CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer. KÉSZLET modul

Átírás

1 CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer KÉSZLET modul Dokumentáció Frissítés dátuma: CompuTREND 1117 Budapest, Fehérvári út 84/A. 06 (1)

2 Törzsadatok kezelésének menüje T a r t a l o m j e g y z é k Tartalomjegyzék... 1 Bevezetés... 6 Általános ismertető a program használatáról... 7 ALAPFOGALMAK... 7 MINTAKÉPERNYŐ... 7 Bejelentkezés Törzsek menüje CIKKTÖRZS KEZELÉSE Felvitel a cikktörzsbe Új cikk felvitele Cikk alapadatok Csoportosító kódok megadása Mennyiségi és pénzügyi paraméterek Törlés a cikktörzsből Cikktörzs szállítói partnerekkel Műtéti cikktörzs EFI kódokkal Cikk vonalkód összerendelés Cikk ÁFAkulcs összerendelés Cikk Áfabeszámítás összerendelés Vonalkód azonosítás Cikk Felhasználó összerendelés Személyi törzs kezelése Új személy rögzítése Személyek adatainak módosítása Személy kiléptetése Személytörzs nyomtatása Alleltár törzs kezelése Új alleltár rögzítése Alleltár adatainak módosítása Alleltár törlése Alleltártörzs nyomtatása Kéziraktár törzs kezelése Központi raktár törzs kezelése Konszignációs raktár törzs kezelése Szállítók /Gyártók/ Vevők (=partnerek) törzs kezelése Partner módosítása Segédadatok kezelése Mennyiségi egységváltás

3 Törzsadatok kezelésének menüje Csoportkód törzs TB törzs Csomagolás törzs Felhasználó Raktár összerendelés Alleltár-raktár összekepcsolás Főkönyvi hozzárendelések (kettes, ötös, hatos) Főkönyvi hozzárendelés ellenőrzés Főkönyvi szám konverzió Előbizonylatok kezelése Előbizonylat készítése Előbizonylat utalványozás Előbizonylatok nézegetése Tételes előbizonylat nézegetése Bizonylatok kezelése Új bizonylat felvitele Néhány szó a mérlegelésről Gyakran használt mozgásnemek Bizonylat módosítása Bizonylat módosítása F Felhasználó módosítás Rendeléskód módosítása Kiegészítő adatok módosítása Bizonylat betegre történő kiadás módosítása Utólagos munkalapszám hozzáadása Bizonylat átdátumozás Kihordási idő átdátumozás Külső raktározó adatainak kezelése Külső raktározó adatainak beolvasása Adatok javítása Bevételezés külső raktározó adatai alapján Kiadás/felhasználás Visszáru Listák Jelentés fájl beállítás Kiadás kiszabás alapján Gastro kapcsolat Cikktörzs Központi raktár Alleltártörzs

4 Törzsadatok kezelésének menüje CT-EcoSTAT élelmezés modul előkészítés CT-EcoSTAT készlet modul késztermék/áru átadása GastroMaster átvétel Bizonylat nyomtatás Bizonylatok nézegetése Tételes bizonylatnézegetés Raktári készletek nézegetése Összesítetett raktárak nézegetése Selejtezések Selejtezés végrehajtása Selejtezési jegyzőkönyv készítése Selejtezés okának tételes jelölése/megváltoztatása Rendelések áttekintése Rendelés javaslat készítése készletek alapján Rendelési javaslat elbírálása ESKI jelentés készítése Sztornózás Bizonylati tételek sztornózása Teljes bizonylat sztornózása Engedmények, felárak törlése Értékhelyesbítés sztornózása Értékmódosítás sztornózása Anyagkönyvelés Bizonylatok ellenőrzése szállítólevél alapján, Bizonylatok ellenőrzése számla alapján Csoportos bizonylat ellenőrzés Feladás a főkönyv felé Feladás Feladás törlése Havi zárás kronológia Negyedéves zárás Negyedéves zárás törlése Évvégi zárás Év zárás / nyitás Értékhelyesbítés Értékmódosító bizonylat Éveleji értékmódosító bizonylat Értékmódosító bizonylat adott dátumra Kontrolling adatok átadása Listák Negyedéves készletérték változási lista

5 Törzsadatok kezelésének menüje Negyedéves készletzárási lista Törzsek listái Raktárforgalmi listák Raktárak listái Tételsoros raktárforgalmi kimutatás Munkahelyi, Személyi készletek listái Személyi, felhasználói leltári részletező Leltárkönyv alleltár, személyi azonosító szerint Tételsoros személyi forgalom Kihordási idő idő szerint, név szerint Kihordási idő nincs kitöltve Személyi készletek cikkszám alleltár, névsor, személyi azonosító szerint Információs Sztornó bizonylat, Bizonylat nyomtatás Sztornózott bizonylatok listája Intézeti összesítő Mozgások mozgásonként adott cikkre, főkönyvi szám szerint, összesen Bizonylatok naplója bizonylatszám, dátum, főkönyvi szám-bizonylatszám szerint Összesítők Felhasználási kimutatás alleltárakra (239. ábra) Felhasználási kimutatás alleltárakra és személyekre (240. ábra) Egyéb Könyvelési listák Nem ellenőrzött bizonylatok Pénzforgalmat érintő tételek listája Főkönyvi feladással kapcsolatos listák: Selejt listák Mérlegelési lista bizonylati cikkenként Nem mérlegelt bizonylatok Negatív készletet okozó bizonylatok TB jelentéssel kapcsolatos listák Konszignációs listák Készlet felhasználási kimutatás Tender kezelés Tenderkészítés Rendelés-Szerződés program Készlet program Rendelés-Szerződés program Készlet program Rendszer Paraméterkezelő

6 Törzsadatok kezelésének menüje Paraméterek frissítése Aktuális paraméter beállítások Jelszó módosítás Szín beállítás Bizonylatnyomtatási beállítások Névjegy menüpont Szervíz Bizonylatok beárazása Bizonylat rendszer ellenőrzés Negatív készletek naplója ÁBRAJEGYZÉK számú melléklet

7 CT - ECOSTAT programok Bevezetés Bevezetés Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT rendszerének Készlet programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz. CompuTREND 2000 KFT 1117 Budapest Fehérváti út 84/A II. emelet Telefon:

8 CT - ECOSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Á l t a l á n o s i s m e r t e t ő a p r o g r a m h a s z n á l a t á r ó l Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. Alapfogalmak Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. Mintaképernyő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. 7

9 CT - ECOSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: 8

10 CT - ECOSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Első sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat első elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Utolsó sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat utolsó elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) 9

11 CT - ECOSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, rendelés jóváhagyás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista 10

12 CT - ECOSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Aktív mező A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezők színe sárga alapú, a gyorsabb megtalálás és áttekinthetőség érdekében. 11

13 CT - ECOSTAT programok Bejelentkezés B e j e l e n t k e z é s A program elindítása után először a (1. ábra) látható bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Belépés a rendszerbe Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk CT névre hallgat, jelszava, szintén ct). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Hatalmas jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának programunk esetében, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény gazdálkodásáról, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor a [Belépés] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. 12

14 CT - ECOSTAT programok Bejelentkezés 2. ábra Új bejelentkező képernyő Ha nem létező adatokat vittünk be, akkor a program az alábbi üzenetet küldi (3. ábra), majd az [OK] gombra kattintás után automatikusan visszaadja a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 3. ábra Érvénytelen belépés Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk, akkor beléptünk a Készlet rendszerbe. A rendszerben használatos menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi a továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 13

15 Törzsadatok kezelésének menüje T ö r z s e k m e n ü j e Miután a jelszót, illetve a bejelentkezési dátumot megadtuk a (4. ábra) képe, a fő képernyő jelenik meg. A legfelső sorban látható, hogy melyik rendszerbe léptünk be, jelen esetbe a Készlet rendszer. A Sorban következő adatok a program verziószáma, az adatbázis motor neve (MS SQL), és az intézmény, amely a rendszert használja. Következő sorban a főmenü elemei láthatók. A képernyő bal oldalán a leggyakrabban használatos menüpontok vannak elhelyezve a gyorsabb elérés érdekében. Alul látható a munkavégzés éve, amelyre az adatok rögzítése történik, a rendszert használó felhasználó neve, valamint a rendszerdátum. 4. ábra Készlet program fő képernyője A továbbiakban a fő menüpontok sorrendjében fogjuk egyenként ismertetni a program egyes lehetőségeit. A törzsek funkció kiválasztása után a (5. ábra) almenü jelenik meg. Mint láthatjuk ez az almenü, tartalmazza valamennyi a rendszer használata szempontjából fontos törzskezelési lehetőséget. 14

16 Törzsadatok kezelésének menüje A törzsek feltöltését értelemszerűen azelőtt meg kell tennünk, mielőtt a rendszert használatba kívánjuk venni. A törzsek kezelésének sorrendje a rendszer használatba vétele során praktikusan a következő lehet. 5. ábra Törzsek főmenü Először értelemszerűen a mennyiségi egységek, központi raktárak, ha alkalmazni kívánjuk, akkor a kéziraktárak, konszignációs raktárak törzsét kell feltöltenünk, hiszen ezekben olyan alapadatok találhatóak, amelyek a későbbi adatrögzítés során is szükségesek lehetnek. Utána a szállítók, vevők törzs feltöltése következhet. A vevők és szállítók egy törzsben találhatóak és chekboxba történő pipa elhelyezésével jelöljük be, hogy az adott cég számunkra szállító, vevő vagy mindkettő. Az ebben található adatok szükségesek lesznek a cikktörzs kitöltéséhez is. A következőkben a cikktörzset, a alleltár (felhasználói) törzset, a személyi törzset kell kitöltenünk. A cikktörzs és az alleltár törzs kitöltése elkerülhetetlen, míg a személyi törzs kitöltésére csak abban az esetben van szükségünk, ha személyi készletnyilvántartást is alkalmazni kívánunk. Ha a fent említett törzsek feltöltésre kerültek, akkor elvégezhetjük a cikk felhasználó, hozzárendelést (cikktörzs menüpont alatt), valamint a felhasználó raktár összerendelést. 15

17 Törzsadatok kezelésének menüje Ha minden felhasználó minden cikket kezelhet, valamint minden felhasználó minden raktárba adhat ki cikket, és minden cikk minden raktárba kiadható, akkor az összerendeléseket nem érdemes elvégezni. A felhasználó raktár összerendelés menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen raktárakhoz férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a raktárakhoz való hozzáférését. Ha minden cikk minden raktárhoz és felhasználónak kiadható, akkor az összerendelést nem érdemes elvégezni. A felhasználó cikk összerendelés menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen cikkekhez férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a cikkekhez való hozzáférését. Ha ezt a korlátozást megadtuk, akkor az érvényes a Rendelés programban is, tehát ott sem tud rendelést készíteni olyan cikkekre, amelyeket nem kezelhet a Készlet rendszerben. A továbbiakban, a menü sorrendjében fogjuk az egyes törzsek feltöltését ismertetni. 16

18 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Cikktörzs kezelése Ha a cikktörzs menüpontot választjuk a (5. ábra) almenüből, akkor a (6. ábra) újabb almenüje jelenik meg. Az ábrán látható, hogy a rendszer a vonalkódos azonosítást is tudja kezelni. 6. ábra Cikktörzs almenü Fontos megjegyeznünk, hogy a számviteli törvény értelmében a készlet rendszer az anyagok és a kisértékű eszközök nyilvántartására is szolgál. A 2-es számlaosztályban találhatóak az anyagok, amelyek lehetnek leltárkötelesek, vagy nem leltárkötelesek; illetve az 1-es számlaosztályban találhatóak azok a kisértékű tárgyi eszközök, amelyek az Ft-os értéket nem haladják meg. (Megjegyezzük, hogy az Ft-os értékhatár csak ajánlás, ezt mindenki a saját számlatükrében ettől eltérően is meghatározhatja.) Felvitel a cikktörzsbe Amikor a cikktörzs menüpontot kiválasztjuk, akkor először a (7. ábra) szerint megjelenik a cikktörzs adatállományának ablakos táblázata. (Az ablakos táblázatok kezeléséről korábban már szóltunk.) A táblázat adatai mindig a rendezettségnek megfelelően jelennek meg. A rendezettség fontos szerepet játszik a gyorskeresés mező használatában. A gyorskeresés mezőbe mindig a rendezettségnek megfelelő adatot kell elkezdeni begépelni, és a program a gépelés megkezdésekor már folyamatosan áll rá a begépelt feltételnek megfelelő adatokra. 17

19 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok A szűrés chekbox amennyiben be van kapcsolva, akkor a program csak a begépelt adatnak megfelelő rekordokat jeleníti meg a képernyőn. Amennyiben nincs bekapcsolva, akkor csak rááll a feltételnek megfelelő rekordra, de az összes többi cikk is látható lesz a képernyőn. Természetesen az ablakos táblázatban a képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. Azonban a cikktörzs ennél lényegesen több adatot tartalmaz. Amennyiben a képen látható további fülekre kattintunk az egér bal gombjával: { Cikk alapadatok (8. ábra); Mennyiségi és pénzügyi paraméterek (9. ábra); Készlet adatok (10. ábra); Vonalkód, Jellemző szállító (11. ábra); Egyedi azonosító (12. ábra) Külső raktározás adatai (13. ábra) } akkor részletesebb adatokat láthatunk a kiválasztott cikkről, valamint annak sárga vagy fehér mezőben fekete betűvel megjelenő adatai módosíthatóak is (8. ábra). A (8. ábra) legyen passzív gombja, arra szolgál, hogy ha egy cikket nem akarunk használni, akkor passzívvá nyilváníthatjuk, és ezután véletlenül sem könyvelhetünk rá mozgásokat. Amennyiben egy passzívált cikken állunk, akkor lehetőségünk van ismét aktívvá tenni. Ebben az esetben ne legyen passzív gombot fogunk látni. 7. ábra Cikktörzs - fejléc 18

20 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 8. ábra Cikktörzs Cikk alapadatok 9. ábra Cikktörzs Mennyiségi és pénzügyi paraméterek 19

21 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 10. ábra Cikktörzs Készlet adatok 11. ábra Cikktörzs Vonalkód, Jellemző szállító 20

22 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 12. ábra Cikktörzs Egyedi azonosító adatok 13. ábra Cikktörzs Külső raktározás adatai 21

23 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Új cikk felvitele A (7. ábra) ablakos táblázatban a + (plusz) gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új cikk felvitelét. Ha új cikk felvitelét kezdeményezzük, akkor a (8. ábra), (9. ábra) képernyő adatait kell kitöltenünk. A 10. ábra adatait már nem kell bevinnünk, ez a fül egy lekérdezési lehetőség. A (11. ábra) az adott cikkhez hozzárendelhetjük a cikk jellemző szállítóit, illetve a szállítóknál alkalmazott vonalkódokat. A (12. ábra) képernyőjén a cikk egyedi azonosító adatait jeleníthetjük meg. A szállító felvitelekor a 14. ábrán látható képernyőkép jelenik meg, míg a vonalkód bevitelekor a 15. ábrán látható adatokat kéri be a rendszer. 14. ábra Szállítói cikkszám megadása 15. ábra Új vonalkód adása A (14. ábra) (15. ábra) képernyőjén látható ISMÉT gombbal egy cikkhez folyamatosan tudjuk felvinni, a különböző szállítókhoz tartozó szállítói cikkszámokat vagy különböző szállítókhoz tartozó vonalkódokat, míg az OK gombbal egy adat felvitele után visszatérünk a (11. ábra) képéhez. A MÉGSEM gombra történő kattintásnál az adatok nem kerülnek tárolásra. Ha téves szállítói vagy vonalkód adatot rögzítettünk, annak törlését a Szállítókód törlése, vagy Vonalkód törlése ikonokkal végezhetjük el. 22

24 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Amennyiben az Intézetben külső raktározó van jelen, a szerződésben rögzített árakat az adott cikkhez fel kell vinni. Erre a felvitelre ad lehetőséget a Külső raktározás adatainak fülön a program (13. ábra). Cikk alapadatok Látható a (8. ábra) képernyőjén, hogy itt kell eldönteni, az adott cikkről, hogy leltárköteles, vagy pedig nem. Ez csak annyit jelent a későbbi használat során, hogy ha leltárkötelesnek jelöltünk egy cikket és nem olyan módon kívánjuk kiadásba kiadni, amely az illető leltárába is elhelyezi, akkor a rendszer figyelmeztet erre bennünket, de ha mi megerősítjük ebbeli szándékunkat, akkor erre is lehetőséget ad a program. Értelemszerűen fordított a helyzet egy nem leltárköteles cikk esetében. Ugyancsak a (8. ábra) tudjuk bejelölni, hogy az adott cikk gyáriszámos vagy pedig nem. A képernyőn látható további adatok a cikknek a jellemző adatai, amelyek kitöltését az alábbiakban tárgyalni fogjuk. Először az azonosító adatokat kell megadni, ezek közül is a cikk azonosítására szolgáló adatokat (főkönyvi számot, cikkszámot). A rendszer természetesen ellenőrzi, hogy csak olyan adatok kerüljenek be, amelyek a rendszer számára értelmezhetőek, Így ellenőrzi pl.: hogy kitöltöttük e a főkönyvi számot, ugyancsak a cikkszámot, s csak olyan főkönyvi szám megadását engedélyezi, amely a rendszer számára értelmezhető. A cikk kódok kitöltése után a cikk megnevezését kell kitöltenünk. A megnevezéssel kapcsolatban csak egyetlen ellenőrzés van, miszerint ezt a mezőt nem lehet üresen hagyni. A nyilvántartási egységnél, a jellemző raktárkódnál csak olyan adat adható meg, amely már szerepel a rendszerben. Gyáriszámos cikk esetében a gyáriszám megadása is kötelező. A gyáriszám egyediségét a rendszer ellenőrzi, és ha az adott gyáriszám már létezik, a rendszerben a következő üzenetet küldi (16. ábra). 16. ábra Ez a gyáriszám már szerepel Ha egy cikkhez adunk meg gyáriszámot, de nem jelöljük gyáriszámosnak, akkor a rendszer figyelmeztet erre, és egy megerősítés után elvégzi a bejelölést (17. ábra). 23

25 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 17. ábra A cikk nem gyáriszámos A képernyő többi mezőjének kitöltése nem kötelező, de igen praktikus lehet. A kihordási idő mező igen-re (8. ábra) állításával azoknál a mozgásnemeknél, melyeknél beállítottuk a kihordási idő bekérését a program automatikusan bekéri a kihordási időt, ha nem állítjuk be a cikktörzsben, hogy egy adott cikk kihordási idővel rendelkezik-e vagy nem, akkor a program bizonylatfelvitel közben a következő kérdést teszi fel. 18. ábra A cikk nem kihordási idő köteles A kérdés csak azoknál a mozgásnemeknél jelenik meg, amelyeknél a mozgás táblában a kihordási idő bekérése be van jelölve. (Ha szükséges kérjenek segítséget számítástechnikusuktól, vagy cégünk szakembereitől.) IGEN-re történő kattintás után természetesen ezekben az esetekben is meg lehet adni a kihordási időt. Csoportosító kódok megadása Először is engedjék meg, hogy néhány szót szóljunk a csoportosító kódokról. A csoportosító kódoknak az a szerepe, hogy ezek segítségével a cikkeket bizonyos csoportokba sorolhassuk be. Olyan esetben lehet erre szükség, amikor a cikktörzs meglehetősen részletes, azonban valamilyen módon összesített információk nem csak a cikkszám révén állíthatók elő. Ilyen esetben használhatjuk a csoportosító kódokat, amely kódok használata azt jelenti, hogy lekérdezéseket fogunk tudni készíteni az adott csoportosító kódra. Azon túl, hogy a cikkekhez hozzárendeljük a csoportosító kódokat semmiféle egyéb tennivalónk nincsen. Miután a csoportosító kódok a cikkekhez vannak rendelve, ezek a hozzárendelések bármikor év közben megváltoztathatók, s onnantól kezdve az a fajta csoportosítás fog élni, amit az új hozzárendelésekkel kialakítottunk. (A korábbi csoportosítás értelemszerűen nem használható.) Tekintettel arra, hogy egyszerre négyféle különböző csoportosító kódot adhatunk meg egy-egy cikkhez ez négyféle csoportosítást jelenthet. Ezért a csoportosító kódok változtatásának ilyen megoldása nem jelent valós korlátot. 24

