KÍSÉR LEVÉL ELLEN RZÉSI JELENTÉS MEGKÜLDÉSÉHEZ

Átírás

1 KÍSÉR LEVÉL ELLEN RZÉSI JELENTÉS MEGKÜLDÉSÉHEZ Tárgy: Vezet i összefoglaló Pátyi Polgármesteri Hivatal 2071 Páty, Kossuth Lajos u. 83. dr. Guba Zsolt jegyz Tisztelt Jegyz Úr! A évi bels ellen rzési tervnek és az ellen rzési programnak megfelel en a bels ellen rzés elvégezte a M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár évi átfogó pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzését. Az ellen rzésr l készült jelentést ezúton megküldöm. Tájékoztatom arról, hogy az ellen rzés f bb megállapításait és javaslatait az ellen rzési jelentés 6-9. oldalán található vezet i összefoglaló tartalmazza. Budapest, november 04. Tisztelettel: Majláth Konrád Konstantin bels ellen r 1

2 Pátyi Polgármesteri Hivatal 2071 Páty, Kossuth Lajos u. 83. Iktatószám: 3324/3/2014. ELLEN RZÉSI JELENTÉS vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár évi átfogó pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzésér l Készítette: Majláth Konrád Konstantin pénzügyi adó - pénzügyi ellen rzési szakért, költségvetési gazdasági szakért, közbeszerzési tanácsadó, adószakért, számviteli szolgáltató, közigazgatási min ségbiztosítási auditor, bejegyzett bels ellen rzési szakért, nyilvántartási száma: október TARTALOMJEGYZÉK 2

3 Kísér levél 1 Jelentés 2 I. Összegz megállapítások, következtetések, javaslatok 5 Utóellen rzés 10 II. Részletes megállapítások 10 II.1. A gazdálkodás szervezeti és szabályozási rendszerének vizsgálata 10 II./2. Az Intézményi költségvetés tervezési és beszámolási rendszerének 21 értékelése II./3. Létszám- és személyi juttatásokkal való gazdálkodás helyzetének 31 értékelése II./4. A készletgazdálkodási rendszer és tárgyi eszközökkel való gazdálkodás 31 vizsgálata II./5. Az Intézmény vagyonvédelmi helyzetének értékelése 33 II./6. A bels kontroll m ködésének értékelése 35 II./7. Pénzügyi és számviteli feladatok informatikai támogatottságának vizsgálata 36 III. Záradék 37 RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Törvények Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.) A számvitelr l szóló évi C. törvény (Szt.) A közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (Kjt.) évi CXL. törvény a muzeális intézményekr l, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közm vel désr l Rendeletek A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) Az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) 249/2000.(XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól (Áhsz.) 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet a könyvviteli szolgáltatást végz k nyilvántartásba vételér l 150/1992. (XI.20.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a m vészeti, a közm vel dési és a közgy jteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefügg egyes kérdések rendezésére I. Az ellen rzés szervezésére vonatkozó adatok 3

4 Az ellen rzést végz szerv vagy szervezeti egység: Az ellen rzés tárgya és célja: Ellen rzött szervezet(ek) vagy szervezeti egység(ek): Az ellen rzés típusa: Ellen rizend id szak: Ellen rzés tervezett id tartama: Jelentéstervezet elkészítésének határideje: Jelentés véglegesítésének tervezett határideje: Id igény (ellen ri munkanapok száma): Vizsgálatvezet : Az ellen rzésben közrem köd bels ellen r Az ellen rzött id szakban a hivatalban lév vezet k: Bels ellen rzés Majláth Konrád Konstantin (reg. szám: ) Az ellen rzés célja: az ellen rzési programban részletesen meghatározott szempontok szerint annak vizsgálata volt, hogy vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár a rendelkezésre álló eszközöket és forrásokat a feladatokkal összhangban rendeltetésszer en, a feladatok megfelel rangsorolásával célszer en és szabályszer en kell eredménnyel használtae fel. Ellen rzés tárgya: M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár évi átfogó pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzése. vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár és a gazdálkodási feladatait ellátó Pátyi Polgármesteri Hivatal Pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzés év szeptember október október október munkanap Majláth Konrád Konstantin (megbízólevél száma: 3324/2014.) Holczmann Gyuláné bels ellen r (reg. szám: ) Székely László polgármester dr. Guba Zsolt jegyz 4

5 I. ÖSSZEGZ MEGÁLLAPITASOK, JAVASLATOK vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár évi átfogó pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzésér l. Az ellen rzésére Pátyi Polgármesteri Hivatal Jegyz jének megbízása és a megbízáshoz kapcsolódó ellen rzési program alapján került sor. Az ellen rzési programot a bels ellen rzési vezet állította össze, szempontrendszerével egyetértési jogot gyakorolt aláírásával a Jegyz. Az ellen rzés célja az ellen rzési programban részletesen meghatározott szempontok szerint annak vizsgálata volt, hogy M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár a rendelkezésre álló eszközöket és forrásokat a feladatokkal összhangban rendeltetésszer en, a feladatok megfelel rangsorolásával célszer en és szabályszer en kell eredménnyel használta-e fel. Meg vagyunk gy dve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassunk. A megállapítások és a javaslatok részletes leírása az ellen rzési jelentés további részében található. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területr l, illetve folyamatokról összességében 1 : Intézkedési tervkészítést igényel. Tekintettel arra, hogy a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet -a költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l- szerint min síteni és értékelni szükséges az ellen rzés eredményét, így az ellen rzés során feltárt hiányosságokat az alábbi kategóriákba soroltuk. Az ellen rzés által tett megállapítások min sítése: 1. Kiemelt jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvet en eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkit zéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelent s. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelent s költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban m ködhetne. A kiemelt jelent ség megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részér l. 2. Átlagos jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkit zés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. 3. Csekély jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelent sen a cél vagy célkit zések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos m veletek hatékonyságát és min ségét. A kialakított bels kontrollokban rejl kockázatok min sítése: 1. Alacsonynak min sítettük, ha a kontrollok m ködésük esetén megfelel védelmet nyújtottak a hibák bekövetkezése Ellen. 2. Közepesnek min sítettük a bels kontrollokban rejl kockázatot, amennyiben a kontrollok ködésük esetén a lehetséges hibák többsége ellen védelmet nyújtottak. 3. Magasnak értékeltük a kockázatot, ha a kontrollok kialakításuk hiányában, vagy hiányos kialakításuk miatt nem nyújtottak elegend védelmet a lehetséges hibákkal szemben. 4. Kiválónak értékeltük abban AZ esetben, ha azok m ködése esetleges kisebb, AZ egységesen meghatározott követelményrendszerben foglalt mértéket el nem ér hiányosságoktól eltekintve megfelelt a hibák megel zésére és kijavítására meghatározott szabályozásnak és a legmagasabb szint elvárásoknak. 5. Jónak min sítettük a kontrollok m ködését, ha a megállapított kisebb (tolerálható mérték ) hiányosságok nem veszélyeztették az ellen rzött terület hibáinak megel zését és kijavítását. 1 Bkr. 41. (4) bekezdése alapján Az ellen rzési jelentés vezet i összefoglalójában az ellen rzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. 5

