A.) VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

Átírás

1 II. számú melléklet ÖSSZEFOGLALÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS az SZMJV Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési intézmények évi tevékenységéről A.) VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata irányítása alá tartozó, korábban önállóan működő és gazdálkodó (jelenleg Szent-Györgyi Albert Agóra és a Kövér Béla Bábszínház kivételével - gazdasági szervezettel rendelkező ) költségvetési intézmények évben az alábbiak voltak: 1. SZMJVÖ Bölcsődéi 2. Kövér Béla Bábszínház 3. Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (NGSZ) 4. Móra Ferenc Múzeum 5. Somogyi-Könyvtár 6. Szegedi Nemzeti Színház 7. Szegedi Szimfonikus Zenekar 8. Szent-Györgyi Albert Agóra A január 01. napjától hatályba lépő, SZMJVÖ 615/2012. (XII.21.) Kgy. sz. határozattal elfogadott NGSZ Alapító Okirat mellékletében a nyolc NGSZ-hez rendelt intézmény tételesen van felsorolva. Ezek SZMJVÖ Óvodák Igazgatósága és telephelyei, illetve a hét Művelődési Ház. Az NGSZ telephelyek száma a vizsgált időszakban negyvenkettő (a korábban SZMJV Önkormányzata által működtetett általános és középiskolák, valamint a Szeged Városi Kollégium ingatlanai az NGSZ telephelyeivé váltak). A nemzeti közneveléssel kapcsolatos jogszabályok és SZMJV Önkormányzata, az NGSZ és a KLIK között kötendő vagyonkezelési és vagyonhasználati szerződések és az NGSZ alapító okirata alapján, a korábban SZMJV Önkormányzata által működtetett általános és középiskolák, valamint a Szeged Városi Kollégium ingatlanai vonatkozásában az ott működő állami nevelési-oktatási intézmények működtetői feladatait az NGSZ végzi. Az NGSZ belső ellenőrzésének tevékenységi köre kiterjedt az NGSZ (székhely és telephelyek) és a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése 409/2013. (IX. 27.) Kgy. számú határozattal jóváhagyott NGSZ alapító okiratának mellékletében tételesen felsorolt intézményekre, mint önállóan működő költségvetési szervekre ( SZMJVÖ ÓVI és a Művelődési Házak). A fent felsorolt önálló intézmények mindegyike rendelkezik belső ellenőrrel. A belső ellenőrzési feladatokat egy intézmény (NGSZ) esetében közalkalmazotti jogviszony keretében 2 fő, a többi költségvetési szerv esetében - megbízási, illetve vállalkozási szerződés alapján külső megbízott látja el. Két intézmény (Kövér Béla Bábszínház, Szegedi Nemzeti Színház) a belső ellenőrzés hatékonyságának javítása érdekében évben a külső megbízott ellenőr személyének változtatásáról döntött. Az intézményi belső ellenőrzési tevékenység ellátásában évek óta jelentős szerepvállalása van a Jövőszervíz Kft-nek, amellyel a beszámolás évében 4 irányított szervnek (Móra Ferenc Múzeum, Szegedi Szimfonikus Zenekar, SZMJVÖ Bölcsődéi, Szent-Györgyi Albert Agóra) volt e vonatkozásban vállalkozói szerződése. A Szegedi Nemzeti Színház és a Kövér Béla Bábszínház ellenőrzési tevékenységét évtől ugyanazon belső ellenőr látja el megbízási szerződéssel, a Somogyi Károly Könyvtár belső ellenőrzési tevékenységét évek óta külső megbízottként ellátó, nagy szakmai tapasztalattal rendelkező belső ellenőr személyében változás nem történt. Összességében megállapítható, hogy 1 gazdasági társaság és 2 fő megbízási szerződéssel foglalkoztatott külső megbízott látta el 7 irányított költségvetési szerv belső ellenőrzési feladatait. 1

2 Az intézmények a évi éves ellenőrzési jelentésüket a Nemzetgazdasági Minisztérium (továbbiakban: NGM) által szeptemberében közzétett Útmutató a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XI. 31.) Korm. rendelet alapján összeállítandó éves ellenőrzési terv és összefoglaló éves ellenőrzési terv, valamint éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítéséhez (továbbiakban: Útmutató) előírásainak megfelelő formában és szerkezeti tagolással elkészítették és megküldték a Címzetes Főjegyző, illetve a Hivatal Belső ellenőrzési Osztálya részére. Ezen évi összefoglaló éves ellenőrzési jelentés az intézményvezetők által megküldött beszámolók alapján készült. B.) SZMJV Önkormányzat évi összefoglaló éves ellenőrzési jelentésének tartalomjegyzéke Fejezetszám Fejezet címe Oldalszám I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr a) pont) I/1. I/1./a) I/1./b) I/2. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa) pont) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) I/2./a) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága 5 I/2./b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr a alapján) I/2./c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr a alapján) 6 I/2./d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása I/2./e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők 6 I/2./f) Az ellenőrzések nyilvántartása 7 I/2./g) I/3. II. II./1. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b) pont) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) II./2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb) pont) III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c) pont)

3 I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉGEK BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN (Bkr. 48. a) pont) I./1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa) pont) I/1./a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése SZMJV Önkormányzat által irányított fent felsorolt - költségvetési szervek évi ellenőrzési tervében szabályszerűségi, pénzügyi, teljesítmény, rendszerellenőrzés, utóellenőrzés típusú, terjedelmét tekintve célvizsgálati ellenőrzési feladatok szerepeltek, valamint 40 tanácsadói tevékenység került tervezésre. Az ellenőrzési napok száma (tanácsadói és egyéb tevékenységgel, képzéssel együtt) a tervben 874 ellenőri napban került meghatározásra, amely 799 ellenőri napban teljesült. Ez 91%-os teljesítési aránynak felel meg. A teljesített ellenőrzési kapacitás 44,6 %-a (356 ellenőri nap) az NGSZ ellenőrzési tevékenységéhez kötődik, a fennmaradó 443 ellenőri nap a másik 7 költségvetési intézmény külső megbízottak általi teljesítménye. Az irányított költségvetési szervek vonatkozásában a ténylegesen teljesített ellenőri napok száma a tervezett 736 ellenőri nappal szemben 621 ellenőri napot tett ki. A 6 intézmény közül a jelentősebb elmaradás okán a Szegedi Nemzeti Színház terhez képest 65 nappal történő, valamint a Szimfonikus Zenekar 26 ellenőri nappal történő alulteljesítése emelendő ki. A tervtől való elmaradás oka a Szegedi Nemzeti Színház esetében a külső megbízott személyében történő változással magyarázható, a belső ellenőrzési feladatok ellátására csak a tárgyév második felében került sor, a Szegedi Szimfonikus Zenekar a tervtől történő 26 ellenőri napos eltérésre a beszámolójában nem adott magyarázatot. A képzésre tervezett, ellenőri napban meghatározott ellenőri kapacitás jelentősen 153,3 %-kal (23 ellenőri nappal) túlteljesült, amelynek oka, hogy a tervezéskor több intézmény külső megbízott ellenőre nem számolt ezen a jogcímen később felmerült kapacitással. Ugyanezen ok miatt az egyéb tevékenységre tervezett ellenőrzési napok is túlteljesültek 81 %-kal ( 36 ellenőri nap). Ezen ellenőri feladatokból eredő túlteljesítések javították a tényleges ellenőrzési napok alapján meghatározott teljesítési arányt (84,3 %-ot). A helyi önkormányzati szintű adatokat (irányított költségvetési szervek és a Polgármesteri Hivatal együttes adatai) tekintve elmondható, hogy a ténylegesen, effektív ellenőrzéssel töltött ellenőri napok 66, 64 %-ban, az ellenőrzési feladatok összességét tekintve a tervben meghatározott ellenőrzési napok 75,67 %-ban teljesültek. Az irányított költségvetési szerveknél lefolytatott ellenőrzések száma az alábbiak szerint alakult: szabályszerűségi ellenőrzés: 25 db, 234 ellenőri nap pénzügyi ellenőrzés:12,6 db, 177 ellenőri nap rendszerellenőrzés: 10,4 db, 76 ellenőri nap teljesítmény ellenőrzés: 8 db,106 ellenőri nap utóellenőrzés: 6 db, 28 ellenőri nap Összesen: 62 db ellenőrzés 621 ellenőri nap felhasználásával Tervtől való eltérések: szabályszerűségi ellenőrzés: -10 db, -66 ellenőri nap pénzügyi ellenőrzés: -3,4 db ellenőrzés, -16 ellenőri nap rendszerellenőrzés : 6,6 db, -42 ellenőri nap teljesítményellenőrzés: -2 db, -9 ellenőri nap utóellenőrzés: + 5 db, + 18 ellenőri nap Összesen: -17 db ellenőrzés, -115 ellenőri nap 3

