Pénzügy zárás - indulás

Átírás

1 Pénzügy zárás - indulás 1 Dokumentum célja Az alább leírtakkal kívánunk segítséget nyújtani, a jövőre lényegesen megváltozó, a 4/2013. (I. 11.) (az államháztartás számviteléről szóló) Kormányrendeletben foglaltaknak megfelelően működő pénzügy modul 2014-es indításával kapcsolatban. 2 Számlák iktatása Számla felvitel során az Aktuális, Előző és a Következő évi számla menüpont kiválasztása sok esetben gondolkodás tárgyát szokta képezni, és kérdések szoktak ezzel kapcsolatban felmerülni. Amennyiben nem futtatták le a számla sorszám aktualizálását, akkor 2012(előző)- 2013(aktuális)-2014(következő) évi sorszámokkal lehet kiállítani számlákat. Mivel a pénzügyi programban folyamatosan az Aktuális évi adatbázisban kell dolgozni (vagyis Indítópulton év választás: Aktuális t kell választani), a számla sorszám aktualizálása határozza meg a számla sorszám kiosztásának az év besorolását. A belső sorszám felosztása a következő (pl. 2013/S00001): - a 2013 az év - fix / jel - az S azt jelenti, hogy szállítói (bejövő) számla, - utána pedig szigorú számadással sorszám kiosztás. Fontos, hogy a beszámolóban nem a számla sorszámában szereplő évszám alapján kerülnek a számlák, hanem mindig a számla számviteli elszámolás dátuma alapján. Bizalmas! 1/9

2 2014. évben is a számla számviteli elszámolás dátuma alapján történik a könyvelés. 2.1 Év végi zárás A Zárások / Számla sorszám aktualizálásá -val kell mindenképpen a (régi)pénzügyi modulban a év zárását elkezdeni. Ekkor a program lefuttat egy mentést, majd átállítja, hogy az Aktuális évi számla felvitele menüponttal már 2014-es sorszámokat fog kiosztani. 2.2 Aktuális előző - következő évi számla felvitel Amikor lefuttatták a számla sorszám aktualizálást, akkor a program már a 2013(előző)- 2014(aktuális)-2015(következő) évi sorszámmal fogja kiállítani számlákat. Mindig a számviteli elszámolás dátumára kell összpontosítani, illetve arra, hogy milyen időpontig beérkezett (iktatás dátuma) számlákat kell a beszámolóban figyelembe vennünk. Nem kell egész évben 2013-as sorszámmal rögzíteni a 2013-as számlákat, hanem csak addig az időpontig - minden intézmény saját magának határozza meg, - ameddig beérkezett számlákat figyelembe veszik a beszámolóba (számla iktatás dátuma). Pl. ha január 15.-ig beérkezett számlákat kell szerepeltetniük a beszámolóban, akkor a január 16-án érkezett és még évi a számviteli időszakra vonatkozó számlát már nyugodtan iktathatják 2014-es sorszámmal. (A program az iktatás dátumát is figyelembe veszi a mérlegbe való legyűjtésnél) negyedéves beszámolóhoz folyószámla egyeztetés A Típus kiválasztásnál attól függően, hogy szállítói vagy a vevői számlákat szeretnénk lekérni, ki kell választani a megfelelő számla típust. A ki nem egyenlített számlák szerepelnek az év végi zárás feladó állományban ezért a Lista típusa Ki nem egyenlített számlák. Dátumok szűrésnél a Teljesítés dátumánál le kell nyitni, s a Számviteli elszámolás dátumát kell választani s a képen látható módon a dátumot szükséges megadni. Az Iktatás dátumába az Intézmény által meghatározott dátumot kell megadni. A Kiegyenlítés dátuma is azért, mert folyamatosan lehet dolgozni a pénzügyi rendszerben, nem állnak meg a bank/pénztárak rögzítésével. Ezért ha ezt a dátumot megadjuk, akkor csak az addig rögzített bankot- pénztárakat veszi a program figyelembe. Fontos, hogy a sztornó számlákat is jelöljük be! Bizalmas! 2/9

