Tanácsadási terület:

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Tanácsadási terület:"

Mariska Barnané
7 évvel ezelőtt
Látták:

Tanácsadási terület: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető

1 Tanácsadási terület: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása Dokumentum: Egy koncepcionális javaslat részletesebb kifejtése ÁROP-3.A Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Működési folyamatok optimalizálása Erzsébetváros Önkormányzatánál szervezetfejlesztési projekt Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata

2 Tartalomjegyzék Bevezető 3 Az Erzsébetvárosi Önkormányzat beszerzési szabályzatának módosításával kapcsolatos javaslatok részletezése 3 A javaslatok megvalósulásának felelősei, határidők 5 2

3 Bevezető A workshopok-on visszatérően felmerültek az önkormányzat beszerzési szabályzatával kapcsolatos felvetések, problémák. A beszerzési szabályzat szükséges megváltoztatása felmerült ahtékony munkavégzés, az intzéményirányítási modell, az intézmények működése, a hatékonysági, költségcsökkentési témakörnél is. A résztvevők a szabályzatot az egyik legfontosabb háttérdokumentumnak minősítették, amely sok tekintetben meghatározza, ugyanakkor sok tekintetben lassítja is a munkavégzést. Az önkormányzat beszerzési szabályzatának módosításával kapcsolatos javaslatok Miközben csak a Polgármesteri Hivatalban éves szinten szerződés köttetik, a beszerzési szabályzatban foglaltak alapján 13 fázist azonosítottak a résztvevők, mire egy szerződéskötési szándékból bármely szolgáltatóval aláírt szerződés lesz. Ezt a folyamatot javasolták a résztvevők lerövidíteni. A beszerzés területén álláspontjuk szerint a túl alacsony értékhatárhoz Ft azaz kettőszázezer forint - kötött 3 írásbeli ajánlat kötelező bekérése akadályozza a gördülékeny munkavégzést. A résztvevők véleménye alapján hatékonyságnövelő 3

4 intézkedés lehetne ezen összeghatár emelése. Konkrétan elhangzott az Ft-os, azaz ötszázezer, illetve az Ft-os, azaz Egymillió forintos alsó összeghatár bevezetésének a szükségessége. A résztvevők javaslatukat azért fogalmazták meg, mert álláspontjuk szerint jelentős költséghatékonysággal járna, mert: rövidebb ügyintézési határidők lennének; kevesebb papír, kevesebb ügyirat keletkezne; ezáltal javulhatna a munkavégzés minősége, és kevesebb hibával valósulna meg az egyes feladatok teljesítése; több munka lenne elvégezhető a kollégák által, egységnyi idő alatt. A workshopok résztvevői az Irodák közötti kapcsolattartás, kommunikáció javításával is a szerződéskötési eljárást javasolták optimalizálni. A résztvevők szerint át kellene világítani az önkormányzati irodákat, valamint a beszerzési szabályzatot használó intézményeket és gazdasági társaságokat abból a szempontból, hogy milyen hatékonysággal és mennyi idő alatt végzik el a szerződések előkészítésével kapcsolatos feladatokat. A javaslat megvalósítása egyben a Magyary Zoltán Program által megnevezett közigazgatási gyengeségek területén is jobbulást jelentene az eljárások gyorsítása által. 4

5 A beszerzési szabályzattal dolgozók állandó létszámhiánnyal küzdenek, tehát érdemes volna ezeknek a feladatoknak az ellátását végző emberekkel megerősíteni az egyes szervezeti egységeket, illetve a beszerzési szabályzattal dolgozó intézményeket. Az eddigi gyakorlatot illetően azt azonban jónak tartják, hogy a szigorú és több esetben lassú ügyintézést eredményező szabályok elősegítették a jó és felelősségteljes gazdálkodást. Általánosságban azt a javaslatot is megfogalmazták a résztvevők, hogy a napi szinten előforduló, kisebb összegű szerződések esetében teljesen szűnjön meg a három ajánlat bekéréses modell, mert nagyon lassítja a munkát, felesleges adminisztráció többletterhet ró a munkavállalókra, és sok esetben nem egyszerű megfelelni a három ajánlat beszerzésére vonatkozó követelménynek sem. A javaslatok megvalósításának felelősei, határidők A résztvevők javaslata szerint a beszerzési szabályzat módosításához szükséges folyamatokat november 30-ig célszerű lenne megkezdeni és március 31-ig befejezni. A résztvevők elképzelése szerint a módosítás kezdeményezője a polgármester, az operatív végrehajtást pedig a jegyzőnek kellene lefolytatnia. 5

6 A résztvevők szerint a módosítás tartalmának meghatározásakor egyrészt figyelembe kellene venni a hatályos jogszabályi környezetet, másrészt felmérni az egyes Irodák és az önkormányzat beszerzési szabályzatát használó gazdasági társaságok vezetőinek, valamint a szabályzattal dolgozó munkatársak módosítási javaslatait, elképzeléseit. A résztvevők külön kiemelték, hogy azon a gyakorlaton is változtatni kellene, hogy az önkormányzat minden szerződést megküld a TVI-nek, ezáltal tovább lassítva a szerződéskötés folyamatát. Végül az a javaslat hangzott el, hogy 6 hónap után egy - kérdőíves vizsgálat elrendelésének keretében megvalósuló - átfogó monitoring vizsgálattal a jegyző tesztelje le, hogy a módosított szabályzat beváltotta-e a hozzá fűzött hatékonysági, költségcsökkentési, és az ügyintézés felgyorsítására vonatkozó elvárásokat. 6

Hasonló dokumentumok

Tanácsadási terület: Dokumentum: Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése workshop keretében Tanácsadói dokumentum

Tanácsadási terület: Dokumentum: Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése workshop keretében Tanácsadói dokumentum Tanácsadási terület: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott