LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT Hatályos: november 15. Jóváhagyta : Dr. Karsai Éva Jegyző Egyet értek: Petró Ferenc polgármester

2 Ásotthalom Község Önkormányzata leltározásával összefüggő feladatait a számvitelről szóló évi. törvény, és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (II.24.) Korm. rendelet (a továbbiakban Áhsz.) alapján a következők szerint határozom meg. A szabályzat hatálya kiterjed Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatalára és az önálló szakfeladatokra, a Kiss Ferenc Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és Napközi Otthonos Óvodára és a Petőfi Sándor Művelődési Házra és Könyvtárra. Az Áhsz. 37 -a rendelkezik arról, hogy minden évben december 31.-i fordulónappal a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat leltározni kell. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források meglétét támasztja alá. A jelen szabályzat főbb irányainak meghatározásáért, végrehajtásáért, elkészítésért, aktualizálásáért az önkormányzat gazdasági vezetője a felelős. 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. A leltározási szabályzat célja és tartalma A leltározás célja, hogy az Önkormányzatnál a leltározási kötelezettség egységes elvek alapján kerüljön végrehajtásra. A számviteli törvény szerint a költségvetési évről, december 31-i fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is - minden évben leltározni kell. A leltározás végrehajtását leltárral kell alátámasztani. A leltár a mérleg alapja. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon a Polgármesteri Hivatal - valamint az önálló szakfeladatok,- és az Önkormányzat intézményeinek eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. Az eszközöket kivéve az immateriális javakat, követeléseket mennyiségi felvétellel, az immateriális javakat, követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előlegeket és az aktív pénzügyi elszámolásokat) és a csak értékben kimutatott eszközöket (idegen helyen tárolt, letétbe helyezett, a dematerializált értékpapírok), valamint a forrásokat egyeztetéssel kell leltározni. Azoknál a mérlegsoroknál, ahol a mérlegsor alátámasztása egyeztetéssel történik, kötelező az évenkénti leltározás, azoknál a mérlegsoroknál, ahol mennyiségi felvétellel történik a leltározás az Önkormányzat a kétévenkénti fizikai leltározást alkalmazza, évenként a mennyiségi felvétellel történő leltározást az analitikus nyilvántartásokból kinyomtatható dokumentumok tételes ellenőrzésével végzi el, és az így ellenőrzött dokumentum leltárként elfogadható. Az éves beszámoló részét képező könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő - 0 -ra írt, de használatban lévő, illetve használaton kívüli eszközöket, 2

3 - érték nélkül nyilvántartott eszközöket, kötelezettségeket, - használt és használatban lévő készleteket, kisértékű éven belül elhasználódó eszközöket, - használatban lévő immateriális javakat és tárgyi eszközöket kétévente fizikai leltározással, évente egyeztetéssel kell leltározni A leltározás alapelvei Leltár: az Önkormányzat eszközeiről és forrásairól egy adott időpontra vonatkozóan, a valóságos helyzetnek megfelelő mennyiségben és értékben készített részletes kimutatás. A számviteli törvény előírása szerint a főkönyvi könyvelés év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Az Áhsz. 13/A -a alapján amennyiben a költségvetési szervet átszervezik [ideértve a jogutódlással fejezeten (önkormányzaton) belüli, vagy fejezetek (önkormányzatok) közötti összevonást, beolvasztást, egyesülést is], illetve a költségvetési szerv jogutód nélkül véglegesen megszűnik, akkor a megszüntető szervezet (alapító szerv) által meghatározott fordulónappal (megszűnés napjával) az éves költségvetési beszámolónak megfelelő adattartalommal - leltárral és záró főkönyvi kivonattal alátámasztott beszámolót köteles - 60 napon belül - készíteni. Leltározás: az Önkormányzat tulajdonában lévő, kezelésbe, vagy tartós használatba adott befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglévő mennyiségük, állományuk megállapítása. A leltározás az Önkormányzat birtokában lévő idegen eszközökre is vonatkozik. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása), valamint a selejtezendő és értékcsökkent eszközök feltárása is. A mérlegnek a tényleges vagyoni helyzetet kell rögzítenie. A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság érvényesüljön. Leltárértékelés: a leltározott eszközök és források értékének meghatározása. A leltár teljessége, célja, helye és időpontja szerint a következő leltárfajtákat különböztetjük meg: - Teljes leltár, amely tartalmazza az Önkormányzat és az önállóan működő költségvetési szerveinek valamennyi eszközét és forrását, ideértve a birtokában lévő idegen tulajdonú eszközöket is. - Évközi és évzáró leltár az év közben készült (vagyonmérleg, fúziós mérleg, tevékenységet záró mérleg stb.) ill. az éves mérlegek valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a fordulónapon a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja. - Az év utolsó napjával minden eszközről, forrásról kell leltárt készíteni, így az előbbieken túl az úton levő árukról, eszközökről, a megmunkálásra (bérmunka) átadott saját készletekről, a javításra átadott eszközökről A leltározás kapcsolata a számviteli politikával 3

4 A leltározást úgy kell a jogszabályi előírásoknak megfelelően szabályozni, hogy az a számviteli politikával az alábbiak szerint összhangban legyen: a leltározás az éves beszámoló fordulónapjáig - tárgyév december 31-ig - megtörténjen, a mérleg tételeinek leltárral történő alátámasztása dokumentálva legyen, a leltár a főkönyvi kivonat és az analitikus nyilvántartások egyezősége biztosított legyen, a leltározás szolgálja a valódiság elvének érvényesülését, biztosítsa az összeállított leltáron keresztül az áttekinthetőséget, az értékelhetőséget, és segítse az ellenőrzés folyamatát, a beszámoló összeállításához a leltárfelvétel köre a lényegesség elvét tükrözze, a vagyontárgyakat tényleges beszerzési áron, vagy előállítási költségen, a forgalomképes ingatlanokat piaci értéken szabad számításba venni, a leltárfelvétel a tényleges gazdasági tartalmuknak megfelelően történjen, a leltározás eredményeként keletkezett információk hasznossága álljon arányban az információk előállításának költségeivel A leltárral szemben támasztott követelmények Az Áhsz. értelmében eleget kell tenni a tételesség és az ellenőrizhetőség követelményeinek. A tételesség követelménye azt jelenti, hogy a leltárnak tételesen tartalmaznia kell a mérlegben kimutatandó minden eszközt és forrást. Az Önkormányzat tulajdonában, használatában lévő eszközök jellege szerint vannak olyan eszközök amelyek mennyisége tételes mérés, számlálás alapján közvetlen megállapítható, ezeket mennyiségben és értékben, azokat, amelyek csak közvetve, a nyilvántartások, dokumentációk alapján mérhetők fel, csak értékben kell tételesen a leltárba beállítani. A Szabályzat 8. számú melléklete A mennyiségi számbavétellel, illetve az egyeztetéssel leltározandó vagyoni kör meghatározása és a leltározás során kapcsolódó bizonylatok a évi leltározási munka elvégzésekor. Az ellenőrizhetőség követelménye szerint a leltárnak tartalmaznia kell azt az évet, hónapot és napot, amely napra vonatkozóan azt készítették, úgy, hogy a záró leltár egyeztetése az ellenőrzés után megfeleljen a tárgyév december 31-ei állapotnak. A leltárnak tartalmaznia kell az abban szereplő eszközök és források leltári tételeinek pontos megnevezését és az azonosításhoz szükséges minden egyéb megjelölést, A leltárnak tartalmaznia kell a mérleg fordulónapján meglévő eszköz-és forrásállományt, legalább a mérleg tételei szerinti csoportosításban, Azon készletféleségeknél, amelyeket mennyiségben és értékben kell szerepeltetni, fel kell tüntetni az értékelés alapjául szolgáló egységárat is. Azokat a vásárolt, illetve saját termelésű készleteket amelyek a vonatkozó előírásoknak vagy eredeti rendeltetésüknek 4

5 nem felelnek meg, - megrongálódtak, feleslegessé váltak, - csökkent értéken kell a leltárban szerepeltetni. Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen a hibás bejegyzés áthúzásával és föléírással szabad eszközölni, és a javítást végző személynek a "javította" jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolni. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. A leltárral szemben támasztott alaki követelmények: teljesség, a valódiság, a világosság. A teljesség azt jelenti, hogy a leltárnak valamennyi eszközt és forrást tartalmaznia kell. A leltár valódisága mintegy előfeltétele a mérleg valódiságának. Azt jelenti, hogy minden leltárnak a valóságot az eszközöknek a leltározás vagy az egyeztetés során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét kell tükröznie. A leltár a világosság követelményének akkor felel meg, ha a leltár áttekinthető, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel tartalmazza az eszközöket és forrásokat. A számbavételnél a világosság követelménye egyben a bruttó-elv érvényesítését is jelenti. Az adósok és a hitelezők tartozásait, illetve követeléseit tételesen kell a leltárban kimutatni, ugyanannak az adósnak vagy hitelezőnek több számlájából adódó, azonos természetű tartozása, ill. követelése nem vonható össze, bruttó módon kell elszámolni. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények: - a bizonylatok (leltárfelvételi), továbbá az egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) előírás szerinti egyértelmű és hiánytalan kitöltése, - a szükséges záradékok és aláírások megléte. 5

6 Minden leltárnak (részleltárnak) tartalmaznia kell: a költségvetési szerv megnevezését, a "leltár" megjelölését, a leltározási hely (körzet) megjelölését, a bizonylatok sorszámát, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját, leltározott eszközök és források vagy azok csoportjainak egyértelmű meghatározását, a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, mennyiségi egységeit, egységárát és összértékét, a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimutatását, a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását Elkülönítetten kell a leltárban kimutatni mindazokat, az egyébként azonos eszközöket, amelyet valamilyen okból egymástól eltérően kell értékelni, jogcím szerinti részletezéssel kell a leltárba felvenni: úton lévő eszközök, bérbe adott eszközök, bizományba adott eszközök, bérmunkára átadott eszközök. Nem lehet saját tulajdonként felvenni a leltárban a bérelt vagy kölcsönvett, az eladott, de el nem szállított, az önkormányzatnál, intézménynél tárolt idegen tulajdont képező eszközöket. 2. A LELTÁROZÁS ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK FELADATAI 2.1. A leltár megszervezése: A leltározás megkezdése előtt - fel kell mérni és meg kell határozni a konkrét feladatokat, - időben gondoskodni kell, hogy a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre álljanak. A leltározás adminisztratív előkészítése 6

7 - el kell készíteni a leltározási ütemtervet, - ki kell adni a leltározási körzeteknek a leltárutasítást, - gondoskodni kell a könyvelési és pénzügyi nyilvántartások naprakészségéről, a fordulónapi könyv szerinti készlet megállapítása érdekében. A leltározás megkezdése előtt a jegyző (intézményeknél annak vezetői) hatáskörébe tartoznak a következő megállapítások: - a leltározási munkák előkészítésének módja és ideje, - a leltározásért felelős személyek kijelölése és megbízása - a leltárellenőrök kijelölése, - a leltározási bizottság összetételének jóváhagyása. A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság elve érvényesüljön. 2.2 Személyi feltételek biztosítása A leltározás megkezdése előtt gondoskodni kell a leltározásban résztvevők kijelöléséről, megbízásáról, oktatásáról. Ki kell alakítani a leltározási bizottságokat, akik az egyes leltározási körzetekben végzik a leltározást. A bizottságnak legalább 2 főből kell állni, akik közül az egyiket a bizottság vezetésével kell megbízni. A bizottságokat úgy kell kialakítani, hogy saját körzetében senki sem lehet a bizottság vezetője. Az oktatáson köteles mindenki részt venni, aki a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közreműködik. Az oktatás során ismertetni kell a leltározással, valamint a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos előírásokat. A leltározásban résztvevők feladatai és felelőssége: A jegyző /intézmény vezetője Feladata: - a leltározás vezetőjének kijelölése és megbízása, - a leltárellenőrök kijelölése és megbízása, - az éves leltározási ütemterv jóváhagyása, - a leltározási utasítások kiadása. Felelős: - leltározás során az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések maradéktalan betartásáért, - a leltározási, és értékelési szabályzat elkészíttetéséért, az azokban foglaltak végrehajtásáért, - az ellenőrzés megszervezéséért és végrehajtásáért, 7

8 - az értékelés helyességéért, - a leltári többletek és hiányok kimunkálásáért, - a szükséges felelősségre vonás megtételéért - a leltárértékelést követően utasítást ad a hiányosságok megszüntetése érdekében a szükséges intézkedésekre. A leltározás vezetője Feladata: - az éves leltározási ütemterv elkészítése, a jegyzővel/intézményvezetővel történő egyeztetése, - a leltározásban résztvevők kijelölése, - a leltározó bizottságok kialakítása, tagjainak megbízólevéllel történő ellátása, (szabályzat 3. sz. melléklete) - a leltározásban közreműködők felkészítése, oktatása, - a leltározáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosítása (nyomtatványok, mérőeszközök) - a leltározás szabályszerűségének biztosítása - a leltározás szabályszerűségének biztosítása. Felelős: - a kiadott utasítások végrehajtásáért, - a leltározásban részt vevő dolgozók munkájának minőségéért, - a bizonylati fegyelem betartásáért. Javaslatot tehet: - a többletek és hiányok könyvviteli elszámolására, - a leltározási munkák egy részének vagy egészének leállítására, megismétlésére - a leltározás során megállapított hiányosságok, mulasztások bekövetkezéséért felelős személyek felelősségre vonására. Leltárellenőr Feladata: - a leltár megkezdése előtt ellenőriznie kell, hogy az előkészítés feladatait végrehajtottáke, - ellenőrizni a leltározásra kijelölt személyek megjelenését a leltározás helyén, - figyelemmel kísérni, hogy a leltár az előírt ütemben folyik-e, - a meg nem engedett eszközmozgások megakadályozása, - a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést, - eltérés esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni, 8

9 - a leltárfelvétel időtartama alatt munkáját úgy kell szerveznie, hogy bármikor elérhető legyen, a felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében. - a leltárfelvétel befejezése után ellenőrzi a leltár-felvétel teljeskörűségét, illetve ellenőrzi még a következőket: a mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen, a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a bizonylatok formailag helyes kitöltését, A leltározó dolgozók (leltárfelelősök) Feladatai: - részt vesz a leltárértekezleten, ahol el kell sajátítania a leltárbizonylatok kitöltésének módját, a leltárfelvétel technikáját, - a leltározás időtartama alatt minden nap a megjelölt időben meg kell jelennie a leltározás helyén, és onnan a munkavégzés ideje alatt csak a leltározás vezetőjének engedélyével távozhat, - a leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat aláírás ellenében, - a leltározást a leltárvezető által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. Felelős: A leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltéséért, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartásáért. A leltár értékelését végzők Feladata: A leltározott eszközök és források számviteli törvényben, illetve az Eszközök és Források értékelési szabályzatában meghatározott módon való értékelése, árazása. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők A tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan felelősek: - a leltárelszámolás alapján képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, - az éves mérlegben beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért, - a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az éves mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért, - az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért, - a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért, - a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket, 9

10 - összeállítja a leltári dokumentációt, és azt átadja a leltározás vezetőjének, aki előkészíti a szükséges intézkedések megtételét A tárgyi feltételek biztosítása A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a leltározás vezetője a felelős. Ennek keretében gondoskodnia kell: - a szükséges nyomtatványokról, - a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről. A leltározási bizonylatokat leltározási körzetenként, átvételi elismervény ellenében kell átadni a leltározási csoportok vezetőinek Leltározási körzet, leltárfelvételi egység Leltározási körzet a fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható terület. A Polgármesteri Hivatal esetében leltározási körzetek az irodák és az önálló szakfeladaton végzett tevékenységekhez tartozók helyiségei. A leltározási körzetek és leltárfelelősök pontos megjelölését az 1. sz. melléklet tartalmazza. Minden leltározási körzetbe leltárfelelőst kell kijelölni, aki köteles gondoskodni a körzetébe tartozó eszközök előkészítéséről és vagyonvédelméről. Tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok: A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra átvett idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát. Az idegen helyen tárolt saját eszközök számbavételét el kell végezni. Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve már teljesen (0-ig) leírt tárgyi eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell a selejtezésről, esetleg az értékesítésről. Meg kell győződni arról, hogy a tárgyi eszközökön a leltári számok olvashatók-e. Amennyiben nem, gondoskodni kell a pótlásáról. Hiányzó számok esetén a tárgyi eszközök azonosítását a korábbi leltárfelvételi okmányok alapján kell megállapítani. Ellenőrizni kell a tárgyi eszközök tartozékainak nyilvántartását. A használaton kívüli vagy idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni. Ellenőrizni kell, hogy az év közben a tárgyi eszközökön végrehajtott felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e. Ellenőrizni kell, hogy az alaptevékenységhez térítésmentesen átvett tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően történt-e. Készletekkel kapcsolatos feladatok: 10

11 Gondoskodni kell a raktárakban tárolt készletek megfelelő azonosíthatóságáról. Biztosítani kell a különböző cikkek egymástól elkülönített tárolását. Az előre csomagolt készleteket meg kell vizsgálni, ellenőrizni kell, hogy a gyűjtőcsomagolás sértetlen-e. A raktárban el kell különíteni a csökkent értékű készleteket. A leltározást megelőzően gondoskodni kell a csökkent értékű készletek leértékeléséről, illetve a selejtezés végrehajtásáról. Az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról gondoskodni kell. Gondoskodni kell a raktári új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegbe csak a raktári új készletek tényleges állománya állítható be Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása érdekében. A leltározási ütemtervet minden évben a leltározást megelőzően legalább 5 nappal el kell készíteni, amelyet a jegyző (intézménynél annak vezetője) hagyja jóvá. Az önállóan működő költségvetési szervek a Polgármesteri Hivatal által kiadott határidőre saját hatáskörben készítik el az Ütemtervet és bonyolítják le a leltározási tevékenységet. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell: - mire terjed ki a leltározás, - a leltározási bizottság elnökének, tagjainak megnevezését, - a leltárellenőrök nevét, - a leltározási körzeteket, a körzetfelelősök nevét, - a leltározás időpontját napra meghatározva, - a leltározók nevét, - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, - a leltár kiértékelésének határidejét, - a kiértékelés átadásának időpontját a leltárvezető részére, - az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét, - a záró-jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, - az eltérések rendezésének határidejét a könyvviteli nyilvántartásokban. A leltározási ütemtervtől csak a jegyzőnek az engedélye vagy utasítása alapján lehet eltérni Leltározási utasítás A leltározás vezetőjének a megbízástól számított 15 napon belül el kell készíteni a leltározási ütemtervet, azt jóváhagyásra a jegyzőnek be kell mutatni. 11

12 A leltározási utasítás tartalmazza: - a leltározás irányításáért, a leltár készítéséért felelős személy nevét, beosztását, - a leltárellenőrök kijelölését, - leltárkörzetek meghatározását, - leltározandó eszközök körét, - leltárbizottság kijelölését, a bizottság tagjainak felsorolását, - a leltárfelvétel megkezdésének és befejezésének időpontját, módszerét, - a leltározás során használandó bizonylatokat. A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást a jegyző (az intézmény vezetője) által kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. A leltározási utasítást a leltározás megkezdése előtt legalább 15 nappal ki kell adni, hogy a leltározásra való felkészüléshez elegendő idő álljon rendelkezésre. A leltározási utasításhoz mellékelni kell a leltározásnál felhasználható bizonylatokat és a leltározásban részt vevő személyek részére kiállított megbízólevelet. A leltározási utasítás a szabályzat 2. sz. mellékletét képezi. A leltározási utasítást meg kell küldeni: - az intézményvezetőknek, általuk - a leltározási körzet leltárfelelőseinek, valamint - a leltárellenőrnek A leltározás módja A leltározás történhet: a.) mennyiségi felvétellel (megszámlálás, mérés, egyéb módszer) ezen belül lehet: - nyilvántartásoktól függetlenül, - nyilvántartásokkal való utólagos összehasonlítással, - a nyilvántartások alapján a felvétel alkalmával való összehasonlítással. b.) egyeztetéssel (rovancs) A leltározás ezen módja akkor választható, ha a tényleges állapot megállapítása analitikus nyilvántartások egyeztetésével is biztosítható. az A leltár okmányain a leltározás módját rögzíteni kell. Az egyes vagyonrészek leltározásának módjára a szabályzat 3. pontja kötelező előírásokat tartalmaz. 12

13 A leltározásnak két munkafolyamatból kell állni: - az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történő megállapításából és - leltározott mennyiségek értékeléséből A leltározás időpontja A leltározás elvégezhető - folyamatosan, - fordulónappal (minden év december 31.). Mindkét esetben a leltározást a szabályzatban, illetve az éves leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Ezzel egyidejűleg meg kell figyelni és fel kell tárni az elfekvő, feleslegessé vált, csökkent értékű készleteket, továbbá ellenőrizni kell a készletek tárolásának helyességét és a raktározási előírások betartását. Az azonos eszközök (eszközcsoportok) leltárértékét a költségvetési szerv egész területén, illetőleg egy-egy különálló egységben előre meghatározott azonos időpontban kell végrehajtani. Fordulónapi leltározás esetén a leltározást - a költségvetési szerv egész területén vagy területileg különálló, elhatárolt egységeiben előre meghatározott nappal - a fordulónapon - kell elvégezni úgy, hogy ezen a napon a leltárfelvételi helyeken minden eszközfajta teljes körűen számbavételre kerüljön. A leltározásról minden alkalommal vezetni kell a szabályzat 7. sz. mellékletét képező munkanaplót, amelyben elkülönülten szerepelnek az ütemterv és a tényleges feladatellátásra vonatkozó adatok. 3. A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSA 3.1. A leltározás lebonyolításának általános követelményei A leltárbizonylatok kitöltésénél be kell tartani a következőket: - a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával (golyóstollal) kell kitölteni, a leltározásnál grafit ceruza nem használható, - valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal át kell húzni, - a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, - gondoskodni kell az olvasható szövegírásról (radírozás, kaparás, lefestés a bizonylatokon nem lehet). A javítást úgy kell elvégezni, hogy a rontott adatot egy vonallal át kell húzni, s a helyes adatot fölé írni. A javítás tényét a javítást végző aláírásával köteles igazolni, - a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesítik. A leltárfelvételi íveket, jegyeket úgy kell kitölteni, hogy azokat feltűnés nélkül ne lehessen javítani, módosítani. 13

14 A leltározás megkezdésekor és befejezésekor jegyzőkönyvet kell felvenni. Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, megfelelő tartalmú jegyzőkönyvet kell készíteni. A leltározás befejezéséről szóló jegyzőkönyv mintáját a szabályzat 5. sz. melléklete tartalmazza. A leltári nyomtatványokat az abban foglaltak helyességének igazolásaként alá kell írnia: - a leltárjegyet és a leltárnyitó, leltárzáró jegyzőkönyvet a közreműködő dolgozónak, - a eket a leltározó bizottság tagjainak. A leltározás során: a felleltározott mennyiséget méréssel, számlálással súly- vagy térfogatszámítással meg kell állapítani, a leltározónak a leltározott eszközök azonosítási adatait (minőségét, méretét, leltári számát, típusát) mennyiségét és mennyiségi egységét a leltári bizonylatokon a számbavétellel egyidejűleg rögzíteni kell, ellenőrizni kell a leltározott készletek teljeskörűségét, a leltárbizonylatokat alá kell írni, a leltározott eszközöket a leltározás teljessége érdekében meg kell jelölni. A jelölés történhet: - a leltárbizonylatok másolatának, vagy szelvényének a leltározott eszközökre való felerősítésével, - festés, vagy egyéb megjelölés alkalmazásával, - a leltározott eszközöknek erre a célra elkülönített területen lévő tárolásával. a teljes körű leltározás, vagy a leltározás egy részének befejezése után a leltározás teljességét le kell ellenőrizni, a bizonylatokat a leltárösszesítő elkészítése érdekében csoportosítani szükséges, a könyvszerinti készlettel szemben a hiányt vagy többletet meg kell állapítani, és fel kell vezetni, a leltárösszesítőt össze kell olvasni az érdemileg és számszakilag ellenőrzött leltárbizonylatokkal és alá kell írni, leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, alá kell írni és csatolni szükséges hozzá a leltárösszesítőt, valamennyi felhasznált és fel nem használt vagy rontott leltárbizonylattal el kell számolni, ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e, nem tekinthető-e elfekvő készletnek, meg kell állapítani a leltár felvétele és a fordulónapja közötti készletmozgásokat, ha a felvétel napja és a fordulónap nem egy napra esik. 14

