CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer. Kötelezettségvállalás modul

Átírás

1 CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer Kötelezettségvállalás modul Dokumentáció Frissítés dátuma: augusztus 31. CompuTREND Kft Budapest, Fehérvári út 84/A 06 (1) web: 1

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék 2 Bevezetés 4 1 Általános ismertető a program használatáról ALAPFOGALMAK MINTAKÉPERNYŐ 5 2 Bejelentkezés 9 3 Törzsek kezelése GAZDÁLKODÓK Új gazdálkodó felvitele Gazdálkodó módosítása Gazdálkodó törölése Gazdálkodó töröltből visszaállítása Gazdálkodó összeg Gazdálkodó információ Lista nyomtatás CSOPORTOK KERETEK ALAPADATAI Keretek felvitele Módosítás Törlés Keret töröltből visszaállítása Szűrés Keret információ Kronológia Lista nyomtatás Gazdálkodó megadása / elvétele Áfa keret megadása / elvétele Szervezeti ill. egyéb kódos keretek létrehozása Egyéb Keretek - főkönyvi számok összerendelése 30 4 Adminisztráció menüpont A KÖTVÁLL ÉVÉNEK BEÁLLÍTÁSA KERET JOGOSULTSÁGOK/ÖSSZERENDELÉSEK Felhasználók gazdálkodók összerendelése Keretek - felhasználók összerendelése KERETEK CSERÉJE / ÖSSZEVONÁSA KERET ÖSSZEG Keret összeg megadás Keret összeg átvétel Keretek módosítása csoportosan, ellenőrző számmal KERETEK ÁTVÉTELE A FŐKÖNYVBŐL KERETEK ÉS CIKKEK/SZOLGÁLTATÁSOK ÖSSZERENDELÉSE KÖTVÁLLHOZ/RENDELÉSHEZ LISTÁK HOZZÁRENDELÉSE GAZDÁLKODÓK ÉS JOGOSULTSÁGOK MÁSOLÁSA TÁRGYÉVRŐL MEGADOTT ÉVRE MARADVÁNY KEZELÉSE 52 2

3 5 Tételes feldolgozás menüpont SZÁMLÁK FELDOLGOZÁSA PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK FELDOLGOZÁSA ELDOBOTT TÉTELEK KARBANTARTÁSA PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK ÁTVÉTELE TÁRGYÉVI PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK KÉZI FELDOLGOZÁSA KÖTELEZETTSÉG VÁLLALÁS FŐKÖNYVBŐL BÉRTÉTELEK ÁTVÉTELE SZERVEZETI KÓD ILL. MÁSODLAGOS SZÁMLASZÁM BONTÁSÁNAK KARBANTARTÁS 61 6 Feladás menüpont FELADÁS A NULLÁS SZÁMLAOSZTÁLYBA (NEGYEDÉVES FELADÁS) 62 7 Globális műveletek menüpont KERETRE OSZTÁS PARAMÉTER KIFIZETÉS DÁTUMA PARAMÉTER BEÉRKEZÉS DÁTUMA PARAMÉTER FOLYAMATOS TÖBBÉVES PARAMÉTER MEGVÁLTOZTATÁSA GAZDÁLKODÓ CSERÉJE A PÉNZÜGYBEN ÉS A KÖTVÁLLBAN ÁTÁLLÁS KÖZHASZNÚ TÁRSASÁGRA (KHT) KÖVETKEZŐ ÉV MEGNYITÁSA ÉVZÁRÁS MENÜPONT 67 8 Listák menüpont 68 9 Rendszer menüpont PARAMÉTEREK KEZELÉSE/FRISSÍTÉSE NÉVJEGY MENÜPONT COMPUTREND KAPCSOLAT MENÜPONT 70 3

4 Bevezetés Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT gazdasági rendszerének Kötelezettségvállalás programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz Budapest, Fehérvári út 84/A Telefon: 06 (1) Fax: 06 (1) web: 4

5 1 Általános ismertető a program használatáról Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. 1.1 Alapfogalmak Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. 1.2 Mintaképernyő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat:

6 6

7 Első sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat első elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Utolsó sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat utolsó elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) 7

8 Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, rendelés jóváhagyás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. 8

9 2 Bejelentkezés A program elindítása után először az alábbi (1. ábra) bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk x névre hallgat, jelszava szintén x, mely rejtve jelenik meg). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Hatalmas jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának ezen programunk esetében, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény gazdálkodásáról, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor a [Belépés] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. Ha nem létező adatokat vittünk be, akkor a program az alábbi üzenetet küldi, majd az [OK] gombra kattintás után automatikusan visszaadja a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 2. ábra Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk és beléptünk a rendszerbe, a 3. ábra látható képernyő jelenik meg. Itt meg kell adnunk, hogy melyik év adataival szeretnénk dolgozni. 9

10 3. ábra A rendszerben használatos menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi a továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 10

11 3 Törzsek kezelése A főmenüből a törzsek menüpontot kiválasztva a 4. ábra látható almenü jelenik meg. 4. ábra 3.1 Gazdálkodók A gazdálkodók menüpontot kiválasztva az 5. ábra látható képernyőképet láthatjuk. Fontos megjegyezni, hogy mindig csak azok a gazdálkodók látszanak, amelyek kezeléséhez az adott felhasználónak jogosultsága van. A jogosultság beállítását a Adminisztráció menüpont Keret jogosultságok/összerendelések - Felhasználó gazdálkodó összerendelés menüpontban végezhetjük el. Ennek a menüpontnak a részletes ismertetésére a későbbiekben ( pont) kerül sor! 11

12 5. ábra Új gazdálkodó felvitele A 5. ábra látható ablakos táblázatban a Új elem gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új gazdálkodó felvitelét, Törlés gombra kattintva törülhetünk egy felhasználót, Ha új gazdálkodó felvitelét kezdeményezzük, akkor az 6. ábra látható képernyő adatait kell kitöltenünk. 6. ábra 12

13 A gazdálkodó nevét és kódját kötelező kitölteni. Amennyiben valamelyik hiányzik, akkor a program üzenetet küld. (7. ábra) 7. ábra A gazdálkodó kódja bármi lehet: szám, betű. A rendelésszám kódhoz szintén bármi megadható. Az itt megadott betű, vagy szám a rendelés programban különíti el jól láthatóan az egyes gazdálkodók rendeléseit. Például: Ha az Anyaggazdálkodás rendelésszám kódja: AG, akkor a rendelés kódja a következőképpen fog kinézni: RAG/ Azt, hogy a rendelésszámban a kód megjelenjen-e, paraméterben van lehetőségünk beállítani. Ha az AUTOMATIKUSRENDELESSORSZAMOZAS paraméter értéke JELLEL, akkor az itt beállított kód is megjelenik a rendelésszámban. Ha olyan gazdálkodókódot akarunk felvinni, amelyik már létezik (Fontos: a törölt elemeket is figyeljük), akkor a rendszer a következő üzenetet küldi (8. ábra). Törölt gazdálkodó visszaállítását a pont tartalmazza. 8. ábra Gazdálkodó módosítása Ha a Szerkesztés ikonra kattintunk, (vagy a CTRL+Enter billentyűt megnyomjuk), akkor annak a már felvitt gazdálkodónak az adatait tudjuk módosítani, amin a cursor éppen áll. (9. ábra) Azonban a gazdálkodó kódja nem módosítható. 13

14 9. ábra Gazdálkodó törölése Amennyiben törölni szeretnénk egy gazdálkodót, megtehetjük, ha rákattintunk a Törlés gombra. Ekkor a következő üzenet jelenik meg a képernyőn: Valóban törölni kívánja a gazdálkodót? Az Igen gombra kattintva törlődik az adott gazdálkodó a törzsből. A Nem gomb megnyomásával a program visszalép. Ha a gazdálkodó kerethez hozzá van rendelve a következő üzenet jelenik meg: 10. ábra. Ugyanez a helyzet, ha a gazdálkodó számlához van hozzá rendelve. 10. ábra Gazdálkodó töröltből visszaállítása A programban lehetőség van arra is, hogy ha egy gazdálkodót töröltünk, de mégis szükségünk van rá, akkor azt a Visszaállítás ikonra történő kattintás után ismét aktívvá tegyük. A funkció elindítása után a 11. ábrán látható képernyőkép jelenik meg. Itt azokat a gazdálkodókat láthatjuk, amelyek törölt (inaktív) állapotban vannak, és a kötelezettség éve megegyezik a gazdálkodó évszámával. 14

15 11. ábra A Kiválasztás gombra történő kattintás után a kiválasztott gazdálkodó ismét használható lesz a rendszerben. Fontos! Csak azon gazdálkodók láthatók a Visszaállításban, melyek hozzá vannak rendelve a felhasználóhoz. A jogosultság beállítását a Adminisztráció menüpont Keret jogosultságok/összerendelések - Felhasználó gazdálkodó összerendelés menüpontban végezhetjük el. Ennek a menüpontnak a részletes ismertetésére a későbbiekben kerül sor ( pont) Gazdálkodó összeg A Gazda összeg ikonra kattintva gazdálkodói összegek adhatók meg. Kizárólag abban az esetben, ha a VANGAZDAOSSZEG paraméter értéke IGEN, különben ez az ikon inaktív, azaz nem működik. Ezen funkció használatának a feltétele még, hogy havi kereteket használjon az intézmény. Amennyiben meghatározunk gazdálkodói összegeket, akkor a gazdálkodóhoz tartozó keretek között nem oszthatunk szét az itt meghatározott összegnél nagyobb összeget. Ugyanis a program figyelmeztetést küld és nem menti el a keretre az összeget, amivel túllépnénk a gazdálkodónál meghatározott összeget. Például: Az anyaggazdálkodásnak van januárra Ft-ja. Az anyaggazdálkodásnak van 5 kerete. Az 5 keretre, januárra összesen nem oszthat szét Ft-nál többet, mert a program nem engedi. (A keret összeg megadás az Adminisztráció menüpontban lehetséges.) 15

