CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer. LELTÁR modul

Átírás

1 CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer LELTÁR modul Dokumentáció Frissítés dátuma: CompuTREND 2000 Kft Budapest, Fehérvári út 84/A II. em. tel.: 06 (1) fax: 06 (1) Bizalmas! 1/56

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 Bevezetés Általános ismertető a program használatáról Alapfogalmak Mintaképernyő Bejelentkezés Leltár menüpont Raktári leltár Leltár indítása Leltár felvitele Leltár zárása Talált felvitel zárás Leltári státusz megtekintése Kéziraktári leltár Alleltári leltár Személyi leltár Konszignációs leltár Ingatlan leltár Eszköz keresése Leltári listák Leltárív Leltár eltérési listák Leltár eltérési összesítő Raktár Leltár egyeztető Anyagonkénti leltárösszesítő Leltárösszesítő Intézeti leltárösszesítő Személyi lap Alleltárkönyv Zárási jelentés Leltárhelyek listája Leltári fejadatok listája Speciális listák Azonosítónkénti leltárösszesítés Alleltári és személyi leltár lista Leltári készlet listák Nyitó adatok Cikktörzs kezelése Új cikk felvitele Cikk alapadatok Csoportosító kódok megadása Mennyiségi és pénzügyi paraméterek Törlés a cikktörzsből Nyitó tétel felvitele cikkenként Nyitó tétel felvitele raktáranként Vonalkódos leltár Adatok áttöltése az adatgyűjtőre Adatok betöltése az adatgyűjtőről Betöltött adatok feldolgozása Vonalkódos adatgyűjtő telepítése (Motorola/Symbol adatgyűjtőhöz) Kommunikációs szoftver (ActiveSync) telepítése Mobileszközön a célmappa létrehozása...48 Bizalmas! 2/56

3 7.4.3 A Leltár program átmásolása a Mobileszközre Parancsikon létrehozása az adatgyűjtő Asztalára Rendszer menüpont Paraméterek aktuális értékei Paraméterek kezelése Paraméterek frissítése Oszlopsorrend beállítása Aláírók beállítása Évzárás Jelszó módosítása Névjegy menüpont CompuTREND kapcsolat menüpont Kilépés menüpont ÁBRAJEGYZÉK...55 Bizalmas! 3/56

4 1 Bevezetés Az alábbi dokumentáció a CompuTREND 2000 Kft. CT-EcoSTAT rendszerének Leltár programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük, nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz. Bizalmas! 4/56

5 2 Általános ismertető a program használatáról Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. 2.1 Alapfogalmak Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. 2.2 Mintaképernyő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. Bizalmas! 5/56

6 Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: Bizalmas! 6/56

7 Első sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat első elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Utolsó sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat utolsó elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, rendelés jóváhagyás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk Bizalmas! 7/56

8 rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Aktív mező A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezők színe sárga alapú, a gyorsabb megtalálás és áttekinthetőség érdekében. Bizalmas! 8/56

9 3 Bejelentkezés A program elindítása után először az alábbi (1. ábra) bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Bejelentkezés Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk CT névre hallgat, jelszava szintén CT). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Hatalmas jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának ezen programunk esetében, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény likviditási helyzetéről, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor az [OK] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. Ha nem létező adatokat vittünk be (2. ábra), akkor a program automatikusan visszaadja ugyanezt a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 2. ábra Sikertelen belépés üzenet Bizalmas! 9/56

10 Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk és az utolsó belépésünk óta frissült a rendszer, akkor a következő üzenet jelenik meg (3. ábra). 3. ábra Verziófrissítési üzenet Amennyiben nem változott a modul, akkor (4. ábra) főképernyője jelenik meg. A képen látható menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 4. ábra Főmenü A programban az alábbi főbb menüket találhatjuk meg: - Leltár - Leltári listák - Nyitó adatok - Vonalkódos leltár - Rendszer Bizalmas! 10/56

11 4 Leltár menüpont A Leltár program az intézményben levő leltárköteles cikkek leltározásának előkészítésében és a leltározás folyamán talált eltérés elkészítéséhez nyújt segítséget. Ebben a modulban van lehetőségünk arra is, hogy a CT-EcoSTAT Készlet nyitóadatait felvigyük a rendszerbe. A továbbiakban a főmenü pontok sorrendjében fogjuk egyenként ismertetni a program egyes lehetőségeit 5. ábra Leltár menüpont Mint látható a program külön kezeli a raktári, kéziraktári, alleltári, személyi leltárakat. Azt, hogy egy adott raktár milyen raktárként szerepel a rendszerben a CT-EcoSTAT Készlet rendszerben, van lehetőségünk megadni. A következő funkciók valamennyi típusú leltár esetében teljesen egyformán működnek, ezért most csak a (központi) Raktári leltárt mutatjuk be részletesen. Bizalmas! 11/56

