Nagykálló Város Önkormányzata

Átírás

1 HATÉKONYABB MŰKÖDÉSRE IRÁNYULÓ SZERVEZETI JAVASLATOK (TÉRSÉGI SZINT) Nagykálló Város Önkormányzata Készült a,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A projekt keretében

2 KÉSZÍTETTE: MEGAKOM STRATÉGIAI TANÁCSADÓ IRODA KFT. MEGBÍZÓ: NAGYKÁLLÓ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÁTUM: SZEPTEMBER 30. A tanulmány az Államreform operatív program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára című egyfordulós pályázati felhívás (Kódszám: ÁROP-1.A ) keretében finanszírozott,, Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra.

3 Bevezető Nagykálló Város Önkormányzata esetében térségi szintű feladatellátás 2014-ben kizárólag már a szociális és egyészségügyi feladatcsoport esetében valósult meg a következő konkrét tevékenységeket illetően: étkeztetés házi segítségnyújtás jelzőrendszeres házi segítségnyújtás idősek nappali ellátása családsegítés gyermekjóléti szolgáltatás A fenti feladatok ellátása a Dél-Nyírségi Többcélú Önkormányzati Társulás keretében, a Társulás Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központ nevű szervezete által történik. A Társulás által ellátott feladatok minden esetben jogszabályok által szabályozott, előírt feladatokat, ellátásokat fednek le, azaz azok kialakításában, módosításában a Társulásnak minimális a mozgástere. Lényegében maga a társulási forma a költséghatékonyság és takarékosság érvényesítésének egyik kulcsa, ezen felül további hatékonyságnövekedést elsősorban a szakmai és adminisztratív munkafolyamatok jobb megszervezésével, illetve a méretgazdaságosságból származó előnyök növelésével, azaz esetleg újabb települések társuláshoz való csatlakozásával lehetne elérni. Ennek érdekében javasolt az intézmény beszerzésének beintegrálása a Nagykálló Önkormányzat beszerzéseihez, hogy a nagyobb közös beszerzési tételekkel javuljon a költséghatékonyság. A következőkben az eljárás részletes bemutatása következik, az alábbi struktúrában: Háttér Az eljárás célja Szervezeti keretek Az eljárás leírása (folyamat) Melléklet

4 EGYSÉGES ENGEDÉLYEZÉSI ÉS BESZERZÉSI FOLYAMAT BEVEZETÉSE 1 Háttér A nagykállói Önkormányzat, illetve Polgármesteri Hivatal beszerzési folyamatai jelenleg alapvetően két szabályzat alapján működnek: Költségvetési rendelet Közbeszerzési szabályzat Ezen előírások alkalmazásával azonban a beszerzés folyamata a Hivatal és Intézményei, valamint a Dél-Nyírségi Többcélú Önkormányzati Társulás keretében működő Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központ tekintetében nem egységes. Valamennyi szervezeti egység esetében előfordul, hogy a működési év során ugyanazon típusú termékek beszerzése más-más beszállító segítségével történik. Annak érdekében, hogy a Hivatal és Intézményei, valamint a Központ a jövőben beszerzéseiket költséghatékonyabban és egységesebben végezzék, jelen eljárásban a beszerzés folyamatának pontosítására és egységesítésére kerülhet sor. 2 Az eljárás célja Az eljárási utasítás a Hivatal, szervezeti egységeinek és a Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központ beszerzési folyamatát hivatott szabályozni. A szabályozás célja, hogy valamennyi érintett és bevont szervezeti egység és intézmény éves beszerzési eljárása egységes, átlátható, költséghatékony legyen, és meghatározott rend szerint történjen. Célja továbbá a beszállítói szerződések tartalma közötti átfedések kiszűrése és megszüntetése, a leginkább költségkímélő árstruktúrákat alkalmazó beszállítókkal való egységes együttműködés megvalósítása. Valamint célja, hogy a jelentős volumenben történő termékek beszerzése egy megállapodással, a jelentős volumenre tekintettel árelőnyt biztosító beszállítóktól, központilag történjen. 3 Szervezeti keretek Jelen eljárási utasítás a Polgármesteri Hivatalra és azon szervezeti egységeire terjed ki, melyek a lent hivatkozott dokumentumok hatálya alá esnek. a mindnekori hatályos Költségvetési rendelet (jelenleg hatályos: 4/2014 rendelet az Önkormányzat évi költségvetéséről és a költségvetés vitelének szabályairól)

