ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

Átírás

1 Budapest Főváros XV. kerületi Önkormányzat Gazdasági Működtetési Központ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Készítette: Csernáné Nádasdi Judit Iktatószám: B/2/

2 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A beszámolási időszakban a Gazdasági Működtetési Központ (továbbiakban GMK) főigazgatója Áht. 70. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően gondoskodott a függetlenített belső ellenőrzés működtetéséről. Az intézményekkel kötött Munkamegosztási megállapodások júniusban kiegészültek az intézmények belső ellenőrzésére vonatkozó előírásokkal (az Intézmény belső ellenőrzését függetlenített belső ellenőrök látják el, akik a GMK főigazgatójának közvetlen irányítása mellett, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv és a GMK főigazgatója által jóváhagyott éves munkaterv alapján végzik tevékenységüket). A belső ellenőrzési csoport dolgozói rendelkeztek az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésében előírt regisztrációs engedéllyel és részt vettek a számunkra előírt (éves munkaterv mellékletét képező Egyéni Képzési Tervek) kötelező továbbképzéseken. A évben a Belső ellenőrzési csoport szervezeti függetlensége biztosított volt, tevékenységüket a főigazgatónak közvetlen alárendelve végezték, ezzel is biztosítva a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök funkcionális és adminisztratív függetlenségét. A belső ellenőrzési csoport január elsejei engedélyezett létszáma 2 fő volt. A évre vonatkozó ellenőrzési munkaterv az engedélyezett létszám figyelembevételével készült, melyet a főigazgató november 5-én hagyott jóvá. A belső ellenőrzési vezető a csoport tevékenységének tervezése során önállóan járt el, évi ellenőrzési tervét kockázatelemzésre alapozva, és soron kívüli ellenőrzésre elkülönített kapacitás figyelembevételével állította össze. A évi jóváhagyott munkatervet - a Bkr. 32. (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően - tájékoztatás céljából megküldtük a Polgármesteri Hivatal Jegyzőjének. A belső ellenőrzési csoport dolgozói részére a évi feladatok ellátásához szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak. A évi munkatervben 7 vizsgálat végrehajtása szerepelt. A vizsgálatokra (soron kívüli vizsgálat ellenőri napjaival együtt) 270 ellenőri napot terveztünk, ami az összes nettó kapacitás (383 nap) 60 %-a volt. Az év folyamán a tartós létszámhiány (betöltetlen álláshelyek) feszített feladatellátást igényelt, a jogszabályban előírt kötelező nyilvántartások vezetése pedig egyre növekvő adminisztrációs terhet jelentett, ezért a csoport engedélyezett létszáma től - a GMK engedélyezett összlétszámán belüli átcsoportosítással - 2,5 főre emelkedett. A létszámváltozás miatt a rendelkezésre álló bruttó és a nettó ellenőri kapacitás módosítására került sor. A módosítás az eredeti munkatervben tervezett vizsgálatok számát nem érintette. évi tényadatok szerint: 2 fő (betöltött álláshely) létszámmal, a vizsgálatok számát tekintve 6 munkaterv szerinti és egy soron kívüli vizsgálatot végeztünk, a munkatervet 86 %-ban teljesítettük. A vizsgálatokra 248 ellenőri napot fordítottunk, az összes felhasznált nettó kapacitás 413 nap volt. Soron kívüli ellenőrzésre - az elkülönített 30 nap ellenőri kapacitásból - 20 napot használtunk fel. Terven felüli ellenőrzést évben nem végeztünk. 2

3 Az ellenőrzöttek által kitöltött Ellenőrzést követő felmérőlapok adatai szerint az ellenőrzöttek (intézmények vezetői, a GMK érintett igazgatói) az ellenőrzés által feltárt hiányosságokat minden esetben elismerték, a jelentésekben foglaltakra észrevételt nem tettek. Az ellenőrzöttek visszajelző értékelése szerint a belső ellenőrök együttműködők, objektívek voltak, az ellenőrzési javaslatok segítették az ellenőrzöttek munkáját. A évi vizsgálataink során összesen 62 javaslatot fogalmaztunk meg, ebből 51 javaslat (39 javaslat a GMK esetében, 12 javaslat az intézmények esetében) évi intézkedést igényelt, melyet növelt a évben lezárt ellenőrzések évre áthúzódó 26 intézkedéseinek száma (GMK 14 javaslat, intézmények 12 javaslat). A javaslatok 45 %-a a szabályozottsággal, 27%-a az operatív feladatellátással, 28 %-a pedig a gazdálkodás színvonalával kapcsolatos javaslat volt. A javaslatokra az érintettek intézkedési tervet készítettek. Az ellenőrzöttek két vizsgálat esetében 11 intézkedést érintő határidő módosítási igényt nyújtottak be, melynek jóváhagyása megtörtént. A évi végrehajtást igénylő intézkedések száma 78 (2013. évről áthúzódó intézkedések száma:1, a tárgyévi intézkedések száma: 77), a végrehajtott intézkedések száma 76 volt. Két intézkedés (Élelmezési szabályzat elkészítése, munkavédelmi oktatások évi megtartása) végrehajtására az érintettek határidőben nem intézkedtek. Az ellenőrzöttek az intézkedések végrehajtásáról szóló - jogszabályban előírt beszámolókat (annak ellenére, hogy beszámolási kötelezettségükre az ellenőrzési jelentés átadásakor kísérőlevélben is felhívtuk a figyelmet) jellemzően csak többszöri felszólításra és két esetben késedelmesen (a szociális étkeztetéssel és a beszerzés közbeszerzés ellátásával kapcsolatos vizsgálatok) készítették el évre áthúzódó határidejű, végrehajtandó intézkedések száma:11. A XV. ker. Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztálya - (irányító szervi) ellenőrzés keretében a évben - a GMK-ban három ellenőrzést (ebből egy vizsgálat lezárása áthúzódott évre) végzett. Ellenőrzési jelentéseikben évre vonatkozóan 18, évről 10 áthúzódó határidejű, összesen 28 intézkedést igénylő javaslatot fogalmaztak meg. A GMK két alkalommal, összesen 8 intézkedés esetében élt a határidő módosítás lehetőségével, amit a Polgármesteri Hivatal Jegyzője írásban - engedélyezett. Az intézkedések végrehajtásáról az érintett szakmai igazgatók beszámolót készítettek, és azokat - a főigazgató jóváhagyását követően - megküldtünk a Belső Ellenőrzési Osztály vezetőjének. A főigazgató a belső ellenőröket a bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonta be, így a belső ellenőrök nem vettek részt a GMK operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. A belső ellenőrök jogosultságai nem sérültek, jogaikban nem korlátozták, szakmai megítélésüknek megfelelően állították össze a megállapításaikat, következtetéseiket és javaslataikat tartalmazó ellenőrzési jelentéseket. A belső ellenőrzési vezető kialakította és naprakészen vezette évben végzett belső ellenőrzések nyilvántartását, valamint gondoskodott a dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok, adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. 3