12 4.1 Raktári leltár Leltár indítása A menüpont indítása után az alábbi (6. ábra) képernyő jelenik meg. 6. ábra Leltár indítása Ha már volt indított (nyitott) leltárunk, azt láthatjuk a képernyőn, és a leltárak között különböző szempont szerinti rendezettség alapján lehetőségünk van visszakeresésre is. Ha részletesen meg szeretnénk nézni, hogy melyik kiválasztott főkönyvi szám mit takar, akkor a Főkönyvi szám szerinti fülre történő kattintás után lehetőségünk van arra, hogy megnézzük az adott raktárhoz tartozó főkönyvi számok listáját. (7. ábra) Az 7. ábra látható, hogy szűrhetjük a leltárakat aszerint is, hogy nyitott vagy zárt leltárra szeretnénk keresni. Bizalmas! 12/56

13 7. ábra Leltárak főkönyvi szám szerint Ha új leltárat szeretnénk indítani, akkor erre az Indítás F2 ikon vagy az [F2]-es funkcióbillentyű megnyomásával van lehetőségünk. Ha indítottunk egy leltárat, akkor a 8. ábra szerinti képet kapjuk. 8. ábra Leltár indítás feltételei Az 8. ábra mutatja, hogy a programban lehetőség van arra, hogy külön kérjük le az anyag és kisértékű eszközök leltárát, valamint külön a tárgyi eszközökét az adott raktárra, de azt is megtehetjük, hogy egy leltárba gyűjtjük a teljes leltárat. Itt tudjuk az is megadni, hogy a leltározás során kívánunk-e adatgyűjtőt használni. Bizalmas! 13/56

14 ! A leltár indítása után a készlet, illetve tárgyi eszköz rendszerben rögzített bizonylatok mennyiségi változásai a leltár programban nem jelennek meg. Abban az esetben, ha szükségünk van a mennyiségi változások megjelenésére a leltár programban is (ha nagyon sok a leltárat érintő módosulás), akkor a bizonylatok lekönyvelése után két lehetőségünk van: - egyszerűen az ismételt feltöltéssel aktualizálhatjuk a leltári tételeket, vagy - ha a leltárat lezárjuk és egy új leltárat indítunk. A leltár megnevezése bármi lehet, de célszerű a leltározandó raktár megnevezésére utaló szöveget beírni. A Főkönyvi számok megadásánál is van lehetőségünk arra, hogy egy raktáron belül is több leltárat hozzunk létre, attól függően, hogy egy adott raktárra melyik főkönyvi számot szeretnénk lekérni. A leltár a megnyitását követően automatikusan elindul a Feltöltés funkció is, amely az alábbi ablakokkal paraméterezhető Elsőként arra kérdez rá, hogy milyen típusú tételek kerüljenek betöltésre. (9. ábra) 9. ábra Betöltendő adatok Megadható az is, hogy a betöltendő tételek milyen egységáron szerepeljenek. (10. ábra) 10. ábra Feltöltési egységár kiválasztása A feltöltéskor azok a tételek is bekerülnek, amelyre ebben az évben volt mozgás, de jelenleg 0 mennyiségű. Lehetőség van a 0 mennyiségű tételek kihagyására is (11. ábra). 11. ábra 0 mennyiségű tételek betöltése Bizalmas! 14/56

15 Raktári leltár feltöltésekor a folyamatban lévő beruházások betöltését is kérhetjük. (12. ábra) 12. ábra Folyamatban lévő beruházások betöltése Itt jegyezném meg, hogy a leltár ismételt(!) feltöltése esetén, a program két dologra kérdez rá: 1.) hogy kívánjuk-e a korábban (ebbe a leltárba) betöltött tételeket törölni? (13. ábra) Azaz ha a már berögzített Talált mennyiségeket nem akarjuk elveszíteni akkor válaszoljunk NEM-mel! 13. ábra Korábban betöltött tételek törlése 2.) hogy kívánjuk-e a fordulónapot a mai dátumra frissíteni? (14. ábra) 14. ábra Fordulónap aktualizásása Amennyiben egy leltárt sikeresen megnyitottunk, akkor a Belépés F3-t követően a 15. ábra képét láthatjuk. Bizalmas! 15/56

16 4.1.2 Leltár felvitele Az adott leltár sorszámának megadása után a követő képernyőt kaphatjuk. (15. ábra) 15. ábra Nyitott leltár tételei Amennyiben egy tételt kézzel szeretnénk felvinni (Felvitel F2 ikon), vagy módosítani szeretnénk (Módosítás F3), akkor anyag esetén a 16. ábra, kisértékű eszköz esetén a 17. ábra, raktári tartozék esetén a 19. ábra és tárgyi eszköz esetén a 18. ábra képet kapjuk. 16. ábra Leltár eltérés felvitele Bizalmas! 16/56

