Kommunikáció / Disszemináció

Átírás

1 Kommunikáció / Disszemináció

2 Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettsége Kötelezettség, mert: Minden egyes UMFT beruházás esetén kötelező a nyilvánosságot tájékoztatni arról, hogy az EU a támogató Erre pontosan meghatározott módokon kell felhívni a figyelmet. (színek, logók, képek, stb.) Lehetőség, mert: Erősít(het)i a beruházás jótékony hatását Hozzájárul az indikátorok vállalt alakulásához Válság esetén anyagi keretet ad(hat). Veszély, mert: A rossz kommunikáció negatív képet adhat a beruházásról

3 Tartalomjegyzék Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettsége Kommunikációs tevékenységek meghatározása pályázatíráskor Kommunikációs csomagok A kommunikációs tevékenységek Arculati kézikönyv Szerkesztési alapismeretek Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) Tájékoztatási kötelezettségek

4 Kommunikációs tevékenységek meghatározása pályázatíráskor Minden egyes UMFT pályázat felhívása tartalmazza, hogy kedvezményezett milyen kommunikációs csomagot köteles megvalósítani Tartalmazza azt is, hogy milyen típusú tájékoztató (A, B, C) és emlékeztető (D) táblát kell kihelyezni. Pályázati adatlap kitöltésekor: Csak azt kommunikációs feladatot szükséges vállalni, amely az előírt csomag része! Ha szükségtelen feladat van vállalva, nem biztos, hogy elszámolható lesz!

5 Bizonytalanság esetén aprojektmenedzser kérhet állásfoglalást a közreműködő szervezettől. Ebben az esetben legyen írásos nyoma az állásfoglalásnak (e mail is megfelelő). Különösen figyelni kell a tájékoztató táblák számának meghatározásakor! (bővebben később) A kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettsége útmutató nem következetes a sajtóeseményekkel kapcsolatban. Érdemes állásfoglalást kérni a darabszámot illetően, vagy pedig 2 db sajtótájékoztatót vállalni. (nyitó és záróesemények mellé) De minden rendezvényhez hívhatunk sajtót! Figyelem: V. csomagban nincs rendezvény!

6 Kommunikációs csomagok Öt féle kommunikációs csomag létezik (I, II, III, IV, V) Ezek közül az V, IV, III csomagok általános használatúak, a II, I csomagok pedig kiemelt projektekhez tartoznak. Feladatok megoszlása a csomagokban (db/csom): 35 db 4 db 8 db 11 db 21 db I.

7 A Kedvezményezettek Táj. K. útmutató alapvetően 3 részre bontja a tevékenységeket. (előkészítés, megvalósítás, megvalósítást követő sz.) Mindhárom szakasz önálló struktúrát képez, de sokszor mire szerződés köttetik a kommunikációs feladatokat ellátóval, addigra már bőven a megvalósításban jár a beruházás. pl. egyes sajtótájékoztatók fölöslegesek / értelmezhetetlenek Mindhárom szakasz rendelkezik sajtómegjelenés generálással, annak elemzésével, illetve sajtótájékoztatóval + egyéb sajátságos elemekkel. Az összevisszaság elkerülése érdekében a projektmenedzser kérjen állásfoglalást!

8 A kommunikációs tevékenységek Tájékoztató és emlékeztető tábla kihelyezése (A / B / C és D) TÁJÉKOZTATÓ TÁBLA Pályázati felhívás! Több megvalósítási helyszín esetén Ha más a hrsz., de a telkek szomszédosak, akkor az A vagy B táblát elég a legfrekventáltabb helyen kitenni, a többi helyszínre elég a C Ha a telkek nem szomszédosak (esetleg más település) akkor a legfrekventáltabb helyre A tábla kell, a többire B (Ha a B az alapelvárás, akkor elég a C )ű A D típusú emlékeztető tábla mindig kint kell legyen a projekt megvalósítása után (már a záró rendezvényen érdemes!)

9 Válságkommunikációs Terv ( + kockázatok felmérése) TANULMÁNY Tanulmány, mely arról szól, hogy a válság bekövetkezésekor mit kell tenni konkrétan Nem lehet általánosságban írni benne A kockázatok felmérésekor mátrix szerűen látszania kell, hogy milyen lehetséges eseményre milyen konkrét lépések következnek Konkrét személyeket kell megnevezni, akik konkrét üzenettel állnak elő válság esetén Válságstáb megnevezése, azok elérhetősége, nyilatkozati protokoll

10 Kommunikációs Terv TANULMÁNY Keretbe foglalja az egész kampányt Megfogalmazza az alapvető célokat Stratégiai ( Pályázati felhívásból kiolvasható) Kommunikációs ( Érintettek támogatásának elnyerése) Elkülöníti a célcsoportokat Közvetlen Közvetett Megfogalmazza a lehetséges üzeneteket és a lehetséges csatornákat, indokolja azokat (csak azokat melyek részei az adott csomagnak!) Stratégiát alkot ( a kampány rövid, időrendszerinti leírása) Eszközök leírása Költségvetési terv ( kapott árajánlat a szolgáltatásra) Időzítési terv (életszerű felhasználási sorrend) Értékelés + Egyeztetés a közreműködő szervezettel

11 Hatástanulmány TANULMÁNY Mini kommunikációs terv, amely tartalmazza a kampány alapvető célját, eszközeit, elvárt eredményeit A közreműködő szervezet maga sem tudja, hogy mit vár ettől a tanulmánytól. Érdemes az adott ügyintéző kérése szerint elkészíteni

12 Közvélemény kutatás TANULMÁNY Leginkább érintett célcsoport, vagy település rész lakosai által kitöltött kérdőív mely az alábbiakra kíváncsi: Hallott e a projektről? Honnan? Mely médiumokat ismeri / preferálja? Környezettudatos? Milyen mélyen ismeri az EU t és annak támogatási rendszerét? Tudta, hogy az EU támogatja az adott projektet? Tipizálási kérdések ( nem, háztartás, stb.) Ez adott esetben indokolja, hogy a kampányban hogyan és mit üzen, illetve milyen csatornán keresztül teszi. (csak a csomag keretein belül!)

13 Menetrend összeállítás TANULMÁNY A projekt menedzser által adott adatokból diagram készíthető. A kommunikációs tervben szereplő egyes tevékenységeket ezzel érdemes összhangba hozni. (pl. rendezvények, lakossági fórum, stb.)

14 Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése TANULMÁNY Korábbi sajtómegjelenések elemzése során a következőket kell megfigyelni és egy tanulmányban összefoglalni: Mely felületek érik el a nekünk fontos célcsoportot? (TV, Rádió, Újság, elért olvasó/néző (fő)) Milyen jellegű cikkek voltak ezek? Milyen minőségűek? Érdemes e ezt használni? Ha igen / ha nem akkor miért? Saját sajtómegjelenések összegyűjtése értelemszerűen Röviden meg kell fogalmazni, hogy mely felületeket miért használtuk (Hivatkozhatunk a korábbi elemzésre)

15 Véleményvezérek azonosítása, interjúk TANULMÁNY A projekt esetében mérvadó politikusok, szakemberek megszólaltatása a beruházással kapcsolatban Érdemes felkutatni civil véleményformálókat, illetve érdemes azok figyelmét és támogatását elnyerni Civil szervezetek felkutatása, véleményük megismerése A releváns civil szervezetek megkeresése annak érdekében, hogy (pozitív) véleményüket felhasználva alátámasztásra kerülhessenek a beruházás jótékony hatásairól szóló állítások Érdemes velük hosszabb távon együttműködni, válság esetén hatékony segítségre lelhetünk bennük

16 NYITÓRENDEZVÉNY Nyitórendezvény + sajtótájékoztató Érdemes az önkormányzati hivatalban a lehető leghamarabb megszervezni, életszerű időpontban 20 munkanappal hamarabb a közreműködő sz. nek be kell jelenteni a rendezvényt! A rendezvény előtt lehetőleg legyen kint a tájékoztató tábla A meghívó a rendezvényhez képest legalább 5 munkanappal hamarabb érkezzen A sajtó részére elküldhető a rendezvény forgatókönyve is, de az kiosztható a helyszínen is. Follow Up! (meghívón hivatkozható e mail is!)

17 NYITÓRENDEZVÉNY A forgatókönyv tartalmazza a helyszínt, időpontot, a megszólalók névsorát, várható időkereteket és a projekt minden nyilvános adatát és rövid leírását Készüljön jelenléti ív külön a vendégeknek és a sajtósoknak. Ez tartalmazza az aláíró: Nevét, telefonszámát, e mailjét, aláírását és a szervezet nevét, amit képvisel A forgatókönyvet a jelenléti ív szerint elektronikusan is küldjük el a sajtó képviselőinek Készülhet háttér prezentáció, melyben látványtervek, adatok és kötelező formai elemek láthatóak Legyen narrátor, aki levezeti a rendezvényt Állófogadás esetében a meghívottakhoz képest 60% os jelenléttel számolhatunk, ha nincs follow up Fotódokumentáció!

18 Záró rendezvény + sajtótájékoztató ZÁRÓ RENDEZVÉNY Hasonlóságok a nyitórendezvényhez képest: bejelentési kötelezettség, meghívók érkezése, táblák (D), follow up, háttér prezentáció, narrátor Általában nagyobb volumenű rendezvény, érdemes a helyi szinten túl is meghatározó személyeket meghívni. Érdemes valamilyen előadást szervezni Szabadtéri helyszín nem ajánlott. Ha mégis, legyen b terv. (hangosítás, időjárás problematikája) Tisztázzuk előre a szalagátvágás részleteit (ki kivel vág, kinek adnak szalag darabokat) Szalagátvágáskor várjuk meg míg a sajtó odaér és segítsük őket vágás közben is a fotózásban

19 Lakossági Fórum EGYÉB RENDEZVÉNY Legyen nyomtatott, online, elektronikus felületen meghívás, legyen szórólap (minden érintett háztartásban) és plakát (Polgármesteri Hivatalban, szociális intézményekben, utcán, buszvárókban) Minden felület feleljen meg az UMFT A.k. követelményeinek Legyen életszerű időpontban, releváns emberek részvételével (ne csak politikusok, hanem szakemberek is) Készüljünk fel minden lehetséges, akár kellemetlen kérdésre is és valódi válaszokat adjunk Hívjuk meg a sajtó képviselőit is

20 SAJTÓMEGJELENÉS Sajtómegjelenés formája Nyomtatott Online Elektronikus Lehetséges változatok Sajtóhirdetés* Sajtócikk Internetes banner + alapinformációk Televízió Javasolt megjelenési helyek Hely, regionális újság Kedvezményezett honlapja Riport (helyi, reg.) Képújság (helyi, reg.) Rádió Reklámspot (helyi, reg.) *Arculati Kézikönyv 16. oldala mérvadó

21 SAJTÓMEGJELENÉS A látható felületeken az Arculati Kézikönyv vonatkozó szabályai betartandóak Az olvasható és hallható felületeken pedig minden esetben szerepelnie kell a következő adatoknak: Projekt címe, kódszáma A projekt összköltsége A támogatási intenzitás A támogatás összege Támogató alap formamondata Kedvezményezett adatai Közreműködő szervezet adatai

22 Banner INTERNET Banner esetén nincs egyértelmű szabály a Ktk. ban, de a kötelező arculati elemek és adatok feltüntetése szükséges. (Flash animáció) A banner mögött legyenek letölthető dokumentumok, információk, képek a projektről Önálló honlap A kedvezményezett honlapján a banner ide mutasson Egyszerű, beszédes domain név legyen. (A.eu s végződésű domain sokkal hamarabb bejegyzésre kerül) Lehetőség szerint akadálymentesített verzió is legyen! Ktk. 8. sz melléklete mérvadó (36. oldal)

23 Kiadvány (szórólap) NYOMDAI TERMÉK Ak. 25. oldal (A/4 es, félbehajtott információs kiadvány) Az érintett háztartások száma szerint érdemes rendelni A terjesztése lehetőség szerint legyen összhangban a kommunikációs terv szerinti időzítéssel Érdemes a beruházás látványterveit felhasználni Figyelem! novembertől csak semleges UMFT image fotót lehet használni, mert a család jogdíja lejárt! (kézfogós)

24 Arculati Kézikönyv (Ak.) Alapvetően három esetben kell mindenképpen felütni az Arculati Kézikönyvet: Tájékoztató és emlékeztető táblák (minden esetben bízzuk szakemberre) Rendezvények (meghívó készítése) Sajtómegjelenések (pl.: újsághirdetés megjelenése)

25 Meghívó készítése (nyomda, előlap) 20 cm MEGHÍVÓ 10 cm x x 33% szélesség x 0,02

26 Meghívó készítése (nyomda, hátlap) 20 cm MEGHÍVÓ cm 25% 1. Projekt cím, kódszám, esemény megnevezése Helyszín, időpont, főbb programpontok 2. Kedvezményezett neve, címe 3. Támogató alap + EU zászló

27 Meghívó készítése (irodai megoldásban) MEGHÍVÓ Szlogenes UMFT logó és EU zászló, vagy Szlogenes logópár Támogatás forrására utaló mondat (Ha átadó ünnepségről van szó, akkor: valósult meg ) Érdemes minden alapinformációt elhelyezni.

28 Újsághirdetés készítése ÚJSÁGHIRDETÉS

29 ÚMVP Arculat A rendelet Az ÚMVP Irányító Hatósága a 15/2009 (IV.9) közleményében szabályozza a kedvezményezettek tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó kötelezettségeit Kötelező arculati elemek Európai lobogó ÚMVP embléma Támogatás forrására utaló mondat: Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa. Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

30 Ha a projekt az ÚMVP IV. intézkedés csoportjából finanszírozott, akkor a LEADER embléma szükséges Kiadvány (nyomdai termékek) esetén Tartalmaznia kell az információs tartalomért felelős személy / testület és az adott támogatási konstrukció végrehajtásáért felelős Irányító Hatáságra vonatkozó hivatkozásokat Minden kötelező elem szükséges Ha szolgáltatásra irányul a projekt, akkor minden felületen fel kell tüntetni a kötelező elemeket Magyarázó tábla Magyarázó tábla kötelező, ha a beruházás teljes költsége meghaladja az Eurót.

31 Plakát A magyarázó táblának az üzemeltetési idő végéig kint kell lennie, illetve rongálódás esetén pótolni kell azt. A mérete és helye: jól látható legyen Ha a beruházás teljes költsége meghaladja az Eurót, akkor plakátot kell kihelyezni, illetve a magyarázó táblához hasonlóan kell ezzel kapcsolatban eljárni Gép és eszközdekoráció Ha tábla nem helyezhető el, úgy matricával kell ellátnunk minden egyes gépet / eszközt. Az jól olvasható és látható legyen, rongálódás esetén pedig pótolandó

32 Internetes honlap Ha a kedvezményezett saját honlapot üzemeltet, akkor köteles feltüntetni az ÚMVP beruházáshoz kapcsolódó információkat Tartalmaznia kell a kötelező elemeket és linket az fvm.hu és umvp.eu oldalakra Ha a kedvezményezett hírt vesz át ezekről a honlapokról, úgy köteles a forrást megjelölni Sajtónyilatkozatok Ha a kedvezményezett nyilatkozik a beruházásról, akkor köteles említést tenni a támogatási forrásról

33 Köszönöm a figyelmet!