26 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Mennyiségi és pénzügyi paraméterek Mint láthatjuk (9. ábra) a program többféle átváltási egységet, valamint árat képes kezelni. Az átváltási egységeknél csak olyan adat adható meg, amely már szerepel a rendszerben. A mérlegelt átlagárat, valamint az utolsó beszerzési árat a későbbiekben a rendszer folyamatosan karbantartja. A mérlegelt átlagárat a beszerzések árából való súlyozott átlagár számítással számolja ki, míg az utolsó beszerzési árba mindig az utolsónak történt beszerzés egységára kerül. A cikk valamennyi adatának megadása után az OK gombra kattintva tárolhatjuk az adatokat. Ha valamilyen kötelező adat kitöltése nem történt meg a program figyelmeztet és nem menti el az adatokat. Ha a kitöltés helyesen történt, akkor az adatok mentésre kerülnek és a következő adatok jelennek meg (19. ábra). Csak akkor, ha a paraméterek között az IgényListaFrissítés IGEN-re van állítva! 19. ábra Automatikus cikk-alleltár összerendelés Itt adhatjuk meg, hogy az újonnan felvett cikk mely alleltárakra kerülhet kiadásra. Ha a megfelelő hozzárendelést elvégeztük. Ennek a beállításnak az INTKESZ (Intézeti elbírálás) és OSZTKESZ (Osztályos igénylés) modulban van nagy jelentősége. Az itt beállított adatok megjelennek az Intézeti elbírálás program Alleltár Cikktörzs menüpontjában, és ott módosíthatóak, vagy törölhetőek. Az így beállított adatok jelennek meg az Osztályos igénylés modulban. 25

27 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Tehát csak azokra a cikkekre tud az adott alleltár igénylést leadni, amelyeket az Intézeti elbírálás modulban, vagy itt a készlet rendszerben beállítottunk számára. A KILÉPÉS gombra kattintva visszajutunk a cikktörzs alapadat táblához. Itt látható, hogy a rendszer a cikktörzsben elhelyezte a cikket. Törlés a cikktörzsből Ha a (7. ábra) látható ablakos táblázatban a (mínusz) gombra kattintunk, akkor az éppen aktuális, tehát a kijelölt számlaszámot tudjuk kitörülni. A program rákérdez, hogy biztosan ki akarjuk e törülni a cikket, és csak akkor hajtja végre a műveletet, ha IGEN-nel válaszolunk a kérdésre. Ha a törölni kívánt cikken az adott évben már volt mozgás, vagy van készlet, akkor a következő üzenetet kapjuk a rendszertől. 20. ábra A cikk nem törölhető Cikktörzs szállítói partnerekkel A menüpont arra szolgál, hogy a cikkhez rendelt szállítói cikkszámot is lássuk táblázatos formában, és keresni tudjunk rá (21. ábra). 21. ábra Cikktörzs szállítói partnerekkel 26

28 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Mint ahogy a képernyő alján látszik, egy cikk többször is szerepelhet a listában, ha több szállító is hozzá van rendelve. Ezért szerepel külön menüpontban ez a cikktörzs. Műtéti cikktörzs EFI kódokkal A menüpont alatt lehet bejelölni az egyes cikkekről, hogy EFI jelentés kötelesek-, vagy sem (22. ábra). 22. ábra Műtéti cikktörzs EFI kódokkal Az EFI és Műtéti kötelezettséget egyedileg, vagy csoportosan is megadhatjuk (23. ábra). 23. ábra Cikk műtéti jellemzőinek megadása 27

29 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Cikk vonalkód összerendelés A (24. ábra) felső részében a rendszer cikktörzse látható, az alsó részben pedig az egyes cikkekhez megadott vonalkódok találhatóak. A vonalkód megadása ugyan úgy történik, mint azt már a Cikktörzs menüpont Vonalkód, Jellemző szállító fül esetében ismertettük. 24. ábra Cikk vonalkód összerendelés Cikk ÁFAkulcs összerendelés A cikktörzsben a gyors módosítás lehetőségét segíti ez a menüpont (25. ábra). Főkönyvi számra azon belül cikkszámra megadható, hogy a program a cikkek áfakulcsát milyen értékre írja át. 25. ábra Cikk ÁFA kulcs összerendelés 28

30 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Cikk Áfabeszámítás összerendelés A cikktörzsben a gyors módosítás lehetőségét segíti ez a menüpont (26. ábra). Főkönyvi számra azon belül cikkszámra megadható, hogy a program a cikkek ÁFA beszámítás mezőjét milyen értékre állítsa be. Az eredeti ÁFA kulcs figyelembe vételével jelölő négyzet aktiválásával van lehetőség egy már megadott, létező ÁFA kulcs értékének megváltoztatására. A 26. ábrán látható példa szerint az összes (főkönyvi szám illetve cikkszám szűrésnek megfelelően) 20%-os ÁFA kulcsot 25%-ra cseréli a program. 26. ábra Cikk ÁFA beszámítás összerendelés Vonalkód azonosítás Ez a menüpont arra szolgál, hogy meg tudjuk nézni, hogy egy vonalkód szerepel-e már a rendszerben. Ha már létezik, akkor a beolvasás után a program kiírja, hogy melyik cikk tartozik az adott vonalkódhoz (27. ábra). 27. ábra Vonalkód azonosítás 29

31 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 30

32 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok Cikk Felhasználó összerendelés 28. ábra Cikk felhasználó összekapcsolás A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen cikkekhez férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a cikkekhez való hozzáférését (28. ábra). Vonalkód generálás és nyomtatás A cikktörzsben felvitt cikkekhez van lehetőség automatikusan vonalkódot generáltatni a programmal, és azt ebben a menüpontban kinyomtatni. Egyedi vonalkód alapján a készleten (alleltári, személyi, raktári készlet) lévő mennyiséget, nem egyedi azonosítás alapján a felhasználó által meghatározott mennyiségben lehet nyomtatni vonalkódot. A vonalkód kiválasztása történhet raktáranként, illetve cikkenként a Generálás menüpont segítségével. 31

33 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 29. ábra Vonalkód generálás és nyomtatás Vonalkód generálás menüpont elindítása után a program megkérdezi, hogy kezdheti a vonalkód generálást (30. ábra), és igen válasz esetén tovább lép a nyomtatás funkcióra (31. ábra). 30. ábra Vonalkód generálás 32

34 Törzsek kezelése Egyéb menüpontok 31. ábra Vonalkód nyomtatás 33

35 Törzsek kezelése Személyi törzs menüpont S z e m é l y i t ö r z s k e z e l é s e Amennyiben a (5. ábra) látható menüből a Személyi törzs funkciót választjuk ki, akkor a következő ablakos táblázat jelenik meg (32. ábra). Ebben a táblázatban a + (plusz) gombra kattintva, vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új személy felvitelét, az aktuális személy fülre kattintva módosíthatjuk a személy adatait. 32. ábra Személyi törzs Új személy rögzítése Az új személy adatainak felvitele ellenőrzötten megy végbe, ugyanis, ha üresen akarjuk a kötelező mezőket hagyni, akkor a következő figyelmeztetés jeleni meg. 34

36 Törzsek kezelése Személyi törzs menüpont 33. ábra Személy kód mező, kötelezően kitöltendő Ha olyan személykódot adunk meg amilyen már létezik a rendszerben, akkor a következő figyelmeztetést kapjuk. 34. ábra Már létezik ilyen személyazonosító A felvitelnél csak olyan alleltár (felhasználó) adható meg, amely már létezik a törzsben. Itt jegyeznénk meg, hogy személyi azonosítónak tetszőleges kód használható. Ajánlott lehet a munkaügyi rendszerben alkalmazott kód használata, hogy a különböző rendszerekben is azonos kóddal legyenek a dolgozók azonosítva. Ha az alleltárkódot megadjuk, akkor a költséghely kódot automatikusan hozzárendeli a program. Röviden vázolni kívánjuk, hogy mi a felhasználó kód megadásának a jelentősége a személyeknél. Tekintettel arra, hogy minden személyhez meg kell adni egy felhasználót (alleltári) kódot, ezért minden egyes olyan kiadás, amely az adott személy személyi leltárába történik egyúttal a felhasználó kódon keresztül amelyhez költséghelyet rendeltünk hozzá a felvitel során az adott költséghelyhez is kapcsolódik. Fontos megjegyeznünk, hogy az adott személy személyi leltára nem lesz része az adott felhasználói leltárnak, csak ily módon mutat a rendszer a személyi kódtól a költséghely kódig. Személyek adatainak módosítása Abban az esetben, ha valamely személy sorára állunk (32. ábra) és az aktuális személy fülre kattintunk, akkor a következő ablak jelenik meg (35. ábra), amely ablakban lehetőségünk van arra, hogy a személy adatait módosítsuk. 35

37 Törzsek kezelése Személyi törzs menüpont 35. ábra Személy felvitele a törzsbe Nagyon lényeges megjegyeznünk, hogy ha a felhasználó kódot módosítjuk az illető személynél, ez gyakorlatilag áthelyezést jelent akkor mindazok a mozgások, amelyek a módosítás előtt történtek a korábbi felhasználó költséghelyére kerül megterhelésre, míg mindazok a mozgások, amelyek a módosítás után készültek azok az adott, most a módosítás utáni felhasználó költséghelyére kerülnek terhelésre. 36

38 Törzsek kezelése Személyi törzs menüpont Személy kiléptetése Ha egy személy távozott az intézményből, akkor azt évközben kiléptethetjük. Ez azt jelenti, hogy az illető dolgozó bennmarad ugyan a személyi törzsben az évvégi zárásig, azonban KILÉPETT bejegyzéssel, (a listában szürke színnel jelenik meg) s ettől az időponttól kezdve többé nem tudunk rá mozgásokat felvinni. Kiléptetni csak olyan dolgozókat tudunk, akinek a készlete nulla. 36. ábra Személy kiléptetése A kiléptetés történhet a kiléptet ikonra történő kattintással, vagy az F3-as billentyű megnyomásával vagy úgy, hogy a kiléptetni kívánt dolgozóra az egér bal gombjával kattintunk (kijelöljük). Majd a kijelölt dolgozóra az egér jobb gombjával kattintunk. Ekkor megjelenik a Személy kiléptetése menüpont. A kiléptetés menüpontra az egér bal gombjával kattintunk. Ekkor történik meg a kiléptetés. A kilépett dolgozók újra aktiválására is van lehetőségünk. Ez azt jelenti, hogy az illető dolgozót vissza kívánjuk venni az aktív dolgozók állományába. Ennek a funkciónak előfeltétele, hogy az illető dolgozó valóban kilépett státuszú legyen. Ennek menete megegyezik kiléptetéssel. A különbség csak annyi, hogy a Személy visszaléptetése menüpontot vagy ikont választjuk. Személytörzs nyomtatása A helyi nyomtatás ikonnal a személy törzs adatait lehet kinyomtatni. A listán a személy kódja, neve, alleltár kódja, neve, költséghely és a dolgozó státusza látszik (aktív dolgozó vagy kiléptetett). 37

39 Törzsek kezelése Alleltár törzs menüpont A l l e l t á r t ö r z s k e z e l é s e Amennyiben a (5. ábra) képernyőjén látható menüből a Alleltár törzs funkciót választjuk ki, akkor a következő táblázat jelenik meg (37. ábra). Ebben a táblázatban a + (plusz) gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új felhasználó felvitelét, (mínusz) gombra kattintva törülhetünk egy alleltárat (felhasználót), a rekord nézet fülre kattintva módosíthatjuk a felhasználó adatait. 37. ábra Alleltár törzs Új alleltár rögzítése Új alleltár (38. ábra) felvitelénél hasonló ellenőrzéseket végzünk, mint a személyi törzs felvitelénél (33. ábra) (34. ábra). Itt jegyezzük meg, hogy egy költséghelyhez több felhasználókód tartozhat. Erre példaképpen elmondhatjuk, hogy mondjuk a szülészeti osztály, mint költséghely több alleltárból állhat (pl. Műtő, Septicus műtő), azonban valamennyi alleltár ugyanarra a költséghelyre terheli rá a költségeit. Költséghely kód megadásánál a program csak 6-ossal, vagy 7-essel kezdődő kódot enged rögzíteni. 38

40 Törzsek kezelése Alleltár törzs menüpont 38. ábra Aktuális alleltár megtekintése Ha olyan költséghelyet szeretnénk felvinni, ami a főkönyvi rendszer számlatükrében nem szerepel, akkor azt először a főkönyvi rendszerben kell berögzíteni, csak ezután van lehetőségünk itt a felhasználóhoz hozzárendelni. Ha minden adatot kitöltöttünk a RENDBEN, vagy az ISMÉT gombbal rögzíthetjük a felhasználót. Az ISMÉT gomb hatására rögtön újabb felhasználót vihetünk fel, míg a RENDBEN gombra visszatérünk a (37. ábra)-hoz. Alleltár adatainak módosítása Abban az esetben, ha valamely alleltár sorára állunk (37. ábra) és a rekord nézet fülre kattintunk, akkor a következő ablak jelenik meg (38. ábra), amely ablakban lehetőségünk van arra, hogy a felhasználó adatait módosítsuk, de csak az első főkönyvi feladás elkészítéséig. Alleltár törlése A felhasználó csak abban az esetben törölhető, ha készlete nulla, az adott évben nem történt rá mozgás, valamint nincs rá hivatkozás a személyi törzsben. Ellenkező esetben a következő üzenetet kapjuk. 39

41 Törzsek kezelése Alleltár törzs menüpont 39. ábra Alleltár nem törölhető Alleltár zárolása Amennyiben az adott alleltáron szerepel bizonyla és ezáltal a törlés nem végezhető el, lehetőség van az alleltár zárolására. Ebben az esetben bizonylat az adott alleltárra már nem készíthető és az évvégi zárás az adott alleltárat automatikusan kitörli. Alleltártörzs nyomtatása A helyi nyomtatás ikonnal az alleltár törzs adatait lehet kinyomtatni. A listán az alleltár kódja, neve, költséghely, ügyintéző neve, hatféle kód valamint az alleltárnak kiadható tételek típusa (minden, leltárköteles és anyag) szerepel. 40. ábra Alleltár nyomtatási kép 40

42 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont K é z i r a k t á r t ö r z s k e z e l é s e A kéziraktár törzs kezelésénél ugyan olyan módon járunk el, mint a felhasználói törzs kezelésénél. A + (plusz) gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új kéziraktár felvitelét, (mínusz) gombra kattintva törülhetünk egy kéziraktárat, a rekord nézet fülre kattintva módosíthatjuk a kéziraktár adatait. 41. ábra Kéziraktár törzs K ö z p o n t i r a k t á r t ö r z s k e z e l é s e A központi raktár törzs kezelésénél ugyan olyan módon járunk el, mint a felhasználói törzs kezelésénél. A + (plusz) gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új raktár felvitelét, (mínusz) gombra kattintva törülhetünk egy raktárat, a rekord nézet fülre kattintva módosíthatjuk a raktár adatait. 42. ábra Központi raktár törzs K o n s z i g n á c i ó s r a k t á r t ö r z s k e z e l é s e 41

43 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont A konszignációs raktár törzs kezelésénél ugyan olyan módon járunk el, mint a felhasználói törzs kezelésénél. A + (plusz) gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új raktár felvitelét, (mínusz) gombra kattintva törülhetünk egy raktárat, a rekord nézet fülre kattintva módosíthatjuk a raktár adatait. Konszignációs raktárak azok a raktárak, melyek egy adott szállító kihelyezett raktárai. Ezeknél a raktáraknál a szállító a számlát mindig az adott időszak alatt elhasznált anyagokról állítja ki, és általában pótolja a felhasznált anyagot. 43. ábra Konszignációs raktár törzs S z á l l í t ó k / G y á r t ó k / V e v ő k ( = p a r t n e r e k ) t ö r z s k e z e l é s e Amennyiben a menüből (5. ábra) a Szállítók /Gyártók/ Vevők (=partnerek) menüpontot választjuk ki, úgy a következő táblázat jelenik meg (44. ábra). 44. ábra Partner törzs (vevő/szállító egyben) 42

44 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Fontos megjegyezni, hogy a rendszer egyben kezeli a vevőket és szállítókat, tehát egy partnert elég csak egyszer szerepeltetni a törzsbe, majd a típust bejelölve az adott partner lehet vevő, szállító vagy mindkettő is (44. ábra). 43

45 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Partner módosítása Ha a Rendelés program CIKKINSERT paramétere IGEN értéken van, akkor a következő képernyő jelenik meg (45. ábra). 45. ábra Partnertörzs (módosítható) Itt a partnerek adatait módosíthatjuk és új partnert is felvihetünk. Azt javasoljuk inkább, hogy a partnerek felvitelét a pénzügy programban végezzék el a pénzügyes munkatársak. Érdemesebb a partnertörzset egy kézben tartani így könnyebb elkerülni a duplázódást. S e g é d a d a t o k k e z e l é s e A segédadatok menüpont almenüi a (5. ábra) láthatóak. Ezek kezelése esetében ugyan úgy járunk el, mint az összes többi törzs esetében. A + (plusz) gombra kattintva kezdeményezhetjük új adat felvitelét, (mínusz) gombra kattintva törülhetünk egy adatot, az aktuális pl.mértékegység fülre kattintva módosíthatjuk az aktuális adatokat. Az almenük fontosabb mezőinek kitöltését részletezzük. Mennyiségi egységváltás Ebben a menüpontban adhatjuk meg például azt, hogy ha valamit doboz mértékegységben rendelünk meg, de darab mértékegységben vételezzünk be ki osztályra mennyi legyen a doboz és darab közötti mértékegység váltószáma. 44

46 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Csoportkód törzs Ebben a menüpontban adhatjuk meg az egyes cikkekhez beállítandó csoportkódokat. 46. ábra Csoportkód törzs TB törzs Ebben a menüpontban a TB jelentésben használatos csoportokat vihetjük fel. A törzs a program szállításakor már fel van töltve, ezért csak az esetleges módosítások átvezetésére lehet szükség, ami nagyon ritkán változik. 47. ábra TB sor törzs 45

47 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Csomagolás törzs A cikktörzs felvitele során megadható, hogy az adott cikk környezetvédelmi besorolás alá esike. Ebben az esetben a környezetvédelmi cikkek felhasználásának bevallásához szerepeltetni kell a csomagolás módját. Ennek a törzsnek a felvitele történik itt (48. ábra). 48. ábra Környezetvédelmi adatok megadása Felhasználó Raktár összerendelés A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen raktárakhoz férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a raktárakhoz való hozzáférését (49. ábra). 46

48 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont 49. ábra Felhasználó raktár összekapcsolás Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése Olyan intézmények esetében, ahol közös adatbázisban (egy Készlet programban) több intézmény adatait is kezelik ezért intézményenként egy, vagy több központi (és kézi) raktárt kezelnek, s az alleltár valamint a személy törzsben a kódokban ez beszédesen elkülönül (pl. Alleltár kód első két karaktere jelzi az intézmény kódját), lehetőség van az intézményi elkülönítésre. Ehhez a Paraméterkezelő modulban két paraméter értékét kell IGEN-re állítani (TELJES_USER_RAS_OSSZEREND illetve TELJES_USER_RAS_AUTO). A paraméterek beállítása után aktiválódik a következő ábrának megfelelő menüfunkció. 50. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése 47

49 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Ebben a funkcióban van lehetőség egy adott program felhasználó könyvelési jogköréhez rendelni meghatározott raktárakat, alleltárakat és személyeket csoportosan, az alábbi ábrán (51. ábra) látható harmadik ikon segítségével aktivált menüben az Összerendelés kódtöredék alapján menüpontban. 51. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése 52. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése A fenti (52. ábra) képernyőn látható példában a program a beírt kódtöredék (RR01% - A % jel azért szükséges, hogy a RR01-el kezdődő összes előfordulást figyelembe vegye a beállító funkció!), valamint a Központi raktárak jelölőnégyzetében lévő pipa alapján a 01-es intézmény valamennyi (mert lehet több is, pl. RR0100, RR0101, RR0102, stb ) RR01-essel kezdődő központi raktárát a felhasználó kezelői jogkörébe helyezi. 48

50 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Hasonlóan kell eljárni alleltár esetében is, az alábbi képernyő szerint ez esetben a 01% kódtöredék és az Alleltárak jelölőnégyzetbe írt pipa alapján valamennyi 01-es kóddal kezdődő alleltárt a felhasználó kezelői jogkörébe helyezi. 53. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése Személyek mellérendelését is hasonlóképpen kell megadni (S01%): 54. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése 49

51 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Az eddig felsorolt beállítási lehetőségekkel kényelmesen be lehet állítani az adott intézmény könyvelőjének jogkörét, hogy csak a saját intézményi raktárakat, alleltárakat valamint személyeket tudja kezelni. Ugyanakkor az adott funkció még egy Varázsló -val (ötödik, mosolygós arc ikon) is rendelkezik, ahol direktebb módon lehet a fenti beállításokat elvégezni, oly módon, hogy a bal oldali ablakban kijelölt névhez (akár többhöz is egyszerre) hozzá lehet rendelni a jobb oldali ablakban kijelölt elemeket (55. ábra). 55. ábra Felhasználó raktár, alleltár, személy összerendelése Több elem kijelölése a SHIFT+kattintással (tartomány kijelölése) vagy a CTRL+kattintással (adott elemek kijelölése) lehetséges. Az Összerendelés gombra kattintva az összerendelés a fenti Állapot jelzőn követhető. Alleltár-raktár összekepcsolás A menüpont segítségével meg tudjuk szabni, hogy az egyes alleltárak csak melyik raktárból tudjanak vételezni. 56. ábra Alleltár raktár összekapcsolása 50

52 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Főkönyvi hozzárendelések (kettes, ötös, hatos) A menüpont elindítása után a következő kép látható (57. ábra). 57. ábra Főkönyvi szám összerendezés (kettes, ötös, hatos) A főkönyvi számok összerendelése funkció segítségével rendelhetjük össze azokat a főkönyvi számokat, amelyek. Egyrészről a készlet rendszerben használatos készlet számlaszámok, (kettesek) Másrészt az ennek megfeleltethető ötös számlaszámok, valamint az a főkönyvi számlaszám, amin a raktár kiadásait vezetjük. (Természetesen tisztában vagyunk azzal, hogy a kettes számlaszámokra, pl. évközben a hatályos számviteli törvény előírásai szerint nem lehet könyvelni, azonban a készlet rendszer ezeken a számlaszámokon tartja nyilván a cikkeket.) Csak a számlatükörben szereplő főkönyvi számok adhatók meg. Feltétlenül kérjük, hogy a fenti összerendelések kitöltésekor konzultáljanak a főkönyvi könyvelést végző munkatársakkal! Az itt megadott összerendeléseket a készlet rendszer a főkönyvi rendszerbe történő feladásnál használja. Ezen összerendelés alapján készíti el a főkönyvi feladási állományt vagy listát. Főkönyvi hozzárendelés ellenőrzés Ez a menüpont azt ellenőrzi le, hogy van-e a rendszerben olyan főkönyvi szám, amely nem szerepel az összerendelésben. 51

53 Törzsek kezelése Segédadatok menüpont Főkönyvi szám konverzió A konverzió történhet főkönyvi számonként vagy cikkenként. A program mindkét esetben figyeli, hogy amire konvertálunk az a számlaszám létezik e a számlatükörben. 58. ábra Főkönyvi szám konverzió főkönyvi számonként Cikkszám szerinti konverzió esetén a cikk konverziója azonnal megtörténik, amint a főkönyvi számot beírtuk, ha a megerősítésre IGEN-nel válaszolunk. 59. ábra Főkönyvi szám megváltoztatás - megerősítés Ha a főkönyvi szám nem létezik, vagy mégsem akarjuk az adott cikket konvertálni, akkor az ESC billentyű megnyomásával tudunk a folyamatból kilépni és a cikk konvertálása megszakítható. Fontos! Adott főkönyvi szám konvertálás csak az első feladás előtt végezhető el, a későbbiekben erre már a felhasználónak nincs lehetősége. 52

54 Előbizonylatok kezelése E l ő b i z o n y l a t o k k e z e l é s e A menüpont elindítása után a (60. ábra) képernyőképet kapjuk. 60. ábra Előbizonylatok főmenü E l ő b i z o n y l a t k é s z í t é s e Előbizonylat késztésére azon mozgásnemek esetében van lehetőség, melyeknél a mozgás táblában be van állítva, hogy előbizonylat készíthető. Ez a beállítás jelenleg kiadási mozgásnemek esetében él. Az előbizonylat készítés ugyan úgy működik, mint egy bizonylatkészítés, csak nincsen raktári készletmozgás. A bizonylatkészítés folyamatát a Bizonylat menüpontnál részletesen ismertetjük. E l ő b i z o n y l a t u t a l v á n y o z á s Az előbizonylat elkészítése után a bizonylat utalványozását el kell végeznünk. Az utalványozás (jóváhagyás) után az előbizonylat tételei átvehetők rendes bizonylati tétellé. A rendes bizonylati tétel esetében már a készletmozgás is megtörténik. Ezzel a technikával akár előre is lehet dolgozni. Nézzük most az utalványozást részletesen. 53

55 Előbizonylatok kezelése 61. ábra Utalványozott bizonylatok jóváhagyása bizonylatok A menüpont elindítása után a (61. ábra) képernyőkép jelenik meg. Itt a rendszerben található előbizonylatokat láthatjuk. A képen látható, hogy melyik bizonylat lett utalványozva és melyik nem. 62. ábra Utalványozott bizonylatok jóváhagyása aktuális bizonylat Az aktuális bizonylat fülre történő kattintás után a (62. ábra) képet kapjuk. Itt látható, hogy milyen cikk melyik alleltárra lett kiadva. Az utalványozást a jóváhagyott mennyiség beírásával tehetjük meg. A bizonylatok nyomtatására a nyomtatás ikonra történő kattintással van lehetőségünk. Az OK gombra történő kattintás után a bizonylat jóváhagyott státusz kap, és ezután bármikor tényleges bizonylat készíthető belőle. Ha egy adott előbizonylatból tényleges bizonylat készült, akkor kikerül a (61. ábra) listából. 54

56 Előbizonylatok kezelése A program az utalványozott mennyiséghez alapértelmezettként az eredeti mennyiség mezőben szereplő értéket beteszi, de ez természetesen felülírható. Ha a jóváhagyott mennyiséget nagyobb értékre írjuk, mint az eredeti mennyiség, akkor a program a következő üzenetet küldi. 63. ábra A mennyiségek eltérnek, megerősítés Ha az IGEN gombra kattintunk, akkor a program a jóváhagyott mennyiséget veszi. Figyelembe. Az előbizonylatok funkció használatával előre dolgozhatunk a rendszerben, úgy, hogy a készletek nem mozognak, de a bizonylatok már előbizonylatként be vannak rögzítve, és amikor a tényleges készletmozgást el szeretnénk végezni, csak át kell venni az előbizonylatokat rendes bizonylattá. E l ő b i z o n y l a t o k n é z e g e t é s e A menüpont elindítása után a rögzített előbizonylatok listáját tekinthetjük meg (64. ábra). 64. ábra Bizonylatok nézegetése - előbizonylatok Ebben a menüpontban lehetőség van az elkészített bizonylatok adatainak módosítására (65. ábra). Abban az esetben, ha egy már jóváhagyott bizonylatot módosítunk, akkor bizonylat státusza megváltozik, és a módosítás után az adott bizonylatot ismét utalványozni kell ahhoz, hogy rendes bizonylat legyen készíthető belőle. A módosítást a módosítás ikonra, majd az Aktuális előbizonylat tételei fülre történő kattintással kezdeményezhetjük. 55

57 Előbizonylatok kezelése 65. ábra Előbizonylatok nézegetése aktuális bizonylat A módosítás végrehajtása az OK gombra történő kattintás után hajtódik végre, vagy amennyiben a KILÉPÉS gombra kattintunk, akkor a program a következő kérdésre történő IGEN válasz esetén menti az adatok módosítását. 66. ábra Előbizonylat módosítás megerősítése 56

58 Előbizonylatok kezelése T é t e l e s e l ő b i z o n y l a t n é z e g e t é s e Itt a bizonylatok tételeit lehet megnézni, egymás alatt (67. ábra). Minden bizonylat annyiszor szerepel, ahány tétel van rajta. Amíg a tételek megjelennek, sok idő is eltelhet, mivel rengeteg adatot kell a programnak megjelenítenie. A képernyőn különböző színekkel jelennek meg, az egyes bizonylati tételek. Pipálási módszerrel megjeleníthetőek a lezárt és a kiadott bizonylati tételek is. 67. ábra Előbizonylatok tételes nézegetése 57

59 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése B i z o n y l a t o k k e z e l é s e A bizonylatok funkció kiválasztása után a (68. ábra) látható almenü jelenik meg. Mint láthatjuk ez az almenü tartalmazza valamennyi a rendszer használata szempontjából fontos bizonylat és készletkezelési lehetőséget. 68. ábra Bizonylatok főmenü Ú j b i z o n y l a t f e l v i t e l e Ha az új bizonylat felvitele menüpontot választjuk a (69. ábra) képernyő jelenik meg. Itt hierarchikusan csoportosítva jelennek meg a választható mozgások. Mint látható minden mozgás mellett szerepel, hogy az adott mozgás új vagy használt cikk esetében alkalmazható. Ha a kiválasztott mozgásra egyszer kattintunk az egér bal gombjával, akkor megjelenik a mozgásnem száma is. Ha egy mozgásnemre az egér bal gombjával gyorsan kétszer kattintunk vagy a kiválaszt gombra az egér bal gombjával egyszer kattintunk, akkor a mozgásnem kiválasztásra kerül és megjelenik pl. Bevételezés esetén a képernyőkép (70. ábra). A készlet rendszerben használt mozgásnemek az 1. számú mellékletben megtekinthetők. 58

60 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 69. ábra Mozgásnem kiválasztása 70. ábra Bizonylat készítés A továbbiakban a mozgásnemekről általában lesz szó, de a mozgások jellegéből adódó eltérésekre külön felhívjuk a figyelmet. 59

61 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése A bizonylat felviteli képernyőn minden mozgásnem esetében azonosak az alábbi adatok: A bizonylatkészítés képernyőképének felső sora egy ikonsor. Az ikonokon funkcióbillentyűk is láthatóak. Ezen billentyűk megnyomásával egér használata nélkül tudjuk a megfelelő ikon funkcióját aktiválni. (Ugyan azt az eredményt érjük el, mintha a megfelelő ikonra kattintottunk volna.) Az itt található ikonok funkciói a következők: Rögzítés/Következő bizonylat F2: A bizonylat tételei tárolásra kerülnek, és egyúttal új bizonylat felvitelére van lehetőségünk, tehát ismételten visszakapjuk ezt a képernyőképet, nem kell a (69. ábra) szerint kezdeni a bizonylatfelvitelt. Az ikonra történő kattintás után a következő kérdést kapjuk. 71. ábra Bizonylat mentése, megerősítés Az adatok csak az IGEN gombra történő kattintás után tárolódnak el, ha a NEM-et választjuk a mentés nem történik meg. Ha a mentés sikeres, akkor a következő információ jelenik meg a képernyőn: 72. ábra Bizonylat elmentve A lementett bizonylat egy paraméter.(azonnali_bizonylat) IGEN-re történő beállítása esetén azonnal ki is nyomtatható. Az azonnali nyomtatásra lehetőségünk van a paraméter beállítás nélkül is, akkor, ha az ikonok közül (69. ábra) a Biz készítés + nyomtatás ikont választjuk ki. Rögzítés/ következő biz. F2: Rögzíti az elkészült bizonylatot és betölti a következő bizonylat felviteléhez szükséges képernyőt Ellenőrzi a bizonylat adatait, majd ha megfelelőek, akkor elmenti a program. Ezután betölti az ugyan ilyen mozgásnemű bizonylat rögzítéséhez szükséges képernyőt. 60

62 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Új tétel F3: Az egy bizonylatszámhoz tartozó tételek rögzítésre használjuk ezt az ikont. Egy bizonylatszámhoz tetszőleges tételszám rögzíthető. A program az ikonra történő kattintás után bekéri a cikkszámot. A program a szállító megadása után bekéri a cikkszámot. Abban az esetben ha a paraméterekben a (PARTNERCIKK) paraméter IGEN-re van állítva, akkor csak azok a cikkek jelennek meg, amelyek a kiválasztott szállítóhoz tartoznak. Ha a cikktörzsben nem szereplő kódot adunk meg, akkor figyelmeztet és nem enged tovább. Cikkszámot a cikktörzsből is választhatunk. Új tétel Gyáriszám LOT szám: Itt egy almenüből választhatunk, hogy LOT szám vagy Gyáriszám alapján szeretnénk felvinni az új cikkünket a bizonylatra. Új tétel vonalkód F4: Ennek az ikonnak a segítségével vonalkód megadásával kezdeményezhetjük egy cikk rögzítését. A program a szállító megadása után bekéri a vonalkódot, majd ha a vonalkód szerepel a rendszerben elvégezhetjük a cikk könyvelését. Új tétel cikktörzsből F5: Ennek az ikonnak a segítségével a cikktörzset ajánlja fel a program és onnan választhatjuk ki a kívánt cikket. Tétel törlés: A bizonylatra felvitt tételek törlésére szolgáló ikon. Ameddig a bizonylat nem került tárolásra, addig ezzel az ikonnal törülhetjük azt a tételt amelyiket kijelöltünk. Előbiz. Megnéz: Ennek az ikonnak a segítségével megnézhetjük a már utalványozott előbizonylatok listáját. (Itt minden utalványozott bizonylatot láthatunk.) Abban az esetben ha kiadási mozgást rögzítünk és megadjuk a megfelelő alleltárat, akkor ha az adott alleltárhoz található a rendszerben előbizonylat, akkor az Előbiz. Megnéz ikon Előbiz. Betölt ikonná módosul és lehetőség van a megfelelő előbizonylat tényleges bizonylattá történő átvételére. Korábbi bizonylat másolása: Ennek az ikonnak a segítségével a rendszerben már rögzített bizonylatok tételeit tudjuk a rögzítés alatt álló bizonylatra átemelni. Rendelés adatainak átvétele: Ennek az ikonnak a segítségével a rendszerben már rögzített rendelések tételeit tudjuk a rögzítés alatt álló bizonylatokra átemelni. A rendelési adatok a bizonylaton megadott szállítóhoz kapcsolódóan jelennek meg. Rögzít/Kilép F10: A bizonylatfelvitelből történő kilépést jelenti. Az ikonra történő kattintás után a rendszer ugyan azokat az információkat küldi, mint a Rögzítés/új bizonylatfelvitel ikon esetében, de ennél az ikonnál a program visszalép (69. ábra)-ig. Az ikonsor alatt két fület látunk Bizonylat adatok: Ebben a nézetben a bizonylatra felvitt tételeket látjuk a felvitel sorrendjében. Aktuális bizonylati tétel: Ebben a nézetben annak a tételnek az adatait tudjuk megnézni, amelyiken éppen állunk. A két fül alatt a képernyőn a mozgásnem számát és megnevezését láthatjuk. 61

63 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Bizonylatszám: Lehet kézi, vagy automatikus. Paraméter (AUTOBSZAM) segítségével állíthatjuk be a használni kívánt formátumot. Automatikus számozás esetén a bizonylatszám mező leszürkítve jelenik meg, a bizonylatszámot az adatok tárolásakor a program adja. Második karaktere A. Kézi számozás esetén a bizonylatszám megadása a felhasználó feladata. A bizonylatszám bármilyen karaktert tartalmazhat. A második karaktere K kitöltése kötelező. 73. ábra Bizonylatszám nem lett megadva Ha olyan bizonylatszámot adunk meg, amely már szerepel a rendszerben a program ekkor figyelmeztetést küld. 74. ábra Már létező bizonylatszám A bizonylatszám első karaktere a bizonylat jellegétől függően B, S, K, F lehet. Részletesen a mozgásnemek listájában megtekinthető. (1. számú melléklet) A dátum mezőbe a bizonylat könyvelési dátuma kerül rögzítésre. Ha ez eltér a könyvelés évétől a program hibaüzenetet küld, majd beállítja az aktuális napi dátumot. 75. ábra Nem a könyvelés évére megadott bizonylat dátum A bizonylat ezután következő adatai a mozgásnemek függvényében változnak. A bizonylatokon minden kitölthető (nem leszürkített) mező kitöltése kötelező, kivéve a bevételezés jellegű mozgás esetében: Számla, Szállítólevél mezők. Bevételezés, visszáru jellegű mozgás esetében: Szállító, Számla, Szállítólevél mezők jelennek meg a képernyőn. A szállító kitöltése kötelező. 62

64 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése A rendszer lehetőséget ad arra, hogy kézzel írjuk be a számlaszámot, de ha a pénzügyi rendszert is használjuk, akkor a pénzügyi programba az adott szállítóhoz iktatott számlák közül is választhatunk. Eladás mozgás esetében: vevő mező kitöltése kötelező. Raktárral kapcsolatos egyéb mozgások: Pl.: Selejtezés, tárgyi eszközzé minősítés, raktár átad minősítéssel, stb. A mozgástól függően Központi raktár, Kéziraktár kód megadása szükséges. (Átadó raktár) Átadás raktárak között: A mozgástól függően Központi raktár, Kéziraktár kód megadása szükséges. (Átadó raktár, Átvevő raktár 2) Kiadás jellegű mozgás: pl.: Anyagkiadás, Leltári kiadás felhasználónak, személynek, Alleltár használt új csere, Anyagkiadás munkalapra, stb. A mozgástól függően Központi raktár, Kéziraktár kód, alleltár, személykód, munkalapszám megadása szükséges. (Átadó raktár, Átvevő alleltár, Átadó alleltár, Átadó személy, Átvevő személy, Munkalap) Ha a cikkek cikktörzsbe történő felvitelekor beállítjuk a leltárkötelezettséget, akkor a kiadási mozgásnemek esetében a program figyeli, hogy az adott mozgásnem a leltárkötelezettségnek megfelelő e. Amennyiben egy cikk leltárköteles és nem leltári mozgással akarjuk a kiadást elvégezni abban az esetben a következő üzenetet küldi a rendszer. 76. ábra A cikk leltárköteles Az ellenőrzés fordított esetben is elvégzésre kerül. Tehát ha egy nem leltárköteles cikket leltári mozgással akarunk kiadásba helyezni. A rendszer az IGEN gombra történő kattintás után elvégzi a kívánt mozgást. A munkalapra történő mozgások esetében a munkalap kitöltése kötelező. A rendszer lehetőséget ad arra, hogy kézzel írjuk be a munkalap számot, de ha a munkalap rendszert is használjuk, akkor a munkalap programba bevitt munkalapszámok közül is választhatunk. Kézzel írott munkalapszám esetén is (ha a munkalaprendszert használjuk) megnézi a rendszer, hogy létezik e a munkalap rendszerben a beírt szám. Ha nem létezik, akkor figyelmeztetést kapunk. 63

65 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 77. ábra Nem létező munkalapszám Bármilyen mozgás esetén, ha a fent felsorolt fejléc adatokat kitöltöttük, akkor az egér bal gombbal az ikonsor valamelyik ikonjára kattintva megkezdhetjük a bizonylat tételeinek a felvitelét. Az új tétel cikktörzsből ikonra kattintva a következő képernyőképet kapjuk (79. ábra). Az új tétel ikonra kattintva az alábbi képet kapjuk (78. ábra), ha a SzállítóiCikk paraméter IGENre van állítva. A cikk megadás mező melletti három pontra kattintva innen is a következő képernyőhöz jutunk (80. ábra). 78. ábra Új cikk felvitele a bizonylatra 79. ábra Új cikk felvitele a bizonylatra - cikktörzsből 64

66 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Mint látható a cikktörzs adatai jelennek meg, melyből különböző rendezési szempont szerint kikereshetjük a rögzíteni kívánt cikket. Ha a cikktörzsben még nem található az adott cikk, akkor az új cikk gombra kattintva elvégezhetjük a cikk cikktörzsbe történő felvételét. Ha megtaláltuk a keresett cikket, akkor a kiválaszt gombra történő kattintás után a (80. ábra) jelenik meg, természetesen csak akkor, ha a raktárban nem csak a mennyiséget hanem az értéket is rögzítik (AzonnaliPenzugy = IGEN). Ez általában csak kis intézményeknél történik, nagyobb intézményekben (az AzonnaliPenzugy = NEM paraméter beállítását javasoljuk) a mennyiségi és érték adatok megadása külön dolgozó feladata. Ebben az esetben megvan a munkafolyamatba épített ellenőrzés lehetősége is. 80. ábra Bizonylati tétel mennyiségének megadása A kép tetején a cikkszámot és a cikk megnevezését láthatjuk. Alatta a gép szerinti aktuális készletet látjuk az adott cikkből. Ezután a felvitelre kerülő tételhez kapcsolódó adatok láthatóak. Ez beállítástól, mozgásnemtől függően változik. Miután rögzítettük a darabszámot, az EFI nevezetű paramétertől függően a program kérheti az EFI kódot. Az EFI kód megadása abban az esetben kötelező, ha a Műtéti cikktörzs efi kódokkal menüpontnál az adott cikket EFI köteles cikknek jelölte be. Miután ez egyedi azonosítást jelent, a rendszer annyi EFI kódot kér be, amennyi mennyiséget megadott. Raktárba történő bevételezés során a (81. ábra), míg alleltárnak történő kiadáskor (82. ábra) képernyő jelenik meg. 65

67 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 81. ábra EFI kód megadása bevételkor 82. ábra EFI kód megadása kiadáskor Bevételezés során amennyiben nem az egyedi azonosító nem a szabványnak megfelelő, tehát nem 13 karakter hosszú, az alábbi kérdést kapja: 83. ábra Nem megfelelő EFI kód megadása Kiadás során csak bevétel során felvitt EFI kód közül lehet kiadni. Amennyiben nem megfelelő EFI kódot ad meg az alábbi üzenetet küldi a program. 66

68 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 84. ábra Nem létező EFI kód megadása Az adott cikkhez tartozó egyedi azonosítók megtekinthetőek a cikktörzs Egyedi azonosító adatok fülön. Az értékadatok csak abban az esetben jelennek meg együtt a mennyiségi adatokkal, ha az AZONNAL_PENZUGY paraméter IGEN-re van állítva. Ez azt jelenti, hogy ha az anyagkönyvelés rögzíti számlákról a bizonylatokat, akkor lehetőség van arra, hogy rögtön a mennyiségi felvitellel egyidejűleg az értékadatokat is megadjuk. Ha a paraméter értéke NEM, akkor az értékadatokat a Bizonylatok ellenőrzése számla alapján, vagy a Bizonylatok ellenőrzése szállítólevél alapján végezhetjük el. Ezen a panelen a rendelés program használata esetén megadható a rendelésszám is. Itt lehetőségünk van arra, hogy vagy a szállítóhoz és cikkhez kapcsolódóan, vagy a teljes rendelésállományból választhatunk rendelésszámot. Lehetőség van egy egy tételhez megjegyzés valamint LOT szám (konszignációs raktár esetén a cikk egyedi azonosítója) hozzáfűzésére is. A képernyő alsó részén a bizonylatra már eddig rögzített tételeket láthatjuk. A képernyőn látható ISMÉT gombra történő kattintás után ismét a (78. ábra) jelenik meg. A RENDBEN gombra kattintás után a (70. ábra) jutunk, ekkor a tétel felvitelre kerül, míg a MÉGSEM gombra történő kattintásnál szintén a (70. ábra) jutunk, de a tétel nem kerül rögzítésre. Amennyiben egy adott cikkre egy kiadási bizonylatot úgy készítünk el, hogy a kiadási bizonylat dátuma kisebb, mint a bevételezés dátuma és a bevételezés előtt a készlet kisebb a kiadás mennyiségétől (tehát a cikk készlete negatívba futna), akkor erre, a program a kiadást nem engedi. 67

69 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Néhány szó a mérlegelésről A rendszer mérlegelt átlagáron dolgozik. Ezt úgy állapítja meg, hogy minden árváltozást okozó bizonylat típus esetén elvégzi a mérlegelt ár számítását. Hogyan is működik a mérlegelés valójában? A program év elejétől végigolvassa az adott cikk bizonylatait, és megvizsgálja, hogy az pénzügyileg ellenőrzött bizonylat-e. Amennyiben nem akkor az adott cikket a program nem mérlegeli tovább. Ha talál pénzügyileg ellenőrzött bizonylatot, akkor mérlegeli. Ha egy bizonylatot pl.: stornózunk és ezzel mérlegelési hibát idézünk elő (negatívba futna a készlet), akkor az utána jövő bizonylatok mérlegeltségét is megszünteti a program. A mérlegelés kétféle módon mehet végbe: ha nem olyan tipusú bizonylatról van szó, amelyik módosítja a cikk értékét (ilyenek például a kiadási bizonylatok), akkor az aktuális mérlegelt árra beárazza a program a bizonylatot és továbblép. ha értékmódosító bizonylatról van szó, akkor képlet szerint kiszámítja a mérlegelt árat, majd ez után veszi a következő bizonylatot. A program, ha talál mérlegelni való bizonylatot, amelyet mérlegelni is tud, akkor minden utána következő bizonylatot átáraz, függetlenül attól, hogy azok korábban mérlegelve voltak-e vagy sem. Amennyiben egy bizonylatot stornózunk, akkor a program valamennyi utána következő bizonylatot újra fog mérlegelni, függetlenül attól, hogy azok már mérlegeltek-e vagy sem. A program valamennyi bizonylatot úgy áraz be, mintha azonnal megtörtént volna a számla beérkezésekor a mérlegelt ár képzése. A bizonylatok havi feladásba csak abban az esetben kerülnek, ha a mérlegelésük megtörtént. Ha egy adott havi feladást elkészítettünk, akkor a feladott hónapra már nem lehet bizonylatot rögzíteni, vagy dátumozni. Erre a program a következő üzenettel figyelmeztet. 85. ábra Főkönyv felé már feladott hónap 68

70 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése G y a k r a n h a s z n á l t m o z g á s n e m e k A gyakran használt mozgásnemek gyors elérésére ad lehetőséget ez a menüpont. A menüpont elindítása után a (86. ábra) képét kapjuk. 86. ábra Mozgásnem kiválasztása Mint látható az ábrán négy ikon található. A megfelelő mozgásnem kiválasztása után a Biz. Készítés ikonra kattintva (78. ábra) képernyőkép jelenik meg. Szintén ez jelenik meg a Biz.Készítés+Nyomtatás F3 vagy Biz.Készítés nyomt.nélkül F4 ikonra kattintás után csak az ikon nevében lévő különbséggel fog a bizonylat felvitel megtörténni. A szerkesztés ikonra történő kattintás után a (87. ábra) látható kép jelenik meg. Itt a gyakori mozgásnemek szerkesztését lehet elkészíteni. Új mozgásnemet tehetünk a listába, vagy törölhetünk egy már bennlévőt. A KIVÁLASZT gombra történő kattintás után, kerül az új mozgásnem a listába. Ha befejeztük a mozgásnemek szerkesztését a MÉGSEM, majd KILÉPÉS gombokra történő kattintás után visszajutunk a (86. ábra). 69

71 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 87. ábra Új mozgásnem hozzáadása, a gyakran használt mozgásokhoz B i z o n y l a t m ó d o s í t á s a A bizonylat módosítása menüpont alatt négy menüpontot találunk (88. ábra). 88. ábra Bizonylat módosítás almenüi Bizonylat módosítása F4 A menüpontra történő kattintás után a következő kép jelenik meg (89. ábra). 70

72 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 89. ábra Bizonylat módosítása Ezen az ábrán a berögzített bizonylatok jelennek meg, és ebben a listában bizonylatszámra tudunk keresni. Ha megtaláltuk a módosítani kívánt bizonylatot, az OK gombra történő kattintás után a következő kép jelenik meg (91. ábra). A menüpontban lehetőség van új tétel (cikk) felvitelére, valamint tétel sztornózására a bizonylaton. Azokat a bizonylatokat, amelyek már pénzügyileg ellenőrzöttek és a paraméter úgy van beállítva, hogy ne lehessen módosítani, törülni havi feladásban szerepelnek, nem lehet módosítani. Ezeknél a következő üzenetet kapjuk. 90. ábra A bizonylat feladva, nem módosítható 91. ábra Bizonylatkészítés bizonylati tételek 71

73 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 92. ábra Bizonylatkészítés aktuális bizonylati tétel A Bizonylat módosítás funkció 92.ábrán látható lehetősége, hogy egy korábban rögzített bizonylati tételen mennyiséget javítsunk, vagy akár a Tétel törlés ikonnal egy tételt töröljünk, melyeket egy új bizonylat készítésekor megtehetünk mindaddig, amíg nem rögzítettük a bizonylatot, annak okán, hogy egy már lerögzített és kinyomtatott (tehát már elkészült bizonylatot) nem lehet csak a stornózás szabályait figyelembe véve javítani. Itt csak új tétel felvitelére van lehetőségünk. Tehát az elrontott tétel stornózása után itt vihetjük fel újra a már jó adatokkal. Az új tétel rögzítését az OK gombra történő kattintással fejezzük be. A kilép/rögzít ikonra történő kattintás után a program, elmenti az adatokat 93. ábra Bizonylat elmentve Felhasználó módosítás Abban az esetben, amikor nem leltáros készletet adtunk ki a felhasználónak, akkor a bizonylaton rögzített felhasználót módosítani tudjuk és nem kell a bizonylatot sztornózni és újra elkészíteni (94. ábra). 72

74 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 94. ábra Felhasználó módosítás A módosítást a Módosít gombra kattintva végezhetjük el. Ha a bizonylatunk már ellenőrizve van, akkor figyelmeztetést kapunk (95. ábra), hogy először az ellenőrzést töröljük, és csak utána módosítsuk a felhasználót. 95. ábra Bizonylat nem módosítható, mert ellenőrizve van Ha a program nem talál akadályt a bizonylat módosítására, a következő képernyőn () azt elvégezhetjük. 96. ábra Felhasználó módosítása 73

75 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Rendeléskód módosítása Amennyiben a bevételi bizonylathoz nem megfelelő rendelést kapcsoltunk, vagy nem adtunk meg semmit, akkor itt módosíthatjuk, vagy pótolhatjuk (97. ábra). 97. ábra Rendeléskód módosítása Kiválasztjuk a bizonylatot és a módosítás gombra kattintunk. A megjelenő képernyőn (98. ábra) megadjuk a bizonylatunkhoz tartozó rendelésszámot. 98. ábra Módosított rendelésszám megadása Ugyanitt, a piros mínusz gombra kattintva, törölhetjük a bizonylatról a rendelésszámot is. 74

76 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Kiegészítő adatok módosítása Az almenü elindítása után a következő képernyőt látjuk, a módosítandó bizonylatokkal (99. ábra). 99. ábra Kiegészítő adatok módosítása Ha kiválasztunk egy bizonylatot, és a módosít gombra kattintunk, a következő képernyőn (100. ábra) elvégezhetjük a módosítást. Módosítani, a belső- és külső számlaszámot, szállítólevél számot, bankkivonat számot, megjegyzése és a gyűjtőkódokat tudjuk ábra Kiegészítő adatok módosítása egy bizonylaton 75

77 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése B i z o n y l a t b e t e g r e t ö r t é n ő k i a d á s m ó d o s í t á s a Abban az esetben, ha a kiadási bizonylat betegre, rögzítésre került (beteg_felhasználás paraméter IGEN), akkor ezzel a menüponttal tudjuk módosítani az adatokat ábra Betegre történő kiadások módosítása U t ó l a g o s m u n k a l a p s z á m h o z z á a d á s a Ha a bizonylat rögzítésekor nem adtuk meg a munkalap számát, amelyre a kiadási bizonylat vonatkozott (a munkalapot még nem készítették el, nem rögzítették a rendszerben), akkor azt itt tehetjük meg. Kiválasztjuk a kiadási bizonylatot a listáról (102. ábra), majd szintén kiválasztjuk a munkalapot (103. ábra). Természetesen csak olyan bizonylathoz tudunk munkalapot rendelni, amelyik még nincs feladva. 76

78 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 102. ábra Utólagos munkalapszám hozzárendelés 103. ábra Utólagos munkalapszám hozzárendelés munkalap kiválasztása 77

79 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése B i z o n y l a t á t d á t u m o z á s A menüpont kiválasztása után a következő kép jelenik meg (104. ábra) ábra Bizonylat átdátumozása A bizonylat átdátumozása az átdátumozás fülre történő kattintással készíthető el (106. ábra). Itt az új dátum mezőbe írjuk be azt a dátumot, amire át akarjuk dátumozni a bizonylatot. A dátum mindig csak a könyvelési évnek megfelelő lehet. Ha a bizonylat valamely tételének feladása a főkönyvi rendszer felé már megtörtént, vagy az átdátumozandó bizonylatnak egyetlen sora sincs főkönyvre feladva, de valamelyik cikk esetében olyan dátumot akarunk megadni, amely után már van olyan bizonylat, amely főkönyvre feladott akkor a bizonylat nem dátumozható át. Ebben az esetben a következő üzenetet kapjuk (105. ábra) ábra Bizonylat átdátumozása, nem végezhető el 78

80 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 106. ábra Bizonylat átdátumozása dátum megadása K i h o r d á s i i d ő á t d á t u m o z á s Ebben a menüpontban a munkaruháknál, védőszemüvegeknél használt kihordási idő megváltoztatására van lehetőségünk (107.ábra). A dátum megváltoztatását a megfelelő tétel kijelölése után az aktuális rekord fülre kattintva tudjuk elvégezni (108. ábra). 79

81 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 107. ábra Kihordási idő átdátumozása 108. ábra Kihordási idő átdátumozása dátum megadása Amennyiben szeretné a cikktörzsben beállított cikkekre a beállítás előtti dátumra elkészített tételekre is a beállítást elvégezni a Betölt menü segítségével megteheti. Amennyiben betöltjük az adatokat, a személyre kiadott kihordási idő köteles cikkek i kihordási idővel megjelennek, melyeket a már fent említett módon a megfelelő kihordási időre át lehet dátumozni ábra kihordási idő beállításához szükséges adatok betöltése 80

82 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése K ü l s ő r a k t á r o z ó a d a t a i n a k k e z e l é s e Amennyiben az Intézetben külső raktározó van jelen, az automatikus bevétel, illetve kiadás a külső raktározó által feladott állomány (általában text file) alapján itt készíthető el. Ezen menüpont pontos futtatásához a paraméter kezelő modulban az alábbi beállításokat kell eszközölni: - KULSO_RAKTAROZO_FILEPATH (ez a paraméter határozza meg a külső raktározó által átadandó file helyét) - KULSO_RAKTAROZO_KODJA (A partnertörzsben ezen a kódon szerepel a külső raktározó) - KULSO_RAKTAROZO_NEVE (A külső raktározó neve) - KULSO_RAKTAROZO_RAKTARA (A külső raktár azonosítója, mely a raktártörzsben is szerepel) - KULSO_RAKTORZO_UGYFEL (A paraméter értéke a külső raktározó nevét tartalmazza, amit az igénylés program által készített átadó file fejléc sorába ír a program) - KULSO_RAKTAROZO_VAN (Külső raktározói adatkapcsolat létezik-e). Külső raktározó adatainak beolvasása Ebben a menüben a KULSO_RAKTAROZO_FILEPATH útvonalon meglévő állomány beolvasását kell itt eszközölni. Itt beolvasásra kerülnek az adatok, további feldolgozás céljából (110. ábra). 81

83 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 110. ábra Külső raktározó adatainak beolvasása Beolvasás során a program ellenőrzi, hogy az átadó állományban lévő adatok megfelelőek-e azok bizonylat készítésére alkalmasak-e. Amennyiben a beolvasás során nem talált hibát a program az alábbi üzenetet (111. ábra) kapja a felhasználó ábra Külső raktározó adatainak átvétele hibátlanul Ha az átadó állományban hibát talál a program a következő hibaüzenet (112. ábra) jelenik meg a képernyőn. 82

84 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 112. ábra Külső raktározó adatainak átvétele hibákkal Amennyiben nem átvételkor szeretnénk javítani a hibákat, a következő menüpontban (Adatok javítása) is megtehetjük azt. Adatok javítása Ebben az esetben a program megkérdi, hogy szeretné-e a hibákat javítani és Igen válasz esetén megjeleníti a hiba okának megjelölésével a hibás tételeket ábra Hibás tételek javítása 83