4 Az irányított költségvetési szerveknél informatikai ellenőrzés lefolytatására évben nem került sor. A évi ellenőrzési terv évközi módosítására a beszámolókból megállapíthatóan - három intézmény esetében került sor: a Somogyi Könyvtárban, arra tekintettel, hogy az ellenőrzések belső összetétele módosult, az elvégzett vizsgálatok köre változott. Mindez mellett az ellenőrzésekre tervezett 60 ellenőri nap 100 %-ban teljesült. A Kövér Béla Bábszínház az eredeti tervében lévő 9 db ellenőrzést 5 db ellenőrzésre módosította, amelynek lefolytatására és lezárására a beszámolás évében sor került. a Szegedi Nemzeti Színház az eredeti tervében lévő 13 db ellenőrzést a belső ellenőr személyében történő váltás és ennek okán a belső ellenőrzési tevékenység több hónapon keresztül történő szünetelése miatt 4 db ellenőrzésre módosította, amelynek lefolytatásáról gondoskodott. Az irányított költségvetési szervek és a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által végzett tevékenységek összefoglaló táblázatát a 3. számú melléklet szerinti Tevékenységek című táblázat tartalmazza. (Megjegyzés: A 3. számú melléklet táblázatának egyéb tevékenység oszlopában ellenőri napban meghatározott adatok a fent kifejtetteken túl a belső ellenőrzési vezetői feladatok időalapját is magukba foglalják.) I/1./b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) A belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok (elsősorban a Belső ellenőrzési Kézikönyv és az Etikai Kódex) betartása biztosította az irányított költségvetési szervekben történő feladatellátás szabályszerűségét. A belső ellenőrzés szervezeti egységére, annak függelmi viszonyaira, működési területére vonatkozóan a fent szabályzatokon túl több szabályzat (pl. SZMSZ, NGSZ és a hozzárendelt intézmények között létrejött, SZMJV Közgyűlése 137/2012. (V. 03.) Kgy. sz. határozattal jóváhagyott Megállapodás) tartalmaz előírásokat. Az irányított költségvetési szervek beszámolói alapján az állapítható meg, hogy a belső ellenőrök és az intézmények vezetői és munkatársai közötti együttműködés megfelelő volt, ellenőrzések során akadályozó tényező nem merült fel. A Szent-Györgyi Albert Agórában a gazdasági vezető közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése és az új gazdasági vezető kinevezése között eltelt időtartam több betervezett ellenőrzési feladat csúszását eredményezte. 4

5 I/2/a) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága Létszám Az irányított költségvetési szervek közül az NGSZ-ben közszolgálati jogviszonyban 2 fő (jogász és közgazdász), a többi 7 intézményben külső megbízással összesen 10, 5 fő látott el belső ellenőrzési feladatokat, összesen 0,8 fő adminisztratív személyzettel. A belső ellenőrök létszámának a tervezett 13,5 főtől 1 fővel történő eltérését az okozta, hogy a évi terv szerint a Kövér Béla Bábszínház belső ellenőri feladatai ellátását a megbízott vállalkozó 2 fővel tervezte, e szerződés felmondásával a belső ellenőri feladatot a továbbiakban 1 fő látta és látja el. A beszámolás évében 2 irányított költségvetési szerv rendelkezett összesen 3 fő belső ellenőri státusszal (NGSZ, Szegedi Nemzeti Színház), a beszámolás évében belső ellenőri állás egyik intézményben sem került pályáztatásra. Szakértő bevonására vonatkozó információk a beszámolókban nem kerültek megfogalmazásra. A kapacitás-ellátottságra vonatkozó adatokat a Létszám és erőforrás című 1. számú melléklet tartalmazza. Informatikai ellenőrzési kapacitás Az irányított költségvetési szervek informatikai ellenőrzést nem végeztek, ilyen jellegű feladat ellátásához szükséges képesítéssel az alkalmazott belső ellenőrök nem rendelkeznek, informatikai szakértő bevonására egyik intézményben sem került sor. Képzettség, szakmai tapasztalat, regisztráció A beszámolók tartalma alapján a belső ellenőrzési tevékenységet közalkalmazottként ellátó belső ellenőr rendelkezett a Bkr. 24. (2.) bekezdésében előírt felsőfokú iskolai végzettséggel és gyakorlattal, illetve a belső ellenőrzési vezetők a hivatkozott előíráson túlmenően megfeleltek a Bkr. 24. (5) bekezdésében foglalt, szakmai gyakorlatra vonatkozó előírásnak, az Áht. 70. (4)-(5) bekezdése szerinti, államháztartásért felelős miniszter által kiadott engedéllyel (regisztrációs számmal) rendelkeznek. A vezetői összefoglalóban említett azon 4 irányított költségvetési szervnél ahol gazdasági társaság által történik a belső ellenőrzési tevékenység ellátása, a belső ellenőrzési vezető rendelkezik a fent hivatkozott jogszabály szerinti képesítési követelményekkel. Ugyanakkor a beszámolókból nem állapítható meg, hogy az általa alkalmazott, belső ellenőri munkába bevont belső ellenőrök a Bkr.- ben előírt képzettségi és regisztrációs követelményeknek megfelelnek-e. Teljesített továbbképzések Az irányított költségvetési szervek beszámolóinak tanúságai szerint az Áht.-nak és a 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletnek megfelelően a kötelező belső ellenőri vizsgát és az azt követő két évenkénti továbbképzést az érintett belső ellenőrök teljesítették évben a Somogyi Könyvtár belső ellenőre és a Jövőszservíz Kft. alkalmazásában álló belső ellenőrzési vezető teljesítette ezen kötelező továbbképzési kötelezettségét. A kötelező továbbképzésen túl egyrészt más szakmai továbbképzéseken (adó, számviteli, államháztartási stb.) vettek részt, másrészt önképzés keretében próbálták biztosítani a feladatellátáshoz szükséges ismeretek bővítését. 5