17 17. ábra Leltár eltérés felvitele kisértékű eszköz esetén 18. ábra Leltár eltérés felvitele nagyértékű eszköz esetén Bizalmas! 17/56

18 19. ábra Leltár eltérés felvitele raktári tartozék esetén Paraméter (ESZKNEVMODOSIT) segítségével a nagyértékű eszköz nevének módosítási lehetősége is elérhető. A Megjegyzés mező nagyon hasznos lehet pl. az esetlegesen nem a saját leltárhelyükön fellelt eszközöknél. Nagyértékű tárgyi eszköz esetében TALÁLT eszközként felvihetjük a nyilvántartásban még nem szereplő eszközöket is. Ezek folyamatos sorszámot kapnak, melyek segítségével az eltérési lista alapján a nyilvántartásba utólagosan felvehetőek. (20. ábra) (Ehhez csak az ablak bal alsó sarkában található jelölőnégyzetet kell egy bepipálni.) 20. ábra Talált eszköz felvitele Amennyiben lehetséges a tételek Törlését mellőzzük! Inkább a mennyiséget módosítsuk 0- ára. A Feltöltés ikonra történő kattintás után a program a már látott kérdéseket teszi fel (15. ábra). Lehetőség van a főkönyvi számonkénti feltöltésre is, melyet az Fkszámok - F7 funkcióval hajthatunk végre. Bizalmas! 18/56

19 Az Kiürítés nyomógomb hatására a leltár minden tételét ki tudjuk törölni. Ha a leltározás előkészítését befejeztük, akkor a Listák ikonnál lehetőség van leltárív nyomtatására. A program a leltárív nyomtatásakor az alább látható paramétereket kéri be. (21. ábra) 21. ábra Leltárív nyomtatás párbeszéd ablaka A rendszer által készített leltárív formátuma: (22. ábra) 22. ábra Leltárív Ha a leltározást befejeztük, akkor a leltárívre felvett mennyiségek felvitelére is (16. ábra, 18. ábra) van lehetőségünk. A program a talált készlethez automatikusan beteszi azt a Bizalmas! 19/56

20 mennyiséget, amely a készlet mezőben szerepel (amit a készlet és a tárgyi eszköz rendszerekből legyűjtött). Amennyiben hiány vagy többlet adódik egy leltározás folyamán, akkor a talált készlet mezőt kell az adott cikk esetében növelni, vagy csökkenteni attól függően, hogy mit találtunk a leltározás folyamán. A rendszer által készített leltáreltérési kimutatás formátuma az alábbi ábrán látható. (23. ábra) 23. ábra Leltáreltérési kimutatás Bizalmas! 20/56

21 4.1.3 Leltár zárása Amennyiben befejeztük az adott raktár leltározását, a leltárat le kell zárnunk. A lezáráskor a program a következő üzenetet küldi. 24. ábra Leltár zárása I. Amennyiben az Igen gombra kattintunk, akkor a következő figyelmeztetést kapjuk. 25. ábra Leltárív zárás II. Ha erre a kérdésre is Igennel válaszolunk, akkor a leltár lezárásra kerül, módosítani már nem lehet rajta és leltárív már nem nyomtatható a lezárt leltárról. A lezárást követően a program felkínálja egy státuszjelentés nyomtatásának a lehetőségét is. Erre abban az esetben lehet szükség, amikor az adott leltárban nincs eltérés, így nem tudunk róla leltáreltérési listát nyomtatni. Ilyenkor nagyon hasznos, hogy ezzel bizonyíthatjuk, hogy az eltérési lista hiányát nem a mi feledékenységünk okozta. (26. ábra) 26. ábra Státusz jelentés nyomtatása Bizalmas! 21/56

22 27. ábra Státuszjelentés Ezt a jelentést a lezárást követően bármikor, akár csoportosan is kinyomtathatjuk. (Zárási jelentés fejezet.) Bizalmas! 22/56

23 4.1.4 Talált felvitel zárás Abban az esetben, ha már a leltárban eltéréseket nem akar a felhasználó rögzíteni, de leltárívet még szeretne nyomtatni a Talált felvitel zárása menüt kell elindítani. A program megkérdezi, hogy akar-e további eltéréseket még rögzíteni (28. ábra). Igen esetén lehet további eltéréseket rögzíteni, nem esetén a nyitott leltárról már csak leltárív nyomtatható. 28. ábra Talált készlet felvitelének lezárása I. 29. ábra Talált készlet felvitelének lezárása II. Bizalmas! 23/56