85 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 114. ábra Hibás tételek megjelenítése A hibás tételek mellett szerepel egy hibakód, illetve a kódhoz tartozó hiba leírás. Ezen hibakódok az alábbiak lehetnek, melyeket manuális beavatkozás során javítani kell ahhoz, hogy az automatikus bevételezés elkészüljön: Azonosító nélküli cikk (cikkszám mező üres) Ismeretlen cikk (a cikktörzsben nem létező cikk) Eltérő áfakulcs (a cikktörzsben beállított áfakulcs, illetve a feladóállományban lévő áfakulcs eltér) Eltérő érték (a cikktörzsben beállított érték, illetve a feladóállományban lévő érték eltér) Nem beazonosítható tétel (nem létező, vagy hiányos előbizonylati szám) Csak abban az esetben, ha a CT-EcoSTAT rendszer igénylési moduljával készül az igény a külső raktározó felé A javítás során ki kell jelölni azon tételt, melyet javítani szeretnénk, majd a Javítás menü segítségével a részletes adatok megjelenítése során javítható az adat. A hibás adatot, ahova a program maunális beavatkozást kér a program megjelöli a könnyebb javítás céljából. 84

86 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Bevételezés külső raktározó adatai alapján Amennyiben a javításokat elvégeztük a programban, lehetőség van az automatikus bevételezésre. Ezen menüpont alatt a hibátlan tételeket a program betölti, illetve kérdést intéz a felhasználóhoz, hogy a hibás tételeket törölje-e a feladó állományból. Fontos! Ezen tételek törlése után az újbóli javítás már nem lehetséges, ezért jól gondolja meg a választ. Amennyiben hibás tétel nincs, illetve a hibás tételeket töröltette a programmal, az adatok betöltésre kerülnek, melyet a rendszer üzenettel (115. ábra) ad a felhasználó tudtára ábra Hibátlan tételek betöltése bevételezésre 85

87 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 116. ábra Hibátlan tételek betöltése automaikus bevételezés céljából A bizonylat mentése után a tételekben javítani már nem lehet ezért a rendszer rákérdez (117. ábra) arra, hogy a bevételi bizonylatot biztosan elkészítse-e ábra Automatikus bizonylat mentés A tételek betöltése után meg kell adni a bevételezés dátumát, majd a bizonylat mentése menüvel a bevételezési bizonylat elkészül, melyet a program jelez a készítőnek (118. ábra). 86

88 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 118. ábra Elkészült bevételi bizonylat a külső raktározó adatai alapján Kiadás/felhasználás A kiadás elkészítéséhez meg kell adni az alleltár kódját (119. ábra), melyre a kiadás készülni fog ábra Alleltár kódjának megadása Miután kiválasztásra került az alleltár kódja, a program megjeleníti a hozzátartozó előbizonylatok listáját (120. ábra), amennyiben a külső raktározó felé az igény a CT EcoSTAT program igénylési moduljából történt. 87

89 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 120. ábra Alleltárakhoz tartozó előbizonylatok listája Miután a fenti azonosítók kiválasztásra kerültek, meg kell adni a külső raktározó tétel azonosítóját (121. ábra), mely után a felhasználási bizonylathoz a tételek betöltődnek a képernyőre. A megfelelő dátum megadása után, a már a bevételezésnél jól ismert bizonylat mentése menüpont által a kiadási bizonylat elkészül a felhasználó számára. Természetesen ezen kiadási folyamatot addig kell végezni, amíg minden alleltár, minden igényét ki nem adtuk. Annyi kiadási bizonylat fog a rendszer által készülni, amennyi alleltár, illetve azokhoz tartozó előbizonylat a feladás állományban átvételre került ábra Külső raktározó bizonylatszáma 88

90 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Visszáru Amennyiben a külső raktározó részére az osztály visszaadja az anyagot, a jelentés állományban ez visszáruként jelentkezik, melyet ezen menüpont alatt kell a felhasználónak lekezelnie (122. ábra). Miután a visszáru tételeket a programba betöltötte azokból a dátum megadása után a bizonylat mentés menü alatt bizonylatot kell készíteni ábra Külső raktározó visszáru A program megkérdezi, hogy a bizonylatot elkészítse-e (123. ábra), és igen válasz esetén egy visszáru bizonylat készül ábra Visszáru bizonylat készítése 89

91 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Abban az esetben, ha a visszáru tétel már kiadott tételből készül, előbb ezen tételeket kell visszavételezni a raktárba Felesleg visszavét felhasználótól mozgással és csak ezután készíthető el a visszáru bizonylat (124. ábra) ábra Visszáru bizonylat elkészítését akadályozó probléma Listák A külső raktározó által végzett munkafolyamatokról, illetve adatokról a listák (125. ábra) menüpont alatt kaphat információt 125. ábra Külső raktározó listái Jelentés fájl beállítás Mielőtt fenti folyamatot először elindítanánk, be kell állítani az átadó állományban az adott mezők kezdő pozíciókat (126. ábra). A mező neve mellett kezdő pozíciót kell megadni, majd a mező hosszát. 90

92 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 126. ábra Átadó fájl mező pozícióinak beállítása K i a d á s k i s z a b á s a l a p j á n Ez a menüpont az élelmezés rendszerhez kapcsolódik. Itt lehet elkészíteni az élelmezésen készített kiszabás alapján a kiadási bizonylatot (127. ábra). Először meg kell adnunk a kiszabás kiadás napját. Ez lesz a kiadási bizonylatunk dátuma is ábra Kiszabás kiadási bizonylat dátuma Ha az élelmezési rendszerben ere a napra még nem készítettek kiszabást, a következő figyelmeztetést kapjuk (128. ábra). 91

93 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 128. ábra Nincs kiszabás az adott dátumra Ha sikerült megfelelő napot megadnunk, akkor a program bekéri a (129. ábra) raktárt (amelyikből az nayagot kiadjuk) és a felhasználót (aki felhasználja az anyagot) ábra Kiadás kiszabás alapján, felhasználó megadása Megjelenik a kiszabás alapján való kiadás képernyője (130. ábra). A táblázatban az utolsó oszlopot (kiadott mennyiség) tudjuk módosítani. Minden információt megtekinthetünk a kiadáshoz. Ha a kiszabásban nem szerepel valamilyen cikk, akkor azt felvihetjük, míg másokat kitörölhetünk. Ha minden módosítást elvégeztünk, akkor a Bizonylat készítés gombra kattintva elkezdődik az adatok ellenőrzése. Hiba esetén figyelmeztetést kapunk (131. ábra). Az ellenőrzések után még mindig tudunk dönteni, hogy a kiadást elkészítjük-e. A kiadási bizonylatra kerülő adatokról értesítést kapunk (132. ábra). 92

94 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 130. ábra Kiadás kiszabás alapján, mennyiségek megadása 131. ábra Kiadás kiszabás alapján 0 mennyiség 132. ábra Kiadás kiszabás alapján nyomtatunk bizonylatot? 93

95 Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése G a s t r o k a p c s o l a t Cikktörzs A készlet modul cikktörzsébe fel kell vezetni a készételeket, melyek az élelmezés modulban kiszabásra kerülnek, valamint az árukat, melyeket beszereznek az Intézetben, és majd átadják a büfének. Ezen készételeket, illetve árukat a GastroMaster rendszerbe is felvezetésre kell hogy kerüljenek. Ahhoz, hogy az automatikus átadások működjenek, a CT-EcoSTAT élelmezési, illetve készlet modul, valamint a GastroMaster rendszer készételeinek és áruinak kódjait meg kell feleltetni. Ez a CT-EcoSTAT rendszer készlet moduljában a Bizonylatok Kiszabás Cikk Étel Éttermi cikk összerendelés menüpontjában állítható be. 94

96 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Központi raktár A CT-EcoSTAT rendszer készlet moduljában létre kell hozni az adott GastroMaster kapcsolathoz egy önálló központi raktárat, ahol a kiszabás történik, illetve ahol a késztermékek és áruk forgalma bonyolódik. Alleltártörzs A CT-EcoSTAT rendszer készlet moduljában létre kell hozni az adott GastroMaster kapcsolathoz egy önálló alleltárat, mely a kiszabás költségeit viselni fogja. CT-EcoSTAT élelmezés modul előkészítés A CT-EcoSTAT rendszer élelmezés moduljában el kell készíteni a Büfé részére gyártott késztermékek kiszabását. CT-EcoSTAT készlet modul késztermék/áru átadása A CT-EcoSTAT rendszer élelmezési moduljában elkészített kiszabás alapján az alapanyag kiadást a már megszokott módon a készlet modulban el kell készíteni. Újdonság, hogy ugyanebben a menüben a Késztermék kiszabás bevételezése menüvel bevételi bizonylat készül a kiszabás alapján készített késztermékekről a készlet rendszer Büfé központi raktárába, majd azonnal egy átadási bizonylat is melyet az Éttermi adatok kiexportálása menüvel adhat át a felhasználó a GastroMaster rendszerbe. Az adatok átvétele során a mennyiségek módosíthatóak, de új tétel nem vehető fel. A bizonylat készítés a Bizonylat menüponttal készíthető el. 95

97 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Vannak olyan tételek, melyeket nem kiszabás alapján készít el az Intézet, hanem áruként szerez be és vételez be a készlet modul Büfé központi raktárába és onnan kerül át a GastroMaster rendszerbe. Ezt a bizonylatot az M111ATAD mozgással kell elkészíteni, majd az átadást a késztermék átadáshoz hasonlóan az Éttermi adatok kiexportálása menüvel lehet elvégezni. GastroMaster átvétel A GastroMaster rendszerben a CT-EcoSTAT rendszerből érkező bizonylatokkal már teendő nincs, azok azonnal megjelennek a GastroMaster rendszerben. 96

98 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése B i z o n y l a t n y o m t a t á s A bizonylat nyomtatás menüpontban lehetőség van a bizonylatok többféle szempont szerinti utólagos nyomtatására ábra Utólagos bizonylat nyomtatás B i z o n y l a t o k n é z e g e t é s e Ebben a menüpontban a már lerögzített bizonylatok, megtekintésére van lehetőségünk táblázatos formában, különböző rendezettség szerint (134. ábra). Ezen felül az egér jobb gombjával az adott bizonylatra kattintva megtekinthető a bizonylat kronológiája. Itt visszanézhető, hogy ki mikor készítette, ellenőrizte, módosított, esetleg sztornírozta az adott bizonylatot ábra Bizonylatok nézegetése 97

99 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése Egy adott bizonylat tételeit is megtekinthetjük, ha az aktuális bizonylat fülre kattintunk (135. ábra). A módosítás ikonra kattintva azokat az adatokat módosíthatjuk, amelyeket a Bizonylat módosítás menüpontban már ismertettünk. A nyomtatás ikonra kattintva pedig a bizonylat nyomtatható ki ábra Bizonylatok nézegetése-aktuális bizonylat T é t e l e s b i z o n y l a t n é z e g e t é s Ebben a menüpontban a rendszerbe rögzített bizonylatok fontosabb adatai tekinthetőek meg különböző rendezettség szerint (136. ábra). 98

100 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 136. ábra Bizonylatok tételes nézegetése R a k t á r i k é s z l e t e k n é z e g e t é s e Az (68. ábra) menüpontjának elindítása után a program főkönyvi szám szűrést kér (137. ábra). Ha itt nem adunk meg feltételt (üresen hagyjuk és OK gombra kattintunk), akkor a programban található valamennyi cikk készletet behozza a program (138. ábra) ábra Raktári készletek nézegetése főkönyvi szám szűrés 99

101 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 138. ábra Raktári készletek nézegetése Az ábrán látható, hogy a mezők tetszőlegesen átrendezhetők a számunkra szükséges adatok megfelelő áttekintése érdekében. A raktárkód megváltoztatásával bármelyik raktárra (kéziraktár, alleltár, személy) lekérhetőek a készletadatok. Ö s s z e s í t e t e t t r a k t á r a k n é z e g e t é s e Az (68. ábra) Összesített raktárak nézegetése menüpont elindítása után (139. ábra) a képernyőkép jelenik meg. A menüpontban a cikkek aktuális készleteit tekinthetjük meg. Amennyiben a cikk melyik raktárban található fülecskére kattintunk, akkor a következő képet kapjuk (140. ábra).itt az látható, hogy egy adott cikk mely raktárakban található, és az egyes raktárakban mennyi az aktuális készlet. 100

102 B Bizonylatok kezelése Bizonylat felvitele, módosítása törlése 139. ábra Összesített raktárak nézegetése 140. ábra Összesített raktárak nézegetése Melyik raktárban? 101

103 Bizonylatok Selejtezés S e l e j t e z é s e k Az (68. ábra) menüpont kiválasztása után újabb almenü jelenik meg. A selejtezés végrehajtása menüpontban van lehetőségünk a selejt készletek tényleges kikönyvelésére. Mielőtt a selejtezés részletes taglalásába kezdenénk, néhány szót a rendszer selejtezés kezeléséről: A rendszerben a selejtezés két lépcsőben történik. Első lépcsőben a megfelelő helyről ami raktári, vagy személyi, illetve felhasználói készlet lehet először úgynevezett selejtkészletbe adjuk át a selejtezendő mennyiséget, s ez még nem jelenti a konkrét leselejtezés tényét, csak azt, hogy a raktárban az ún. selejtkészletben kerül a mennyiség tárolásra. A bizonylat készítéskor a megjegyzés mező nem kitöltendő, mert a program használja a tartalmát! Valójában a selejtezés a most tárgyalandó selejtezési funkcióval valósítható meg. Természetesen a valóságban szintén hasonlóképpen két lépcsőben történik a selejtezés elvégzése, év közben folyamatos gyűjtögetése folyik a selejtezendő bizonylatoknak, míg évente egy vagy két alkalommal kerül sor a tényleges selejtezésre ábra Bizonylatok -> Selejtezés almenü 102

104 Bizonylatok Selejtezés Selejtezés végrehajtása A menüpont kiválasztása után a program először a selejtezési jegyzőkönyv számát kéri be, valamint meg kell adni a selejtezés dátumát. Az új selejt költséghelyét paraméterben kell beállítani.(selejt_fkszam) Itt jegyezzük meg, hogy több selejtezés végrehajtása esetében is használhatjuk ugyanazon számú selejtjegyzőkönyvet, ebben az esetben a többszöri selejtezés végrehajtása során keletkezett tényleges selejtezések, ezek valamennyien az adott selejtezési jegyzőkönyvben kerülnek lekönyvelésre ábra Selejtjegyzőkönyv megadása Az OK gombra történő kattintás után a következő táblázat jelenik meg 145. ábra). Az ábrán minden olyan bizonylat megtalálható, amely a selejt készletet növelte. (Pl. Alleltár selejt-új csere, Személy selejt-új csere, Személy átad selejtezésre, stb) 103

105 Bizonylatok Selejtezés A selejt készlet csökkentés a Bizonylati cikk kivezetése, vagy az összes adott bizonylati cikk kivezetése menüponttal lehetséges. Mind a két menüpont indítása után a program bekéri a selejtezés okát és a hasznosítás módját ábra Selejtezés oka 144. ábra Selejt kezelése Amennyiben egy bizonylat kikönyvelésre kerül, az eltűnik a listából. Az összes adott bizonylati cikk kivezetése menüponttal lehetőségünk van arra, hogy a selejtezései bizonylatok között valamennyi egy cikkre vonatkozó bizonylatot egy menetben selejtezzük le. Ebben az esetben rá kell mennünk a selejtezésre váró bizonylatok közül tetszőlegesen bármelyikre, amelyik az adott cikkszámhoz tartozik és rá kell kattintani a menüpontra. A rendszer valamennyi a cikkhez tartozó bizonylatot egy menetben leselejtezi. Az Adott bizonylat összes cikkének kivezetése menüpontban az éppen adott bizonylat bármelyik tételén állva a bizonylat valamennyi tételét egy menetben tudjuk kivezetni. Ezzel a két megoldással elkerülhetjük az esetleges hosszadalmas soronkénti selejtezést. FIGYELEM! Az Összes selejt cikk kivezetése menüpontot csak ott ajánlott használni, ahol kevés selejt bizonylatot készítenek, s egy könyvelő végzi a teljes készletnyilvántartást. A funkció elindítása ellenkező esetben nem javallott! A bizonylati cikk aktiválása menüpontban lehetőségünk van egy-egy tételsorban található mennyiség ún. újraaktiválására. Ez pl. olyan esetekben lehet szükséges, amikor köpenyek, vagy bizonyos más cikkekről kiderül, hogy javíthatóak, s ilyen esetben felesleges lenne őket leselejtezni. Abban az esetben, ha a kívánt sorra rávisszük a cursort és a menüpontra kattintunk megtörténik az újraaktiválás. Az újraaktiválás ha az adott bizonylat személytől, vagy felhasználótól történt a selejtezés, akkor nem ugyanoda kerül vissza, hanem a raktárba, raktári használtként. Ennek az a magyarázata, hogy maga a selejtkészlet is a raktárban kerül nyilvántartásra, tehát illogikusnak tartanánk, és nem is lenne indokolható, ha a rendszer esetleg a felhasználóhoz tenné vissza ahonnan már kivételre került az adott mennyiség. A bizonylatszám megváltozik, az első karaktere A betű lesz. 104

106 Bizonylatok Selejtezés 145. ábra Selejtezés végrehajtása Selejtezési jegyzőkönyv készítése A program segítségével elkészíthetjük a selejt-jegyzőkönyvet is nyomtatásban. Mint már korábban ismertettük, a selejtezés lebonyolításánál meg kell adnunk a selejt-jegyzőkönyv számát. A jegyzőkönyv szám az a gyűjtő, amely segítségével összekapcsolhatjuk az egy-egy selejt-jegyzőkönyvhöz tartozó selejtezési bizonylatokat, illetve a selejt-jegyzőkönyv a Számviteli Törvény vonatkozó rendelkezésének megfelelően természetesen cikkenként összesítve szerepelnek a megfelelő bizonylatok. Ez a selejt-jegyzőkönyv formáját tekintve megegyezik a Pénzügyi Közlönyben megjelent selejtezési-jegyzőkönyv formátummal, s mint ilyen annak a kiváltására abszolút alkalmas. Egy paraméter (SELEJT_NYOMTATVANY) értékének IGEN-re állításával elérhetjük, hogy a program a nyomtatvány szaküzletekben kapható Selejt jegyzőkönyv nyomtatványt is kinyomtassa. A 146. ábrán látható adatbeviteli ablakban begépelhetjük a selejtezésben résztvevő munkatársakat, az itt beszerkesztett nevek és beosztások a nyomtatványban nyomtatott formában jelennek meg. Az adatbeviteli képernyő bal alsó sarkában lévő Menü gomb segítségével a megszerkesztett jegyzőkönyv tartalmát el tudjuk menteni, s így az a következő selejt jegyzőkönyv készítésekor az ismét felhasználható. 105

107 Bizonylatok Selejtezés 146. ábra Selejt jegyzőkönyv nyomtatvány nyomtatása A nyomtatvány kinyomtatása után a Mégsem gombra kattintva folytathatjuk a jegyzőkönyvkészítést. A 147. ábrán látható Selejt jegyzőkönyv nyomtatás ablakban a nyomtatvány mellékleteként a selejtezett cikkeket tartalmazó lista készíthető el ábra Selejt jegyzőkönyv nyomtatása Ha nem megfelelő adatot adtunk meg a következő üzenetet kapjuk ábra Nincs ilyen selejt jegyzőkönyv Ha a jegyzőkönyvszám létezik akkor a következő listát kapjuk. 106

108 Bizonylatok Selejtezés 149. ábra Selejt jegyzőkönyv nyomtatási képe Selejtezés okának tételes jelölése/megváltoztatása Ebben a menüpontban a selejtezés végrehajtása menüpontban megadott selejtezés oka és a hasznosítás módja változtatható meg. 107