6 A belső ellenőrök munkájának ellenőrzött szervezetek általi minősítése Az irányított költségvetési szervek közül az NGSZ a belső ellenőrzési munka hatékonyságát, eredményességét rendszeresen értékeli az ellenőrzött intézményeknek és szervezeti egységeinek (gazdasági körzeteknek) kiküldött felmérőlap által. A beszámoló szerint a évi belső ellenőri munka értékelésének összesített felmérő lapja alapján egyértelműen megállapítható, hogy 1-5 skálán mérhető értékelési rendszer szerinti átlagérték az előző évhez viszonyítottan kismértékű (-0,09) csökkenést mutat. Az intézmények vezetői és az intézmény egység (munkaszervezet) vezetőinek értékelése alapján a belső ellenőrzés évi teljesítménye a beszámolási időszakban esetlegesen jelentkező problémák ellenére is kiemelkedően jónak tekinthető (Az összes pontszámot tekintve a számított átlag 4,74 pontot tett ki.) A beszámolási időszakban felmerült, hogy a megváltozott szervezetekhez és feladatokhoz az értékelési szempontokat célszerű lenne módosítani, ezért a következő beszámolási időszakra vonatkozóan a módosítási javaslatok bekérése folyamatban van. A többi irányított költségvetési szerv beszámolója nem tartalmaz minősítési rendszer működésére vonatkozó információkat. I/2./b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr a alapján) Az irányított költségvetési szervek belső ellenőrei tevékenységüket az intézményvezetőknek közvetlenül alárendelve végzik, a funkcionális függetlenség az intézmények SZMSZ-ében, Belső kontrollrendszer Szabályzatban, Belső Ellenőrzési Kézikönyvben, az NGSZ és a hozzárendelt intézmények között létrejött Megállapodásban előírtak alapján biztosított. A belső ellenőrök nem vettek részt a költségvetési szervek operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. I/2./c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr a alapján) A Bkr. címben hivatkozott szakaszában felsorolt összeférhetetlenségi esetek (a belső ellenőr és a belső ellenőrzési vezető vonatkozásában: az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjének vagy alkalmazottjának közeli hozzátartozója; az ellenőrzési feladat ellátását megelőző 1 éven belül az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott; az ellenőrzés megkezdése előtt 1 éven belül az ellenőrzött szervezettel közös feladat, program végrehajtásában vett részt; olyan egyéb ok, amely által az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása nem várható el) évben sem a közalkalmazotti jogviszonyban álló belső ellenőrök és belső ellenőrzési vezető, sem a megbízási, vállalkozási szerződéssel foglalkoztatott belső ellenőrzési vezetők vonatkozásában nem álltak fenn. I/2./d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrzést végző munkatársak dokumentumokhoz történő hozzáférési, másolat- illetve tanúsítvány készítési, információszerzési valamint szakértő bevonására vonatkozó jogai a beszámolás évében teljes körűen érvényesültek, korlátozás nem fordult elő, a évben ellenőrzött szervezeti egységekkel történő együttműködés megfelelő volt, az érintettek minden szükséges segítséget és felvilágosítást megadtak az ellenőrzések lefolytatásához. I/2./e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A beszámolók alapján elmondható, hogy a belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényező az alábbi kivétellel a beszámolás évében nem merült fel. 6

7 A Somogyi Könyvtár beszámolója szerint évben a belső ellenőrzési tevékenység végzését nehezítette, hogy a gazdasági vezető 3 éves távollét után tért vissza gyesről, és a folyamatban lévő munkák átvételének, áttekintésének elsődlegessége, továbbá az új, jelentős változást hozó államháztartási számviteli előírások miatt 1 vizsgálatnál nem tudta vállalni a belső ellenőrzéssel történő együttműködést. Ezen ellenőrzés évre átütemezésre került. A szakmai feladatellátáshoz szükséges eszközök (internet használati lehetőség, számítógépek, nyomtatók, szakkönyvek stb.) biztosítottak voltak. I/2./f) Az ellenőrzések nyilvántartása Az NGSZ, a Somogyi Könyvtár, a Szegedi Nemzeti Színház és a Kövér Béla Bábszínház a Bkr a és 50. -a szerinti nyilvántartások elkészítéséről gondoskodott. A Móra Ferenc Múzeum, SZMJVÖ Bölcsődéi, a Szegedi Szimfonikus Zenekar, a Szent-Györgyi Albert Agóra beszámolója a Bkr. szerinti nyilvántartások elkészültére vonatkozóan nem tartalmaz információkat. Az intézmények az éves beszámolójukban foglaltak alapján - gondoskodtak a belső ellenőrzési dokumentumok szabályszerű és biztonságos tárolásáról, megőrzéséről. I/2./g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az irányított költségvetési intézmények körében mindössze 3 intézmény beszámolójában fogalmazódtak meg fejlesztési javaslatok. A Szegedi Nemzeti Színházban és a Kövér Béla Bábszínházban a belső ellenőrzési vezető a megállapítások alátámasztottsága, teljesebb kimunkálása érdekében - az alkalmazott munkalapok, ellenőrzési listák folyamatos korszerűsítését javasolta, a Somogyi Könyvtár belső ellenőre a határidők pontosabb betartása, a belső ellenőrzés során feltárt kockázatok visszacsatolása és a képzési eredmények szélesebb körű hasznosítása területén igényel fejlesztést. Az NGSZ Belső Kontrollrendszer Szabályzata tartalmazza a tervezett fejlesztéseket amelyek az éves beszámolóban nem kerültek kifejtésre. A másik 4 költségvetési intézményben a belső ellenőrnek nincs fejlesztési javaslata, véleménye szerint a javaslatok évközi hasznosulás megfelelő szintű a vezetés pozitív hozzáállásának megfelelően, továbbfejlesztési igény nem merül fel. I./3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) A beszámolás évében - a Somogyi Könyvtár kivételével - 7 irányított költségvetési szerv az alábbiak szerint számolt be a tanácsadói feladatellátásáról: A tanácsadás címe, tárgya Eredmény Munkaügyi nyilvántartások (NGSZ) Az NGSZ munkaügyi csoportja a munkavégzéssel kapcsolatos analitikákat (pl. jelenléti ívek) a Munka Törvénykönyve hatályos rendelkezéseinek megfelelően aktualizálta. Javító karbantartó tevékenységek nyilvántartása (NGSZ) A munkaszervezeten belül kialakított karbantartó brigádok és a telephelyen működő pedellusok tevékenységének és a hozzá kapcsolódó anyagfelhasználásoknak egységes nyilvántartási rendszere került kialakításra. 7

8 Eszköz- és készletgazdálkodás (NGSZ) Eszköz és készlet nyilvántartás (NGSZ) Internetes web-shop feltételei (Móra Ferenc Múzeum) Vármúzeum büfé működtetése (Móra Ferenc Múzeum) Vállalkozási tevékenység (Móra Ferenc Múzeum) Tiszteletjegyek (Móra Ferenc Múzeum) A telephelyeken felmérésre kerültek a felesleges eszközök, illetve a korábban selejtezett eszközök és ezeket a megfelelő dokumentáltság mellett megsemmisítették. Kialakult az eszközgazdálkodás olyan rendszere amely alapján a más telephelyen felesleges eszközök áthelyezésre kerülnek oda ahol valóban szükség van rájuk. A TITÁN rendszer KATI modulján belül működő nyilvántartási rendszer mellett kialakításra került a helyiségek leltár rendszere, amely biztosítja az egyes telephelyeken az eszköz mozgások megfelelő dokumentálását. Emlékeztető, jogszabályok összefoglalása, ben beindul Többéves szerződés módosítása Szabályzat-tervezet véleményezése Áfa elszámolás megvitatása A fent részletezett tanácsadási tevékenységen túlmenően az intézmények - a konkrét tárgy és eredmény megjelölése nélkül az alábbiak szerint számoltak be az általuk ellátott szóbeli tanácsadói tevékenységről. Szóbeli tanácsadás Szegedi Nemzeti Színházban: 1 alkalommal, munkajogi terülten. Kövér Béla Bábszínház: 2 alkalommal, munkajogi területen. Szimfonikus Zenekar: külön megállapodás alapján számviteli feladatokkal, szponzori szerződésekkel, munkaügyi kérdésekkel kapcsolatos jogszabályok értelmezése, önköltségszámítás és az utókalkuláció gyakorlatának kialakítása. Szent-Györgyi Albert Agóra: külön megállapodás alapján számviteli feladatokkal számlázással, szponzori szerződésekkel, munkaügyi kérdésekkel (besorolás, munkavégzés helyének módosulása) kapcsolatos jogszabályok értelmezése, önköltségszámítás és az utókalkuláció gyakorlatának kialakítása. SZMJVÖ Bölcsődéi: külön megállapodás alapján számviteli feladatokkal, számlázással, szponzori szerződésekkel kapcsolatos jogszabályok értelmezése. II. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN (Bkr. 48. b) pont) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) Az alábbi táblázat az irányított költségvetési szervek beszámolóiban szereplő megállapításokat, következtetéseket és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat, valamint az egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatokat szó szerint - tartalmazza. 8

