CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer. TÁRGYI ESZKÖZ modul (költségvetési könyvelés)

Átírás

1 CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer TÁRGYI ESZKÖZ modul (költségvetési könyvelés) Dokumentáció Frissítés dátuma: CompuTREND 1117 Budapest, Fehérvári út 84/A 06 (1) Bizalmas! 1/136

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 BEVEZETÉS ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ A PROGRAM HASZNÁLATÁRÓL ALAPFOGALMAK MINTAKÉPERNYŐ BEJELENTKEZÉS TÖRZSEK NYITÓ ADATFELVITEL Tárgyi eszköz törzs nyitó adatok felvitele Raktári tartozék nyitó adatok ESZKÖZ ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA (F3) Kijelölés selejtezésre ÉCS kulcs ellenőrzés Pénzügyi rendezés Adatok nyomtatása Excel-be Tárgyi eszköz karton nyomtatása ESZKÖZ ADATAINAK MEGTEKINTÉSE RAKTÁRI TARTOZÉKOK MÓDOSÍTÁSA (F5) JAVÍTÁSI, KARBANTARTÁSI ADATOK FOLYAMATBAN LÉVŐ BERUHÁZÁSOK (F6) FŐKÖNYVI TÖRZS MOZGÁSNEMEK FELHASZNÁLÓI TÖRZS SZEMÉLYI TÖRZS INGATLAN KATASZTERI ADATOK HELYISÉG TÖRZS KÓDTÁRAK BESZERZÉSI FORRÁSOK FELÜLVIZSGÁLATI CSOPORTKÓDOK FELÜLVIZSGÁLATOT VÉGZŐK ESZKÖZÖK FELÜLVIZSGÁLATA (F7) MŰSZERKATASZTER TÍPUSOK MŰSZERKATASZTER NEVEK MŰSZERKATASZTER JELENTÉSEK ALLELTÁR/MŰKÖDÉSI HELY ÖSSZERENDELÉS OEP ADATOK KARBANTARTÁSA EMKI FELÉ TÖRTÉNŐ ADATSZOLGÁLTATÁS ORKI adatok karbantartása (megjelenítés szinten) EMKI gép-, műszeradatok karbantartása EMKI épületkataszteri adatok karbantartása EMKI informatikai adatok karbantartása EMKI energia adatok karbantartása MOZGÁSOK BIZONYLATOK (F4) Sztornózás Pénzügyi ellenőrzése Kontírozás Kontírozás törlése Pénzügyi rendezés Beszerzési források Bizalmas! 2/136

3 6.1.7 Járulékos adatok módosítása ÁLLOMÁNYNÖVEKEDÉS (F2) Új eszköz beszerzés (11) Térítésmentes átvétel (13) Használt eszköz beszerzés (12) Átszervezés miatti átvétel (14) Átminősítés tartozékból (151), Átminősítés eszköz tartozékból (153) Leltár többlet (17) Idegen eszköz bevételezése (18) ÁLLOMÁNYCSÖKKENÉS (F8) Értékesítés (21) Selejtezés (22) Térítésmentes átadás (23) Beruházás térítésmentes átadása (23T) Átszervezés miatti átadás (24) Átminősítés tartozékká (251) Átminősítés miatti csökkenés (252) Egyéb csökkenés (26) Leltár hiány (27) Idegen eszköz kivezetése (28) ESZKÖZVÁLTOZÁSOK (F3) Bruttó érték módosítás Értékcsökkenés módosítás Nullára írt eszköz értékének csökkentése (29A) Értékcsökkenési kulcs módosítás adatfelvitel (05) Főkönyvi szám módosítás (19C, 29C) Felújítás (19B) Üzemeltetésre átadás (29K) Visszavétel üzemeltetésről (19K) Terven felüli ÉCS elszámolás (19N) Terven felüli ÉCS visszaírás (29N) Idegen eszköz átminősítése sajáttá (253, 153) Saját kivitelezésű beruházásra aktiválás (10A) Átminősítés kisértékű eszközzé (081) TARTOZÉKVÁLTOZÁSOK Eszköz tartozékváltozások (F5) Tartozék beszerzés (19D) Tartozékértékesítés (29D) Tartozékselejtezés (29G) Tartozék áthelyezése másik eszközre (19H, 29H) Tartozék áthelyezése raktárra (19H, 29H) Tartozék csökkenés anyaggá minősítés miatt (29I) Tartozék érték módosítás (19J, 29J, 19V, 29V) Tartozék szétbontás (061, 062) RAKTÁRI TARTOZÉKVÁLTOZÁSOK (F6) Tartozék kiselejtezés (29G) FELHASZNÁLÓ VÁLTOZÁSOK (F4) Kiadás alleltárnak, Kiadás személynek Visszavét személytől, Átadás személyek között, Átadás személytől alleltárnak Visszavét alleltárról, Átadás alleltárak között, Átadás alleltárról személynek ARCHÍV BIZONYLATOK ZÁRÁSOK AMORTIZÁCIÓ ELSZÁMOLÁS FŐKÖNYVI FELADÁS ÉV VÉGI ZÁRÁS LISTÁK KARTONOK Bizalmas! 3/136

4 8.2 TÁRGYI ESZKÖZÖK PÉNZÜGYI ADATAI TÁRGYI ESZKÖZÖK PÉNZÜGYI LISTÁJA KONTÍROZOTT BIZONYLATOK SZÁMLÁKKAL TÁRGYI ESZKÖZ LISTÁK SZERVÍZ FŐKÖNYVI SZÁMOK KONVERTÁLÁSA FŐKÖNYVI SZÁMOK ELLENŐRZÉSE ESZKÖZÖKNÉL ÉS RAKTÁRI TARTOZÉKNÁL RENDSZER PARAMÉTERKEZELŐ INDÍTÁSA JOGOSULTSÁGOK MENÜPONT FEJLESZTÉSI IGÉNYEK, HIBA BEJELENTÉSEK, A COMPUTREND KFT HONLAPJA NÉVJEGY KILÉPÉS MENÜPONT Bizalmas! 4/136

5 1 BEVEZETÉS Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT rendszerének TÁRGYI ESZKÖZ programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük, nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz. CompuTREND 2000 KFT 1117 Budapest Fehérvári út 84/A II. emelet Telefon: Fax: Bizalmas! 5/136

6 2 ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ A PROGRAM HASZNÁLATÁRÓL Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. 2.1 Alapfogalmak Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. Bizalmas! 6/136

7 2.2 Mintaképernyő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: Bizalmas! 7/136

8 Első sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) a program a megjelenített táblázat első elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Utolsó sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) a program a megjelenített táblázat utolsó elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Bizalmas! 8/136

9 Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, rendelés jóváhagyás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Aktív mező A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezők színe sárga alapú, a gyorsabb megtalálás és áttekinthetőség érdekében. Bizalmas! 9/136

10 3 BEJELENTKEZÉS A program elindítása után először a 1. ábra-n látható bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Bejelentkező ablak Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk x névre hallgat, jelszava szintén x). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Ezzel biztosítjuk azt, hogy a jelszó mindenki más számára ismeretlen legyen. Nagy jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának ennek a programunknak az esetében is, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény gazdálkodásáról, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Miután megadtuk a felhasználó nevet és a megfelelő jelszót, akkor a Belépés gombra történő kattintással (vagy az Enter billentyű kétszeri lenyomásával) jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. Ha nem létező adatokat vittünk be, akkor a program a 2. ábra szerinti üzenetet küldi. Ezután az Ok gombra kattintva automatikusan visszaadja a bejelentkezési képernyőt (1. ábra), ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. Bizalmas! 10/136

11 2. ábra Bejelentkező ablak üzenet Amennyiben a bejelentkezés sikeres volt, úgy a (3. ábra) jelenik meg a képernyőn. Itt választhatjuk ki azt a menüpontot, amellyel a későbbiekben foglalkozni szeretnénk. A bejelentkező képernyőn egy naptár is megjelenik. A program itt az aktuális napi dátumot ajánlja fel, de ez fölülírható bármilyen korábbi dátummal, ez azonban csak az aktuális könyvelési év valamelyik napja lehet. Az itt beírt dátumot fogja a továbbiakban a rendszer felajánlani az adatrögzítés során a dátum típusú mezők kitöltésekor (például iktatás dátuma, számla kiállításának dátuma, üzembe helyezés dátuma, stb.). 3. ábra Indulási kép Bizalmas! 11/136

12 4 TÖRZSEK A főmenüből a törzsek menüpontot kiválasztva az (4. ábra) látható almenük jelennek meg. 4. ábra Törzsek menüpont A továbbiakban, az almenüben található menüpontokat olvashatjuk, azonban nem feltétlenül felülről lefelé haladva, tekintettel arra, hogy a különböző menüpontok közötti logikai kapcsolatokat kívánjuk követni. 4.1 Nyitó adatfelvitel A tárgyi eszköz programmal nyilvántartható adatok körét két nagy csoportra oszthatjuk. Ezek egyrészről az alapadatok, mely a pénzügyi, számviteli szabályok által megszabottak. Másrészről pedig műszaki jellegűek. Ezek az EMKI adatok illetve az ingatlankataszter és a műszerkataszteri adatok. Ennek tükrében az adatkezelés is két részre bontható. Az alapadatok közül sokat - a mindennapi változások kapcsán - csak bizonylattal lehet módosítani, míg a műszaki adatok szabadon módosíthatóak. Ennek megfelelően nyitó adatként csak az alapadatokat kell rögzíteni. Ezzel mintegy elkülönítjük az alapadatok további kezelését (bizonylatolás). A műszaki adatok felvitelére, karbantartására a menüpontoknak megfelelő fejezetekben térünk ki. A nyitó állapotnak számviteli zárlathoz (záró érték, nyitómérleg) kapcsolódó adatokat kell tekinteni. Ez nem jelenti azt, hogy a program használatának elkezdése időben például csak január 1-én lehet. Ha például május közepén, akarjuk elkezdeni használni a Bizalmas! 12/136

13 programot, akkor is az év eleji nyitómérleg állapotának megfelelő adatokat (Tárgyi eszköz kartonok) kell nyitó adatként fölvinni, majd a nyitás lezárása után, a január 1-től történt változásokat bizonylatokon keresztül kell felvezetni. Ez az értékcsökkenés elszámolása, az egyeztetések és a korrekt főkönyvi feladás szempontjából is nagyon fontos! A program használatba vételének első lépése tehát a nyitó adatok fölvitele. A nyitó adatok fölvitele a Törzsek menüpontban történik, az 4. ábra-n látható Nyitó adatfelvitel funkció elindításával. Itt inkább az elméleti tudnivalókat írjuk le, a program használatának leírása a megfelelő fejezetekben lesz. A nyitó adatok felvitelénél lényeges, hogy a rendszerparamétereket tartalmazó táblában a NYITVA paraméterhez az 1-es jel legyen hozzárendelve. Ellenkező esetben a Nyitó adatfelvitel menüpont szürke, azaz nem módosítható. A törzsadatok feltöltéséhez az alábbi sorrendet ajánljuk: 1. Főkönyvi törzs: a szervezetben használt számlatükör segítségével készíthető el. Bővebben az ezt a funkciót leíró fejezetben tárgyaljuk. 2. Felhasználói törzs: itt az intézményben található felhasználói kódokat kell megadni. Egy szervezeti egység több felhasználói helyből is állhat, azonban egy felhasználói helyhez csak egy szervezeti egység (költséghely) adható meg. Ennek feltöltése csak akkor szükséges, ha a készlet modulban ezt még nem tették meg. 3. Személyi törzs: ebben a törzsben azokat a személyeket kell felsorolni, akik tárgyi eszközt kapnak személyes használatra, és leltári felelősségük van. A személyi törzs feltöltése csak akkor szükséges, ha a készlet modulban ezt még nem tették meg. 4. Legvégül hozzákezdhetünk a tárgyi eszköz kartonok felviteléhez. Ennek során már használni fogjuk a korábban, nagy részben automatikusan, feltöltött szótárakat. Az Ingatlan kartonok felvitele előtt a Telephely törzs feltöltését is el kell végezni. Tekintettel arra, hogy az ingatlanok tartozékát csak az ingatlanhoz rendelt helyiséghez lehet megadni, így, amennyiben a nyitó adatok felvitelekor ingatlan tartozékot is meg akar adni, akkor előbb a Helyiség törzset kell feltölteni Tárgyi eszköz törzs nyitó adatok felvitele A menüpont elindítása után az 5. ábra-n látható képernyőkép jelenik meg. Itt választhatjuk ki, hogy Tárgyi eszköz törzset akarjuk felvinni, vagy Raktári tartozékokat. És itt tudjuk majd lezárni a nyitó adatfelvitelt is, amennyiben minden adatot felvittünk és egyezünk a főkönyvi nyitó adatokkal. Bizalmas! 13/136

14 5. ábra Tárgyi eszköz nyitó adatfelvitel menü Ha kiválasztjuk a Tárgyi eszköz törzs nyitó adatok almenüt, akkor az 5. ábra jelenik meg. Itt tudjuk felrögzíteni a tárgyi eszközök és ingatlanok alapadatait. 6. ábra Tárgyi eszköz nyitó adatfelvitel A 6. ábra Tárgyi eszköz nyitó adatfelviteln látható képernyőkép felső részében láthatjuk felsorolva az eszközöket, illetve üres állomány esetén, ide kell felvezetni azokat. Az alsó részében pedig az adott (kijelölt) eszközhöz rendelt tartozékokat, már amennyiben az eszközhöz tartozik tartozék is. Bizalmas! 14/136

15 Eszközök, tartozékok módosítása Ha az Eszköz vagy a Tartozék adatait szeretnénk módosítani, azt az eszköz vagy tartozék kiválasztása után a Módosítás gomb megnyomásával tudjuk elvégezni. Ekkor az eszköz vagy tartozék aktuális adatai jelennek meg, melyek módosíthatóak, majd ennek elvégzése után a Mentés gomb megnyomásával menthetők a változtatások. Az EMKI gombra kattintva az éppen aktuálisan kijelölt eszköz EMKI adatait vihetjük fel, illetve módosíthatjuk le. A Beszerzési források gombbal a beszerzési forrásokat adhatjuk meg. Ezekről részletesebben később, a megfelelő fejezeteknél olvashatunk Új eszköz felvitele A 6. ábra látható táblázatban a Felvitel gombra kattintva kezdhetjük el az új eszköz felvitelét. Ezután a 7. ábra-n látható képernyő adatait kell kitöltenünk. 7. ábra Új nyitó adat felvitele A felvitel során kötelező megadni: főkönyvi számla számot, (csak a főkönyvi törzsben található állományi számlaszám írható be. Amennyiben az eszköz nulláig írt, akkor is az állományi számlaszámot kell beírni, azonban a program automatikusan javítja a nullás főkönyvi számlaszámra.) az azonosítót (ennek minden esetben egyedinek kell lennie) az aktuális felhasználót, vagy személyt, ahol az eszköz található, az eszköz nevét, a bruttó értéket (ez adott év január 1-ei állapot), az eddig elszámolt értékcsökkenést (ez adott év január 1-ei állapot), valamint a leírási kulcsot (átveszi a főkönyvi törzsből, csak jóvá kell hagyni). Bizalmas! 15/136

16 Az itt található többi adat megadása nem kötelező, azonban célszerű minél több adatot felrögzíteni, hogy a későbbiekben megkönnyítsük a munkánkat. További ellenőrzések: Az azonosítónak egyedinek kell lennie elszámolt értékcsökkenés nem lehet nagyobb a bruttó értéknél; A 7. ábrán látható képernyőképen azoknál a mezőknél, amelyek mellett három pont látható csak az adott törzsből kiválasztott adatok vihetők fel a rendszerbe. Vonalkód megadásánál a program csak olyan vonalkódot engedélyez az eszközhöz felrögzíteni, ami még nincs a rendszerben. (Egyedinek kell lennie!) A nyitóadatok felvitele során lehetőségünk van IDEGEN eszköz felvitelére is, ha az idegen feliratú négyzetet (ún. check box-ot) bejelöljük. Ebben az esetben a főkönyvi szám mező az IDEGEN felirattal töltődik ki és a Nyitó bruttó érték, Nyitó értékcsökkenés, ÉCS kulcs (számviteli törvény szerint), ÉCS kulcs (társasági adó szerint), Beszerzéskori érték mezők 0 értéket kapnak és nem módosíthatóak. Az EMKI gombra kattintva, az éppen aktuális (kijelölt) eszközhöz tartozó EMKI adatokat vihetjük fel. Ezt a 8. ábra jelenik meg, itt vihetjük fel az EMKI adatokat adott eszközhöz. Az EMKI adatok felvitelénél minden esetben a törzsállományt kell használnunk, hiszen az EMKI meghatározta a kódjait, azokat használva fogadja el tőlünk a jelentést. Az EMKI azonosító megadása kötelező, ez meg is egyezhet az eszköz azonosítójával, de eltérő is lehet attól. Az EMKI azonosítónak is egyedinek kell lennie, maximum 5 karakterből állhat és számokon kívül más karaktert nem tartalmazhat. 8. ábra EMKI adatok felvitele Nyitó adat felvitel esetében A 6. ábra Tárgyi eszköz nyitó adatfelvitelátható képernyőképen a Beszerzési források gombra kattintva a 9. ábra jelenik meg. Itt adható meg a bruttó érték mértékéig a Bizalmas! 16/136

17 beszerzési források, amennyiben szándékunkban áll ezeket az információkat nyilvántartani. A beszerzési források megadásához használnunk kell a Beszerzési források törzsadat állományát, melyet ebből a menüpontból is feltölthetünk. 9. ábra Beszerzési források megadása nyitó adatfelvitel esetén Az EMKI vagy Beszerzési forrás gombokra kattintva az éppen aktuálisan rögzített eszközhöz tartozó adatokat vihetjük fel. Természetesen ezek mindegyike a későbbiekben is módosítható, kiegészíthető. Ha minden adatot kitöltöttünk a Mentés gombbal rögzíthetjük az eszköz adatait. A Mentés gomb megnyomása után visszatérünk a 6. ábra-hoz Eszközök tartozékainak nyitó felvitele Az eszköz adatainak felvitele után lehet rögzíteni az eszköz tartozékait. A tartozékok nyitó adatainak felvitelénél viszont a program nem módosítja az eszköz bruttó értékét és értékcsökkenését a tartozék értékével, minthogy feltételeztük, hogy az eszköz adatfelvitele során megadott értékadatok tartalmazzák már a tartozékok értékadatait is. A felvitel során viszont ellenőrzi a program, hogy a tartozékoknak megadott értékek összege nem haladhatja meg az eszköz bruttó értékét. Tartozék felvitelt ahhoz az eszközhöz kezdeményezhetünk, amely ki van jelölve (amelyiken állunk). A Tartozéknál szereplő Felvitel gombra történő kattintás után a 10. ábra-n látható képernyőkép jelenik meg. A képernyőkép felső részén annak az eszköznek látjuk néhány adatát, amihez tartozékot viszünk fel. (azonosító, név, főkönyvi szám). Ezeket az adatokat természetesen itt nem tudjuk módosítani, tájékoztató jellegűek. Bizalmas! 17/136

18 10. ábra Nyitó adatfelvitel, tartozékrögzítés Tartozékfelvitel során kötelezően kitöltendő adatok: Név Tartozék értéke (a tartozék értéke 0 Ft is lehet) Tartozék mennyisége Mennyiségi egység Ha minden adatot kitöltöttünk az Mentés gombbal rögzíthetjük a tartozék adatait. A Felvitel gomb hatására rögtön újabb tartozékot vihetünk fel, míg a Mentés gombra kattintással visszatérünk a 6. ábra-hoz Eszköz törlése A 6. ábra-n látható ablakos táblázatban adott eszköz kijelölése után a Törlés gombra kattintva kezdeményezhetjük az eszköz törlését. Ha a törölni kívánt eszközhöz már vittünk fel tartozékot, akkor először a tartozékokat kell törölni. Erre figyelmeztet is a program. Amennyiben a törlés megtörtént ebben az esetben az eszköz nyomtalanul eltűnik a rendszerből Raktári tartozék nyitó adatok A raktárban lévő tartozékok (amelyek nem eszköz mellett találhatóak, csak önmagukban állnak) nyitó adatait is meg kell adni a nyitóadatok rögzítésekor, hiszen ezek is részét képezik a vagyonnak. Tekintettel arra, hogy ingatlannak nem lehet tartozéka raktáron, immateriális javaknak pedig nincsen tartozéka, itt csak 13-mal kezdődő főkönyvi számlaszámot lehet megadni. Bizalmas! 18/136

19 Raktári tartozék alatt azokat a tartozékokat értjük, amelyek vagy le lettek szerelve egy eszközről, vagy pedig be lettek szerezve, de még nem tették az eszköz mellé. Ebből adódóan, itt nem kell eszközt választani belépés után. A menüpont elindítása után a 11. ábra n látható képernyőkép jelenik meg Raktári tartozékok módosítása 11. ábra Raktári tartozék nyitó adatfelvitele A raktári tartozék adatainak módosítása a tartozék kiválasztása után a Módosítás gomb megnyomásával végezhető el Új raktári tartozék felvitele A 11. ábra-n látható táblázatban a Felvitel gombra kattintva kezdeményezhetjük új tartozék felvitelét. Ha új tartozék felvitelét kezdeményezzük, akkor a 12. ábra n látható képernyő adatait kell kitöltenünk. Bizalmas! 19/136

20 12. ábra Raktári tartozék nyitó adatfelvitele Raktári tartozék esetében kötelezően kitöltendő adatok: Név Tartozék mennyisége A mennyiségi egység Főkönyvi szám Eszközről leszerelt tartozék esetében azt a főkönyvi számlaszámot kell megadni, amely annak az eszköznek a főkönyvi száma volt, melyről a tartozékot leszerelték. Ez lehet állományi, vagy pedig 0-ig leírt számlaszám is. Raktárra beszerzett tartozékok esetében pedig azt a számlaszámot, amelyre várhatóan tenni fogják a tartozékot. Itt hívnánk fel figyelmüket, hogy itt azért kell megadni egy főkönyvi számot, mert a raktári tartozékok értékét is a vagyon részének tekintjük, tehát a különböző pénzügyi listákban e tartozékok értékei is hozzáadódnak a megfelelő főkönyvi szám állományának értékéhez Tartozék törlése A 11. ábra-n látható táblázatban a Törlés gombra kattintva kezdeményezhetjük a tartozék törlését. Ebben az esetben, a tartozék nyomtalanul eltűnik a rendszerünkből Nyitó adatfelvitel zárása A tárgyi eszközök alapadatainak feltöltése után fontos teendő ellenőrizni azok helyességét. Ez leginkább a pénzügyi adatokra vonatkozik, valamint a leltár meglétére. Ennek megfelelően a listázásoknál kinyomtatható a tárgyi eszközök pénzügyi adatai. Az itt Bizalmas! 20/136

21 kinyomtatott adatoknak meg kell egyezniük a mérlegben szereplő adatokkal főkönyvi számonként. Ezt azért tekintjük nagyon fontos ellenőrzési pontnak, mivel a nyitó adatfelvitel zárása után a tárgyi eszköz modul adott évben, ezeket az adatokat tekinti nyitó adatoknak, a listákon is ezek szerepelnek majd. Ennek az egyezőségnek a megléte az alapja a főkönyvi mérleget alátámasztó analitika helyességének. Amennyiben az ellenőrzés során nem találnak hibát, a nyitó adatok felvitele lezárható, az 5. ábra-n látható menüpont segítségével. Ezután el lehet kezdeni az adott évi könyvelést. A funkció csak a 13. ábra-n látható jóváhagyandó kérdés megválaszolása után indul el. 13. ábra Nyitó adatok lezárása Ezután nyitó adatokat a továbbiakban már nem lehet rögzíteni. Bizalmas! 21/136