3 2.4 Évvégi zárás folyamata 1. Számla sorszám aktualizálásával kell mindenképpen a pénzügy zárását elkezdeni a régi Pénzügyi rendszerben. Aktualizálás előtt az aktuális évi számla sorszáma 2013, a következő évi számla sorszáma 2014, az előző évi számla sorszáma Aktualizálás után az aktuális évi számla sorszáma 2014, a következő évi számla sorszáma 2015, az előző évi számla sorszáma A Számla sorszám aktualizálása után a Pénztár zárását is el lehet végezni a régi Pénzügyi Rendszerben, majd azután a évi pénztárakat már az új Pénzügy2 programban kell folytatni. 3. Minden további adatrögzítési műveletet az új Pénzügy2 programban kell elvégezni. 4. Az Év végi zárás műveleteinek a folytatásához mindig vissza kell térni a régi Pénzügy programhoz, amit az indítópultból ki tudnak választani a következő néven: Pénzügy. 5. A év utolsó időszaki ÁFA bevallását is a régi Pénzügy programmal szükséges elvégezni. 6. A számla sorszám aktualizálásával a régi Pénzügy programban letiltásra kerülnek menüpontok: Törzsek, Számla, Átutalás, Pénzügyi teljesítések. Ezeket az új Pénzügy2-vel tudják használatba venni Áfa bevallás készítése A év első havi, időszaki áfa bevallását a Pénzügy2 programban kell elkészíteni. Bizalmas! 3/9

4 3 Indítópult régi Pénzügy új Pénzügy2 használata Az Indítópulton mindaddig az Aktuális évet kell kiválasztani, amíg a Pénzügy teljes zárását nem futtatták le. Ez vonatkozik mindennemű adatrögzítésre és 2013-as adatok lekérdezésére is. Csak akkor kell az Indítópulton a évre átváltani, ha a teljes zárás után (Zárások / Kiegyenlített számlák gépi törlése után) lekérdezésekre van szükségünk az archív évből. 4 Új paraméterek beállítása Az új Pénzügy2 program indulásakor a program kérni fogja az új paraméterek beállítását. Ha itt esetleg nem jól választottak, akkor a szokásos módon megváltoztathatja a Paraméterkezelő modulban az arra jogosult Felhasználó. Ezzel a program indulásakor történő bekéréssel segíteni szeretnénk Önöket a paraméter fontosságára való felhívásként, és ezzel egy lépésben a paramétert is beállíthatják a paraméterkezelő modul használata nélkül. Csak addig fog megjelenni ez a paraméter beállítási kérdés, amíg ki nem választottak egy értéket. A beállítandó paraméterek a következők: 4.1 ÉrvényesítésAutomatikus Értékei: Igen/Nem Leírása: Igen érték esetén a teljesen kikontírozott tétel azonnal könyvelhető a CT-EcoSTAT Főkönyv modulban. Nem érték esetén a CT-EcoSTAT Pénzügy modulban kell manuálisan érvényesíteni a tételeket kontírozás és utalványlap nyomtatás után. Jogszabály szerinti működéshez CompuTREND a Nem értéket ajánlja beállítani. Bizalmas! 4/9