9 Vizsgálat címe Megállapítás Következtetések Javaslatok SZMJVÖ Bölcsődéi Karbantartási munkák SZMJVÖ Bölcsődéi Adminisztráció ellenőrzése Szent-Györgyi Albert Agóra Önköltségszámítás Szegedi Szimfonikus Zenekar Önköltségszámítás Szegedi Szimfonikus Zenekar Szolgálatszám Móra Ferenc Múzeum Ajándékbolt, pénztári rend Móra Ferenc Múzeum Munkaügyi adminisztráció ellenőrzése Móra Ferenc Múzeum Szabadság kiadás Szegedi Nemzeti Színház Külföldi kiküldetés elszámolása Szegedi Nemzeti Színház Nagyszínház portaszolgálata működésének vizsgálata a évi átszervezésre tekintettel Szegedi Nemzeti Színház Nagyszínház portaszolgálata működésének vizsgálata a évi átszervezésre tekintettel Szegedi Nemzeti Színház Áfa bevallások ellenőrzése Precíz, jól dokumentált, költségérzékeny. Kedvezmények igazolásai folyamatosan ellenőrizve. Korábbi kalkuláció csak piaci alapon készült. Külföldi turnék elő- és utókalkulációi esetenként eltérnek. Korábban egyes művészek kihasználtsága eltérő volt. Precíz, jól dokumentált, költségérzékeny. Elmaradások, pontatlanságok, elavult munkaköri leírások. Több esetben nap áthozott szabadság. Késedelmes elszámolás a szabályzattal ellentétes. A számlák teljesítés igazolása esetén a teljesített órákat igazoló kimutatást nem csatolták. A portaszolgálat munkaköri leírásai elavultak. A fizetendő és a beszerzéseket terhelő áfa összegének megállapítása jogszerű volt. Az ellenőrzést folytatni kell. Szülők bevonása. A bérbe adható helyiségek teljes körére kell kidolgozni. A fizető nézőszám és a költség arányára kell figyelni. Könyveléshez adatrögzítés továbbfejlesztése Táblázatos nyilvántartás, értesítések kiküldése jóval határidő előtt. Költség-elemzéssel alapszámítások, kalkulációk készítése. Költség-elemzések folytatása és utókalkulációk készítése szükséges. Folyamatosan figyelni A kidolgozott táblázatos kell a szolgálatszám rendszer folytatása. alakulását. Az ellenőrzést folytatni kell. Besorolások, munkaköri leírások folyamatos ellenőrzése kell. Nem kellő odafigyelés, elmaradt ellenőrzés. Nincs kockázata. A teljesítés igazolás a teljesített órák figyelembe vétele nélkül valósult meg. Könyveléshez vonalkódos rendszer, napi feladás megtörtént. Teljes körű ellenőrzés (kb. 40 %-nál tételes ellenőrzés megtörtént). Szabadságterv készítése, betartása, vezetői elvárások között szerepeltetni. Az elszámolás határidejének betartása. A műszaki igazgató figyelmét felhívni a hiányosságra. Nem tükrözik egységesen A munkaköri leírásokat át az elvégzendő kell dolgozni. feladatokat. A pénzforgalmi elszámolásból eredő halasztott adó figyelése és az ÁFA analitika kézi vezetése kockázatos. Az ÁFA általános elszámolási módszerére való áttérés. Szegedi Nemzeti Színház A pályázati elszámolások Pontos nyilvántartás április 30-ig 9

10 TÁMOP támogatási programban alkalmazott munkavállalók bér és járulék költségei elszámolásának ellenőrzése Szegedi Nemzeti Színház A számviteli rendszer folyamatosságának vizsgálata a évi jogszabályi változások figyelembe vételével. Szegedi Nemzeti Színház A 2014/2015. évad bérletértékesítés Kövér Béla Bábszínház Az intézmény évi selejtezési, leltározási feladatainak előkészítettsége Kövér Béla Bábszínház A évi költségvetés tervezése Kövér Béla Bábszínház Pénztári-banki bizonylatok szabályosságának, alátámasztottságának, egyezőségének vizsgálata. Kövér Béla Bábszínház Munkaügyi és személyi anyagok ellenőrzése Kövér Béla Bábszínház Munkaügyi és személyi anyagok ellenőrzése Kövér Béla Bábszínház Munkaügyi és személyi anyagok ellenőrzése szabályszerűek, bérmegtakarítás képződött, csökkent a rehabilitációs hozzájárulás éves összege. A jogszabályi változások hatása a számviteli rendszerre. Az értékesített bérletek száma, illetve a bérletbevétel összege az elő évadhoz viszonyítva, kismértékben, de növekedett. Az intézmény gondos előkészítő munkával, jogszerűen határozta meg és bonyolította a selejtezési és leltározási feladatok előkészítését. Felelősségre vonást kezdeményező leltár eltérés nem merült fel. Az intézmény a évi költségvetési tervezési kötelezettségének, az önkormányzat által kiadott formában és tartalommal eleget tett. Az intézmény megfelelően biztosította a számviteli fegyelem, a bizonylati rend követelményeit, a pénzügyi kontroll rendszer működése a néhol hiányzó aláírások pótlásával válik teljessé. A munkaköri leírások elavultak, aktualizálásuk szükséges. A jelenléti ívek vezetése megfelelő. 2 fő részmunkaidőben foglalkoztatott csoportos szereplő és 1 fő teljes munkaidőben A számviteli rendszer folyamatossága biztosított. igénybe kell venni a támogatást. Számviteli politikát és a kapcsolódó szabályzatokat el kell készíteni. A marketing osztály feladata az értékesített bérletek számának A marketing tevékenység növelése. A marketing erősítése. feladat ellátásához az intézmény elegendő létszámot biztosít. A dokumentumok részletesek gyakorlati végrehajtást segítő, Nem volt. egyértelmű szabályozást tartalmaznak. A költségvetés bevételi és kiadási előirányzatok Nem volt. egyensúlya. A feladatok A munkaköri leírásokat át meghatározása nem kell dolgozni. egyértelmű. A feladatok A munkaköri leírásokat át meghatározása nem kell dolgozni. egyértelmű. A jogszabályi értelmezés. nincs Jogszabályi alkalmazás Kinevezési okmányban rögzíteni kell a teljesítendő kötelező előadásszámot. 10