24 4.1.5 Leltári státusz megtekintése Ebben a menüpontban lehetőségünk van arra, hogy megnézzük melyik leltárunk van nyitott, illetve lezárt állapotban (30. ábra). 30. ábra Leltári státusz megtekintése A többi leltártípus is ugyanezen funkciókkal rendelkezik: A listázások között is találhatunk olyanokat, amelyek nagyon hasznosak lehetnek. 4.2 Kéziraktári leltár (Raktári leltár fejezet.) 4.3 Alleltári leltár (Raktári leltár fejezet.) 4.4 Személyi leltár (Raktári leltár fejezet.) 4.5 Konszignációs leltár (Raktári leltár fejezet.) 4.6 Ingatlan leltár (Raktári leltár fejezet.) Bizalmas! 24/56

25 4.7 Eszköz keresése A funkció segítségével nagy- és kisértékű tárgyi eszközöket, tartozékokat kereshetünk meg a nyilvántartásból vagy a korábbi leltárai adataiból kiindulva. (31. ábra) 31. ábra Eszközkereső Bizalmas! 25/56

26 5 Leltári listák 32. ábra Leltári listák 5.1 Leltárív Az alapvető leltári listákat (Leltárív, Eltérési kimutatás) már az előző fejezetekben ismertettük. FONTOS megemlíteni, hogy a fenti listák csoportosan is nyomtathatóak: - a Főmenüben a Listák között: tól-ig intervallum segítségével. - a Leltár indítása képernyőn a SHIFT vagy CTRL billentyűk (+ bal egér kattintás) segítségével kijelölt leltárak nyomtathatók. 5.2 Leltár eltérési listák Itt emelném ki, hogy a hagyományos egyenkénti vagy csoportos eltérési listák nyomtatásának intézeti szintű összesített változata is létezik (főkönyvi szám vagy alleltár összesítésben). (33. ábra) Bizalmas! 26/56

27 5.2.1 Leltár eltérési összesítő 33. ábra Leltár eltérési összesítő lista paraméterei 34. ábra Leltár eltérési összesítő lista Bizalmas! 27/56

28 5.3 Raktár Leltár egyeztető A Raktár Leltár egyeztető lista képernyőképét a következő 35. ábra mutatja. 35. ábra Raktár-Leltár egyeztető lista 5.4 Anyagonkénti leltárösszesítő Ez a lista anyagonként csoportosítva hozza a nyitott leltárakban lévő tételeket. (36. ábra) 36. ábra Nyitott leltárak cikkenkénti összesítő Bizalmas! 28/56

29 5.5 Leltárösszesítő Egyik partnerünk kívánságára az anyagonkénti leltárösszesítő egy másik változata is lekészült. Ez a leltárösszesítő a leltárakból és nem a nyilvántartási modulok aktuális adataiból dolgozik (37. ábra) 37. ábra Leltárösszesítő Bizalmas! 29/56

30 5.5.1 Intézeti leltárösszesítő A leltározás kiértékeléséhez elengedhetetlen egy olyan összesítő lista, amely az intézet egészében fellelt készleteket mutatja. Erre jó példa ez a lista. (38. ábra) A lista alapértelmezésben eszközönként jelenik meg, de kérhető alleltáranként részletezve, vagy kizárólag főkönyvi számonként összesítve is. Amennyiben egy adott leltárhelyre többször is történik leltározás ugyanazon időszakban, akkor ezek közül kizárólag a legutolsó sorszámú figyelembe vételével is lehet listázni. 38. ábra Intézeti leltárösszesítő lista választható beállításai 39. ábra Intézeti leltárösszesítő lista Bizalmas! 30/56

31 5.6 Személyi lap A személyi lapon (41. ábra) a személyi kartonon lévő leltárköteles eszközök listázhatóak. Ennél a listánál is kiválasztható, hogy az aktuális adatokból, vagy a leltárak adataiból dolgozzon. (40. ábra) 40. ábra Személyi lap nyomtatása A nyomtatandók kiválasztás történhet a személyi kód(ok) megadásával, vagy az alleltár kiválasztásával. Ez utóbbi esetben az alleltárhoz tartozó összes személy nyomtatásra kerül. 41. ábra Személyi lap Bizalmas! 31/56

32 5.7 Alleltárkönyv Alleltárkönyv (43. ábra) is nyomtatható a leltár programból. Hasonlóan a személyi laphoz, ennél a listánál is választható, hogy az aktuális adatokból, vagy a leltárak adataiból dolgozzon. 42. ábra Alleltárkönyv nyomtatási beállításai 43. ábra Alleltárkönyv fekvő tájolással Az eredeti alleltárkönyv csak fekvő tájolással volt nyomtatható. Elkészül ugyanezen nyomtatvány álló tájolású verziója is. Bizalmas! 32/56

33 44. ábra Alleltárkönyv álló tájolással Továbbá már létezik egy rövidített változat is, amelyet a felhasználóink előszeretettel használnak pl. kifüggeszthető szobaleltárként. Ezen akár a vonalkódok is feltűntethetők. (45. ábra) 45. ábra Alleltárkönyv rövidített formátumban vonalkód megjelenítéssel Bizalmas! 33/56