109 Bizonylatok Rendelések áttekintése R e n d e l é s e k á t t e k i n t é s e Ebben a menüpontban, a Rendelés programban berögzített rendelések, megtekintésére van lehetőségünk (150. ábra Rendelések áttekintése). Az ábrán látható, hogy a könnyebb áttekintés érdekében a rendszer különböző színekkel jelöli a különböző státuszú rendeléseket ábra Rendelések áttekintése A rendelési tételek fülre történő kattintás után (151. ábra) az aktuális adatokat tekinthetjük meg. Az ábra alján látható, hogy a program más színnel jelöli azokat a tételeket, amelyekre már elkészítettük a bevételezési bizonylatot és más színnel azokat, amelyekre még nem. 108

110 Bizonylatok Rendelések áttekintése 151. ábra Rendelések áttekintése Rendelések tételei fül A rendelések tételeinek megtekintésekor lehetőség van tételes rendelés áttekintésre a Tételes menü elindításával (152. ábra). Itt megkereshető, hogy adott cikk mely rendelésen szerepel, amennyiben a rendezettséget cikkszámra állítjuk be. A rendelések tételeinek megtekintésekor továbbá a Beérk. menü segítségével az adott rendelésre beérkeztetett bizonylatok listáját kapható meg. 109

111 Bizonylatok Rendelések áttekintése 152. ábra Rendelések tételes áttekintése 110

112 Bizonylatok Rendelés készítése R e n d e l é s j a v a s l a t k é s z í t é s e k é s z l e t e k a l a p j á n A menüpont segítségével rendelési terv készíthető főkönyvi szám vagy cikkszám szerinti szűrési feltételekkel. A rendelési terv késztésének csak abban az esetben van értelme, amennyiben a cikktörzs mennyiségi és pénzügyi paraméterek fülén a minimális, maximális, illetve optimális készlet mezőket kitöltöttük. A program a rendelési tervet úgy készíti el, hogy az aktuális készletet a készlet típusnál meghatározott cikktörzsbeli adatokhoz viszonyítja (153. ábra) ábra Készlet alapján rendelési terv készítése A (155. ábra) szűrési feltétele annyival különbözik az (153. ábra)-tól, hogy itt lehetőségünk van egyszerre több nem egy intervallumhoz tartozó cikket kiválasztani a cikktörzsből és ezekre a cikkekre készíti el a program a tervet. A kiválasztott cikkeket a HOZZÁAD gombra történő kattintás után a rendszer beteszi az ablak alsó részébe lévő listába, ahonnan az ELTÁVOLÍT gomb segítségével van lehetőségünk kitörölni. Amennyiben meghatároztuk, hogy milyen feltételek szerinti listát készítünk, akkor a RENDELÉS gombra történő kattintás után a rendszer az alábbi kérdést teszi fel, és az IGEN gombra történő kattintás után elkészíti a rendelési tervet. A MÉGSEM gombra történő kattintás után a terv elkészítése nélkül visszaléphetünk a menübe ábra Készlet alapján rendelési terv készítése, megerősítés 111

113 Bizonylatok Rendelés készítése 155. ábra Készlet alapján rendelési terv készítése mely cikkekre R e n d e l é s i j a v a s l a t e l b í r á l á s a A javasolt rendelési mennyiségeket módosíthatjuk, vagy akár az összes tételt elfogadhatjuk (156. ábra) ábra Rendelési javaslat elbírálása 112

114 Sztornózás ESKI jelentés készítése Az exportálást a Bizonylatok ESKI adatok exportálása menüpontban lehet elérni. A menüpont elindítása után ki kell választani az időszakot melyre a jelentés elkészüljön, majd az alapadatok beállítása után mely szintén a jelentés állomány része a rendszer elkészíti az excel állományt, melyet az ESKI részére el kell küldeni. Az elkészítés során az excel azonnal ki is nyomtatható saját használatra ahol még az adatok áttekintésére, illetve szükség szerinti javítására van lehetőség. 113

115 Sztornózás S z t o r n ó z á s A menüpont elindítása után a következő képernyőkép jelenik meg (157. ábra) ábra Sztornózás főmenü B i z o n y l a t i t é t e l e k s z t o r n ó z á s a A menüpont elindítása után a következő táblázat jelenik meg (158. ábra). Az ábrán látható, hogy a bizonylatokat hónapokra tudjuk szűrni. Az adott bizonylati tétel kijelölése után a SZTORNÓZÁS gombra kattintva végezhető el a tétel törlése. (A bizonylat módosítás menüpontban is elvégezhető a tételek sztornózása.) 158. ábra Bizonylati tételek sztornózása 114

116 Sztornózás A rekord nézet F3 ikonra kattintva a (159. ábra) képét kapjuk. Ebből a nézetből a bizonylati tétel fülre történő kattintással visszatérhetünk az (158. ábra) képéhez ábra Bizonylati tételek sztornózása aktuális rekord Ha a sztornózni kívánt tétel már a főkönyvi rendszer felé feladásra került, (vagy ha a paraméter beállítás miatt pénzügyileg ellenőrzött bizonylat nem sztornózható) akkor a következő üzenetet kapjuk ábra A bizonylat már fel van adva, nem törölhető 115

117 Sztornózás T e l j e s b i z o n y l a t s z t o r n ó z á s a A menüpont elindítása után a következő kép jelenik meg ábra Teljes bizonylat törlése A megfelelő tétel kijelölése és az OK gombra történő kattintás után a következő kérdés jelenik meg (162. ábra) ábra Teljes bizonylat törlése, megerősítés Az IGEN-re kattintás után a következő üzenetet kapjuk ábra A bizonylat törölve A törölni kívánt bizonylat a főkönyvi rendszer felé feladásra került, (vagy ha a paraméter beállítás miatt pénzügyileg ellenőrzött bizonylat nem sztornózható) akkor a következő üzenetet kapjuk ábra A bizonylat már fel van adva, nem törölhető 116

118 Sztornózás Engedmények, felárak szornózása E n g e d m é n y e k, f e l á r a k t ö r l é s e A Bizonylatok ellenőrzése számláról és szállítólevélről menüpontokban lehetőségünk van engedmények adására. Ebben a menüpontban az adott engedmények törlésére van lehetőségünk. A menüpont indítása után kiválaszthatjuk, hogy melyik bizonylatra adott engedményt, vagy felárat akarjuk törülni ábra Engedmény, felár törlése A bizonylat kijelölése után az OK gombra történő kattintás után a program a következő megerősítést kéri ábra Engedmény, felár törlése, megerősítés Az IGEN gombra történő kattintás után a program elvégzi a törlést. 117

119 Sztornózás Értékhelyesbítés, értékmódosításlárak szornózása É r t é k h e l y e s b í t é s s z t o r n ó z á s a A főkönyvre feladott bevételi bizonylatok értékhelyesbítéseit tudjuk kisztornózni. Kiválasztjuk a megfelelő bizonylatot (168. ábra), az Éh. sztornózása gombra kattintunk, megerősítjük szándékunkat a megjelenő képernyőn (167. ábra) és a tétel törölve lett ábra Értékhelyesbítés sztornózása - megerősítés 168. ábra Értékhelyesbítés sztornózása 118

120 Sztornózás Értékhelyesbítés, értékmódosításlárak szornózása É r t é k m ó d o s í t á s s z t o r n ó z á s a Az értékmódosító bizonylatok sztornózása hasonlóan történik (169. ábra) ábra Értékmódosító bizonylatok sztornózása 119

121 Anyagkönyvelés Zárások A n y a g k ö n y v e l é s A menüpont elindítása után a következő képernyőkép jelenik meg (170. ábra). Az ábrán azok a menük is láthatók, amelyek azokat a funkciókat tartalmazzák, amely funkciók segítségével elkészíthetjük egy-egy hónap főkönyvi feladását, valamint a negyedéves illetve évvégi zárást végezhetjük el ábra Anyagkönyvelés főmenü 120

122 Anyagkönyvelés Zárások B i z o n y l a t o k e l l e n ő r z é s e s z á l l í t ó l e v é l a l a p j á n, B i z o n y l a t o k e l l e n ő r z é s e s z á m l a a l a p j á n Ebben a két menüpontban a bizonylat ellenőrzésével kapcsolatos funkciók vannak. A bizonylaton rögzített mennyiségi adatok és pénzügyi ellenőrzése történhet szállítólevél vagy számla alapján. A kétféle ellenőrzés között működésbeli eltérés nincsen. A pénzügyi ellenőrzésen kívül lehetőség van a mennyiségi ellenőrzésre is. Ez egy paraméter segítségével állítható a rendszerben. (MENNYISEGELLENORIZ) Az AZONNALI_KIAD_PENZUGY paraméter a segítségével vezérelhetjük, hogy az adatfelvitel során azokat a bizonylatokat, amelyek nem értékmódosító jellegűek (pl.: kiadási, selejtezési) a rendszer automatikusan pénzügyi ellenőrzöttnek tekintsen vagy sem. Annak, hogy automatikusan pénzügyileg ellenőrzöttnek tekintse őket a rendszer, csak abban az esetben van értelme, ha maga az anyagkönyvelés végzi a bizonylatfelvitelt, ugyanis egyébként az ellenőrzés pontosan a raktárosok mennyiségi ellenőrzését és kontrollját szolgálja. Olyan esetben, ha a bizonylat felvitelét és ellenőrzését ugyanaz az ember végzi, elképzelhető, hogy ettől az ellenőrzéstől eltekintsünk. A menüpontok elindítása után a következő listát láthatjuk (171. ábra), a táblázat tartalmazza a bizonylatok felsorolását ábra Bizonylat ellenőrzés számla alapján 121

123 Anyagkönyvelés Zárások A különbség a két ellenőrzési képernyő között csak az ablak fejrészében található (Számla vagy szállítólevél). Az ellenőrizni kívánt bizonylat kereséséhez fontos tudnunk az adott bizonylat dátumát, mivel a grid-ben megjelenített bizonylatok havonkénti szűréssel jelennek meg. Mindig az aktuális dátumnak megfelelő hónapot ajánlja fel, de Hónap szűrés beállítását meg tudjuk változtatni. Lehetőség van a szűrés kiiktatására is a Nincs hónap szűrés jelölő négyzetének aktiválásával. Ebben az esetben a teljes évi bizonylat mennyiséget tartalmazza a táblázat. Az adott bizonylat keresése a Keresés mezőbe írt teljes bizonylatszámmal és a nagyító gombra kattintással lehetséges. Ha a Keresés adatbeviteli mező fölötti Keresés karakterenként jelölő négyzetre kattintunk, akkor nem szükséges a nagyító gombra kattintani, mert a program a bizonylatszám írása közben már folyamatosan keresi a bizonylatot. Az ellenőrzés vagy az ELLENŐRIZ gombra történő kattintással, vagy a tétel ellenőrzés fülre történő kattintással, vagy az F2-es funkcióbillentyű megnyomásával kezdeményezhető. Ha egy bizonylaton több cikk is szerepel, akkor a KÖVETKEZŐ gombra történő kattintással a bizonylat összes tételét egymás után felajánlja a program. A táblázatban különböző színekkel megkülönböztetve is láthatjuk, hogy melyik bizonylat lett számláról, melyik szállítólevélről ellenőrizve és melyik nincs még ellenőrizve. A bizonylatokat lekérhetjük havonta is, de lehetőségünk van a teljes év bizonylatainak megtekintésére is. A bizonylatokat lehetőségünk van szűrni is. Abban az esetben, ha a számla alapján ellenőrzött chekboxba pipát teszünk, akkor a program csak azokat a bizonylatokat jeleníti meg, amelyek számla alapján már ellenőrzöttek. Ha kivesszük a pipát, és nem tesszük be egyetlen chekboxba sem, akkor csak a nem ellenőrzött bizonylatokat látjuk. Abban az esetben, ha a pipát a nincs szűrés ellenőrzés chekboxba tesszük be, akkor láthatóak mind a nem ellenőrzött, mind pedig, az ellenőrzött bizonylatok is. Ha egy bizonylatot már ellenőriztünk, és ismét szeretnénk ellenőrizni, a program a következő üzenetet küldi ábra A bizonylatot újra ellenőrizzük? Az IGEN-re történő kattintás után a bizonylat ismételten ellenőrizhető. Milyen okunk lehet arra, hogy valamely bizonylatot újra ellenőrizzünk? Ez szükséges lehet azért, mert az ellenőrzés hibásan történt meg, rossz számláról vittük be az értékadatokat, vagy pedig a bevitt értékadatokat elütöttük, s erre viszonylag hamar rájöttünk, illetve szükség lehet olyan esetben is, ha a mérlegelés valamilyen hibajelzése miatt erre szükség van. 122

124 Anyagkönyvelés Zárások Abban az esetben, ha olyan bizonylatot kívánunk ellenőrizni, amely már a főkönyvi rendszer felé feladásra került a rendszer a következő üzenetet küldi ábra A bizonylati tétel feladásban szerepel, nem ellenőrizhető Ha a bizonylat értékmódosító jellegű (bevételezés), akkor a (175. ábra) képernyőképe jelenik meg. A bizonylatmegjelenítés felső részében a bizonylat számát, a mozgásnem típusát, a cikk nevét és a cikk kódját, mennyiségi egységét aktuális átlagárát, ÁFA kulcsát láthatjuk. Az alsó részben látható az ellenőrizendő adatok kiíratása, amely minden bizonylat megjelenítésénél egyforma. Azonban a bizonylatok jellegétől függően más és más lehet az ellenőrizendő adatok köre. Természetesen egy-egy bizonylat típusnál csak azokat az adatokat kéri be a rendszer, amelyek ellenőrzésére valóban szükség van. Az ÁFA besz módosít és ÁFA kulcs módosít gombok segítségével lehetőség van arra, hogy az éppen aktuális cikk ÁFA beszámítás módját, illetve áfa kulcsát a cikktörzs megnyitása nélkül módosíthassuk. Azon mozgások esetében ahol ár megadására is szükség van a (175. ábra) képének megfelelően, kérhetünk ár ellenőrzést. Az ellenőrzés ki és bekapcsolását az ábrán látható gombbal végezhetjük el. A gomb alatti felirat tájékoztat a jelenlegi beállításról. Az ellenőrzés azt jelenti, hogy a program a bruttó értékből az ÁFA kulcs alapján kiszámolja az ÁFA és a nettó értéket, ha nem kérjük az ellenőrzést, akkor nekünk kell megadni az ÁFA és a nettó értéket is. A program mindkét esetben vizsgálja, hogy a Bruttó érték megegyezik-e az ÁFA+nettó értékkel. Ha az egyezőség nem áll fenn, akkor a következő üzenetet küldi ábra A Bruttó=Nettó+ÁFA nem megfelelő Az IGEN gombra történő kattintás után a rendszer elvégzi a tétel ellenőrzését. 123

125 Anyagkönyvelés Zárások 175. ábra Tételellenőrzés - bevételre Ha nem értékmódosító (kiadási, selejtezési, leltári, visszavétel), akkor a (176. ábra) kép jelenik meg ábra Tételellenőrzés - kiadásra Az ellenőrzésnél ellenőrzendő adatok. A tételsor mennyiségének az ellenőrzése során, olyan módon kell az anyagkönyvelőnek megadnia a tételsor mennyiségét, hogy nem tudja, hogy a raktáros mennyit rögzített. Abban az esetben, ha a kettőjük rögzítése között valamilyen ok folytán (téves rögzítés, a számla eltérése a szállítólevéltől) eltérés adódik, ekkor a rendszer a következő üzenetet küldi. 124

126 Anyagkönyvelés Zárások 177. ábra Az ellenőrzendő mennyiség nem megfelelő Az IGEN-re történő kattintás után akárhányszor próbálkozhatunk, azonban ellenőrzöttnek a bizonylatot csak akkor tekinti a program, ha valóban a tételsor mennyiségét adtuk meg. A tételsor értéke azon bizonylatok esetében kerül ellenőrzésre, amely bizonylatok az értéket valamilyen módon módosítják. Az értékmódosító adatok közül ki kell néhányat emelnünk a kezelés speciális jellege miatt. A bevételi bizonylatok esetében értelemszerűen a tételsor értékét kell megadni. (A tételsor értéke tulajdonképpen a mennyiség * egységár szorzatot jelenti.) Azért látjuk célszerűnek a tételsor értékét bekérni, s nem az egységárat, mert ily módon a rendszer számíthatja ki. Ugyanakkor a program kiírja a kiszámolt egységárat, s arra is lehetőség van, hogy azt adott esetben átírjuk. Ebben az esetben viszont a bizonylat étéket a program a módosítás függvényében visszaszámolja. A visszáruzás, eladás esetében a visszáruzáskori/eladási értéket vihetjük be (a visszáru illetve eladási számlának megfelelően), ez azt jelenti, hogy a rendszer a visszáruzást/eladást a bizonylaton egyfelől a megadott áron adminisztrálja, ugyanakkor a készleteket az átlagáron (aktuális mérlegelt ár) vezeti ki. A tételsor értékének a megadása után az egységár ellenőrzésére kerül sor. Az egységár ellenőrzése során a rendszer összehasonlítja a rendszerben található utolsó mérlegelt átlagárral a most kiszámított egységárat, és abban az esetben, ha ezek eltérése jelentős (nagyobb, mint 20%), akkor a rendszer a következő üzenetet küldi ábra A cikk ára jelentősen eltér az eddigiektől A rendszerben olyan jellegű ellenőrzést építettünk be, hogy amennyiben az ár több mint ötszöröse, vagy kevesebb, mint egyötöde a rendszerben található utolsó mérlegelt árnak, akkor erre a program még egyszer rákérdez, hogy valóban ekkora mértékű az eltérés a korábbi átlagártól. A bevételi bizonylatok esetében lehetőségünk van, hogy a számlaszámot, a banki kivonat számot, illetve a megjegyzés rovatot kitölthessük. A nem értékmódosító bizonylatok esetében a rendszer raktárkódokat, vagy felhasználókódokat kér be. Ha a megadott raktárak valamelyike nem megfelelő, akkor a következő üzenetet kapjuk. 125

127 Anyagkönyvelés Zárások 179. ábra A felhasználó megadása nem megfelelő Ha a bizonylat ellenőrzése megtörtént, akkor célszerű értékmódosító bizonylat esetében az ÖSSZESEN gombra kattintani (171. ábra) bal felső részén, ahol a (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.) jelenik meg. Az ábrán láthatóak az ellenőrzött tételek a megadott árakkal. Ha a bevét bizonylathoz a pénzügyi rendszerben is létező számlaszámot megadtunk, akkor a számla alapján számolt értéknél a pénzügyi rendszerben rögzített számlaérték jelenik meg. Ezzel a funkcióval azonnal kontrolálható, hogy a pénzügyben beiktatott számla értéke megegyezik e a bizonylati tételekhez rögzített értékkel. Ha a kettő között különbség mutatkozik, akkor azt az eltérésnél láthatjuk ábra Bizonylat ellenőrzés - Összesítő A (171. ábra) ikonsorában látható az Engedmény, Felár ikon. Bármelyikre kattintva a következő ablak jelenik meg (181. ábra). Látható, hogy engedményt, felárat százalékos formában, vagy forint összeg formájában adhatunk egy bizonylatra. 126