22 4.2 Eszköz adatainak módosítása (F3) A menüpont elindítása után a 14. ábra-n látható képernyőkép jelenik meg. A képen látható, hogy a program az eszközök, és a tartozékok megjelenítésénél különböző színeket használ. Alapvetően az eszközök fekete betűsek, a színek jelentését a táblázatban, jobb oldalon fenn tekinthetjük meg. Az adott feliratra kettőt kattintva, az annak megfelelő eszközök jelennek meg. Amikor a programnak ezt a menüpontját elindítjuk, akkor a Szűrés az Aktív eszközökre történik. Természetesen ezen a beállításon bármikor változtathatunk annak megfelelően, hogy milyen eszközöket szeretnének látni, és milyen információ alapján szeretnének keresni a programban, ezt a Szűrés gomb segítségével tudjuk változtatni. A szűrésen kívül a keresést nagyban megkönnyíti a Rendezés lehetősége a programban, melyet a táblázat fejlécére kattintva állíthatnak be, és ami a menüpont indításakor Azonosító szerintire van beállítva, a mellette lévő nyíl segítségével tudunk rendezést változtatni, majd a Keresés mezőbe beírva elindítani a keresést. 14. ábra Eszköz adatainak módosítása Ebben a menüpontban megtekinthetjük és módosíthatjuk a már felvitt eszközöket és azok tartozékait. Azokat az adatokat módosíthatjuk, amelyek változtatása nem bizonylathoz kötött. Az Adatlap/Módosítás ikonra történő kattintás után a 15. ábra-n látható képernyőkép jelenik meg. A 15. ábra-n látható, hogy négy, vagy (paraméter értéktől függően) öt fülön tekinthetjük meg az eszköz különböző típusú adatait, az Eszköz adatok fül tartalmát mutatja a program a menübe történő belépéskor. Ezen a fülön találhatjuk az eszköz Bizalmas! 22/136

23 alapadatait. Itt van lehetőség az ún. egyéb adatok módosítására. A módosítható adatok megnevezését kék színnel jelöli a program. Azok az adatok, amelyeknek a megnevezése fekete színű, vagy egyáltalán nem módosítható, ilyen pl. az azonosító és az üzembe helyezés ideje, vagy csak bizonylatolással módosítható, ilyen pl. az aktuális felhasználó, vagy személy. Minden megkötés nélkül módosítható az eszközök megnevezése, ezeket célszerű úgy kialakítanunk, hogy ha esetlegesen névre szeretnénk keresni, vagy listát lekérni, akkor egyértelmű legyen, természetesen ezt Önökre bízzuk. 15. ábra Eszköz adatlap és módosítás A Pénzügyi adatok fülre kattintva a 16. ábra-n található adatok jelennek meg. Ezek közül természetesen nagyon kevés módosítható, ezeknek a megnevezését is a program kék színnel jelöli, a többi adat szintén csak bizonylatolással módosítható, ugyanúgy ahogyan az általános adatoknál olvashatjuk. 16. ábra Eszköz adatok módosítása, pénzügyi adatok Bizalmas! 23/136

24 A Megjegyzések fülre kattintva különböző leírásokat adhatunk meg az eszközről és az üzembe helyezésről. Ezek az adatok bármikor szabadon módosíthatóak. Ide olyan információkat célszerű felvinnünk, amit szeretnénk, ha a tárgyi eszköz, vagy ingatlan karton nyomtatásakor is megjelenjenek 64 karakter terjedelemben. 17. ábra Eszköz adatok módosítása, leírások ábra) A Kronológia fülre kattintva az eszköz ez évi bizonylatait tekinthetjük meg. ( ábra Bizonylatok megtekintése Amennyiben az intézet szeretné, a programban lehetőség van, ún. 6-féle kód használatára. Ezeket a kódokat a Főkönyvi modul törzsadataiban tudjuk feltölteni, onnan veszi át ezeket a többi modul, így a tárgyi eszköz is. A főkönyvi rendszer paramétereiben kell beállítani, hogy melyik kódot szeretnénk használni. Az egyéb kódok használatáról bővebben a főkönyvi modulban olvashatnak. Bizalmas! 24/136

25 Az Eszköz adatainak módosítása menüpontban, a Módosításon belül az Egyéb adatok fülre rákattintva van lehetőségünk a kód kiválasztására és hozzárendelésére. Lásd 19. ábra. 19. ábra Egyéb adatok megadása Az eszköz adatok módosításáról, az adatváltozásról bizonylat készül. 20. ábra Eszköz adatok változásáról bizonylat A 15. ábra jobb oldalán láthatóak különböző ikonokkal ellátott jellemzők, ezek segítségével is lehet változtatni adott eszköz státuszát. Például: ki lehet jelölni selejtezésre, vagy éppen vissza lehet venni ezt a kijelölést, vagy be lehet felülvizsgálat kötelessé jelölni. Ezeket a műveleteket a Menü gomb segítségével is meg tudjuk tenni, erről részletesebben a későbbiekben olvashatunk. Bizalmas! 25/136

26 Az eszköz tartozékoknál a megtekintés, és módosítás logikája megegyezik az eszközöknél leírtakkal, csak ott a Hiba! A hivatkozási forrás nem található. látható képernyőképet láthatjuk. 21. ábra Eszköz tartozék adatainak módosítása A 14. ábra-n látható Kronológia ikonra kattintva az adott eszköz ez évi mozgásait tekintheti meg összesítve. A 14. ábra-n látható Nyomtatás ikonra történő kattintás után lehetőségünk van arra, hogy Tárgyi eszköz kartont, Tárgyi eszköz törzset, Üzembe helyezési jegyzőkönyvet, Műszerkönyvet, valamint Egyéb listát nyomtassunk, természetesen ezek a listák a Listák menüpontból is lehívhatóak. A Menü ikonra kattintva a 22. ábra Eszköz adatainak módosítása, menü látható menü jelenik meg. Itt tulajdonképpen fel vannak sorolva azok a műveletek, amelyeket a menüpontban végre tudunk hajtani, ezek mindegyike az ikonok használatával is elérhető. Bizalmas! 26/136

27 4.2.1 Kijelölés selejtezésre 22. ábra Eszköz adatainak módosítása, menü Ezzel a menüponttal az az eszköz jelölhető meg selejtezésre, amely aktuálisan ki van jelölve, amelyen állunk. A CTRL és Shift billentyű folyamatos nyomva tartásával lehetővé válik a csoportos kijelölés. Ezt a tényt a státusz oszlopban jelzi a program. Amennyiben már egy selejtezésre kijelölt eszköznél indítjuk el ismét ezt a funkciót, a kijelölést a program megszünteti. A selejtezésre kijelölés nem jelenti, hogy az eszköz a vagyonból is kivezetődik, csak egy jelölést kap, mely alapján elkészíthető a selejtezési mozgás. A selejtezésre kijelölt eszközökről lista is nyomtatható (3.1-es számú). Selejtezésre kijelölni nemcsak a Menüből lehet, hanem az eszközöket tartalmazó táblázat fölötti Selejtezésre kijelöl szövegre kattintással ugyanazt az eredményt érhetjük el. A kijelölést minden olyan eszköznél el kell végeznünk, amelyet selejtezni szeretnénk, a kijelölés nélkül nem végezhető el a selejtezési mozgás! A selejtre kijelöléskor megadhatjuk a selejtre jelölés okát, a selejt jegyzőkönyv számát és a hasznosítás módját. 23. ábra Selejtezésre jelölés okának megadása Bizalmas! 27/136

28 4.2.2 ÉCS kulcs ellenőrzés Az értékcsökkenési kulcs ellenőrzés funkció az összes, a tárgyi eszköz törzsben szereplő eszközhöz beírt értékcsökkenési kulcsot hasonlítja az eszköz aktuális főkönyvi számánál a Főkönyvi törzsben megadott értékcsökkenési kulcshoz. Ha valahol eltérést talál a két adat között, akkor azoknak az eszközöknek az adatait kiírja.(24. ábra ÉCS kulcs ellenőrzés) Amennyiben a Hiba? oszlopban kijelöljük az eszközt és rákattintunk a Javítás gombra akkor az adott eszközhöz tartozó értékcsökkenési leírási kulcsot, kijavítja a főkönyvi számhoz rendelt értékcsökkenési leírási kulcsra. Természetesen ezek az eltérések szándékoltak is lehetnek, ezeket a számviteli politika is rögzíti, ebben az esetben a javítás felesleges Pénzügyi rendezés 24. ábra ÉCS kulcs ellenőrzés Ennek a menüpontnak a segítségével pénzügyi rendezést lehet végrehajtani. Abban az esetben, ha éven túli tételt kell rendezni (pl: éveken át húzódó részletfizetés, vagy már lezárt évben beszerzett, és most kifizetett eszköz esetén) ezt a menüpontot kell használni. Az állományi számlaszámra kontírozott tételt, itt tudják forgalmi és áfa főkönyvi számlaszámra átrakni. A menüpont elindítása után a következő képernyő jelenik meg (25. ábra Pénzügyi rendezés). A művelet végrehajtása közben fontos szempont, hogy a csökkenések összegének meg kell egyeznie a növekedések összegével. Bizalmas! 28/136

29 4.2.4 Adatok nyomtatása Excel-be 25. ábra Pénzügyi rendezés Ennek a menüpontnak a segítségével, amennyiben a munkaállomáson van EXCEL program, a szűrési állapotnak megfelelő teljes tárgyi eszköz állomány exportálható Tárgyi eszköz karton nyomtatása A menüpontban tárgyi eszköz kartont tudunk nyomtatni. 4.3 Eszköz adatainak megtekintése Lehetnek olyan felhasználóink, akiknek nincs jogosultságuk a törzsben szereplő adatok módosításához. Viszont szükséges, hogy betekinthessenek ezekbe az adatokba. Menüpont szinten a Védelmi rendszerben beállíthatjuk, hogy a törzsadatok között csak ehhez a menüponthoz legyen joguk. 4.4 Raktári tartozékok módosítása (F5) A menüpont elindítása után a Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-n látható képernyőkép jelenik meg. Bizalmas! 29/136

30 26. ábra Raktári tartozékok módosítása Ez a menüpont teljesen úgy működik, mint azt már az Eszközök adatainak módosítása menüpontban olvashattuk, csak természetesen a raktári tartozékokra vonatkoztatva. Vonatkozik ez a selejtezésre való kijelölésre és lista nyomtatására is. 4.5 Javítási, karbantartási adatok A menüpont elindítása után a 27. ábra Javítási, karbantartási adatok-n látható képet kapjuk. Itt az eszközökhöz adhatunk meg javítási és/vagy karbantartási, felülvizsgálati, kalibrálási bizonylatokat. A képernyő felső részében az eszközöket látjuk felsorolva, az alsó részében pedig a kijelölt eszközhöz tartozó, már rögzített javítási és/vagy karbantartási, felülvizsgálati, kalibrálási bizonylatokat. Az ide felvitt bizonylatok alapján lekérdezhető, hogy egy adott eszköz esetén adott időszakban mekkora volt a karbantartásra, javításra, felülvizsgálatra, kalibrálásra fordított összeg. Természetesen az itt felvitt összegek nem növelik az eszköz bruttó értékét, csak információt adnak az egyes eszközök tényleges ráfordításáról. Bizalmas! 30/136

31 27. ábra Javítási, karbantartási adatok A bizonylatok felvitele az Új Felvitel, módosítása a Módosítás, törlése a Törlés gomb segítségével történik. A felviteli képernyő a 28. ábra Javítási, karbantartási adatok felvitele-n látható. Itt adható meg a bizonylat sorszáma, a javítás illetve karbantartás, felülvizsgálat, kalibrálás időpontja, típusa, forint értéke különböző megbontásban, a javítást, illetve karbantartást végző cég neve és a munka megnevezése. A felrögzített adatokat a Nyomtatás gombra kattintva ki is tudjuk nyomtatni a következő szempontok szerint: Eszköz azonosítója Bizonylatszám Dátum Partner kód Partner név A különböző szempontok szerinti listázáson belül is megadhatunk különböző szűkítési feltételeket, hogy a listán ténylegesen csak azok az adatok szerepeljenek, amelyeket látni szeretnénk. Bizalmas! 31/136

32 28. ábra Javítási, karbantartási adatok felvitele 4.6 Folyamatban lévő beruházások (F6) A menüpont elindítása után a 29. ábra Folyamatban lévő beruházások-n látható táblázat jelenik meg. 29. ábra Folyamatban lévő beruházások Ebben a menüpontban vezethetőek fel a folyamatban lévő beruházások és azok bizonylatai. Bizalmas! 32/136

33 Felvihetőek nyitó adatok is, ez arra szolgál, hogy az esetleg eddig fel nem vitt folyamatban lévő beruházásokat is nyilván tudjuk tartani. Nyitó adat felvitelére akkor van lehetőség, ha a BB_NYITVA paraméter értéke Igen-re van állítva. A rendszer szempontjából folyamatban lévő beruházásnak számít egyrészt, minden ténylegesen folyamatban lévő beruházás, másrészt minden olyan eszköz, amelyet raktárra vettünk, nem helyeztünk üzembe, tehát nem akarjuk, hogy a program értékcsökkenést számoljon el rá. A 29. ábra Folyamatban lévő beruházások-n látható, hogy a képernyő 3 részre osztódik. A felső, nagy részben vannak a folyamatban lévő beruházásaink felsorolva. A bal alsó részben az aktuális (kijelölt) folyamatban lévő beruházáshoz felvitt tartozékok, a jobb alsó részben pedig az aktuális (kijelölt) folyamatban lévő beruházáshoz rögzített számlák. A felvitel gombok segítségével tudunk egy már nyilvántartásba vett beruházáshoz tartozékot és új számlát, értéknövekedést felvinni, a stornó gomb segítségével törölhetünk. A számlák esetében a forgalom nélküli gombbal olyan tételeket adhatunk a beruházáshoz, amelyek növelik ugyan a beruházás értékét, de nem mi fizettük ki. Új beruházás felvitele esetén a 30. ábra Folyamatban lévő beruházás felvitele látható: 30. ábra Folyamatban lévő beruházás felvitele Felvihető a Folyamatban lévő beruházáson kívül, Saját kivitelezésben történő folyamatban lévő beruházás, Beruházási előleg és Felújítás is. Lehetőség van bejelölni, ha nem fizettük még ki a beruházás számláit, és külön azt is, ha nem mi fizettünk érte. A kötelezően kitöltendő adatok: Azonosító (abban az esetben, ha a BB_AUTOAZON paraméter értéke Igen értéken van, akkor az azonosító kiosztás automatikusan történik, egymást követő sorszám lesz) Megnevezés Főkönyvi szám Számla belső sorszáma (itt a pénzügyi rendszer iktatott számlák közül tudunk választani, vagy ha a BB_SZLAELL paraméter értéke Nem, akkor olyan számlaszámot is beírhatunk, ami nincs iktatva a pénzügyi rendszerben, természetesen, ha a tárgyi eszköz modult önállóan, más modulok nélkül használjuk, akkor ezt a paraméter értéket minden esetben Nem-re kell állítani) Bizalmas! 33/136

34 Forgalmi és áfa érték Forgalmi és áfa főkönyvi szám Ha felvittük az adatokat, akkor a Rendben gomb megnyomása után a program a következő kérdést teszi fel: Amennyiben a folyamatban lévő beruházásunknak van tartozéka, akkor azt itt tudjuk rögzíteni (31. ábra Folyamatban lévő beruházás tartozékának felvitele). A felvitt tartozék érték megnöveli a beruházásunk összértékét. 31. ábra Folyamatban lévő beruházás tartozékának felvitele Mint azt már az előzőekben is olvashattuk, a már felvitt folyamatban lévő beruházásokhoz természetesen utólag is lehet tartozékot felvinni és az értékét növelni. Ezeket a 29. ábra Folyamatban lévő beruházások a bal alsó sarokban található tartozékok felvitelénél és a jobb alsó sarokban a számla felvitelnél tehetjük meg. A 29. ábra Folyamatban lévő beruházások-n látható Módosítás gomb segítségével tudjuk a már felvitt folyamatban lévő beruházásunk alapadatait módosítani. A Törlés gomb segítségével tudjuk törölni a beruházást. Ebben az esetben a rendszerből minden további következmény nélkül törlésre kerül az adott folyamatban lévő beruházás. Az Ismétlés gomb segítségével a kijelölt beruházásunkat másolhatjuk. Ezt abban az esetben célszerű használnunk, ha eszközönként tartjuk nyilván a beruházásainkat, és egyszerre több hasonló vagy egyforma adattal rendelkező eszközt kell folyamatban lévő Bizalmas! 34/136

35 beruházásként rögzítenünk. Az Ismétlés gomb használatakor a program rákérdez, hogy valóban szeretnék a kijelölt beruházás adataival megegyező adatokkal egy új beruházást nyilvántartásba vennünk? Ha igennel válaszolunk, akkor létrejön egy új beruházás. A Kronológia gombra kattintva megtekinthetjük a kijelölt beruházás aktiválásait és kivezetéseit. Amennyiben a folyamatban lévő beruházásunk befejeződött, a Menüben az alábbiak közül választhatunk. - A beruházás előző évi számlái: itt megtekinthetjük a korábbi évek adott beruházáshoz rendelt számláit, - Aktiválás teljes összegben: ekkor az adott beruházás értékét egy összegben fogja a program aktiválni. Választhatunk a között, hogy új eszközt vegyen nyilvántartásba a program, vagy már meglévő eszközre aktiválja teljes összegben a beruházás értékét. - Aktiválás rész összegben: ekkor lehetőségünk van több, különböző eszközt nyilvántartásba venni, vagy már meglévő több, különböző eszközre aktiválni az adott beruházás értékét. - Kivezetés teljes összegben: ebben az esetben a program a beruházás teljes értékét terven felüli értékcsökkenésként számolja el, és törli a beruházást. - Kivezetés rész összegben: ekkor módunk nyílik arra, hogy a beruházás forgalmi-, Áfa-, tárgyévi és előző évi értékeiből egy részt kivezessünk. A kivezetett részt, terven felüli értékcsökkenésként számolja el a program, - Beruházás kivezetése átadás miatt: ebben az esetben a beruházást teljes összegben kivezethetjük a nyilvántartásból, ám a beruházás értékét nem számolja el a program terven felüli értékcsökkenésként. A Menüben választhatunk még a módosítás és törlés gombok között. Ezeket mindaddig használhatjuk, amíg nem aktiváltuk a beruházást. Illetve lehetőség van a beruházás múlt évi értékének csökkentésére a beruházási érték csökkentése menüpont alatt. Pénzügyi rendezés esetén a program a még nem kifizetett számlákat kifizetettként jelöli meg. Aktiváláskor a 32. ábra Folyamatban lévő beruházás aktiválása jelenik meg a képernyőn. Itt amennyiben az aktiválás dátuma eltér a program által felkínált dátumtól, azt át tudjuk írni, természetesen csak aktuális negyedévi dátumot adhatunk meg. Amennyiben az ablakon feltüntetett összes adat megfelel a valóságnak az Aktiválás ikonra kattintva a program feltesz egy kérdést, hogy már egy meglévő eszközre szeretnénk-e a beruházást aktiválni, ebben az esetben bekéri a már meglévő eszközünk azonosítóját. Amennyiben nem egy már meglévő eszközre szeretnénk ráaktiválni a jelenlegi folyamatban lévő beruházás, hanem önálló eszközként, akkor az Igen válasz esetén a program bekéri az azonosítót, ami vagy az, amit a folyamatban lévő beruházás felvitelének kezdetén megadtunk, vagy egy másik. Ezután a program kiírja a következő üzenetet. Bizalmas! 35/136

36 Ezzel a folyamatban lévő beruházásunk aktiválásra került. A folyamatban lévő beruházások között, mint aktív folyamatban lévő beruházás szerepel ezen túl. Az aktív állományunkban, a továbbiakban ugyanúgy viselkedik majd, mint bármelyik másik eszköz, vagyis az aktiválás dátumától kezdve értékcsökkenés számolódik el rá. Ne felejtsük el, hogy a folyamatban lévő beruházás raktárra kerül aktiváláskor, amennyiben szeretnénk szerepeltetni valamelyik alleltárunkban, úgy azt át kell helyeznünk alleltárra (ennek a mozgásnak a leírását később, a megfelelő fejezetben olvashatjuk). 32. ábra Folyamatban lévő beruházás aktiválása A 29. ábra Folyamatban lévő beruházások-n látható Nyomtatás gombra kattintva nyomtatható a folyamatban lévő beruházásról: Karton, Beruházási törzs lista, Beruházások főkönyvi számonként, Beruházások számlái főkönyvi számonként. A Kronológia gombra kattintva a kiválasztott beruházás aktiválásait és kivezetéseit tekinthetjük meg. 4.7 Főkönyvi törzs A menüpont elindítása után a 33. ábra Főkönyvi törzs látható táblázat jelenik meg. Bizalmas! 36/136

37 33. ábra Főkönyvi törzs Mint a képen látható itt van lehetőség új főkönyvi szám összerendelés felvitelére, módosítására, törlésére. Amennyiben egy adott főkönyvi számra a rendszerben bárhol hivatkozás van, az összerendelés nem törölhető. A felvitel attól függően, hogy használják e a Főkönyvi modult is, vagy sem, kétféle módon történhet. Amennyiben használják a Főkönyvi modult is, úgy az összerendeléseket a főkönyvi modul főkönyvi törzséből történő kiválasztással lehet megtenni. A főkönyvi törzstől eltérni nem lehetséges. Amennyiben nem használják a főkönyvi modult, úgy a FOKONYV_ELL nevű paraméter értékét Nem értékre kell állítani, ebben az esetben tetszőleges főkönyvi számok vihetőek fel. Arra azonban figyelnünk kell, hogy a tárgyi eszköz modul szolgáltatja az analitikát a főkönyv felé, így bármilyen főkönyvi könyvelési rendszert használnak, az adott főkönyvi számokat célszerű használni. Felvitel során célszerű az összes lehetséges és meglévő főkönyvi számot összerendelni, hogy a későbbiekben ne kelljen módosítanunk a törzset. Azoknál az állományi számláknál, ahol nem értelmezhető egy másik számlaszám (pl.: a képzőművészeti alkotásoknál 0-ra leírt és az ÉCS számla) ott az ennek megfelelő mező üres marad. A program használata során bármikor lehet új főkönyvi számot megadni. A főkönyvi törzsbe történő adatbevitelkor, Hozzáad gomb megnyomása után a 34. ábra Új főkönyvi szám felvitele-n látható képernyő jelenik meg. Bizalmas! 37/136

38 34. ábra Új főkönyvi szám felvitele A főkönyvi számok módosítására a rendszerben csak addig van lehetőség, ameddig az adott évre nem vittünk fel arra a főkönyvi számra bizonylatot. Amennyiben történt bizonylatfelvitel, akkor a módosítás nem lehetséges. A módosítást a 33. ábra Főkönyvi törzs-n látható Módosít gomb segítségével végezhetjük el. A Nyomtatás ikonra kattintva táblázatos formában nyomtatható az összes állományi számlához tartozó összerendelés. 4.8 Mozgásnemek látjuk. A menüpont elindítása után a 35. ábra Mozgásnem törzs látható képernyőképet Mint a képen látható itt csak a mozgásnemek megtekintésére, nyomtatására van lehetőségünk, bővítése nem áll módunkban. Ezen kívül az egyes mozgásnemekhez megadhatjuk az aláírókat is. Amennyiben az aláírásokat üresen hagyjuk, úgy a bizonylatokon az aláírások helyénél nem jelenik meg felirat. Ezeket a mozgásnemeket használjuk majd bizonylat rögzítése közben, ezek alapján történik majd a főkönyvi feladás is. Bizalmas! 38/136