11 Kövér Béla Bábszínház Munkaügyi és személyi anyagok ellenőrzése Kövér Béla Bábszínház Az intézmény gazdasági tevékenységének ellenőrzése Kövér Béla Bábszínház Az intézmény gazdasági tevékenységének ellenőrzése NGSZ Gazdasági körzeteit érintő áttekintő szabályszerűségi, illetve pénzügyi ellenőrzések foglalkoztatott gyakorlatos színész teljesített előadás száma jóval elmaradt a jogszabályban előírt előadás számtól. A munkaszüneti napon a végzett munkaórák száma jelenősen csökkent. Az egyszeri Ft alatti beszerzéseket és szolgáltatásokat utólagosan kell a kötelezettségvállalás nyilvántartásba felvezetni, a beszerzési szabályzatban nincs rögzítve. A bérleteladásból származó bevétel visszaesett az előző évhez képest az eladott bérletek számának csökkenése következtében. Pénzügyi hatás Jogszabályi alkalmazás A 2014/2015. évad elejétől az előadások műsorrendje változott, a vasárnap délelőtti előadások helyett szombat délelőtt tartják az előadásokat. Az NGSZ telephelyein biztosítani kell az egységes eljárásrendet a nevelési, oktatási tevékenység zavartalan biztosítása, mind a szükséges anyagok, eszközök beszerzése, mind az ingó és ingatlan vagyon működtetése érdekében. A nézőszám és jegybevétel figyelése. Beszerzési szabályzatban rögzíteni kell az egyszeri Ft alatti beszerzések és szolgáltatások kötelezettségvállalás eljárás rendjét. Az előadások műsorrendjének felülvizsgálata, a vasárnapi délelőtti előadások visszaállítása. - Szabályozás, működés egységesítése. - Korábbi gyakorlat, eljárásrend felülvizsgálata, egyértelmű feladatok és végrehajtási módok meghatározása, világos kontrollok és hatáskörök kialakítása. - A gazdasági körzetek, telephelyek munkafolyamatainak aktualizálása, szabályzatban rögzítése. - SZMSZ elkészítése, kapcsolódó szabályzatok, ügyrendek, munkaköri leírások felülvizsgálata, szükség esetén aktualizálása. - Üzemeltetésre átvett telephelyek esetében a szükséges szabályzatok megalkotása a KLIK-kel közösen. -Megfelelő munkakörülmények biztosítása. 11

12 SZMJVÖ ÓVI vizsgálata NGSZ/6961-4/2014 Művelődési Házak belső ellenőrzési vizsgálatáról: NGSZ/9093-1/2014/I001 Az SZMJVÖ Óvodák Igazgatósága jelenleg hatályos szabályzatainak (SZMSZ, Belső Kontrollrendszer, Közalkalmazotti...) aktualizálása, módosítása szükséges. A Művelődési Házak esetében szükséges a jelenlegi körülményeknek (szervezetnek és jogszabálynak) megfelelő szabályzatok SZMSZ, Ügyrend... kibocsátása, záradékolt hatályba léptetése. A közcélú munkavállalók és a nyári diákmunkások foglalkoztatásával kapcsolatosa egységes eljárásrend jelenleg hiányzik. - Az SZMJVÖ ÓVI től hatályos Közétkeztetési Szabályzatához az óvodák étkeztetéssel kapcsolatos ügyrendjének kibocsátása, Pénzkezelési szabályzat pénztárellenőrzés tárgyában történő kiegészítése. - A feleslegessé vált, selejtezésre váró eszközök jegyzékén az aktiválás időpontjának feltüntetése, a selejtezés és leltározás során készült dokumentumok teljes körű iktatása. -A tagóvodákban a szobaleltárak, illetve csoportleltárak kialakítása, az 1000 Ft alatti eszközök KATI nyilvántartási rendszerbe történő rögzítése. - Szabályozni szükséges az idegen eszközök átvételének eljárásrendjét. biztosítani kell az eszköznyilvántartás teljeskörűségét. - Szükséges a karbantartási, javítási feladatok végrehajtásával kapcsolatos szabályzat kibocsátása, a hibabejelentő nyomtatványok ÓVI-hoz, majd NGSZ-hez történő eljuttatása. - A Petőfi Sándor Művelődési Ház Alapító Okirata módosítása szükséges. -Szükséges a közcélú munkavállalók és nyári diákmunkások foglalkoztatására egységes eljárásrend kidolgozása, a munkaszerződés aktualizálása, a munkaszerződés a hatósági szerződés meglétét követően történő aláírása, a munka megkezdése előtt a tűz-és munkavédelmi oktatás 12

13 dokumentált lefolytatása, a munkaköri leírás rendelkezésre bocsátása. - A jelenléti ívek személyenkénti, havonkénti vezetése, összesítése, intézményvezető általi igazolása, munkaidőkeret bevezetése. - Szabadság engedély tömb használata. - Személyzeti anyagok besorolás, munkaviszony igazolások, bizonyítványok meglétének szempontjából történő felülvizsgálata, szükséges esetekben javítása, pótlása. NGSZ gazdasági körzetekben végzett vizsgálatok A gazdasági körzetek és a hozzá tartozó telephelyek tekintetében szükséges a felhő rendszer továbbfejlesztése. Körlevelek helyett szükséges az NGSZ központra és telephelyekre vonatkozó egységes szabályzatok kibocsátása. Új SZMSZ és kapcsolódó szabályzatok hatályba léptetése szükséges. Gondoskodni kell az egyes telephelyeken dolgozó munkatársak tevékenységét szabályozó ügyrend kibocsátásáról. -Javasolt az irodaszer, karbantartási anyag és karbantartási tevékenység vonatkozásában nyilvántartást vezetni. - A telephelyek és az NGSZ központ közötti kommunikáció javítása. - A telephelyeken dolgozó gondnokok állagmegóvásra irányuló ellenőrzési tevékenységének erősítése, rongálódás jelzése. -Telephelyek intézményvezetőitől a saját bevétel felhasználási terv előzetes bekérése. - Tárgyév második felében a következő évi felújítás, javítás javaslatok gazdasági titkároktól, gondnokoktól történő előzetes bekérése, a Műszaki Osztály részéről a terv elkészítése. -KATI modul és a felhő rendszer megfelelő működtetése, telephelyi egységes nyilvántartási rendszer kialakítása. -Távollét jelentések előírt formában történő elkészítése. 13

14 Somogyi Könyvtár Belső kontrollrendszer kiemelt elemei utóvizsgálat Somogyi Könyvtár Adományok kezelése Somogyi Könyvtár EU-s pályázati támogatások elszámolása Somogyi Könyvtár Iktatási és irattári rendszer vizsgálata A Belső kontrollrendszer Szabályzat mellékleteinek kiegészítése, valamint a Szabálytalanságkezelési szabályzat aktualizálása megtörtént. Azonban a változások követése nem valósul meg teljes körűen, mert az Ellenőrzési nyomvonal Könyvtári törvény módosítás miatti aktualizálása elmaradt. A szabályzatok módosítását elvégezték de több könyvtári szabályzat aktualizálása nem történt meg a kontrollszabályzatban előírt határidőben, így a kontrolltevékenység hatékonysága nem teljes körű. A kontrolltevékenység és az intézményi kockázat felmérési és kezelési rendszerben jelentős előrelépés történt, a munkaköri leírások az ellenőrzési kötelezettséggel kiegészítésre kerültek, a kockázatelemzések és értékelések rendszeresek és dokumentáltak, a kockázati nyilvántartás adattartalma azonban hiányos. - NGSZ központ által kiadott szigorú számadású nyomtatványok kizárólagos használata valamennyi telephely, az NGSZ központ és intézményei vonatkozásában is. Ellenőrzési nyomvonal ügyrend módosítással összhangban történő aktualizálása. Az adományozási dokumentumban előírt feltételeket a Könyvtár betartja, a szakmai szabályzatok e témával összefüggésben néhány helyen kiegészítésre szorulnak. A feltárás, nyilvántartásba vétel rendszere általában megfelelő, a dokumentumok Szakmai szabályzatok összehasonlítható forgalmi értéken kerülnek a kiegészítése nyilvántartásba. 2 hagyaték dokumentum feltárásánál, nyilvántartásba vételénél volt elmaradás az adományok jelentős terjedelme és az iratválogatás jelentős időigénye miatt. Az Uniós támogatások elszámolásánál a vizsgálat negatív megállapítást nem tett: a bizonylatok tárolása könyvelése, nyilvántartása a támogatási szerződés szerint elkülönítetten történt, a projektre elszámolt kifizetések összege a könyveléssel egyező, az analitikus nyilvántartások vezetése megfelelő, a költségvetés és a kifizetések közötti tartalmi és összegszerűségi egyezőség biztosított. Az irattári és iktatási rendszer szabályzata elavult, a korábbi iratkezelési szoftver elavulás és jelenlegi operációs rendszerhez történő illeszkedés hiánya miatt használhatatlanná vált, megfelelőségi tanúsítványa lejárt, a kézzel vezetett iktatókönyv adattartalma pedig hiányos. Az irattári és iktatási rendszer szabályzat aktualizálása, az iratkezelési rendszer -lehetőségeknek megfelelő - felépítése. 14