4 A belső ellenőrzési csoportvezető évben is folyamatosan vezette (nyomon követte) a (irányítószervi) ellenőrzések javaslatai alapján készített intézkedési tervek végrehajtását bemutató nyilvántartást. A nyilvántartás alapján a ellenőrzésekről a GMK minden negyedévet követő hó 15-éig adatot szolgáltatott a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály vezetőjének. A beszámoló jogszabályi alapja és célja A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.3.) Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) az alábbiak szerint fogalmazza meg az éves ellenőrzési jelentés tartalmi követelményeit: 48. Az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével elkészített éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak szerint: aa) az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése; ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása; ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása; b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján az alábbiak szerint: ba) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok; bb) a belső kontrollrendszer öt elemének értékelése; c) az intézkedési tervek megvalósítása. A GMK évi jelentése a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján megjelentetett szakmai útmutató tartalmi és formai előírásainak figyelembevételével készült. Az éves jelentés elkészítésének határidejét a 49. határozza meg: 49. (1) Az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért a belső ellenőrzési vezető felelős, amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének. (3) Helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belső ellenőrzési vezető az éves ellenőrzési jelentést megküldi a polgármesternek, a jegyzőnek, a tárgyévet követő év február 15-ig. Az éves ellenőrzési jelentés készítésének célja, hogy önértékelés alapján bemutassa és értékelje a Gazdasági Működtetési Központ Belső ellenőrzési csoportja által végzett éves belső ellenőrzési tevékenységet, az éves jelentésben foglalt információkkal segítse a főigazgatót a belső kontroll rendszer működéséről tett vezetői nyilatkozatában a kontrollok minősítését, segítse az irányító szerv polgármesterét és jegyzőjét abban, hogy áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a Gazdasági Működtetési Központ tárgyévi belső ellenőrzési tevékenységét, az ellenőrzési tervek teljesítését, valamint a belső ellenőrzési tevékenység által tett megállapítások hasznosítását. 4

5 TARTALOMJEGYZÉK I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. a)pont) 6 I/1. Az éves tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48. aa)pont)... 7 I/l/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése az ellenőrzések összesítése... 7 Éves terv szerinti ellenőrzések bemutatása... 7 I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) I/2/a) A belső ellenőrzési csoport humánerőforrás-ellátottsága I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr a alapján) I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr a alapján) I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása (Bkr. 25. a)-e) pontja I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása I/2/g/) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok I/3. Tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) II. belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr.48. b) pont) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) 25 II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb) pont) III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr.48. c)pont)

6 I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. a)pont) A GMK évre vonatkozó stratégiai tervét - a évre vonatkozó ellenőrzési munkaterv elkészítését megelőzően - a szervezet hosszú távú új célkitűzéseinek (tevékenységek optimalizálása, hatékony, költségtakarékos működés stb.) és ezzel összefüggésben a belső ellenőrzés stratégiai céljainak (működési hiányosságok feltárása, gazdaságosság, hatékonyság értékelése, személyi felelősség erősítése stb.) változása miatt módosítottuk. A belső ellenőrzési csoport évre vonatkozó engedélyezett létszáma 2 fő (0,5 fő belső ellenőrzési vezető, 1,5 fő belső ellenőr) volt. A csoport engedélyezett létszáma től (202/ IV. 28. PJB határozat) a folyamatos kapacitáshiány miatti többletmunka és a megnövekedett adminisztrációs feladatok miatt - a GMK engedélyezett összlétszámán belüli átcsoportosítással - 2,5 főre emelkedett. A belső ellenőrzési vezető által összeállított évi ellenőrzési munkaterv, a GMK stratégiai tervében ( évi) meghatározott és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon (2 fő) alapult. Az ellenőrzési munkatervet a főigazgató november 5-én hagyta jóvá. Az éves munkatervet a Bkr. 32. (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően - tájékoztatás céljából határidőben megküldtük a Polgármesteri Hivatal Jegyzőjének. A évi munkatervben 7 vizsgálat lebonyolítását terveztük. A januártól fennálló üres álláshely miatt, a belső ellenőrzési vezető feladatellátása (0,5 álláshely) határozott idejű vállalkozó szerződés (ideiglenes kapacitás kiegészítés) keretében történt. Az éves munkatervben foglalt ellenőrzések lebonyolítása érdekében a főigazgató az addig a 4 órás belső ellenőr főállásban történő foglalkoztatásáról döntött és intézkedett az ellenőrzések vizsgálatvezetői feladatainak megbízási jogviszonyban történő ellátásáról. A 0,5 fő létszámemelés miatt, a bruttó és a nettó kapacitást május 5-én módosítottuk. A módosítás a tervezett vizsgálatok számát nem érintette. A betöltetlen üres állások 105 nappal csökkentették nettó kapacitásunkat, melyet az éves rendes szabadság, betegszabadság és a képzések nem teljes körű igénybevétele kompenzált. A évi tényadatok szerint: 2 fő létszámmal (betöltött álláshely), bizonyosságot adó tevékenység keretében hét - hat munkaterv szerinti és egy soron kívüli - ellenőrzést végeztünk. A vizsgálatok számát tekintve a munkatervet 86%-ban (tervtől való eltérés részletes indoklását a jelentés I/a) része tartalmazza) teljesítettük. Az ellenőrzésekre 248 ellenőri napot fordítottunk, az összes felhasznált nettó kapacitás 413 nap volt. Tanácsadó tevékenység (írásos felkérésre) keretében - a GMK Szabálytalanságok kezelésének eljárás rendi szabályzata és a Minőségirányítási program tervezetének szakmai véleményezése - javaslatokat fogalmaztunk meg. A Bkr. 17. (4) bekezdésében értelmében a belső ellenőrzési vezető a október 1-től hatályos - Belső Ellenőrzési Kézikönyvet évben felülvizsgálta és a szükséges módosításokat elvégezte. 6

7 A belső ellenőrzési vezető (Bkr. 22. B) pontja) kialakította és naprakészen vezette (nyomon követte) a (irányító szervi) és a GMK belső ellenőrzéseivel kapcsolatos megállapításokat, javaslatokat és a vonatkozó intézkedések végrehajtását, az (Bkr. 50..) ellenőrzések nyilvántartását, valamint a évi éves jelentést alátámasztó egyéb nyilvántartásokat. A csoport által végzett belső ellenőrzési tevékenység minőségértékelését (, belső) folyamatosan elvégeztük. I/1. Az éves tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48. aa)pont) I/l/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Éves terv szerinti ellenőrzések bemutatása A évben 6 munkaterv szerinti ellenőrzést végeztünk. Az elvégzett ellenőrzéseket - tárgya, célja, módszere szerint - az alábbi táblázat tartalmazza. Sorszám Tárgy Cél Módszer 1. GMK ESZI, Károly Róbert Ált. Iskola Tárgya: Nyári szociális étkeztetés szabályozottságának, működésének, elszámolásának ellenőrzése Annak megállapítása, hogy a nyári szociális étkezéssel kapcsolatos feladatok szabályozottsága, gyakorlata és elszámolása megfelelt-e a jogszabályi és belső előírásoknak? Szabályozások, eljárási rendek, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata 2. GMK Molnár Viktor Óvoda, Pestújhelyi Óvoda, Ákombákom Óvoda, Mozdonyvezető Óvoda,és Ifjúsági és Sportközpont Tárgya: Pénzügyi rendelkezési jogkörök gyakorlásának ellenőrzése Annak megállapítása, hogy a GMK és a vizsgálatba bevont intézményeknél az operatív feladatellátás során betartották-e a vonatkozó szabályzatokban foglalt előírásokat és a feladatellátás során működött-e a munkafolyamatba épített és a vezetői ellenőrzés? Szabályozások, eljárási rendek, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata 7

8 3. GMK Tárgya: Az egységes közétkezetési rendszer kialakításának, működésének ellenőrzése Annak megállapítása, hogy megtörtént-e az intézmények egységes közétkeztetési rendszerbe vonása, annak működése megfelelt-e a fenntartói elvárásoknak? Folyamatok, rendszerek, módszerek működésének ellenőrzése, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata 4. GMK Tárgya: Beszerzési, közbeszerzési tevékenységek lebonyolításának ellenőrzése Annak megállapítása, hogy hogyan szabályozták és alakították ki a GMK központi beszerzéssel kapcsolatos feladatellátását, a közbeszerzések választott módszere és a lebonyolítás megfelelt-e a jogszabályi követelményeknek? Folyamatok, rendszerek, módszerek működésének ellenőrzése, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata 5. GMK Ifjúsági és Sportközpont, Hetedhét és Kertvárosi Óvoda Tárgya: évi előirányzatmódosítások és azok nyilvántartásának ellenőrzése Annak megállapítása, hogy a GMK és intézmények tekintetében kialakították-e az évközi előirányzat-módosítások rendjét, azok nyilvántartása megfelelt-e az elvárásoknak, biztosította-e a módosítások áttekinthetőségét, azaz a módosítás céljának, forrásának kimutatását? Szabályozások, eljárási rendek, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata 6. GMK Egyesített Bölcsődék, ESZI, Ifjúsági és Sportközpont, Hartyán-Árendás óvoda Tárgya: évi működési költségvetés tervezésének ellenőrzése Annak megállapítása, hogy a évi költségvetés tervezése során betartották-e a tervezésre vonatkozó jogszabályi előírásokat és irányító szervi utasításokat? A jóváhagyott költségvetés biztosította-e a évi feladatellátás zavartalanságát? Folyamatok, rendszerek, módszerek működésének ellenőrzése, dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata Soron kívüli ellenőrzések kapacitás felhasználása Soron kívüli ellenőrzésre (amelynek tárgya konkrétan nem határozható meg előre, de a tervben kapacitást terveznek rá) az elkülönített 30 nap ellenőri kapacitásból 20 ellenőri nap került felhasználásra az alábbiak szerint: 8

9 Sorszám Tárgy Cél Módszer 1. Czabán, Száraznád, Károly Róbert és Hartyán Általános Iskola Tárgya: Az étkezési díjakkal kapcsolatos szabályozások és a gyakorlatban végzett feladatellátások pénzügyi ellenőrzése Annak megállapítása, hogy az intézményekben a térítési díjakkal kapcsolatos szabályozások és a gyakorlatban végzett feladatellátások (beszedés, megrendelés, lemondás) összhangban voltak-e a belső szabályozásokkal és megfelelteke a jogszabályi követelményeknek? Szúrópróbaszerű, okmányokon alapuló, vezetői, dolgozói interjú A évben tervezett és végrehajtott ellenőrzések terv-tény adatait (vizsgálatok tárgya, tervezett és felhasznált ellenőri munkanapok szerinti bontásban) az éves jelentés 1. számú melléklete tartalmazza. Terven felüli ellenőrzések bemutatása Terven felüli (az az ellenőrzés, amit a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósítanak meg pl. egy tervezett ellenőrzés helyett) ellenőrzés lebonyolítására évben nem került sor. Tervtől való eltérések eredeti ellenőrzési tervhez képest A évi eredeti munkatervben 2 fő létszámmal 7 vizsgálatot (tervszerinti) és 270 ellenőri napot (soron kívüli vizsgálat ellenőri napjaival együtt) terveztünk, ami az összes nettó kapacitás (383 nap) 60 %-a volt. A évi tényadatok szerint: 2 fő létszámmal (betöltött álláshely) a vizsgálatok számát tekintve hat tervszerinti és egy soron kívüli ellenőrzést végeztünk, a - vizsgálatok számát tekintve - munkatervet 86 %-ban teljesítettük, mivel egy vizsgálat - az ellenőri jelentés elkészítésének hiánya miatt - eredménytelenül zárult. novemberben a próbaidejét töltő belső ellenőr megkezdte a GMK bérgazdálkodási és humánpolitika feladatellátásának vizsgálata tárgyú rendszerellenőrzést. A jelentés-tervezet elkészítésének és leadásának határideje december 31. volt, amit január 26-án történő próbaidő alatti, indoklás nélküli munkaviszony megszüntetéséig nem adott át, és a GMK által biztosított számítógépében az ellenőrzéssel kapcsolatban anyagot (megállapítások, hiányosságok rögzítése) sem találtuk (2015. január 5-től munkaviszonya megszüntetéséig betegállományban volt). A belső ellenőrzési csoport üres állásainak betöltésétől függően, illetve ha a évben igény nem merül fel, akkor a soron kívüli ellenőrzésre tervezett ellenőrzési munkanapok terhére a vizsgálatot a évben elvégezzük. 9

10 A vizsgálatokra 248 ellenőri napot (amely tartalmazza az eredménytelen vizsgálatra fordított ellenőri napokat is) fordítottunk, az összes felhasznált nettó kapacitás 413 nap volt. Az eredeti ellenőrzési terv szerinti adatok, valamint a tényadatok feladatellátás megoszlása és tevékenységek szerinti részletezését az alábbi táblázatok tartalmazzák. Tevékenységek Ellenőrzési vezető Belső ellenőrök Összesen Terv Tény Eltérés Terv Tény Eltérés Terv Tény Összesen Ellenőrzési napok Tanácsadói tevékenység Képzés Vezetői feladatok Jogszabálykövetés, adminisztráció Összesen

11 Létszám és erőforrás év Eredeti és tényadatok Költségvetési szerv neve: Gazdasági Működtetési Központ Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban 1 Saját erőforrás összesen 2 Külső szolgáltató 3 Külső erőforrás összesen 4 Erőforrás összesen Adminisztratív személyzet 5 terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény státusz (fő) 6 betöltött státusz (fő) 7 munkanap munkanap munkanap státusz (fő) Gazdasági Működtetési Központ (I.+II.) 2,0 2,5 2,0 1,0 383,0 251,0 0,0 1,0 0,0 162,0 383,0 413,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I. Gazdasági Működtetési Központ 2,0 2,5 2,0 1,0 383,0 251,0 0,0 1,0 0,0 162,0 383,0 413,0 0,0 0,0 0,0 0,0 II. Hozzárendelt szervek összesen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 fő betöltött státusz (fő) Ellenőrzések év Eredeti terv és tényadatok Gazdasági Működtetési Központ Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Rendszerellenőrzés Teljesítmény-ellenőrzés Informatikai ellenőrzés Utóellenőrzés 8 Ellenőrzések összesen terv 1 tény 2 terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény Ellenőri napok összesen saját ellenőri nap 3 ellenőri nap 4 saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap ellenőri nap Gazdasági Működtetési Központ összesen: 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,0 5,0 110,0 106,0 0,0 22,0 2,0 1,0 90,0 75,0 0,0 15,0 1,0 1,0 30,0 20,0 0,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 7,0 270,0 201,0 0,0 47,0 270,0 248,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 3,0 85,0 75,0 0,0 10,0 2,0 1,0 90,0 75,0 0,0 15,0 1,0 1,0 30,0 20,0 0,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,0 5,0 205,0 170,0 0,0 35,0 205,0 205,0 ab) Hozzárendelt szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 1,0 25,0 15,0 0,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 1,0 25,0 15,0 0,0 8,0 25,0 23,0 ac) Egyéb ellenőrzések 5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 6 1,0 16,0 4,0 1,0 40,0 16,0 0,0 4,0 40,0 20,0 c) Terven felüli ellenőrzések 7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11

12 Tevékenységek évi eredeti terv és tényadatok Gazdasági Működtetési Központ Ellenőrzések összesen 1 Tanácsadás Képzés Egyéb tevékenység 2 Saját kapacitás összesen 3 Külső kapacitás összesen 4 Kapacitás összesen terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény saját ellenőri nap ellenőri nap saját embernap 5 embernap 6 saját embernap embernap 7 saját embernap embernap saját embernap embernap embernap Gazdasági Működtetési Központ 270,0 201,0 0,0 47,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12,0 18,0 4,0 0,0 3,0 95,0 46,0 0,0 100,0 383,0 251,0 0,0 162,0 383,0 413,0 aa) Saját szervezetnél 205,0 170,0 0,0 35,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12,0 18,0 4,0 0,0 3,0 95,0 46,0 0,0 100,0 318,0 220,0 0,0 150,0 318,0 370,0 ab) Hozzárendelt szervezeteknél 25,0 15,0 0,0 8,0 25,0 15,0 0,0 8,0 25,0 23,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli kapacitás 40,0 16,0 0,0 4,0 40,0 16,0 0,0 4,0 40,0 20,0 c) Terven felüli kapacitás 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 *a vizsgálatok eredeti és módosított munkaterv szerinti és tényadatainak részletező nyilvántartása az éves jelentés 2. számú mellékletét képezi 12

13 módosított tervhez képest év januárjában az ellenőrzési munkatervben foglalt ellenőrzések teljes körű ellátása érdekében - a főigazgató az addig a 4 órás belső ellenőr főállásban történő foglalkoztatásáról döntött és intézkedett az ellenőrzések vizsgálatvezetői feladatainak megbízási jogviszonyban (kapacitás kiegészítés) történő ellátásáról. A főigazgatói döntés, valamint a májustól történt 0.5 fő létszámemelés és az eredeti kapacitástervtől várhatóan eltérő teljesítési adatok miatt, a munkaterv alapját képező kapacitás tervet május 5-én módosítottuk. A módosított kapacitás szerinti adatok, valamint a tényadatok feladatellátás és tevékenységek szerinti részletezését és az eltérés levezetését az alábbi táblázatok tartalmazzák. Ellenőrzési napok Tanácsadói tevékenység Képzés Vezetői feladatok Jogszabálykövetés, adminisztráció Összesen Tevékenységek Ellenőrzési vezető Belső ellenőrök Összesen Terv Tény Eltérés Terv Tény Eltérés Terv Tény Összesen Kapacitás-változás levezetése az eltérés indoklása Terv Tény Eltérés Üres állás miatt kieső napok Képzés Tervezett betegszabadság igénybevételének elmaradása Tervezett rendes szabadság igénybevételének elmaradása Összesen

14 Létszám és erőforrás évi módosított terv és tényadatok Költségvetési szerv neve: Gazdasági Működtetési Központ Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban 1 Saját erőforrás összesen 2 Külső szolgáltató 3 Külső erőforrás összesen 4 Erőforrás összesen Adminisztratív személyzet 5 terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény státusz (fő) 6 betöltött státusz (fő) 7 munkanap munkanap munkanap státusz (fő) betöltött státusz (fő) Gazdasági Működtetési Központ (I.+II.) 2,0 2,5 2,0 1,0 275,0 251,0 0,0 1,0 219,0 162,0 494,0 413,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I. Gazdasági Működtetési Központ 2,0 2,5 2,0 1,0 275,0 251,0 0,5 1,0 219,0 162,0 494,0 413,0 0,0 0,0 0,0 0,0 II. Hozzárendelt szervek összesen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 fő Ellenőrzések év Módosított terv és tényadatok Gazdasági Működtetési Központ Gazdasági Működtetési Központ összesen: Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Rendszerellenőrzés Teljesítmény-ellenőrzés Informatikai ellenőrzés Utóellenőrzés 8 terv 1 tény 2 terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény saját ellenőri nap 3 ellenőri nap 4 saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,0 5,0 90,0 106,0 20,0 22,0 2,0 1,0 75,0 75,0 15,0 15,0 1,0 1,0 20,0 20,0 10,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 7,0 210,0 201,0 50,0 47,0 260,0 248,0 saját ellenőri nap ellenőri nap saját ellenőri nap ellenőri nap Ellenőrzések összesen saját ellenőri nap ellenőri nap Ellenőri napok összesen ellenőri nap aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 3,0 75,0 75,0 10,0 10,0 2,0 1,0 75,0 75,0 15,0 15,0 1,0 1,0 20,0 20,0 10,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,0 5,0 170,0 170,0 35,0 35,0 205,0 205,0 ab) Hozzárendelt szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 1,0 15,0 15,0 10,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 1,0 15,0 15,0 10,0 8,0 25,0 23,0 ac) Egyéb ellenőrzések 5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 6 0,0 0,0 0,0 1,0 16,0 4,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 25,0 16,0 5,0 4,0 30,0 20,0 c) Terven felüli ellenőrzések 7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 14

15 Tevékenységek év Módosított és tényadatok Gazdasági Működtetési Központ Ellenőrzések összesen 1 Tanácsadás Képzés Egyéb tevékenység 2 Saját kapacitás összesen 3 Külső kapacitás összesen 4 Kapacitás összesen terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény saját ellenőri nap ellenőri nap saját embernap 5 embernap 6 saját embernap embernap 7 saját embernap embernap saját embernap embernap embernap Gazdasági Működtetési Központ 210,0 201,0 50,0 47,0 3,0 3,0 0,0 0,0 10,0 12,0 9,0 4,0 9,0 3,0 51,0 46,0 155,0 100,0 270,0 251,0 224,0 162,0 494,0 413,0 aa) Saját szervezetnél 170,0 170,0 35,0 35,0 3,0 3,0 0,0 0,0 10,0 12,0 9,0 4,0 9,0 3,0 51,0 46,0 155,0 100,0 230,0 220,0 209,0 150,0 439,0 370,0 ab) Hozzárendelt szervezeteknél 15,0 15,0 10,0 8,0 15,0 15,0 10,0 8,0 25,0 23,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli kapacitás 25,0 16,0 5,0 4,0 25,0 16,0 5,0 4,0 30,0 20,0 c) Terven felüli kapacitás 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 *a vizsgálatok eredeti és módosított munkaterv szerinti és tényadatainak részletező nyilvántartása az éves jelentés 2. számú mellékletét képezi 15

16 I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel, így eljárás lefolytatására javaslatot nem tettünk. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) Személyi és tárgyi feltételek A évi eredeti munkaterv két főfoglalkozású (közalkalmazotti jogviszony) belső ellenőr nettó kapacitásának figyelembevételével készült. A munkaterv jóváhagyását követően, a GMK jogásza, akit decembertől belső ellenőrként és későbbikekben belső ellenőrzési vezetőként szerettünk volna foglalkoztatni, a foglalkoztatását követő második héten - betegségére hivatkozva - munkaviszonyát megszüntette. Ezért évben a belső ellenőrzési vezető feladatok (0,5 álláshely) ellátása határozott idejű vállalkozó szerződés (ideiglenes kapacitás kiegészítés) keretében történt. Az éves munkatervben foglalt ellenőrzések lebonyolítása érdekében a főigazgató - a dolgozó egyetértésével - az addig a 4 órás belső ellenőr teljes munkaidőben történő foglalkoztatásáról döntött és intézkedett az ellenőrzések vizsgálatvezetői feladatainak megbízási jogviszonyban történő ellátásáról. A főállású belső ellenőri állást csak októberben sikerült betölteni, de ugyanebben a hónapban a évtől foglalkoztatott, főállású belső ellenőr szüntette meg jogviszonyát. Az üres álláshelyek betöltése érdekében folyamatosan pályázatokat írtunk ki (pályázatokkal kapcsolatos részletes beszámoló a jelentés I/2/a) részében). A év végén a betöltetlen álláshelyek száma 0,5 fő. Az üres állások 105 nappal csökkentették nettó kapacitásunkat, melyet az éves rendes szabadság, betegszabadság és a képzések nem teljes körű igénybevétele kompenzált. Az év folyamán a tartós létszámhiány (betöltetlen álláshelyek) és a kötelezően előírt - nyilvántartások folyamatos vezetése egyre növekvő adminisztrációs terhet jelentett és feszített feladatellátást igényelt. A Belső ellenőrzési csoport dolgozói részére a munka ellátásához alapvetően szükséges tárgyi feltételek (íróasztal szék, szekrény, számítógép, irodaszer stb.) a évben is biztosítottak voltak. Nagyban segítette munkánkat, hogy a csoport valamennyi dolgozója számára biztosított az Internet hozzáférés, valamint az Opten.hu oldalon a jogszabályok és a cégek tára. A számítógépeken a közös mappában megtalálhatók a GMK működését, gazdálkodását érintő valamennyi hatályos dokumentum (szkennelt formában), mint például: Alapító okirat, SzMSz, valamennyi életbe léptetett belső szabályzat, szerződés, együttműködési megállapodás, stb. 16