5 Közbeszerzési szabályzat (9/2005. (I.11.) KT. határozattal elfogadva, /Módosította a 109/2006. (IV.26.) Kt. számú határozat A 165/2009. (III.26.) KT. határozat és a 10/2012.(II.21.) önkormányzati rendelet 13. -a/ Továbbá: a Dél-Nyírségi Többcélú Önkormányzati Társulás keretében működő Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központra. 2.4 A beszerzés folyamata Tárgyévi beszállítói szerződések nyilvántartása Minden érintett szervezeti egység köteles összeállítani egy alap-nyilvántartást, mely lezárt évre vonatkozóan tartalmazza valamennyi beszerzési eljárását. Ezen nyilvántartások segítségével tehát valamennyi érintett szervezeti egység számbaveszi azévi beszállítói szerződéseit. A nyilvántartás tény-adatai a következő évi beszerzési tervezet alapadatai lesznek, a döntéselőkészítés bázisaként szolgálnak. Az érintett szervezeti egységek a beszerzési nyilvántartásban feltüntetik: az adott évben alkalmazott beszállítóikat az egyes beszállítói szerződések tárgyát milyen termékek beszerzésére került sor az adott szerződés alapján milyen áron történt a beszerzés következő évi tervezett beszerzések az adott beszállítótól következő évi egyéb beszerzések, melyekre adott évben nem került sor mely beszerzés esik közbeszerzés hatálya alá, és melyik nem. A beszerzések nyilvántartási tábláját a melléklet tartalmazza. A beszerzési alap-nyilvántartások összesítése és értékelése A Hivatal és valamennyi szervezeti egység a tárgyévet megelőző év adataiból, valamint a tárgyévre tervezett beszerzéseiből összeállított beszerzési nyilvántartását a Gazdasági Iroda vezetőjének küldi meg január 15-ig. A Gazdasági Iroda vezetője minden szervezeti egység tény és tervezett beszerzési adatait feldolgozza, összesíti, és január hónap második felében Vezetői megbeszélésen terjeszti elő. A Vezetői megbeszélésen az egyes szervezeti egységek vezetői ismertetik tény és tervezett beszerzéseiket, a Gazdasági Iroda vezetője pedig javaslatot tesz, hogy melyek azok a több szervezeti egységet érintő (azonos beszerzésre vonatkozó) tételek, melyek esetében központi beszerzés foganatosítható. Ezen tételek esetében a Gazdasági Iroda vezetőjének

6 javaslata alapján a Jegyző/Képviselő-testület/Polgármester döntést hoz a központi beszerzési eljárás megindítására vonatkozóan. Azon termékek/beszerzési szerződések, melyek nem esnek közbeszerzés hatálya alá, de jelentős volumenük miatt valamely beszállítónál árelőny érhető el, azok központi beszerzésre történő összevonásáról a Jegyző/Képviselő-testület/Polgármester hoz döntést. Ezen beszerzések esetében a beszállítókat központi pályáztatás (ár-verseny) elé állítja a Hivatal, az azévi beszállítások költséghatékonyabb megvalósítása érdekében. Az egyes szervezeti egységek valamennyi tervezett beszerzési szerződésének átvizsgálását követően alakul ki az éves hivatalos beszerzési folyamat, és összeállításra kerül az önkormányzat engedélyezett éves beszállítói köre. Ettől eltérni nem lehet az éves beszerzések során. A beszerzési folyamatok felülvizsgálata A Hivatal negyedévente ellenőrzi, hogy az év elején jóváhagyott és engedélyezett beszerzési folyamatokat valamennyi szervezeti egység konzekvensen követi. Amennyiben eltérést tapasztal, intézkedik a jóváhagyott beszerzési folyamat helyreállításáról, illetve az eltérések okainak vizsgálatáról.