16 1. keret Ft 2. keret Ft 3. keret Ft 4. keret Ft 5. keret Megpróbálok megadni Ft-ot, de ezt már nem fogja hagyni a program, mert ezzel túllépném a gazdálkodónál megadott Ft-ot. A maximálisan megadható összeg Ft Gazdálkodó információ A Gazdalk. info ikonra történő kattintás után a 12. ábra látható képernyőkép jelenik meg. Az 12. ábra felső részében az éves adatok találhatók, a gazdálkodó éves keret összegét, lekötött, beérkezett, kifizetett összegeit láthatjuk éves összesítésben. Az itt látható értékek megadása részint az Adminisztráció/Keretösszeg megadás vagy Keretösszeg átvétel menüpontokban történik, részint a Tételes feldolgozás menüpont alatt berögzített tételekből számítódik, valamint a lekötések értéke a rendeléssel, szerződéssel, direkt kötváll-lal lekötött összegeket takarja. Pl. A kifizetett, beérkezett és lekötött értékek. Ezen menüpontok részletes ismertetésére a későbbiekben kerül sor. A gazdálkodó kereteinek összegét havi bontásban a 12. ábra alsó részében láthatjuk. 12. ábra Természetesen a havi és az éves összeg is a gazdálkodóhoz tartozó összes keret összegéből adódik. Az ablakos táblázatokban a képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. Az gördítő sávok segítségével (alul és jobb oldalon) azonban a többi értékadat is megtekinthető. 16

17 3.1.7 Lista nyomtatás A Lista nyomtatás ikonra történő kattintás után a rendszerben használt gazdálkodók kinyomtatására van lehetőségünk. A funkció elindítása után megjelenik a képernyőn a nyomtatni kívánt lista (13. ábra). A listát kinyomtathatjuk, ha a kis Nyomtató ikonra kattintunk. A képernyő felső sorában található kis ikonokkal be lehet állítani, hogy milyen felbontásban lássuk a nyomtatni kívánt listát: Az egész oldalt. Az oldal felét. Az oldal negyedét. A képernyő bal oldalán azt láthatjuk, hogy hány oldalú listáról van szó, ha rákattintunk a megfelelő oldalra, akkor az fog megjelenni a képernyőn. (A 13. ábra látható lista csak egy oldalas, de ha több oldalas lenne, akkor egymás alatt ki lenne írva, hogy: 1. oldal, 2. oldal, 3. oldal, stb) 13. ábra 17

18 3.2 Csoportok Először is engedjék meg, hogy néhány szót szóljunk a csoportosító kódokról. A csoportosító kódoknak az a szerepe, hogy ezek segítségével a kereteket bizonyos csoportokba sorolhassuk be. Olyan esetben lehet erre szükség, amikor valamilyen módon összesített információkra van szükségünk. Ilyen esetben használhatjuk a csoportosító kódokat. Azon túl, hogy a kerethez hozzárendeljük a csoportosító kódokat semmiféle egyéb tennivalónk nincsen. Miután a csoportosító kódok a keretekhez vannak rendelve, ezek a hozzárendelések bármikor év közben megváltoztathatók, s onnantól kezdve az a fajta csoportosítás fog élni, amit az új hozzárendelésekkel kialakítottunk. (A korábbi csoportosítás értelemszerűen nem használható.) Tekintettel arra, hogy egyszerre ötféle különböző csoportosító kódot adhatunk meg egy-egy kerethez ez ötféle csoportosítást, jelenthet. A menüpont elindítása után a 14. ábra látható képernyőkép jelenik meg. 14. ábra A Új elem jellel lehet csoportkódot felvinni, itt valamennyi mező kitöltése kötelező. A Törlés jellel lehet csoportkódot törölni. A Szerkesztés ikonnal egy csoportkód adatai közül a csoport nevét lehet módosítani, a többi adat módosítására nincs lehetőség. Amennyiben az alcsoport, vagy főcsoport mezők nem felelnek meg számunkra, akkor az adott csoportkódot ki kell törölni a Törlés ikonnal, és fel kell vinni a jó csoportkódot. 18

19 3.3 Keretek alapadatai A menüpont elindítása után a 15. ábra látható képernyőkép jelenik meg. Alapból az összes keret megjelenik ebben az ablakban, azonban állíthatunk be különböző szűrési lehetőségeket, ha belekattintunk ide: Szűrés az alábbi feltételekkel. A szűrési lehetőségeket a 3.5. pontban részletezzük. 15. ábra Abban az esetben, ha olyankor lépünk be ebbe a menüpontba, amikor már vannak rögzítve a rendszerben keretek, de még nem minden nettó kerethez határoztunk meg áfa keretet, akkor a program a következő figyelmeztetést küldi (16. ábra) mielőtt a 15. ábra képernyője megjelenne. Ez a figyelmeztetés azonban csak abban az esetben jelenik meg, amikor nettó kereteket használunk, hiszen csak ilyenkor kell a nettó keretekhez áfa keretet meghatározni Ezt paraméterben lehet állítani: csak a Bruttokeret: NEM estén van ilyen figyelmeztető üzenet. 16. ábra 19

20 3.3.1 Keretek felvitele A keretek kialakításánál figyelembe kell venni azt, hogy a program a 0-ás számlaosztályba való feladást, illetve év végén a 75-ös tábla kitöltését csak akkor tudja elvégezni, ha a keretek megfelelően lettek kialakítva! Ez alatt azt értjük, hogy a kereteink olyan mértékben kell, hogy megbontottak legyenek, hogy az egy kereten lévő lekötéseim illetve kifizetéseim mindig egy 0-ás számlára legyenek feladhatók. Illetve, hogy egy keretem lekötései mindig a 75-ös tábla egy bizonyos sorába tartozzanak. Ha ugyanis van egy keretem, aminek a lekötéseiből egy bizonyos rész az egyik 0-ás, egy másik rész pedig egy másik 0-s számlára kellene, hogy feladásra kerüljön, azt a program nem tudja elkülöníteni (hiszen mi alapján tudná), hogy mekkora rész kerüljön az egyikbe és mekkora a másikba. Ugyan ez a helyzet a 75-ös tábla kitöltésével is. Nézzünk egy-egy példát: A) Nullás feladás esetén probléma lehet például: Van egy olyan keretem, hogy Rendszeres személyi juttatások (nem bontom jobban alá). Viszont a nullás számláim ennél jobban alá vannak bontva: Alapilletmények kiadási előirányzat kötelezettségvállalásának állománya Illetmény kiegészítések kiadási előirányzat kötelezettségvállalásának állománya Ebben az esetben az 5111 keretemen van Lekötés: Ft Kifizetés: Ft Ezt kellene a főkönyv felé a nullás számlaosztályba feladnom. Ezeknek az összegeknek egy része a es egy másik része a es nullás számlára kellene hogy feladásra kerüljön. Mivel a keretem a nullásokhoz képes össze van vonva, ezért a program nem tudja a feladást elkészíteni. Az lehetne a megoldás, ha a keretemet is megfelelően alábontanám. Tehát két külön keretem lenne: Alapilletmények => Illetménykiegészítések => esetleg: Alapilletmények => Illetménykiegészítések => 0751 B) 75-ös tábla kitöltése során probléma lehet például, ha valaki olyan kereteket használ, hogy 01 - Élelmezés 02 - Anyaggazdálkodás 03 - Informatika Az Élelmezés keretre lekötöttek olyan tételeket is, ami Felújításhoz kapcsolódott (75-ös tábla 02.sor) és olyan tételeket is, amik Dologi kiadások voltak (75-ös tábla 22-es sor). Jelenleg az Élelmezés kereten Ft kötelezettségvállalás van, de nem tudom meghatározni, hogy mennyi érinti ebből a 75-ös tábla 02-es és melyik a 22-es sorát. Itt is megoldást jelentene, ha a keretek megfelelően alá lennének bontva. 20

21 Természetesen ezek kiragadott példák, ettől eltérő problémák is előfordulhatnak, ha a keretek nem eléggé alábontottak. FONTOS!!! Mielőtt elkezdenénk rögzíteni a kereteket el kell dönteni, hogy milyen típusú kereteket szeretnénk használni. Ha eldőlt hogy milyen típusú kereteket szeretnénk használni, akkor ezt paraméterben lehet beállítani Két lehetőség is van, nézzünk példákat: Egyik lehetőség: Külön nettó és áfa kereteket használunk, pl: 5431 Irodaszer Ft Áfa keret Ft Ebben az esetben az 5431 Irodszer keretre meg kell határoznom (Adatkezelés menüpontban később részletesen tárgyaljuk), hogy mennyi nettó összeg költhető irodaszerre. Az áfa keretre pedig meg kell határozni, hogy összesen milyen összeg költhető áfára az intézetben (Tehát nem csak irodaszerre, hanem minden másra. Természetesen áfa keretből is lehet több ha szükség van rá.) Ez azt fogja jelenteni, hogy amikor rendelek irodaszert, akkor annak a nettó értéke a 5431 Irodaszer keretet fogja terhelni, az áfa értéke viszont az Áfa keretet. Ebben az esetben az áfa értékét egyben tartom nyilván. (Illetve attól függ, hogy hány áfa keretem van.) Paraméter beállítás: BRUTTÓ KERET paraméter: Nem Másik lehetőség Csak bruttó összeget határozok meg egy-egy keretre, azaz az 5431 Irodaszer keretre egy összegben egy bruttó összege 5431 Irodaszer: Ft Paraméter beállítás: BRUTTÓ KERET paraméter: Igen KERETFIGYELESNETTO paraméter: nem (Amennyiben szeretnék keretfigyelés alkalmazni) 21