17 A csoporton belüli információáramlást segíti a létrehozott belsőellenőrzés mappa, melyben minden belső ellenőr és a belső ellenőrzési vezető számára is elérhető a Belső Ellenőrzési Kézikönyv, iratminta és a belső ellenőrök által elkészített munkaanyagok. A belső ellenőrzési vezető tájékozottságát növeli, az igazgatói mappához való hozzáférés, és a vezetői értekezleteken történő rendszeres részvétel. A belső ellenőrzési tevékenység minőségbiztosítása Az év során a Kulcsfontosságú Teljesítmény Mutatók alapján mértük a belső ellenőrzés hatékonyságát, illetve eredményességét. A Kulcsfontosságú Teljesítmény Mutatók alapját a belső ellenőrök által készített Ellenőrzések nyilvántartó lapja és az ellenőrzöttek által kitöltött Ellenőrzést követő felmérő lapok pontszámai képezték. A mutatók alakulását a következő táblázat tartalmazza. KULCSFONTOSSÁGÚ TELJESÍTMÉNY-MUTATÓK éves összesítő Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (2014) I. n.év II. n.év III. n.év IV. n.év Éves 1. Eredményesség 1.1. A belső ellenőrzés által nem, viszont ellenőrző szervek által azonosított megállapítások száma A belső ellenőrzés által azonosított javaslatok száma A belső ellenőrzés által azonosított jelentős megállapítások száma Az ellenőrzést követő felmérés átlagos pontszáma (maximum:65pont) Az ellenőrzött szerv vezetője által elfogadott megállapítások %-os aránya 100% 100% 100% 100 % 100% 1.6. Az ellenőrzött szervezet vezetője által elfogadott javaslatok %-os aránya 100% 100% 100% 100% 100% 17

18 Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (2014) I. n.év II. n.év III. n.év IV. n.év Éves 1.7. A szervezet vezetője által egyeztetésre visszaküldött ellenőrzési jelentések %-os aránya Hatékonyság 2.1. Az ellenőrzésre való felkészülés átlagos időszükséglete A helyszíni ellenőrzésekre fordított átlagos időszükséglet A helyszíni ellenőrzések határidőre való befejezésének %-os aránya 100% 100% 100% 100% 100% Késedelmes napok átlagos száma A helyszíni munka befejezése és az ellenőrzési jelentés-tervezet elkészítése között eltelt napok átlagos száma A jelentés-tervezetek határidőre történő elkészítésének %-os aránya 100% 100% 100% 100% 100% 2.6. A jelentés-tervezet elkészítésének átlagos időszükséglete A jelentés-tervezet és az ellenőrzési jelentés lezárása között eltelt napok átlagos száma Az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések száma A befejezett és tervezett ellenőrzések %-os aránya 29% 57% 71% 86% 86% 18

19 Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (2014) I. n.év II. n.év III. n.év IV. n.év Éves Soron kívüli ellenőrzésre tervezett időszükséglet Befejezett soron kívüli ellenőrzések száma Az ellenőrzések átlagos időszükséglete (a teljes ellenőrzési folyamatra felkészülés, helyszíni ellenőrzés, 43 nap átlag 80 nap átlag 25nap átlag 80 nap átlag 228 nap átlag jelentésírás, egyeztetés vonatkozóan) 22 nap 40 nap 25 nap 40 nap 33 nap Tanácsadó tevékenységre vonatkozó megbízások száma Tanácsadó tevékenységre fordított átlagos időszükséglet Egyéb, nem közvetlenül az ellenőrzési tevékenységre (pl. továbbképzéseken, konferenciákon, adminisztrációs munkákban, stb.) fordított átlagos időszükséglet nap átlag 38 nap Az ellenőrök ellenőrzési munkára fordított 43 nap 123 nap 148 nap 228 nap rendelkezésre álló nettó idejének %-os aránya 17% 62% 73% 99 % 99% (Terv: 230 nap) (terv:260 nap soron kívülivel együtt) A hatékonysági mutatókból látható, hogy az ellenőrzött intézmények, szervezeti egységek az ellenőrzés által feltárt hiányosságokat elismerték, a jelentésekben foglaltakra észrevételt nem tettek. Az ellenőrzöttek maximális 65 pontszámot majdnem elérő 60 pontos értékelése azt jelzi, hogy, a belső ellenőrök együttműködők, objektívek voltak, az ellenőrzési javaslatok jellemzően segítették az ellenőrzöttek munkáját. Az eredményességi mutatók szerint, a belső ellenőrzés a tervezett vizsgálatok számát tekintve 86 %-ban teljesítette évi munkatervét. Az ellenőrzésekre fordított nettó ellenőrzési kapacitás 99 %-os teljesítési arányt mutat. A vizsgálatok számánál tapasztalható 86%-os teljesítés és az ellenőrzési kapacitás majdnem teljes körű (99%) felhasználása közti eltérést az eredménytelenül zárult vizsgálatra felhasznált ellenőri napok indokolják. 19

