu/) - 7/9 -

8 7. Önkormányzati kommunikáció - esélyegyenlőség A településen élők folyamatos tájékoztatása az önkormányzat céljairól, törekvéseiről, intézkedéseiről, eseményekről, hosszú távú fejlesztési elképzeléseiről. A nagydobsza Község Önkormányzatának Körjegyzősége komplex szervezetfejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, az önkormányzat kommunikációjában és viselkedésében az önkormányzat és a projekt megvalósításában tanácsadói és képzési szolgáltatásokat nyújtó szervezet esélytudatosságot fejez ki. Nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket. Esélytudatos, sztereotip mentes kommunikációt valósít meg. minden kommunikációs célcsoport részére azonos tartalmú tájékoztatást ad, biztosítja a dokumentumok hozzáférhetőségét, társadalmi vita során minden célcsoport részére biztosítja a vélemény nyilvánítás lehetőségét, a kisebbségi önkormányzatokat bevonja a projekt megvalósításába. Tudatosan tervezve gyakoribbá kell tenni a lakosság közötti személyes megjelenést, lehetőséget adva a vélemény formálásra is. - lakossági fórumok szervezése minden a község életét hosszú távon befolyásoló önkormányzati, helyi ügyben. - Közmeghallgatások - Civil szervezetek érdekegyeztető fórumok - Vállalkozói fórumok - Képviselő-testületi községbejárás - Önkormányzati rendezvények szervezése, eseményteremtés nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy bármely rendezvény legfontosabb sikertényezői: időpont, helyszín, program, az aktualitás és a résztvevők. költség-előny-kockázat. - Kisebbségi rendezvények: támogatás és részvétel - Civil szervezetek rendezvényei Költségvonzat: nincs, szervezési feladatokat igényel. Ütemezés: folyamatosan elkezdhető, az aktuális program időpontjának meghatározása szükséges, melynek egy részét a képviselő-testület munkatervében, ill. a rendezvénytervben rögzíteni lehet. - 8/9 -

9 8. Felelősök, kivitelezés módja A kommunikációs tervben foglalt tevékenységek megvalósításáért, a szükséges eszközök elkészüléséért a pályázó szervezet, Nagydobsza Község Önkormányzata a felelős. E szervezet a kommunikációs döntések elsőszámú meghozója. A projektgazda a feladatok hatékony ellátása érdekében külső szervezet szolgáltatásait is igénybe veheti. 9. Értékelés Eszköz Tájékoztatási tábla C típus Tájékoztatási tábla D típus Szórólapok készítése Internet Értékelési módszer Arculati kézikönyv előírásainak való megfelelés értékelése Arculati kézikönyv előírásainak való megfelelés értékelése Szórólap értékelése, előírásoknak való megfelelés értékelése Kötelező tartalom és hivatkozások ellenőrzése Nagyobsza, Kovács János polgármester - 9/9 -