22 Az Új elem ikonnal tudunk kereteket rögzíteni (17. ábra). 17. ábra A következő adatok kitöltése kötelező ezek nélkül nem lehet rögzíteni a keretet: keret kód, keret név, gazdálkodó kód, keret jellege, évszám. A keret kódja és neve mezőkbe bármit lehet írni nincs megkötés. A keret kódját a későbbiekben már nem lehet módosítani. (Csak abban az esetben, ha a KERETKODMODOSITHATÓ paraméter értéke IGEN.) A gazdálkodó és csoportkód mezőkbe csak olyan adat írható be, amely már a törzsben feltöltésre került, onnan ki lehet választani a mezők utáni 3pontra kattintva A csoportkód mezők kitöltése nem kötelező. A keret jellege lehet Kiadási vagy Bevételi, ezt minden esetben meg kell határozni. A túlkölthető keret bejelölésével lehetőségünk van arra, hogy a keretfigyelés beállítása esetén is, a bejelölt keretek esetében a program ne figyelje a keretet ÁFA keret Az ÁFA keret mező segítségével meghatározhatjuk hogy az éppen rögzített keret ÁFA keret-e. Ezt úgy tehetjük meg, hogy egy pipát rakunk a négyzetbe. (Természetesen erre csak akkor van szükség, ha használunk külön Áfa kereteket.) Ha a kereteket a főkönyvből vesszük át akkor egy paramétertől (AFAKERETMASZK) függ, hogy mely kereteket jelöli be a program automatikusan áfa keretnek. A paraméter alap beállítása esetén a 18, 561, 919-cel kezdődő kereteket jelöli be áfa keretnek. A 18. ábra (ami a 17. ábra egy részlete) látható fehér mezőben határozhatjuk meg, hogy a nettó kerethez melyik áfa keret tartozik, úgy hogy a mező végén lévő 3 pontra kattintunk, akkor 22

23 megjelenik a 19. ábra látható táblázat, ami az áfa kereteket tartalmazza, innen kiválaszthatjuk azt amelyikre szükségünk van. Ez nagy segítséget nyújthat keretre osztásnál is, ugyanis ha meghatározom, hogy melyik nettó keretet terhelje az összeg, akkor automatikusan az áfa összegét a megfelelő áfa keretre teszi a program. 18. ábra 19. ábra Ha olyan keretet akarunk felvinni, amelyik már létezik a rendszerben, akkor a rendszer a következő üzenetet küldi. 20. ábra Ha olyan keretet akarunk felvinni, amelyik töröltként már létezik a rendszerben, akkor a rendszer szintén figyelmeztet és nem hagyja rögzíteni még egyszer a keretet. 23

24 3.3.2 Módosítás A Szerkesztés ikonra történő kattintás után a 21. ábra látható képernyőkép jelenik meg. A keretkód módosítására csak akkor van lehetőség, ha a KERETKODMODOSITHATÓ paraméter értéke IGEN. A többi adatot módosíthatjuk. 21. ábra Törlés Egy keret törlésére csak addig van lehetőségünk, amíg az adatkezelés menüpontban nem rendeltünk hozzá keretösszeget, és nem volt rá keretmozgás (lekötés, beérkezés, kifizetés). Amennyiben ez már megtörtént, akkor a rendszer a következő üzenetet küldi. 22. ábra A törlés tehát csak akkor hajtható végre, ha az összeget levesszük a törölni kívánt keretről. 24

25 3.3.4 Keret töröltből visszaállítása A programban lehetőség van arra is, hogy ha egy keretet töröltünk, de mégis szükségünk van rá, akkor azt a Visszaállítás ikonra történő kattintással ismét aktívvá tegyük. Az funkció elindítása után a 23. ábra látható képernyőkép jelenik meg. Itt azokat a kereteket láthatjuk, amelyek törölt (inaktív) állapotban vannak, és a kötelezettség éve megegyezik a keret évszámával. 23. ábra A Kiválasztás gombra történő kattintás után a kiválasztott keret ismét használható lesz a rendszerben. 25

26 3.3.5 Szűrés Ennek a funkciónak a segítségével megadhatjuk, hogy a táblázatban milyen kereteket szeretnénk látni (24. ábra). 24. ábra A szűrés funkciót úgy kapcsolhatjuk be, hogy a Szűrés az alábbi feltételekkel felirat előtti mezőbe teszünk egy jelet. Ezután megadhatjuk, hogy a kiadási/bevételi/kiadási és bevételi kereteket szeretnénk-e látni. a nettó/áfa/nettó és áfa kereteket szeretnénk-e látni. minden gazdálkodó kereteit szeretnénk látni, vagy csak a kijelölt gazdálkodókét Keret információ Ez a funkció a Gazdálkodóknál ismertetett módon működik természetesen itt nem a gazdálkodókra vonatkozó összesített adatokat tartalmazza, hanem az egy egy keretre vonatkozó adatokat (25. ábra). 26

27 3.3.7 Kronológia A kijelölt keretre vonatkozóan arról kaphatunk információt, hogy milyen keret összeg van meghatározva, az adott keretre. Valamint láthatjuk azt is, hogy hogyan változott ez a keretösszeg időről időre. 25. ábra Lista nyomtatás A rögzített keretekről listát nyomtathatunk többféle rendezettségben. Gazdálkodó és azon belül keretkód szerint sorba rakva Keret kód szerint sorba rakva Keret név szerint sorba rakva Keretek alapadatai, áfa keretpárosítással 27

28 3.3.9 Gazdálkodó megadása / elvétele Amikor a főkönyvből az előirányzati számlákat átvesszük keretnek, akkor a gazdálkodó mezőt a program nem tudja automatikusan kitölteni, hiszen ez az információ még nem lett rögzítve sehol, ezért minden kerethez meg kell adnunk a gazdálkodót. Ezt megtehetjük egyenként a Szerkesztés ikonra kattintva és ott kiválasztva a gazdálkodót, de ez meglehetősen hosszadalmas feladat, ezért javasoljuk ennek az itt leírt funkciónak a használatát. Ehhez először több keretet ki kell jelölnünk, amit úgy tehetünk meg, hogy a CTRL, vagy a SHIFT billentyűk közül az egyiket nyomva tartjuk és közben az egér bal gombjával kattintva kijelöljük a szükséges kereteket. Ha kijelöltük a kereteket, akkor a Gazd. megad. ikonra kell kattintani. Ekkor egy táblázatban (26. ábra) megjelennek a gazdálkodók, ahonnan kiválaszthatjuk a nekünk megfelelőt. 26. ábra Áfa keret megadása / elvétele Láttuk, hogy a keretek rögzítésénél egyenként megadhatjuk, hogy melyik nettó kerethez melyik áfa keret tartozik. Azonban ha a főkönyvből vesszük át az előirányzati számlákat (vagy csak nem akarjuk egyenként megadni), akkor lehetőség van rá, hogy az előző pontban tárgyalt gazdálkodó megadáshoz hasonlóan egyszerre több nettó kerethez is megadjunk egy áfa keretet. Kérem, ehhez a fenti menüpontot nézzék meg. 28

29 Szervezeti ill. egyéb kódos keretek létrehozása Amennyiben a főkönyvi programban a szervezeti kódokat használják, lehetőség van a főkönyvből átvett előirányzati számlákat, amik itt most már mint keretek kezelődnek, tovább bontani szervezeti kódokra, vagy egyéb kódra. A keret kód típust Paraméter kezelőben lehet megadni a KERET_KOD_TIPUS paraméterrel. Értékei lehetnek: Egységkód, Feladatkód, Gyűjtőkód, Munkaszám, Szervezet kód, Témakód. Ezeket a kerethez kapcsolja a program egy plusz jellel. Annyi keretet hoz létre ilyen módon a program, ahány kódot kiválasztottunk. Nézzünk egy példát: Egy intézménynek a következő szervezetei vannak: 01 Napocska Óvoda 02 5 sz. Ált. Iskola 03 Zöld lomb Óvoda 04 Fehér virág bölcsőde stb Vegyük példának az: 5431 Irodaszer keretet. Ennek a funkciónak a segítségével ebből az egy keretből 4 keretet tudunk létrehozni: Irodaszer - Napocska Óvoda Irodaszer - 5 sz. Ált. Iskola Irodaszer - Zöld lomb Óvoda Irodaszer - Fehér virág bölcsőde Tehát a különböző szervezetek Irodaszer kereteit külön tudja kezelni a program. A szervezeti kódos keretek létrehozásának menete a következő: 1. Ki kell jelölni, hogy melyik keretet szeretnénk pl. szervezeti kódokra tovább bontani. 2. A Szerv. kód keret ikonra kattintva a 27. ábra látható képernyő jelenik meg. 3. Itt ki kell jelölnünk, hogy az előzőleg megadott keretet milyen szervezeti kódokra szeretnénk felosztani. (CTRL vagy SHIFT nyomva tartása mellett rá kell kattintani az egérrel.) 4. Ezután a Kiválasztás feliratú gombra kell kattintani, és a program elkészíti a kereteket. 27. ábra 29

30 Egyéb A kereteket tartalmazó táblázatban a piros színű keretek áfa keretek. a zöld színű keretek nettó keretek, de még nincs megadva hozzá az áfa keret a fekete keretek nettó keretek, amikhez az áfa keret már meg van határozva Amennyiben valaki bruttó kereteket használ, az ő esetében nem kell áfa keretet megadni, ezért minden kerete zöld színű lesz Keretek - főkönyvi számok összerendelése Ez a menüpont arra szolgál, hogy a kereteket a megfelelő előirányzati számlákkal illetve nullás számlákkal össze lehessen rendelni, azért hogy negyedévente a nullás feladás elkészíthető legyen a program segítségével, illetve azért hogy a főkönyvből az előirányzati összegek átvehetők legyenek a keretekre, mint keretösszegek. Valamint a főkönyvben lekönyvelt bértételek átvehetők (és leköthetők) legyenek a kötelezettségvállalásban. Először meg kell határoznunk, hogy milyen típusú kereteket használunk. A keretek a következő típusúak lehetnek: 1. Gazdálkodói keretek 2. Főkönyvi előirányzati keretek: a keretek a főkönyvi számlatükörben szereplő előirányzati számla számok alapján kialakított keretek 3. Főkönyvi teljesítési keretek: a keretek a főkönyvi számlatükörben szereplő teljesítési számla számok alapján kialakított keretek 4. Nem tudom (nem meghatározott) nem javasolt! 28. ábra 29. ábra 30