39 4.9 Felhasználói törzs 35. ábra Mozgásnem törzs A felhasználói törzsben, az intézetben lévő alleltári egységeket tartjuk nyilván. (36. ábra Felhasználói törzs) Ez a menüpont is, hasonlóan a főkönyvi törzshöz, kétféle módon kerülhet kialakításra. Amennyiben használják a Készlet modulunkat is, úgy a felhasználói törzs ott karbantartható, a tárgyi eszköz rendszer csak használja, itt módosítási lehetőség nincs. Erre azért van szükség, hogy egyszerű legyen a leltárak felvétele, hiszen egységes az alleltári törzs. Amennyiben nem használják a Készlet modulunkat, úgy a KESZLET_ELL paramétert Nem értékűre kell állítani. Ebben az esetben a Tárgyi eszköz modulban rögzíthetőek fel a kívánt alleltárak Személyi törzs 36. ábra Felhasználói törzs A személyek törzsében azokat a dolgozókat tartjuk nyilván, akik tárgyi eszközt kapnak használatra. (37. ábra Személyi törzs) Bizalmas! 39/136

40 Ez a menüpont is, hasonlóan a főkönyvi törzshöz és a Felhasználó törzshöz, kétféle módon kerülhet kialakításra. Amennyiben használják a Készlet modulunkat is, úgy a személyi törzs ott kerül kialakításra, a tárgyi eszköz rendszer csak használja. Ekkor itt módosítási lehetőség nincs. Erre azért van szükség, hogy egyszerű legyen a leltárak felvétele, hiszen egységes a személyi törzs. Ebben az esetben, a Készlet modulban állítható, hogy egy adott személy kilépett-e, illetve tárgyi eszköz kiadható-e neki. Amennyiben nem használják a Készlet modulunkat, úgy a KESZLET_ELL paramétert Nem értékűre kell állítani. Ebben az esetben a Tárgyi eszköz modulban rögzíthetőek fel a kívánt személyek. 37. ábra Személyi törzs 4.11 Ingatlan kataszteri adatok A menüpont elindítása után a 38. ábra Ingatlankataszteri adatok látható táblázat jelenik meg. A képernyőn felsorolva láthatjuk az ingatlanainkat, amennyiben az Eszköz adatainak módosítása menüpontban az aktuális felhasználó ING bejegyzésű. Minden ingatlanhoz az ING bejegyzésnek kellene tartoznia, amennyiben ez nem így van, akkor az ingatlankataszterben nem is szerepel és erről adatot sem tudunk szolgáltatni. Bizalmas! 40/136

41 38. ábra Ingatlankataszteri adatok A kijelölt ingatlanhoz tartozó műszaki adatokat úgy tudjuk kitölteni, hogy rákattintunk a Kataszteri adatok ikonra, ekkor a 39. ábra Ingatlan kataszteri adat felvitele jelenik meg, itt egyszerűen kitölthetjük, az adatokat. Itt nincs kötelezően kitöltendő adat, és minden ingatlanhoz természetesen csak egy aktuális kataszteri adat tartozhat. Amennyiben kitöltöttük a táblázatot az OK gombra kattintva elmentjük. Ekkor a Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-hoz térünk vissza. A Nyomtatás gombra kattintva ki tudjuk nyomtatni az ingatlanok csak önmagukban, és ki tudjuk nyomtatni a kataszteri adatokkal egyetemben is. 39. ábra Ingatlan kataszteri adat felvitele 4.12 Helyiség törzs A menüpont kiválasztása után a 40. ábra Helyiségtörzs látható képernyő jelenik meg. 40. ábra Helyiségtörzs Bizalmas! 41/136

42 Ezzel a funkcióval az épületekben levő helyiségek adatait lehet megadni. A menü elindítása után a program megjeleníti az ingatlanok listáját, ahonnan ki tudjuk választani azt az ingatlant, melynek a helyiségeit akarjuk rögzíteni. A megfelelő ingatlan kiválasztása után a képernyő alján lévő részben lévő Felvitel gomb segítségével vehetünk fel új helyiséget az adott ingatlanhoz a Hiba! A hivatkozási forrás nem található. látható képernyőn. Az adatok kitöltése nem kötelező. Az itt bekért adatok magyarázatára nem térünk ki részletesen, hiszen azok egy műszaki szakember számára egyértelműek. Azok a mezők, melyek mellett három pont jelenik meg csak a törzsből kiválasztva tölthetők ki. A Törlés gombra történő kattintás után az ingatlanhoz felvitt helységek törlésére van lehetőségünk Kódtárak A menüpont elindítása után a 41. ábra Kódtárak látható képernyőkép jelenik meg. Ebben a menüben az alábbi kód szótárak kezelhetőek (A zárójelbe írt azt mutatja, hogy az adott kód szótárat a program melyik részében használjuk): Szellőzés módja (ingatlan kataszter) Helyiség jellege (helyiség törzs) Padozat anyaga (helyiség törzs) Falburkolat (helyiség törzs) Fűtés típusa (helyiség törzs) Világítás típusa (helyiség törzs) Elektronikai típus (EMKI adatok) Műszer kódok (EMKI adatok) Gyártó cégek (EMKI adat) Műszaki színvonal típusok (EMKI adatok) Ellátási típusok (EMKI adatok) Osztály kódok (EMKI adatok) Gyártó országok (EMKI adatok) Működési helyek (EMKI adatok) 41. ábra Kódtárak A kód szótárak módosítása előtt el kell döntenünk, hogy melyiket szeretnénk módosítani. Ebben van segítségünkre az ablak bal oldalán található rádiógomb csoport. Itt a megfelelőre kattintva rögtön megjelenik a kiválasztott kódtár listája, amelyet máris módosíthatunk. Természetesen ez csak azoknak a kódoknak az esetében lehetséges, Bizalmas! 42/136

43 amelyre a jogszabály engedélyt ad. Nem módosítható kód például a Gyártó országok kódja, mivel ezt az EMKI által kiadott kódtár tiltja Beszerzési források A menüpont elindítása után a 42. ábra Beszerzési források jelenik meg. Ennek a menüpontnak a segítségével tudjuk felvinni a beszerzési forrás típusokat, amelyekből a beruházásaink megvalósulnak. A táblázatban már eredendően is szerepel öt kód, természetesen ezek módosíthatóak és törölhetőek, amennyiben nincs rájuk szükségünk. Az Új felvitel gombra kattintva tudunk új beszerzési forrást felvinni. Ebben az esetben meg kell adnunk a Beszerzési forrás kódját, ez tetszőleges lehet, és a nevét. 42. ábra Beszerzési források A felrögzített beszerzési forrásokat a Mozgások menüpontban tudják hozzárendelni a bizonylatokhoz. Ennek használatáról a későbbiekben olvashatunk Felülvizsgálati csoportkódok A menüpont elindítása után a 43. ábra Felülvizsgálati csoportkódok jelenik meg. Ennek a menüpontnak a segítségével tudjuk felvinni a felülvizsgálat köteles eszközök csoportjait. És itt tudjuk megadni az adott csoporthoz tartozó felülvizsgálati gyakoriságot. Bizalmas! 43/136

44 43. ábra Felülvizsgálati csoportkódok Az Új felvitel gomb segítségével tudunk új csoportot felvinni és felrögzíteni a hozzájuk tartozó adatokat. A Módosítás gomb segítségével tudjuk a már felrögzített adatokat módosítani, és a Törlés gomb segítségével tudjuk kitörölni az aktuálisan kijelölt adatsort. Az Aktuális elem fülön meg tudjuk nézni a kijelölt csoporthoz tartozó adatokat. A Felülvizsgálat gyakoriságok fülön van lehetőségünk a gyakoriságokat kiválasztani és úgy gyakoriságot felvinni Felülvizsgálatot végzők Ennek a menüpontnak a segítségével a felülvizsgálatot végző szállítókat tudjuk felrögzíteni. Bizalmas! 44/136

45 44. ábra Felülvizsgálatot végzők A pénzügyi rendszer Partnertörzséből tudjuk a szállítókat kiválasztani, majd a Mentés gomb segítségével elmenteni Eszközök felülvizsgálata (F7) A menüpont elindítása után a 45. ábra Felülvizsgálat köteles eszközök jelenik meg. Ide azokat az eszközöket lehet felvenni, amelyeket az Eszköz adatainak módosítása menüpontban bejelöltünk felülvizsgálat kötelessé. Ennek a menüpontnak a segítségével nyilván tudjuk tartani a kötelező felülvizsgálati, hitelesítési, kalibrálási, revíziós adatait az eszközöknek. Az Eszközök betöltése menüpont segítségével egyszerűen egyszerre be tudjuk tölteni az összes felülvizsgálatra kijelölt eszközt, legyen szó kisértékűről (ezek a Készlet modulban találhatóak, és ott lehet őket bejelölni a Cikktörzsben), vagy nagyértéküről. A betöltött eszközökhöz az adatokat a Módosítás gombbal tudjuk felvinni. Itt tudunk választani, hogy adott eszköznek felülvizsgálata, hitelesítése, kalibrálása, vagy revíziója van e, és itt tudjuk felvinni az adatokat is. A Felvitel gombbal is a korábban kijelölt eszközöket lehet felvinni, de ellentétben az Eszközök betöltése gombbal, csak egyesével. A felvitt adatokat legkönnyebben úgy tudjuk megnézni az egyes eszközök esetében, hogy adott eszközön állva a megfelelő fülre kattintunk. Lehetőség van az eszközökhöz utasítások és jegyzőkönyvek rögzítéséhez is. Ezeket a megfelelő gomb megnyomásával tudjuk megtenni. A Nyomtatás gombra kattintva különböző listák kinyomtatására van lehetőség: Felülvizsgálat köteles eszközök Kalibrálás köteles eszközök Hitelesítés köteles eszközök Revízió köteles eszközök Adott időszakban esedékes felülvizsgálatok Adott időszakban esedékes kalibrálások Bizalmas! 45/136

46 Adott időszakban esedékes hitelesítések 10.8 Adott időszakban esedékes revíziók 10.9 Éves tervezési lista felhasználónként Éves tervezési lista megnevezés szerint Éves tervezési lista csoportkód és megnevezés szerint 45. ábra Felülvizsgálat köteles eszközök 4.18 Műszerkataszter típusok Ennek a menüpontnak a segítségével tudjuk felvinni a műszerkataszter típusokat. (46. ábra Műszerkataszter típusok) 4.19 Műszerkataszter nevek 46. ábra Műszerkataszter típusok Ennek a menüpontnak a segítségével adhatjuk meg az eszközök műszerkataszteri elnevezéseit. (47. ábra Műszerkataszter nevek) Bizalmas! 46/136

47 4.20 Műszerkataszter 47. ábra Műszerkataszter nevek Ebben a menüpontban adhatjuk meg az eszközök műszaki paramétereit részletesen, szinte függetlenítve az eszközöket az eszköz törzstől. Alapvetően az eszköztörzs adatait át tudjuk venni a műszerkataszteri részébe a programnak, de át is írhatjuk az adatokat a műszaki szakemberek számára fontos adatokra. A menü használatához szükség van arra, hogy az Eszköz adatainak módosítása menüpontban (14. ábra) az adott eszközünk be legyen jelölve műszerkataszter kötelesnek. Amennyiben ez megtörtént és elindítjuk ezt a menüpontot, a következőt fogjuk a képernyőnkön látni: 48. ábra Műszerkataszteri eszközök) 48. ábra Műszerkataszteri eszközök A Felvitel gomb segítségével, egyesével tudjuk felvinni a már kijelölt, de ebbe a menüpontba fel nem vitt eszközöket. Először is ki kell választanunk, hogy nagyértékű, vagy Bizalmas! 47/136

48 kisértékű tárgyi eszközt szeretnénk beletenni a műszerkataszteri menübe (A kisértékű eszközöket a Készlet modulban lehet bejelölni műszerkataszter kötelessé a Cikktörzsben). Ezután a következőt látjuk a képernyőnkön: (49. ábra Új műszerkataszteri eszköz kiválasztása) 49. ábra Új műszerkataszteri eszköz kiválasztása Itt kell kiválasztanunk, azt az eszközt, amelyiket aktuálisan bele szeretnénk tenni a műszerkataszteri körbe. Ha adott eszköznek tartozéka is van, akkor a program megkérdezi, hogy az eszköz tartozékait is fel szeretnénk e venni. A program ezután a Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-hoz tér vissza és az aktuálisan felvitt eszközt jelöli ki, a Módosítás gomb megnyomásával tudjuk felvinni a műszerkataszteri adatokat. (50. ábra Műszerkataszteri adatok módosítása) 50. ábra Műszerkataszteri adatok módosítása Bizalmas! 48/136

49 Azokat az adatokat, amelyek már megvoltak az Eszköz adatainak módosítása menüpontban, megjeleníti a program itt is. Ezek mindegyike felülírható, viszont az itt történt átírás nincs befolyással az Eszköz adataira, ez tulajdonképpen teljesen különálló törzs. Akár az eszköz nevét is megváltoztathatjuk, erre törzset alakíthatunk ki a Műszerkataszter nevek menüpontban. Természetesen ez az adat sem íródik át az Eszköztörzsben. A Rendben gomb megnyomásával tudjuk a módosított adatokat elmenteni. A 48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Törlés gomb segítségével a már felvitt műszerkataszteri eszközöket tudjuk innen kitörölni. Az Eszközök betöltése gombbal tudjuk az Eszköz adatainak módosítása menüpontban kijelölt eszközöket egyszerre betölteni ebbe a táblázatba. Itt is először el kell döntenünk, hogy az eszközöket a tartozékaikkal együtt akarjuk-e itt szerepeltetni. Figyelem! Ez a kérdés az összes eszközre vonatkozik, tehát ha nem mindegyiket szeretnénk a tartozékával, vagy a nélkül beletenni a műszerkataszteri körbe, akkor a kivételt a Felvitel gomb segítségével vigyük fel. A 48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Számlák gomb segítségével tudjuk felvezetni az adott eszközhöz tartozó számlákat. Az eszköz törzsben csak az a számla van felvezetve az eszközhöz, amelyen beszereztük, itt vihetjük föl az ezeken kívüli számlákat. (51. ábra Műszerkataszter, számla hozzárendelés) 51. ábra Műszerkataszter, számla hozzárendelés Az 51. ábra Műszerkataszter, számla hozzárendelés-n látható Felvitel gomb megnyomásakor feljönnek a pénzügyi rendszerből a számlák, amik közül kiválasztható az, amelyiket az adott eszközhöz hozzá szeretnénk rendelni a műszerkataszteri adatoknál. A rögzített számlákat törölni és módosítani is lehet. A módosításra azért lehet szükség, mert nem a teljes számla összeg terheli az adott eszközt, hanem csak egy része, ezt a módosítást is megtehetjük. A48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Szerződések gomb megnyomásával tudjuk felvezetni az adott eszközhöz tartozó szerződést, vagy szerződéseket, ezek lehetnek például karbantartási szerződések is. (52. ábra Műszerkataszter, szerződés hozzárendelés) Bizalmas! 49/136

50 52. ábra Műszerkataszter, szerződés hozzárendelés Az 52. ábra Műszerkataszter, szerződés hozzárendelés-n látható Felvitel gomb megnyomásával betöltésre kerülnek a Rendelés modulból az elkészült szerződések, ezek közül tudjuk kiválasztani a megfelelőeket. Itt módosításra nincs lehetőség, csak törlésre. A 48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Rendelések gomb segítségével tölthetőek be a Rendelés modulból az adott eszközhöz tartozó rendelések. A 48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Munkalap gomb megnyomásával lehetőségünk van arra, hogy adott eszközhöz a Munkalap modulból, munkalapot rendeljünk hozzá. (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.) 53. ábra Műszerkataszter, munkalap hozzárendelés Az 53. ábra Műszerkataszter, munkalap hozzárendelés-n látható Felvitel gomb megnyomásával tudjuk a munkalapokat kiválasztani és hozzárendelni az eszközhöz. Ezeknek a hozzárendelésével tudunk információt nyerni arról, hogy mikor kellett adott eszközt javítani. Bizalmas! 50/136

51 A 48. ábra Műszerkataszteri eszközök-n látható Nyomtatás gomb megnyomásával a felrögzített adatok nyomtathatók ki. A listák a következők: Műszerkataszter lista Adott szerződéshez tartozó eszközök Adott eszköz javításai Adott eszköz munkalapjai Lejárt validációs eszközök Felhasználónkénti lista validációs dátummal Validációs éves tervezési lista Kataszter karton Számítógép konfigurációk Itt lehet egymáshoz rendelni olyan számítástechnikai eszközöket, amelyeket nem kívánunk tartozékként nyilvántartani, ugyanakkor hozzá szeretnénk kapcsolni ebben az összerendelésben egy adott eszközhöz. Például lehet ez egy monitor, amit az alapgéphez szeretnénk hozzárendelni. Az így összekapcsolt eszközökről listát készíthetünk. 5 JELENTÉSEK 5.1 Alleltár/Működési hely összerendelés Mielőtt bármelyik jelentésünket elkészítenénk célszerű ezzel a menüponttal kezdenünk a munkát. Ennek a menüpontnak a segítségével lehetőségünk van arra, hogy megadjuk a rendszerben használt felhasználói kódokhoz/alleltári egységekhez az EMKI, valamint az OEP jelentéshez szükséges kódokat. Bizalmas! 51/136

52 54. ábra Alleltár/Működési hely összerendelés A menü elindítása után az 54. ábra Alleltár/Működési hely összerendelés látható. Módosítás menüpontban van lehetőség a kódok mellérendelésére. (55. ábra Alleltár kódhoz való hozzárendelés) Itt adhatjuk meg az adott alleltárhoz tartozó Ellátás típust, Szervezeti egységet, Munkahelyet, valamint Szerv.név kiegészítést, amelyeket új EMKI adatszolgáltatáshoz igazítottuk. Ezeket a Kódtárakban található törzsből választhatjuk ki. Ha ezt a menüpontot felrögzítettük, akkor már sokkal kevesebb gondunk lesz az OEP és EMKI jelentésekkel, hiszen a program az összerendelés által elvégez néhány automatikus adatfeltöltést. Bizalmas! 52/136

53 5.2 OEP adatok karbantartása 55. ábra Alleltár kódhoz való hozzárendelés Ennek a menüpontnak a segítségével tudjuk elkészíteni az OEP felé a jelentést az eszközeinkről. Az OEP felé minden olyan eszközt le kell jelentenünk, amelynek beszerzési értéke Ft feletti. Ezt az értékhatárt egy paraméter vezérli, ennek a neve: DEF_OEP_OSSZEGHATAR. Ezen a paraméteren kívül be kell állítanunk az első OEP jelentésünk elkészítése előtt még további két paramétert. Ezek: OEP_MEGYEKOD: ennek a paraméternek az értékébe az OEP által meghatározott megyekódunkat kell megadni. OEP_SZOLGKOD: ennek a paraméternek az értékébe be kell írnunk az OEP által az intézetünknek adott szolgáltató kódot, ez a kód azonosítja be az intézetünket az OEP-nél egyértelműen. Amennyiben, ezeket a paraméter értékeket jól felvittük, akkor a programban könnyedén elkészíthető az OEP jelentés. A menüpont elindítása után az 56. ábra OEP adatok karbantása jelenik meg. Mint az ábrán is látható minden egyes eszköznél megjelenik a fenn említett paraméterek kitöltése után az érték a megyekód és a szolgáltató kód oszlopokban. Ezáltal biztosak lehetünk abban is, hogy az elkészített jelentésünk is a mi szolgáltató adatainkat fogja tartalmazni. A Felvitel gombbal új tárgyi eszközt tudunk felvezetni az OEP jelentésünkhöz, ennek a gombnak a lenyomása után a kapott táblázatból kiválaszthatjuk azokat a tárgyi eszközeinket, amelyeket le szeretnénk jelenteni az OEP felé. A Módosítás gomb segítségével a már felvitt adatokat tudjuk javítani, illetve kiegészíteni. A Törlés gomb segítségével eszközt tudunk törölni a jelentésből. Bizalmas! 53/136

54 56. ábra OEP adatok karbantása Az Ellenőrzés gombra kattintás után az Hiba! A hivatkozási forrás nem található. jelenik meg, amiben a program felsorolja azokat az eszközeinket, amelyeknek nem megfelelő, vagy hiányos adatot adtunk meg. Ezt a listát ki is tudjuk nyomtatni, vagy a Kilépés gombra kattintva a táblázat alján, visszatérhetünk az 56. ábra OEP adatok karbantása-hoz. 57. ábra OEP adatok ellenőrzése Az Adatok feltöltése gomb segítségével a program automatikusan elvégzi az eszközökhöz az osztály hozzárendelését, miután a korábban említett módon feltöltöttük a Felhasználókód/Működési hely összerendelés táblázatot, amelyben az Osztálykód és Alosztálykód is megadható. Bizalmas! 54/136

55 A Nyomtatás gomb segítségével ki tudjuk nyomtatni az éppen aktuálisan a jelentésben lévő eszközeinket és azok adatait. Az Export gomb segítségével készíthetjük el a feladó állományt olyan formában, ahogyan azt az OEP elvárja tőlünk. Ilyenkor egy DBF állomány készül. A gomb lenyomása után a program azt várja tőlünk, hogy megadjuk a pontos helyét annak, ahova a DBF állomány elkészítését várjuk tőle, ez lehet a számítógépünk bármelyik meghajtója. Amennyiben megadtuk a pontos helyet, a program elkészíti a fájlt és nekünk nincs más dolgunk, mint hogy eljuttassuk az OEP-hez. 5.3 EMKI felé történő adatszolgáltatás ORKI adatok karbantartása (megjelenítés szinten) ORKI adatok karbantartása menüpontban van lehetőség azoknak az adatoknak a megtekintésére, amelyek az adott tárgyi eszközről korábban ORKI nyilvántartáshoz, illetve adatszolgáltatáshoz szükségesek voltak. Tehát, itt már csak megtekinthetjük korábbi ORKI adatainkat, de jelentésünket már EMKI különböző adat karbantartási menüpontjai alatt kell elvégeznünk! 58. ábra ORKI adatok karbantartása) ábra ORKI adatok karbantartása EMKI gép-, műszeradatok karbantartása Már állományba vételi bizonylat készítésekor lehetőséget ad a program arra, hogy adott eszközhöz azonnal felvigyük az EMKI adatait. Ehhez az kell, hogy az ORKI_KELL paraméter értékét IGEN-re állítsuk. Állományba vétel után a program felteszi a kérdést, hogy szeretnénk e az eszközhöz EMKI adatot felvinni. Amennyiben Igen-t választunk, úgy a program felhozza az 59. ábra EMKI adatfelvitel állományba vételkor-t, és itt lehetőségünk van arra, hogy kitöltsük az adatokat. A korábban már ismertetett Kódtárakat tudjuk használni törzsadatként. Bizalmas! 55/136

56 59. ábra EMKI adatfelvitel állományba vételkor Amennyiben az eszközök állományba vételekor NEM-et választunk, akkor a program megkérdezi, hogy az eszközt betegye e az EMKI kötelesek közé. Ha erre a kérdésre IGEN-nel válaszolunk, akkor automatikusan beteszi az eszközt az EMKI köteles eszközök közé, amennyiben itt NEM-et válaszolunk, és később mégis úgy döntünk, hogy adott eszköz EMKI köteles, akkor sem történt visszafordíthatatlan hiba. Amennyiben állományba vételkor nem tettük be az eszközeinket az EMKI kötelesek közé, akkor ezt pótolhatjuk ebben a menüpontban a Felvitel gomb segítségével. A gomb megnyomása után feljön egy táblázat, (59/a ábra) amelyből kiválaszthatjuk azt az eszközt, amelyet jelenteni szeretnénk az EMKI felé. Bizalmas! 56/136

