STRATÉGIAI WORKSHOPRÓL

Átírás

1 Visszajelző dokumentáció Összefoglaló NAGYKOVÁCSI POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK Tartott STRATÉGIAI WORKSHOPRÓL Budapest, június 19.

2 Visszajelző anyag a Nagykovácsi Polgármesteri Hivatalának tartott stratégiai workshopról Helyszín: Nagykovácsi Időtartam: 2009 június Szervezetfejlesztők: Kisházy Gergely, Szűcs Nóra Összeállította: Szűcs Nóra

3 A stratégiaalkotás a következő folyamat mentén zajlott: 1. ábra: A stratégiaalkotás folyamata 1. Küldetés 2. Közös értékek 3. Jövőkép 4. Legfontosabb érintettek 5. Stratégiai cél 6. Stratégia Sikertérkép a legfontosabb érintettekre 7. Stratégiai akciók A workshop résztvevői a tanácsadók támogatásával közösen határozták meg az ábrán látható stratégiai egységeket.

4 A stratégiaalkotás eredményei: 1. A Hivatal küldetése, alapvető célja, mely bizonyítja a Hivatal létjogosultságát: A közjó szolgálatában álló olyan szervezet, amely szakmailag felkészült, együttműködő, ügyfélbarát munkatársakkal dolgozik. 2. A Hivatal közös értékei, melyeket a küldetés teljesítése során szem előtt tartanak: 2. ábra: A Polgármesteri Hivatal munkatársainak közös értékei Problémamegoldó képesség Együttműködés Bizalom Segítőkészség Következetesség Önállóság Felkészültség 3. A Hivatal jövőképe, amilyenné a következő 1-3 évben szeretne válni: Célunk olyan egységesen fellépő, szellemében és megjelenésében rendezettséget mutató hivatal, amelyet stabilitás jellemez, és az emberi kapcsolatokat helyezi előtérbe. 4. A Hivatal legfontosabb érintettjei (azok a csoportok, akiknek az együttműködésére szükség van a küldetés és a jövőkép megvalósításához, illetve akikre a Hivatal küldetése és jövőképe irányul): A Hivatal munkatársai A Hivatal ügyfelei A Hivatal felügyelt intézményei

5 5. Sikertérképek 5.1 Sikertérkép a Hivatal munkatársai és a Hivatal együttműködésére Célok elérését mutatja: - évenkénti beszámolás, számonkérés, rendszeres visszajelzés (munkatársak elvárása a Hivatal felé) - által felvetett ötletek száma, feladatok levégzésére fordított idő (Hivatal elvárásai a munkatársak felé) Elvárások, igények (stratégiai célok) Stratégia Stratégiai akciók a stratégiák megvalósításához Folyamatok a stratégia mögött SzMSz aktualizálása elvárása a Hivatal felé Hivatal elvárásai a munkatársak felé Egyértelmű feladatok, felelősségek tisztázása Jobb információellátottság, jobb információáramlás Aktívabb, pörgősebb munkatársak Feladatok, felelősségek tisztázása Belső javítása Egyértelműbb számonkérési, visszacsatolási rendszer önbizalmának, motivációjának Fegyelem, számonkérési rendszer kialakítása Szervezeti ábra elkészítése Helyettesítések kialakítása "Szakértői" Csoportonkénti kialakítása kialakítása Közös cél Gyakori elismerések, pozitív visszajelzések a munkáról Őszinte, nyílt "Egységtudat", közösségi érzés kialakítása Bizalom Titkársági, főleg humánpolitikai folyamatok Információáramlás folyamata, különösen: Rendszeressége Módja ( , telefon, személyes, stb.) Humánpolitikai folyamatok (teljesítményértékelés) Vezető-beosztotti Humánpolitikai folyamatok (teljesítményértékelés) közötti Információáram lásban érintett munkatársak fizikai távolsága egymástól

6 5.2 Sikertérkép a Hivatal ügyfelei és a Hivatal együttműködésére Célok elérését mutatja: - átlagos ügyfél-elégedettég külső- és belső ügyfelekre egyaránt Elvárások, igények (stratégiai célok) Stratégia Stratégiai akciók Folyamatok Aktualizált honlap Ügyfelekkel való Gyorsabb ügyintézés Ügyfelek elvárásai a Hivatal felé Hivatal elvárásai az ügyfelek felé Szakértő Tisztelet Objektivitás ügyintéző Ügyfél Hivatalban töltött idejének csökkentése Ügyintézés idejének csökkentése Ügyintézők tudásának Ügyfélfogadási határidők betartása Panaszok objektív megítélése Ügyfelek előzetes tájékoztatása Feladatok, keretek tisztázása Egyéni időgazdálkodás Megfelelő technikai feltételek egyénileg minél több tudással rendelkezzenek Közös, szervezeten belüli tudás "létrehozása" Egyéni tudás megosztása egymással Ügyfelek hozzáállása Polgármesteri Hivatal és Önkormányzat különbségének tudatosítása Tájékoztató füzetek Lsd. Hivatal munkatársainál Egyéni ütemtervek Hivatali továbbképzések Egyéni, önálló továbbképzések Közös gondolkodás "Tájékoztatók" Hivatal jó presztízse Képviselőtestület és Hivatal támogatása, az ügyfelek felé Lsd. Hivatal munkatársainál Technikai eszközök karbantartása Humánpolitikai folyamatok (képzések) Titkársági Belső s folyamatok (lsd. Hivatal munkatársainál) Ügyfélkapcsolatok (külső ) Hivatal és Képviselőtestület együttműködése

7 5.3 Sikertérkép a felügyelt intézmények és a Hivatal együttműködésére Célok elérését mutatja: - átlagos elégedettség a Hivatallal, határidő előtt elvégzett feladatok száma (felügyelt intézmények elvárásai a Hivatal felé) - felügyelt intézményekkel kapcsolatos dokumentumok hiánya (Hivatal elvárásai a felügyelt intézmények felé) Elvárások, igények (stratégiai célok) Stratégia Stratégiai akciók Folyamatok Felügyelt intézmények elvárásai a Hivatal felé Hivatal elvárásai a felügyelt intézmények felé Határidők pontos betartása Rendszeresebb kapcsolat Önállóság Információközvetítés Lsd. Ügyfeleknél "Ügyintézés idejének Rendszeres tájékoztatás Közvetlen kapcsolat Hivatal és felügyelt intézmények között Programok tervezése és összehangolása Felügyelt intézmények "tudásának" "Táv" használatának Kijelölt ember intézményekkel kapcsolattartásra , telefonhasználat Jogszabályi tájékoztatás Kapcsolattartás a felügyelt intézményekkel, különösen: Kapcsolattartó személyek Kapcsolattartás gyakorisága Stratégia-alkotás a Hivatal és felügyelt intézmények kapcsolatára, Titkárság Titkárság Információáramlás folyamata, különösen: Rendszeressége Módja ( , telefon, személyes, stb.) Kapcsolattartás "tartalma Önálló HRgazdálkodás Információáramlásban érintett munkatársak fizikai távolsága egymástól