6 6. Amennyiben a kontrollok m ködésében túl sok hiányosság fordult el ahhoz, hogy a kontrollok biztosítsák a hibák megel zését, feltárását, kijavítását és ezáltal veszélyeztették az eredményes, megbízható m ködést, a kontroll m ködésének megfelel sége gyenge min sítést kapott. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményem a vizsgált területr l, illetve folyamatról összességében: gyenge Az ellen rzés gyengének értékelt területein a bels ellen rzési pontok vagy folyamatok rendszere több hiányosságot is mutat, vagy a szervezeti egységek szintjén esetleg teljesen hiányzik. A szervezeti egységek lehetséges pénzügyi veszteségeinek kockázata nagy ezeken a területeken. A teljesítményt a szervezeti egység vezet i nem követik nyomon és nem felügyelik megfelel en, de az alkalmazott irányelvek és eljárások sem minden esetben elég hatékonyak ahhoz, hogy az ellen rzési pont vagy folyamat m ködjön. Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség, amit a terület vezet je részére készített rendszeres (pl.: havi) el rehaladási (státusz) jelentéseknek kell követniük. A bels ellen rzés az ellen rzés megállapításait az ellen rzött id szakban hatályos, az intézkedést igényl megállapításokra tett javaslatokat a jelenleg hatályos jogszabályok alapján fogalmazta meg. Megállapítások és javaslatok évben jelent s személyi változások történtek, mind a gazdálkodási feladatokat ellátó Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Irodavezet inek és az Intézményvezet nek személyében, magas kockázati tényez t eredményezett a m ködésben és a szabályozottságban. A pénzügyi rendszer megfelel m ködtetéséhez a pénzügyi irodavezet k szakmai hozzáértése elengedhetetlen lett volna. Alapító okirat I. A gazdálkodás szervezeti és szabályozási rendszerének vizsgálata 1. A M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár egységes szerkezetbe foglalt Alapító okiratát Páty Község Önkormányzat Képvisel -testülete a 191 /2012. (VI.27.) számú határozatával július 01. hatállyal hagyta jóvá. 2. A helyszíni ellen rzés során a Jegyz az Alapító okirat módosítását bemutatta, mivel az ellen rzésnek nem volt feladata a évi változások vizsgálata, így nem tesz megállapítást a módosítás jogszabályi megfelel sségére. Szervezeti és M ködési Szabályzat 1. Páty Község Önkormányzat Jóléti, Ügyrendi és Környezetvédelmi Bizottsága a Képvisel -testület által átruházott hatáskörében jóváhagyta an M vel dési Ház, Községi és Iskolai Könyvtár Szervezeti és M ködési Szabályzatát a 34/2012. (VII. 11.) Számú Jóléti, Ügyrendi és Környezetvédelmi bizottsági határozattal. Az SzMSz hatályos Augusztus hó 1. napjától. A készítést követ en az SzMSz nem került felülvizsgálatra. Nem rögzítették az engedélyezett létszámot. 2. Az Áht. 27. (2) bekezdése alapján a bels ellen rzéssel kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket nem rögzítették az SzMSz-ben. 3. A SzMSz nem került módosításra január 01. hatályos Áht.10. (5), és az Ávr. 13. (1) c) pontja alapján, miszerint a SzMSz - nak tartalmazni kell az ellátandó, és a kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslom az Intézmény vezet nek a fenti jogszabályi el írások szerint a SzMSz elkészítését és jóváhagyásra Képvisel -testület elé terjesztését. 6

7 vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár m ködési rendjének folyamatos fenntartása érdekében szükséges az SzMSz és a munkaköri leírások együttes aktualizálása. A Jegyz i észrevételezés szerint ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a Jóléti, Ügyrendi és Környezetvédelmi Bizottság a 32/2014. (IV.30.) határozatával a fenti hiányosság pótolva lett. Az ellen rzésnek nem volt feladata a évi változások vizsgálata, így nem tesz megállapítást a módosítás jogszabályi megfelel sségére. Pénzügyi-számviteli szabályzatok 1. A Polgármesteri Hivatal a évben a Számv. tv.-ben és az Áhsz.-ben el írt gazdálkodást érint szabályzatokkal (a Számv. tv. 14. (5) bekezdés a) pontjában el írt eszközök és a források leltárkészítési és leltározási, a 14. (5) bekezdés b) pontjában el írt eszközök és a források értékelési a 14. (5) bekezdés d) pontjában el írt pénzkezelési a 14. (4) bekezdésben el írt számviteli politika és a 161. (1) bekezdése szerinti számlarend) rendelkezett július 1. napján léptette hatályba a Jegyz a szabályzatokat, évre a módosításuk elmaradt. 2. Komoly hiányosság, hogy a Pénzkezelési szabályzatban nem rögzítették az Intézményi sajátosságok közül a saját jegyértékesítés a tanfolyami díjbeszedés és a területfoglalási díj beszedés folyamatát, valamint a Hivatal felé történ elszámolás módját és alkalmazott nyomtatványok használatát. A Pénzkezelési szabályzat módosítása indokolt, mivel az intézményben történik készpénz beszedés, így pénzkezel helyként m ködik. Az ellen rzés a feltárt hiányosságokat (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslom, hogy az intézményi sajátosságokból adódó bels szabályozást saját bevétel beszedésére- az Intézményvezet je készítse el, képezze mellékletét a Pénzkezelési szabályzatnak. A jelentésben jelzett jogszabályi változások miatt a szabályzatok miel bbi átdolgozása indokolt annak érdekében, hogy a Hivatal jogszabályi el írásoknak megfelel en tudja végezni a gazdálkodásból fakadó pénzügyiszámviteli feladatait. Munkamegosztási megállapodás 1. Az ellen rzés részére a Képvisel -testület 531/2009. (XI.11.) számú határozattal jóváhagyott megállapodás került átadásra. Készítést követ en a fülvizsgálat nem történt meg, hatályon kívül helyezett jogszabályi hivatkozásokat tartalmaz. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslom a megállapodásnak az Ávr.10. 6) bekezdés szerinti felülvizsgálatát. II. Az Intézményi költségvetés tervezési-beszámolási rendszerének értékelése 1. Az Intézmény költségvetését a 3/2013. (II.14.) önkormányzati rendelet 12. számú melléklet szerint hagyta jóvá a Képvisel -testület. 2. Az ellen rzés vizsgálta a Képvisel -testület által elfogadott beszámolót és a MÁK részére benyújtott beszámolót, megállapítottuk, hogy a beszámolók egyez sége nem volt biztosított. 7

8 Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. A Képvisel -testület a M vel dési Ház és községi könyvtár évi beszámolójának bevételi f összegét e Ft-ban, míg a kiadási f összegét e Ft-ban hagyta jóvá. A án elkészített évi beszámoló bevételi f összege e Ft, a kiadási f összege e Ft összegben került benyújtásra. Az eltérés bevételi összegnél 1.845e Ft, a kiadási f összegnél 1.304e Ft eltérést jelentett. Ebben az évben ennek javítása már nem megoldható, javaslattétellel nem él az ellen rzés, de felhívja Jegyz és a Pénzügyi Iroda munkatársainak figyelmét, hogy a bels kontroll rendszer m ködtetése során az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésekor a negyedévenkénti és a záráskori egyez séget a MÁK és a Képvisel -testület elé terjesztett beszámolóban köteles biztosítani. III. Létszám- és személyi juttatásokkal való gazdálkodás helyzetének értékelése 1. Az ellen rzés során a személyi juttatások el irányzatának tervezését, évközi módosítását vizsgálva megállapítható, hogy az el irányzatok a jogszabályban rögzítettek szerint (rendszeres, nem rendszeres, küls személyi juttatások) történtek. A vizsgálat során a véletlenszer en kiválasztott tételek esetében a felhasználások elszámolása a felhasználás jellegének megfelel tételen valósult meg. IV. A készletgazdálkodási rendszer és tárgyi eszközökkel való gazdálkodás vizsgálata 1. A 100 eft feletti beszerzéseket követ en nem készült üzembe helyezési, állományba vételi bizonylat. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslat: A Szt. 52. (2) az üzembe helyezés id pontja az eszköz szokásos vállalkozási tevékenység keretében történ rendeltetésszer hasznosításának a kezd id pontja. Az üzembe helyezést hitelt érdeml módon dokumentálni kell. 2. Megrendel a partnernek ben került elküldésre a mb. vezet által, így a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzést nem tartalmazott. A szállító által kiállított számlán a teljesítés igazolást írásban nem rögzítették. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslat: Az Ávr. 37. (1) bekezdés szerinti kötelezettség vállalás biztosítása. Az 57. (1) bekezdés szerint történjen a teljesítés igazolása. A bels kontroll rendszer részét képez pénzügyi ellenjegyzést és teljesítés igazolását minden kötelezettségvállalás esetén, a beérkezést követ en a teljesítés igazolást biztosítani kell, mivel az Ávr. 58. (1) bekezdés el írásának megfelel en a kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján - az 57. (3) bekezdése szerinti esetben annak hiányában is - az érvényesít nek ellen riznie kell az összegszer séget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megel 8

9 ügymenetben az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet és e rendelet el írásait, továbbá a bels szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. V. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betölt bels kontrollok ködésének megfelel ségének keretében ellen riztük a teljesítés igazolására és a pénzügyi ellenjegyzésére kialakított kontrollok végrehajtását. Az egyszer véletlen mintavétellel kiválasztott tételek ellen rzésével elegend és megfelel bizonyítékot szereztünk a vizsgált folyamatok kulcskontrolljai m ködésének megfelel vagy nem megfelel voltáról. 1. A kötelezettségvállalás évenkénti összegének megállapításához szükséges analitikus nyilvántartást nem vezették a Hivatalban, így a kötelezettségvállalások kivezetése a nyilvántartásból nem történt Meg a teljesülést követ en, ezért nem állapítható Meg AZ Ávr. 56. (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalás értékéb l a 46. -ban foglaltakkal összhangban a költségvetési év és az azt követ évek szabad el irányzatait terhel rész lekötése. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti. Javaslat: A Jegyz gondoskodjon a Gazdálkodási szabályzat kiegészítésér l, biztosítsa az Ávr. 56. (1) bekezdés szerint a kötelezettségvállalás nyilvántartás vezetését az Intézményre vonatkozóan. VI. A bels kontroll (FEUVE) m ködésének értékelése A kontrollok m ködésében túl sok hiányosság fordult el ahhoz, hogy a kontrollok biztosítsák a hibák megel zését, feltárását, kijavítását és ezáltal veszélyeztették az eredményes, megbízható m ködést, a kontroll m ködésének megfelel sége gyenge min sítést kapott. Jegyz i észrevétel Szükséges a tárgyilagos ellen rzéshez rögzíteni, hogy a Jegyz nek a M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár évi átfogó pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzésér l szóló jelentéssel kapcsolatban megtett észrevételeit a jelentés tartalmazza. 9

10 II. Részletes vizsgálati megállapítások Szükséges rögzíteni, hogy évben jelent s személyi változások történtek, mind a gazdálkodási feladatokat ellátó Hivatalban és az Intézményben, magas kockázati tényez t eredményezett a m ködésben és a szabályozottságban. A pénzügyi rendszer megfelel m ködtetéséhez a pénzügyi irodavezet k szakmai hozzáértése elengedhetetlen lett volna. A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Iroda vezet inek személyében bekövetkezett változások Név Kinevezés id pontja 10 Megszüntetés id pontja Munkakör Szabó Tamás pénzügyi vezet Gál Zsuzsánna pénzügyi vezet A M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár vezet jének -Nádor Katalinközalkalmazotti jogviszonya december 31-én megsz nt. I. Utóellen rzési feladatok Az Intézményénél a jelen vizsgálatot megel két évben ellen rzés nem történt, így utóellen rzési feladata a bels ellen rzésnek nem volt. II. A gazdálkodás szervezeti és szabályozási rendszerének vizsgálata II./1.1. Az Alapító okirat az alapítói jogkör gyakorlása során a fenntartó által kiadott és az Intézmény tevékenységének alapdokumentuma. Az Alapító okirat meghatározza és rögzíti az Intézmény feladat ellátási kötelezettségét, szervezeti kereteit. Az ellen rzés id szakára vonatkozó hatályos Ávr. 5. (1) bekezdés szerint az alapító okiratnak tartalmaznia kell a költségvetési szerv nevét, székhelyét, esetleges telephelyeit, az alapításáról rendelkez jogszabály teljes megjelölését, ha az alapításról jogszabály rendelkezett, a közfeladatát és alaptevékenységét az államháztartás szakfeladatrendje szerinti bontásban, államháztartási szakágazati besorolását, illetékességét, m ködési körét, irányító szervének nevét, székhelyét, gazdálkodási besorolását, vezet jének megbízási rendjét, és a foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszonyok megjelölését. Páty Község Önkormányzat Képvisel -testülete a 12/2012. (II. 9.) számú határozatával döntött, hogy a Közösségi Házat (Páty, Rákóczi u.13.) és a Hagyományok Házát (Páty Kossuth L.u.36.) a M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár költségvetési szervhez rendelte. Páty Község Önkormányzat Képvisel -testülete a M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár Alapító okiratát a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 9. (4), az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, a muzeális intézményekr l, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közm vel désr l szóló évi CXL. törvény 68., 78. (5) bekezdése alapján alkotta meg. A M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár egységes szerkezetbe foglalt Alapító okiratát Páty Község Önkormányzat Képvisel testülete a 191 /2012. (VI.27.) számú határozatával július 01. hatállyal hagyta jóvá. A M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár (a továbbiakban: Intézmény) önállóan köd költségvetési szerv, amely a költségvetési el irányzatok feletti rendelkezési jogosultság tekintetében teljes jogkörrel rendelkezik, és amelynek a pénzügyi-

11 gazdálkodási és munkaügyi feladatait megállapodás alapján Páty Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala látja el. Az Önkormányzat vagyontárgyait a költségvetési szerv, tevékenységei ellátásához szabadon felhasználhatja. A költségvetési szervet egyszemélyi felel s vezet (igazgató) vezeti, akit a Képvisel testület - nyilvános pályázat útján - a vonatkozó jogszabályokban meghatározott id tartamra bízott meg, közalkalmazotti jogviszony keretében. A költségvetési szerv vezet je feletti munkáltatói jogkört, vezet i megbízás, felmentés, vezet i megbízás visszavonása, az összeférhetetlenség megállapítása, fegyelmi eljárás megindítása, fegyelmi büntetés kiszabása tekintetében a Képvisel -testület, az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja. A költségvetési szerv foglalkoztatottjainak jogviszonya alapesetben közalkalmazott, melyekre a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény az irányadó. Egyes foglalkoztatottjainak a jogviszonya munkavállaló melyekre nézve a Munka Törvénykönyvér l szóló évi XXII. törvény az irányadó. Egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra a Polgári Törvénykönyvr l szóló évi. IV. törvény (pl. megbízási jogviszony) az irányadó. Az alaptevékenységek január 1-t l érvényes államháztartási szakfeladatrend szerinti Besorolása: Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Építményüzemeltetés Nemzeti ünnepek programjai Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása Könyvtári szolgáltatások Közm vel dési tevékenységek és támogatásuk Közm vel dési intézmények, közösségi színterek m ködtetése A költségvetési szerv vállalkozási tevékenységet nem folytat évre az Alapító okirat módosítása szükséges a 497/2013. (XII. 29.) Korm. rendelet 7. az államháztartás szabályozásával összefügg egyes rendeletek módosításáról, mivel az alapító okiratnak tartalmaznia kell a költségvetési szerv közfeladatát és szakmai alaptevékenységeit, továbbá ezek kormányzati funkció szerinti megjelölését, és tevékenységének államháztartási szakágazati besorolását. A hivatkozott jogszabály hatályon kívül helyezve napjával a 497/2013. (XII. 29.) Korm. rendelet a al. A helyszíni ellen rzés során a Jegyz az Alapító okirat módosítását bemutatta, mivel az ellen rzésnek nem volt feladata a évi változások vizsgálata, így nem tesz megállapítást a módosítás jogszabályi megfelel sségére. II./1.2. Szervezeti és M ködési Szabályzat (továbbiakban: SzMSz) vizsgálata A évre hatályos Ávr. 13. (1) bekezdés szerint a költségvetési szerv szervezeti és ködési szabályzata tartalmazza a költségvetési szerv alapításáról szóló jogszabály teljes megjelölését, ha a költségvetési szerv alapításáról jogszabály rendelkezett. A költségvetési szerv alapító okiratának ha azt az alapítás óta módosították, a hatályos, egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratának keltét, számát, az alapítás id pontját, az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint szakfeladat számmal és megnevezéssel besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését. Azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, amelyek tekintetében a költségvetési szerv alapítói, tulajdonosi (tagsági, részvényesi) jogokat gyakorol. A szervezeti felépítést és a m ködés rendjét, a szervezeti egységek ezen belül a gazdasági szervezet megnevezését, 11

