BELSŐ AUDIT FÓKUSZAI - ÚJ MÓDSZER A FOLYAMATOK FELÜGYELETÉRE

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "BELSŐ AUDIT FÓKUSZAI - ÚJ MÓDSZER A FOLYAMATOK FELÜGYELETÉRE"

Gusztáv Hajdu
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 BELSŐ AUDIT FÓKUSZAI - ÚJ MÓDSZER A FOLYAMATOK FELÜGYELETÉRE Bognárné Laposa Ilona Tompa Lászlóné DEMIN XI. Minőségügyi napok

2 ELŐZMÉNY Első tanúsítás ÖQS Ausztria ISO:9001 Tanúsító váltás: SGS Hungária Kft. ISO:9001, MEES Minőségirányítás szervezeti változása - MIR vezető váltás - Új struktúra - MEES beépülése a folyamatokba - SGS Audit észrevételei/eredményei - Belső auditok hatékonyságának növelése

ISO:9001, MEES Minőségirányítás szervezeti változása - MIR vezető váltás

3 Koordinátor Bognárné Laposa Ilona SZERVEZETI ÁBRA Minőségirányítási igazgató Dr. Kecskés Gábor MIR Irodavezető Tompa Lászlóné adminisztrátorok MÜT Vezető auditor Bognárné Laposa Ilona Fejl. team vez. koord. Dr. Wrana Győző OTT OMF Auditorok Fejlesztési team vezetők *MÜT = Minőségügyi Tanács *OMF = Osztályos Minőségirányítási Felelősök *OTT = Orvosi Tanácsadó Testület

4 ELŐZŐ MÓDSZER

5 ÚJ MÓDSZER

6 AUDIT ELŐKÉSZÍTÉSE Előző: program megküldése írásban (félévente kétszer 1 hét audit idő) Új: éves ütemterv (havi négy osztály fókuszok meghatározása/szakértők bevonása, telefonos egyeztetés az osztályvezetővel az audit tervezett időpontjáról reggeli osztályos megbeszélésen ismertetése az eljárásnak, Minőségügyi Igazgató és Vezető Auditor részvételével)

telefonos egyeztetés az osztályvezetővel az audit tervezett időpontjáról reggeli

7 AUDITOROK FELKÉSZÍTÉSE Auditorok értekezlete: a felülvizsgált területekhez illesztett és kapcsolható MEES Standardok és folyamatok értelmezése Kérdéslisták előkészítése, auditorok és szakemberek egyeztetése a fókuszokról illetve részleteiről, hangsúlyokról, folyamatok kapcsolódási pontjairól

értelmezése Kérdéslisták előkészítése, auditorok és szakemberek

8 FÓKUSZ AUDIT Kiemelt folyamatokra helyezett hangsúly Auditorok részvétele egy helyszínen (2 helyett fő) Speciális szakmai területek képviselőinek bevonása: Vezető gyógytornász gyógytorna folyamat Népegészségügyi ellenőr higiéniai folyamat Intézeti főgyógyszerész - gyógyszerelés Műszergazdálkodási osztályvezető eszközök felügyelete Transzfúziós bizottság vezetője transzfúziós tevékenység Intézeti Oktatásszervező oktatások, betegoktatások, továbbképzések Informatikai Osztályvezető MedWorks dokumentációs rendszer

főgyógyszerész - gyógyszerelés Műszergazdálkodási osztályvezető eszközök felügyelete Transzfúziós bizottság vezetője transzfúziós

9 Vizsgálati fókuszok megjelölése (2011): Betegellátás folyamata, osztály/ambulanciák működése Gyógyszerelés folyamata/gyógyszertárolás Betegdokumentáció Kompetenciák Betegtájékoztatás Gyógytorna Osztályos munkaszervezés Laborvizsgálatok Transzfúzió folyamata Halott ellátás Higiéne Osztályos műszerek

Betegdokumentáció Kompetenciák Betegtájékoztatás Gyógytorna Osztályos

10 AUDIT LEBONYOLÍTÁSA Előző: 2 auditor, 2 órában helyszínen - fókuszban a vezetői interjú és helyszíni szemle Új: Audit lebonyolítása a munkafolyamatok időpontjára koncentrálva pl. osztály átadás 5 óra 45 perc, betegfelvétel 8-10 óra között, gyógyszerelés 8 óra, kompetenciák óra, gyógytorna 11 óra, stb.

munkafolyamatok időpontjára koncentrálva pl.

11 Alkalmazott módszerek: Személyes interjúk (orvos, ápoló, stb.) Alkalmazott dokumentációk vizsgálata Munkafolyamatok megfigyelése Beteg interjú Beavatkozás megtekintése Helyszíni szemle Kapcsolódási pontok elemzése

12 AUDIT JELENTÉS Előző: az auditorok összefoglalója, értékelése, eltérések jegyzéke, javítási határidők meghatározásával, esetenként erősségek megjelölése Új: tematikus felépítés mellett kontroll a vezető auditor részéről, szükség esetén egyeztetés és megbeszélés a feltárt eltérésekről, kapcsolódásokról, súlyozásokról

Új: tematikus felépítés mellett kontroll a vezető auditor részéről, szükség

13 AUDIT JELENTÉS ELŐZŐ FORMÁJA

16 AUDIT JELENTÉS ÚJ FORMÁJA

20 AUDIT ZÁRÁSA Előző: audit jelentés megküldése írásban az osztályvezetőnek (kommunikáció lehetősége?) Új: osztályértekezleten prezentáció a minőségirányítási igazgató és vezető auditor részvételével, konzultáció jelentés és összefoglaló, erősségek, fejlesztendő területek ismertetése

) Új: osztályértekezleten prezentáció a minőségirányítási igazgató és

21 ÚJ MÓDSZER ELŐNYE Eltérések értelmezése, kérdezés lehetősége a vitatható megállapításokról Lehetőség a MEES elemeinek magyarázatára Folyamat szemlélet erősítése oktatás AHA érzés élménye munkatársaknak Információ első kézből Javítási határidők közös egyeztetése A folyamat résztvevői saját felelősségének megértése, ötletbörze Nyitott kommunikáció lehetősége

22 EREDMÉNYEK A folyamatok vizsgálata több szinten történik, több szakmai oldalról megközelítve. A feltárt hiányosságok/fejlesztendő területek felszínre kerülése. Auditori készségek fejlődése, ismereteik gyarapodása - az intézeti folyamatok kapcsolódásainak megismerése. Az interjúkba bevont munkatársak minőségszemléletének erősítése, AHA érzés.