5 4.2 CsakÉrvényesítettÁtutalásba Értékei: Igen/Nem/Figyelmeztet Leírása: Igen érték esetén az átutalási csomagba csak olyan tétel emelhető, amelyhez tartozó utalványlap érvényesítve van. Figyelmeztet érték esetén továbbenged egy figyelmeztető üzenet megjelenése után. Jogszabály szerinti működéshez CompuTREND az Igen értéket ajánlja beállítani. 4.3 CsakÉrvényesítettPénztárba Értékei: Igen/Nem/Figyelmeztet Leírása: Igen érték esetén a pénztárba csak olyan tétel emelhető, amelyhez tartozó utalványlap érvényesítve van. Figyelmeztet érték esetén továbbenged egy figyelmeztető üzenet megjelenése után. Jogszabály szerinti működéshez CompuTREND az Igen értéket ajánlja beállítani. 4.4 ÁfaBontásTipus Értékei: 1/2 Leírása: Számla rögzítésekor az összegek megadásához kapcsolódik ez a paraméter. 1 érték esetén elegendő csak az áfa kulcs szerinti összesítést megadni, mert majd kontírozásból visszaíródik az ÁFA bontás (levonható / arányos / le nem vonható) a számlába. Ezt azoknak ajánljuk beállítani, akik számla rögzítés után hamarosan kontíroznak. 2 érték esetén az áfa bontást is meg lehet adni a számla rögzítésekor. Ennek előnye, hogy kontírozás nélkül is elkészülhet az áfa bevallás. 5 Kódhasználat beállítása Az új Pénzügy2 programban a kódkezelést (szervezeti kód, egységkód, munkaszám, témakód, stb.) és annak paraméterezését megváltoztattuk. Mostantól több kód használata esetén nem kell egyöntetűen egyforma kódkezelést használni (egyedi / multi). Az új kezelésnek megfelelően beállítottuk az új paramétereket, azonban ha mégis eltérést tapasztalnak az eddig megszokotthoz képest (melyik kód jelenik meg/nem jelenik meg, melyiket lehet többfelé bontani), vagy változtatni szeretnének, akkor a teendő a következő: A penzugy2.exe t indítva a Rendszer Paraméterek Kódok beállítása menüpontba belépve Az egyes kódok fa struktúrában érhetőek el (a + jelre kattintva nyithatóak meg a beállítások). Különféle sorrendeket alakíthatunk ki (oszlopszerűen egymás alatt milyen sorrendben helyezkedjenek el a kódok). Ha az adott kódot használni fogják, akkor a kezelt előtti jelölő négyzetet mindenképpen szükséges pipálni! A kötelező előtti jelölőnégyzetet csak akkor kell jelölni, ha például a számlarögzítésből nem léphetnek ki addig, amíg nem adják meg a kódos felosztást! (Ha csak a kezelt van jelölve, akkor menthetik úgy is a számlát, hogy nem adnak meg kódot!) A harmadik részben pedig ki lehet választani, hogy egyedi vagy multi kódkezelést fognak használni az adott kód tekintetében. Tehát ezáltal biztosítjuk például a szervezeti kódbontás egyedi, a gyűjtőkód kezelés pedig multi felosztásának lehetőségét! Bizalmas! 5/9

6 Ha minden kód beállításra került, ne felejtsétek el menteni a beállításokat a Kilépés gomb alatt található mentés funkció ikonjára (zöld floppy-ra) kattintva! Nagyon fontos, hogy ezek után a Paraméterkezelő modulban az idáig használatos kódokra vonatkozó paraméterek nem lesznek érvényesek, így azokat nem is szükséges állítani! 6 Kötelezettségvállalás modulban szükséges beállítások Költségvetési szerveknél a pénzügy indulásához szükséges a gazdálkodók kialakítása, a modulban történő rögzítése. Ez tulajdonképpen a kötelezettségvállalás előkészítésének egyik lépése. 6.1 Gazdálkodók rögzítése A gazdálkodókat a kötelezettség vállalás modul Törzsek / Gazdálkodók menüpontban lehet rögzíteni. Bizalmas! 6/9

7 Az Új elem gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új gazdálkodó felvitelét. A gazdálkodó nevét és kódját kötelező kitölteni. Amennyiben valamelyik hiányzik, akkor a program hibaüzenetet küld. A gazdálkodó kódja bármi lehet: szám, betű. A rendelésszám kódhoz szintén bármi megadható. Az itt megadott betű, vagy szám a rendelés programban különíti el jól láthatóan az egyes gazdálkodók rendeléseit. 6.2 Felhasználók gazdálkodók összerendelése A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen gazdálkodóhoz férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a gazdálkodókhoz való hozzáférését. A Felhasználó neve alatt lévő mezőben tudjuk megadni, hogy melyik felhasználóhoz szeretnénk gazdálkodókat rendelni. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mező végén lévő nyílra kattintunk, akkor megjelennek a felhasználók, és innen ki tudjuk választani a megfelelőt. Bizalmas! 7/9

8 as gazdálkodók 2014-es használata A programunkat több éve a használó Partnereinknél gyakran előfordul, hogy új évi számla rögzítés közben nem jelennek meg a gazdálkodóik. Ennek az oka az, hogy az előző évi gazdálkodók még nem lettek átmásolva az új évre. Ebben az esetben a teendő a következő: A kötelezettségvállalás modulban a Globális műveletek / Következő év megnyitása menüpontot kell indítani. Választani kell a következőkből: Bizalmas! 8/9

9 Az alábbi ablak felső részében az előző évben beállított adatok jelennek meg, azokon nem szükséges változtatni. 7 Gyakran Ismételt Kérdések Kérjük, kísérjék figyelemmel a Tudásbázisban újonnan induló GY.I.K., azaz Gyakran Ismételt Kérdések menüpontját, melyet a beérkező kérdések függvényében folyamatosan frissítünk. Gyakran Ismételt Kérdések elérése CT ügyfélkapun: Bizalmas! 9/9