12 engedélyezett létszámát, feladatait, a költségvetési szerv szervezeti ábráját, azon ügyköröket, amelyek során a szervezeti egységek vezet i a költségvetési szerv képvisel jeként járhatnak el, a szervezeti és m ködési szabályzatban nevesített munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felel sségi szabályokat. Jogszabályban meghatározott kivétellel a munkáltatói jogok gyakorlásának ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is rendjét, és az irányító szerv által a 10. (1) (3) bekezdése szerint a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szervek felsorolását. Vizsgálva az Intézmény Szervezeti és M ködési Szabályzatát, megállapítható, hogy a évre hatályos Áht. 10. (5) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. (1) pontja alapján az Alapító okiratban foglaltakat az Intézmény igazgatója Szeltner László a SzMSz-ben szabályozta, az SzMSz hatályos augusztus hó 1. napjától. A készítést követ en az SzMSz nem került felülvizsgálatra. Az SzMSz formailag megfelel, a benne foglaltak alapján az Intézmény láthatóan megfelel en szabályozott. Rögzített az ellátandó és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenysége, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölése, az Intézmény létrehozásának jogszabályi hivatkozása, az Intézmény törzskönyvi azonosító száma, az Intézmény alapító okiratának azonosító adatai, az Intézmény felépítése és m ködési rendje, a SzMSz-ben nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatáskörök, a hatáskörök gyakorlásának módja, a helyettesítés rendje, de az ezekhez kapcsolódó felel sségi szabályokat nem tartalmazza, az Intézmény szervezeti ábrája. Nem rögzített az engedélyezett létszám. Rögzítetteék, hogy a pénzügyi-gazdálkodási felügyeletét, könyvelését a Polgármesteri Hivatal közvetlenül Pénzügyi Irodája látja el. Az intézmény önálló pénzintézeti számlaszámmal és adószámmal rendelkezik, de házi pénztárt nem tart fönn. A pénzkezelést a Polgármesteri Hivatal Pénztárkezelési és Számlavezetési Szabályzata alapján végzi. A leltározás és selejtezés szabályaira is a Polgármesteri Hivatal e szabályzatai az irányadók. A könyvtári dokumentumok állományból történ kivonását, törlését a 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM. együttes rendelettel kiadott szabályzat szerint kell elvégezni. Az Áht. 27. (2) bekezdése alapján a bels ellen rzéssel kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket nem rögzítették az SzMSz-ben. A SzMSz nem került módosításra január 01. hatályos Áht.10. (5), és az Ávr. 13. (1) c) pontja alapján, miszerint a SzMSz - nak tartalmazni kell az ellátandó, és a kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését. Javaslom az Intézményvezet nek a fenti jogszabályi el írások szerint a SzMSz elkészítését és jóváhagyásra Képvisel -testület elé terjesztését. Az évi CXL. törvény 78. (5) bekezdés alapján az az önkormányzat, amely közösségi színteret, illetve közm vel dési intézményt tart fenn az e törvényben foglaltak alapján: meghatározza a közösségi színtér, illetve a közm vel dési intézmény használati szabályait, m ködésének módját, valamint a közm vel dési intézmény feladatait, 12

13 kiadja az általa fenntartott közm vel dési intézmény alapító okiratát, m ködési engedélyét, jóváhagyja szervezeti és m ködési szabályzatát, éves munkatervét és költségvetését, biztosítja a feladatok ellátásához és a közösségi színtér, illetve közm vel dési intézmény fenntartásához szükséges, e törvény szerinti szervezeti, személyi, szakképzettségi és tárgyi feltételeket. Páty Község Önkormányzat Jóléti, Ügyrendi és Környezetvédelmi Bizottsága a Képvisel testület által átruházott hatáskörében jóváhagyta a M vel dési Ház, Községi és Iskolai Könyvtár Szervezeti és M ködési Szabályzatát a 34/2012. (VII. 11.) számú Jóléti, Ügyrendi és Környezetvédelmi bizottsági határozattal. Munkaköri leírások vizsgálata Az Intézmény szervezeti és m ködési rendjéhez kapcsolódó fontos dokumentum a munkaköri leírás. A munkaköri leírásban az egyes munkavállalók részletes feladatait, ellen rzési, egyeztetési kötelezettségeit, hatáskörét és felel sségét rögzíteni kell. Az ellen rzés részére átadásra került Nagy Márton kulturális szervez, ügyintéz részére január 03. napján készített munkaköri leírás. Rögzítésre került, hogy munkáját kötetlen munkaid ben a felettesével történt egyeztetés alapján látja el, a SzMSz V. fejezet 2. pontjában rögzítettekkel megegyez en. Az m vel dés szervez t szabadsága, betegsége vagy távolléte esetén az igazgató helyettesíti. Az SzMSz és a munkavállaló munkaköri nem tartalmazta az Intézmény nyitvatartási idejét, Ennek ellenére a SzMSz rögzítette, hogy a nyitvatartási id alatt, az intézmény valamennyi, ügyeleti feladattal megbízott dolgozójának szolgálati ideje alatt az intézményben kell tartózkodnia. Felhívom a figyelmet a munka törvénykönyvér l szóló évi I. törvény 97. (1) bekezdés el írásának betartására, mely szerint a munkáltató a munkaid t az egészséges és biztonságos munkavégzés követelményére, valamint a munka jellegére figyelemmel osztja be. Javaslom az SzMSz módosításával egyidej leg a munkaköri leírás aktualizálását. Összességében megállapítható, hogy a M vel dési Ház, Iskolai és Községi Könyvtár m ködési rendjének folyamatos fenntartása érdekében szükséges az SzMSz és a munkaköri leírások együttes aktualizálása. II./1.3. Pénzügyi-számviteli szabályzatok vizsgálata Számviteli Politika vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított évi C. törvényben foglaltak, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet értelmében, a törvényben rögzített alapelvek, értékelési el írások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelel számviteli politikát. A Sztv ának 4. bekezdése, valamint az Áhsz. 8. -a rögzíti a számviteli politikával kapcsolatos alapvet el írásokat. A számviteli politika kialakításának az az els dleges célja, hogy annak alapján olyan számviteli rendszer kialakítására kerüljön sor, melynek ködése biztosítja a megbízható és valós adatokat az éves beszámoló összeállításához, valamint megfelel információt szolgáltat a vezet i döntések meghozatalához. 13