15 A leltározás szabályszerűségéért a leltározó csoport vezetője és a leltárellenőr, a méret és minőség megállapításáért, valamint a mennyiségi számbavétel helyességéért a leltározók felelősek. A leltárfelvétel befejezése után a leltározóknak ismételten meg kell arról győződni, hogy: - a leltározásnál minden eszközt teljes mennyiségben számításba vettek-e, - a kiadott leltárbizonylatok kivétel nélkül megvannak-e, - a leltárbizonylatok a tartalmi és formai követelményeknek megfelelnek-e. A leltárfelvétel a leltárjegyzőkönyv felvételével, aláírásával és a leltárbizonylatoknak a bizonylatfelelősnél történő elszámoltatásával fejeződik be A mérleg tételeinek leltározása BEFEKTETETT ESZKÖZÖK Immateriális javak Az immateriális javak a befektetett eszközök csoportjába tartoznak. A mérlegben értékkel felvételre kerülő immateriális javak olyan forgalomképes dolgok vagy jogok, melyek nem tárgyiasultak, nem foghatók meg, értékük szerződés, számla vagy önköltségszámítás alapján határozható meg. Ennek megfelelően az immateriális javakról - természetüknél fogva - csak értékbeli nyilvántartást kell vezetni. A számviteli törvény szerint a mérlegtételeket leltárral kell alátámasztani. A leltár készítésekor az immateriális javakat az analitikus nyilvántartásból kell a mérleg fordulónapja szerinti értéken a leltárba felvenni. A leltárfelvétel során meg kell győződni, hogy a nyilvántartásokban szereplő értékadatok minden esetben bizonylatok alapján kerültek-e rögzítésre. Alapítási és átszervezési költségek aktivált értéke Az alapítási és átszervezési költségek aktivált értéke leltárának elkészítésénél vizsgálandó, melyek azok a ténylegesen felmerült költségek, amelyek e címen merültek fel, de nem számolták el az adott évben költségként eredmény terhére, továbbá, hogy az aktiválás jogos volt-e. Vagyoni értékű jogok Az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok közül az államháztartás szervezete (vagyon) kezelésében, tulajdonában lévő ingatlanokhoz (épület, építmény) kapcsolódó vagyoni értékű jogok értékcsökkenésének megállapításakor az épületre, építményre vonatkozó leírási normákat kell alkalmazni. Az előbbiekben nem tartozó ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok értékcsökkenésének elszámolása a vagyoni értékű jogok leírási kulcsa alapján történik. 15

16 A vagyoni értékű jogokról készítendő leltárt a következő részletezésben kell elkészíteni, figyelembe véve az analitikus nyilvántartás adatait is. Megengedhetetlen, hogy a bérleti jogok hely, cím megjelölése nélkül kerüljenek a leltárba. A vagyoni értékű jogok az alábbiak: - bérleti jogok, - használati jog, - koncessziós jog, - licencek, - egyéb jogok. Szellemi termékek A szellemi termékeknél ismét elsősorban az alapdokumentációk megléte a mérlegtétel leltárral való alátámasztásának alapja. Idetartoznak a szerzői jogvédelemben részesülő szoftver termékek, a találmányok, szabadalmak, a know-how. Üzleti vagy cégérték Az üzleti vagy cégérték leltárának tartalmaznia kell a vásárlásra vonatkozó szerződés adatait, szabályos voltát. Tárgyi eszközök A tárgyi eszközök az Önkormányzat tevékenységét közvetlenül vagy közvetetten szolgáló, rendeltetésszerűen használatba vett (aktivált) tárgyiasult eszközök, melyek a rendszeres használat mellett tartósan, legalább egy éven túl szolgálják az Önkormányzat tevékenységét. A tárgyi eszközök biztonságos üzemeltetéséhez, rendeltetésszerű használatához szükséges tartozékok, tartalék alkatrészek beszerzési árában érvényesített értéke is része a beszerzési árnak. Térítés nélkül (visszaadási kötelezettség nélkül) átvett eszközök beszerzési ára az átadónál kimutatott nyilvántartás szerinti (piaci forgalmi) érték, illetve az ajándékként, továbbá a többletként fellelt eszközök esetében az eszközöknek az állományba vétel időpontjában meglévő piaci értéke. Az Önkormányzat az értékcsökkenés megtervezése során az évenként elszámolandó értékcsökkenés összegét a nyilvántartásokon rögzíti és rendelkezik azzal a mennyiségi és értékbeli nyilvántartással, amely megfelel a leltárkészítést megalapozó követelményeknek. A Polgármesteri Hivatal valamennyi eszközcsoport vonatkozásában a kis értékű tárgyi eszköz beszerzési költségét folyó kiadásként egy összegben számolja el. A beszerzéskor folyó kiadásként elszámolt ,- Ft alatti tárgyi eszközöket csak mennyiségben kell évenként a leltározásnál figyelembe venni. A szakképzési hozzájárulásból beszerzett tárgyi eszközök értékhatára ,- Ft. A leltározást ezen eszközök esetében is a jelen szabályzatba foglaltaknak megfelelő módon kell elvégezni. 16