57 59/a ábra EMKI adatfelvitelkor eszköz kiválasztás Amennyiben az IDEGEN_ORKI paraméter értékét is IGEN-re állítjuk, akkor a program arra is lehetőséget ad, hogy a nálunk lévő, de idegen tulajdonban lévő eszközökről is jelentést tegyünk. Az eszközök adatait a Módosítás gomb segítségével tudjuk feltölteni, kiegészíteni, javítani. (58. ábra ORKI adatok karbantartása) 60. ábra EMKI adatok módosítása Bizalmas! 57/136

58 Mint azt az 60. ábra EMKI adatok módosítása is mutatja a program az eszköz eddig ismert adatait megmutatja, és pótolhatjuk a hiányzókat, illetve javíthatjuk a rosszul felvitt adatokat. A 61. ábra EMKI adatok karbantartása-n látható Menü gomb alatt találunk több funkciót, amelyek segítségével elkészíthetjük EMKI jelentésünket, kinyomtathatjuk, illetve exportálhatjuk adatainkat, frissíthetjük szótárainkat EMKI honlapjáról általunk letöltött fájlokból, és feltölthetjük szervezeti kód munkahely adatainkat kétféleképpen (ki nem töltött sorokra, és minden sorra vonatkozóan). EMKI jelentés készítése 61. ábra EMKI adatok karbantartása Ebben a menüpontban készíthető el az az xml formátumú jelentés, amely az EMKI adatszolgáltatási kötelezettségnek megfelel. Azonosítók konvertálása A korábbi ORKI jelentésekben az eszköz azonosító egy max. 5 karakteres azonosító volt, mely nem minden esetben egyezett meg az Intézmény által használt leltári számokkal. Az új EMKI jelentésben lehetőség van a valós leltári számokkal készíteni jelentést az eszközökről. Szótárállományok frissítése 1. A oldalra belépve a Lekérdezések menüpontot választva a frissíteni kívánt szótárat meg kell nyitni (pl. Cégek (gép-műszer)) 2. A fenti oldalválasztó sávban megjelenő "Select a format" legördülő menüből válasszuk az "XML file with report data" lehetőséget és ezután kattintsunk az "Export" linkre. Bizalmas! 58/136

59 3. Mentsük az állományt a felkínált néven (MedicalCompany.xml) tetszőleges helyre. Fontos! A felkínált nevet tartsuk meg. 4. Jelentkezzünk ki a honlapról. 5. Erre a menüpontra kattintva a mentett xml állományt be lehet importálni. 6. A betölthető szótár (xml) állományok a következők: Karbantartási összegek feltöltése Beimportálható szótárállományok A felülvizsgálat során megadott karbantartási költségek emelhetők át ebben a menüpontban. Hibajegyzék Bizalmas! 59/136

60 A Hibajegyzék segítségével leellenőrizhető, hogy a felhasználó által felvitt gép-műszer adatok (gyártó, műszerkód, ORKI kód) mennyire felelnek meg az EMKI által kiadott műszertörzsben szereplő adatoknak EMKI épületkataszteri adatok karbantartása Korábban ORKI ingatlankataszteri adatok karbantartásánál megszokottak alapján lehetőségünk van 62. ábra mutatta lehetőségek szerint intézmény, telephely, épület és szervezeti egység adatokat megadni. Bizalmas! 60/136

61 62. ábra EMKI Épületkataszteri adatok megadása Megfelelő lapot (Intézmény adatok, Telephely adatok, stb) kiválasztva és Felvitel gombra kattintva megadhatjuk adatainkat, majd Mentés gombot használva rögzíthetjük azokat. Minden lap, minden adatát tetszőlegesen szerkeszthetjük, azaz módosíthatjuk, és törölhetjük is. A Szótár gomb segítségével hasonlóan, mint a gépeknél a különböző szótárállományok tölthetők be. Ha minden adatot felvittünk, elkészíthetjük jelentésünket, Export gombra kattintva. 63. ábra EMKI Épületkataszteri jelentés készítése) 63. ábra EMKI Épületkataszteri jelentés készítése Bizalmas! 61/136

62 5.3.4 EMKI informatikai adatok karbantartása A korábbi ORKI jelentésekben ezen adatszolgáltatási kötelezettség nem szerepelt. Ezen menüpont DEMO változatban érhető el, amelyben csak néhány rekordot rögzíthet, jelentést nem készíthet. Ha a teljes változatot szeretné használni, Ügyfélszolgálatunkon keresztül megrendelheti. Megfelelő lapot (Intézmény adatok, Telephely adatok, stb) kiválasztva és Felvitel gombra kattintva megadhatjuk adatainkat, majd Mentés gombot használva rögzíthetjük azokat. Minden lap, minden adatát tetszőlegesen szerkeszthetjük, azaz módosíthatjuk, és törölhetjük is. A Szótár gomb segítségével hasonlóan, mint a gépeknél a különböző szótárállományok tölthetők be. Ha minden adatot felvittünk, elkészíthetjük jelentésünket, Export gombra kattintva EMKI energia adatok karbantartása Ezen menüpont hasonlóan működik az informatikai kataszterhez. 6 MOZGÁSOK 6.1 Bizonylatok (F4) A tárgyi eszköz állományban bekövetkező mennyiségi, érték és leltárra vonatkozó változásokat az alapokmány alapján lehet lekönyvelni a rendszerben, természetesen itt is a változásnak megfelelő bizonylat létrehozásával. Ezzel ellenőrizhető, hogy egy ilyen adatváltozás mikor, ki által következett be. A tárgyi eszköz változásához rendelt bizonylatok egyedi, automatikus sorszámot kapnak. Egy bizonylatszámhoz több bizonylati sor is tartozhat, ezeket a bizonylat tétel sorszámával különböztetjük meg. A bizonylati tétel sorszámát is automatikusan adja a program. A tárgyi eszközök körében használható bizonylatfajtákat három nagy csoportba osztottuk. Első az állomány mennyiségi növekedésével járó mozgások, azaz az állománynövekedések. Második az állomány mennyiségi csökkenésével járó bizonylatok csoportja, az állomány csökkenések. Harmadik pedig az eszközváltozások, melyek eszköz mennyiségi változással nem járnak, csak egy eszközön belül történik valamilyen változás. Azt, hogy egy adott bizonylat milyen jellegű változást ír le, a bizonylat mozgásnemével különböztetjük meg. A mozgásnemeket a Mozgásnem törzsben nézhetjük meg. (35. ábra Mozgásnem törzs) Mielőtt rátérnénk a mozgás funkciók részletes ismertetésére, lényegesnek tartjuk elmondani, hogy az adott évben lekönyvelt bizonylatok képezik a főkönyvi feladás alapját. (Ez nem vonatkozik a 0 számjeggyel kezdődő mozgásnem kóddal rendelkező bizonylatokra, hiszen azok nem hatnak az intézet vagyonára.) Ebből következően, célszerű nagy gondossággal eljárni a megfelelő mozgás funkció kiválasztásánál. Bizalmas! 62/136

63 A bizonylatok menüpont elindítása után a 64. ábra Bizonylatok-n látható táblázat jelenik meg. 64. ábra Bizonylatok Az 64. ábra Bizonylatok-n érdemes megfigyelni, hogy a táblázat felett baloldalon megjelenik a Szűrés: Aktuális hónap felirat. A program alapbeállítása az, hogy az aktuális hónapra vonatkozó bizonylatokat jelenítse meg. Ez azért van így, hogy ha nagy mennyiségű bizonylat van a rendszerben, akkor se tartson sokáig az adatok leválogatása, hiszen általában ebben a menüpontban új bizonylatot akarunk felvinni, nem pedig visszakeresni egy régebbit. Ha azonban szükségünk van a régebbi dátummal felvitt bizonylatok megjelenítésére, akkor a Szűrés gomb segítségével más szűrési feltételt is választhatunk, attól függően, hogy milyen információ áll a rendelkezésünkre a keresésben. A keresést a Szűrés gombon kívül a Rendezés gomb is segíti. Ennek alapbeállítása a Bizonylat sorszáma, természetesen ezen is változtathatunk bármikor. A 65. ábra Bizonylatok, menü mutatja meg nekünk azt, hogy a Bizonylatok menüpontban milyen műveleteket tudunk elvégezni. A leggyakrabban használt menüpontokat megtalálhatjuk kis ikonként is, ezek használatával gyorsíthatjuk a munkánkat. Látható továbbá, hogy itt is, mint ahogyan azt az Eszközök adatainak módosítása menüpontban már megismerhettük, a program különböző színeket használ arra, hogy a bizonylatok állapotát szembetűnően ábrázolja. A színek jelentését a program a bizonylatok felsorolása fölött jeleníti meg. Bizalmas! 63/136

64 65. ábra Bizonylatok, menü Sztornózás Ebben a menüpontban az aktuális könyvelési évben felvitt és elrontott bizonylatok sztornózására van lehetőség. Ezt a menüpontot csak akkor hívjuk meg, ha a mozgások főfunkció kiválasztása után a képernyőn megjelenő bizonylatok listáján már kiválasztottuk a sztornózni kívánt bizonylatot, és kijelöltük azt. A menüpont elindítása után a rendszer a következő kérdést teszi fel. Ha az IGEN gombra kattintunk, akkor a program elvégzi a stornózást. A sztornózás nagyon kényes művelet, hiszen előfordulhat, hogy már adott eszközhöz több bizonylatot is rögzítettünk és mégis ki kellene sztornóznunk a bevételezést. A sztornózást az adott eszközhöz történt bizonylatok esetében időrendben visszafelé történhet. Sztornóznunk csak a még le nem zárt időszakban lehet, mindaddig, amíg el nem készült az értékcsökkenés elszámolás és a főkönyvi feladás. Amennyiben olyan bizonylatot akarunk sztornózni, amit már feladtunk a főkönyv felé, akkor a program a következő üzenetet küldi nekünk. Bizalmas! 64/136

65 Ha a sztornózásra kiválasztott bizonylat nem az adott eszköz utolsó bizonylata, a következő üzenet jelenik meg. Ha sikerült az adott bizonylatot sztornóznunk, akkor az, természetesen nem tűnik el, hanem szürke színnel benne marad a bizonylatok között, azonban az eredeti bizonylat miatt bekövetkezett változás az állományunkban semmissé válik, visszaáll az eredeti állapot Pénzügyi ellenőrzése A pénzügyi ellenőrzés azt jelenti, hogy értéket adunk az eszközünknek. Ennek az értéknek minden esetben meg kell egyezni a számlán szereplő összeggel, amelyik később a főkönyvi könyvelésben is könyvelésre kerül majd, hiszen a tárgyi eszköz szolgáltatja az analitikát a főkönyv felé, így az összegeknek minden esetben meg kell egyezniük. Azoknak a bizonylatoknak az esetében, ahol ezt a funkciót nem kell, vagy nem lehet használni, ott nem aktív (halványszürke) a pénzügyi ellenőrzés menüpont és ikon. Amennyiben már korábban ellenőrzött bizonylatot szeretnénk újra ellenőrizni, az értékadatok módosítására csak akkor van mód, ha még nincsen kontírozva a bizonylat; nem szerepelt még főkönyvi feladásban; illetve ha az adott tárgyi eszközre még nincsen az ellenőrizendő bizonylat után más bizonylat (kivételt képeznek a felhasználói mozgások bizonylatai, illetve ha tartozéknövekedési bizonylatok vannak, és azok még nincsenek ellenőrizve). Ha tehát ilyen ok miatt nem lehet újra ellenőrizni a bizonylatot, akkor azt tehetjük, hogy az értékmódosító mozgásnemekkel korrigáljuk az eszköz bruttó értékét, vagy elszámolt értékcsökkenését. Amennyiben egy több sorból álló (eszköz+tartozékai) bevételi bizonylatot kell ellenőriznünk, akkor az ellenőrzés ebben az esetben mindig először a tartozék felviteli bizonylatokkal kezdődik, majd legvégül kerül sor az eszköz bevételezési bizonylatra. Bizalmas! 65/136

66 A tartozék bevételezési bizonylatok ellenőrzésekor a 66. ábra Tartozék beszerzés pénzügyi ellenőrzése-n látható adatbeviteli képernyőn dolgozunk. Minden esetben a tartozék egyedi értékét kéri a program, akkor is, ha több darab van belőle, ilyenkor a program majd felszorozza a darabszámmal. 66. ábra Tartozék beszerzés pénzügyi ellenőrzése Amennyiben az eszköz állományba vétele során tartozékot, vagy tartozékokat is vittünk fel, a tartozéknövekedési bizonylatok ellenőrzése után, amikor az eszközre kerül a sor, a program az addig a tartozékoknak megadott összes értéket itt felajánlja az eszköz bruttó értékének. (67. ábra Pénzügyi ellenőrzés) Tartozékok értékének természetesen 0 forintértéket is meg lehet adni, hiszen előfordulhat, hogy a számlán nem tüntetik fel a tartozék értékét, illetve lehetséges, hogy mi csak azért szeretnénk a tartozékokat külön nyilvántartani, hogy azokat is leltárba tudjuk venni. A tárgyi eszköz értékének megadásakor a felvitt tartozékok értékét természetesen fölül lehet írni, de csak a tartozékok összértékénél nagyobb értékkel. Az eszköz bruttó értékének mindig a teljes beszerzési költséget kell megadni, tehát a tartozékai értékét is tartalmaznia kell. Amennyiben a pénzügyi ellenőrzéskori összes fontosnak ítélt adatot megadtunk, akkor az Ok gombra kattintva elmentjük a bevitt adatokat. (Gyakorlati jó tanácsként megjegyzem, hogy a számla belső sorszámát célszerű megadni, mivel ez a későbbiek során segítségünkre lehet adategyeztetéskor.) Ettől kezdve az eszközünk értékkel szerepel az állományunkban. Bizalmas! 66/136

67 6.1.3 Kontírozás 67. ábra Pénzügyi ellenőrzés A pénzügyi ellenőrzés után a következő lépés a kontírozás. Ezzel tulajdonképpen azt a forgalmi, felújítási, és áfa, vagy állományi főkönyvi számot adjuk meg az eszközhöz, amelyen a nyilvántartásban szerepelnie kell. Ha volt mögötte pénzforgalom, akkor forgalmi, vagy felújítási és áfa számlaszámokra kell kikontíroznunk a tételt, annak megfelelően, hogy milyen mozgásnemmel vittük fel, és hogy a főkönyvben milyen számlaszámon tartják nyilván. Amennyiben nem volt mögötte pénzmozgás, akkor állományi számlaszámra kell kikontíroznunk az eszközt. Több okból is fontos, hogy különbséget tegyünk a kontírozás alkalmával a pénzforgalmi és nem pénzforgalmi tételek között, hiszen a nem pénzforgalmi tételeket, tehát amiket állományira kontírozunk, negyedévente feladjuk a főkönyv felé. Azokat a tételeket, amelyeket pénzforgalmi számlaszámra kontírozunk a tárgyi eszköz modulban, nem kerülnek feladásra a főkönyv felé, hiszen azokat pénzforgalmi mivolta miatt a főkönyv egyébként is lekönyveli. A rendszer sok mozgásnem bizonylatait automatikusan kontírozza, így azokat már nekünk nem kell újra (pl. értékesítés, selejtezés, stb.). Csak a pénzügyileg ellenőrzött bizonylatok kontírozhatóak, vagyis csak a piros színű bizonylatok. Amennyiben a kiválasztott bizonylat még nincsen pénzügyileg ellenőrizve, akkor a kontírozás menüpont és ikon nem aktív (halványszürke színű). Bizalmas! 67/136

68 A Kontírozás ikonra kattintva, vagy a menüből elindítva ezt a menüpontot, a program először az áfára tesz fel egy kérdést. Ez azt jelenti, hogy az eszköz bruttó értékébe bele lett-e számítva az ÁFA összege is, vagy nem. Azoknál az eszközöknél, melyet adómentes tevékenység végzéséhez használnak, a bruttó értékbe az ÁFÁ-t is bele kell venni. Azon eszközöknél, amelyeket viszont adóköteles tevékenységhez használják (vagy az eszköz számláját az ÁFA nyilvántartásban az arányosítási körbe vették nyilvántartásba) az analitikus nyilvántartásban a bruttó értékbe nem szabad az ÁFÁ-t belevenni. Amennyiben erre a kérdésre válaszoltunk a 68. ábra Kontírozás jelenik meg. Itt kell eldöntenünk, hogy hány százalékos áfa kulcsú az eszközünk, általában a tárgyi eszközök 27%-os áfa tartamúak, ezért a program automatikusan ezt ajánlja fel, természetesen ez módosítható. Fordított ÁFA esetén a Fordított ÁFA használata check boxba pipát kell tennünk. Ekkor a program a Főkönyvi törzsbe megadott fordított ÁFA főkönyvi számokra fogja elszámolni az ÁFA összegét. A következő, amit el kell döntenünk, hogy milyen főkönyvi számlaszámra kell kikontírozni az eszközt. Mint már korábban is olvashattunk a kontírozásnál az a fontos, hogy a pénzforgalom megtörtént-e, vagy sem. Amennyiben megtörtént, úgy vásárlási, felújítási és áfa számlaszámokat kell választanunk, a mozgásnemnek megfelelően. Ha nem történt pénzmozgás, akkor az állományi számlaszámot kell választanunk. Ez esetben az eszközváltozás értéke feladódik a főkönyv felé a negyedév végén. A kiválasztott főkönyvi szám melletti zöld nyílra kattintva a program kiszámolja a megfelelő értékeket, természetesen ezt a megbontást a kapott számlának megfelelően korrigálhatjuk, hiszen a kerekítések miatt különbségek mutatkozhatnak. A lényeg, hogy a jobb felső sarokban lévő összeg teljes egészében felosztásra kerüljön. Bizalmas! 68/136

69 68. ábra Kontírozás Amennyiben a Rendben gombra kattintunk, úgy a kontírozást befejeztük, így a bizonylatunk tejes egészében elkészült, és a Bizonylat gombra kattintva kinyomtatható. Ebben a fázisban az eszközünk teljes egészében az állományunkba került, elszámolható rá értékcsökkenés, készíthetünk rá bármilyen mozgást is Kontírozás törlése Ezt a funkciót akkor kell használni, ha például pénzügyileg, újra kell ellenőriznünk egy bizonylatot. Ha ez a bizonylat már kontírozva van, a pénzügyi ellenőrzés menüpont és ikon mindaddig nem aktív, míg a törlést el nem végezzük. Tehát ebben az esetben, ha újra akarjuk ellenőrizni a bizonylatot, a kontírozást előbb törölni kell. A bizonylatok bármikor újrakontírozhatóak, mindaddig, míg a bizonylat be nem került a főkönyvi feladásba. Főkönyvi feladás után már nem Pénzügyi rendezés A menüpont elindítása után a 69. ábra Pénzügyi rendezés jelenik meg. Ennek a menüpontnak a segítségével a korábban indokkal, vagy indok nélkül nem megfelelően kontírozott, lezárt időszak bizonylatainak értékei módosíthatóak. Példa lehet a használatára: adott évben bevételezett eszközt részletekben fizet ki az intézet. Ebben az esetben a bevételezett eszköz értékének egy része vásárlási főkönyvi és áfa számlaszámon van, másik része viszont állományi főkönyvi számlaszámon. Újabb részletfizetés esetében az állományi számlaszámon lévő forintértéket csökkentenünk kell és növelnünk a vásárlási és áfa számlaszámon lévő összeget az adott időszak törlesztő részletével. Bizalmas! 69/136

70 69. ábra Pénzügyi rendezés Pénzügyi rendezés végrehajtása csak az adott évben készült bizonylatokra lehetséges. A pénzügyi rendezés elvégzéséről a program természetesen készít egy bizonylat párt, melyek bekerülnek a következő főkönyvi feladásba, ezért a főkönyvben ezt könyvelni már nem kell Beszerzési források A beszerzési források menüpont elindítása után a 70. ábra Beszerzési források megadása jelenik meg. Itt a felosztandó összeg mezőben az az összeg jelenik meg, amelyet az adott bizonylat tartalmazza. Az Új (F2) gomb segítségével ki tudjuk választani, hogy milyen forrásból valósult meg a beruházásunk. Természetesen ezt a menüpontot csak azok használják, akiknek erre szükségük van. Mint már korábban is olvashattuk a beszerzési forrásokat, öt alap beszerzési forrással láttuk el, ezek a Törzsek menüpont alatt találhatóak és ott is módosíthatóak. (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.). Egy bevételezéshez nagyon sokféle beszerzési forrás is megadható. A lényeg, hogy a beszerzési források mellé értéket is rendelnünk kell, és ezek az értékek összességében, nem lehetnek nagyobbak az eszköz beszerzési értéknél. Bizalmas! 70/136

71 6.1.7 Járulékos adatok módosítása 70. ábra Beszerzési források megadása Ebben a menüpontban a bizonylat felvitel, valamint pénzügyi ellenőrzés közben megadható iktatószám, vagy hivatkozási szám, bankkivonat szám, számlaszám, rendelés szám, külső bizonylat szám, a megjegyzés, és az egyéb kódok utólagos megadására, módosítására van lehetőségünk. (71. ábra Járulékos adatok módosítása) Az itt módosított adatok a kartonon és a bizonylaton is módosulni fognak. 71. ábra Járulékos adatok módosítása Bizalmas! 71/136

72 6.2 Állománynövekedés (F2) meg. A menüpont elindítása után a 72. ábra Állománynövekedés látható képernyő jelenik 72. ábra Állománynövekedés Mint az a 72. ábra Állománynövekedés-n is jól látható, a bal felső sarokban lévő négy ikonból csak az Új felvitel (F2) gomb aktív. Amennyiben már vittünk fel eszközt ebbe az ablakba, akkor a többi ikon is aktívvá válik, ezáltal lehetőségünk lesz, a már felvitt, de el nem mentett bizonylati adatok módosítására, törlésére és ismétlésére. Az Ismétlés gomb nagyon hasznos tud lenni abban az esetben, amikor egyszerre több gépet, készüléket vásárolt az intézet ugyanattól a szállítótól és az eszközök legtöbb adata megegyezik. Az 72. ábra Állománynövekedés-n jól látható, hogy két részre oszlik a képernyő, a felső részben tudjuk felvinni az eszköz, vagy eszközöket, az alsó részben pedig adott eszköz tartozékait, abban az esetben, ha a vásárlás egy időpontban történt. Természetesen, ha később vásárolunk tartozékot egy már meglévő eszközhöz, akkor azt nem itt rögzítjük, hanem az Eszköz tartozékváltozások menüpontban (erről a későbbiekben olvashatunk bővebben). A felvitt adatok mindaddig módosíthatóak, törölhetőek, amíg a Végrehajt gombra, rá nem kattintunk. Tehát a bizonylat tételeinek a mentése csak a Végrehajt gomb megnyomásával, történik. Új állománynövekedést tehát az Új felvitel (F2) gomb megnyomásával kezdeményezhetünk. A gomb megnyomása után a 73. ábra Állományba vétel felvitele jelenik meg. A program alaphelyzetben az állománynövekedés típusának az Új eszköz beszerzését ajánlja fel (a zárójelben írt szám a mozgásnem kódot jelöli), természetesen a lenyíló gomb segítségével más mozgást is kiválaszthatunk. Ezek: Saját kivitelezésű beruházás állományba vétele (10) Új eszköz beszerzés (11) Használt eszköz beszerzése (12) Térítésmentes átvétel (13) Átszervezés miatti átvétel (14) Átminősítés tartozékból (151) Bizalmas! 72/136