128 Anyagkönyvelés Zárások 181. ábra Engedmény, felár megadása A megadott Ft a bizonylati tételek elszámoló árát, bruttó értékét módosítja, míg a százalék ugyanezeket az értékeket a százalékarányban módosítja. A bizonylatra csak akkor adható engedmény, ha minden tétele ellenőrizve van. Ha van olyan tételsor, amely nincs ellenőrizve a program a következő üzenetet, küldi ábra A bizonylat nem minden tétele ellenőrzött Ha egy bizonylatra már adtunk engedményt másik engedmény, vagy felár nem adható mindaddig, míg a már adott engedményt az Engedmény törlése menüpontban vissza nem törüljük (Főmenü, Sztornózás -> Engedmények törlése, vagy Felárak törlése). Ekkor a program a következő üzenetet küldi ábra Újabb engedmény nem adható Rekord nézet menüpont alatt az adott bizonylat tétel adatait tekinthetjük meg (184. ábra) 127

129 Anyagkönyvelés Zárások 184. ábra Bizonylat ellenőrzés rekord nézet C s o p o r t o s b i z o n y l a t e l l e n ő r z és A menüpont arra szolgál, mint a neve is mutatja, hogy csoportosan lehessen bizonylatokat ellenőrizni. Mikor is van ennek értelme? Akkor, ha több bizonylaton érkezik rövid időn belül (pl.: egy hónap) ugyan olyan cikk és az értékük egyforma vagy pl. napi pékáru szállítás, hetente/dekádonként összesített számla. A következő képernyőn tudjuk ezt elvégezni (185. ábra) ábra Csoportos bizonylat ellenőrzés 128

130 Anyagkönyvelés Zárások Először kiválasztjuk az ellenőrzendő cikket (esetünkben egy élelmiszert). Ha ez megtörtént, akkor a program megmutatja a cikkhez tartozó és még ellenőrizetlen bizonylatokat. Innen kiválasztva (ráállva a bizonylatra és a kék pluszjelre kattintva, vagy kétszer a bizonylatra kattintva a bizonylaton) azokat, amelyeket ellenőrizni szeretnénk. Ekkor az ablak alsó részébe is bekerül a bizonylat (186. ábra). Természetesen nem kell minden bizonylatot egyszerre ellenőriznünk! Ha minden most ellenőrzendő bizonylatot így átmásoltunk, akkor az Ellenőrzés gombot választjuk ábra Csoportos bizonylat ellenőrzés bizonylatok másolása Összeadjuk a cikkek mennyiségét, értékét (összesített számla esetében megadjuk a számlán szereplő mennyiséget és a számlán szereplő értéket) és azt adjuk be a bekérő ablakban (187. ábra). 129

131 Anyagkönyvelés Zárások 187. ábra Csoportos bizonylat ellenőrzés bizonylati adatok megadása F e l a d á s a f ő k ö n y v f e l é Feladás Ha a főkönyvi feladás készítése funkciót választjuk ki, akkor a rendszer először bekéri a feladási időszakot ábra Készletfeladás 130

132 Anyagkönyvelés Zárások Az időszak megadása után figyelmeztetés jelenik meg abban az esetben, ha talál a program olyan selejtezési mozgásnemet, raktári új készlet selejtezése amelynek a feladásban szerepelnie kell ábra Még nem volt selejtezés A programban lehetőségünk van arra, hogy leellenőrizzük nincs-e a rendszerben olyan bizonylat, amelynél a készlet mennyiség nulla alá futna. (Ez abban az esetben fordulhat elő, ha a kiadás korábbi dátummal lett rögzítve, mint a bevétel. Ez nem azt jelenti, hogy negatív mennyiség van a raktárban! Nem engedjük meg a kiadást, ha többet szeretnénk kiadni, mint amennyi van!) 190. ábra NEGATÍV készletet okozó bizonylat ellenőrzése Ha az ellenőrzést kérjük, akkor lehetőségünk van a hibás bizonylatok listájának nyomtatására, majd a javítást követően elkészíthetjük a feladást. Ha NEM kérjük az ellenőrzést, az alábbi üzenetet kapjuk: 191. ábra NEGATÍV készletet okozó bizonylat ellenőrzése Ha a feladás készítése funkciót választjuk, akkor a rendszer először leellenőrzi a főkönyvi feladási státusz fájlt. Ennek a főkönyvi feladási státusz fájl ellenőrzésnek az a szerepe, hogy a rendszer megvizsgálja, hogy valamennyi főkönyvi számla amely szerepel a státusz fájlban az szerepel-e a főkönyvi összerendelésben is. Azokra a számlákra, amelyekhez a főkönyvi összerendelésben nem szerepel rekord, nem könyvelhetünk mozgásokat a Készlet Rendszerben. 131

133 Anyagkönyvelés Zárások Miután megadtuk, hogy mely hónapra kívánjuk a feladást elkészíteni, a rendszer ellenőrzi, hogy az adott hónapot megelőző valamennyi hónapra a főkönyvi feladás elkészült-e már, illetve, hogy a most megadott hónapra történt-e már feladás vagy sem (192. ábra) ábra Nem készült el az előző hónap feladása Abban az esetben, ha az adott hónapot megelőző bármely hónapra a főkönyvi feladás még nem készült el, a rendszer nem tudja elkészíteni a most megadott hónapra sem a főkönyvi feladást ábra A feladás már elkészült, újból elkészítjük? Ha a kiválasztott hónapra már történt feladás (193. ábra), de a főkönyvi rendszer még nem vette át, és újra el szeretnénk készíteni, akkor a rendszer erre lehetőséget ad, és az IGEN gombra történő kattintás után újra elkészíti a program. Abban az esetben, ha olyan feladást szeretnénk ismét elkészíteni, amelyet a főkönyvi rendszer már átvett a rendszer a következő üzenetet küldi (194. ábra) ábra A következő hónapokra már elkészült a főkönyvi feladás Ha a feladás elkészült, azt a következő üzenet jelzi (195. ábra) ábra A havi készletfeladás elkészült A feladás elkészülte után a program rákérdez, hogy akarjuk-e listázni a feladási listákat? 132

134 Anyagkönyvelés Zárások 196. ábra A feladási listák kérése Amennyiben kérjük, a program csokorba szedve felajánlja a feladáshoz mellékelt listákat, s itt addig tudunk listázni, amíg a Mégsem gombra nem kattintunk. A felajánlott listákat természetesen a Főmenű / Lista menü 13.-as listacsoportjában (Könyvelési listák) is bármikor elérjük ábra A feladási listák A rendszer a feladás elkészítését úgy végzi el, hogy ha talál olyan bizonylatot, amely a most megadott hónapot megelőző időszakra vonatkozó bizonylat, és még főkönyvre fel nem adott tétel, akkor azok a bizonylatok az e havi feladásba fognak belekerülni. Egy kicsit részletesebben, hogy mit is jelentenek a fent leírtak. A főkönyvi feladást bármikor elkészíthetjük egy adott hónapra, ha az azt megelőző hónapokra a főkönyvi feladás már elkészült legalább egyszer, de természetesen a főkönyvi feladás csak azokat a bizonylati tételeket tudja feladni, amely az adott pillanatban a főkönyvi feladás pillanatában már mérlegelve vannak. Amennyiben olyan tételt talál, amely nincs mérlegelve, akkor ezeket a főkönyvi feladás átugorja. Abban az esetben, ha a rendszerünket a Főkönyvi könyvelési rendszer nélkül használjuk, s így nem kívánunk átadó fájlt készíteni, akkor lehetőségünk van arra, hogy a főkönyvi feladással továbblépjünk anélkül, hogy valamennyi tétel mérlegelt lenne, a következő havi feladás megkezdésének pillanatában. Ezért tehát előfordulhat, hogy olyan január, február havi adatok kerülnek a harmadik hónapban feladásra, amelyek a korábban említett (nem mérlegeltség miatt) még nem szerepeltek az előző hónapok feladásaiban 133

135 Anyagkönyvelés Zárások Egy adott havi feladás akárhányszor elkészíthető addig ameddig a főkönyvi rendszer le nem könyvelteti. Ha a főkönyvi rendszerben az adatok már könyvelésre kerültek, akkor a készlet rendszerben az adott hónapra könyvelés már nem történhet, a feladás már nem készíthető el újra. Ha mégis szükséges a feladás ismételt elkészítése, akkor ezt csak abban az esetben tehetjük meg, ha a főkönyvi rendszerben megtörténik az adott havi feladás stornózása. Feladás törlése A rendszerben a feladás törlésére csak addig van lehetőség, amíg a főkönyvi rendszer az adatokat le nem könyveltette. Abban az esetben, ha olyan havi feladást szeretnénk törülni, amelyet a főkönyv már átvett a rendszer a következő üzenetet küldi (198. ábra) ábra A havi feladás nem törölhető H a v i z á r á s k r o n o l ó g i a Az adott havi feladások elkészítéséről, törléséről a rendszer kronológiát vezet, melyet a feladás elindításakor a hónap mellett lévő nagyítóra (199 ábra Havi zárás kronológia) történő kiválasztásakor láthat a felhasználó. 199 ábra Havi zárás kronológia Ekkor a programban megjelenik az adott időszakra elkészült feladás (amennyiben törölték és újra elkészítették az új feladást is) adatai. 134

136 Anyagkönyvelés Zárások 200 ábra Havi feladási állomány kronológiájának megtekintése N e g y e d é v e s z á r á s Ha a negyedéves zárás készítése funkciót választjuk ki, akkor a rendszer először bekéri a feladási időszakot ábra Negyedéves zárás Az időszak kiválasztása után a program megerősítést kér arra vonatkozóan, hogy valóban szeretnénk e lezárni a negyedévet (). Ha az IGEN gombra kattintunk, akkor megtörténik a zárás ábra Negyedéves zárás megerősítése Ha valamilyen oknál fogva nem végezhető el a zárás, arról a program üzenetet küld (203. ábra). A negyedéves zárások csak abban az esetben végezhetők el, ha a havi feladások már elkészültek arra a negyedévre vonatkozóan, amelyet le akarunk zárni. Abban az esetben, ha még nem készült el minden feladás a következő üzenetet kapjuk. 135

137 Anyagkönyvelés Zárások 203. ábra A negyedéves zárás nem végezhető el Ha a kiválasztott negyedévre már történt zárás, de újra el szeretnénk azt készíteni, akkor a rendszer erre lehetőséget ad, és az IGEN gombra történő kattintás után újra elkészíti a program ábra A negyedéves zárás már megtörtén, megismételjük? Abban az esetben, ha a főkönyvi rendszer átvette a zárás adatait az adatok módosítására nincs lehetőség. Ekkor a következő üzenet jelenik meg ábra A negyedéves zárás nem ismételhető meg Ha a zárás elkészült, azt a következő üzenet jelzi ábra A negyedéves zárás elkészült N e g y e d é v e s z á r á s t ö r l é s e A negyedéves zárások törlésére is van lehetőség a programban ábra Negyedéves zárás törlése Ha a törlésnek semmilyen akadálya nincs, akkor a rendszer a következő üzenetet küldi ábra Negyedéves zárás törlése elkészült 136

138 Anyagkönyvelés Zárások Nagyon fontos megjegyeznünk, hogy a negyedéves zárás törlése időrendben csak mindig visszafelé történhet meg. Ha nem így teszünk, akkor erre a program a következő üzenettel figyelmeztet. Pl.: Ha már lezártuk a második negyedévet és törölni szeretnénk az első negyedévet anélkül, hogy a második negyedévet törültük volna ábra Negyedéves zárás nem végezhető el A negyedéves zárás listái a Lista menüben érhetők el (209. ábra) ábra Negyedéves zárás listái 137

139 Anyagkönyvelés Zárások É v v é g i z á r á s Ha a (158. ábra) menüből az évvégi zárás menüpontot választjuk ki, akkor újabb kettő menüpont jelenik meg. Egylépcsős zárás és Kétlépcsős zárás. Év zárás / nyitás Ennek a menüpontnak az elindítására csak akkor van lehetőségünk, ha a negyedik negyedéves zárás is megtörtént. A menüpont elindítása után a rendszer a zárni kívánt év adatait elmenti egy másik adatbázisba, és törli a bizonylat állományt. Itt van lehetőség arra, hogy a passzívált cikkeket, a kiléptetett személyeket törüljük az állományból. A zárás után a program elvégzi a következő év nyitását is. Ekkor történik meg a zárókészlet nyitókészletté történő konvertálása. Csak a menüpont elindítása után van lehetőségünk a következő évi bizonylatok könyvelésére. É r t é k h e l y e s b í t é s Ha a (158. ábra) menüből az Értékhelyesbítés menüpontot választjuk ki, akkor egy újabb almenü jelenik meg, Értékhelyesbítő bizonylat (211. ábra). A képernyőn megjelenő táblázatban a főkönyv felé már feladott bizonylatokat láthatjuk. Ezek a bizonylatok már nem javíthatók, ezért van szükségünk az értékhelyesbítésre, ha észrevettük az ellenőrzés hibáját. Kiválasztunk egy bizonylatot és F2 vagy Értékhelyesbítés gombra kattintva a következő ablakot, kapjuk (212. ábra). Az értékhelyesbítő bizonylat készítésekor, látjuk az eredeti bizonylat adatait, hogy mégyegyszer ellenőrizni tudjuk azok helytelenségét. Két adat megadása közül választhatunk. Vagy megadjuk a bizonylatsor jó érétkét (felülírjuk az ellenőrzéskor eredetileg megadott értéket), vagy a kiszámolt értékkorrekciót írjuk be. Mindkét esetben a program számolja és mutatja a másik mező érétkét. 138

140 Anyagkönyvelés Zárások 211. ábra Értékhelyesbítő bizonylat készítése 212. ábra Értékhelyesbítő bizonylat készítése értékkorrekció megadása Ha az OK gombot választjuk, akkor a program megerősítést vár tőlünk, hogy valóban ezt szeretnénk-e rögzíteni (213. ábra) ábra Értékhelyesbítő bizonylat megerősítése 139

141 Anyagkönyvelés Zárások Jól gondoljuk meg választásunkat, mert utána javítani nem tudunk.??? Abban az esetben, amikor az értékhelyesbített bizonylat után van kiadási bizonylat is, akkor a program elkészíti azok értékhelyesbítő bizonylatát is. A helyesbítés értékét is a felhasználóra kell terhelni. É r t é k m ó d o s í t ó b i z o n y l a t Abban az esetben, ha a nyitó értéket kell módosítani, az értékmódosító bizonylat menüpontot kell választani. Ha még az aktuális évben nem készített havi feladást a készlet modulból, az év eleji értékmódosító bizonylatot kell választani, viszont ha már készült feladás, akkor az értékmódosító bizonylat adott dátumra menüt kell elindítani. Éveleji értékmódosító bizonylat Az értékmódosító bizonylat elkészítéséhez meg kell adni azon raktárat (214 ábra Értékmódosító bizonylathoz raktár választása), ahol a készlet mennyiséghez tartozó értéket módosítani szeretné. A raktár kiválasztása után feljönnek a raktári nyitó készletek cikkenként (215 Cikk kiválasztása értékmódosításhoz). Az adott cikk kiválasztása után lehet megadni az értékkorrekció összegét az Értékmódosítás menü segítségével (216 Cikkhez tartozó nyitó érték módosítása). 214 ábra Értékmódosító bizonylathoz raktár választása 215 Cikk kiválasztása értékmódosításhoz 140

142 Anyagkönyvelés Zárások 216 Cikkhez tartozó nyitó érték módosítása Értékmódosító bizonylat adott dátumra Az értékmódosító bizonylat elkészítéséhez meg kell adni az értékmódosítás dátumát, valamint azon raktárat (214 ábra Értékmódosító bizonylathoz raktár választása), ahol a készlet mennyiséghez tartozó értéket módosítani szeretné. A raktár kiválasztása után feljönnek a raktári nyitó készletek cikkenként (215 Cikk kiválasztása értékmódosításhoz). Az adott cikk kiválasztása után lehet megadni az értékkorrekció összegét az Értékmódosítás menü segítségével (216 Cikkhez tartozó nyitó érték módosítása) ábra Értékmódosítás dátumának és raktárának választása 141

143 Anyagkönyvelés Zárások 218. ábra Cikk kiválasztása értékmódosításhoz 219. ábra Cikkhez tartozó nyitó érték módosítása 142

144 Anyagkönyvelés Zárások K o n t r o l l i n g a d a t o k á t a d á s a Külső kontrolling rendszerek felé tudunk átadó állományt készíteni (220. ábra). A fájl a megadott útvonalra készül el. A fájlok neve: MOZGyymm.DBF, RAKTyymm.DBF, ahol yy az évet, mm a hónapot jelenti, ahol yy az évet, mm a hónapot jelenti ábra Kontrolling adatok átadása A program megerősítést kér az átadó fájl elkészítésére (221. ábra) ábra Kontrolling adatok átadása - megerősítés 143

145 Listák, Konszignációs listák menüpont L i s t á k A listák menüpont indítása után a következő menüpontok jelennek meg (222. ábra) ábra Listák Valamennyi lista esetében, ha a szűkítési feltételek megadása után a program nem tud adatokat leválogatni, mivel nem felel meg tétel a feltételeknek, a következő üzenetet küldi ábra Lista készítés nincs a feltételnek megfelelő adat N e g y e d é v e s k é s z l e t é r t é k v á l t o z á s i l i s t a. A negyedéves zárás adatait tudjuk ebben a menüpontban kinyomtatni. A lista főkönyvi számonként mutatja meg a nyitó, záró valamint az adott negyedévre vonatkozó változási adatokat. N e g y e d é v e s k é s z l e t z á r á s i l i s t a A negyedéves zárás adatait tudjuk ebben a menüpontban kinyomtatni. A lista főkönyvi számonként mutatja meg a nyitó, záró valamint az adott negyedévre vonatkozó értékbeli növekedést és csökkenést. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

146 Listák, Konszignációs listák menüpont T ö r z s e k l i s t á i A (222. ábra) látható, hogy ebben a menüpontban a cikktörzs, felhasználók, személyek és raktári (központi-, kézi-, konszignációs) törzsek adatainak listázására van lehetőségünk. R a k t á r f o r g a l m i l i s t á k A menüpontban a rendszerben található központi raktárak forgalmi listáinak kinyomtatására van lehetőségünk főkönyvi szám, vagy cikkszám szerinti szűréssel ábra Raktárforgalmi lista R a k t á r a k l i s t á i A központi és kézraktárakkal kapcsolatos adatok listázására van lehetőségünk. A központi raktárak raktárforgalmi listái láthatóak (225. ábra) ábra A központi raktárak raktárforgalmi listái A központi raktárak raktári készlet listái a (226. ábra) láthatóak. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

147 Listák, Konszignációs listák menüpont 226. ábra A központi raktárak raktári készlet listái A kéziraktárak raktárforgalmi listái a (227. ábra) láthatóak ábra A kéziraktárak raktárforgalmi listái A kéziraktárak raktári készlet listái a (228. ábra) láthatóak ábra A kéziraktárak raktári készlet listái H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

148 Listák, Konszignációs listák menüpont Tételsoros raktárforgalmi kimutatás 229. ábra Tételsoros raktárforgalmi lista Azon raktárak (felhasználói, személyi, központi, kézi) esetében, amelyeknél volt bizonylati mozgás (kiadás, bevételezés, visszavételezés, áthelyezés) van lehetőségünk tételesen lekérni a forgalmat. A listát dátumra, cikkszámra és raktárkódra szűkíthetjük. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

