1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Átírás

1 ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Várpalotai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Várpalota Város Önkormányzata 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése 1b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében I. Fejlesztési javaslat II. Programterv III. Akcióterv

2 I. Fejlesztési javaslat 1. A fejlesztési javaslatokat alátámasztó információk forrásai A fejlesztési javaslatok kidolgozását egy több hónapos helyzetfeltárás előzte meg, melynek eredményeit a Felmérés c. dokumentumban összegeztük. Azt követően az alábbi egyeztetések, műhelymunkák valósultak meg, melyek során a hivatal vezetése az EX ANTE tanácsadóinak segítségével kidolgozta a következőkben bemutatott fejlesztési javaslatokat, akcióterveket és programterveket: Program megnevezése Dátuma Témája Résztvevők PIB ülés okt. 21. A felmérés eredményeinek ismeretében a fő fejlesztési fókuszok kijelölése Vezetői értekezlet Vezetői műhelymunka nov. 2. A felmérés eredményeinek ismertetése, a következő lépések egyeztetése, műhelymunkák tartalma és időpontjai nov. 30. Fejlesztési javaslatok, akciótervek, programtervek kidolgozása a következő területen: 1b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Németh Árpád, polgármester Katona Csaba, alpolgármester Somogyi J. Lászlóné,, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Katona Csaba, Alpolgármester Fülöp Zoltánné, Pénzügyi és Adóügyi Iroda Drágánné Fülöp Éva, Szociális és Gyámügyi Iroda Tavasziné Engi Marianna, Ügyfélszolgálati és Okmányiroda 2. Fejlesztési célok A felmérés alapján egyértelműen meghatározhatók a fejlesztési részterület céljai. Az elsődleges cél az ügyintézési folyamatok eredményességének javításával a hivatali működés hatékonyságnövelése, és ezáltal az állampolgári elégedettség növelése. A fejlesztés két fő területre fókuszál: az elektronikus ügyintézés bevezetésének elősegítése érdekében első lépésként egy e-hivatali koncepció kidolgozására, másrészt olyan belső átszervezésekre, amelyek javítják az ügyintézési folyamatok hatékonyságát. A fejlesztés fő céljainak megvalósulásával, az e-hivatali koncepció kidolgozása és az ügyintézési folyamatokra optimalizált szervezeti működés bevezetésével minőségileg javul a hivatali munkavégzés eredményessége elsősorban, az ügyintézési folyamatok esetében, aminek hatására az állampolgárok/ügyfelek elégedettebbek lesznek a polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatásokkal. 3. Fejlesztési javaslatok A helyzetfeltárás az alábbi fő hiányosságokra mutatott rá: 2

3 - Az elektronikus ügyintézés még nem elterjedt a hivatalban, jelenleg az elektronikus ügyintézés első és második szintje valósul meg. Az első szint (információközlés) nem interaktív, csupán online információközlés a közigazgatási szolgáltatásokról, ügyintézésről, egyéb információkról az önkormányzat honlapján. A második szint (egyirányú kommunikáció) lehetővé teszi az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letöltését. A harmadik ill. negyedik szintek alkalmazását, amikor már a kérelmek elektronikus benyújtása is megvalósulhat, az elektronikus ügyintézésről szóló helyi rendelet jelenleg nem engedi. - A első felében lefolytatott felméréshez képest új fejleményként merült fel, hogy a 2009 novemberétől hatályba lépett KET az ügyintézési határidőkkel kapcsolatos túllépések statisztikájának nyilvánossá tételét írja elő. Ennek teljesítéséhez a jelenlegi iktatási rendszer átalakítása szükséges. A fejlesztési javaslatokat a fenti fő problémákra fókuszálva azonosítottuk: - 1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához Ennek első lépése lehetne a jelenlegi eszközök (hardver, szoftver) felülvizsgálata, a dolgozói szoftverismeret áttekintése, ezek alapján a fejlesztések pénzügyi vonzatának megvizsgálása, a 2010-es költségvetési kerettel való összevetés, illetve a pályázati lehetőségek megvizsgálása. - 1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása A jelenlegi ügyintézéssel, hatósági ügyekkel foglalkozó irodák közötti információáramlás fejlesztésre szorul, amely az ügyintézési folyamatokra is jelentős hatással lesz. Ilyen javaslat pl. hogy a hatósági iroda tájékoztassa az adócsoportot a telephelyengedélyek kiadásáról, és ezáltal az adócsoport hatékonyabban fel tudjon készülni a helyi adók beszedésére. Az ehhez hasonló javaslatok összegyűjtése és dokumentálása, bevezetése nagyban elősegítené a hivatal hatékonyabb működését. - 1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében Ennek keretében megtörténik a jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata, a folyamatok, felelősök áttekintése, majd javaslatok kerülnek megfogalmazásra a hatékonyság növelése érdekében. A javaslatok alapján egy olyan eljárás kidolgozása, amely alapján a ügyintézési határidőkkel kapcsolatos túllépések statisztikájának negyedévenkénti nyilvánossá tételi kötelezettségnek a hivatal eleget tudjon tenni. 3

4 II. Programterv Összefoglaló táblázat a fejlesztési célokról (programterv, akcióterv) Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Határidő Felelős Akcióterv / Programterv (A/P) Informatikai állapotfelmérés elvégzése b.1. Működéstámogató informatikai (ehivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához Rövid távú fejlesztési javaslatok kidolgozása A rövid távú fejlesztések pénzügyi megvalósíthatóságának vizsgálata A Javaslatok elfogadása Képviselő testület Hosszú távú fejlesztési javaslatok kidolgozása P 1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása Jelenlegi szabályozás áttekintése Javaslatok megfogalmazása Pénzügyi iroda vezetője A Javaslatok elfogadása Képviselő testület 1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében Jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata Javaslatok megfogalmazása Javaslatok elfogadása Képviselő testület A 4

5 A programtervek megvalósításának előzetes ütemezése Programterv 2009/2 2010/1 2010/2 2011/1 2011/2 2012/1 2012/2 1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához 5

6 III. Akcióterv Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output Határidő Felelős 1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához 1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása Informatikai állapotfelmérés elvégzése Rövid távú fejlesztési javaslatok kidolgozása A rövid távú fejlesztések pénzügyi megvalósíthatóságának vizsgálata Jelenlegi eszközök (hardver, szoftver) felülvizsgálata, dolgozói szoftverkezelési ismeretek felmérése Fejlesztési javaslatok kidolgozása különös tekintettel az ügyintézés nyomon követésére, ügyfélirányítási rendszerre és az irodák közötti elektronikus adatszolgáltatásra évi költségvetési keret, pályázati és egyéb finanszírozási lehetőségek megvizsgálása Rövidtávon megvalósítható informatikai fejlesztési javaslatok Javaslatok elfogadása Jelenlegi szabályozás áttekintése Javaslatok megfogalmazása A hatósági és egyéb ügyintézéssel foglalkozó irodák közötti adatszolgáltatási kapcsolatok áttekintése Javaslatok kidolgozása az irodák közötti adatszolgáltatás hatékonyabbá tétele érdekében (pl. ha a hatósági iroda telephelyengedélyt ad ki, akkor ezt automatikusan továbbítsa az adócsoport felé, amely a helyi adók kivetéséért felelős) Eljárás az irodák közötti adatszolgáltatás rendjére Javaslatok elfogadása Képviselő testület Pénzügyi iroda vezetője Képviselő testület 6

7 1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében Jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata A módosított KET szerint az ügyintézési határidő túllépéseket negyedévente közzé kell tenni a honlapon, melyet a jelenlegi iktatási rendszer nem tesz lehetővé Eljárás az ügyiratok Javaslatok megfogalmazása iktatásának szabályozására Javaslatok elfogadása Képviselő testület Az akciótervek megvalósításának előzetes ütemezése Akcióterv b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához Nov. Dec. Jan. Febr. Márc. Ápr. Máj. Jún. 1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása 1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében Jelmagyarázat: Megvalósítás Nyomonkövető értékelés (audit) 7