73 Átminősítés miatti növekedés (152) Átminősítés eszköz tartozékból (153) Egyéb növekedés (16) Leltár többlet (17) Idegen eszköz bevételezése (18) 73. ábra Állományba vétel felvitele Az eszköz felhasználójának a program a Raktár-t ajánlja föl, hiszen általában a bevételezés a Központi Raktárra történik. Természetesen itt is van választási lehetőségünk: Alleltár Személy Raktár Mint azt a 73. ábra Állományba vétel felvitele-n is láthatjuk, a dátumok automatikus beírásra kerülnek, még pedig annak a dátumnak megfelelően, amit a 3. ábra-nak megfelelően belépéskor megadtunk. Ezeket a dátumokat természetesen módosíthatjuk is, azonban fontos, hogy a dátumokat olyan módon változtassuk, ahogyan az eszközzel történő mozgás történik. (pl.: ha visszadátumozzuk az üzembe helyezés dátumát, akkor a többi dátumot is módosítanunk kell, hiszen az nem lenne logikus, ha a szállítás dátuma, vagy éppen a gyártás dátuma későbbre esne, mint az üzembe helyezés dátuma) A dátumok között a legfontosabb szerepe az Üzembe helyezés dátumának van. Az eszköz bevételezése után ettől az időponttól fogja a program számolni a napi értékcsökkenést, tehát ezt a dátumot célszerű jól megadni, hiszen ez a későbbiekben nem módosítható. Állománynövekedés rögzítésekor kötelezően kitöltendő adat: Állománynövekedés típusa Eszköz felhasználója Eszköz megnevezése Bizalmas! 73/136

74 Azonosító (a tárgyi eszközöknek a számviteli szabályok szerint gazdasági szervezeten belül egyedi azonosítójának kell lennie. Ennek egyediségét a program minden esetben ellenőrzi. Ez az érték a későbbiek során nem módosítható, ez kíséri végig a tárgyi eszközt a rendszerben. Az azonosító kiosztás a programban automatikusan is történhet, amennyiben az AUTOAZON paraméter értékét Igen-re állítjuk és az AUTOAZONHOSSZ nevű paraméter értékét is megadjuk. Ez utóbbi az azonosító hosszát jelöli. (Az automatikus azonosító kiosztásnak azonban különböző feltételei vannak, ezzel kapcsolatban kérem, hogy a CompuTREND Kft munkatársaival vegyék fel a kapcsolatot) Főkönyvi szám (ide az ingatlan, vagy tárgyi eszköz jellegének, használatának megfelelő főkönyvi számlaszámot kell beírnunk. Csak olyan főkönyvi számot vihetünk fel az eszközhöz, amelyik szerepel a már korábban említett Főkönyvi törzsben (33. ábra Főkönyvi törzs) Üzembe helyezés dátuma Bizonylat dátuma Gyártás dátuma Szállítás dátuma A többi adatot is érdemes kitölteni, ha az információ a rendelkezésünkre áll, mert a későbbiekben hasznát vehetjük. Ha valamelyik kötelezően kitöltendő mezőt nem töltöttünk ki, akkor erre a program figyelmeztet, addig nem enged kilépni ebből az ablakból, amíg minden fontos információt meg nem adtunk. Amennyiben felvittük az összes információt, akkor a Rendben gombra kattintva visszatérünk a 72. ábra Állománynövekedés-hoz. Ezután, ha van tartozéka az eszközünknek, akkor azt a táblázat alsó részében lévő Új felvitel (Ctrl+F2) gombra kattintva a 74. ábra Eszköz tartozékának felvitelejelenik meg. Itt meg kell adnunk a tartozék nevét és darabszámát. Az Ismétlés gombra kattintva az eszközhöz tartozó következő tartozékot is fel tudjuk rögzíteni, felkínálva az utoljára rögzített tartozék adatait. A Rendben gombra kattintva visszatérünk a 72. ábra Állománynövekedés-hoz. 74. ábra Eszköz tartozékának felvitele Miután felvittük az eszközt és az esetleges tartozékokat, akkor a Végrehajt gombra kattintás után, elkészül a bizonylat. Bizalmas! 74/136

75 Ezután, amennyiben az EMKI adatok felvitelére vonatkozó fejezetnek megfelelően be van állítva az EMKI-ra vonatkozó paraméter( ORKI_KELL), akkor a program felteszi az említett fejezetben leírt kérdéseket, és lehetőségünk nyílik az EMKI adatok felvitelére is. Miután ezzel is megvagyunk, a program egy kis ablak segítségével megadja, hogy az új bizonylatunk milyen sorszámot kapott.(75. ábra Elkészült állománynövekedési bizonylatok) Ezt az üzenetet elfogadva megjelenik a 65. ábra Bizonylatok, menü. Ezen a képernyőn az elkészült bizonylatunk kék színű lesz, ennek megfelelően el kell végeznünk a Pénzügyi ellenőrzést, annak megfelelően, ahogyan ezt a korábbiakban már említettük (67. ábra Pénzügyi ellenőrzés) és a Kontírozást (68. ábra Kontírozás). 75. ábra Elkészült állománynövekedési bizonylatok Az elkészült bizonylatot a 65. ábra Bizonylatok, menü jobb felső sarkában látható Bizonylat gombra kattintva tudjuk kinyomtatni. A bizonylatok nyomtatásakor nyomtatási sorszámot is kaphatnak a bizonylatok, amennyiben a BIZONYLAT_SORSZAMOZAS paraméter értékét Igen-re állítjuk. Az ugyanitt található Jegyzőkönyv gombra kattintva Üzembe helyezési jegyzőkönyvet tudunk nyomtatni, melynek használatát a törvény, kötelezően előírja számunkra. Bizonylat is és üzembe helyezési jegyzőkönyv is többször kinyomtatható Új eszköz beszerzés (11) Ez az egyik legáltalánosabb mozgásnem, amelyet a programban használunk. Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk felvinni a rendszerünkbe az új beszerzésű eszközeinket. Ha kiválasztjuk az állománynövekedés menüpontot, az Új felvitel gombra kattintva a következő képernyő jelenik meg (76. ábra Új eszköz beszerzés). Bizalmas! 75/136

76 76. ábra Új eszköz beszerzés Az Új eszköz beszerzés mozgásnemet ajánlja fel a program automatikusan, aztán meg kell adnunk az új eszközünk egyedi azonosítóját, főkönyvi számát, nevét, az eszköz felvevőjét. A többi adat kitöltése nem kötelező, hiszen a dátumokat a program automatikusan a bejelentkezéskor megadott dátummal tölti fel, de ezeket adott esetben módosítanunk kell. A legfontosabb dátum az Üzembe helyezés dátuma. Ennek pontos megadására azért van szükség, mert a program ettől a dátumtó kezdve számolja az eszköz értékcsökkenését. A Rendben gomb megnyomása után lerögzítjük a felvitt adatokat, de a bizonylat még nem készül el. Ekkor még lehetőségünk van a felvitt adat módosítására, törlésére és ismétlésre is. Amennyiben az eszköznek tartozéka van úgy a 72. ábra Állománynövekedés látható képernyő alsó részében az Új felvitelre kattintva azt is megtehetjük. A Végrehajtás gomb segítségével tudjuk a programban lerögzíteni a bizonylatot. Az elkészült bizonylatot pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni kell. Saját kivitelezésű beruházás állományba vétele (10) Ezzel a mozgásnemmel tudjuk felvezetni a saját kivitelezésben végrehajtott beruházásainkat. Az állománynövekedés menüpont kiválasztása után az Új felvitel gomb megnyomásával ki kell választanunk ezt a mozgásnemet (77. ábra Saját kivitelezésű beruházás felvitele) Bizalmas! 76/136

77 77. ábra Saját kivitelezésű beruházás felvitele Az itt felvitt eszközünknek is kell nevet, azonosítót, főkönyvi számot, eszköz felvevőt megadnunk és ne feledkezzünk meg az üzembe helyezés dátumáról sem. Ez a dátum azért fontos, mert a program ettől a dátumtól kezdődően számolja az értékcsökkenést. Amennyiben tartozékot is szeretnénk rögzíteni a felvitt eszközhöz, úgy a 72. ábra Állománynövekedéslátható képernyő bal alsó részében tudjuk megtenni. Az elkészült bizonylatot pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni kell Térítésmentes átvétel (13) Ezzel a mozgásnemmel tudjuk felvezetni a térítésmenetesen kapott eszközeinket a rendszerbe (pl. ajándék). A munka menete megegyezik a korábban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy már ekkor lehetőségünk van a bruttó érték és az értékcsökkenés megadására. (78. ábra Térítésmentes átvétel). Bizalmas! 77/136

78 78. ábra Térítésmentes átvétel Mivel térítésmentes átvétel esetén nincs pénzmozgás, ezért a kontírozás csak állományi számlaszámra lehetséges, amit a program automatikusan elvégez Használt eszköz beszerzés (12) Ezzel a mozgásnemmel tudjuk felvinni a rendszerünkbe a használt eszközeinket. A bizonylatkészítés menete szinte teljesen megegyezik a Térítésmentes átvétel mozgás rögzítésével. Itt is már a bizonylat felvitele közben megadhatjuk az eszköz bruttó értékét és elszámolt értékcsökkenését. Az elkészült bizonylatot pénzügyileg csak akkor kell ellenőrizni, ha bizonylatrögzítéskor nem adtunk meg értéket. Viszont kontírozni mindig kell Átszervezés miatti átvétel (14) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk állományba venni az átszervezés miatt tulajdonunkba került eszközöket, ingatlanokat. A munkafolyamat megegyezik a térítésmentes átvételnél leírtakkal. A bizonylatot pénzügyileg ellenőrizni (amennyiben nem vittünk be a bizonylat készítésekor értéket) és kontíroznunk kell Átminősítés tartozékból (151), Átminősítés eszköz tartozékból (153) Bizalmas! 78/136

79 Ezekneknek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk a tartozékunkat átminősíteni eszközzé. (79. ábra Átminősítés tartozékból) 79. ábra Átminősítés tartozékból Átminősíteni eszközzé nem csak raktári tartozékot lehet. Tehát amennyiben egy eszköz tartozékát szeretnénk átminősíteni eszközzé, akkor két mozgásnem közül a 153-as kódút kell kiválasztanunk, és ekkor a 79. ábrán szereplő második, Átminősítendő tartozék mező aktív, ahol kiválaszthatjuk egy eszköz tartozékát, feltétele, hogy a tartozék mennyisége 1db legyen. Az eddigi mozgásnemekhez képest meg kell adnunk az átminősítendő raktári tartozékot vagy eszköztartozékot. Az ilyen típusú mozgást sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni nem kell Leltár többlet (17) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk állományba venni a leltározás során fellelt tárgyi eszközeinket. A mozgás felvitelének menete megegyezik a térítésmentes átvétellel. Az így készült bizonylatokat, ha rögzítéskor értékkel láttuk el, pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni sem kell Idegen eszköz bevételezése (18) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk állományba venni az idegen eszközöket, melyet használatra kaptunk, de nem képezik a vagyonunk részét. Ezért az idegen eszközhöz nem tartozik főkönyvi számlaszám. A főkönyvi számlaszám helyén automatikusan az IDEGEN felirat jelenik meg. Bevételezésére azért van szükség, hogy a Bizalmas! 79/136

80 leltárban, EMKI adatszolgáltatásban szerepelhessen. (80. ábra Idegen eszköz bevételezése) 80. ábra Idegen eszköz bevételezése Az idegen eszköz bevételezésekor meg kell adnunk az eszköz nevét és azonosítóját, és ha értékkel szeretnénk szerepeltetni, akkor a bruttó értékét és értékcsökkenését is, de ezek az értékek nem kerülnek bele a vagyonba, csak tájékoztató jellegűek. Idegen eszköz bevételezésekor csak IDEGEN vagy 0-val kezdődő főkönyvi szám adható meg, amit ezeket változtatja, mentéskor hibaüzenetet kap. Ha tartozékot is szeretnénk felvinni az eszközhöz, akkor azt a 72. ábra Állománynövekedés szerinti képernyő bal alsó részében tudjuk megtenni. Az elkészült bizonylatot nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. 6.3 Állománycsökkenés (F8) Az állománycsökkenés menüpont elindítása után a 81. ábra Állománycsökkenés jelenik meg a képernyőn. Bizalmas! 80/136

81 81. ábra Állománycsökkenés Hasonlóan az állománynövekedés rögzítéséhez, a 81. ábra Állománycsökkenés jobb felső sarkában négy ikon található. A belépés után csak az Új felvitel (F2) gomb aktív. A többi akkor válik aktívvá, amint felvittünk egy bizonylatot. Ezután lesz lehetőségünk a bizonylat rögzítése előtt törölnünk, módosítanunk. Itt is, hasonlóan az állománynövekedési mozgásokhoz, megtalálható az Ismét gomb. Nagy hasznát tudjuk venni, amikor több eszközre vonatkozóan szeretnénk ugyanazt az állománycsökkenést felvezetni. Pl. selejtezésnél, ahol a selejtezés dátuma, és a selejtezési jegyzőkönyv száma is megegyezik, és ezeket az Ismét gomb használatával nem kell minden egyes eszköz esetén begépelnünk. Az Új felvitel (F2) gombra történő kattintás után a 82. ábra Új állománycsökkenés felvitele szerinti képernyő jelenik meg. 82. ábra Új állománycsökkenés felvitele Bizalmas! 81/136

82 Állománycsökkenés felvitelekor a program automatikusan az értékesítést ajánlja fel, természetesen a lenyíló ablak segítségével választhatunk az alábbi állománycsökkenési mozgásnemek közül: Értékesítés (21) Selejtezés, megsemmisülés (22) Térítésmentes átadás (23) Beruházás térítésmentes átadása (23T) Átszervezés miatti átadás (24) Átminősítés tartozékká (251) Átminősítés miatti csökkenés (252) Egyéb csökkenés (26) Leltárhiány (27) Idegen eszköz kivezetése (28) Az állománycsökkenés típusa melletti zárójeles számok a mozgásnem kódját jelentik. A következő lépés az, hogy kiválasszuk azt az eszközt, vagy ingatlant, amelyre az állománycsökkenést el szeretnénk végezni. A program az eszköz azonosítóját várja tőlünk, amennyiben ezt nem tudjuk fejből, az eszköz azonosítója mező melletti három pöttyre kattintva megtaláljuk az eszköztörzset, és onnan már a különböző rendezettségek segítségével, ki tudjuk választani a kivezetni kívánt eszközünket. Az eszközök kiválasztása történhet csoportosan is a Shift vagy Ctrl billentyűk használatával. Amennyiben Selejtezést szeretnénk végrehajtani, akkor csak a már korábban említett módon, az Eszköz adatainak módosítása (14. ábra) menüpontban selejtezésre kijelölt eszközök jelennek meg. Tehát selejtezés előtt minden esetben ki kell jelölni selejtezésre az eszközt. Ezen a két kötelezően kitöltendő adaton kívül kötelezően kitöltendő még a Bizonylat dátuma. Ez a dátum megadás azért fontos, hogy pontos legyen, mert amennyiben még nem nullára leírt eszközön hajtjuk végre az állománycsökkenést, úgy a program ennek a dátumnak megfelelően számolja el az értékcsökkenést és a terven felüli értékcsökkenést, ahol arra szükség van. Amennyiben felvezettük a kívánt adatokat, a Végrehajtás gombra kattintva elkészíti a program a bizonylatokat, illetve értékcsökkenés elszámolása miatti bizonylatokat. Ha az eszköznek tartozéka is volt, akkor a program a bizonylatok elkészítése előtt a tartozékokra vonatkozóan tesz fel kérdéseket. 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést a program az eszköz összes tartozékára vonatkozóan felteszi, ennek megfelelően külön-külön dönthetünk a tartozékok további sorsáról. 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése Ha azt szeretnénk, hogy az adott tartozék a továbbiakban az eszközzel együtt kivezetődjön, úgy az Igen gombra kell kattintanunk, ebben az esetben a tartozék csökkenési bizonylatot is elkészíti a program. Bizalmas! 82/136

83 Amennyiben a tartozékot nem szeretnénk az állományunkból lecsökkenteni, úgy a Nem gombot kell választanunk. Ebben az esetben újabb döntés elé állít bennünket a program (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.) 84. ábra Állománycsökkenés esetén az eszköz tartozékának áthelyezése Választanunk kell, hogy adott tartozék hova kerüljön, raktárra, vagy átkerüljön egy másik eszközre. Amennyiben a Raktár-t választjuk, a program elkészíti a bizonylatot, amennyiben az a Másik eszközre történő áthelyezést szeretnénk, úgy választanunk kell, hogy melyik eszközre. Az eszközök közül a három pötty segítségével a törzsből kiválaszthatjuk a megfelelőt. Ennek elvégzésével a program elkészíti a bizonylatokat. Olyan eset is előfordulhat, hogy nagyon sok bizonylatot legyárt nekünk a program a tartozékok ide-oda mozgatásával. Ezeket természetesen nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni, hiszen ezek állományi számlaszámokon és értékcsökkenési számlaszámokon mozognak. Ezeknek az elkészült bizonylatoknak mindegyikét feladja a tárgyi eszköz program a főkönyv felé. Az összes állománycsökkentési mozgásra igaz az, hogy az aktuális könyvelési évben beszerzett eszközre nem lehet addig állománycsökkentést végezni, ameddig az állományba vételi bizonylatot pénzügyileg nem ellenőrizték. Az állományból kivezetés után az eszköz nem tűnik el nyomtalanul a rendszerből, hanem csak a státusza változik Törölt re. Az Eszköz adatainak módosítása menüpontban, ha a szűrést átállítjuk Minden eszközre, akkor ott szürke alapon láthatjuk a törölt eszközöket is. Tehát a tárgyi eszköz törzsben továbbra is látszik az eszköz, azonosítója nem használható fel másik eszköz nyilvántartására. Viszont a listákban már nem szerepel, illetve további könyvelési, adatmódosítási műveletek sem végezhetők rajta. A törölt eszközökről tárgyi eszköz karton bármikor lekérhető Értékesítés (21) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk az eszközünket értékesítéssel kivezetni a rendszerből (85. ábra Értékesítés). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk az értékesíteni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Bármelyik eszközt, vagy ingatlant értékesíteni lehet. Bizalmas! 83/136

84 A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést. 85. ábra Értékesítés Amennyiben az értékesíteni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést minden esetben felteszi. Az értékesítés bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Selejtezés (22) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk az eszközünk selejtezését elvégezni, ezáltal kivezetni a rendszerből (86. ábra Selejtezés). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk a selejtezni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Csak azt az eszközt, vagy ingatlant lehet selejtezni, amelyet előzőleg az Eszköz törzsadatok között kijelöltünk selejtezésre. (14. ábra). A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést, valamint terven felüli értékcsökkenést. Bizalmas! 84/136

85 86. ábra Selejtezés A Selejtezési jegyzőkönyv megadása azért fontos, mert ha ezt beírjuk, akkor ennek alapján a Listák menüpont alól a 3. 2-es számú lista szerint Selejtezési jegyzőkönyv betétlapot tudunk nyomtatni, mellyel alá tudjuk támasztani a Selejtezési jegyzőkönyvet. Ha ezt már a selejtezésre kijelöléskor megtettük, a program automatikusan beírja. Amennyiben a selejtezni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést minden esetben felteszi. A selejtezés bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Térítésmentes átadás (23) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk az eszközünk térítésmentes átadását elvégezni, ezáltal kivezetni a rendszerből (87. ábra Térítésmentes átadás). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk az átadni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Bármelyik eszközt, vagy ingatlant át lehet adni térítésmentesen. A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést. Bizalmas! 85/136

86 87. ábra Térítésmentes átadás Amennyiben az átadni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést minden esetben felteszi. A térítésmentes átadás bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Beruházás térítésmentes átadása (23T) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk aktivált beruházásainkat átadni más gazdálkodó szervezeteknek úgy, hogy az aktiválás napján ki lehet vezetni ezeket az eszközöket értékcsökkenés és terven felüli értékcsökkenés nélkül, tartozékokkal együtt Átszervezés miatti átadás (24) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk az eszközünk átadását elvégezni, ezáltal kivezetni a rendszerből (88. ábra Átszervezés miatti átadás). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk az átadni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Bármelyik eszközt, vagy ingatlant át lehet adni. A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést. Bizalmas! 86/136

87 88. ábra Átszervezés miatti átadás Amennyiben az átadni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést minden esetben felteszi. Az átszervezés miatti átadás bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Átminősítés tartozékká (251) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk az eszközünk tartozékká történő átminősítését elvégezni, ezáltal kivezetni a rendszerből (89. ábra Átminősítés tartozékká). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk az átminősíteni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Bármelyik eszközt, vagy ingatlant át lehet minősíteni. A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést. Bizalmas! 87/136

88 89. ábra Átminősítés tartozékká Amennyiben az átminősíteni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a Hiba! A hivatkozási forrás nem található. szerinti kérdést minden esetben felteszi. Az átminősítés tartozékká mozgásnem bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Átminősítés miatti csökkenés (252) Ennek a mozgásnak az elvégzésére ugyanaz vonatkozik, mint a Tartozékká minősítés mozgásnemnél olvashattuk Egyéb csökkenés (26) Ezt a mozgásnemet használjuk abban az esetben, ha az eszköz kivezetését az állománycsökkenések egyikébe sem tudjuk bekategorizálni Leltár hiány (27) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk a leltárkor hiányként felvett eszközünk állományból történő kivezetését elvégezni (90. ábra Leltárhiány). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk a kivezetni kívánt eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Bármelyik eszközt ki lehet vezetni leltárhiányként. A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból, és eddig a napig számol el, ha szükséges, értékcsökkenést. Bizalmas! 88/136

89 90. ábra Leltárhiány Amennyiben a leltárhiány miatt kivezetni kívánt eszköznek tartozéka is van, akkor a program a 83. ábra Eszköz tartozékának állomány csökkenése szerinti kérdést minden esetben felteszi. A leltárhiány mozgásnemmel kivezetett eszköz bizonylatait nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. Ezek minden időszaki zárás esetén feladásra kerülnek a főkönyv felé Idegen eszköz kivezetése (28) Ennek a mozgásnemnek a segítségével tudjuk a nyilvántartásunkban lévő idegen eszközöket az állományból kivezetni (91. ábra Idegen eszköz kivezetése). Az állománycsökkenések közül, ha ezt a mozgásnemet választjuk ki, akkor meg kell adnunk a kivezetni kívánt idegen eszközünk azonosítóját, amennyiben az azonosítót nem tudjuk fejből, akkor a törzsadatból kiválaszthatjuk (többet is kiválaszthatunk a CTRL vagy SHIFT billentyűk folyamatos nyomva tartása mellett). Ezzel a mozgásnemmel csak az idegen bejelölésű eszközeinket tudjuk kivezetni. A bizonylat dátumának megadása nagyon fontos, hiszen ezzel a dátummal vezeti ki a program az eszközt az állományból. Bizalmas! 89/136

90 6.4 Eszközváltozások (F3) 91. ábra Idegen eszköz kivezetése Az eszköz változások menüpont elindítása után a képernyőn a 92. ábra Eszközváltozások jelenik meg a képernyőn. 92. ábra Eszközváltozások Bizalmas! 90/136