34 5.8 Zárási jelentés A korábban lezárt leltárakról úgynevezett zárási jelentés is nyomtatható. Ez korábban csak egyedileg, a zárási folyamatkor volt nyomtatható. (46. ábra) 46. ábra Zárási jelentés csoportos nyomtatása 47. ábra Zárási jelentés paraméterezése 48. ábra Zárási jelentés nyomtatási képe Bizalmas! 34/56

35 5.9 Leltárhelyek listája Az adott intézményben felleltározandó leltárhelyekről lehet listát készíteni. (49. ábra) 49. ábra Leltárhelyek listája Bizalmas! 35/56

36 5.10 Leltári fejadatok listája A leltári státusz funkcióban látható leltári fejadatokról lehet listát nyomtatni. (50. ábra) 50. ábra Leltári fejadatok listája Bizalmas! 36/56

37 5.11 Speciális listák Azonosítónkénti leltárösszesítés Ez a lista akkor nyújthat nagy segítséget, ha az eltérések rögzítése utén azt szeretnénk megtudni, hogy az adott eszköz melyik leltártípus és azon belül melyik leltári egységben található. A lista valójában eltérési adatokat tartalmaz, így az áthelyezendő db-ot hozza. (52. ábra) 51. ábra Azonosítónkénti leltárösszesítő paraméterező ablaka 52. ábra Speciális listák: Azonosítónkénti leltárösszesítés Bizalmas! 37/56

38 Alleltári és személyi leltár lista Az a két lista a régebben megszokott szobában kifüggeszthető szobaleltárt hivatott kiváltani. (53. ábra) 53. ábra Személyi leltár lista Bizalmas! 38/56

39 5.12 Leltári készlet listák Ebben az ablakban a CT-EcoSTAT Készlet modul listáinak egy részét láthatjuk, anélkül, hogy jogosultsággal kellene rendelkeznünk a másik modulhoz. (54. ábra) 54. ábra Leltári készlet listák Bizalmas! 39/56

40 6 Nyitó adatok A nyitó adatok menüpontban a CT-EcoSTAT Készlet rendszer nyitó adatainak felvitelére szolgál. A menüpont elindítása után a 55. ábra látható kép jelenik meg. 55. ábra Nyitó adatok A készletek felvitelére kétféle lehetőségünk van. Felvihető cikkenként Egy cikkhez felvisszük azokat a raktárakat, amelyeken az adott cikk található. Raktáranként Egy raktárhoz felvisszük azokat a cikkeket, amelyek a raktáron találhatóak. Ebben a menüpontban lehetőség van arra is, hogy ha olyan cikket szeretnénk felvinni, amelyik nincs a cikktörzsben, akkor itt fel tudjuk vinni a törzsbe. Amikor az új cikk ikont kiválasztjuk, akkor először a 56. ábra látható módon megjelenik a cikktörzs adatállományának ablakos táblázata. (Az ablakos táblázatok kezeléséről korábban már szóltunk.) Bizalmas! 40/56

41 6.1 Cikktörzs kezelése 56. ábra Cikktörzs kezelése A táblázat adatai mindig a rendezettségnek megfelelően jelennek meg. A táblázat felső sorában látható a megjelenítendő rekordok száma. Néhány szó a szűrés checkbox működéséről. A szűrő használata a következőképpen történik. Ha pl.: a rendezettséget főkönyvi számra állítjuk, majd a gyorskeresés mezőbe beírjuk azt a főkönyvi számot, melynek adatait látni szeretnénk és beállítjuk a szűrő chackboxot, akkor csak azok a rekordok jelennek meg a táblázatban, amelyek főkönyvi száma megegyezik a gyorskereséshez beírt értékkel. (57. ábra) 57. ábra Új cikk felvitele Természetesen az ablakos táblázatban a képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. Azonban a cikktörzs ennél lényegesen több adatot tartalmaz. Amennyiben a képen látható további fülekre kattintunk az egér bal gombjával, (cikk alapadatok; mennyiségi és pénzügyi paraméterek; készlet adatok) akkor részletesebb Bizalmas! 41/56

42 adatokat láthatunk a kiválasztott cikkről, valamint annak fehér mezőben fekete betűvel megjelenő adatai módosíthatóak is. (58. ábra) 58. ábra Új cikk alapadatok megadása 59. ábra Új cikk mennyiségi és pénzügyi paraméterek megadása Bizalmas! 42/56

43 60. ábra Új cikk készlet adatainak megtekintése Új cikk felvitele A 57. ábra látható ablakos táblázatban a Beszúr gombra kattintva kezdeményezhetjük új cikk felvitelét. Ha új cikk felvitelét kezdeményezzük, akkor a 58. ábra, 59. ábra látható képernyő adatait kell kitöltenünk. A 60. ábra adatot már nem kell bevinnünk, ez a fül egy lekérdezési lehetőség. Bizalmas! 43/56