17 A tulajdonvédelem érdekében - az 1 ezer forint alatti kis értékű eszközök kivételével mennyiségi nyilvántartást köteles vezetni. Az önállóan működő költségvetési szervek kis értékű eszközeik nyilvántartását önállóan végzik. A nagy értékű tárgyi eszközök alsó értékhatárát a Kormány rendeletben meghatározott ,- Ft összegben határozza meg. Az eszközöket a fentiek alapján az alábbiak szerint kell nyilvántartani: a) az 1 ezer Ft és 100 ezer Ft érték közötti kis értékű tárgyi eszközökről mennyiségi és értékbeli nyilvántartást kell vezetni (új tárgyi eszközök raktári állománya b) az 1 ezer Ft és 100 ezer Ft közötti értékű használatban lévő kis értékű tárgyi eszközökről mennyiségi és értékbeli nyilvántartást kell vezetni. Az újonnan beszerzett eszközök vonatkozásában az érték meghatározása kötelező. c) az 1 ezer Ft alatti kis értékű tárgyi eszközökről sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartást nem kell vezetni. A költségvetési év végéig használatba nem vett kis értékű tárgyi eszközöket (raktáron levő) a mérlegben a beruházások között kell kimutatni. Ingatlanok Az ingatlanok leltározását az alábbiak szerint kell elvégezni: termőföld - telekkönyvi adatok és egyedi nyilvántartás alapján évente egyeztetéssel, 2 évenként tételes leltárral, telek - ingatlan-nyilvántartási adatok és egyedi nyilvántartások alapján évente egyeztetéssel, 2 évenként tételes leltárral, épületek, építmények - helyszínrajzok, térképek alapján évente mennyiségi felvétellel, kétévenként tételes leltárral. A telek, föld analitikus nyilvántartás adatai a következőket tartalmazzák: - telek, föld, - helye, - helyrajzi száma, - a terület nagysága (m 2, kh), - telekkönyvi érték, - értéke aranykoronában, - rendeltetése, - vásárlás ideje. Az épületek, építmények, ingatlanok kapcsolódó vagyoni értékű jogainál az alábbi adatokat kell nyilvántartani: - helye (cím), - helyrajzi száma, 17

18 - alapterület (m 2 ), - legfontosabb műszaki adatok, - beépített hasznos terület, - épülettartozékok felsorolása, - használatbavétel időpontja, - az épület bruttó értéke, - elszámolt amortizáció, - nettó érték. A jogszabályi előírás megköveteli a könyvviteli nyilvántartások adatainak a földhivatali és az ingatlanvagyon kataszteri nyilvántartásokkal való egyezőségének fennállását. Gépek, berendezések és felszerelések Gépek, berendezések és felszerelések között kell kimutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett, az Önkormányzat tevékenységét szolgáló egészségügyi, oktatási, híradástechnikai, környezetvédelmi, kutatási célú számítás és ügyviteltechnikai stb. eszközöket, berendezéseket, valamint az itt felsorolt eszközökön és a bérbevett eszközökön végzett és aktivált beruházásokat, felújításokat. Leltározásuk: - évente az analitikus nyilvántartásoktól független, azzal való utólagos egyeztetéssel kiértékelve, - kétévenként tételes leltárral alátámasztva. Képzőművészeti alkotásokra is a fent leírtakat kell alkalmazni. A gépek, berendezések, felszerelések esetén az alábbi adatokról kell nyilvántartást vezetni: - gép megnevezése (vámtarifa száma), - beszerzés ideje, - használatbavétel ideje, - gyári azonosító száma, - beszerzési érték (bruttó), - elszámolt amortizáció módszere, összege, - nettó érték, - leltári szám, nyilvántartási szám, - a gép berendezés műszaki adatai. 18

19 Járművek Járművek között kell kimutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett forgalmi rendszámmal ellátott közúti járműveket, valamint az ezeken és a bérbe vett járműveken végzett és aktivált beruházásokat és felújításokat. Leltározásuk forgalmi rendszám, motor és alvázszám beazonosításával mennyiségi felvétellel kétévente, valamint az analitikus nyilvántartásokkal egyidejű összehasonlítás és egyeztetés módszerével évenként történik. A járművek nyilvántartásában az alábbi adatokat kell vezetni: - a gépjármű típusa, - alvázszáma, - motorszáma, - forgalmi rendszáma, - használatbavétel ideje, - beszerzési értéke (bruttó), - elszámolt amortizáció, - nettó érték. Bérbeadott vagy kölcsönvett tárgyi eszközök A bérbe (kölcsön) adott tárgyi eszközöket a bérbevevőnek kell leltároznia, majd a leltározási bizonylat másolatát a bérbeadó intézménynek az előírt határidőig meg kell küldeni. A bérbeadó a leltározási bizonylata alapján egyezteti a nyilvántartással és rendezi az esetleges különbözeteket a bérbevevővel. A kölcsönadott és kölcsönvett tárgyakat minden év december 31-i fordulónappal mennyiségi felvétellel kell leltározni. Beruházások A mérlegben beruházásként kell kimutatni azt a beszerzett, előállított (az előállítás folyamatában lévő) tárgyi eszközt, amely még nem került aktiválásra, üzembe helyezésre, használatbavételre. A beszerzett, előállított tárgyi eszközök értéke az üzembe helyezésig, az eszköz rendeltetésszerű használatba vételéig marad a beruházások között. Amennyiben a beruházást rendeltetésszerűen nem veszik használatba, nem helyezik üzembe, akkor a tárgyi eszközt a beruházások értékesítéséig, az apportként történő átadásig, a selejtezésig, a feleslegessé válás rögzítéséig, az értéke teljes lecsökkenésének dokumentálásáig kell a beruházások között kimutatni. Beruházások leltározása mennyiségi felvétellel, a nyilvántartásokkal való egyidejű összehasonlítással évenkénti tételes leltárral történik. 19

20 A beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos nyilvántartások tartalmazzák: - a beruházás, felújítás jellemzőjének megjelölése (épület, gép stb.) - a beruházás kivitelezője, - a beruházásra, felújításra fordított összegek, - az üzembe helyezés időpontja, - a teljes beruházási, felújítási összeg nagysága. Befektetett pénzügyi eszközök A befektetett pénzügyi eszközök között kimutatott tartós hitelviszonyt megtestesítő értékpapírokról olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely megfelel a számviteli törvény előírásainak, amelyből az értékpapír típusonként megállapíthatóak az egyedi értékeléshez szükséges adatok (értékvesztés, elszámolt értékvesztés visszaírása), továbbá az értékpapírok hozamai. A befektetett pénzügyi eszközök leltározása évenként a főkönyv és az analitikus nyilvántartások egyeztetésével történik. FORGÓESZKÖZÖK Készletek leltározása A készletek között csak azokat az eszközöket szabad kimutatni, amelyek az Önkormányzat tevékenységét egy évnél rövidebb ideig szolgálják, azaz egy éven belül felhasználásra, értékesítésre vagy átalakításra kerülnek. A számviteli törvény értelmében a gazdálkodási év lezárásához készített leltár összeállítása nem igényli a készletek fizikai állományba vételét, amennyiben a szabályszerű könyvvezetés alapelveinek megfelelő más nyilvántartás (mennyiségi és értékbeli analitika) biztosítja, hogy a mérleg fordulónapján a valóságos készlet megállapítható legyen. A mennyiségi nyilvántartás önmagában nem tekinthető leltárnak, az csak a leltár alapja lehet. A felesleges készletek nem kerülhetnek a leltárba, ezek elkülönítése a leltározás előtt kötelező. Felesleges (immobil) készletek: amelyből felhasználás hat hónapon át egyáltalán nem, vagy csak a készlethez viszonyítva egész csekély mértékben történik, a tartalék alkatrészek közül az a készlet, amelyet a gazdálkodó egység vezetője annak nyilvánít, feleslegesnek kell tekinteni azokat a készleteket, amelyeket a gazdálkodó egység vezetője szintén annak nyilvánít. Készletekre vonatkozóan a leltározást úgy kell szabályozni, hogy: a készletekre vonatkozóan a leltár tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Önkormányzat készleteit mennyiségben és értékben, a leltárban a készleteket készletféleségenként kell csoportosítani, 20

21 a leltározást minden évben el kell végezni, illetve a leltárban a fordulónapon meglévő készleteket kell szerepeltetni, a befejezetlen termelés értékébe kell szerepeltetni a mezei leltár értékét december 31.-i állapotnak megfelelően. Kötelező leltározni december 31-i fordulónappal: - az Önkormányzat saját készleteit, - az Önkormányzat birtokában lévő, más gazdálkodó tulajdonát képező készleteket. A leltározás módja azonos a tárgyi eszközöknél leírtakkal: évente leltározás, 2 évente tételes leltár. Követelések leltározása A számviteli törvény 23. (3) bekezdése szerinti követelések azok a különféle szállítási, szolgáltatási és egyéb szerződésekből jogszerűen eredő, pénzformában kifejezett fizetési igények, amelyek az Önkormányzat által már teljesített, a másik fél által elfogadott, elismert termékértékesítéshez, szolgáltatás teljesítéséhez, kölcsön nyújtásához, előlegfizetéshez kapcsolódnak. A mérlegbe csak az adós által elismert követelés állítható be. Vevőkkel szembeni követelésként az áruszállításból, szolgáltatás teljesítéséből származó, általános forgalmi adót is tartalmazó követelés mutatható ki. A vevőkkel szembeni követelések kimutatásának alapbizonylata az adós (vevő) által elismert teljesítésről kiállított számla. Elismertnek tekinthető a követelés, ha a vevő - a kimenő számlát a fizetési határidőn belül nem kifogásolta meg, - a teljesítéssel kapcsolatban sem mennyiségi, minőségi kifogást nem emelt, - az elküldött egyenlegközlő levelekben közöltek ellen kifogást nem tett. A követeléseket az alábbi csoportosítás szerint szükséges minősíteni: - elismert követelések, - kétes követelések, peresített követelések, - behajthatatlan követelések. A követelésekre vonatkozóan az éves beszámoló elkészítéséhez olyan leltár összeállítását kell eszközölni, amely tételesen (adósonkénti) és ellenőrizhető módon ( az adósokon belül számlánként) tartalmazza a követeléseket értékben. A követeléseket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel ellenőrizni kell. Ezen egyeztetés alatt: pénzintézettel szembeni követelés esetén az egyenlegek (számlakivonatok) alapján történő egyeztetés, 21

22 más vevőkkel szembeni követelés esetén a vonatkozó számlákkal való egyeztetés, költségvetéssel kapcsolatos követelés esetén az adóelszámolásról szóló bizonylatokkal, illetve az adóbevallással történő egyeztetés, munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartásoknak a könyvviteli számlákkal való egyeztetését kell érteni. Pénzeszközök leltározása A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ével a könyvelési adatok egyeztetésével és a pénztári rovancsolással el kell végezni. A pénzeszközök csoportosítása: - a pénztárkészlet, - év végén az Önkormányzat birtokában lévő csekkek, - az elszámolási betétszámlák, - az elkülönített betétszámlák, - a devizabetét számlák. - az átvezetési számlák. A házipénztár év végi pénzállományáról címletenkénti felsorolással, jegyzőkönyvet kell készíteni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét ideértve a külföldi fizetési eszközöket is a pénztárkönyvvel egyezően kell a mérlegben felvenni. A bankszámlákat pénzintézetenként kell megnyitni és vezetni. A forintban elhelyezett bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján a pénzintézetnél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken, a devizaszámlán elhelyezett devizabetétek forintértékét a számviteli törvény szerint meghatározott, ellenőrzött könyvszerinti értéken kell a mérlegben beállítani. A pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról készült jegyzőkönyv mintáját a szabályzat 6. sz. melléklete tartalmazza. FORRÁSOK A számviteli törvény értelmében a vállalkozások forrásainak leltározásánál az egyeztetés módszere és a könyv szerinti értékek figyelembevétele a mérvadó. A leltár alapdokumentumai forráscsoportonként változnak. Saját tőke leltározása A saját tőke elemeinek fordulónapi egyeztetése a cégbírósági bejegyzések, a társasági szerződés és annak módosításai, testületi döntések idevonatkozó dokumentumai alapján történhet a számviteli szabályok figyelembevételével. 22