23 NEHÉZSÉGEK Az auditorok felkészülése időigényes Az osztályok leterhelése a nagyszámú auditor megjelenéssel (időnként torlódás). Az audit napok számának és az audit lebonyolítási idejének növekedése. Audittal kapcsolatos dokumentációs anyag növekedése, feldolgozása.

24 ÜTEMTERV januártól májusig

25 AUDITOROK VÉLEMÉNYE AZ ÚJ MÓDSZER ALKALMAZÁSÁRÓL 1. Hatékonyabbnak érezte-e az új módszert? Igen: 17 fő, Nem: 0 fő Vélemény: Sokkal több személlyel tudtunk beszélni, egy-egy témát több oldalról is megvilágítottunk. Adott terület működésére jobban rá lehetett látni, új információkat is kaptam.

26 2. Ön szerint az audit az osztály fontos folyamatait érintette? Igen: 17 fő, Nem: 0 fő Vélemény: Igen, sőt túlzottan is! 3. Sikerült-e feltárni a legfontosabb fejlesztendő területeket? Igen: 16 fő, Nem: 1 fő Vélemények: Kérdés, hogy a feltárt hiányosságok orvoslása is megtörténik-e? Nem minden esetben érzik, hogy a fejlesztési javaslat megvalósítható is lesz. Az osztályoktól néha fantasztikus javaslatot kapunk.

27 4. Sikerült-e feltárni az erősségeket? Igen: 16 fő, Nem: 1 fő Vélemény: nem mindig sikerült megbeszélni az adott témát a kompetens személlyel. Fontos lenne, hogy motiválni tudjuk a munkatársakat. 5. El tudta Ön fogadtatni az osztály munkatársaival az eltéréseket, javítást, fejlesztést igénylő problémákat? Igen: 14 fő, Nem: 1 fő, Részben: 2 fő Vélemény: a munkatársak további MEES oktatása javasolt a folyamatok összefüggéseiről, az eltérések és javítások lehetőségének felismerése, megértése érdekében

28 6. Nagyobb felkészültséget igényelt Öntől az új audit módszer alkalmazása? Igen: 13 fő, Nem: 3 fő, Részben: 1 fő Vélemény: a saját munka elvégzése mellett a fókusz audit nagyon megterhelő Fontos, hogy amit kérdezek, arra tudjam a teljeskörű választ. Nagyon alapos MEES -Standard és osztályos protokoll ismeretet igényel.

29 Osztályok elégedettsége 1. Mélyebb, áttekinthetőbb audit, jobban bevonta a dolgozókat is, nem volt papírízű, bár kicsit megterhelőbb volt, hogy egyszerre több auditor végzett felülvizsgálatot az osztályon. Átfogóbb, jobban tükrözte a folyamatot, de zavaró volt, hogy egy időben többen kérdezték a munkatársakat. Megterhelő volt, hogy egyszerre zúdult az audit az osztályra, nagyobb koncentráltságot igényelt a munkatársaktól, lassította a munkavégzést.

30 Osztályok elégedettsége 2. Sokkal hatékonyabb módszer, több mindent alaposabban felül tudtak vizsgálni az osztályon, viszont nincs akkora személyzet, hogy mindenkinek egyszerre rendelkezésére álljanak. Az osztály minden dolgozója jobbnak, hatékonyabbnak érezte, azonban az egy időben érkező több auditor csoport megterhelő volt az osztályos munka mellett. A munkatársak jobban figyeltek a tevékenységükre, jó lenne rendszeresen és gyakrabban ilyen audit.

31 Osztályok elégedettsége 3. Minden munkakört érintett, mindenki rá volt kényszerítve, hogy részt vegyen az auditon vizsgálati alanyként. Fejlesztőleg hatott, az auditorok jobban megismerték így az osztályt, látták hogy milyen sokrétű a tevékenységünk.

32 TOVÁBBI CÉLOK Audit dokumentációjának egyszerűsítése, egységesítése MEES- Standardok szerinti értelmezése és összekapcsolása az ISO Szabvány kritériumaival. A feltárt hiányosságokra és eltérésekre hatékony intézkedések intézeti szintű eltérések külön kezelése és menedzselése. A munkatársak minőségszemléletének további erősítése és együttműködésre ösztönzése az auditorokkal. Auditorok megbecsülése.

33 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Ne maradjunk le, mielőtt elindultunk volna (régi kínai mondás)

Hasonló dokumentumok

Belső audit fókuszai - új módszer a folyamatok felügyeletére Bognárné Laposa Ilona, Tompa Lászlóné (Zala Megyei Kórház)

Belső audit fókuszai - új módszer a folyamatok felügyeletére Bognárné Laposa Ilona, Tompa Lászlóné (Zala Megyei Kórház) ELŐZMÉNY Első tanúsítás 1995. ÖQS Ausztria ISO:9001 Tanúsító váltás: 2010. SGS Hungária