31 Miután meghatároztuk a keretek típusát a 30. ábra látható képernyő fog megjelenni, ahol az Új fk.szám ikonra kattintva adhatjuk meg, hogy az egyes keretekhez milyen előirányzati számla(k), és milyen nullás számla tartozik. FONTOS: amennyiben a keretek megegyeznek a főkönyvi számlatükör előirányzati számlaszámaival, a program automatikusan kitölti az összerendelést, de mindenképp ellenőrizni kell, illetve ha meggyőződtünk a helyességéről a Mentés ikonnal el kell menteni. 30. ábra Előfordulhat, hogy egy kerethez több előirányzati számla is tartozik, mert összevontabb kereteket használunk, mint amilyen előirányzataink vannak. A 31. ábra látható módon meg fog jelenni egy plusz sor, ahol az Előirányzati számlaszám és a Nullás számlaosztály oszlopokban a mezők végén lévő kis fekete nyílra kattintva kiválaszthatók a megfelelő számlaszámok úgy, hogy kijelöljük a megfelelőt, majd a Kiválaszt gombra kattintunk. 31

32 31. ábra A számlaszámokat természetesen globálisan is összerendelhetjük, nem kell egyenként, soronként megadni azokat. A 0-ás számlaosztály, illetve a Multi főkönyvi szám ikonokkal lehet az összerendeléseket elvégezni. A 32a. ábra táblázata alapján lehet a keretekhez a számlaszámokat hozzárendelni (abban az esetben javasolt, ha egy kerethez több számlaszám tartozik). Összerendelni a Shift gomb használatával lehet több számlaszámot. 32a. ábra 32

33 A 32a. ábra táblázata alapján lehet egy nullás számlaszámot hozzárendelni a keretekhez. Összerendelni a Shift gomb használatával lehet több számlaszámot. 32b. ábra A keret-főkönyvi szám összerendelés menüpontból való kilépéskor a módosított adatokat a Mentés ikonra kattintva tudjuk elmenteni, amennyiben ezt nem tettük meg és a Kilépés gombra kattintunk, akkor a program figyelmeztet.(33. ábra) 33. ábra FONTOS!!! Csak azoknak a kereteknek a lekötései fognak szerepelni a nullás feladásban, amelyek az összerendelésben szerepelnek! Amíg az összerendelést nem végeztük el, addig a bértételek átvétele sem lehetséges. A program automatikusan elkészíti az összerendelést, amennyiben az előirányzatoknak megfelelő kereteket használnak, csak el kell ezt mentenünk. Egyéb esetben ezt kézzel kell elvégezni. 33

34 4 Adminisztráció menüpont 4.1 A Kötelezettség vállalás évének beállítása A kötelezettségvállalás évének beállítására van lehetőségünk. Ennek a menüpontnak akkor van jelentősége, ha egyszerre több évünk van nyitva. Pl. az előző év még nincs lezárva, de az új évet már megnyitottuk. Ebben az esetben párhuzamosan lehet dolgozni egyszerre a két évben. 4.2 Keret jogosultságok/összerendelések A Minden felhasználóhoz minden gazdálkodót és a Minden felhasználóhoz minden keretet menüpontok segítségével egy lépésben az összes, a rendszerben lévő felhasználóhoz hozzá rendelhetjük az összes keretet vagy az összes gazdálkodót (bár a menüponttal egyszerűen megoldhatjuk az összerendeléseket, ezt nem ajánljuk) Felhasználók gazdálkodók összerendelése A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen gazdálkodóhoz férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a gazdálkodókhoz való hozzáférését. A menüpont főképernyőn lévő ikonsorról is elérhető! A Felhasználó neve alatt lévő mezőben tudjuk megadni, hogy melyik felhasználóhoz szeretnénk gazdálkodókat rendelni. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mező végén lévő nyílra kattintunk, akkor megjelennek a felhasználók, és innen ki tudjuk választani a megfelelőt. A 34. ábra a felső táblázatban azokat a gazdálkodókat látjuk, amik még nincsenek a fent kiválasztott felhasználóhoz hozzárendelve. Az alsó táblázatban pedig azokat a gazdálkodókat láthatjuk, amelyek már hozzá vannak rendelve a kiválasztott felhasználóhoz. 34. ábra 34

35 A 34. ábra látható ikonok segítségével egy felhasználóhoz egyesével is hozzárendelhetőek a gazdálkodók (Hozzáad ikon), vagy egyesével is elvehetők a felhasználótól a gazdálkodók (Megszüntet ikon), de az összes gazdálkodó megadására, vagy törlésére is lehetőséget ad a program az Mindet hozzáad, Mindet megszüntet ikonok segítségével. Ha módosításokat végeztünk ebben a menüpontban, akkor a bal felső sarokban található Mentés ikonra kattintva ezeket a változásokat el tudjuk menteni. Ha mentés nélkül lépünk ki a menüpontból (jobb felső sarok Kilépés ikon), akkor a program nem menti el a változásokat, de előtte azért megkérdezni, hogy biztosan nem akarom menteni a változásokat Keretek - felhasználók összerendelése A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen keretekhez férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a keretekhez való hozzáférését. A menüpont főképernyőn lévő ikonsorról is elérhető! A Felhasználó neve alatt lévő mezőben tudjuk megadni, hogy melyik felhasználóhoz szeretnénk kereteket rendelni. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mező végén lévő nyílra kattintunk, akkor megjelennek a felhasználók, és innen ki tudjuk választani a megfelelőt. A 35. ábra a felső táblázatban azokat a kereteket látjuk, amik még nincsenek a fent kiválasztott felhasználóhoz hozzárendelve. Az alsó táblázatban pedig azokat a kereteket láthatjuk, amelyek már hozzá vannak rendelve a kiválasztott felhasználóhoz. 35. ábra A 35. ábra látható ikonok segítségével egy felhasználóhoz egyesével is hozzárendelhetőek a keretek (Hozzáad ikon), vagy egyesével is elvehetők a felhasználótól a keretek (Megszüntet ikon), de az összes keret megadására, vagy törlésére is lehetőséget ad a program az Mindet hozzáad, Mindet megszüntet ikonok segítségével. A Gazdálkodó keretei ikon segítségével pedig egy kiválasztott gazdálkodóhoz tartozó keretek rendelhetők egy lépésben a kiválasztott felhasználóhoz. Olyan módon, hogy a megjelenő 35

36 táblázatból kiválasztjuk a megfelelő gazdálkodót, ezután a Kiválaszt gombra kattintva a program elvégzi az összerendelést. Ha módosításokat végeztünk ebben a menüpontban, akkor a bal felső sarokban található Mentés ikonra kattintva ezeket a változásokat el tudjuk menteni. Ha mentés nélkül lépünk ki a menüpontból (jobb felső sarok Kilépés ikon), akkor a program nem menti el a változásokat, de előtte azért megkérdezni, hogy biztosan nem akarom menteni a változásokat. 4.3 Keretek cseréje / összevonása Ennek a menüpontnak a használatára akkor van szükség, ha egy keret megváltozik, vagy ha több keretet vonnak össze egy keretté. Ez például akkor fordulhat elő, ha év elején az előző évi kereteket másoltuk át, hogy amíg az aktuális évi keretek nem kerülnek kialakításra, addig is lehessen dolgozni a programmal (rendeléseket készíteni, stb ). Ha az adott évi kereteim kialakítása megtörtént, akkor elképzelhető, hogy az új keretek eltérnek a régi (tavalyi keretektől). Ebben a menüpontban ki tudom cserélni a kereteket a megfelelőre. 36. ábra A 36. ábra a felső táblázatban tudom megadni, hogy mely keretet szeretném lecserélni, vagy azt hogy mely kereteket szeretném összevonni. Az alsó táblázatban pedig azt tudom megadni, hogy mely keretre szeretném a fent kijelölt kerete(ke)t kicserélni vagy összevonni. Ha keretet szeretnék cserélni, akkor a fenti táblázatban egyetlen egy (a cserélendő) keretet kell kijelölni. Ekkor a fenti ikonok közül a Keret csere ikon lesz aktív. Ha kereteket szeretnék összevonni, akkor az összevonásra szánt kereteket kell kiválasztani a felső táblázatból. Ekkor a Keret összevonás ikon lesz aktív. 36

37 Egyszerre több keretet kijelölni a SHIFT vagy a CTRL billentyűk nyomva tartása mellett lehet. Az alsó táblázatban mindig csak egy keretet tudok kijelölni. (Azt amire cserélni akarom a fenti keretet, vagy azt amivé össze akarom vonni a fenti kereteket.) Ha egy keretet kicserélek egy másik keretre, akkor ez azt fogja eredményezni, hogy a régi keretről átkerül az új keretre a: Keretösszeg Lekötések Beérkezések Kifizetések Ha több keretet összevonok egy keretté, akkor ez azt fogja eredményezni, hogy a régi keretekről (amiket összevonok), átkerülnek az új keretre a Keretösszegek Lekötések Beérkezések Kifizetések 4.4 Keret összeg Ebben a menüpontban az egyes keretek érték adatait adhatjuk meg. A keretösszegek megadása csak a Keretek alapadatainak felvitele után történhet. FONTOS! Mielőtt a menüpontokat részletesen tárgyalnánk ismét el kell döntenünk néhány dolgot. Paraméterben lehet beállítani a következőket: 1. A keretösszegek meghatározása: KERETOSSZEGBE paraméterben kell megadni a. Ha a paraméter értéke: Eves, akkor éves szinten egy összegben lehet meghatározni a keretösszeget b. Ha a paraméter értéke: Havi, akkor havi bontásban, akár minden hónapra más összeget is meghatározhatunk 2. Keretfigyelés meghatározására a KERETFIGYELES paraméter szolgál I. Nincs: A havi keret összeg ebben az esetben szintén csak tájékoztató jellegű, mert a program megengedi, hogy a megadott összeget túllépjük. Azaz annak ellenére, hogy a kereten nincs elegendő összeg, el lehet készíteni a megrendeléseket, rögzíteni lehet a szerződések lekötéseit II. III. Éves: A megadott éves keret összeget nem lehet túllépni. Havi: A megadott havi keret összeget nem lehet túllépni, ha egyik hónapban marad összeg a kereten, azt nem lehet tovább vinni a következő hónapra. 37