23 Kötelezettségek leltározása Kötelezettségek azok vállalkozói, szolgáltatási és egyéb szerződésből eredő, pénzformában teljesítendő elismert fizetések, amelyek a szállító, a vállalkozó, a szolgáltató, a hitelező, a kölcsönző által már teljesített. Az Önkormányzat által elfogadott, elismert szállításhoz, szolgáltatáshoz pénznyújtáshoz kapcsolódik. A kötelezettségek hosszú és rövidlejáratúak. A kötelezettségeket a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások, valamint a követelésekre vonatkozó okmányok egyeztetése alapján kell leltározni. A szállítókkal szembeni kötelezettségeket a leltárba (folyószámla kivonat) tételesen, szállítóként kell felvenni. A felvett értékadatok valódiságát egyeztetéssel (folyószámla egyeztetés) kell igazolni. A mérlegbe csak egyeztetett, elismert adatok kerülhetnek. Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, és a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal (bankkivonatok, levelek, számítások stb.) való összehasonlítását, továbbá a vevővel, az adóssal, illetve a hitelezővel, a szállítóval történő egyeztetést is jelenti. Aktív és passzív függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek és kiadások leltára A leltározás megkezdése előtt meg kell győződni arról, hogy a transzfer elszámolások rendezése megtörtént e. Ezt követően minden év december 31-i fordulónappal készül a leltár. A leltár lezárása előtt a vonatkozó forgalmi bizonylatok felülvizsgálatával az egyeztetéseket el kell végezni. 4. A LELTÁROZÁS MEGISMÉTLÉSE Ha a leltározás során, illetve befejezését követően megállapítást nyer, hogy a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy annak adatai az ellenőrzés során vitathatók, akkor az érintett leltárkörzetekben, a raktárakban és a helységekben lévő készletek részbeni vagy teljes újraleltározása szükséges. Amennyiben a leltározás megismétlését előidéző ok valakinek a mulasztása miatt következett be, úgy a felelős személyt fegyelmi úton kell felelősségre vonni. 5. A LELTÁR ELLENŐRZÉSE ÉS HITELESÍTÉSE A leltározás felelőse és a leltárellenőr ellenőrzi a leltározás befejezését, ennek kapcsán meg kell vizsgálni, hogy: a leltározó csoportok a leltár felvételezést a részükre kijelölt minden területen rendben végrehajtották-e, a leltározók működésük során a felvételezés munkáját szakszerűen, minden követelménynek megfelelően rendben végezték-e, a leltárfelvételi jegyek megfelelő számbavétele és felvezetése, illetőleg a leltárfelvételi ívek és egyéb leltározások során keletkezett okmányok leadása hiánytalanul megtörtént-e. 23

24 A leltárösszesítő elkészítése és hitelesítése a leltárfelvételi és összesítő ívek felhasználásával történik. Az összesítő ívekre felvezetett leltári alapbizonylatok: a leltárfelvételi jegyek és a leltárfelvételi ívek. Az előzetesen ellenőrzött leltárfelvételi jegyeket és íveket az összesítőkre való felvezetés előtt kell rendezni. A leltári adatok helyességét a leltárfelvételi bizonylatokon a leltározást végzők, a leltározási vezetők, a leltározott eszközökért anyagilag felelős személyek és a leltár ellenőrök aláírásukkal igazolják. A leltárösszesítő ívekre felvezetett és az analitikus nyilvántartásokkal egyeztetett leltárakat hitelesítés után irattározni kell. 6. A LELTÁRI HIÁNYOK ÉS TÖBBLETEK RENDEZÉSE Az eszközök és források tételes számbavétele után nagyon fontos feladat, hogy meglévő eszközeink, forrásaink értékét helyesen állapítsuk meg. A leltárban szereplő adatokat egyeztetni kell az analitikus nyilvántartások adataival. Az analitikus nyilvántartásban a leltározás időpontját fel kell jegyezni, a leltárfelvételi bizonylatokra pedig az analitikus nyilvántartások (kartonok) azonosító adatait kell feltüntetni. A leltárkülönbözet a leltár és a könyvviteli nyilvántartás közötti mennyiségi különbség. A felelősség megállapítása szempontjából a leltárhiány a leltárkülönbözetnek a kompenzálható hiányt meghaladó mértéke. Az egyeztetés során megállapított leltárhiányokat vagy többleteket a leltározási bizottság elnöke közli a leltározási körzet leltárfelelősével, aki az értesítést követően köteles gondoskodni az eltérések okainak kivizsgálásáról. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell: - a leltárkülönbözet mennyiségét és értékét, - a különbözetet előidéző okokat, - a felelősség megállapítását, - a felelős személy nyilatkozatát. A fentiek megállapításánál jelen kell lenni: - a leltározási körzet leltárfelelősének, - a leltározási bizottság elnökének, - a leltárellenőrnek. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melynek 1 példányát meg kell küldeni a leltározás vezetőjének. A leltárkülönbözeteket a többlet-hiány jegyzőkönyvek alapján kell elszámolni az analitikus és főkönyvi könyvelésben. 24

25 A vizsgálat eredménye alapján feltárt, bizonylatokkal alátámasztott eltérésekkel az okoktól függően vagy a könyv, vagy a leltár szerinti készleteket, valamint a raktári (leltárkörzeti) nyilvántartást is helyesbíteni kell. A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a felelősségre vonást, a kártérítés megállapítását az intézmény vezetője / jegyzője felé. 7. A LELTÁROZÁSI BIZONYLATOK MEGŐRZÉSE A leltározás lezárását követően a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot irattározni kell, és azokat legalább 10 évig meg kell őrizni. 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉS Jelen szabályzat november 15. napjával lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a korábban hatályban lévő leltárkészítési és leltározási szabályzat rendelkezései hatályukat veszítik. Ásotthalom, november 02. Petró Ferenc polgármester Dr. Karsai Éva jegyző 25

26 Jelen szabályzat mellékletei: 1. Leltározási körzetek és leltárfelelősök 2. Leltározási utasítás 3. A leltározási vezető által kiadott megbízólevél 4. Leltárfelelősi nyilatkozat 5. Jegyzőkönyv a leltározás befejezéséről 6. Jegyzőkönyv a pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról 7. Munkanapló 8. A mennyiségi számbavétellel, illetve az egyeztetéssel leltározandó vagyoni kör meghatározása és a leltározás során kapcsolódó bizonylatok a évi leltározási munka elvégzésekor 26

27 LELTÁROZÁSI KÖRZETEK 1. sz. melléklet I. Polgármesteri Hivatal épülete II. Részben önálló intézmények és telephelyei 1. Kiss Ferenc Általános Iskola 2. Óvoda 3. Gondozási Központ 4. Védőnői szolgálat 5. Művelődési Ház és könyvtár III Polgármesteri Hivatal külső körzetei 1. Város és Községgazdálkodás 2. Mozi épület 3. Fogorvosi Rendelő 4. Ifjúsági Ház 5. Önkéntes tűzoltóság 6. Polgárőrség 7. ESZA Tanyafelelősök 8. Temető Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanok és 9. berendezési tárgyai Önkormányzat tulajdonában lévő közterületen elhelyezett képzőművészeti alkotások, egyéb gépek, 10. berendezések és egyéb felépítmények