15 II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése az irányított költségvetési szervek belső ellenőrzési vezetői által megküldött beszámolók tartalma alapján (Bkr. 48. bb) pont) Az alábbi értékelések az irányított költségvetési szervek belső ellenőrzési vezetőinek a Polgármesteri Hivatal részére megküldött évi éves ellenőrzési jelentéseinek többnyire szó szerint idézett értékelése. Kiegészítések azon intézmények esetében találhatóak ahol a Polgármesteri hivatal belső ellenőrei által évben ellenőrzés történt. A kiegészítésekben megfogalmazottaknak megfelelően ezen intézményekre vonatkozó, felügyeleti ellenőrzés során felmerült, belső kontrollrendszert érintő kiemelt hiányosságok összefoglalása a Polgármesteri Hivatal évi éves ellenőrzési jelentésében található. Az intézmények esetleges összevonására a beszámolók - szó szerinti - ugyanazon tartalma miatt került sor. Kontrollkörnyezet NGSZ: A kontrollkörnyezet jónak mondható, a munkaszervezet számára egyértelműen és világosan meghatározottak a célok és a szervezeti felépítés. A belső szabályzatok aktualizálása folyamatosan történik, jelenleg a gazdasági jellegű szabályzatok vannak soron. Az NGSZ-nél a feladatok és felelősségi körök egyértelműen és világosan meghatározottak, az SZMSZ-től kezdve a belső szabályzatokon át az Ügyrenden keresztül a munkaköri leírásig. Az utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés minden szinten szabályozott. A folyamatok meghatározása és dokumentálása a munkaszervezet jelentős részénél aktualizálva, a közelmúlt jogszabály és szervezet változása miatt a pénzügyi számviteli részen az aktualizálás most folyik. Az intézményben tervszerű humán-erőforrás gazdálkodás folyik, ez érvényesül nem csak az alkalmazások, hanem képzések, továbbképzések terén is. Az etikai értékek és integritás témakörével kapcsolatban megállapítható, hogy a dolgozók nem csak ismerik, hanem elfogadják a meghatározó etikai értékeket, munkájukat részben ez alapján is önállóan, de a többi munkatárssal együttműködve végzik. Somogyi Könyvtár: Szabályozottság tekintetében jelentős előrelépés volt az, hogy a munkaköri leírások, ügyrendek, és szabályzatok/szabályzat módosítások folyamatosan felülvizsgálat és készítés alatt voltak, azonban e körben az aktualizálás 2014-ben sem volt teljes. Az elmaradásban jelentős szerepet játszott a jogszabályok évközi jelentős és folyamatos változása, jogszabály-értelmezési problémák és a gazdasági vezetői poszton történt személycsere. Szegedi Nemzeti Színház és Kövér Béla Bábszínház: Az Intézmény az Ávr-ben meghatározott szabályzattal rendelkezett. Az ellenőrzés során áttekintett szabályzatok tartalmazták a feladat és felelősségi köröket. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Szegedi Nemzeti Színházban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan elkészült revizori jelentés több kontrollkörnyezeti hiányosságból fakadó megállapítást tartalmaz. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. Szent-Györgyi Albert Agóra: Rendszeresek a vezetői értekezletek, melyekről emlékeztető készül. Kontrollkörnyezet fejlesztése érdekében tudatosították a vezetők és alkalmazottak szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak, valamint teljesítményértékelésnek a módszereit. A felelősségek, az ellenőrzési folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A szabályzatok kis késéssel követik a jogszabályi változásokat, de a vonatkozó módosulásokról az érintetteket időben értesítik. A humán-erőforrás, a szükségletek, beiskolázások ellenőrzése folyamatos ban valamennyi 15

16 személyi dossziét felülvizsgáltak, elsődlegesen a jogviszony tartamára, a besorolások fiktív kezdetének helyességére tekintettel, és a évre járó szabadságot illetően ben csak az új alkalmazottak esetében végeztek ellenőrzést. Az intézmény a munkaügyi dokumentációkat rendezetten, jól áttekinthetően tárolta, a szükséges alapbizonylatok (jogviszony beszámítását alátámasztó dokumentáció, az iskolai végzettséget igazoló dokumentum másolata, adószám stb. ) a dossziékban megtalálhatóak voltak. SZMJVÖ Bölcsődéi: Az intézmény 15 bölcsődei egységből (Szeged város területén szétszórva), egy központi igazgatóságból (Párizsi krt.) áll. Itt működik a gazdasági egység, a munkaügy, valamint a műszaki egység, ide tartozik szervezetileg a központi raktár is. Az egyes bölcsődékkel a napi kapcsolattartás biztosított, egységes számítógépes rendszer, illetve a flottás telefon révén. Rendszeresek a vezetői értekezletek, amelyekről emlékeztető készül. A vezetés tagjai rendszeresen járnak a területre, személyesen felügyelik az ott folyó szakmai, pénzügyi, műszaki munkákat. Kontrollkörnyezet fejlesztése érdekében tudatosították a vezetők és alkalmazottak szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak, valamint teljesítményértékelésnek a módszereit. A felelősségek, az ellenőrzési folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A szabályzatok kis késéssel követik a jogszabályi változásokat, de a vonatkozó módosulásokról az érintetteket időben értesítik. A humán-erőforrás, a szükségletek, beiskolázások ellenőrzése folyamatos. Szegedi Szimfonikus Zenekar: Rendszeresek a vezetői értekezletek, melyekről emlékeztető készül. A zenekari titkár és a titkárságvezető fontos szerepet tölt be. A felelősségek, az ellenőrzési folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A szabályzatok kis késéssel követik a jogszabályi változásokat, de a vonatkozó módosulásokról az érintetteket időben értesítik. Móra Ferenc Múzeum: A vezetés tagjai személyesen felügyelik az igen sokrétű és sikeres szakmai munkát, a megnehezült számviteli, pénzügyi, műszaki munkákat. A kontrollkörnyezet fejlesztése érdekében tudatosítani kell a vezetők és alkalmazottak szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak, valamint teljesítményértékelésnek a módszereit. A felelősségek, az ellenőrzési folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A munkaköri leírások átdolgozása folyamatos. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan elkészült revizori jelentés több kontrollkörnyezeti hiányosságból fakadó megállapítást tartalmaz. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során évben feltárt, kontrollkörnyezetet is érintő hiányosságok miatt évben utóellenőrzésre kerül sor. Kockázatkezelés NGSZ: A kockázatkezelés szintén jónak értékelhető. A kockázatok meghatározása és felmérése középvezetői és vezetői szinten is folyamatos. A kockázatok elemzése a vezetői szinteken szintén rendszeres. A kockázatkezelés a vonatkozó szabályzatoknak megfelelően szintenként meghatározott, a döntéseket mindig az adott szint szerinti illetékes vezető határozza meg. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata az NGSZ esetében egy folyamatos tevékenység, amely azonban az éves szabályzat aktualizálások során kiemelt szerepet kap. A vizsgált időszakban a csalásra, korrupcióra vagy más bűncselekményre utaló nyomot az ellenőrzést végzők sem találtak. 16