14 Páty Község Polgármesteri Hivatala számviteli politikáját a számvitelr l szóló, módosított évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 8. (3) bekezdése alapján határozta meg a Jegyz. A számviteli politika július 1-jét l lép hatályba, évre nem került felülvizsgálatra. A Számviteli politika a következ témákhoz kapcsolódóan tartalmazott el írásokat a Hivatal tevékenységének bemutatása, az Hivatal által ellátandó feladatok, a számviteli politika és a számviteli alapelvek kapcsolata, beszámolási és könyvvezetési forma, a beszámoló készítés id pontja, a beszámolóért való felel sség, az eszközök és források min sítésének szempontjai, fajlagosan kis érték eszközök nagysága, a terv szerinti értékcsökkenés elszámolásának módja, a 100 ezer Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközök elszámolási módjának meghatározása, a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának, visszaírásának szabályai, az eszközök értékvesztésének, visszaírásának szabályai, az értékpapírok forgóeszközként, illetve pénzügyi befektetésként történ számbavétele, a bizonylatok könyvekben történ rögzítésének rendje, A kiegészít melléklet tartalma, szerkezete. A Számviteli politika hatálya kiterjedt a Hivatalra és következ önállóan m köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar- Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, továbbá az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Páty Német Nemzetiségi Önkormányzatra. Számviteli politika a számviteli törvényben megfogalmazott alapelvekre és értékelési eljárásokra épült. Rögzítették az Áhsz. 8. (8) bekezdésének megfelel en azt az id pontot, mely id pontig el kell készíteni a tárgyév mérlegét. A tárgyévet követ en értékelési feladatokat, azaz a költségvetési évre vonatkozóan a számvitelben helyesbítéseket a beszámoló készítésre (mérlegkészítés) meghatározott - február 25.- id pontig lehet elvégezni, ez id pontig kellett elvégezni az értékelési feladatokat, valamint a könyvekben a költségvetési évre vonatkozó helyesbítéseket. A f könyvi könyvelés az ECO-STAT számítógépes programmal, a befektetett eszközök és a használt, illetve használatban lév egyéb eszközök analitikus nyilvántartása az ECO- STAT programmal és manuálisan történik. A Számviteli politika nem tartalmazta az analitikus nyilvántartás vezetésének a kötelezettségét, rendjét, az analitikus nyilvántartás és a f könyv egyeztetésének módját, az egyeztetésért felel sök megnevezését, mert a számlarendbe került szabályozásra. 14

15 Számlarend vizsgálata A Hivatal számlarendjét a számvitelr l szóló módosított évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet alapján határozta meg a Jegyz. A számlarend július 1. napjától hatályos, hatályba lépéssel egyidej leg az el számlarend nem került hatályon kívül helyezésre, évre nem került felülvizsgálatra. Jegyz i észrevételezés alapján került rögzítésre a számlarend vizsgálatánál jelzi a jelentés, hogy az el számlarend nem került hatályon kívül helyezésre. Sajnos egy olyan szabályzatot nehéz hatályon kívül helyezni, ami a Hivatalban nem lelhet fel, igaz ezt az új szabályzat életbe léptetésekor kellett volna megtenni. A minta számlarend tartalmazta minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését, a számla tartalmát, ha az a megnevezéséb l egyértelm en nem következik, a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, az egyes számlákat érint kiemelt gazdasági eseményeket, az egyes f könyvi számlák más számlákkal való kapcsolatát, a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartások kapcsolatát, a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet a bizonylati szabályzattal összhangban, az id szakonként elvégzend zárlati feladatokat. A számlarend hatálya kiterjedt a Hivatalra és az önállóan m köd költségvetési intézményekre Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Páty Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A számlarendben rögzítették az Áhsz. 49. (5) bekezdése alapján a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét. Az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határideje minden tárgynegyedévet követ hónap 10-e. Feladás: követelések állományváltozása, készletek állományváltozása, kötelezettségek állományváltozása esetekben készül. A feladási bizonylatnak tartalmaznia kell: id szak eleji nyitó állomány összegét (+), a tárgyid szak állománynövekedésének összegét (+), a tárgyid szak állománycsökkenésének összegét (-), a tárgyid szak záró-állományának összegét (±), az id szak eleji nyitó- és záró állomány különbözetét. A szabályzat szerint a f könyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás adatainak egyeztetését, negyedévente, de legkés bb az id közi mérlegjelentést megel en, illetve a mérleggel lezárt évet követ év február 15-ig kell elvégezni. Az analitikus nyilvántartás vezetéséért, valamint az adatok egyeztetéséért a pénzügyi f el adó I., pénzügyi f el adó II. felel s. A számlarendben teljességgel nem rögzítették az Áhsz. 49. (5) bekezdése alapján a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) 15

16 elkészítésének határidejét a számlarend hatálya alá tartozó intézményeknél. A kapcsolódó intézmények analitikus nyilvántartására vonatkozó kapcsolatrendszer és az alkalmazott nyilvántartások vezetése nem került rögzítésre. (az intézmények által készített analitikák és azok feladása a Hivatal felé). Pénzkezelési Szabályzat vizsgálata A Hivatal Pénzkezelési Szabályzatát a számvitelr l szóló évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet el írásai, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a határozta meg a Jegyz június 27. napjával. A Pénzkezelési Szabályzat július 1-jével lépett hatályba, a hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, évre nem került felülvizsgálatra. Pénzkezelési Szabályzat tartalmazta a létrehozás célját, hatályát, kerekítés szabályait, a pénzkezelés során érvényesítend alapelveket. Továbbá a bankszámlakezelést, az alkalmazható fizetési módokat, készpénzkezelés szabályait a forint pénztár esetében a pénz- és értékkezelés rendjét. A VIII. fejezetben került rögzítésre az utólagos vezet i ellen rzés feladata. A Pénzkezelési Szabályzat a következ témákhoz kapcsolódóan tartalmazott el írásokat: a bankszámla nyitására, kezelésére, az intézménynél alkalmazható fizetési módokra, készpénzkezelés szabályaira o a házipénztár elhelyezésére, védelmére, o pénztári nyitva tartás rendjére, a pénzkezelés személyi feltételeire, utalványozók körére, pénzszállítás szabályaira, a munkabér fizetésének rendjére, valutapénztár kezelésének szabályaira, pénz- és értékkezelés rendjére, o értékpapírok kezelésére, o a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. A Pénzkezelési Szabályzat hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan m köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. Az elkülönül és átlátható gazdálkodás, valamint az önálló költségvetés alapján az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a helyi nemzetiségi önkormányzat, az önállóan köd és gazdálkodó és az önállóan m köd költségvetési szervek önálló fizetési számlával rendelkeztek. A helyi nemzetiségi önkormányzat a képvisel -testület döntésének megfelel en pénzforgalmának bonyolítására a helyi önkormányzat számlavezet pénzintézeténél önálló fizetési számlát nyit és alkalmaz. A helyi nemzetiségi önkormányzatok és az önállóan m köd költségvetési szervek önálló pénztárat nem m ködtetnek. Az önkormányzati hivatal által kezelt házipénztárából a készpénzben történ kiadások teljesítésére a pénztári órák figyelembe vételével került sor. A bankszámlán elhelyezett pénzeszközök felett a banknál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A banknál bejelentett aláírásra 16

17 jogosult személyek nevét és aláírását a Pénzkezelési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazta. Pénzkezelési Szabályzat a megnyitott kincstári számlák forgalmának könyvvezetési, egyeztetési rendjét nem tartalmazta. Továbbá a készpénzben teljesíthet kiadások értékhatárai sem kerültek meghatározásra. Nem szabályozták az aláírás bejelent okmányok kezelésével kapcsolatos feladatokat és hatásköröket. Komoly hiányosság, hogy a Pénzkezelési szabályzatban nem rögzítették az Intézményi sajátosságok közül a saját jegyértékesítés a tanfolyami díjbeszedés és a területfoglalási díj beszedés folyamatát, valamint a Hivatal felé történ elszámolás módját és alkalmazott nyomtatványok használatát. A Pénzkezelési szabályzat módosítása indokolt, mivel az intézményben történik készpénz beszedés, így pénzkezel helyként m ködik. Javaslom, hogy az intézményi sajátosságokból adódó bels szabályozást saját bevétel beszedésére- az Intézményvezet je készítse el, képezze mellékletét a Pénzkezelési szabályzatnak. Eszközök és források értékelési szabályzatának vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított C. törvényben, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletben foglalt el írás értelmében a költségvetés alapján gazdálkodó szervnek a törvényben rögzített alapelvek alapján - a számviteli politika keretében - el kell készíteni az eszközök és források értékelési szabályzatát. Az értékelési szabályzat elkészítésének els dleges célja, hogy abban meghatározásra kerüljenek azok az értékelési elvek, módszerek, amelyekkel szervezetünk az eszközei és forrásai mérlegértékét meghatározza és rögzítse azokat a szabályokat, amelyek alkalmazását a számviteli törvény, valamint a kormányrendelet a költségvetés alapján gazdálkodó szervre bízza. Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata július 1-jével lépett hatályba, a hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, évre nem került felülvizsgálatra. Eszközök és Források Értékelési Szabályzata hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A szabályzatban meghatározták az eszközök és források értékelésének módszerét, követeléstípusonként az adós min sítés szempontjait és a dokumentálás rendjét, a jogszabályon alapuló joger s követelések (adósok) esetében, az áruszállításból és szolgáltatásnyújtásból származó követelések esetében, a kis összeg követelések esetében követelések és kötelezettségek esetében a devizaárfolyam meghatározását. Az eszközök értékelésének keretében szabályozták, hogy a bekerülési érték mit foglal magában, meghatározták a tárgyi eszközökkel kapcsolatos általános és speciális szabályokat. A bekerülési érték és a felmerült költségek kapcsolatát. Rögzítették az egyes 17