91 A képernyőn a bal felső sarkában négy ikon jelenik meg. A menüpont elindítása után csak az Új felvitel (F2) gomb aktív. A többi gomb akkor válik aktívvá, ha már felvittünk, valamilyen változás adatait, ekkor fogjuk majd tudni módosítani, törölni a már felvitt, de még le nem rögzített bizonylati adatokat. Ezután lesz lehetőségünk a már korábban megismert Ismét gomb használatára is, amivel gyorsíthatjuk a munkánkat. Az Új felvitel (F2) gombra történő kattintás után a 93. ábra Új eszközváltozás felvitele látható képernyő jelenik meg. Eszközváltozási bizonylat készítésekor ki kell választanunk, az állománycsökkenési bizonylat készítéséhez hasonlóan a törzsből a tárgyi eszközt, vagy ingatlant, amelyen a változtatást el szeretnénk végezni. 93. ábra Új eszközváltozás felvitele Következő lépésként ki kell választanunk a lenyíló ablak segítségével a Mozgás jellegét, amik a következők lehetnek: Bruttó érték növekedés (19A) Térítésmentes bruttó érték növekedés (19T) Bruttó érték csökkenés (29A) Térítésmentes bruttó érték csökkenése (29T) Értékcsökkenés növekedés (19A) Térítésmentes ÉCS növekedés (19T) Értékcsökkenés csökkenés (29A) Térítésmentes ÉCS csökkenés (29T) Nullára írt eszköz értékének csökkentése (29A) ÉCS kulcs módosítás (05) Főkönyvi szám változtat+ás (19C, 29C) Felújítás (19B) Üzemeltetésre átadás (29K) Visszavétel üzemeltetésről (19K) Terven felüli ÉCS elszámolás (19N) Terven felüli ÉCS visszaírás (29N) Idegen eszköz átminősítése sajáttá (253, 153) Saját kivitelezésű beruházásra aktiválás (10A) Átminősítés kisértékű eszközzé (081) Bizalmas! 91/136

92 Miután kiválasztottuk a megfelelő mozgásnemet, be kell írnunk a változás értékét. A bizonylat dátumának a program a munkavégzés ideje szerinti dátumot ajánlja fel (3. ábra). Ezt a dátumot felül lehet írni. Ez a dátum azért fontos, mert a program eddig számolja el a napi értékcsökkenést az eszközre az eredeti érték alapján (tulajdonképpen ez a bizonylat dátuma itt olyan szerepet tölt be, mint az állománynövekedések esetén az üzembe helyezés dátuma). Tehát nem mindegy, hogy milyen dátumtól kezdődően változik meg az eszközünk, vagy ingatlanunk értéke. A hivatkozási szám és a megjegyzés bármilyen adattal kitölthető, ha igény van rá. Ezek az adatok a bizonylaton meg fognak jelenni. Ha a Rendben gombot megnyomtuk, akkor a Törlés és a Módosítás gombok is aktívvá válnak (92. ábra Eszközváltozások). A Végrehajt gomb megnyomásával, készül el a bizonylat. Általában nem egy, hanem több bizonylat, hiszen egyes mozgások miatt a program automatikusan is gyárt bizonylatokat. Pl.: nullára írt eszköznek növeltük a bruttó értékét, ebben az esetben a program nem csak bruttó érték növekedési bizonylatot készít, hanem főkönyvi szám változásos bizonylatot is, ebből mindjárt kettőt, hiszen csökken a nullára írt főkönyvi szám és nő az állományi főkönyvi szám. Ezek után a mozgásnemtől függően pénzügyileg ellenőrizni kell az eszközt, majd kontírozni is kell a megfelelő főkönyvi számra a már korábban leírt módon Bruttó érték módosítás Bruttó értéket növelni és csökkenteni is lehet. Bruttó érték módosításra akkor kerülhet sor, ha a korábban rögzített, vagy nyitó adatként felvitt eszközökről kiderül, hogy az eszköz beszerzésével kapcsolatban további kiadások merültek fel, vagy például, engedményt adtak a beszerzési árból. Amennyiben az adott évben rögzített eszköz esetében kell bruttó értéket módosítanunk és még nem került feladásra a főkönyv felé, úgy arra is lehetőségünk van, hogy töröljük a kontírozást, és újra ellenőrizzük pénzügyileg a tételt. Így nem kell az eszközváltozások menüpontban a bruttó értéket változtatni. A bruttó érték változás csak pozitív szám lehet. Azt, hogy ez növeli, vagy csökkenti a bruttó értéket, a kiválasztott mozgással döntjük el. Bruttó érték csökkentés esetén az ide beírt összeg nem lehet nagyobb, mint az eszköz elszámolt napi értékcsökkenése utáni jelenlegi nettó értéke. Amennyiben ez a feltétel nem teljesül, a program az alábbi hibaüzenetet küldi: Ha 0-ra leírt eszköz bruttó értékét növeljük, akkor a rendszer automatikusan átírja az eszköz főkönyvi számlaszámát az állományi számlára két újabb főkönyvi szám változási bizonylat kíséretében, majd a bruttó érték növekedést is az állományi számlaszámon hajtja végre. Bizalmas! 92/136

93 Ha bruttó értékcsökkenés miatt az eszköz nettó értéke 0 lesz, akkor a rendszer a bruttó érték csökkenésének bizonylatolása után automatikusan átteszi az eszközt a 0-ig leírt számlaszámra. Ebben az esetben is létrehozza a főkönyvi szám változás miatt a két újabb bizonylati sort. A változás mértéke a bizonylaton a "bruttó érték változás" oszlopban látható Értékcsökkenés módosítás Az elszámolt értékcsökkenés módosítása hasonló a bruttó érték módosításához. Ebben az esetben is növelni és csökkenteni is lehet az elszámolt értékcsökkenést. (Nem szabad elfelejtenünk, hogy az értékcsökkenés módosítása az eszköz nettó értékét fordított irányban változtatja.) Az értékcsökkenés változás csak pozitív szám lehet. Azt, hogy ez növeli, vagy csökkenti az értékcsökkenést, a kiválasztott mozgás dönti el. Az elszámolt értékcsökkenés csökkentése esetén az ide beírt összeg nem lehet nagyobb, mint az eszköz jelenlegi elszámolt értékcsökkenése. Amennyiben ez a feltétel nem teljesül, a program az alábbi hibaüzenetet küldi: Ha 0-ra leírt eszköz elszámolt értékcsökkenését csökkentjük, akkor a rendszer az elszámolt értékcsökkenés csökkenésének lekönyvelése után automatikusan átírja az eszköz főkönyvi számlaszámát az állományi számlára két újabb főkönyvi szám változási bizonylat kíséretében, majd az elszámolt értékcsökkenés csökkenését is az állományi számlaszámon hajtja végre. Ha az elszámolt értékcsökkenés növekedése miatt az eszköz nettó értéke 0 lesz, akkor a rendszer az elszámolt értékcsökkenés növekedésének bizonylatolása után automatikusan átteszi az eszközt a 0-ig leírt számlaszámra. Ebben az esetben is létrehozza a főkönyvi szám változás miatt a két újabb bizonylati sort. Az elszámolt értékcsökkenés változásának bizonylatát nem ellenőrizzük pénzügyileg, és kontírozni sem kell. A változás mértéke a bizonylaton az "ÉCS változás" oszlopban látható Nullára írt eszköz értékének csökkentése (29A) Abban az esetben, ha egy nullára íródott nettó értékű eszköz bruttó értékét és értékcsökkenését kell egyszerre csökkentenünk, használhatjuk ezt a mozgásnemet. Az eszköz és a mozgásnem kiválasztása után meg kell adnunk a bruttó érték csökkenésének értékét. A végrehajtáskor a program az értékcsökkenést és a bruttó értéket Bizalmas! 93/136

94 egyszerre változtatja meg úgy, hogy a nettó érték az elszámolás alatt és után is nulla marad. A tételt kontírozni nem kell Értékcsökkenési kulcs módosítás adatfelvitel (05) Ezt a funkciót akkor kell használni, ha egy eszköz leírási kulcsa változik. Az adatbeviteli képernyő a Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-n látható. 94. ábra Értékcsökkenési kulcs módosítása A felviteli ablakban megjelennek a módosítható adatok. Kötelezően ki kell tölteni a következőket: Eszköz azonosítója Új SZT szerinti ÉCS kulcs Új TA szerinti ÉCS kulcs Értékcsökkenési leírás típusa Várható nullára íródás Bizonylat dátuma A bizonylat dátumának ebben a mozgásban is nagy szerepe van, hiszen a program az itt beírt dátumnak megfelelően számolja az eszközre a régi értékcsökkenési leírási kulccsal az értékcsökkenést, és ettől a dátumtól kezdődően használja az új kulcsot. Ezt a bizonylati fajtát sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell Főkönyvi szám módosítás (19C, 29C) Ezt a funkciót akkor célszerű használni, ha egy korábbi lezárt évben beszerzett eszköz, vagy nyitó adatként felvitt eszköz főkönyvi számát kell egyedileg változtatni. Abban az esetben, ha a főkönyvi szám megszűnt és több eszköz is tartozott hozzá, akkor ne ezt a menüpontot használjuk, hanem a Szerviz menüpont alatt lévő, Főkönyvi szám konvertálása menüpontot. Ennek használatáról a későbbiekben olvashatunk. Ezt a funkciót használjuk abban az esetben is, amikor például egy idén beszerzett, ám a raktári bevételezéskor rossz helyre tett eszköz főkönyvi számát akarják módosítani. Bizalmas! 94/136

95 A menüpont elindítása után megjelenik az eszközök listája, melyből ki tudjuk választani a megfelelő eszközt. Ezután van mód az adatfelvitelre. (95. ábra Főkönyvi szám változás) Az ábrán látható, hogy a kiválasztott eszköznek a nevén kívül tájékoztató adatként látjuk a jelenlegi nettó értékét és az eredeti főkönyvi számlaszámát is. 95. ábra Főkönyvi szám változás Az új főkönyvi szám kiválasztásában kereső mező segíti a munkánkat. Csak azokat a főkönyvi számlaszámokat használhatjuk, amelyeket korábban a Főkönyvi törzsbe felrögzítettünk. Minden egyéb adatot a már megszokott módon tudunk rögzíteni. Az új főkönyvi szám megadásakor a rendszer ellenőrzi, hogy a megadott adat létezik-e a főkönyvi számok törzsében. Ezt a bizonylati fajtát sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell. A főkönyvi szám változtatás során minden esetben két bizonylati sor jön létre, az első csökkenési jellegű (a régi főkönyvi szám állománya csökken), a második pedig növekedés jellegű (az új főkönyvi szám állománya növekszik) Felújítás (19B) Lényegében ez a menüpont egy bruttó érték növekedésnek felel meg. Azonban azért kell ezt a mozgást használnunk bizonyos esetekben, mivel a főkönyv is a felújítási számlaszámra könyveli a bizonylat értékét, és a felújításnak megfelelő áfa számlaszámra. Ezen kívül a főkönyv számára az év végi beszámolókor nélkülözhetetlen 38-as beszámolótáblában is külön soron kell szerepeltetni a felújításokat. Mivel ezt a táblát a tárgyi eszköz rendszerből a legegyszerűbb előállítani, ezért fontos, hogy jól használjuk a megfelelő mozgásnemeket. A bruttó érték változás csak pozitív szám lehet, ugyanúgy, mint eddig minden esetben. A felújítási bizonylatot pénzügyileg nem kell ellenőrizni, hiszen a bruttó érték változást be kell írnunk már a bizonylat készítésekor. (96. ábra Felújítás) Bizalmas! 95/136

96 96. ábra Felújítás A kontírozás azonban szükséges. A már korábban leírtaknak megfelelően kontírozáskor ki kell választanunk, hogy felújítási főkönyvi számlaszámra szeretnénk e kontírozni a bizonylatot, vagy állományira. Fontos, hogy a főkönyvi rendszerrel összhangban kell ebben az esetben is a kontírozást elvégeznünk. A bizonylat dátuma mezőnek ebben az esetben is jelentősége van, hiszen az eszközünk, vagy ingatlanunk értéke az itt beírt dátumtól nő meg. A változás mértéke a bizonylaton a "bruttó érték változás" oszlopban látható Üzemeltetésre átadás (29K) Az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök az átadó intézet tulajdonában maradnak, az értékcsökkenés elszámolása is itt történik a továbbiakban. A költségvetési intézményekre vonatkozó számviteli szabályok szerint azonban, ezeket az eszközöket, 16-tal kezdődő főkönyvi számlaszámon kell nyilvántartani. Ennek megfelelően ez a mozgás egy főkönyvi szám változást jelent, némi többlet adattal kiegészítve. Célszerű ebben az esetben, a megjegyzés rovatban megadni az átvevő vállalat nevét, esetleg az ezzel kapcsolatos további adatokat, például a szerződés vagy szállítólevél számát. Ez a mozgásnem ugyanúgy működik, mint a főkönyvi szám változásos mozgásnem, tehát meg kell adnunk az új, 16-al kezdődő főkönyvi számlaszámot. Ennek kiválasztásában kereső mező segít. Teljes egészében a már megszokott módon kell eljárnunk. Ennél a mozgásnemnél is nagyon fontos a bizonylat dátumának pontos megadása. Az itt létrejött bizonylatot nem kell pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni sem. A főkönyvi szám változásnak megfelelően itt is két bizonylati sor jön létre. Az első csökkenési jellegű (a régi főkönyvi szám állománya csökken), a második pedig növekedés jellegű (az új 16-tal kezdődő főkönyvi szám állománya növekszik). Bizalmas! 96/136

97 6.4.8 Visszavétel üzemeltetésről (19K) Ez a mozgásnem tulajdonképpen az Üzemeltetésre átadás mozgásnak az ellentettje, vagyis teljesen visszakerül az állományunkba az eszköz, lekerül a 16-os főkönyvi számról. Az itt létrejött bizonylatot sem kell pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni. A főkönyvi szám változásnak megfelelően itt is két bizonylati sor jön létre. Az első csökkenési jellegű (a régi 16-tal kezdődő főkönyvi szám állománya csökken), a második pedig növekedés jellegű (az aktuális főkönyvi szám állománya növekszik). Bizalmas! 97/136

98 6.4.9 Terven felüli ÉCS elszámolás (19N) Lényegében ez a menüpont egy értékcsökkenés növekedésnek felel meg. (97. ábra Terven felüli értékcsökkenés elszámolása) Az értékcsökkenés változás csak pozitív szám lehet. 97. ábra Terven felüli értékcsökkenés elszámolása A terven felüli értékcsökkenés elszámolásnál az ide beírt összeg nem lehet nagyobb, az eszköz jelenlegi nettó értékénél. Amennyiben ez a feltétel nem teljesül, a program üzenetet küld. Amennyiben a NEM gombot választjuk, a rendszer nem hajtja végre a mozgást. Az IGEN gomb választása esetén az eszköz aktuális nettó értékével megtörténik a terven felüli értékcsökkenés elszámolása. FIGYELEM! Az így elszámolt terven felüli értékcsökkenés érték csak akkor tűnik el 38-as táblájukból, ha eszközüket ki is vezetik! Terven felüli ÉCS visszaírás (29N) Lényegében ez a menüpont egy értékcsökkenés csökkenésnek felel meg. Bizalmas! 98/136

99 A mozgás, ahogyan a neve is mutatja, csökkenti a már korábban elszámolt terven felüli értékcsökkenés mértékét. Az érték, mint minden esetben, csak pozitív szám lehet, és nem lehet nagyobb a már korábban elszámolt terven felüli értékcsökkenés mértékétől Idegen eszköz átminősítése sajáttá (253, 153) Az intézetben lehetnek idegen tulajdonú eszközök, melyek nem növelik az intézet vagyonát, értékcsökkenést sem számolunk el rájuk, gyakran az értékük 0-val szerepel a tárgyi eszköz rendszerben, a főkönyvi számuk is IDEGEN. Tulajdonképpen a leltározás megléte a fő szempont, ami miatt az állományunkban mégis szerepeltetjük, valamint az, hogy az EMKI felé nekünk kell lejelentenünk. Ezeket az eszközöket véglegesen át is vehetjük, erre való ez a mozgásnem. Tulajdonképpen ki kell választanunk azt az idegen eszközt, amelyet állományba akarunk venni, meg kell adnunk az új főkönyvi számát, amin nálunk, állományban szerepel majd. A bizonylat dátuma itt is nagyon fontos, hiszen a program ettől a dátumtól kezdődően fog rá értékcsökkenést elszámolni. (98. ábra Idegen eszköz átminősítése sajáttá) Valamint meg kell adni a bruttó értékét és értékcsökkenését, amelyen a vagyonunkban szerepel majd. 98. ábra Idegen eszköz átminősítése sajáttá Az eddigi azonosítóját is meg kell változtatnunk az eszköznek. Természetesen olyan azonosítót kell megadnunk, amilyen még nem szerepel a rendszerünkben. Az elkészült bizonylatot pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni is kell Saját kivitelezésű beruházásra aktiválás (10A) Az állománynövekedések között lehetőség van saját kivitelezésű beruházás aktiválására. Ennél a mozgásnemnél az ilyen aktivált saját kivitelezésű beruházásokra Bizalmas! 99/136

100 tudunk bruttó érték növekedést elkönyvelni. Mindkét esetben az érték a 38-as mérlegmelléklet ennek megfelelő sorában fog szerepelni. Az elszámolása teljes egészében megegyezik a bruttó érték növekedés (19A) mozgásnem elszámolásával. A tételt pénzügyileg ellenőrizni és kontírozni is kell! Átminősítés kisértékű eszközzé (081) A nagyértékű tárgyi eszköz programban lehetőség van egyedileg kisértékű tárgyi eszközöket is nyilvántartani. Az egyedi kisértékű tárgyi eszköz nyilvántartás feltétele, hogy a tárgyi eszköz program főkönyvi törzsében szerepeltetni kell a kisértékű eszközök nyilvántartására nyitott es főkönyvi számlaszámot, vagy annak alábontását. A es főkönyvi számlaszámhoz meg kell adni az egy összegben leíródáshoz a 100%-os leírási kulcsot, és a kisértékű check boxba is pipát kell tenni. Ebben az esetben használható az átminősítés kisértékű eszközzé (081) mozgásnem. A nagyértékű eszköz adatait megőrizve, a főkönyvi szám megváltoztatásával, és az értékcsökkenés elszámolásával a nettó érték mértékéig a program kisértékűvé minősíti a korábban nagyértékű eszközt. 6.5 Tartozékváltozások A rendszerben kétféle tartozékváltozást különböztetünk meg: Eszköz tartozékváltozások Raktári tartozékváltozások Eszköz tartozékváltozások (F5) A menüpont elindítása után a következő ábra jelenik meg: (99. ábra Eszköztartozék változás) Bizalmas! 100/136

101 99. ábra Eszköztartozék változás A képernyő felső részében vannak felsorolva az eszközök és ingatlanok. Az alsó részben láthatóak a kijelölt eszközhöz, vagy ingatlanhoz tartozó tartozékok. Fontos, hogy mielőtt kiválasztanánk a megfelelő mozgásnemünket, válasszuk ki az eszközt, amelynek a tartozékát érinti a ténykedésünk, és a már meglévő tartozékot is ki kell jelölni, amennyiben már meglévő tartozékot érint a beavatkozásunk Tartozék beszerzés (19D) A mozgás kiválasztása után a 100. ábra Tartozék beszerzés-n látható képet látjuk ábra Tartozék beszerzés Bizalmas! 101/136

102 Ekkor csak az Új felvitel (F2) gomb az aktív. Ennek lenyomása után a következő ábra jelenik meg: (101. ábra Tartozék beszerzés) 101. ábra Tartozék beszerzés Itt tudjuk felvinni a tartozék beszerzéssel kapcsolatos adatokat. Kötelezően csak a nevet, a darabszámot, az üzembe helyezés dátumát és a bizonylat dátumát kell megadnunk. A többi adat olyan információkat tartalmaz, amelyekre a későbbiek során szükségünk lehet, de ezeket nem kötelező kitölteni. Az Üzembe helyezés dátuma ennél a mozgásnemnél is nagyon fontos, hiszen ettől az időponttól nő meg az eszköz értéke, és innentől kezdve számolja a program a nagyobb összeg utáni értékcsökkenést, eddig az időpontig pedig elszámolja az eredeti érték utáni értékcsökkenést. A Helység száma melletti kis ikon segítségével helység törzs hívható meg, és ha szükséges, akkor itt is elvégezhető egy újabb helység felvitele a törzsbe. Az új tartozék sorszámozása automatikusan történik. A Rendben gombra kattintva, majd a Végrehajt gomb megnyomása után, visszatérünk a 99. ábra Eszköztartozék változás-hoz, ezután a Kilépés gombra kattintva a program megmutatja, hogy melyik bizonylatot készítette el. Majd a bizonylatot pénzügyileg ellenőrizni, és kontírozni kell. Az Egyéb tartozéknövekedés (19E), a Tartozék leltártöbblet (19F), a Tartozék térítésmentes átvétele (19Q) és a Tartozéknövekedés anyagból tartozékká minősítés miatt (19I) is ugyanúgy működik technikailag, mint a tartozék beszerzés. A tartozéknövekedések lehetnek csak mennyiségbeli növekedések, de érinthetik a vagyont is. Ettől függően figyelni kell a pénzügyi ellenőrzésre, és ha szükséges kontírozásra. A tartozék kontírozására is igaz az, amit már korábban olvashattunk Tartozékértékesítés (29D) Bizalmas! 102/136

103 A tartozékok értékének kezelése, a TARTKEZ paraméter beállításától függően kétféle módszerrel történik a rendszerben. Az egyik beállítása lehet a NOECS, a másik ECSVEL. Ha eszközről leveszünk tartozékot, és a NOECS paraméter beállítás van a rendszerben, akkor, amennyiben az eszköz nettó értéke nagyobb vagy egyenlő a tartozék értékével, az eszköz bruttó értékét csökkentjük a tartozék értékével. Amennyiben nem elég az eszköz nettó értéke, akkor a program a tartozékot addig nem engedi levenni, ameddig valamilyen módon az eszköz nettó értéke ezt lehetővé nem teszi. A legegyszerűbb módszer ilyenkor az eszköz elszámolt értékcsökkenésének a csökkentése egy megfelelő bizonylattal. Ha ECSVEL paraméter beállítás szerepel a rendszerben, akkor a tartozék levételekor megállapítjuk, hogy az adott pillanatban az eszköz hány százalékig leírt. Ezzel a százalékkal szorozva a tartozék értékét megkapjuk, hogy mennyi az eszköz értékcsökkenéséből a tartozékra eső értékcsökkenés. Így, amikor egy tartozékot leveszünk az eszközről az eszköz bruttó értékét csökkentjük a tartozék értékével, az eszköz elszámolt értékcsökkenését csökkentjük a tartozékra eső elszámolt értékcsökkenéssel is. A tartozék pedig a továbbiakban viszi magával ezeket az összegeket, tehát ha például egy másik eszközre áttesszük, akkor az újabb eszköz bruttó értéke és értékcsökkenése is nő a tartozék által hozott értékekkel. Ezen elszámolási módokat egy-egy példán is bemutatjuk: I. NOECS paraméter beállítás esetén: Eszköz bruttó értéke elszámolt értékcsökkenése Ráteszünk egy tartozékot, melynek értéke Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése /a. Elszámoljuk az értékcsökkenést Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése /a. levesszük a Ft-os tartozékot (ekkor még elég a nettó érték) Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése A tartozékot továbbra is Ft-on tartjuk nyilván. 2/b. Újra értékcsökkenést számolunk. Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése > nettó érték /b. most vennénk le a tartozékot, azonban az eszköz nettó értéke ezt nem teszi lehetővé. (Ha engednénk, akkor az eszköz bruttó értéke Ft. Értékcsökkenése Ft, tehát a nettó érték 5600 Ft lenne.) Ezért a tartozék levétele előtt gondoskodni kell arról, hogy az eszköz nettó értéke elérje, vagy meghaladja a levenni kívánt tartozék értékét. Ezt úgy lehet elérni, ha az eszköz értékcsökkenését csökkentik. II. ECSVEL paraméter beállítás esetén: Eszköz bruttó értéke elszámolt értékcsökkenése Ráteszünk egy tartozékot, melynek értéke Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése Elszámoljuk az értékcsökkenést Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése 69300, ebből a tartozékra eső elszámolt értékcsökkenés Levesszük a Ft-os tartozékot (és a reá eső értékcsökkenését, mely 3300 Ft) Eszköz bruttó értéke , elszámolt értékcsökkenése A tartozékot Ft-os értékkel és a hozott Ft-os értékcsökkenéssel tartjuk nyilván. A továbbiakban a tartozék ezeket az értékeket viszi magával. Bizalmas! 103/136