17 Somogyi Könyvtár: A kockázatkezelési folyamatban a kockázatfelmérés, elemzés, értékelés, kockázati sorrend meghatározása rendszeresen, évente megtörténik. A kockázatkezelési módszerek kialakítását, fejlesztését folyamatosan végzik. Kockázati nyilvántartást vezetnek, tartalma néhány helyen hiányos. A belső ellenőr és az intézmény kockázati nyilvántartásának szinkronja nem teljes körű, a visszacsatolási rendszer kiépítése további fejlesztést igényel, ami fejlesztési célként már elő van irányozva. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház: Az ellenőrzés során megállapításra került, hogy jelentős kockázattal rendelkező hiányosság nem volt. Több esetben került sor figyelemfelhívásra, amelyek esetében a folyamat javítható. Szent-Györgyi Albert Agóra, SZMJVÖ Bölcsődéi, Szegedi Szimfonikus Zenekar, Móra Ferenc Múzeum: Több alkalommal készült részben interjúk, részben konzultációk alapján kockázatfelmérés, hasonlóra 2015-ben is sor kerül a belső ellenőrzés, illetve a vezetés közreműködésével. Az eddigi vizsgálatok, tapasztalatok azonnali kezelést igénylő súlyos kockázatot nem tártak fel, be nem tervezett ellenőrzésre nem kellett sort keríteni. Csalás, korrupció, bűncselekmény, hanyag kezelés gyanúja nem merült fel. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban és a Szegedi Nemzeti Színházban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan készített revizori jelentés több kockázatkezelési hiányosságból fakadó megállapítást tartalmaz. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során évben feltárt, kockázatkezelési tevékenységet is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban évben utóellenőrzésre kerül sor. Kontrolltevékenységek NGSZ: A kontrolltevékenység megfelelőnek tekinthető, a kontroll stratégiák és módszerek a korábbi szervezetben kialakultak, a jelenlegi szervezet átalakítás miatt ezek átalakítása folyamatban van. A feladatkörök szétválasztása a korábbi gyakorlatnak megfelelően működik, az egyes tevékenységi körök szorosan kapcsolódnak egymáshoz. Ez biztosítja egyben a feladat végzés folyamatosságát is a kontroll tevékenység terén. A másik jellemző, hogy adott feladat csak az előzetes kontrollt követően végezhető el. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által az NGSZ-ben évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan készített revizori jelentés az ellenőrzés tárgykörében (leltározás) tartalmaz a kontrolltevékenységre vonatkozó megállapításokat. A Polgármesteri Hivatal évi éves ellenőrzési jelentésében megfogalmazottak szerint a leltározás a dokumentáltság vonatkozásában szabályszerűnek mondható, ugyanakkor több intézkedést igénylő megállapítás (pl. hiányzó leltári azonosítók, leltárkörzetek közötti átvezetések elmaradása stb.) mutatja a kontroll, valamint az NGSZ és a KLIK közötti együttműködés megerősítésének szükségességét. Somogyi Könyvtár: Az intézménynél az alapvető pénzügyi kontroll kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, teljesítésigazolási, utalványozási jogkörök gyakorlásán keresztül működése biztosított. Vezetői kontrollként alkalmazzák az írásos és szóbeli beszámoltatási rendszert is ban a Könyvtár teljes tevékenységére kiterjedő, új Ellenőrzési nyomvonal készült, gyakorlati alkalmazása 2014-ben megkezdődött, az ellenőrzések megtörténtének alátámasztására, az ellenőrzést végzők szignójának alkalmazásával. A kontrolltevékenység jelenleg is fejlesztés alatt áll. Az ellenőrzési nyomvonal szabályozása megfelelő, azonban a 2013-tól bekövetkezett változások (megyei feladatok) miatti módosítás véglegesítése és hatályba lépése elmaradt, amit a évi intézkedési tervben megjelölt feladatként pótoltak. 17

18 Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház: Az ellenőrzések során bebizonyosodott, hogy a kontroll stratégiák és módszerek kialakítása, a végzendő kontrolltevékenység szabályozása általában megtörtént. A feladatkörök szétválasztására minden ellenőrzött szervezet törekedett. Szent-Györgyi Albert Agóra, SZMJVÖ Bölcsődéi, Szegedi Szimfonikus Zenekar, Móra Ferenc Múzeum: A kontrolltevékenységek során folyamatosan végezték a számviteli feladatok jogszerűségének ellenőrzését, elvégezték saját szabályzatuk aktualizálását. Gondoskodtak a vagyonvédelemről, a folyamatok elemzéséről, a bizonylati fegyelem ellenőrzéséről. Az egyes feladatkörök, felelősségek elkülönítettek, számon kérhetőek. A feladatvégzés folyamatos, a beszámoltatások szintén. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban és a Szegedi Nemzeti Színházban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan elkészült revizori jelentés jelentős mennyiségű, a szükséges kontrolltevékenység elmaradásából fakadó megállapítást tartalmaz. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során évben feltárt, kontrolltevékenységet is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban évben utóellenőrzésre kerül sor. Információ és kommunikáció NGSZ: Az információ és kommunikáció értékelése az NGSZ vonatkozásában megfelelő, a munkafolyamatok egymásra építése is közvetlen információ cserét, kommunikációt igényel, de a megfelelő információs csatornák, kommunikációs rendszerek kiépítése megtörtént (telefon és online számítástechnikai kapcsolat) a napi személyes kapcsolatok mellett. Az NGSZ akkreditált iktatási rendszerrel rendelkezik, amelynek fejlesztése folyamatos, így az a jelenlegi legmagasabb követelményeknek is megfelel. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése elvileg rendezett terület, a kontroll rendszerben az észlelt hiányosságok és szabálytalanságok jelzése automatikus és folyamatos, korrupció, illetve más bűncselekmény gyanúja sem merült fel. Somogyi Könyvtár: A beszámoló e vonatkozású értékelést nem tartalmaz. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház: Az ellenőrzött szervezeti egységek, szervezetek vezetői általában gondoskodtak arról, hogy a vezetői döntésekkel kapcsolatos információk, a külső információk a megfelelő kommunikációs csatornákon át minél hamarabb eljussanak a feladatokat végrehajtó szervezeti egységek vezetőihez és az érintett munkatársaihoz. Szent-Györgyi Albert Agóra, Szegedi Szimfonikus Zenekar:Információ és kommunikációs rendszer segítségével (TITÁN-program, vezetői értekezletek stb.) arra törekednek, hogy minden olyan adat és információ eljusson az érintettekhez, amelyek alapvetően szükségesek a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából. Ezt szolgálják a szakmai és vezetői értekezletek. A levelezés részben a TITÁN programon belül, illetve az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatva történik. SZMJVÖ Bölcsődéi: Információ és kommunikációs rendszer segítségével (TITÁN-program, vezetői értekezletek stb.) arra törekednek, hogy minden olyan adat és információ eljusson az érintettekhez, amelyek alapvetően szükségesek a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából. A korábbi informatikai rendszer, ezen belül a szoftverek fejlesztését tervezik. Ilyen fejlesztés volt pl. a raktárkezelői program, a NaturaSoft alkalmazása is. A levelezés részben a TITÁN programon belül, illetve az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatva történik. Móra Ferenc Múzeum: Információ és kommunikációs rendszer segítségével (TITÁN-program, vezetői értekezletek stb.) arra törekednek, hogy minden olyan adat és információ eljusson az 18