20 I/2/a) A belső ellenőrzési csoport humánerőforrás-ellátottsága Létszám, képzettség, gyakorlat A Belső ellenőrzési csoport a évi eredeti munkaterv végrehajtásához szükséges ellenőri kapacitással nem rendelkezett (bővebben: jelentés I/2. pont személyi feltételek). A foglalkoztatott belső ellenőrzési vezető és belső ellenőrök képzettsége és szakmai tapasztalata megfelelt a Bkr. 24. előírásainak. Pályázatok eredményessége Belső ellenőri állás betöltése céljából az év során hét alkalommal írtunk ki pályázatot. 1.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: február 10.) Az álláshely betöltésére pályázat nem érkezett. A pályázatot eredménytelennek nyilvánítottuk. 2.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: március 24.) Az álláshely betöltésére összesen 3 pályázat érkezett. Két pályázó nem közalkalmazotti munkaviszonyban kívánta az állást betölteni. Egy pályázó a személyes meghallgatást követően nem jelzett vissza a felkínált állásajánlatra. A pályázatot eredménytelennek nyilvánítottuk. 3.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: június 2.) Az álláshely betöltésére összesen 1 pályázat érkezett. A pályázót behívtuk személyes meghallgatásra, amin a pályázó nem jelent meg. A pályázatot eredménytelennek nyilvánítottuk. 4.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: július 14.) Az álláshely betöltésére pályázat nem érkezett. A pályázatot eredménytelennek nyilvánítottuk. 5.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: 2013.december 9.) Az álláshely betöltésére összesen 2 pályázat érkezett. Egy pályázó nem rendelkezett belső ellenőri regisztrációval. Egy pályázót személyes meghallgatásra hívtunk be, és az álláshely betöltésére alkalmasnak tartottuk. A pályázó elfogadta a munkakört és október 1-től közalkalmazottként alkalmazzuk. A pályázat eredményesen zárult. 6.) Főállású belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: október 20.) Az álláshely betöltésére összesen 4 pályázat érkezett. Egy pályázó nem rendelkezett belső ellenőri regisztrációval. Egy pályázó a pályázat elbírálását megelőzően visszavonta pályázatát. Két pályázót személyes meghallgatásra hívtunk be. Egy pályázó a személyes meghallgatáson nem jelent meg, egy pályázót pedig nem tartottunk a munkakör betöltésére alkalmasnak. A pályázatot eredménytelennek nyilvánítottuk. 20

21 7.) Részfoglalkozású (0,5 fő) belső ellenőr (pályázat kiírásának időpontja: október 20.) Az álláshely betöltésére összesen 1 pályázat érkezett, mely felbontását, formai és tartalmi áttekintését követően a pályázót személyes meghallgatásra hívtunk meg, akit a meghallgatás, valamint a pályázati anyag alapján a munkakör betöltésére alkalmasnak tartottunk. A pályázó elfogadta a felajánlott munkakört - megbízási szerződés keretében - december 1-től foglalkoztatjuk. A pályázatot eredményesnek nyilvánítottuk. A benyújtott pályázatok tartalmi összesítése: A beküldött 11 pályázatból két pályázó nem rendelkezett belső ellenőri regisztrációval, két pályázó nem közalkalmazotti foglalkoztatással kívánta a munkakört betölteni, 4 pályázó a meghallgatáson nem jelent meg, meghallgatását követően nem jelzett vissza, illetve visszavonta a pályázatát és egy pályázó személyes meghallgatása során nem felelt meg a vezetői elvárásoknak. A benyújtott pályázatok értékelése alapján megállapítható, hogy az év során hét pályázati kiírásból két esetben (29 %) egyáltalán nem is nyújtottak be pályázatot. A pályáztatások sikertelenségének oka vélhetően a belső ellenőri munkakörhöz szükséges jogszabályban előírt magas képesítési és szakmai gyakorlati előírás és a közalkalmazotti bértáblához kötött alacsony illetmény. A jogszabályi előírás nem teszi lehetővé a megfelelő képesítés nélküli foglalkoztatást és a GMK részére engedélyezett 2,5 fős létszám mellett nem megoldható a gyakorlat nélküli belső ellenőr betanítása. Regisztrációs kötelezettség, továbbképzések A belső ellenőrzési csoport dolgozói rendelkeztek az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésében előírt regisztrációs engedéllyel és részt vettek a számunkra előírt (éves munkaterv mellékletét képező Egyéni Képzési Tervek) kötelező továbbképzéseken (Mérlegképes továbbképzés, ÁPPE belső ellenőri továbbképzés), és egy esetben egyéb szakmai továbbképzésen is. I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr a alapján) A évben a Belső ellenőrzési csoport szervezeti függetlensége biztosított volt, tevékenységüket a főigazgatónak közvetlenül alárendelve végezték. Az intézmény főigazgatója a Bkr ában foglaltak szerint biztosította az alábbi feladatellátások tekintetében a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök funkcionális és adminisztratív függetlenségét: az éves ellenőrzési terv kidolgozása, kockázatelemzési módszerek alapján és soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével, az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása, az ellenőrzési módszerek kiválasztása, következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése. 21

22 A főigazgató a belső ellenőröket a bizonyosságot adó ellenőrzési, nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonta be, így a belső ellenőrök nem vettek részt a GMK operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. A belső ellenőrzési vezető a csoport tevékenységének tervezése során önállóan járt el, ellenőrzési terveit kockázatelemzésre alapozva és a soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével állította össze. A belső ellenőrök szakmai megítélésüknek megfelelően állították össze a megállapításaikat, következtetéseiket és javaslataikat tartalmazó ellenőrzési jelentéseket. I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr a alapján) A belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök tekintetében sem bizonyosságot adó tevékenységük, sem pedig tanácsadó tevékenységük során nem álltak fenn a Bkr ában foglalt összeférhetetlenségi tényezők. I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása (Bkr. 25. a)-e) pontja A évben a belső ellenőrök jogosultságai (pl. szervezeti egységekbe való belépés, iratokba való betekintés, írásos, szóbeli információkérés stb.) nem sérültek, jogaikat nem korlátozták. I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A Belső ellenőrzési csoport évi munkáját a humán-erőforrásokon kívüli egyéb ellátottsági tényezők nem akadályozták, mivel munkájukhoz a tárgyi feltételek biztosítottak voltak, a fontos információkhoz hozzájutottak. I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása A belső ellenőrzési vezető kialakította és naprakészen vezette a Bkr ában előírt belső ellenőrzések nyilvántartását (éves jelentés 3. számú melléklete) és gondoskodott a dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok, adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A XV. ker. Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztálya - (irányító szervi) ellenőrzés keretében - a évben a GMK-ban két lezárt ellenőrzést (a KLIK, valamint a Kormányhivatal részére történő vagyonátadás, használatba adás, illetve a Polgármesteri Hivatal átszervezéséhez kapcsolódó vagyonátadás vizsgálata és az Ifjúsági- és Sportközpont és a GMK Munkamegosztási Megállapodásában foglaltak megvalósításának vizsgálata) végzett. A évi irányítószervi ellenőrzési jelentésekben 18 javaslatot, évről 10 áthúzódó határidejű javaslatot (az Egyesített Bölcsődék és a GMK Munkamegosztási Megállapodásában foglaltak megvalósításának vizsgálata, GMK raktárak és műhelyek működtetésének vizsgálata) összesen 28 intézkedést igénylő javaslatot 22

23 fogalmaztak meg. Két alkalommal, összesen 8 intézkedés esetében éltünk a határidő módosítás lehetőségével, amit a Polgármesteri Hivatal Jegyzője engedélyezett. évben 27 intézkedés ( évről áthúzódó, 17 tárgyévi) végrehajtása megtörtént (1 intézkedés végrehajtása határidőben nem teljesült, teljesítése 2015.március 31- ig várható). A évi intézkedések végrehajtásáról az érintett szakmai igazgatók beszámolót készítettek, és azokat - a főigazgató jóváhagyását követően - megküldtünk a Belső Ellenőrzési Osztály vezetőjének. A Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltak szerint a belső ellenőrzési csoportvezető (GMK főigazgató által átruházott hatáskörben) vezette (nyomon követte) a (irányítószervi) ellenőrzések javaslatai alapján készült intézkedési tervek végrehajtását bemutató nyilvántartást (éves jelentés 4. számú melléklete). A nyilvántartás alapján a ellenőrzésekről - a 128/2013. (II.26.) számú Polgármesteri és Jegyzői együttes utasítás értelmében - a GMK minden negyedévet követő hó 15-éig adatot szolgáltatott a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztályának. I/2/g/) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok a) A jövő évi ellenőrzések során tovább kell bővíteni a belső kontroll rendszer elemeire vonatkozó ellenőrzéseket. A vizsgálatok során rá kell világítani a rendszer erős és gyenge pontjaira és javaslatokat kell tenni a ezek megszüntetésére. b) A évi ellenőrzések során feltárt hiányosságok miatt a jövő évben vizsgálni kell és kiemelten kell kezelni: a GMK és a hozzárendelt szervezetek jogszabályi előírásoknak megfelelő szabályozottságát; a belső kontrollrendszer elemeinek a napi feladatokban való érvényesülését, gyakorlati működését. c) A ellenőrzésekre tett intézkedések és azok beszámolóinak határidőben történő továbbítása érdekében az érintett szakmai igazgatóknak nagyobb hangsúlyt kell fektetni az intézkedési tervek és beszámolók határidőben történő elkészítésére. d) A ellenőrzések nyilvántartásának mintájára kialakított belső ellenőrzések nyilvántartásának naprakész vezetése érdekében szintén az érintett szakmai igazgatóknak gondoskodni kell az intézkedési tervek és beszámolók határidőben történő elkészítéséről. e) Intézkedési tervben meghatározott intézkedési határidő be nem tartása esetén javasoljuk az intézkedést elmulasztó/kal szemben a nem teljesülés kapcsán tett lépésekről szóló beszámolás megkövetelését, illetve a mulasztó felelősségének kivizsgálását. f) A GMK-ban és a hozzárendelt költségvetési intézményekben az átfedő ellenőrzések elkerülése és a lefedettebb ellenőrzés érdekében az éves ellenőrzési terv előkészítési szakaszában folytatni kell a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztályával kapcsolatos előzetes egyeztetés gyakorlatát. 23

24 I/3. Tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) A tanácsadó tevékenység (a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső ellenőrzési vezető és a költségvetési szerv vezetője a megbízáskor közösen írásban vagy szóban határoz meg anélkül, hogy a felelősséget magára vállalná a belső ellenőr) keretében ellátható feladatok: javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, és a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően (21. (4) f) pontja). A főigazgató a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben az Ellenőrzési Alapszabály keretében felhatalmazta a belső ellenőrzést, hogy a munkatervben tervezett tanácsadói munkanapok terhére ott ahol nem áll fenn összeférhetetlenség, vagy az nem más feladatok ellátásának kárára történik tanácsadói szolgáltatásokat nyújtson. Tanácsadó tevékenység végzésére, a belső ellenőrzés két esetben kapott írásos főigazgatói megbízást. A évben végzett tanácsadói tevékenységek tárgyát, eredményét az alábbi táblázat tartalmazza: Kimutatás a évben írásbeli felkérésre végzett tanácsadói tevékenységről Sor szám Tanácsadás célja Tanácsadás eredménye Ajánlás a megbízó részére 1. A GMK jelenleg hatályos Szabálytalanságok kezelésének eljárás rendi szabályzata megfelel-e jogszabályi előírásoknak, szükség van-e a szabályzat aktualizálására? A felülvizsgálat során megállapítottam, hogy a szabályzat alábbi fejezetei, pontjai kiegészítést, módosítást igényelnek: I. fejezet: A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje helyének meghatározása a belső kontrollrendszerben. II. fejezet: A szabálytalanságok megelőzése elsősorban a szabályozottságon alapul. Ki kell egészíteni a szabályzatot a szabálytalanságok bekövetkezésének megakadályozása meghatározott vezetők feladatokkal és felelősséggel. IV. fejezet: Önellenőrzés, azonnal javítható szabálytalanság, vezetői intézkedést igénylő szabálytalanság fogalmának beépítésének A szabályzat kiegészítésének, aktualizálásának mielőbbi elvégzése. A régi eljárásrend hatályon kívül helyezése, és az új szabályzat évi hatályba léptetése. 2. A GMK Minőségirányítási program tervezetének véleményezése, elsősorban annak egységes szerkezetére és a helyi sajátosságok beépítésére vonatkozóan. Egységes szabályozásra vonatkozó megállapítások: A program tervezet nem tartalmazta a GMK: jövőképét, kiemelt stratégiai céljait,az alapfogalmakat tartalmazó glosszáriumot. A folyamatos minőségbiztosításra vonatkozó megállapítások: A program tervezet csak a fenntartó/irányító által meghatározott minőségbiztosítás elemeket tartalmazza. A program tervezet nem tartalmazta: a beszállítók GMK általi értelésének módját, annak dokumentumát, a közalkalmazottak rendszeres minősítésének kidolgozását, a folyamatos minőségbiztosítást dokumentáló ellenőrzési nyomvonalakon alapuló Minőség-biztosítási ellenőrzési listák használatának módszerét és mintáját. Vezetői egyetértés esetén a Minőségirányítási program, a jelentésben megfogalmazott hiányosságokkal történő kiegészítése, módosítása. 24