104 A Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-n látható eszközökhöz tartozó tartozékok kiválasztása után a Menüből kiválasztjuk a Tartozékértékesítés mozgást. Ezután a Hiba! A hivatkozási forrás nem található. jelenik meg. Itt megadható a vevő neve, amit a pénzügyi rendszer partnertörzséből lehet kiválasztani. A bizonylat dátuma itt is nagyon fontos szerepet tölt be, hiszen ezzel az időponttal vezeti ki a program a tartozékot a rendszerből és amennyiben a tartozéknak értéke is volt, úgy az eszköz értéke is ezzel az időponttal csökken le ábra Tartozékértékesítés Ha eszköz tartozékának csökkentése miatt az eszköz nettó értéke 0 lesz, akkor a rendszer az elszámolt értékcsökkenés növekedésének bizonylatolása után automatikusan átteszi az eszközt a 0-ig leírt számlaszámra. Ebben az esetben létrehoz a főkönyvi szám változás miatt két újabb bizonylati sort. Az itt létrejövő bizonylatokat sem ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell. Az Egyéb tartozék csökkenés (29E), a Tartozék leltár hiány (29F) és a Tartozék térítésmentes átadása (29Q) mozgások technikailag ugyanúgy működnek, mint a Tartozék értékesítése Tartozékselejtezés (29G) Ez a menüpont az eszköz tartozékváltozások alatt nem használható, mivel, mielőtt tartozékot szeretnénk selejtezni, azt át kell helyeznünk raktárra, így a Raktári tartozék változások menüpont leírásakor olvashatunk erről a mozgásról részletesen. Bizalmas! 104/136

105 6.5.5 Tartozék áthelyezése másik eszközre (19H, 29H) Ezzel a mozgással a tartozékot tudjuk levenni az eszközről, és tudjuk áthelyezni egy másik eszközre. Először ki kell választanunk azt az eszközt, amelynek a tartozékát át szeretnénk helyezni, ezután a megfelelő tartozékot is ki kell jelölni, majd a Menü gomb megnyomása után ki kell választani a Tartozék áthelyezése másik eszközre mozgásnemet. A menüpont elindítása után a 103. ábra Tartozék áthelyezése másik eszközre jelenik meg. Ezen láthatjuk, hogy feljött az eszköztörzsünk, amelyből a Rendezés segítségével ki tudjuk választani azt az eszközt, amelyikre a korábban kijelölt eszköz, kijelölt tartozékát szeretnénk áthelyezni (Cél eszköz kiválasztása) ábra Tartozék áthelyezése másik eszközre A kiválasztott eszközre kattintva, majd megnyomva a Rendben gombot, a következő ábrát látjuk: (104. ábra Tartozék áthelyezése másik eszközre) Itt, amennyiben szükséges át kell írnunk a Bizonylat dátumát, ez azért fontos, mivel ezzel az időponttal vezeti át a program egyik eszközről a másikra az adott tartozékot. Amennyiben az adott tartozéknak értéke is volt, úgy ettől az időponttól kezdve csökken az egyik eszköz értéke és nő a másik eszköz értéke a tartozék értékével. Eddig az időpontig számol a program az eszközre értékcsökkenést, amennyiben nem nullára írt eszközről van szó. Az értékcsökkenés számolásának a módja ugyanúgy történik, mint ahogyan azt a Tartozék beszerzésnél olvashatjuk. Bizalmas! 105/136

106 104. ábra Tartozék áthelyezése másik eszközre Az áthelyezett mennyiség azért lehet fontos, mivel előfordulhat, hogy az egyforma tartozékokat nem egyedileg tartjuk nyilván, hanem összességében. Ebben az esetben meg kell határoznunk, hogy hányat szeretnénk áthelyezni másik eszközre. Természetesen, ha egyedileg tartjuk nyilván a tartozékainkat, akkor az Áthelyezett mennyiség mindig 1. Az Rendben gombra kattintva visszatérünk a 103. ábra Tartozék áthelyezése másik eszközrehoz. Itt láthatjuk, hogy adott eszköz, adott tartozéka eltűnt. A Kilépés gombra kattintással a program megmutatja, hogy milyen bizonylatok készültek el. Az elkészült bizonylatokból minimum kettő van, hiszen az egyik eszközünk tartozéka csökkent, a másik eszközünk tartozéka nőtt. Ha a tartozék nettó értékkel bírt, akkor természetesen értékcsökkenést is számol a program a megadott Bizonylat dátumának megfelelően. Az elkészült bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni nem kell Tartozék áthelyezése raktárra (19H, 29H) Ennek a menüpontnak a segítségével tudjuk egy eszköz tartozékát raktárra áthelyezni. Ez az esetek többségében azért fordul elő, mivel ki szeretnénk selejtezni az adott tartozékot és ezt csak raktárról lehet elvégezni. Először ki kell választanunk azt az eszközt, amelynek a tartozékát át szeretnénk helyezni, ezután a megfelelő tartozékot is ki kell jelölni, majd a Menü gomb megnyomása után ki kell választani a mozgást. A menüpont elindítása után a 105. ábra Tartozék áthelyezése raktárra jelenik meg. Bizalmas! 106/136

107 105. ábra Tartozék áthelyezése raktárra Itt, amennyiben szükséges át kell írnunk a Bizonylat dátumát, ez azért fontos, mivel ezzel az időponttal vezeti át a program egyik eszközről raktárra az adott tartozékot. Amennyiben az adott tartozéknak még értéke is volt, úgy ettől az időponttól kezdve csökken az eszköz értéke. Eddig az időpontig számol a program az eszközre értékcsökkenést, amennyiben nem nullára írt eszközről van szó. Az értékcsökkenés számolásának a módja ugyanúgy történik, mint ahogyan azt a Tartozék beszerzésnél olvashatjuk. Az Rendben gombra kattintva visszatérünk a 103. ábra Tartozék áthelyezése másik eszközre-hoz. Itt láthatjuk, hogy adott eszköz, adott tartozéka eltűnt. A Kilépés gombra kattintással a program megmutatja, hogy milyen sorszámú bizonylatok készültek el. Az elkészült bizonylatokból minimum kettő van, hiszen az egyik eszközünk tartozéka csökkent, és nőtt a raktári tartozékunk. Ha a tartozék nettó értékkel bírt, akkor természetesen értékcsökkenést is számol a program a megadott Bizonylat dátumának megfelelő dátumra. Az elkészült bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni nem kell Tartozék csökkenés anyaggá minősítés miatt (29I) Az Eszköz tartozék változás menüpont kiválasztása után ki kell választanunk azt az eszközt és annak tartozékát, melyet át akarunk minősíteni anyaggá. A Menü gomb megnyomása után ki kell választanunk a mozgást. A mozgás kiválasztás után a 106. ábra jelenik meg. Bizalmas! 107/136

108 106. ábra Tartozék csökkenés anyaggá minősítés miatt Itt, amennyiben szükséges át kell írnunk a Bizonylat dátumát, ez azért fontos, mivel ezzel az időponttal vezeti ki a program az eszközről az adott tartozékot. Amennyiben az adott tartozéknak még értéke is volt, úgy ettől az időponttól kezdve csökken az eszköz értéke. Eddig az időpontig számol a program az eszközre értékcsökkenést, amennyiben nem nullára írt eszközről van szó. Az értékcsökkenés számolásának a módja ugyanúgy történik, mint ahogyan azt a Tartozék beszerzésnél olvashatjuk. A beírt adatokat a Rendben gomb megnyomásával tudjuk lerögzíteni. Ezután a program visszatér a 99. ábra Eszköztartozék változás-hoz. Itt láthatjuk, hogy eltűnt a tartozékunk. A Kilépés gomb megnyomása után a program megmutatja, hogy milyen bizonylatot készített el. Az elkészült bizonylatot sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni nem kell. Gondoskodnunk kell arról, hogy a Készlet modulba megtörténjen a kisértékű tárgyi eszköz bevételezése Tartozék érték módosítás (19J, 29J, 19V, 29V) Az Eszköz tartozék változás menüpont kiválasztása után először ki kell választanunk azt az eszközt és annak tartozékát, amelynek az értékét módosítani szeretnénk. A Menü gomb megnyomása után ki kell választanunk a mozgást. A mozgás kiválasztás után a Hiba! A hivatkozási forrás nem található. jelenik meg. Bizalmas! 108/136

109 107. ábra Tartozék értékének módosítása A tartozék értékét ezzel a mozgással növelni és csökkenteni is lehet. Először a rádió gomb segítségével ki kell választanunk, hogy a Bruttó értéket növelni, vagy csökkenteni szeretnénk-e, illetve, hogy az értéket térítésmentes átvétel, vagy átadás miatt szeretnénk megváltoztatni. Következő lépésként meg kell adnunk, hogy a tartozék összértékére vonatkozóan szeretnénk a változást elvégezni, vagy a tartozék egyedi értékére. A kettő között az a különbség, hogy az összérték azt jelenti, hogy ha nem egyedileg vannak nyilvántartva az ugyanolyan tartozékaink az eszköznél, hanem csoportosan, tehát nem egy a darabszáma. Amennyiben az összérték van kijelölve, akkor a teljes összeg beírása és lekönyvelése után a program automatikusan kiszámolja és tárolja el a tartozék új egyedi értékét. Ellenkező esetben az egyedi érték könyvelése után az eszközön lévő tartozékok esetén az eszköz bruttó értékét a teljes tartozék értékével (egyedi érték* a tartozék mennyisége) növeli, vagy csökkenti. A Bizonylat dátumának átírására oda kell figyelnünk, amennyiben erre szükség van. Hiszen az itt beírt időponttal fog az eszközünk értéke nőni, illetve csökkeni, a program ennek a dátumnak megfelelően számolja a régi érték után az értékcsökkenést és ettől az időponttól kezdődően számolja az új érték után az értékcsökkenést. A Bruttó érték változáshoz kell beírnunk a változás mértékét. Ez minden esetben pozitív szám, mivel már korábban kiválasztottuk azt, hogy növekedést, vagy csökkenést hajtson végre a program. Negatív szám beírásakor a program a következő üzenetet küldi: Bizalmas! 109/136

110 Bruttó érték csökkentés esetén a megadott érték nem lehet nagyobb, mint a tartozék jelenlegi aktuális értéke. A 107. ábra Tartozék értékének módosítása-n látható Rendben gomb megnyomásával elkészül a bizonylat. Abban az esetben, ha az eszközünk, amely tartozékának az értékét növeltük, nullára írt főkönyvi számon volt, akkor a program automatikusan készít két főkönyvi szám változási bizonylatot. Az egyik a nullára írt főkönyvi szám csökkenését mutatja, a másik az állományi főkönyvi szám növekedését. Ezután visszatérünk a 99. ábra Eszköztartozék változás-hoz. Itt láthatjuk, hogy a tartozékunk értéke annak megfelelően megváltozott, amilyen típusú bruttó érték módosítást választottunk. A Kilépés gombra kattintva a program megmutatja, hogy milyen sorszámú bizonylatot, vagy bizonylatokat készített el. Az elkészült bizonylatot pénzügyileg nem kell ellenőriznünk, hiszen amikor a bizonylat készült megadtuk a bruttó érték változás mértékét. Kontírozásra azonban szükség van Tartozék szétbontás (061, 062) Ezzel a funkcióval lehet azokat a tartozékokat szétválasztani, melyek egynél nagyobb mennyiségben vannak egy sorszámon. A rendszer az így megadott tartozékokat mindig együtt kezeli a továbbiakban. Azonban szükség lehet, hogy a későbbiekben ezeket más darabszámmal kezeljük. Például az eszköz beszerzésekor 2 db tartozék lett beírva a 0001-es sorszámra, azonban a későbbiekben kiderül, hogy ezek gyári számos tartozékok. Ebben az esetben szét kell választani egy-egy darab tartozékra, mert csak így lehet gyári számot hozzárendelni. Másik példa, ha csak 1 db-t szerelünk le a fenti eszköz két tartozéka közül, ekkor is először a tartozék szétválasztás funkcióval kell leválasztani az egyiket, majd a megfelelő mozgásnál leszerelni. Abban az esetben, ha ezt a funkciót 1 darabszámmal rendelkező tartozéknál indítjuk el a program a következő üzenetet küldi: Amennyiben több darabszámú tartozéknál indítjuk a funkciót, akkor a program automatikusan mindig 1-gyel kevesebb értéket ajánl fel, mint a tartozék eredeti Bizalmas! 110/136

111 darabszáma. (Vagyis, ha adott tartozék 6 darabszámmal van nyilvántartva ugyanazon a sorszámon, akkor a program alaphelyzetben 5+1 megbontást ajánl fel) Ez természetesen felülírható. (108. ábra Tartozék szétbontása) 108. ábra Tartozék szétbontása Ha megadtuk a szétbontás darabszámát, akkor még a Bizonylat dátumának helyes megadásáról is gondoskodnunk kell. A Rendben gomb megnyomása után visszatérünk a 99. ábra Eszköztartozék változás-hoz. Itt láthatjuk, hogy a tartozékok sorszáma automatikusan eggyel megnőtt, a darabszámok is megváltoztak. Ez a funkció mindig három bizonylati tételsort eredményez egy bizonylaton. Az első, egy 062-es mozgásnemű, mely a korábbi tartozék sorszámról leveszi a teljes tartozék mennyiséget. A következő két bizonylati tételsor mozgásneme 061, melyeken új tartozék sorszámon megjelenik a kettéválasztott tartozék. Az elkészült bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell, hiszen nem történt értékbeli változás. 6.6 Raktári tartozékváltozások (F6) A raktári tartozékváltozások is, hasonlóan az eszköz tartozékváltozásokhoz növekedés és csökkenés lehet. A menüpont elindítása után a 109. ábra Raktári tartozékváltozások jelenik meg. Bizalmas! 111/136

112 109. ábra Raktári tartozékváltozások Jobboldali menü segítségével láthatjuk, hogy milyen mozgások végezhetőek el a raktári tartozékokkal. (109. ábra Raktári tartozékváltozások) A mozgásokat a raktári tartozékok esetében ugyanúgy kell elkészíteni, mint az Eszköz tartozékváltozások esetében, ezért ezek többségét itt nem részletezzük Tartozék kiselejtezés (29G) Mielőtt tartozékot selejteznénk, ne feledkezzünk meg arról, hogy az Eszköz adatainak módosítása menüpontban ki kell jelölnünk selejtezésre. E nélkül ezt a mozgást nem tudjuk használni. A menüpont elindítása után a következő ábra jelenik meg (110. ábra Tartozék selejtezés) 110. ábra Tartozék selejtezés Bizalmas! 112/136

113 Ki kell választanunk a selejtté válás okát, ezen kívül oda kell figyelnünk a Bizonylat dátumára, hiszen ezzel az időponttal vezetődik ki a rendszerünkből a tartozék, ha van nettó értéke, akkor eddig a dátumig számol a program terv szerinti értékcsökkenést, és ettől az időponttól számítja a program a terven felüli értékcsökkenést. Célszerű beírni a selejtezési jegyzőkönyv számát, mert erre hivatkozva ki tudjuk nyomtatni a programból a Selejtezési jegyzőkönyv betétlapját. Amennyiben a tartozéknak értéke volt, úgy ennek a mozgásnemnek az esetében is úgy jár el a program, ahogyan az a Tartozékértékesítés részben megismertük. Az ezzel a mozgásnemmel készült bizonylatokat nem kell sem pénzügyileg ellenőrizni, sem kontírozni. 6.7 Felhasználó változások (F4) A menüpont elindítása után a 111. ábra Felhasználói változások jelenik meg a képernyőnkön ábra Felhasználói változások Itt látható, hogy a képernyő nagy részét elfoglalja az eszközeink felsorolása. A képernyő akkor ilyen színes, mint a 111. ábra Felhasználói változások, ha az eszközeink raktáron (fekete szín), felhasználónál (piros szín) és személynél (kék szín) is vannak. Attól függően, hogy melyik eszközön állok, azaz melyik van kijelölve, válik aktívvá, vagy inaktívvá a képernyő jobb oldalán lévő menüpontok, ha a Menü gombra rákattintunk, akkor is ugyanezeket a menüpontokat látjuk. Amelyik menüpont aktív, azt a mozgást tudjuk elvégezni a program segítségével Kiadás alleltárnak, Kiadás személynek Csak azokat a tárgyi eszközöket tudom alleltárnak, vagy személynek kiadni, amelyek raktáron vannak. Bizalmas! 113/136

114 A Szűrés ikon segítségével a 111. ábra Felhasználói változások látható feltételek megadása alapján leszűkíthető az eszközök listája. Az aktuális szűrést a képernyő bal oldalán felül a rendezés alatt tekinthetjük meg. A menüpont elindítása után a 112. ábra Kiadás raktárról alleltárnak jelenik meg a képernyőn ábra Kiadás raktárról alleltárnak Itt meg kell adnunk a Bizonylat dátumát, ez lesz az az időpont, amelyikkel a felhasználói változás megtörténik. Az Alleltárnál be kell írnunk az alleltár kódját, ennek beírásában segít a választó gomb, aminek a megnyomásával feljön az alleltár törzs. (113. ábra Felhasználói mozgás/alleltár törzs) Természetesen, ha személynek adom át az eszközt, akkor a személytörzsből tudom kiválasztani az átvevőt ábra Felhasználói mozgás/alleltár törzs A Hiba! A hivatkozási forrás nem található.-n látható Rendben gomb megnyomása után az eszköz átkerül raktárról alleltárra, vagy személyre és elkészülnek a bizonylatok is. Ezek a bizonylatok párban készülnek el, mivel csökken a raktár, és nő a felhasználó, vagy személy leltára. Ezek a bizonylatok nem szerepelnek majd a negyedéves főkönyvi feladásban, hiszen nem történt értékbeli változás. Ezeket a bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell. Bizalmas! 114/136

115 6.7.2 Visszavét személytől, Átadás személyek között, Átadás személytől alleltárnak Ezekkel a mozgásokkal az eredetileg személynél lévő eszközöket tudjuk átadni raktárnak, másik személynek, vagy alleltárnak. A személynél lévő eszközöket a 111. ábra Felhasználói változások-n kék színnel jelöli a program. A kijelölt eszköz mellett aktívként csak ez a három mozgás jelenik meg. A munka elvégzését ugyanúgy kell elvégezni, mint azt a Kiadás alleltárnak, Kiadás személynek menüpontban leírtakban olvashattuk. Ezeket a bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell. Ezek a bizonylatok a főkönyvi feladást sem befolyásolják, nem kerülnek feladásra Visszavét alleltárról, Átadás alleltárak között, Átadás alleltárról személynek Ezekkel a mozgásokkal az eredetileg alleltáron lévő eszközöket tudjuk átadni raktárnak, másik alleltárnak, vagy személynek. Az alleltáron lévő eszközöket a 111. ábra Felhasználói változások-n piros színnel jelöli a program. A kijelölt eszköz mellett aktívként csak ez a három mozgás jelenik meg. A munka elvégzését ugyanúgy kell elvégezni, mint azt a Kiadás alleltárnak, Kiadás személynek menüpontban leírtakban olvashattuk. Ezeket a bizonylatokat sem pénzügyileg ellenőrizni, sem pedig kontírozni nem kell. Ezek a bizonylatok a főkönyvi feladást sem befolyásolják, nem kerülnek feladásra. 6.8 Archív bizonylatok Ebben a menüpontban nem módosíthatunk, nem törölhetünk, nem vehetünk fel új adatot, csak egy listát kapunk az archív bizonylatokról. (Archív bizonylatok alatt a rendszerbe a korábbi könyvelési években felvitt bizonylatokat értjük.) Az archív bizonylatok feltöltése az év végi zárás része, amikor a lezárt könyvelési év bizonylatait áttesszük ebbe az adattáblába. 7 ZÁRÁSOK A zárási munkálatokat az aktuális könyvelési időszak (negyedév, év, vállalkozói könyvelés esetén hónap) lezárása céljából végezzük. Emiatt rendkívül fontos, hogy ezeket a funkciókat valóban csak az időszak végén, az egyeztetéseket követően indítsák el. A zárási munkálatokhoz a114. ábra Zárások-n látható menük állnak rendelkezésre. Bizalmas! 115/136

116 7.1 Amortizáció elszámolás 114. ábra Zárások A program alapértelmezésben napi értékcsökkenés elszámolással dolgozik. Ez azt jelenti, hogy amennyiben az eszközön csökkenési, vagy növekedési mozgást hajtunk végre a rendszerben, akkor a program automatikusan elvégzi az eszközön végrehajtott értékbeni könyveléséig eső időszakra az értékcsökkenést. Amortizációt a programban háromféle időszakra lehet elszámolni: Havonta Negyedévente Évente Ezt egy paraméter beállítással tudjuk vezérelni, a paraméter neve: TAMORTESZTIP. Ennek kell az aktuális értékét a megfelelő időszakra átállítani. Mindezt legkésőbb az első amortizáció elszámolásáig meg kell tennünk, ez a paraméter év közben nem módosítható. Mielőtt hozzákezdenénk az amortizáció elszámolásához, mindenképpen el kell végeznünk néhány ellenőrzést. Először ellenőriznünk kell, tárgyi eszköz adataink helyességét, legalább főkönyvi szám összesen szinten. Három fő listát használhatunk erre. 3.3-as (tárgyi eszköz kartonok értékadatait gyűjti), 3.4-es (bizonylataink pénzügyi ellenőrzésekor megadott értékadatait gyűjti), és 3.5-ös azaz 38-as mérlegmellékletünk (bizonylataink kontírozáskor megadott értékadatait gyűjti). 3.3-as és 3.4-es listáink egyszerű összehasonlításához használhatjuk Szerviz fűmenünk, Eszközmozgások ellenőrzése menüpontját. Mindhárom listát aktuális időpontra vonatkozóan húzhatjuk csak le, hiszen 3.3-as listánk mindig ezt tükrözi (legegyszerűbb, ha minden listánkat adott év December 31-i időponttal kérjük le!) Főkönyvvel való egyeztetéshez kétféleképpen láthatunk hozzá. Egyik megoldás az, ha a programra bízzuk az egyeztetést a főkönyvvel. Ennek alapfeltétele, hogy főkönyvi könyvelésre is a CompuTREND Kft programját használják, a másik, hogy értékbeli változás felvitelekor a tárgyi eszköz rendszerben minden esetben be legyen írva a számla belső sorszáma. Ez a pénzügyi rendszerben történő számla iktatásakor keletkezik. Ezzel a sorszámmal tudjuk a számlát egyértelműen beazonosítani. A főkönyvi rendszerben is ez alapján a belső sorszám alapján történik a könyvelés. Bizalmas! 116/136