44 6.1.2 Cikk alapadatok Látható a 58. ábra, hogy itt kell eldönteni, az adott cikkről, hogy leltárköteles, vagy pedig nem. Ez csak annyit jelent a későbbi használat során, hogy ha leltárkötelesnek jelöltünk egy cikket és nem olyan módon kívánjuk kiadásba kiadni, amely az illető leltárába is elhelyezi, akkor a rendszer figyelmeztet erre bennünket, de ha mi megerősítjük ebbeli szándékunkat, akkor erre is lehetőséget ad a program. Értelemszerűen fordított a helyzet egy nem leltárköteles cikk esetében. Ugyancsak a 58. ábra tudjuk bejelölni, hogy az adott cikk gyáriszámos-e vagy pedig nem. A képernyőn látható további adatok a cikknek a jellemző adatai, amelyek kitöltését az alábbiakban tárgyalni fogjuk. Először az azonosító adatokat kell megadni, ezek közül is a cikk azonosítására szolgáló adatokat (főkönyvi számot, cikkszámot). A rendszer természetesen ellenőrzi, hogy csak olyan adatok kerüljenek be, amelyek a rendszer számára értelmezhetőek, Így ellenőrzi például, hogy kitöltöttük-e a főkönyvi számot, ugyancsak a cikkszámot, s csak olyan főkönyvi szám megadását engedélyezi, amely a rendszer számára értelmezhető. A cikk kódok kitöltése után a cikk megnevezését kell kitöltenünk. A megnevezéssel kapcsolatban csak egyetlen ellenőrzés van, miszerint ezt a mezőt nem lehet üresen hagyni. A nyilvántartási egységnél, a jellemző raktárkódnál csak olyan adat adható meg, amely már szerepel a rendszerben. A képernyő többi mezőjének kitöltése nem kötelező, de igen praktikus lehet Csoportosító kódok megadása Először is engedjék meg, hogy néhány szót szóljunk a csoportosító kódokról. A csoportosító kódoknak az a szerepe, hogy ezek segítségével a cikkeket bizonyos csoportokba sorolhassuk be. Olyan esetben lehet erre szükség, amikor a cikktörzs meglehetősen részletes, azonban valamilyen módon összesített információk nem csak a cikkszám révén állíthatók elő. Ilyen esetben használhatjuk a csoportosító kódokat, amely kódok használata azt jelenti, hogy lekérdezéseket fogunk tudni készíteni az adott csoportosító kódra. Azon túl, hogy a cikkekhez hozzárendeljük a csoportosító kódokat semmiféle egyéb tennivalónk nincsen. Miután a csoportosító kódok a cikkekhez vannak rendelve, ezek a hozzárendelések bármikor év közben megváltoztathatók, s onnantól kezdve az a fajta csoportosítás fog élni, amit az új hozzárendelésekkel kialakítottunk. (A korábbi csoportosítás értelemszerűen nem használható.) Tekintettel arra, hogy egyszerre négyféle különböző csoportosító kódot adhatunk meg egyegy cikkhez, ez négyféle csoportosítást jelenthet. Ezért a csoportosító kódok változtatásának ilyen megoldása nem jelent valós korlátot Mennyiségi és pénzügyi paraméterek Mint a 59. ábra is láthatjuk a program többféle átváltási egységet, valamint árat képes kezelni. Az átváltási egységeknél csak olyan adat adható meg, amely már szerepel a rendszerben. A mérlegelt átlagárat, valamint az utolsó beszerzési árat a későbbiekben a rendszer folyamatosan karbantartja. A mérlegelt átlagárat a beszerzések árából való súlyozott átlagárszámítással számolja ki, míg az utolsó beszerzési árba mindig az utolsónak történt beszerzés egységára kerül. Bizalmas! 44/56

45 A cikk valamennyi adatának megadása után az OK gombra kattintva tárolhatjuk az adatokat. Ha valamilyen kötelező adat kitöltése nem történt meg a program figyelmeztet és nem menti el az adatokat. Ha a kitöltés helyesen történt, akkor az adatok mentésre kerülnek Törlés a cikktörzsből Ha a 57. ábra látható ablakos táblázatban a (mínusz) gombra kattintunk, akkor az éppen aktuális, tehát a kijelölt cikket tudjuk kitörölni. A program rákérdez, hogy biztosan ki akarjuk e törülni a cikket, és csak akkor hajtja végre a műveletet, ha IGEN-nel válaszolunk a kérdésre. Ha a törölni kívánt cikken az adott évben már volt mozgás, vagy van készlet, akkor a következő üzenetet kapjuk a rendszertől. 61. ábra Cikk törlése Ha egy cikkhez szeretnénk felvinni a raktárakat, akkor a 62. ábra látható képet kapjuk. 6.2 Nyitó tétel felvitele cikkenként 62. ábra Nyitó tétel felvitele cikkek szerint Az 63. ábra mutatja, hogy új készlet nem adható meg alleltári és személyi raktár esetében. Ha egy raktárhoz szeretnénk felvinni a cikkeket, akkor az alább látható ablakot kapjuk. (63. ábra) Bizalmas! 45/56

