Cselekvési (kommunikációs) terv

Átírás

1 Cselekvési (kommunikációs) terv Dombóvár és térsége ivóvízminőség - javító program KEOP / Készítette: Geo-Gráf Kft

2 TARTALOM Tartalom... 2 I. HELYZETELEMZÉS... 3 II. CÉLKITŰZÉSEK... 4 II.1. Stratégiai dimenziók... 4 II. 2. Kommunikációs dimenziók... 4 III. Célcsoportok azonosítása... 5 III.1. A projekt kommunikáció főbb részvevői, érintett szereplői... 6 IV. Kommunikációs stratégia a kommunikációs célok elérésének érdekében... 6 IV.1. Projekt előkészítési szakasz... 7 IV.2. Projekt megvalósítási szakasz... 7 IV.3. A projekt megvalósítását követő szakasz... 8 V. Célcsoportok, üzenetek, eszközök... 9 V.1. Kommunikációs eszközök (részletező) a pozitív és hatékony kommunikáció megvalósításának felületei és a hozzájuk kapcsolódó stratégia VI. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök (előkészítési, megvalósítási és a megvalósítást követő szakasz) VII. Időzítési terv (előkészítési, megvalósítási és a megvalósítást követő szakasz) VIII. A kivitelezés módja IX. Költségterv X. Értékelés

3 I. HELYZETELEMZÉS A Dombóvár és Környéke Kistérségi Ivóvízminőség-javító Társulás 2010 márciusában alakult meg azzal a céllal, hogy a korábbi ivóvízminőség-javítási törekvéseket professzionálisabb szintre emeljék, illetve hatékonyabban pályázhassák meg a különböző minőségjavításra vonatkozó források elnyerését. A társulás létrehozásában összesen 13 tag vett részt Dombóvár város (Mászlony-puszta és Szilfás-puszta), valamint Attala, Csibrák, Csikóstőttős, Csoma, Dalmand, Döbrököz, Gyulaj, Kapospula, Kaposszekcső, Kocsola, Kurd és Szabadi község önkormányzata képviseletében. A társulás életre hívását az indokolta, hogy a Dombóvár és Környéke Kistérségi Ivóvízminőség Javító Társulás tagtelepülésein a rendelkezésre álló vízbázis hidrogeológiai adottságai következtében, a szolgáltatott ivóvíz minősége nem felel meg a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. További probléma, hogy a társult települések egy részéhez olyan puszták tartoznak, amelyek az egykori Dalmandi Állami Gazdaság működési területén helyezkednek el, és ahol a lakosság részére a közüzemi ivóvízellátás nem megoldott. A megfelelő minőségű és mennyiségű ivóvizet a már kiépített kapacitásokra alapozva, elsősorban Dombóvárról kiinduló távvezetéken történő tisztított víz átadással célszerű továbbítani, illetve ahol ez a nagy távolságok miatt műszakilag és gazdaságilag kedvezőtlen megoldást jelentene, ott a helyben kitermelt víz tisztítására alkalmas korszerű technológiákat kell telepíteni, és ehhez kapcsolódó felújítási munkálatokat, rekonstrukciókat kell végrehajtani. A Társulás a KEOP keretében kiírt pályázat első fordulójában a beruházás előkészítéséhez nyert vissza nem térítendő támogatást, melyet tervek készítésére, kommunikációs és projektmenedzsment tevékenységre és egyéb előkészítéssel összefüggő feladatok finanszírozására lehet fordítani. Jelenleg a Társulás a második pályázati fordulón való sikeres eredmény elérésén dolgozik. 3

4 II. CÉLKITŰZÉSEK II.1. Stratégiai dimenziók Stratégiai dimenziók A valamivel több mint főt tömörítő érintett lakosság, a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő (és az esztétikai igényeket, organoleptikus tulajdonságokat (íz és szag) tekintve is kielégítő) ivóvízzel történő ellátása Az ivóvíz szolgáltatás színvonalának és biztonságának, hozzáférhetőségének növelése Az emberi egészség védelmének biztosítása, a jelenleg értékhatár felett az ivóvízben jelen lévő elemek és vegyületek értékhatár alá való leszorításával Az egészséges életkörülmények és környezet kialakításához, a 21. század európai elvárásainak megfelelő életminőség biztosításához és ezek hosszú távú fenntarthatóságához való hozzájárulás Az ivóvízminőség szempontjából országos szinten az egyik legproblémásabb Tolna megye, és más megyék között fennálló különbségek csökkentése II. 2. Kommunikációs dimenziók A program és a beruházás megismertetése a Társulás 13 tagtelepülésének érintett lakosságával szórólapok, illetve sajtóközlemények, plakátok-hirdetőtáblák segítségével, valamint online médiafelületeken és települési honlapokon keresztül A beruházások, a fejlesztések kiváltó okainak, szükségességének és hasznának kommunikálása: - Lakossági fórumok szervezése az egyes önkormányzatoknál közvetlenül a beruházások megkezdése előtt, illetve a beruházások félidejénél - Az ivóvízminőség javító program szükségessége, annak okainak szakmailag magas szinten kidolgozott, ugyanakkor 4

5 közérthető kommunikációja elsősorban papíralapú, másodsorban online médiafelületeken, valamint a térségi televíziókban és rádiókban Kommunikációs dimenziók A programmal kapcsolatos összefoglaló anyagok közzététele, a beruházások aktuális állásának, a még hátralévő feladatoknak és a különböző híreknek a közzététele a projekt hivatalos weboldalán ( Az érintett lakosság, az önkormányzatok és a beruházók folyamatos kommunikációja érdekében, kommunikációs felület biztosítása a hivatalos projektoldalon 1 fő felelős személy kijelölése az érintett lakosság, a helyi intézmények és vállalkozások, az önkormányzatok és a beruházók oldaláról felmerülő kérdések kezelésére (telefon és ) Az említett felületeken és személyes kontaktusokon keresztül a lakosság és az önkormányzatok felkészítése a beruházásokkal kapcsolatos esetleges problémákra és nehézségekre Kötelező nyilvánosság biztosítása A jelentős költségvonzattal járó beruházások európai uniós támogatási részének ismertetése és hangsúlyozása III. CÉLCSOPORTOK AZONOSÍTÁSA Elsődleges célcsoportok A tagtelepülések lakossága (több, mint fő) Dalmand és Kurd esetében a településekhez tartozó puszták lakossága is célcsoportot alkot (ahol a közüzemi ivóvízellátás jelenleg még nem biztosított) Dombóvár város (Mászlony-puszta és Szilfáspuszta), Attala, Csibrák, Csikóstőttős, Csoma, Dalmand, Döbrököz, Gyulaj, Kapospula, Kaposszekcső, Kocsola, Kurd és Szabadi község önkormányzata 5

6 Másodlagos célcsoportok Helyi intézmények A primer (mezőgazdaság), a szekunder (ipar) és tercier szektor (szolgáltatás) helyi vállalkozásai A Társulás tagtelepüléseire járó ingázók A Társulás tagtelepüléseinek turistái III.1. A projekt kommunikáció főbb részvevői, érintett szereplői Résztvevők, érintettek Besorolás, feladatok Tagtelepülések lakossága Projekt haszonélvező Helyi intézmények Helyi vállalkozások Érintett önkormányzatok Beruházások kivitelező vállalkozói Dombóvár és Környéke Víz és Csatornamű Kft. Agroverde Kft. Geo-Gráf Kft. 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy Projekt haszonélvező Projekt haszonélvező Projekt haszonélvező Kommunikációs és koordinációs szerep A beruházások magas szintű, az előzetes terveknek és megállapodásoknak megfelelő megvalósítása Műszaki és egyéb szakmai tanácsadás Projektmenedzsment biztosítása PR tevékenység, marketing kommunikáció Az érintett lakosság, a helyi intézmények és vállalkozások, az önkormányzatok és a beruházók oldaláról felmerülő kérdések kezelése munkaidőben (telefon és ) IV. KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA A KOMMUNIKÁCIÓS CÉLOK ELÉRÉSÉNEK ÉRDEKÉBEN A kommunikációs tevékenység időszakaszai: a projekt előkészítési szakasza; a projekt megvalósítási szakasza; a projekt megvalósítását követő szakasz. 6

7 IV.1. Projekt előkészítési szakasz a próbaverzióként működő projektweboldal fejlesztése ( márciusig a projekt hivatalos portáljának kiépítése ( a cselekvési (kommunikációs) terv alapjául szolgáló médiaelemzés elkészítése; a cselekvési (kommunikációs) terv alapjául szolgáló lakossági kérdőíves elemzés elkészítése; a cselekvési (kommunikációs) terv kidolgozása; a kommunikációval kapcsolatos elkészült dokumentumok bemutatása, megvitatása, a hatékony és pozitív kommunikációra vonatkozó egyeztetések a projekt koordinációs értekezleteken; a beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében médiamegjelenések (nyomtatott és online médiumok, helyi televíziók és rádiók) generálása. IV.2. Projekt megvalósítási szakasz Ebben a szakaszban a pályázó a következő tevékenységek megvalósítását tervezi: sajtótájékoztató a projekt indításakor; sajtóközlemények kiadása a projekt indításáról; lakossági fórum(ok) a projekt indításakor: a projekt általános bemutatása, a program szükségességének, kiváltó okainak és hasznának hangsúlyozása; lakossági fórum(ok) a projekt félidejénél: a lakosság, az érintettek tájékoztatása a beruházások aktuális állásáról, a hátralévő feladatok bemutatása, a lakossági vélemények meghallgatása; 1 fő a programmal kapcsolatos információs szolgáltatásért felelős személy kinevezése, megbízása; 7

8 a hivatalos projektweboldal ( folyamatos frissítése, aktualizálása; médiamegjelenések (nyomtatott és online médiumok, helyi televíziók és rádiók) generálása; nyomtatott tájékoztatók (szórólapok, brosúrák stb.) készítése és terjesztésük a lakosság és az egyéb érintettek (helyi intézmények, vállalkozók stb.) körében; sajtóesemények szervezése; sajtómegjelenések összegyűjtése és elhelyezésük a hivatalos weboldalon; kötelező nyilvánosság megvalósítása (többek között C típusú tájékoztató táblák és D típusú emlékeztető táblák elhelyezése); fotódokumentáció készítése és elhelyezése a hivatalos weboldalon; önkormányzatoknál elhelyezett hirdetmények, plakátok; tájékoztató jellegű tevékenység az önkormányzati honlapokon, médiafelületeken keresztül; a hivatalos projektoldalon az uniós támogatás hangsúlyozása, logó elhelyezése; a sajtóközleményekben, a Társulás által kiadott különböző nyomtatott és elektronikus formájú kommunikációs anyagokban az uniós támogatás tényének feltüntetése. IV.3. A projekt megvalósítását követő szakasz sajtónyilvános ünnepélyes projektzáró; médiamegjelenések (nyomtatott és online médiumok, helyi televíziók és rádiók) generálása a projekt összefoglalásáról, az elért eredményekről D típusú emlékeztető táblák elhelyezése 8

9 V. CÉLCSOPORTOK, ÜZENETEK, ESZKÖZÖK Célcsoportok (elsődleges és másodlagos) Üzenetek Eszközök A 13 társulási tagtelepülés érintett lakossága Dalmand és Kurd esetében a településekhez tartozó puszták lakossága is célcsoportot alkot (ahol a közüzemi ivóvízellátás jelenleg még nem biztosított) Dombóvár város (Mászlonypuszta és Szilfás-puszta), Attala, Csibrák, Csikóstőttős, Csoma, Dalmand, Döbrököz, Gyulaj, Kapospula, Kaposszekcső, Kocsola, Kurd és Szabadi község önkormányzata Helyi intézmények A primer (mezőgazdaság), a szekunder (ipar) és tercier szektor (szolgáltatás) helyi vállalkozásai A Társulás tagtelepüléseire járó ingázók A Társulás tagtelepüléseinek turistái A fejlesztések, beruházások segítségével megvalósul a több mint főt tömörítő érintett lakosság, az ingázók és idegenforgalmi céllal érkezők, a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő (és az esztétikai igényeket is kielégítő) ivóvízzel történő ellátása A beruházások jelentősen hozzájárulnak az ivóvízszolgáltatás színvonalának és biztonságának növeléséhez, javulnak a működési feltételek, eddig el nem látott településrészek jutnak hozzá ellenőrzött minőségű vízhez a szükséges mennyiségben (és a tűzivízigény is biztosított lesz) A fejlesztésekkel megvalósul az egészséges életkörülmények és környezet kialakításához, a 21. század európai elvárásainak megfelelő életminőség biztosításához és ezek hosszú távú fenntarthatóságához való hozzájárulás lakossági fórumok papíralapú médiumok (cikkek, összefoglalók, interjúk) szórólapok plakátok-hirdetőtáblák online médiafelületek internetes honlapok folyamatosan frissített projektweboldal információs zöld szám és e- mail televíziók és rádiók sajtótájékoztatók a nyitó- és zárórendezvényekkel összhangban sajtóközlemények tájékoztató és emlékeztető táblák fotódokumentáció A fejlesztésekkel országos szinten is csökkennek az ivóvízminőség terén fennálló megyei és regionális különbségek 9

10 V.1. Kommunikációs eszközök (részletező) a pozitív és hatékony kommunikáció megvalósításának felületei és a hozzájuk kapcsolódó stratégia Lakossági fórumok helyszín: Dombóvár (Attala, Kapospula, Csoma, Szabadi, Csikóstőttős, Kaposszekcső) 1 ; Döbrököz (Kurd, Csibrák, Gyulaj); Dalmand (Kocsola); a fórumok száma: 6 db; a kivitelezés módja: A 6 lakossági fórum megtartására a Társulási Tanács, a Dombóvár és Környéke Víz- és Csatornamű Kft., a projektmenedzsment, a kivitelező és az érintett önkormányzatok közreműködésével 3 helyszínen, kettő blokkban, egyszer a projekt indításakor, egy alkalommal pedig a projekt félidejénél kerül sor; pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a kérdőíves elemzés során megállapításra került, hogy a tagtelepülések válaszadói helységükkel kapcsolatosan a tájékoztatásra vonatkozóan az offline eszközöket, papíralapú felületeket, illetve a közvetlen, személyes kontaktuson alapuló megoldásokat helyezik előtérbe. Így, a tájékoztatás formáját tekintve a szórólapok mellett, messze kiemelkedett a lakossági fórumok kategória. Nyomtatott, papíralapú médiafelületek (cikkek, összefoglalók, interjúk stb.) tervezett megjelenések: Tolnai Népújság, Dombóvári Szuperinfó, Somogyi Hírlap, Dombóvár és Környéke, Grátisz stb. a megjelenések alapja: közérdeklődésre számot tartó, több mint főt érintő fejlesztések a megjelenések száma: 15 db a megjelenések koordinálója: 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: kérdőíves elemzésünk során kiderült, hogy a válaszadók (részben a magyarországi községek elöregedő társadalmával, illetve az anyagi 1 A zárójelben jelölt települések a lakossági fórum szempontjából a 3 fő helyszínhez ebben az esetben vonzáskörzet szerint tartozó helységeket jelölik. 10

11 lehetőségekkel összefüggésben) nem csak a tájékoztatás esetében, de a településükre, szűkebb térségükre vonatkozó tájékozódásnál is az offline eszközöket, papíralapú felületeket preferálják. Ennek megfelelően a tájékozódásra vonatkozóan az első kettő helyre a helyi, térségi nyomtatott média és a települési hirdetőtábla került. A válaszadók között az összes konkrét tájékozódási kommunikációs felületeket tekintetbe véve a Tolnai Népújság és a Dombóvári Szuperinfó kapta a legtöbb szavazatot, míg a 4. helyen a Somogyi Hírlap, 9. helyen pedig a Dombóvár és Környéke végzett. A társulással kapcsolatos hírek, összefoglalók Somogyi Hírlapban való megjelentetése kifejezetten a Somogy megyei tagtelepülések, Csoma és Szabadi érintettsége következtében lenne célravezető. Szórólapok megjelenések helyszíne: 13 társulási tagtelepülés alkalom: 2 alkalommal, a projekt indulásakor és félidejénél, a lakossági fórumokat megelőzően darabszám: db tervezett méret: A4 terjesztés: önkormányzatoknál, önkormányzati intézményeknél és postákon ingyenesen hozzáférhető dokumentumok formájában, illetve ahol az adott önkormányzat partnerként bevonható, személyes terjesztéssel főként a központi belterülettől távol eső puszták esetén 2 kivitelező: Geo-Gráf Kft. a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a kérdőíves elemzés során megállapításra került, hogy a tagtelepülések válaszadói helységükkel kapcsolatosan a tájékoztatásra vonatkozóan az offline eszközöket, papíralapú felületeket, illetve a közvetlen, személyes kontaktuson alapuló megoldásokat helyezik előtérbe. Így, a tájékoztatás formáját tekintve messze kiemelkedett a szórólapok és a lakossági fórumok kategória. 2 Dombóvár esetében a szórólapokat Mászlony és Szilfás pusztára kell eljuttatni. 11

12 Plakátok-hirdetőtáblák megjelenések helyszíne: 13 társulási tagtelepülés hirdetőtáblái alkalom: 2 alkalommal a projekt indulásakor és félidejénél, a lakossági fórumokat megelőzően darabszám: db plakát tervezett méret: A3 terjesztés: Geo-Gráf Kft. kivitelező: Geo-Gráf Kft. a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: kérdőíves elemzésünk során kiderült, hogy a válaszadók (részben a magyarországi községek elöregedő társadalmával, illetve az anyagi lehetőségekkel összefüggésben) nem csak a tájékoztatás esetében, de a településükre, szűkebb térségükre vonatkozó tájékozódásnál is az offline eszközöket, papíralapú felületeket preferálják. Ennek megfelelően a tájékozódásra vonatkozóan az első kettő helyre a helyi, térségi nyomtatott média és a települési hirdetőtábla került. Online médiafelületek tervezett megjelenések: a megjelenések alapja: közérdeklődésre számot, több mint főt érintő fejlesztések a megjelenések száma: 15 alkalom a megjelenések koordinálója: a Társulási Tanács által kijelölt 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a válaszadók mind a tájékozódás, mind a tájékoztatás módjára vonatkozóan háttérbe helyezték az internetes, online felületeket. Ezzel összefüggésben az online médiafelületek az összes konkrét tájékozódási kommunikációs felületet tekintve is erőteljesen alulreprezentáltak voltak. Úgy véljük ugyanakkor (részben a fiatalabb korosztályok tájékozódási szokásait is szem előtt tartva), hogy az online felületeken 12

13 való egyszerű és ingyenes megjelenéssel az elektronikus médiafelületek a papíralapú kiadványok mellett (költség)hatékony kiegészítő jellegű információhordozóként funkcionálhatnak. Internetes honlapok tervezett megjelenések: a megjelenések alapja: közérdeklődésre számot tartó, több mint főt érintő fejlesztések a megjelenések száma: minden fontosabb hírt, eseményt megelőzően a megjelenések felelősei: érintett önkormányzatok, valamint a Dombóvár és Környéke Víz- és Csatornamű Kft. a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: bár a válaszadók a tájékozódásra és a tájékoztatásra vonatkozóan háttérbe helyezték az internetes felületeket, az egyes települési honlapokon való rendkívül egyszerű megjelenési mód indokolttá teszi, hogy a fontosabb események összefoglalóit, a különböző híreket ezeken a kommunikációs csatornákon is közöljük. A Dombóvár és Környéke Víz- és Csatornamű Kft. honlapján magától értetődően valamennyi jelentősebb hír, a program kiváltó okai, szükségessége, időbeli lebonyolítása stb. információinak megjelenítése indokolt. Projektweboldal tervezett domain név: a honlap kidolgozásának időpontja: március a megjelenések alapja: a honlap a projekt hivatalos weboldala kivitelező: Geo-Gráf Kft. a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a projektweboldal a projektre vonatkozó valamennyi hír, esemény, a programmal kapcsolatos legfontosabb anyagok, dokumentumok 13

14 autentikus tárháza. A portálon található információk folyamatosan frissülnek, a honlap a lakosság és egyéb érintettek (helyi vállalkozók, ingázók, intézmények), illetve az önkormányzatok és a kivitelezők számára fórum formájában kommunikációs felületet biztosít. A felület koordinátora a Társulási Tanács által megbízott információs szolgáltatásért felelős személy. Információs zöld szám és kapcsolat működésének kezdete: a projekt megvalósítási szakaszának eleje kezelője: a Társulási Tanács által kijelölt 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: A kérdőíves válaszadók 4/5-e vélte úgy, hogy a program során nincs szükség egy munkaidőben funkcionáló információs központ létrehozására. Ha információs központ kialakítása nem is, 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy kinevezése és megbízása mindenképpen indokolt. Ez a személy en, illetve telefonon keresztül válaszolja meg munkaidőben a lakosság, az önkormányzatok vagy éppen a beruházók, kivitelezők részéről érkező kérdéseket. Mindazonáltal szintén ez a személy lesz felelős a program kommunikációjának és a sajtómegjelenéseknek a koordinációjáért. Helyi, térségi televíziók és rádiók tervezett megjelenések: Tolnatáj Televízió Zrt.; Másik Tv, N-Joy Rádió (Dombóvár) a megjelenések alapja: közérdeklődésre számot tartó, több mint főt érintő fejlesztések a megjelenések száma: 4 és 2 alkalom a televíziókban és a rádiókban, a fontosabb eseményeket követően, jelentősebb hírek kapcsán a megjelenések koordinálója: a Társulási Tanács által kijelölt 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy 14

15 Dombóvár és térsége ivóvízminőség -javító program cselekvési (kommunikációs) terve a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a kérdőíves elemzés alapján kiderült, hogy a tagtelepülések lakossága a helyi, térségi kérdéseket illetően a helyi televíziókat és a rádiókat kevéssé preferálja. Mindazonáltal a konkrét tájékozódási csatornák közül ebben a vonatkozásban a Tolnatáj Televízió közvetlenül a Tolnai Népújság és a Dombóvári Szuperinfó után a 3. helyen végzett, és a fentebb említett Másik Tv, valamint az N-Joy Rádió (Dombóvár) is megemlítésre került. Sajtótájékoztatók a nyitó- és zárórendezvénnyel összhangban helyszín: Dombóvár és Döbrököz alkalom: 2 alkalommal, nyitórendezvény a projekt kezdetén Dombóváron, zárórendezvény a projekt záró szakaszában Döbröközön megtartva a sajtótájékoztatók koordinálója, felelőse: Társulási Tanács, Dombóvár és Környéke Vízés Csatornamű Kft., érintett önkormányzatok, kivitelezők, Geo-Gráf Kft., a Társulási Tanács által kijelölt 1 fő információs szolgáltatásért felelős személy a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: a sajtótájékoztatón a tervek szerint meghívás alapján elsősorban a jelen pontnál felsorolt papíralapú és online médiumok, televíziók és rádiók képviseltetik magukat. Sajtóközlemények tervezett megjelenések: Dombóvári Szuperinfó, Dombóvár és Környéke, Grátisz a megjelenések alapja: kötelező nyilvánosság; közérdeklődésre számot, több mint főt érintő fejlesztések megjelenések száma: előírás szerint tervezett kiadvány méret: előírás szerint 15

16 Tájékoztató és emlékeztető táblák tervezett helyszínek: a fejlesztések tagtelepülési helyszínein típus: C típusú tájékoztató táblák és D típusú emlékeztető táblák megjelenés és méret: az arculati kézikönyv előírásai alapján darabszám: előírás szerint kivitelező: Geo-Gráf Kft. Fotódokumentáció darabszám: 1 db kivitelező: Geo-Gráf Kft. elhelyezés: a hivatalos projektweboldalon a pozitív és hatékony kommunikáció alapja: az érdeklődők a projektweboldalon nem csak szövegesen tájékozódhatnak, hanem a képek segítségével virtuálisan is nyomon követhetik a fejlesztések, beruházások fejlődését, előrehaladását. 16

17 VI. A TÁJÉKOZTATÁS SORÁN HASZNÁLT PUBLIKÁCIÓS ESZKÖZÖK (ELŐKÉSZÍTÉSI, MEGVALÓSÍTÁSI ÉS A MEGVALÓSÍTÁST KÖVETŐ SZAKASZ) 3 Eszköz Tervezi-e a használatát? Célérték (darab) Tervezett határidő Eredményt igazoló dokumentum igen nem A típusú hirdetőtábla B típusú hirdetőtábla Tájékoztatási tábla C típus fotó Emlékeztető tábla D típus fotó Társadalmi felelősségvállalást elősegítő kommunikációs vállalás Nyomtatott sajtó (cikkek, interjúk) 15 újság másolat Online sajtó 15 másolat elektronikus adathordozón Televízió 4 másolat elektronikus adathordozón Rádió 2 másolat elektronikus adathordozón Internet (banner) 3 A megvalósítási szakasz kezdete II. félév, vége: II. félév. Javasoljuk a szükséges és a táblázatból hiányzó darabszámok, határidők KSZ-szel történő egyeztetését. 17

18 Nyitórendezvény 1 fotó Zárórendezvény 1 fotó Egyéb rendezény, konferencia Sajtótájékoztató 2 fotó Sajtóközlemény sajtóközlemény másolata Szórólap vagy egyéb nyomdai kiadvány PR film 3000 szórólap példány Internetes honlap 6 (saját, további 1 db) aloldal nyomtatott felülete Zöld szám, információs központ (ügyfélszolgálat) DM levélkampány Telemarketing 1 Szolgáltatói igazoló dokumentum Közvélemény kutatás dokumentum másolata Válságkommunikációs terv, krízismenedzsment Médiaelemzés és egyéb analízis Kommunikációs (cselekvési) terv dokumentum másolata dokumentum másolata 18

19 Kommunikációs tréning jelenléti ív, fotó Reklámtárgy Fotódokumentáció másolat elektronikus adathordozón, elérési felület megadása Egyéb: lakossági fórum 23 fotó VII. IDŐZÍTÉSI TERV (ELŐKÉSZÍTÉSI, MEGVALÓSÍTÁSI ÉS A MEGVALÓSÍTÁST KÖVETŐ SZAKASZ) 4 Feladat/eszköz Időzítés A típusú hirdetőtábla II. félév I. félév II. félév I. félév II. félév I. félév B típusú hirdetőtábla Tájékoztatási tábla C típus Emlékeztető tábla D típus Társadalmi felelősségvállalást elősegítő Nyomtatott kommunikációs sajtó (cikkek, vállalás interjúk) Televízió Rádió Internet (banner) 4 Javasoljuk a táblázatból hiányzó határidők egyeztetését. 19

20 Nyitórendezvény Zárórendezvény Egyéb rendezvény, konferencia Sajtótájékoztató Sajtóközlemény Szórólap vagy egyéb nyomdai kiadvány PR film Internetes honlap Zöld szám, információs központ (ügyfélszolgálat) DM levélkampány Telemarketing Közvélemény kutatás Válságkommunikációs terv, krízismenedzsment Médiaelemzés és egyéb analízis Kommunikációs (cselekvési) terv Kommunikációs tréning Reklámtárgy Fotódokumentáció Egyéb: lakossági fórum 20

21 VIII. A KIVITELEZÉS MÓDJA A kommunikációs tervbe foglalt tevékenységek megfelelő színvonalú ellátásáért, kivitelezésért a projektmenedzsment felelős. Ez a szervezet a kommunikációs döntések első számú letéteményese. A projektmenedzsment a feladatok hatékony ellátásának érdekében a PR tevékenységet végző Geo-Gráf Kft. segítségét veszi igénybe. A projektmenedzsment a kommunikációs döntésekkel összefüggésben rendszeresen egyeztet a Társulási Tanáccsal, annak jóváhagyását kéri. IX. KÖLTSÉGTERV 5 Feladat Lakossági fórumok szervezése és megtartása Nyomtatott és online sajtómegjelenések Szórólapok előállítása és kihelyezése Plakátok előállítása és kihelyezése Internetes honlapokon való megjelenések Projektweboldal fejlesztése Információs zöld szám és kapcsolat kialakítása, fenntartása Televízió és rádiómegjelenések Ár (nettó) Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Sajtótájékoztatók a nyitó- és zárórendezvénnyel összhangban Ft Sajtóközlemények C típusú tájékoztatási táblák és D típusú emlékeztető táblák legyártása és kihelyezése Fotódokumentáció elkészítése Összesen Ft Ft Ft Ft 5 Javasoljuk a táblázatból hiányzó árak egyeztetését. 21

22 X. ÉRTÉKELÉS A kommunikációs tevékenység mindhárom projektszakasz végén kiértékelésre kerül. Az értékelés az alább látható táblázatba foglaltak szerint történik. Eszköz Értékelés módszere Lakossági fórumok meghívottak, résztvevők száma, lakossági vélemények, lakossági visszajelzések Nyomtatott és online sajtómegjelenések generálása, sajtóközlemények sajtómegjelenések gyűjtése és elemzése, az egyes sajtómegjelenésekkel kapcsolatos kommentek figyelése, az elsődleges és másodlagos célcsoportok visszajelzései a tájékoztatás mennyiségéről és minőségéről ( , telefon, lakossági fórumok, személyes kontaktus stb.) Szórólapok Plakátok-hirdetőtáblák Internetes honlapok Projektweboldal Információs zöld szám és kapcsolat kialakítása, fenntartása Televízió és rádió hatásuk mérése lakossági visszajelzések Hatásuk-mérése lakossági visszajelzések látogatói számok látogatói szám, a fórum használatának mértéke Telefonos és forgalom felvételek összegyűjtése és elemzése Nyitórendezvény (sajtótájékoztatóval) meghívottak, résztvevők száma, aránya (elsődleges és másodlagos célcsoportok, a sajtó képviselői) Zárórendezvény (sajtótájékoztatóval) meghívottak, résztvevők száma, aránya (elsődleges és másodlagos célcsoportok, a sajtó képviselői) C típusú tájékoztatási táblák és D típusú emlékeztető táblák Fotódokumentáció (projekweboldalon elhelyezve) arculati kézikönyv előírásainak való megfelelés látogatói számok 22