38 IV. Göngyölített: A megadott havi összegek nem költhetők túl, de ha az egyik hónapban marad összeg a kereten, akkor azt a következő hónapokban el lehet költeni Keret összeg megadás A menüpontban mindig csak azok a keretek láthatóak, amelyekhez a felhasználónak jogosultsága van. A bal oldali táblázatban azok a keretek, amikhez a Keretek alapadatainál nem adtunk meg gazdálkodót nem jelennek meg. Az előirányzati számlák átvételénél a rendszer nem ad meg gazdálkodót, ezért az átvétel után gazdálkodók keretekhez történő megadásáról gondoskodni kell. (Erről bővebben a Gazdálkodó megadása/elvétele fejezetben olvashatnak.) A bal oldali táblázatból a képernyő jobb felső sarkában lévő Keresés funkció segítségével tudunk egy-egy keretet kikeresni. Meg kell adnunk a keret kódját, majd a mező után lévő Keres ikonra kattintva a program a keresett keretre áll rá. A keret összeget a képernyő jobb oldali részében adhatjuk meg, mindig ahhoz a kerethez, ami a bal oldali táblázatban ki van jelölve. Attól függően, hogy áfa keretről, vagy nettó keretről van szó, adhatjuk meg az összeget a Nettó vagy az Áfa oszlopban. Amennyiben bruttó keretet használunk, akkor nyilván nem lesznek áfa kereteink, tehát mindig a nettó mezőbe kell megadnunk a bruttó értéket Éves tervezett összeg meghatározása Először azt írjuk le, hogy éves keretösszeg használata esetén, hogyan lehet keretösszeget meghatározni. Megadhatjuk a keret összeget a Tervezett nettó/áfa mezőben, de ha már korábban határoztunk meg keretösszeget, és most ez az összeg csak módosul, akkor megtehetjük azt is, hogy ha csak a módosulás összegét tudjuk, akkor a Módosulás nettó/áfa mezőbe írjuk be az összeget. Ekkor a Tervezett nettó/áfa összeget a program automatikusan fogja ebből számolni. A Tervezett összegből zárolhatunk valamennyit, ez annyit jelent, hogy a nem a teljes Tervezett összeget használhatják (köthetik le rendeléssel, szerződéssel, stb), hanem a Zárolt összeggel csökkentett összeg lesz a felhasználható. A program ezt a felhasználható összeget osztja el 12 egyenlő részre a táblázatban. Mivel itt éves keretről van szó, tehát ez csak tájékoztató jellegű felosztást jelent. Tulajdonképpen, ha keretfigyelést alkalmazunk, akkor azt figyeli a program, hogy az éves összeget ne lépjük túl. A Megjegyzés mezőbe beírhatjuk, például azt, hogy milyen okból módosítottuk a keretösszeget. Ha megadtuk a megfelelő keret összegeket, akkor a Mentés ikonra kattintva tudjuk ezeket elmenteni. 38

39 37. ábra A Kronológia ikonra kattintva, azt nézhetjük meg (38. ábra), hogy egy adott kereten (azon ami a bal oldali táblázatban ki van jelölve), hogyan változtak a keret összegek. Láthatjuk azt, hogy ki, mikor, hogyan módosította a keret összegeket, illetve, ha a Megjegyzés mezőbe írtunk valamit egy-egy keret módosításhoz kapcsolódóan, akkor itt azt is láthatjuk. A jobb oldalon lévő Nyomtatás ikonra kattintva ezt a kronológiát ki is nyomtathatjuk. 38. ábra A Megjegyzés ikonra kattintva a táblázat egy kijelölt sorához, utólag is hozzáfűzhetünk megjegyzést. 39

40 Az Információ ikonra kattintva, pedig az adott keretre vonatkozóan kaphatunk információkat. (Az itt megjelenő táblázat részletes leírását lásd: Keretek alapadatainál az Információ menüpontban.) Havi összeg meghatározása A havi keret összegek megadása esetén havonta különböző összegeket is meghatározhatunk egy-egy keretre. Ha minden hónapra azonos keret összeget szeretnénk megadni, akkor megtehetjük, hogy csak a januári összeget adjuk meg, majd a táblázat felett lévő Január hó örökítése ikonra kattintva a program automatikusan ugyan azt az összeget a többi hónaphoz is beírja. Abban az esetben, ha Gazdálkodói keret összegeket határoztunk meg (Törzsekben a Gazdálkodó alapadatainál csak a VANGAZDAOSSZEG paraméter IGEN értéke esetén és csak havi keret összegek esetén lehetséges), akkor a program figyelni fogja, hogy ebben a menüpontban az egy gazdálkodóhoz tartozó keretekre összesen, nem határozhatunk meg nagyobb összeget, mint amekkorát a gazdálkodónál meghatároztunk. (Részletes leírást lásd Törzsek/Gazdálkodók/Gazda.összeg ikon) Ha megadtuk a megfelelő keret összegeket, akkor a Mentés ikonra kattintva tudjuk ezeket elmenteni. 39. ábra A Kronológia ikonra kattintva, azt nézhetjük meg (40. ábra), hogy egy adott kereten (azon ami a bal oldali táblázatban ki van jelölve), hogyan változtak a keret összegek. Láthatjuk azt, hogy ki, mikor, hogyan módosította a keret összegeket. A jobb oldalon lévő Nyomtatás ikonra kattintva ezt a kronológiát ki is nyomtathatjuk. Az Információ ikonra kattintva, pedig az adott keretre vonatkozóan kaphatunk információkat. (Az itt megjelenő táblázat részletes leírását lásd: Keretek alapadatainál az Információ menüpontban.) 40

41 40. ábra Keret összeg átvétel Ebben a menüpontban a főkönyvi előirányzati számlákon szereplő előirányzati összegeket vehetjük át a kötelezettségvállalás programba keretösszegnek. Ha itt átvettük a főkönyvből az összeget, de azt módosítani szeretnénk (csak a Kötvállban módosul!!!), akkor azt a Keretösszeg megadás menüpontban megtehetjük. Ahhoz, hogy a főkönyvből át tudjuk venni az összegeket, a Keret-főkönyvi szám összerendelés menüpontban meg kell határoznunk, hogy melyik kerethez melyik előirányzat, vagy előirányzatok tartoznak, hogy a program tudja, hogy honnan kell átvenni az összegeket. (Lásd bővebben Törzsek/Keret-főkönyvi szám összerendelés) Ha a kereteink az előirányzatoknak megfelelnek, akkor egy az egyes a megfeleltetés tehát például az 5411 Élelmezés előirányzatról átvesszük az 5411 Élelmezés keretre az összeget. Előfordulhat azonban, hogy összevontabb kereteket használunk. Van egy 5431 Irodaszer, nyomtatvány keretünk, de két előirányzatunk van az Irodaszer beszerzés előirányzat és a Nyomtatvány beszerzés előirányzat. Ebben az esetben mindkét előirányzatunkról az 5431-es keretre szeretnénk átvenni az összeget. Ilyenkor a Keret főkönyvi szám összerendelésnél a kerethez mindkét előirányzati számlát hozzá kell rendelni, hogy ebben a menüpontban mindkettőről át tudjuk venni az összeget. Keret összeg átvétel menete: A bal oldali táblázatból kiválasztjuk, hogy melyik keretre szeretnénk átvenni az összeget a főkönyvből. A jobb oldalon ekkor megjelenik az Átvehető összeg oszlopban, hogy mekkora összeget vehetünk át a főkönyvből. 41

42 Az Átvett összeg oszlopban amíg az összeg fekete színnel jelenik meg, addig még nincs átvéve a kötelezettségvállalás programba. 41. ábra Ha a Mentés ikonra kattintok, akkor menti el a program az összeget, ezután már kék színnel fog megjelenni az összeg. A képernyő jobb alsó sarkában ki is írtuk, hogy a különböző színek mit jelentenek. 42. ábra 42

43 Éves keretek esetén: A keret összeg havi bontása fülre kattintva láthatjuk, hogy a program az átvett összeget 12 egyenlő részre felosztotta a hónapok között. Ez a havi bontás nem módosítható. Havi keretek esetén A keret összeg havi bontása fülre kattintva láthatjuk, hogy a program az átvett összeget szintén 12 egyenlő részre osztotta fel a hónapok között. Viszont havi keretek esetén ezt a havi bontást módosítani tudjuk. Természetesen a 12 havi összeg összesenjének meg kell egyezni a teljes átvett összeggel, ez abban az esetben áll fenn, ha a havi összegek alatti Ellenőrző szám nulla. 43. ábra Keret összegek csoportos átvétele a főkönyvből Lehetőség van a keretösszegek csoportos átvételére is a főkönyvből, ekkor nem kell egyenként (keretenként) átvennünk az összegeket, hanem csak el kell indítanunk ezt a funkciót és a program automatikusan átveszi az összegeket. Ez a funkció is a Törzsek/Keret főkönyvi számok összerendelése menüpontban megadott összerendelések alapján működik, azaz az itt megadott összerendelés alapján fogja átvenni egy számlaszámról a hozzá tartozó keretre a főkönyvben lévő összeget a program. FONTOS! Azonban ez a funkció csak akkor működhet, ha a Törzsek/Keret főkönyvi számok összerendelése menüpontban egy főkönyvi számlaszám csak egy kerethez van hozzárendelve, hiszen a program csak ebben az esetben fogja tudni, hogy hova vegye át az összeget. Abban az esetben, ha az összerendelésben szerepel olyan is, hogy egy főkönyvi számlaszám több kerethez is hozzá van rendelve, akkor itt nem fogja tudni a program végrehajtani az átvételt. Példa: Az átvétel megoldható: a) egy főkönyvi szám egy kerethez van hozzá rendelve Folyóirat beszerzés Folyóirat beszerzés 43