46 6.3 Nyitó tétel felvitele raktáranként 63. ábra Nyitó adat felvitele raktáranként Bizalmas! 46/56

47 7 Vonalkódos leltár A leltár során lehetőség van vonalkód olvasóval történő leltározásra, amennyiben a leltárköteles eszközöket vonalkód alapján beazonosították. Vonalkód olvasóval (PSION Workabout MX-el vagy Symbol MCx000-el) történő leltározás megkezdése előtt szükséges telepítéseket/beállításokat egy későbbi fejezetben tárgyaljuk (lsd. Kommunikációs program telepítése). 7.1 Adatok áttöltése az adatgyűjtőre Az adatgyűjtős kommunikáción kívül választhatjuk a file-os adatkapcsolatot is. Ebben az esetben TXT illetve XML exportálási lehetőségünk is van. (64. ábra) 64. ábra Adatok áttöltése 7.2 Adatok betöltése az adatgyűjtőről Az leltározás során felvett adatokat betölthetjük közvetlenül az adatgyűjtőről, vagy a választható TXT illetve XML file-ok segítségével. (65. ábra) 65. ábra Adatok betöltése Bizalmas! 47/56

48 7.3 Betöltött adatok feldolgozása A betöltést követően a tételek a Feldolgoz funkció hatására töltődnek az aktuális leltárba. 7.4 Vonalkódos adatgyűjtő telepítése (Motorola/Symbol adatgyűjtőhöz) Az adatgyűjtő illesztését a legelső alkalommal kollégánk a szállítás és az eszköz használatának betanítása során elvégzi. Amennyiben ezt követően bármilyen probléma lenne az adatgyűjtővel, akkor a telepítést már Önök is könnyedén elvégezhetik az alábbi pár bekezdés alapján Kommunikációs szoftver (ActiveSync) telepítése A Win95/98/98SE/2000/XP esetében az ActiveSync 4.2-es verzióját javasoljuk telepíteni. Ez a háttérben majd folyamatosan futó program, az adatok áttöltését hajtja végre, a PC-ről az adatgyűjtőre és/vagy vissza. Windows Vista-nál és az utána következő Windows operációs rendszerek (pl.: Win7) esetében nem kell ActiveSync-et telepíteni, ebben az esetben a Szinkronizáló központ fogja megvalósítani a kommunikációt! Mobileszközön a célmappa létrehozása Az adatgyűjtő sikeres illesztését követően, a PC Sajátgépében, a már Mobileszközként megjelenő meghajtóra könnyedén létrehozhatjuk a szükséges mappát, parancsikont. A mobileszköz a Program Files mappájába kellene létrehozni egy Leltar_CE mappát. (Ez a mappa az adatgyűjtő felületén is könnyedén létrehozható.) A Leltár program átmásolása a Mobileszközre Az így létrehozott mappába be kell másolni (egyszerűen, akár CTRL+C és CTRL+V) a Leltar_CE.exe programot Parancsikon létrehozása az adatgyűjtő Asztalára A Leltar_CE parancsikon létrehozása és az adatgyűjtő Asztalára helyezés után, a CT-EcoSTAT Leltár modulból már tesztelhetjük is a Vonalkódos leltár menüpontban az Áttöltés funkcióval a kommunikációt. Bizalmas! 48/56

49 8 Rendszer menüpont A menüt elindítva a 66. ábra látható képernyő jelenik meg. 66. ábra Rendszer Itt olyan menüpontok találhatók, amelyek elindítására általában ritkán van szükségünk. Emellett van köztük olyan menüpont, amely nem elsősorban a napi munkához, hanem a különböző jogosultságok, és működési módot vezérlő paraméterek beállításához szükséges. Bizalmas! 49/56

50 8.1 Paraméterek aktuális értékei Ennek a funkciónak a segítségével a felhasználó megnézhet, hogy jelenleg milyen paraméterekkel dolgozik a CT-EcoSTAT rendszer. (67. ábra) 67. ábra Paraméterek aktuális értékei 8.2 Paraméterek kezelése A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására a Paraméterkezelő modulban van lehetőség, melyet közvetlenül ezzel a menüponttal is elindíthatjuk. 8.3 Paraméterek frissítése Amennyiben paramétermódosítás történt, a módosításnak megfelelő működéshez a paramétereket aktualizálni kell. Ehhez ezt a menüpont elindítása szükséges. Bizalmas! 50/56