18 eszköz és forráscsoportok értékelésének módszerét (nettó értéken, nyilvántartási értéken.) Eszközök és Források Leltározási és Leltárkészítési szabályzatának vizsgálata A számvitelr l szóló, többször módosított évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet el írásai alapján a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztására leltárt kell készíteni. A hivatkozott jogszabályok nem határozzák meg tételesen a leltárral, a leltározással kapcsolatos központi el írásokat, csak követelményeket fogalmaznak meg. A gazdálkodó szervezeteknek önállóan, a saját adottságaik figyelembe vételével kell kialakítani a beszámoló részét képez mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szerepl eszközök, források leltározására, értékelésére vonatkozó szabályokat. A Leltárkészítési és leltározási szabályzat július 1-t l lépett hatályba, ett l az id ponttól a korábbi leltározási szabályzat hatályát vesztette, évre nem került felülvizsgálatra. Leltárkészítési és leltározási szabályzat hatálya kiterjedt a hivatalra és az önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola, vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A szabályzat tartalmazza a december 31-i fordulónappal a jogszabályoknak megfelel en a mérlegben kimutatott eszközök mennyiségben és értékben, a mérlegben kimutatott források értékben történ leltározását, a könyvviteli mérlegben értékkel nem szerepl, használt és használatban lev készletek, kis érték immateriális javak, tárgyi eszközök, valamint a 0-ra leírt eszközök leltározási módját, az üzemeltetésre, kezelésre átadott, vagyonkezelésbe vett, illetve az idegen helyen tárolt eszközök leltározásának módját, a leltározás el készítése során elvégzend feladatokat, a leltározás és a könyvviteli nyilvántartások egyeztetésének módját, a leltárak kiértékelésének feladatait, szabályait, a leltározás minden szakaszát felölel ellen rzési feladatokat, a leltáreltérések (hiányok-többletek) megállapításával, rendezésével, azok könyvviteli elszámolásával kapcsolatos feladatokat, a leltáreltérések miatt szükségessé vált felel sségre vonással kapcsolatos feladatokat. A szabályzat nem tartalmazza az önállóan m köd és gazdálkodó intézmények részére milyen dokumentumokat biztosít az önállóan m köd és gazdálkodó intézmény, együttesen, vagy intézményenként történik-e a leltározás, a leltári körzeteket az önállóan m köd és gazdálkodó intézmények esetében, a leltározás személyi feltételeit, a feladatokat a felel sséget és az ellen rzését a leltár felvételének. 18

19 Nem rendelkeztek arról, hogy kinek kell gondoskodni a leltározás végrehajtásához szükséges nyomtatványok beszerzésér l, valamint a nyomtatványok átadás-átvételének megfelel dokumentálási szabályozásáról. Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata A költségvetési szervek m ködése során az eszközök egy része feleslegessé, használhatatlanná válik. Ezeknek az eszközöknek a körét id szakonként indokolt áttekinteni és gondoskodni kell azok más irányú hasznosításáról (értékesítésér l, térítés nélküli átadásáról), illetve selejtezésér l. A feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének rendjét központi el írások nem szabályozzák, azt a gazdálkodó szervezetnek önállóan kell kialakítani, a helyi körülmények figyelembevételével. A szabályzat július 1. napjával lépett hatályba, a hatályba lépésével a korábbi Selejtezési szabályzat hatályát vesztette, évre nem került felülvizsgálatra. A szabályzat tartalmazta a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárására, a javaslattétel módjára, a selejtezési eljárás lefolytatására, selejtezés végrehajtására, a selejtezésnél használt bizonylatok leírására, a selejtezés végrehajtásának ellen rzésére vonatkozó szabályokat. A kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés szabályzatának vizsgálata Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. (2) bekezdés a) pontjában foglalt el írás alapján a költségvetési szerv bels szabályzatban rendezi a m ködéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Így különösen a gazdálkodással így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, a teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végz személyek kijelölésének rendjével és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos bels el írásokat, feltételeket. Páty Község Polgármesteri Hivatala szabályzatát az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak alapján határozta meg a Jegyz. A szabályzat június 27. napi dátummal került elkészítésre, július 1. napján lépett hatályba. Hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre, évre nem került felülvizsgálatra. A évi szabályzat hatálya kiterjedt a Hivatalra és a Hivatalhoz tartozó önállóan köd költségvetési szervekre Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatára, Páty Község Német Nemzetiségi Önkormányzatára. A szabályzat tartalmazta az Áht. és az Ávr. szerint a kötelezettségvállalásra jogosultak körét, aláírás mintáját, kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, 19

20 a teljesítésigazolásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az érvényesítésre jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozás ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját. a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetésének módját, az összeférhetetlenség fennállásának feltételeit, a kötelezettségvállalások nyilvántartásának egyeztetési id pontját és felel sét, a kötelezettségvállalások nyilvántartását érvényességét - minden negyedévet követ 10-éig felül kell vizsgálni, melynek végrehajtásáért a pénzügyi irodavezet felel s. A szabályzat nem tartalmazta a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történ nyilvántartásának eljárási szabályait. A szabályzatban nem rögzítették elkülönült pályázatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjét. Az egyes kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó jogkörök tekintetében nem került meghatározásra a helyettesítés rendje, a helyettesítés feltételrendszere. (Hány nap után nevezhet tartósnak a távollét és a helyettesít mekkora összeghatárig vagy korlátlanul végezheti el a gazdasági esemény feladatkörét). Továbbá évre a személyi változások kötelezettségvállaló, utalványozó, pénzügyi ellenjegyz, érvényesít - nem kerültek átvezetésre 5. számú melléklet nyilvántartás a kötelezettségvállalásra jogosult személyekr l. 6. számú melléklet nyilvántartás a pénzügyi ellenjegyzésére jogosult személyekr l. 7. számú melléklet nyilvántartás a teljesítés igazolásra jogosult személyekr l. 8. számú melléklet nyilvántartás az érvényesítésre jogosult személyekr l. 9. számú melléklet nyilvántartás az utalványozásra jogosult személyekr l. Összegzés a december 31-ig történ szabályozás vizsgálatáról A Polgármesteri Hivatal a évben a Számv. tv.-ben és az Áhsz.-ben el írt gazdálkodást érint szabályzatokkal (a Számv. tv. 14. (5) bekezdés a) pontjában el írt eszközök és a források leltárkészítési és leltározási, a 14. (5) bekezdés b) pontjában el írt eszközök és a források értékelési a 14. (5) bekezdés d) pontjában el írt pénzkezelési a 14. (4) bekezdésben el írt számviteli politika és a 161. (1) bekezdése szerinti számlarend) rendelkezett július 1. napján léptette hatályba a Jegyz a szabályzatokat, évre a módosításuk elmaradt. A szabályzatok hatályát kiterjesztették a Hivatalra és a Hivatalhoz tartozó önállóan köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatára, Páty Község Német Nemzetiségi Önkormányzatára. Javasolt a szabályzatok felülvizsgálata, elkészítése, figyelemmel a évi számviteli változásokra az államháztartás számvitelér l szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet alapján. 20