44 Ekkor az es főkönyvi számon található összeg kerül átvételre az es keretre. b) több főkönyvi szám van egy kerethez hozzárendelve Egyéb textília Textília Ellátotti textília Ekkor az 54815, os főkönyvi számokon található összegek kerülnek átvételre az 5481-es keretre. Az átvétel nem oldható meg: c) egy főkönyvi szám több kerethez van hozzárendelve Áruszállítás Szállítási szolgáltatás Szállítási szolgáltatás-gyógyszertár Ekkor a program nem tudja elkülöníteni, hogy az es főkönyvi számról mekkora összeg kerüljön átvételre az egyik keretre és mekkora a másikra, ezért az átvétel nem megoldható. 44. ábra A funkció elindításához a képernyő bal felső sarkában lévő Csoportos átvétel ikont kell megnyomni. Ekkor a következő kérdéseket teszi fel a program, melyekre, ha igennel válaszolunk, akkor átveszi az összegeket a főkönyvből. 45. ábra 44

45 46. ábra 47. ábra 48. ábra Tehát a fenti ábrán, ha a Részletek gombra kattintunk, akkor láthatjuk, hogy melyik keretre milyen összeg lett átvéve. Majd a program megkérdezi, hogy szeretnénk-e listát nyomtatni azokról a keretekről, amelyek esetében a keret összeg a főkönyvből nem vehető át, ezért kézzel kell azt megadni? Ez azon keretek esetében fordulhat elő, ahol a kerethez rendelt főkönyvi szám más kerethez is hozzá van rendelve. 49. ábra 45

46 4.4.3 Keretek módosítása csoportosan, ellenőrző számmal Ez a funkció csak havi keretek esetén használható! Először ki kell választanunk, hogy melyik hónap keret összegeit szeretnénk módosítani. 50. ábra Utána meg kell adnunk, egy un. ellenőrző számot a Felosztandó nettó összeg és/vagy a Felosztandó áfa összeg mező(k)be. Ennek az értékével lehet módosítani a kereteket összesen. (51. ábra) Attól függően, hogy nettó vagy áfa keretről van szó, tudjuk módosítani a nettó vagy az áfa összeget a kereten. Bruttó keretek használata esetén áfa keretek nincsenek, a bruttó összeget a nettó mezőbe kell megadni. A módosítást mindig abban a oszlopban tudjuk elvégezni, amelyik fehér színű. Nézzünk egy példát Az egyszerűség kedvéért most csak nettó összegeket módosítunk Ellenőrző szám: Felosztandó nettó összeg keret nettó módosítás értéke módosított nettó érték 01 keret keret keret keret Ellenőrző szám: A fenti példából is látszik, hogy módosíthatjuk a keretünket negatív összeggel is (mint itt a 04-es keret esetében), a lényeg az, hogy a keretösszegek módosításának összege megegyezzen az Ellenőrző számban megadott összeggel. 46

47 A megadott változásokat a Mentés ikonra kattintva tudjuk elmenteni. 4.5 Keretek átvétele a főkönyvből 51. ábra Ebben a menüpontban a főkönyvből tudjuk átvenni a KERETTIPUS paraméter beállításától függően az előirányzati számlaszámokat, vagy a teljesítési számlaszámokat kereteknek. Amennyiben a paraméter értéke nem előirányzati vagy teljesítési keret, akkor a program egy üzenetet fog adni, hogy nem tudja átvenni a főkönyvből a kereteket. 52. ábra Ha a paraméter értéke előirányzati keret, és mégis a Teljesítési keretek átvétele menüpontot próbáljuk meg elindítani, a program ekkor is figyelmeztetni fog. 47

48 53. ábra Ugyan így figyelmeztet a program, ha a paraméter teljesítési keretre van állítva, mégis az Előirányzati keretek átvétele menüpontot próbáljuk meg elindítani. A keretek átvételéhez csak a megfelelő menüpontra kell kattintani. Ha az adott évben még nem szerepel keret, akkor a program átveszi a főkönyvből. Ha az adott évben már szerepel keret, akkor a következő kérdést teszi fel a program, melyre ha igennel válaszolunk, akkor a meglévő keretek mellé át fogja venni, a főkönyvből a kereteket. 54. ábra 48

49 4.6 Keretek és cikkek/szolgáltatások összerendelése Ennek a funkciónak a segítségével megadhatjuk, hogy egy adott cikk vagy szolgáltatás rendelése esetén, annak a cikknek/szolgáltatásnak az értékével melyik keretet terhelje automatikusan a program, ahelyett hogy nekünk kéne kézzel megadni ezt. Ennek feltétele, hogy ezt az összerendelést elvégezzük és Paraméter kezelőben az AUTOANYAG paraméter értéke IGEN legyen!!! 55. ábra Az Fkszámok ikon segítségével a megadott főkönyvi számú összes cikkhez egy lépésben lehet meghatározni a keretet. Meg kell adni, hogy mely főkönyvi számú cikkekhez milyen nettó és áfa keretet szeretnénk párosítani. 56. ábra Egy bizonyos cikkhez úgy adhatjuk meg, hogy a cikk rendelése esetén milyen keretre készüljön lekötés, hogy a cikkel egy sorban a Nettó keret és az Áfa keret oszlopokba kattintunk, ekkor a 49

50 mezők végén megjelenik egy kis nyíl. Ha erre a nyílra kattintunk, akkor a megjelenő táblázatból ki tudjuk választani a megfelelő kereteket. (57. ábra) 57. ábra A Törlés ikon segítségével többféleképpen törölhetjük az összerendeléseket. A Törlés főkönyvi számonként menüpont segítségével egy megadott (58. ábra) főkönyvi számhoz tartozó összes cikknél törli a táblában található összerendelést. 58. ábra A Kijelölt elemek törlés menüpont segítségével a kijelölt cikkre vonatkozó keret-cikk összerendelés szüntethető meg. A Minden összerendelés törlése menüpont segítségével a táblázatban szereplő minden összerendelés törölhető. Ha módosításokat hajtottam végre az összerendelésekben, akkor ezeket a módosításokat a Mentés ikonra kattintva tudom elmenteni. A szolgáltatásokra vonatkozó összerendelések a fent leírtaknak megfelelően a táblázat (55. ábra) fölött található Szolgáltatások fülre kattintva lehet elvégezni. Azok a szolgáltatások jelennek itt meg, amik az Intézeti elbírálás programban lettek rögzítve. 50

51 4.7 Kötvállhoz/Rendeléshez listák hozzárendelése Ebben a menüpontban tudunk egyik programból a másikba listákat átmásolni, vagyis pl. a Rendelés program listái közül a Kötelezettség vállalás programhoz rendelni és fordítva. A menüpont elindítása után választhatunk a listák közül (egyszerű pipálással), majd a Mentés gombra kattintva hozzárendelhetjük az adott listá(ka)t egyik programból a másikhoz. A listák hozzárendelése csak az említett két program, vagyis a Rendelés és a Kötelezettség vállalás között működik! 4.8 Gazdálkodók és jogosultságok másolása tárgyévről megadott évre Ebben a menüpontban átmásolhatjuk a gazdálkodókat és a hozzájuk tartozó jogosultságokat, pl. korábbi évekre (listázáshoz lehet szükség rá, olyan felhasználónál, akinek ebben az évben nincs megfelelő jogosultsága). 51

52 4.9 Maradvány kezelése Ebben a menüpontban van lehetőségünk a maradvány analitika kezelésére. Be lehet jelölni, hogy mely áthúzódó tavalyi rendelések/szerződések azok, amelyeket maradványként szeretnének kezelni, vagyis tárgyévben megtörtént a rendelések/szerződések lekötése illetve ezekhez a számla beérkeztetés, de a kifizetés nem. A maradvány analitikába szánt tételek bejelölése későbbiekben módosítható, ill. többször elmenthető. Évzáráskor olvasható egy rövid leírás, amennyiben a Maradvány tételek megtekintése, átvitelre kijelölése gombra kattintunk (59a. ábra). Kérjük ezt körültekintően olvassák végig! 59a. ábra 52

53 Ezután jutunk hozzá azokhoz a tételekhez, amelyeket a program a következő évi Kötelezettség vállalás nyitónak gondol (59b. ábra). 59b. ábra Az ablakban megjelenő tételekben az a közös, hogy a tárgyévben lekötésre kerültek, de kifizetés nem érkezett rájuk, vagy nem azzal az összeggel kerültek kifizetésre, mint amivel a lekötés megtörtént. Ezek alapján az összes tétel a következő évi Kötelezettség vállalás nyitóba kellene, hogy kerüljön. Természetesen van lehetőség a tételek közötti válogatásra, sőt a kiválasztott tételen szereplő összeg átírására is. Amennyiben listából szeretnénk dolgozni, abban az esetben, még ha nem is választottunk ki tételeket mentsük el az ablakban található adatokat a Mentés gombra kattintva. Négyféle lista nyomtatható a maradványról. Ezek a listák a Kötelezettség vállalás program 7-es listacsoportján belül, valamint a Lista nyomtatása gombra kattintva találhatók meg. A listák csak akkor hoznak adatot, ha a mentés megtörtént, ill. azok a listák, amelyek a kiválasztott tételekre hivatkoznak a nevükben, azokat a tételeket hozzák, amelyek a maradvány-analitikában kiválasztásra kerültek. Az itt kiválasztott, mentett tételek a következő évben változtathatók, a Kötelezettség vállalás / Adminisztráció / Maradvány kezelése menüponton belül besorolhatók a maradványként kezelt tételek közé. A Mentés gombra kattintva az alábbi üzenet jelenik meg a képernyőn. Ez alapján a program figyelmeztet, hogy a lekötést az utasításunk alapján elvégzi a program a tárgyévre, viszont mivel itt nem történik keretfigyelés, a maradvány keret negatívba futhat. 53

54 59c. ábra Amennyiben az Igenre kattintunk, a program elmenti az adatokat és a következő üzenet jelenik meg: 59d. ábra Amennyiben szeretnének listákat nyomtatni a maradvány-analitikába szánt, illetve bekerült tételekről, akkor azt megtehetik a Lista nyomtatása ikonnal. 59e. ábra 54