51 8.4 Oszlopsorrend beállítása Ennek a funkciónak a segítségével a leltári fejadatok és leltári tételek megjelenítése szabható személyre. (A Leltári státusz, Leltár indítása, Leltár felvitele funkciókban.) (68. ábra) 68. ábra Oszlopsorrend beállítása Amennyiben nem választunk ki felhasználót a beállítások mindegyik felhasználóra érvényesek lesznek. 8.5 Aláírók beállítása Ebben a funkcióban adhatók meg a listák alján lévő aláírók. (max. 4 sor!) (69. ábra) 69. ábra Aláírók beállítása Ügyeljünk arra, hogy a mátrix-os nyomtatásnál a sorok hossza max. 80 karakter lehet! Bizalmas! 51/56

52 8.6 Évzárás Ezzel a funkcióval archiválhatóak a korábbi évek adatai. A funkció hatására a megadott évszám nyitódátum (70. ábra) 70. ábra Évzárás 8.7 Jelszó módosítása Ebben a funkcióban a felhasználó a saját jelszavát képes megváltoztatni. (71. ábra) 71. ábra Jelszó módosítása Bizalmas! 52/56

53 8.8 Névjegy menüpont A 72. ábra a program úgynevezett névjegypaneljét mutatja. Ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! 72. ábra Névjegy Bizalmas! 53/56

54 8.9 CompuTREND kapcsolat menüpont 73. ábra CompuTREND kapcsolat Ezzel a menüponttal a kapcsolattartást szeretnénk könnyedebbé tenni és szorosabbra fűzni a felhasználóinkkal. Amennyiben a felhasználó számítógépe rendelkezik internet hozzáféréssel, akkor könnyedén küldhet nekünk hibabejelentést, fejlesztési igényt, vagy pl. olvashat a weblapunkon a legújabb frissítésekről Kilépés menüpont Ennek a menüpontnak az elindításakor a programból ki lehet lépni. Ezzel azt érjük el, hogy a program futását leállítjuk, és a képernyőt becsukjuk. Ennek a menüpontnak a megnyomása után visszalépésre csak az újbóli futtatás során nyílik lehetőségünk, melynek folyamatát a dokumentáció elején ismertettünk. Bizalmas! 54/56

55 9 ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra Bejelentkezés ábra Sikertelen belépés üzenet ábra Főmenü ábra Leltár menüpont ábra Leltár indítása ábra Leltárak főkönyvi szám szerint ábra Leltár indítás feltételei ábra Betöltendő adatok ábra Feltöltési egységár kiválasztása ábra 0 mennyiségű tételek betöltése ábra Folyamatban lévő beruházások betöltése ábra Nyitott leltár tételei ábra Leltár eltérés felvitele ábra Leltár eltérés felvitele nagyértékű eszköz esetén ábra Talált eszköz felvitele ábra Leltárív nyomtatás párbeszéd ablaka ábra Leltárív ábra Leltáreltérési kimutatás ábra Leltár zárása I ábra Leltárív zárás II ábra Státusz jelentés nyomtatása ábra Státuszjelentés ábra Talált készlet felvitelének lezárása I ábra Talált készlet felvitelének lezárása II ábra Leltári státusz megtekintése ábra Leltári listák ábra Leltár eltérési összesítő lista paraméterei ábra Leltár eltérési összesítő lista ábra Raktár-Leltár egyeztető lista ábra Nyitott leltárak cikkenkénti összesítő ábra Leltárösszesítő ábra Intézeti leltárösszesítő lista választható beállításai ábra Intézeti leltárösszesítő lista ábra Személyi lap nyomtatása ábra Személyi lap ábra Alleltárkönyv nyomtatási beállításai ábra Alleltárkönyv fekvő tájolással ábra Alleltárkönyv álló tájolással ábra Zárási jelentés csoportos nyomtatása ábra Zárási jelentés paraméterezése ábra Zárási jelentés nyomtatási képe ábra Leltárhelyek listája ábra Leltári fejadatok listája ábra Speciális listák: Azonosítónkénti leltárösszesítés ábra Személyi leltár lista ábra Leltári készlet listák ábra Nyitó adatok ábra Cikktörzs kezelése ábra Új cikk felvitele ábra Új cikk alapadatok megadása ábra Új cikk mennyiségi és pénzügyi paraméterek megadása ábra Új cikk készlet adatainak megtekintése ábra Cikk törlése ábra Nyitó tétel felvitele cikkek szerint Bizalmas! 55/56

56 63. ábra Nyitó adat felvitele raktáranként ábra Adatok áttöltése ábra Adatok betöltése ábra Rendszer ábra Paraméterek aktuális értékei ábra Oszlopsorrend beállítása ábra Aláírók beállítása ábra Évzárás ábra Jelszó módosítása ábra Névjegy ábra CompuTREND kapcsolat Bizalmas! 56/56