117 Amennyiben ezek a feltételek teljesülnek, akkor a Zárások menüpont Főkönyvi egyeztető listák almenüjét kell választanunk (114. ábra Zárások). A lista a főkönyv és tárgyi eszköz közötti eltéréseket mutatja, tehát ahol egyezőséget talál, azok ezeken a listákon nem jelennek meg. A listákon olyan tétel is megjelenhet, ami nem hibás, csak a számla könyvelése a főkönyvben egy főkönyvi számlaszámon történt, viszont a tárgyi eszköz rendszerben a bevételezés több eszközre történt. Ebben az esetben a felrögzített összegek csak összesenben egyeznek meg a főkönyvvel. Főkönyvi egyeztetéshez a másik megoldást javasoljuk inkább előző listáink több problémája miatt! Tehát, Tárgyi eszköz modulunkból ki kell nyomtatni a 7-es (Forgalmira kontírozott bizonylatok lista) listák közül vagy a 7.1 és 7.2-es listákat, vagy a 7.3 és 7.4-es listákat. Ezek a listák a forgalmi számlaszámra, illetve a felújítási számlaszámra kontírozott bizonylatokat összesítik. Mindkét lista-pár ugyanazokat az adatokat tartalmazza, csak más szempont szerint csoportosítva. Annak megfelelően, hogy melyik szempont szerint szeretnénk egyeztetni, nekünk melyik szimpatikusabb, azt a párt válasszuk. Ezeket a listákat le lehet húzni különböző időszakokra is, attól függően, hogy mit szeretnénk egyeztetni. Az egyeztetéshez szükség van a főkönyvi rendszerből lehúzott főkönyvi számlára, amely tartalmazza az 1-es számlaosztályba történt könyveléseket. Ezzel a két, illetve három listával azt tudjuk leegyeztetni, hogy ugyanazok a mozgások lettek e felvezetve a tárgyi eszköz rendszerbe, ugyanolyan összeggel és pénzforgalmi számlaszámra, mint ahogyan az a főkönyvi könyvelésben van. A főkönyvi könyvelésnél minden esetben ellenőrizni kell, hogy megtörtént-e az aktiválás is az állományi számlaszámokra. Amennyiben eltérés mutatkozik, azt valamelyik rendszerben javítani kell. Amennyiben fennáll az egyezőség a tárgyi eszköz rendszer három listája között és főkönyv és a tárgyi eszköz között, elindíthatjuk az amortizáció elszámolást. A menüpont elindítása után az Amortizáció elszámolása almenüt kell választanunk, ezután a program elvégez néhány ellenőrzést. Ezek: - Minden bizonylat pénzügyileg ellenőrizve és kontírozva van e. Amennyiben hibát észlel a következő üzenetet küldi a program (115. ábra Amortizáció elszámolás ellenőrzése): 115. ábra Amortizáció elszámolás ellenőrzése Az IGEN gombra kattintás után kapunk egy listát, amelyik a pénzügyileg nem ellenőrzött, vagy nem kontírozott bizonylatainkat tartalmazza. A NEM gombra kattintással kilépünk az amortizáció elszámolás menüpontból. Ha a bizonylatokat ellenőriztük pénzügyileg és ki is kontíroztuk őket, akkor a teljes ellenőrzési metódust újra kell kezdenünk, hiszen változtattuk az adatokat, így már nem helytálló a korábbi ellenőrzésünk. - Ellenőrzi azt is a program, hogy a főkönyvi törzsben (33. ábra Főkönyvi törzs) nem megfelelőek a főkönyvi szám összerendelések, hiányzik a nullára írt főkönyvi szám, vagy az értékcsökkenési számlaszám. Ilyenkor a következő hibaüzenetet küldi (116. ábra Amortizáció elszámolás főkönyi szám ellenőrzése): Bizalmas! 117/136

118 116. ábra Amortizáció elszámolás főkönyi szám ellenőrzése - Ellenőrzi az eszközök mellett lévő főkönyvi számok meglétét - a főkönyvi törzsben. Ebben az esetben a következő hibaüzenetet küldi a program (117. ábra Amortizáció elszámolás főkönyvi szám ellenőrzése): 117. ábra Amortizáció elszámolás főkönyvi szám ellenőrzése - Ellenőrzi, hogy az eszközök mellett lévő értékcsökkenési leírási kulcs megegyezik e, az eszköz mellett lévő főkönyvi számlaszámhoz rendelt leírási kulccsal. Ebben az esetben a következő üzenetet küldi a program (118. ábra Amortizáció elszámolás ÉCS kulcs ellenőrzése). Bizalmas! 118/136

119 118. ábra Amortizáció elszámolás ÉCS kulcs ellenőrzése Ebben az esetben ez nem feltétlenül jelent hibát, hiszen mi magunk is dönthettünk úgy, hogy adott eszközt eltérő értékcsökkenési kulccsal írjuk le. Azonban ha az itt jelzett eszközök hibás értékcsökkenési kulcson vannak, akkor a Hiba? mezőbe bele kell tennünk egy jelzést és a Javítás gombra kattintás után, javításra kerülnek, és folytatódik az értékcsökkenés elszámolása, amennyiben a korábbi ellenőrzések mindegyike lefutott. A program csak abban az esetben végzi el az amortizáció elszámolást, ha egyetlen hibaüzenet sem jelenik meg. Ebben az esetben a következő ábra jelenik meg a képernyőnkön (119. ábra Amortizáció elszámolás): 119. ábra Amortizáció elszámolás A Rendben gombra történő kattintás után a rendszer elszámolja az értékcsökkenést. Az értékcsökkenés számítása közben a képernyőn a 120. ábra Amortizáció elszámolás látható. A képernyő alján a fekete részben azokat az eszközöket látjuk, amelyekre értékcsökkenést számol el a program. Az elszámolt értékcsökkenésről egy bizonylatot készít minden egyes eszközre, adott negyedév utolsó napi dátumával. Az amortizáció elszámolása az eszközök, ingatlanok mennyiségétől függően hosszú időt is igénybe vehet. Bizalmas! 119/136

120 120. ábra Amortizáció elszámolás Amennyiben az eszköz a negyedéves amortizáció elszámolásakor 0-ra íródott, akkor ezen az eszközön a főkönyvi szám változásnak megfelelően további két bizonylati sort is létrehoz a program. (A főkönyvi törzsben az eszköz állományi számlájának megfelelő 0-ra leírt számlaszámra teszi át az eszközt.) Az adatváltozásokat átvezeti a tárgyi eszközök adatain is. Az értékcsökkenés elszámolásának megtörténte bejegyzésre kerül. Erről a program a következő üzenetet küldi: Ezután már nem lehet az aktuális negyedévre könyvelni, viszont a negyedéves főkönyvi feladást csak ennek a bejegyzésnek a megléte esetén lehet elindítani. A negyedéves értékcsökkenés elszámolásának végeztével a számítás eredményét ki lehet listázni az Időszaki amortizáció lista, vagy az Összesített amortizációs lista lekérdezésével. Mindkét lista esetében ki kell jelölni a nyomtatni kívánt negyedév számát és amennyiben szükséges egyéb szűkítési feltételt is megadhatunk. Az amortizáció elszámolás visszatörlése menüpontban, az elvégzett amortizáció számítás következményeit lehet az elszámolás előtti állapotra visszaállítani. Tehát törli a létrehozott bizonylatokat, és az elszámolásra vonatkozó bejegyzést is. Az értékcsökkenést csak akkor lehet törölni, ha még nem történt meg a főkönyvi feladás. Bizalmas! 120/136

121 7.2 Főkönyvi feladás Annak megfelelően, hogy milyen időszaki értékcsökkenést választunk, annak megfelelő lesz a főkönyvi feladásunk is. Ez a funkció összegezi az időszaki (havi, negyedéves, vagy éves) adatokat, és a nyitó adatok valamint a bizonylatok alapján feladási listát készít. A főkönyvi feladás csak akkor készíthető el, ha az értékcsökkenés elszámolása már megtörtént. Amennyiben a feltételeket rendben találta a program, a Főkönyvi feladás menü Készítés almenüjének elindítása után a 121. ábra Főkönyvi feladás látható ablak jelenik meg: 121. ábra Főkönyvi feladás Ebben az ablakban kell bejelölni, hogy milyen fajta feladást kívánunk készíteni. A Teljes feladás tartalmazza az elszámolt értékcsökkenés elszámolását, a 0-ra íródást, valamint minden olyan mozgás értékét, amely állományi változást eredményezett (például: selejtezés; leltár hiány, többlet; főkönyvi szám változás; stb.) A főkönyvi feladás során a program főkönyvi számlaszámonként összegzi az adott időszakra eső összes mozgást, értékcsökkenést, természetesen a választott feladásnak megfelelően. Erről készít egy feladó fájlt a főkönyv felé. Mint már korábban is olvashattuk a pénzforgalmi mozgások, nem kerülnek feladásra a főkönyv felé, mivel azokat a pénzmozgás miatt a főkönyv lekönyveli, azonban minden más állományt érintő mozgás feladásra kerül. A főkönyvi feladás elkészülése is bejegyzésre kerül a megfelelő helyre. A feladás elkészültéről a következő üzenetet küldi a program: főkönyvi feladás ki is listázható a Nyomtatás menüpontban. Különböző listák nyomtathatóak. Bizalmas! 121/136

122 A főkönyvi feladás Törlés menüpont segítségével vissza is törölhető. Ebben az esetben a feladó fájl és a feladási bejegyzés is törlődik a rendszerből. A főkönyvi feladást a tárgyi eszköz rendszerben csak akkor lehet törölni, ha a főkönyv még nem vette át, illetve nem készült utána másik feladás. 7.3 Év végi zárás Az év végi zárás funkció egyrészről lezárja az aktuális könyvelési évet, másrészről pedig előkészíti a rendszert arra, hogy alkalmas legyen a következő év adatainak könyvelésére. Ebből adódóan az adatokban meglehetősen nagy, egymásra épülő változások történnek. Ezért az év végi zárás a biztonság kedvéért készít egy mentést. Az adatokat egy másik adatbázisba másolja át, melyet a későbbiekben az adatok megtekintésére, nyomtatásra tudunk használni, adatrögzítésre már természetesen nem. Az év végi zárás kétféle módon történhet, ezt egy paraméter vezérli. Ennek a neve: ZARAS_TIPUS. Ennek a paraméternek kétféle értéke lehet: EGYLEPCSO és TOBBLEPCSO. Az egylépcsős zárás azt jelenti, hogy a zárás a negyedik negyedéves, vagy 12. havi értékcsökkenés elszámolásával teljes egészében megtörténik. Az aktuális év lezárása nélkül adat nem rögzíthető a következő évre. A többlépcsős zárás azt jelenti, hogy a program első lépcsőjének lezárása után létrejön a következő évi adatbázis, amelybe az új beszerzések rögzíthetőek. Ezzel egy időben a régi adatbázisban az érték adatok megadása még folyik. Tehát a raktárosi és az anyagkönyvelői munka elkülöníthető egymástól. Az év végi zárás előtt, amennyiben szükséges az intézetünknek el kell készítenünk az OEP és az EMKI felé a szükséges jelentést az adott évre vonatkozóan. Lezárt évről nem tudunk adatot szolgáltatni! Egylépcsős zárás menete: El kell számolnunk az utolsó időszakra eső értékcsökkenés elszámolását és a főkönyvi feladását is el kell végeznünk, ellenkező esetben a következő üzenetet küldi a program: Nem elég az, hogy elkészítjük a főkönyvben a főkönyvi feladást, ott azt át is kell venni. Ha ez megtörtént, akkor a program a következő ellenőrző kérdést teszi fel: (122. ábra Egylépcsős zárás indítása) Bizalmas! 122/136

123 122. ábra Egylépcsős zárás indítása Ahogyan a 122. ábra Egylépcsős zárás indítása lévő figyelmeztető üzenetben is látjuk, ha itt az Indítás gombot nyomjuk meg, akkor a zárás lefut. Ezután már nem fogunk tudni könyvelni, adatot felvinni. A program automatikusan archiválja az adatokat és megnyitja a következő évet. A lezárt évből listákat természetesen a továbbiakban is le tudunk húzni, de ez minden, amit a lezárt évvel kezdhetünk. Az Rendben gomb megnyomása után egy újabb megerősítő kérdést tesz fel a program: Ha erre a kérdésre is igennel válaszolunk, akkor ténylegesen lefut a zárásunk. A munkát az új évi adatbázisban folytathatjuk. Többlépcsős zárás menete: Mint azt már korábban is olvashattuk, a többlépcsős zárás abban különbözik az egylépcsős zárástól, hogy így lehetőségünk van arra, hogy a következő évre adatot rögzítsünk, és az aktuális évre a pénzügyi adatokat javíthassuk, rögzíthessük. Vagyis a raktárosi teendőket külön lehet választani év végén is az anyagkönyvelői munkafázisoktól. Amikor már aktuális évi bevételezések és egyéb mozgások nem lesznek, akkor lehet elindítani a Többlépcsős zárás Első lépcsőjét. Ez még az utolsó időszaki értékcsökkenés elszámolása előtt történik. A menüpont elindítása után a program a következő üzenetet írja ki: (123. ábra Többlépcsős zárás első lépcsője) Bizalmas! 123/136

124 123. ábra Többlépcsős zárás első lépcsője Az Indítás gombra történő kattintás után a program feltesz egy ellenőrző kérdést: Amennyiben erre a kérdésre is igennel válaszolunk, úgy a zárás első lépcsője lefut. Ezzel egy időben elkészül az új évi adatbázis, ahova innentől kezdve felvihetőek a mozgások. Az aktuális, teljesen még le nem zárt évre pedig felvihetőek a pénzügyi adatok. Amikor teljesen elkészültünk az éves munkánkkal, akkor a szokásos módon el kell számolnunk az utolsó időszakra az értékcsökkenést, el kell készítenünk a főkönyvi feladást. Ha mindez megvan, akkor lefuttathatjuk a Második lépcsőjét a zárásnak. Ezzel teljesen lezárjuk az évet, innentől kezdve már nem tudunk bele adatot rögzíteni, csak listázni. 8 LISTÁK A menüpont elindítása után a 124. ábra Listák-n látható képernyő jelenik meg. Bizalmas! 124/136

125 124. ábra Listák Mint láthatjuk a listák mindegyike számozott lista, ez segíti a tájékozódást a listák között, mivel a nyomtatott formátumra is rányomtatódik a lista száma. A legtöbb lista lekérésekor különböző rendezéseket, szűréseket lehet megadni, ezek azért nagyon fontosak, hogy mindig azokat az adatokat lássuk, amire szükségünk van. A listák egy része Excel táblába is kiexportálható, már ha az adott gépre telepítve van Excel. A listák minden esetben először képernyőre íródnak ki, majd ha szükséges, akkor nyomtatóra is kinyomtathatjuk őket, vagy csak a kívánt oldalt, oldalakat. Nyomtatáskor a legtöbb listánál beállítható, hogy file-ba nyomtasson.(print to file). Bizalmas! 125/136

126 A Print to File-ba bepipálva, megadható, hogy milyen formátumban (pl. text, bmp, jpg, gif,rtf, doc,xls, pdf), és hova történjen a mentés. Excel-be történő exportálás esetén választható, hogy a nyers adatok kerüljenek át, vagy a listaformátum. Néhány listáról bővebben: 8.1 Kartonok A listák közül háromféle karton húzható le: 1.1 Tárgyi eszköz karton 1.2 Ingatlan karton 1.3 Raktári tartozék karton Ezek közül, a megfelelő kiválasztásával feljön egy lista az eszközeinkről, vagy ingatlanokról, vagy a raktári tartozékokról. (125. ábra Tárgyi eszköz karton nyomtatás) 125. ábra Tárgyi eszköz karton nyomtatás A Rendezés segítségével tudjuk könnyen megkeresni a nyomtatni kívánt eszközünket, a rendezésen, mint a rendszerben mindig, most is bármikor változtathatunk, annak megfelelően, hogy milyen információ áll a rendelkezésünkre. Nyomtatandó kartont úgy is kiválaszthatunk, hogy kétszer rákattintunk a sorra, vagy ha több egymás utáni kartont szeretnénk nyomtatni, akkor a CTRL vagy SHIFT billentyűk és az egér segítségével ezeket kijelölve majd a Rendben gombra kattintva megkapjuk először képernyőre, majd ha szeretnénk nyomtatóra a kartont, vagy kartonokat. Bizalmas! 126/136

127 8.2 Tárgyi eszközök pénzügyi adatai A menüpont elindítása után a 126. ábra Tárgyi eszköz pénzügyi listái látható listák jelennek meg ábra Tárgyi eszköz pénzügyi listái Ezek közül háromra hívnám fel a figyelmet. Mint már korábban is olvashattuk ezek közül a listák közül: 3.3 Intézményre főkönyvi szám összesen, 3.4 Időszaki főkönyvi szám összesítő, 3.5 Állományalakulási (38-as) lista egyeztetés szempontjából nagyon fontosak. Ezek a listák főkönyvi számonként összesítve tartalmazzák az adatokat. Amennyiben szükségünk van rá, természetesen részletes listát is lekérhetünk róluk. A listák lekérésénél vegyük figyelembe, hogy milyen információra van szükségünk és annak megfelelően kérjük le a listát és adjuk meg a szűkítési feltételeket. 8.3 Tárgyi eszközök pénzügyi listája Ezek a listák többféle szempont szerint húzhatóak le és azokon belül is van szűrési lehetőség. Ezeken a listákon a tárgyi eszközök értékadatai a fő szempont. 8.4 Kontírozott bizonylatok számlákkal Ezekről a listákról is volt már szó abban a részében a dokumentációnak, amelyben a főkönyvvel való egyeztetést taglaltuk. Ezek a listák tulajdonképpen párban járnak. A 7.1 és 7.2 ugyanolyan szempont szerint gyűjtik le az adatokat, csak az egyik a forgalmira kontírozott tételeken mutatja, a másik a felújítási tételeket. A 7.3 és 7.4-es listák szintén ezeket az adatokat tartalmazzák, csak az adatok legyűjtésének szempontja más. Bizalmas! 127/136

128 8.5 Tárgyi eszköz listák A menüpont elindítása után a 127. ábra Tárgyi eszköz listák látható lista menük jelennek meg ábra Tárgyi eszköz listák Ezek a listák különböző szempontok szerint az eszközök és ingatlanok adatait tartalmazzák. Ezeken a listákon pénzügyi adatok nem szerepelnek. 9 SZERVÍZ A menüpont elindítása után a 128. ábra Szervíz látható képernyőképet látjuk ábra Szervíz Mint a 128. ábra Szervíz-n is látjuk az utolsó, Javítások menü inaktív. Ezt a programrészt nem használhatják a felhasználók, ez a menüpont a CompuTREND munkatársainak munkáját segíti, csak ők érhetik el. Bizalmas! 128/136

129 9.1 Főkönyvi számok konvertálása Ebben a menüpontban a főkönyvi szám konverzió elvégzéséhez szükséges adatokat tudjuk felvinni a rendszerbe. Erre a menüpontra akkor lehet szükségünk, ha megváltoznak a főkönyvi számlaszámaink, az egyik főkönyvi szám helyett, ezentúl egy másik főkönyvi számlaszámot kell használnunk. Ezzel a menüponttal a megszűnő főkönyvi számlaszámon lévő összes eszközt át tudjuk helyezni az új főkönyvi számlaszámra. A menüpont elindítása után a 129. ábra Főkönyvi szám konvertálása jelenik meg a képernyőn. A program automatikusan feltölti ezt a táblát a meglévő főkönyvi számlaszámaimmal. Ezeket módosítva, illetve kiegészítve meg kell adnunk az új főkönyvi szám összerendelésemet. Ez lesz majd a későbbiekben a főkönyvi törzsünk ábra Főkönyvi szám konvertálása Bizalmas! 129/136

130 Ha felvittük a főkönyvi szám összerendelést, akkor a Tovább gombra kattintva a 130. ábra Főkönyvi szám konvertálás, régi és új számmlaszámok összerendelése jelenik meg a képernyőnkön ábra Főkönyvi szám konvertálás, régi és új számmlaszámok összerendelése Ebben a táblázatban tudjuk a régi állományi számlaszámhoz hozzárendelni az új állományi főkönyvi számot a Módosítás gomb segítségével. Itt adom meg, hogy melyik főkönyvi számlaszámom mire változott meg. Az adatok megadása a következő táblázatnak megfelelően 131. ábra Főkönyvi szám konvertálás, új állományi számlaszám megadása): 131. ábra Főkönyvi szám konvertálás, új állományi számlaszám megadása A Nyomtatás gomb segítségével a felvitt összerendeléseket tudjuk kinyomtatni a táblázatnak megfelelően. Az adatok felvitele után a konvertálást a Konvertál gombra történő kattintás után hajtja végre a program. Ezután módosul a főkönyvi törzsünk és az eszközök mellett lévő főkönyvi szám. Bizalmas! 130/136

131 9.2 Főkönyvi számok ellenőrzése eszközöknél és raktári tartozéknál Ez a két menüpont ellenőrzést végez a tárgyi eszközeinken, ingatlanainkon és a raktári tartozékokon. Azt ellenőrzi, hogy az eszköznél lévő főkönyvi szám megtalálható-e a főkönyvi törzsben. 10 RENDSZER A menüt elindítva a 132. ábra Rendszer-n látható képernyő jelenik meg ábra Rendszer Itt olyan menüpontok találhatóak, amelyek elindítására általában ritkán van szükségünk. Emellett, van köztük olyan menüpont, amely nem elsősorban a napi munkához, hanem a különböző jogosultságok, és működési módot vezérlő paraméterek beállításához szükséges Paraméterkezelő indítása A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására a Paraméterkezelő program elindításával van lehetőségünk. A paraméterkezelő program egy önálló program, így amennyiben elindítjuk ezt a menüpontot, akkor feljön a paraméterkezelő program bejelentkező ablaka, amelybe újra be kell írnunk a felhasználó nevünket és jelszavunkat. Amennyiben jogosultságunk van a program használatához, akkor beléphetünk. A paraméterkezelő program használatát itt nem részletezzük, az egy külön dokumentumban található. A paraméterekről általában elmondható, hogy vannak köztük olyanok, amelyek kényelmi funkcióval szolgálnak, ezeknek a módosítása bármikor történhet. Azonban a legtöbb paraméter beállítás a rendszer működésére vonatkozik, ezeknek a módosítása nagy körültekintést igényel, ezek többsége csak a CompuTREND munkatársai által módosíthatóak. Bizalmas! 131/136

132 10.2 Jogosultságok menüpont A programot nagyon széleskörű védelmi rendszerrel láttuk el. Ennek a védelmi rendszernek a kezelésére egy különálló program szolgál. Ennek a menüpontnak a segítségével a belépési jelszavunkat tudjuk megváltoztatni. A jelszó megváltoztatásához szükség van az eredeti jelszó begépelésére és az új jelszó megadására, valamint ennek megerősítésére ábra Jelszómódosítás 10.3 Fejlesztési igények, Hiba bejelentések, a CompuTREND Kft honlapja Ezeknek a menüpontoknak a segítségével a CompuTREND munkatársaival való kapcsolattartást könnyíthetjük meg. Természetesen ezek a menüpontok csak azokon a gépeken indíthatóak, amelyeken internet hozzáférés található. A megfelelő menüben a fejlesztési igényeinket, hiba bejelentéseinket tehetjük meg formában. A CompuTREND Kft honlapja menüpontban pedig a honlapra léphetünk fel, ahonnan információkat érhetünk el, valamint a programok új verzióit tölthetjük le Névjegy A 134. ábra Névjegy-n a program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk, ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! Bizalmas! 132/136

133 10.5 Kilépés menüpont 134. ábra Névjegy Ennek a menüpontnak az elindításakor a programból ki lehet lépni. Ezzel azt érjük el, hogy a program futását leállítjuk, és a képernyőt becsukjuk. Ennek a menüpontnak a megnyomása után visszalépésre csak az újbóli futtatás során nyílik lehetőségünk, melynek folyamatát a dokumentáció elején ismertük meg. Bizalmas! 133/136