19 érintettekhez, amelyek alapvetően szükségesek a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából. A korábbi informatikai rendszer, ezen belül a szoftverek fejlesztését tervezik. Ilyen fejlesztés pl. a kiadványok, könyvek raktárkezelői programja, a jelenlegi lekérdezhetőség bővítése. A levelezés részben a TITÁN programon belül, illetve az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatva történik. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban és a Szegedi Nemzeti Színházban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan készített revizori jelentés több hiányosságot tartalmaz az információs és kommunikációs rendszer működésére vonatkozóan. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során évben feltárt, információs, kommunikációs rendszert is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban évben utóellenőrzésre kerül sor. Nyomon követés NGSZ: A nyomon követési rendszer, monitoring az NGSZ vonatkozásában jónak mondható, a szervezeten belül kiépült nyomon követési rendszer van, azonban az egyes telephelyeken működő intézmények vezetése és dolgozói szintén egy állandó, stabil visszacsatolást jelentenek. A körülményekhez képest az NGSZ szervezeti célokat maradéktalanul megvalósítja. Somogyi Könyvtár: A beszámoló e vonatkozású értékelést nem tartalmaz. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház: Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan a jogszabályi előírás alapján minden költségvetési szerv feladata kialakítani egy olyan monitoring rendszert (hierarchikusan felépített vezetői információs rendszer), amelyek alapján a szervezet valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és megfelelő jelzést ad a szükséges intézkedések meghozatalára. E rendszer az ellenőrzöttek többségénél kialakításra került, hiányosság megállapítása esetén az ellenőrzési jelentés javaslatot fogalmazott meg a szükséges intézkedések megtételére. Szent-Györgyi Albert Agóra, SZMJVÖ Bölcsődéi, Móra Ferenc Múzeum: Monitoring rendszer teszi lehetővé, hogy a belső kontrollrendszer folyamatos követés és értékelés alatt álljon, így a szervezet kontrollrendszere rugalmasan tudjon reagálni a változó külső és belső körülményekhez. Rendszeres vezetői értekezleteken vitatják meg a feladatokat. A belső kontrollok a következő területen igényelnek fejlesztést: a középvezetői szintek belső ellenőrzési feladatainak tudatosítása, a személyi változásoknál az új vezetőkkel történő megismertetés. Szegedi Szimfonikus Zenekar: Monitoring rendszer teszi lehetővé, hogy a belső kontrollrendszer folyamatos követés és értékelés alatt álljon, így a szervezet kontrollrendszere rugalmasan tudjon reagálni a változó külső és belső körülményekhez. Rendszeres vezetői értekezleteken vitatják meg a feladatokat. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban és a Szegedi Nemzeti Színházban évben lefolytatott ellenőrzéssel kapcsolatosan készített revizori jelentés több hiányosságot tartalmaz monitoring (nyomon követés) rendszer működésére vonatkozóan. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmény belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal évi beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során évben feltárt, monitoring rendszert is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban évben utóellenőrzésre kerül sor. 19

20 III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA (Bkr. 48. c) pont) A Polgármesteri Hivatal és az rányított költségvetési szervek beszámolója szerint készült 4. számú melléklet alapján megállapítható, hogy a előző évről áthúzódó és a tárgyévi intézkedések megvalósítási aránya az irányított szervek vonatkozásában 70,6 %-ot, a Hivatal vonatkozásában 81,5 %-ot tett ki, amely önkormányzati szinten 77,3 %-os teljesítésnek felel meg. Az irányított szervek az alábbiak szerint számoltak be az intézkedések megvalósításáról: NGSZ: A beszámolási időszakban lefolytatott vizsgálatokkal kapcsolatos valamennyi intézkedési tervet a beszámoló készítéséig a belső ellenőrök megkaptak. A javaslatokra az érintett vezetők pozitívan reagáltak, a végrehajtásra hozott intézkedések jelentős részben megvalósításra kerültek. A végrehajtás alatt álló intézkedési tervek esetében az intézkedésre adott határidők még nem teltek le. Az intézmény által benyújtott beszámoló 4. számú melléklete szerint az összes 130 lejárt határidejű intézkedésből 91 került végrehajtásra, előző évről áthúzódó, tárgyévben lejárt határidejű intézkedések száma a 130 lejárt határidejű intézkedésen belül - 44 volt. Somogyi Könyvtár: A Könyvtár a évben lezárt vizsgálatok alapján 3 intézkedési tervet dolgozott ki, 1 belső ellenőrzés (Uniós támogatások elszámolása c. ellenőrzés) intézkedési terv kiadását nem igényelte év végén a lejárt intézkedések száma összesen 18-at tett ki, amelyből 11 intézkedés évről húzódott át. A 18 lejárt intézkedésből 11-et végrehajtottak, 2 intézkedést EMMI-től megkért szakmai állásfoglalás hiányában - töröltek, 5 intézkedés végrehajtását amelyek alapvetően szabályzati módosításokhoz kapcsolódtak megkezdték, a végrehajtás részleges. Szegedi Nemzeti Színház: 7 db belső ellenőri javaslatra készítettek az ellenőrzött szervezeti egységek intézkedési terveket. Az ellenőrzött szervezeti egységek a Bkr.-ben előírt 8 napon belül az intézkedési terveket elkészítették. Az intézkedési tervekben ellenőrzött szervezeti egységek rögzítették a feladat végrehajtásának határidejét és annak felelősét. A vizsgált szervezeti egységek által készített intézkedési terveket a belső ellenőrzés minden esetben véleményezte és megfelelőnek találta. A belső ellenőrzés folyamatosan nyomon követte a lejárt határidejű intézkedéseket és az érintett szervezeti egységet felhívta a lejárt határidejű intézkedés végrehajtására, és a beszámoló benyújtási kötelezettség teljesítésére. Az intézmény által benyújtott beszámoló 4. számú melléklete szerint 6 lejárt intézkedésből 5 került végrehajtásra, előző évről áthúzódó, tárgyévben lejárt határidejű intézkedés nem volt. Kövér Béla Bábszínház: 5 db belső ellenőri javaslatra készítettek az ellenőrzött szervezeti egységek intézkedési terveket. Az ellenőrzött szervezeti egységek a Bkr.-ben előírt 8 napon belül az intézkedési terveket elkészítették. Az intézkedési tervekben ellenőrzött szervezeti egységek rögzítették a feladat végrehajtásának határidejét és annak felelősét. A vizsgált szervezeti egységek által készített intézkedési terveket a belső ellenőrzés minden esetben véleményezte és megfelelőnek találta. A belső ellenőrzés folyamatosan nyomon követte a lejárt határidejű intézkedéseket és az érintett szervezeti egységet felhívta a lejárt határidejű intézkedés végrehajtására és a beszámoló benyújtási kötelezettség teljesítésére. Az intézmény által benyújtott beszámoló 4. számú melléklete szerint 6 lejárt intézkedésből 4 került végrehajtásra, előző évről áthúzódó, tárgyévben lejárt határidejű intézkedés nem volt. Szent-Györgyi Albert Agóra: Az intézmény által benyújtott beszámoló 4. számú melléklete szerint 1 lejárt, tárgyévi intézkedés végrehajtásra került, a belső ellenőri jelentések nem tartalmaznak más intézkedést igénylő javaslatot. Előző évről áthúzódó tárgyévben lejárt határidejű intézkedés sem volt. 20