55 5 Tételes feldolgozás menüpont A menüpont elindítása után az 60. ábra látható képernyőképet kapjuk. 60. ábra 5.1 Számlák feldolgozása Ebben a menüpontban a pénzügy programban iktatott számlákat (S,E,V,K) tudjuk rendelésekhez, szerződésekhez kapcsolni, illetve a számlák alapján tudunk lekötéseket készíteni a keretekre. A számla kiválasztása után a Feldolgozás gombra kattintva tudjuk az adott számlát rendeléshez/szerződéshez hozzárendelni, vagyis a számlát beérkeztetni. Rendeléssel/szerződéssel nem rendelkező számlákat feldolgozhatunk Direkt kötvállban, vagy utólag is generálhatunk rendelést a számla adatai alapján. A menüpont részletes leírása a Rendelés program dokumentációjának részét képezi. 55

56 5.2 Pénzügyi teljesítések feldolgozása Ebben a menüpontban a pénzügy programban felvitt, számlához nem kapcsolódó (pénztári/banki) egyéb kiadásokat és bevételeket (X,Y,W,Z) tudjuk szükség esetén rendelésekhez, szerződésekhez kapcsolni, illetve ezen tételek alapján tudunk lekötéseket készíteni a keretekre. A fentiekben a szükség esetén alatt azt értjük, hogy az ebben a menüpontban megjelenő tételek közül nincs szükség minden tétel feldolgozására, ezek a tételek a Kötelezettség vállalásban eldobhatók! Nézzünk példát: 1. A valódi pénzmozgást jelentő kiadások/bevételek feldolgozására szükség van, ilyen például az útiköltség térítése 2. A technikai pénzmozgást jelentő kiadásokat/bevételeket viszont nem kell feldolgozni, ilyen például előleg felvétel/visszavét bank és pénztár közötti pénzmozgások A menüpont részletes leírása a Rendelés program dokumentációjának részét képezi. 5.3 Eldobott tételek karbantartása Ebben a menüpontban van lehetőségünk arra, hogy a korábban eldobott számlákat visszatöltsük, vagy egyéb információt nyerjünk róla. 5.4 Pénzügyi teljesítések átvétele Ennek a funkciónak az elindítására, bizonyos időközönként (számlamozgástól /kifizetéstől függően naponta vagy hetente) szükség van. A tényleges pénzmozgásokat, vagyis a kifizetéseket vesszük át a pénzügyből. FONTOS: a kifizetések átvétele elengedhetetlen a negyedéves feladáshoz, illetve szükséges, hogy a listákon is valós adatokat lássunk. Amikor ezt a menüpontot elindítjuk, akkor a program a következő kérdést teszi fel. 60a. ábra Amennyiben a fenti kérdésre Igennel válaszolunk, akkor a program a pénzügy modulból átveszi a pénzmozgásokat, és adott számlához kapcsolódóan megjeleníti a kifizetéseket. 56

57 5.5 Tárgyévi Pénzügyi teljesítések kézi feldolgozása A program ezen menüpontjában van lehetőségünk arra, hogy a tárgyévi pénzügyi teljesítéseinket kézzel feldolgozzuk. Kiválasztjuk a listából a kívánt beérkezést/kifizetést és a Feldolgozás gombra kattintunk. A számla kifizetésének kézi feldolgozását a Mentés gombbal rögzíthetjük. 59b. ábra Áthúzódó számlák esetén a kifizetés az alábbi módon történik: 1. amennyiben a két évben ugyanazokkal a keretekkel dolgozunk, akkor egyszerű a dolgunk, a tételes feldolgozás menüben kattintsunk az Előző (lezárt) évi pénzügyi teljesítések átvétele menüpontra. Ekkor a normál pénzügyi teljesítés-átvételi ablak jelenik meg, azzal a különbséggel, hogy itt az előző évben (pl. 2011) beérkeztetett, de követező évben (pl. 2012) kifizetett számlák láthatóak. 2. ha nem ugyanazokkal a keretekkel dolgozunk, mint a tavalyi évben, abban az esetben nincsen más választásunk, mint kézzel feldolgozni az ilyen kifizetéseket. Ehhez kattintsunk a Előző (lezárt) évi pénzügyi teljesítések kézi feldolgozása menüpontra! 57

58 5.6 Kötelezettség vállalás Főkönyvből Ebben a menüpontban a program átveszi a Főkönyvben lekönyvelt számlákat, generál hozzájuk egy lekötést és beérkeztetést (direkt Kötváll feldolgozást). (62. ábra) FONTOS: A funkció használatához elengedhetetlen a Keret Főkönyvi szám összerendelés megléte ( pont). A Kell oszlopban kipipálhatjuk, mely számlákat vegye át a program és készítsen hozzá lekötést/beérkeztetést. 60. ábra Amennyiben az Átvétel gombra kattintunk a kijelölt tételeket átveszi a program és a következő üzenet jelenik meg a képernyőn: 61. ábra 5.7 Bértételek átvétele Ebben a menüpontban a főkönyvi programban lekönyvelt bértételeket tudjuk átvenni, és kötelezettségvállalásba venni, azaz le tudjuk kötni a kereteinket a bértételek összegével. Ahhoz, hogy a fent leírtakat megtehessük, néhány dolgot előbb be kell állítanunk. Amikor a kereteket rögzítjük (Törzsek / Keretek alapadatai), akkor meg kell határoznunk, hogy mely keretek a bér keretek. A Törzsek/Keret-főkönyvi szám összerendelés menüpontban meg kell határoznunk, hogy a főkönyvben egy bizonyos számlaszámra lekönyvelt tételt melyik keretre vegye át a program. (Elég megadnunk a kerethez, hogy melyik előirányzati számla tartozik hozzá, ez alapján a program már tudni fogja, hogy az ehhez az előirányzathoz tartozó teljesítési számlákon könyvelt tételeket kell átvenni.) 58

59 62. ábra A Bérnapló átvétele ikon segítségével a főkönyvben bérnaplón könyvelt tételek átvételére van lehetőség. A Helyesbítő átvétel ikon segítségével a főkönyvben helyesbítő naplón könyvelt tételek átvételére van lehetőség. A bérnaplón és a helyesbítő naplón könyvelt tételek havonta tudjuk átvenni. Ezen funkciók elindításakor az alábbi ablak jelenik meg, ahol meg kell adnunk, hogy melyik hónap lekönyvelt bértételeit szeretnénk átvenni. Egyszerre több hónapot is ki tudunk jelölni, olyan módon, hogy a hónap neve előtti négyzetbe kattintunk, ekkor oda egy pipa fog kerülni. Ha az összes hónapot egyszerre akarjuk kijelölni, vagy az összes hónap kijelölését egyszerre szeretnénk megszüntetni, akkor a hónapok nevei alatt található két kis ikon segítségével ezt is megtehetjük. Ha a megfelelő hónapokat kijelöltük, akkor a Kiválaszt ikonra kell kattintanunk, ekkor a program elkezdi átvenni a főkönyvből a tételeket. 63. ábra 59

60 Először a következő üzenetet (64. ábra) küldi a program, ami azt jelenti, hogy a főkönyvben lekönyvelt tételeket átvette és a megfelelő bérkereteket meg is terhelte a megfelelő összeggel. 64. ábra A következő üzenet (65a. ábra) pedig azt jelenti, hogy az átvett tételeket, mint már kifizetett tételeket fogja megmutatni a továbbiakban a kötelezettségvállalás rendszerben. A kifizetések mellett a beérkeztetések is megtörténnek a rendszerben (65a. ábra) 65a. ábra 66b. ábra A Pénznapló átvétel ikon segítségével a főkönyvben a pénztár naplón könyvelt, de bérkeretet érintő tételeket tudjuk átvenni. A Banknapló átvétel ikon segítségével a főkönyvben a bank naplón könyvelt, de bérkeretet érintő tételeket tudjuk átvenni A pénztárnaplón és a banknaplón könyvelt tételek egyesével tudjuk átvenni (amennyiben az EGYEBBER paraméter értéke IGEN). Ezen funkciók elindításakor az alábbi ablak jelenik meg, ahol először meg kell adnunk, hogy melyik hónap lekönyvelt bértételei közül szeretnénk átvenni adatokat. A fent leírtaknak megfelelően tudjuk a hónapot kiválasztani, ekkor a jobb oldali táblázatban a kiválasztott hónap(ok) főkönyvben lekönyvelt tételeit fogjuk látni. Majd a jobb oldali táblázatból tudjuk kiválasztani, hogy mely tételeket szeretnénk átvenni a kötelezettségvállalás programba. A kiválasztást úgy tudjuk megtenni, hogy a sor végén lévő négyzetbe kattintunk, ekkor itt egy pipa fog megjelenni. Egyszerre több tételt is kijelölhetünk. Majd ha az Átvétel ikonra kattintunk, akkor a program átveszi a kijelölt tételeket. 60

61 66c. ábra A Visszatöltés ikon segítségével akár egy adott tételt, akár egy kiválasztott hónap bértételeit is vissza tudjuk tölteni, azaz törölni tudjuk a keretre lekötött tételek közül, amennyiben valamit véletlenül rosszul vettünk át korábban. 5.8 Szervezeti kód ill. Másodlagos számlaszám bontásának karbantartás Ebben a menüpontban a meglévő rendelésekhez/szerződésekhez/direkt kötváll feldolgozásokhoz/számlákhoz tudunk utólagosan rögzíteni szervezeti kódokat, illetve másodlagos számlaszámokat. A kívánt kötelezettség vállalás (pl. rendelés) kiválasztása után a + Új szervezet ill. + Új másodlagos ikonra kattintva a hozzárendelés egyszerűen elvégezhető. A rögzített adatot mindenképp el kell menteni rögzítés után. 67. ábra 61

62 6 Feladás menüpont 6.1 Feladás a nullás számlaosztályba (negyedéves feladás) A feladás elkészítéséhez elengedhetetlen a korábban említett keret - főkönyvi szám összerendelés ( pont), ill. a pénzügyi teljesítések (kifizetések) átvétele (5.4. pont). Az első negyedéves feladás során minden olyan lekötést felad a program, ami az aktuális évet érinti, valamint minden olyan kifizetést, ami március 31-ig történt. A további negyedéves feladásokkor azokat a lekötéseket kell feladnunk, amik az előző negyedév vége óta történtek az adott évre vonatkozóan, illetve azokat a kifizetéseket, amik az előző negyedév vége és az éppen feladni kívánt negyedév vége között történtek. Azonban figyelembe kell vennünk azt is, ha az előző feladásban feladottak közül valami megváltozott, és ezt a változást a feladásban szerepeltetni kell. Ezért például a második negyedéves feladásban szerepel minden olyan lekötés ami az aktuális évet érinti, és minden június 30.-ig történt kifizetés, kivéve: 1. Az ami már az előző feladásban benne volt, és minden (időszak, azonosító, keret, évszám, típus, nettó, áfa) egyezik. 2. Az ami az előző feladásban Elküldöttként volt benne most Lezárt a státusza, de minden másban megegyezik. Módosítva adjuk fel a következő tételeket: 1. Minden olyan beérkezés vagy kifizetés, ahol minden adat megegyezik kivéve a nettó és/vagy az áfa összege, ebben az esetben az előző feladásban szereplő összeg és a mostani állapotban szereplő összegek közötti különbséget adjuk fel, ami lehet pozitív (ha a lekötés most több), de lehet negatív is (ha a lekötés most kevesebb, mint az előző eladásban). 2. Minden olyan lekötést, ami az előző feladásban Elküldött státuszú volt, a mostani állapot szerint Lezárt státuszú, és a nettó és/vagy áfa összege nem egyezik, ebben az esetben is a különbséget adjuk fel, ami lehet pozitív (ha a lekötés most több), de lehet negatív is (ha a lekötés most kevesebb, mint az előző eladásban). 3. Azokat a kifizetéseket, amiket az előző feladásban feladtunk, de azóta a számlát, vagy egyéb tételt visszatöltötték. Ilyen esetben az összegeket mínusszal adjuk fel. 4. Azok a szerződések/rendelések amik az előző feladásban szerepeltek, de azóta visszatöltötték őket. Ilyen esetben az összeget szintén mínusszal szerepeltetjük a feladásban. 5. Azok a szerződések/rendelések amik az előző feladásban szerepeltek, de azóta stornózták őket. Ilyen esetben az összeget szintén mínusszal szerepeltetjük a feladásban. 6. Azok a rendelések/szerződések, amik szerepeltek az előző feladásba, de azóta visszahívták őket és más keretre osztották fel őket. Ilyen esetekben az előző feladásban szereplő keretre mínusszal adjuk fel, az azóta módosításként megadott keretre pedig plusszal. A feladás elkészítéséhez a Feladás gombot kell megnyomnunk (69. ábra). Ekkor a program el fogja készíteni arra a negyedévre a feladást, ami a Feladás gomb mögötti mezőben szerepel.

63 Ha például az első negyedéves feladást már korábban elkészítettük, akkor nincs lehetőségünk csak a második negyedéves feladás elkészítésére. Ha mégis rájövünk, hogy az első negyedéves feladást bár már elkészítettük, de valamit elrontottunk, akkor a Visszavonás gombra kattintva törölni tudjuk a feladást. Mindig arra a negyedévre vonatkozik a Visszavonás, azaz törlés, ami a Visszavonás gomb mögötti mezőben található. A feladásokról a Nyomtat gomb segítségével listákat is nyomtathatunk. A Nyomtat gomb utáni mezőkben ki kell választanunk, hogy melyik negyedévről szeretnénk listát nyomtatni, és azt is hogy milyen formátumban. Keretekkel Tételes lista, ahol láthatjuk, hogy milyen tétel melyik kerethez tartozik és, hogy melyik nullás számlára került feladásra. Nullásonként összesítve van, hogy egy adott nullás számlára mekkora összeg került feladásra. Keretek nélkül nullásokra összesítve Összesítő lista, ahol kizárólag nullásonként egy-egy sorban, egy-egy összegben láthatjuk, hogy melyik nullásra mekkora összeg került feladásra. Nullásonként keretekkel Részletezettségét tekintve az előző két lista közötti lista. Nullásonként és azon belül keretenként összesít, de tételes adatokat nem tartalmaz ábra Amennyiben nem minden negyedévben akarunk feladást készíteni, akkor a Csak bejegyzése a feladásnak kis négyzetet bepipáljuk, s ekkor a program csak bejegyzi a feladást, de ténylegesen nem történik meg. Így tudunk például féléves feladást készíteni I. negyedéves nélkül. 63

64 7 Globális műveletek menüpont FONTOS!!! Az alábbi paramétereket javasolt év elején körültekintően végig gondolni és beállítani. A paraméterek átállítását év közben nem javasoljuk! 7.1 Keretre osztás paraméter Ebben a menüpontban tudjuk megváltoztatni a keretre osztás paramétert. Választhatunk, hogy Rendelés dátuma, Teljesítés dátuma, illetve Várható fizetés dátuma alapján történjen a keretre osztás (68a. ábra). Javasolt a Rendelés dátumára állítani a paramétert. 7.2 Kifizetés dátuma paraméter 67a. ábra A program ezen menüpontjában beállíthatjuk, hogy a kifizetések dátuma mi alapján történjen. Választhatjuk a Kifizetés és a Beérkezés dátumát (69b. ábra). Javasolt a Kifizetés dátumára állítani a paramétert. 7.3 Beérkezés dátuma paraméter 69b. ábra Ebben a menüpontban beállíthatjuk, hogy a beérkezések dátuma mi alapján történjen. Választhatjuk a Számla dátumát, a Fizetési határidő dátumát, illetve a Teljesítés dátumát (69c. ábra). Javasolt a Számla dátumára állítani a paramétert. 64

65 68 ábra 7.4 Folyamatos többéves paraméter megváltoztatása A paraméter 'IGEN' beállítása esetén a folyamatos szerződések rögzítésekor a szerződés összegét 3 évre előre fel kell osztani (69d. ábra). 69 ábra 7.5 Gazdálkodó cseréje a Pénzügyben és a Kötvállban A kiválasztott gazdálkodó egy másik gazdálkodóra cserélhető globálisan a Pénzügyben és a Kötvállban egyaránt, azaz mindenhol, ahol az adott gazdálkodó szerepel, lecserélésre kerül (69e. ábra). 70 ábra 7.6 Átállás közhasznú társaságra (KHT) Ennek a menüpontnak az elindításához mindenképp kérjék kollégáink segítségét, mert az átálláshoz több beállítást is el kell végezni! 65

66 7.7 Következő év megnyitása Ebben a menüpontban indíthatjuk el a következő év megnyitását. A menüpont futtatásával lehetőség van arra, hogy átmásolják következő évre a Gazdálkodói jogokat/összegeket, illetve kiválasztható, ha új gazdálkodókat szeretnének használni következő évben. Ugyanígy választható lehetőség, hogy átmásolják a 2012 évi keretek jogokat/keret összegeket következő évre és így ezekkel kezdjék el a munkát, vagy esetleg új kereteket használnak az évnyitás után. A felsorolt opciók közül kérjük, hogy körültekintően válasszák ki az Önök által használni kívánt lehetőséget. 71. ábra 66

67 7.8 Évzárás menüpont Ebben a menüpontban futtathatjuk az aktuális év zárását. Zárás előtt mindenképp le kell futtatnunk az Ellenőrző listákat, melyeket a program felajánl (71. ábra) A listák lekérdezése és ellenőrzése után még a következő ellenőrző funkciókat kell elindítanunk: pl. negyedik negyedév feladását, 75-ös beszámoló táblát, illetve a keret típus paraméter beállítását. Ha ezekkel kész vagyunk és az egyeztetéseket elvégeztük, elindíthatjuk az év végi zárást. 72. ábra Az évzárás menüpont részletes leírását a zárási dokumentáció tartalmazza! 67

68 8 Listák menüpont Ebben a menüpontban találhatók meg a listák csoportosítva. Mivel a listák száma igen jelentős, így nem térünk ki részletesen minden listára. Példaként szerepeljen itt pár fontosabb lista. (72. ábra) 73. ábra Keret egyenleg információ (nettó): ebben a listában az aktuális kereteinkről kaphatunk adatokat. Havi részletességgel látjuk a kapott keret összeget, a keretet terhelő lekötéseket, beérkezéseket, kifizetéseket és az aktuális keret összeget Rendeléssel és szerződéssel lekötött keretek: ebben a listában részletes információt kaphatunk az adott keretet érintő lekötésekről rendelésekre, szerződésekre és direkt kötvállban feldolgozott számlákra Keretre érkezett számlák és kifizetések: ezzel a listával lekérhetjük, hogy adott keretre milyen számlák érkeztek be, ezeknek mennyi az értéke és milyen kifizetések történtek Pénzügyi teljesítések keretenként: ezzel a listával információkat kaphatunk a számlák adatairól, vagyis számlaszám, rendelésszám, számla értéke, kifizetés értéke, maradék összeg Direkt kötvállas feldolgozások: ez a lista kifejezetten a direkt kötvállban feldolgozott (tehát rendeléshez, szerződéshez nem kapcsolt) számlákat fogja megmutatni direkt kötváll sorszámmal, gazdálkodónként, keretenként Nem rendezett számlák: itt legyűjthetőek azon számlák, amelyek sem rendeléshez, sem szerződéshez, sem direkt kötvállban nem lettek feldolgozva. 68

69 9 Rendszer menüpont 9.1 Paraméterek kezelése/frissítése A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására külön programban van lehetőség. Ennek tárgyalása nem képezi ezen dokumentáció részét. A paraméterkezelőben végzett értékmódosítások után a Paraméterek frissítése menüponttal aktualizálhatjuk, hogy a program már a paraméterek új beállításait vegye figyelembe. 9.2 Névjegy menüpont A 74. ábra a program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk, ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a File verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! 74. ábra 69