149 Listák, Konszignációs listák menüpont M u n k a h e l y i, S z e m é l y i k é s z l e t e k l i s t á i Személyi, felhasználói leltári részletező 230. ábra Személyi leltári részletező A lista cikkenként, azon belül személyenként vagy felhasználónként jeleníti meg az adatokat. Miután a szűkítési határokat megadtuk lehetőségünk van a listát nyomtatóra vagy excel táblázatba lekérni. Ha csak a LISTA gombra kattintunk,(az excel tábla négyzetébe nem kattintunk) akkor a program először mindig megmutatja a listaképet és csak ezután tudjuk a nyomtató ikonra kattintva kinyomtatni az adott listát. Leltárkönyv alleltár, személyi azonosító szerint 231. ábra Leltárkönyv alleltár szerint A leltárkönyv nyomtatásnál lehetőségünk van a leltárkönyvet leltárnyilatkozattal vagy a nélkül kinyomtatni, valamint megadhatjuk, hogy a leltárkönyv hány üres sort tartalmazzon az esetleges utólagos beírásokhoz. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

150 Listák, Konszignációs listák menüpont Tételsoros személyi forgalom 232. ábra Tételsoros személyi forgalom Azon személyek esetében, akiknél volt bizonylati mozgás (kiadás, visszavétel történt) van lehetőségünk tételesen lekérni a forgalmat. Kihordási idő idő szerint, név szerint 233. ábra Kihordási idő lista Azon munkaruhák esetében, amelyek kihordási időre vannak kiadva a dolgozó részére, jelölni kell, hogy mikor telik le a kihordási idő. Ennek különböző szempont szerinti listázására szolgálnak a kihordási idővel kapcsolatos listák. Kihordási idő nincs kitöltve Lehetőség van arra is, hogy azon cikkeket kilistázzuk, amelyeknél nincs kitöltve a kihordási idő. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

151 Listák, Konszignációs listák menüpont Személyi készletek cikkszám alleltár, névsor, személyi azonosító szerint 234. ábra Személyi készletek cikkszám szerint A szűkítési feltételeknek megfelelően különböző rendezettség szerint van lehetőség a listák lekérésére. Információs 235. ábra Információs listák H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

152 Listák, Konszignációs listák menüpont Sztornó bizonylat, Bizonylat nyomtatás 236. ábra Bizonylatok utólagos nyomtatása A sztornó bizonylat nyomtatás és a bizonylatok nyomtatása menüpontban lehetőség van a bizonylatok többféle szempont szerinti utólagos kinyomatatására. Sztornózott bizonylatok listája 237. ábra Sztornózott bizonylatok listája Ebben a menüpontban a sztornózott bizonylatok listáját kérhetjük le a szűkítési feltételek megadása után. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

153 Listák, Konszignációs listák menüpont Intézeti összesítő Ez a lista cikkenként összesítve mutatja meg, hogy az intézetben az adott cikkből mennyi új, használt, selejt, felhasználói, dolgozói készlet van. Mozgások mozgásonként adott cikkre, főkönyvi szám szerint, összesen 238. ábra Mozgások mozgásonként adott cikkre A listák a lekönyvelt bizonylatok mennyiségi és érték adatait mutatják meg a szűkítési feltételeknek megfelelően különböző szempont szerinti rendezettségben és összesítésekkel. Bizonylatok naplója bizonylatszám, dátum, főkönyvi szám-bizonylatszám szerint Ebben a menüpontban a rendszerbe berögzített bizonylatok különböző szempont szerinti kinyomtatására van lehetőség. Ö s s z e s í t ő k Ennél a menüpontnál a megfelelő szűkítési feltételek kitöltése után a felhasználási kimutatás típusát is ki kell választani. Ezek a listák csak azokra a cikkekre, felhasználókra jelenítenek meg adatot, amelyeknél az adott évben volt forgalom. A listák az adott évben a rendszerbe bevitt bizonylatok alapján készülnek. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

154 Listák, Konszignációs listák menüpont Felhasználási kimutatás alleltárakra (239. ábra) 239. ábra Felhasználási kimutatás alleltárakra H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

155 Listák, Konszignációs listák menüpont Felhasználási kimutatás alleltárakra és személyekre (240. ábra) 240. ábra Felhasználási kimutatás alleltárakra és személyekre H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

156 Listák, Konszignációs listák menüpont E g y é b 241. ábra Egyéb listák Az egyéb menüpontban a munkalapra kiadott bizonylatokról kérhetünk listát. Valamint itt van lehetőségünk az ajándék bizonylatok, a bevét bizonylatok, az eladási bizonylatok többféle szempont szerinti lekérdezésére is. A listáknál különböző szűkítési feltételek adhatók meg. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

157 Listák, Konszignációs listák menüpont K ö n y v e l é s i l i s t á k A könyvelési listák keretében van lehetőségünk a főkönyv felé feladott adatok különböző szempont szerinti kinyomtatására, valamint a fel nem adott és nem ellenőrzött bizonylatok listázására is ábra Könyvelési listák H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

158 Listák, Konszignációs listák menüpont Nem ellenőrzött bizonylatok 243. ábra Nem ellenőrzött bizonylatok listája Ebben a menüpontban a nem ellenőrzött bizonylatokat tudjuk kilistázni a megadott dátumok és típus alapján. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

159 Listák, Konszignációs listák menüpont Pénzforgalmat érintő tételek listája 244. ábra Pénzforgalmat érintő tételek listája Ötösök szerinti feladási lista: Készítése csak arra szolgál, hogy a segítségével a főkönyv és a készlet rendszer egyeztetni tudjon. Az ötösökről szóló információk nem kerülnek feladásra a főkönyvi rendszerbe, kizárólag a felhasználásokra vonatkozó információk kerülnek feladásra a főkönyv felé. Ötösök és kettesek szerinti feladási lista: Csak abban az esetben van értelme, ha egy-egy ötöshöz több kettes főkönyvi számlaszám is tartozik. Ötösök, kettesek és mozgásnemek szerinti feladási lista: A beszerzésekről, illetve a raktár készletet valamilyen módon nem felhasználás formájában növelő, vagy csökkentő mozgásokról az alábbiakban elkészíthető listáról kaphatunk információkat. Ez a lista nemcsak ötös főkönyvi számlaszámonként, s azon belül készlet főkönyvi számlánként, hanem mozgásnemenként csoportosítva is megjeleníti a bizonylatok összesített értékeit. Ennek a listának természetesen csak abban az esetben célszerű a használata, ha valamilyen hibakereséshez meg kívánjuk találni azt a mozgásnemet, amely mozgásnemnél az eltérés pl. a főkönyvi rendszertől adódott. F ő k ö n y v i f e l a d á s s a l k a p c s o l a t o s l i s t á k : Főkönyvre fel nem adott tételek listája: A program segítségével listát készíthetünk az adott pillanatban a főkönyvre még fel nem adott ételekről is. Hatosok szerinti lista: A lista esetében egy vagy több napra megfelelő költséghelyek vonatkozásában elkészíthetjük a feladási listát. Ez a lista a 6-os 7-es költséghelyekre terhelendő költségek tekintetében a legösszetettebb, ezen valamennyi 6-os, 7-es számlaszámhoz csak egy-egy sor tartozik, az adott 6-os vagy 7-es számlaszámra vonatkozó összes felhasználást tartalmazva. Hatosok és kettesek szerinti feladási lista: A 6-osok és 2-esek szerinti feladási lista lényegesen részletesebb lista, mint a korábbi. Itt egy-egy 6-os vagy 7-es számlaszámhoz tartozó készlet, azaz 1-es vagy 2-es főkönyvi számlánként is információt kapunk arról, hogy milyen felhasználás történt az adott költséghelyre. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

160 Listák, Konszignációs listák menüpont Kettesek szerinti lista: A lista egy vagy több hónapra készíthető el, tulajdonképpen a készlet rendszerbeli felhasználásokról főkönyvi számonként összesített listát jelenti. Kettesek és hatosok szerinti feladási lista: A 2-esek és 6-osok szerinti feladási lista segítségével a készlet rendszerbeli számlaszámokról az egyes költséghelyekre történő felhasználást tudjuk nyomon követni. Tulajdonképpen ez a lista fordítottja a felhasználási listának. Ez a lista ez azt tartalmazza, hogy a készlet rendszerben egy-egy adott főkönyvi számláról ez nyilván készletféleségeket jelent - a különböző költséghelyek milyen mennyiségben (a mennyiség itt természetesen forintban értendő) használtak föl az adott időszakban. Hatosok, kettesek és mozgásnemek szerinti feladási lista: Ez a lista a legrészletesebb felhasználási lista, hiszen ez egy-egy költséghelyen, s azon belül készlet főkönyvi számlánként, még mozgásnemenként csoportosítva is tartalmazza a felhasználásokat. Erre a listára csak akkor van szükségünk, ha valamilyen problémának kívánunk a nyomába eredni, s ekkor ennek a listának a segítségével mozgásnem szintjén kereshetjük meg a problémát, s lényegesen egyszerűbben kereshetjük vissza a listázásbeli megfelelő lista segítségével azokat a bizonylatokat, amelyek esetleg problémásak. S e l e j t l i s t á k 245. ábra Selejt listák A lista leselejtezett bizonylatokról; cikkekről: A listába azok a bizonylatok kerülnek bele, amelyeknél már megtörtént a selejtezés. A lista kiíratható bizonylatszám vagy cikkszám szerinti sorrendben is. Selejtezésre váró tételek bizonylat sorrendben; cikk sorrendben: Lehetőség van a selejtezésre váró tételek bizonylatszám vagy cikkszám szerinti sorrendben történő kiíratására is. M é r l e g e l é s i l i s t a b i z o n y l a t i c i k k e n k é n t Ebben a listában cikkszám szerinti lekérdezésre van lehetőség. A lista kiíratásakor megtekinthető, hogy egy-egy cikk esetében hol akadt el a mérlegelés. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

161 Listák, Konszignációs listák menüpont N e m m é r l e g e l t b i z o n y l a t o k Ebben a listában a nem mérlegelt bizonylatok cikkenkénti kilistázására van lehetőségünk. N e g a t í v k é s z l e t e t o k o z ó b i z o n y l a t o k 246. ábra Negatív készlet lista Az időszak megadása után lehetőségünk van arra, hogy kinyomtassuk azokat a bizonylatokat, amelynél a készlet mennyiség nulla alá futna. (Ez abban az esetben fordulhat elő, ha a kiadás korábbi dátummal lett rögzítve, mint a bevétel.) Ha csak a LISTA gombra kattintunk, (az excel tábla négyzetébe nem kattintunk) akkor a program először mindig megmutatja a listaképet és csak ezután tudjuk a nyomtató ikonra kattintva kinyomtatni az adott listát, ha az excel tábla előtti négyzetbe kattintunk (egy pipa jelenik meg) akkor a program excel táblázatba teszi bele a listát. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

162 Listák, Konszignációs listák menüpont T B j e l e n t é s s e l k a p c s o l a t o s l i s t á k Az Egészségbiztosító felé havonta történő jelentések adatainak különböző szempont szerinti listázására van lehetőségünk ezekben a menüpontokban ábra TB jelentések listái H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

163 Listák, Konszignációs listák menüpont K o n s z i g n á c i ó s l i s t á k A menüpont elindítása után a következő képernyőképet kapjuk (248. ábra) ábra Konszignációs listák főmenü Ebben a menüpontban a konszignációs raktárakkal kapcsolatos listák kérhetők le. A menüpontban hasonló jellegű listák találhatóak, mint azt már a Listák menüpontban ismertettük. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

164 Listák, Konszignációs listák menüpont K é s z l e t f e l h a s z n á l á s i k i m u t a t á s A lista a konszignációs raktárak felhasználását mutatja, különböző általunk beállítható rendezettségi sorrend és összesítés (csoportosítás) szerint (249. ábra) ábra Konszignációs készlet-felhasználási kimutatás H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

165 Tender kezelés T e n d e r k e z e l é s Ebben a menüpontban a tenderezés cikkeit és mennyiségeit lehet megadni. Most nem csak a készletben található menüpont kerül ismertetésre, hanem a folyamat, hogy melyik programban mit kell elvégezni! T e n d e r k é s z í t é s A tender elkészítése és számítógépben való rögzítése két program használatán lapul. Az egyik a Rendelés-Szerződés nyilvántartó program, a másik a Készlet nyilvántartó program. Rendelés-Szerződés program 1. Belépünk a programba 2. Kiválasztjuk a szerződések menüpontot - Új szerződés menüvel új tender szerződést viszünk fel 250. ábra Szerződés felvitele 3. Kitöltjük a szerződés adatait: (szerződésszám, iktatószám) a szerződés típusa összeg szerint csoportból, a Keretszerződés megadott összeggel-t választjuk, mert ez tartozik a tenderhez. Ekkor meg tudjuk adni, hogy a szerződés Tender szerződés. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

166 Tender kezelés a. A szerződés teljes összege = a szerződés teljes időtartamára vonatkozó összeggel b. A Szerződés összege = az adott (költségvetési) évre vonatkozó összeggel c. Kiválasztjuk a szerződés partnerét d. Kitöltjük a szerződés dátumait e. Megadjuk a szerződés felett rendelkezni jogosult keretgazát f. Ha mindezzel végeztünk, eltároljuk a szerződést. Kertre vagy keretekre osztjuk a szerződés aktuális évi összegét 251. ábra Szerződés keretei H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

167 Tender kezelés 252. ábra Szerződés felosztása időszakra 4. Ha ez megtörtént a Keretre osztás befejezése gombra kattintva a program elkészíti a keretre osztást. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

168 Tender kezelés Készlet program Kiválasztjuk a Tender kezelés menüpont Tenderezés almenüjét, melyre a következő képernyő jelenik meg: 253. ábra Készlet Tenderezés Itt az Új tender felvitelét választjuk (Beszúr F2, kék plusz jel), ahol a tenderezés alapadatait vihetjük fel ábra Készlet Tender nevének megadása Beírjuk a Tender nevét, kiválasztjuk a hozzá tartozó (előzőleg a szerződések közé felvitt) Tenderszerződést. Itt csak választani tudunk, újat nem tudunk felvinni. Ha mindent kitöltöttünk, eltároljuk az adatokat. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

169 Tender kezelés 255. ábra Készlet tendercikkek megadása Láthatjuk az ablak felső részében az általunk felvitt tender nevét (Fecskendő) és az alsó részben a cikkek helyét. Rákattintunk az Új Cikk gombra (természetesen rajta állunk azon a tenderen, aminek a cikkeit akarjuk felvinni) ábra Készlet tender mennyiségek megadása H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

170 Tender kezelés a. A megjelenő képernyőn kiválasztjuk a cikket, megadjuk az ebből a cikkből a tender teljes idejére szóló mennyiséget és az egységnyi mennyiség Nettó egységárát. Ha egyenletesen fog történni a leszállítás akkor rákattinthatunk a Havi bontás gombra, és a program felosztja a mennyiséget a tender hónapjai között és, hogy ne legyen tört mennyiség a maradékot az utolsó hónapra rakja. Ha nem minden hónapra történik a szállítás tervezése, akkor a Tender mennyiség oszlopba egyenként beírva megadjuk az adott hónapra szóló mennyiséget. A képernyőablak alján a Tender értéket a program automatikusan kiszámolja a mennyiség és az egységár szorzataként. b. Ha megfelelőek az adatok, akkor rákattintunk a Mentés/Kilép gombra és eltároljuk az adatokat. c. A következő cikket színén az Új cikk gombra kattintva visszük fel, és ezt addig végezzük, amíg az összes cikket felvittük a tenderre. d. Ha ezzel kész vagyunk, akkor befejeztük a tenderezést. Rendelés-Szerződés program Rendelések főmenü, Lehívás készítése almenüt választva a következő ablak jelenik meg: 257. ábra Rendelés - lehívás 1. Itt kiválasztjuk azt a Tender szerződést, amelyikből lehívást szeretnénk készíteni. A képernyőn megjelennek a Tenderszerződéshez tartozó cikkek a tender mennyiséggel. Rákattintunk a Rendelendő mennyiség cellára, az adott cikknél és a program bekészíti a még lehívható mennyiséget. Ha kell átírjuk a lehívandó mennyiséget és a megjelenő kis H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

171 Tender kezelés OK gombbal eltároljuk a cikk lehívási mennyiségét és ezt végigcsináljuk a többi cikken is. Ha ezzel végeztünk, akkor A Lehívás gombra kattintunk. A program megmutatja a lehívás sorszámát: 258. ábra Rendelés Lehívás sorszáma (rendelésszám) 2. Így elkészült a lehívásunk és folytatjuk a lehívás keretre osztását és elküldését az anyagrendelésnél megtanult módon. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

172 Tender kezelés Készlet program A lehívásnak megfelelően megérkezik az anyag a ráktárba. Erről bevételi bizonylatot kell készíteni ábra Készlet Bevételéi bizonylat rendelés alapján Megadjuk: a bevételezés (raktárba beszállítás) dátumát, a raktárt, a szállító partner nevét, ha van a külső számlaszámot vagy szállítólevél számot. Mivel a szállítás a lehívás alapján készült, ezért a Rendelés adatainak átvétele gombra kattintva és kiválasztva a lehívásunkat a program ráteszi a bevételi bizonylatra a cikkeket. A nem megfelelő cikk vagy mennyiség törlendő vagy javítandó a bizonylaton. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

173 Rendszer R e n d s z e r A rendszer menüpont indítása után a következő képernyő jelenik meg (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.) ábra Rendszer főmenü P a r a m é t e r k e z e l ő A készletben is, mint a többi rendszerben megszűnt a paraméterek kezelése. A menüpont a külső programot hívja meg, ahol ellenőrzésre kerül jogosultságunk és ott tudjuk módosítani a kívánt paramétereket. P a r a m é t e r e k f r i s s í t é s e Ahhoz, hogy az újonnan beállított paramétereknek megfelelően működjön a rendszer, a paraméterek frissítését el kell végezni, a paraméter beállítása után. Ezt csak akkor kell futtatni, amennyiben paramétert változtatunk. A k t u á l i s p a r a m é t e r b e á l l í t á s o k Információt kaphat a felhasználó arról, hogy pillanatnyilag a program milyen paraméter beállításokkal működik. H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

174 Rendszer J e l s z ó m ó d o s í t á s Lehetőség van arra, hogy a bejelentkező jelszavunkat módosítsuk. Meg kell adni a felhasználó nevet, majd az új jelszót, melyet a következő mezőben meg kell erősíteni ábra Jelszómódosítás S z í n b e á l l í t á s A felhasználóknak lehetőségük van a program színeinek megváltoztatására. A beállítását megváltoztatását a következő ábra mutatja (262. ábra) ábra Szín beállítás H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

175 Rendszer B i z o n y l a t n y o m t a t á s i b e á l l í t á s o k Ebbe a menüpontba csak jelszó ismeretében léphetünk be (263. ábra). Ha ezt az akadályt leküzdöttük a következő képernyőt kapjuk (264. ábra). Itt a bizonylaton szereplő adatokat tudjuk megjeleníteni vagy eltüntetni ábra Bizonylatnyomtatási beállítások - jelszó 264. ábra Bizonylat formátumának beállítása H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

176 Rendszer N é v j e g y m e n ü p o n t A program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk (265. ábra), ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! 265. ábra Névjegy H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax:

177 Rendszer S z e r v í z 266. ábra Szerviz főmenü B i z o n y l a t o k b e á r a z á s a A főkönyvre fel nem adott bizonylatok újraárazását, vagy a még nem mérlegelt bizonylatok beárazását végzi el a rendszer ezen menüpontja. B i z o n y l a t r e n d s z e r e l l e n ő r z é s A különböző rendszerbeli ellenőrzések, lefuttatására van lehetőségünk (267. ábra). H-1119 Budapest, Keveháza u , , Fax: