382 Jelentés a Görög Országos Önkormányzat pénzügyigazdasági tevékenységének ellenőrzéséről

Átírás

1 382 Jelentés a Görög Országos Önkormányzat pénzügyigazdasági tevékenységének ellenőrzéséről TARTALOMJEGYZÉK I. Részletes megállapítások 1. A feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. Az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. A beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása II. Összegző megállapítások, következtetések III. Javaslatok A Görög Országos Önkormányzat ellenőrzésére az Országgyűlés 20/1997. (III.19.) OGY. sz. határozata alapján az Állami Számvevőszék V-1008/1997. sz. vizsgálati programjának szempontjai szerint került sor. Az ellenőrzés célja: annak megállapítása, hogy ˇ a Görög Országos Önkormányzat működési feltételrendszere hogyan alakult a vizsgált időszakban, ˇ a gazdálkodás szervezettsége, szabályozottsága mennyiben felel meg a vonatkozó jogszabályi követelményeknek, ˇ a feladatellátás során hogyan hasznosultak a központi költségvetésből származó erőforrások, ˇ mennyire biztosított a gazdálkodás, a pénzeszközök felhasználásának törvényessége és szabályszerűsége, a számviteli törvény és a vonatkozó kormányrendeletek előírásainak betartása. A vizsgált időszak: január l március 3l. A helyszíni vizsgálat időpontja: április A helyszíni vizsgálati jelentésre az önkormányzat észrevételt nem tett. I. Részletes megállapítások

2 1. A feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága Ismeretek szerint a Magyarországon élő görögök száma négyezer-négyezerötszáz körül lehet. A Görög Országos Önkormányzat tervezi a Magyarországon élő görögök életkörülményeinek felmérését, ez eddig a megfelelő lehetőségek hiányában nem történt meg. Helyi kisebbségi önkormányzatok működnek a Fővárosban ( fővárosi és IX. kerületi), Miskolcon, Sopronban, Szegeden és Budaörsön. Nagyobb közösség van Beloiannisz községben, ahol azért nem alakult helyi kisebbségi önkormányzat, mert a községi önkormányzat tagjai zömében görögök. Az országos önkormányzat és a helyi önkormányzatok közötti kapcsolat szoros, mivel az országos önkormányzat testületében a helyi önkormányzatok tagjai is jelen vannak, kivéve Budaörsöt, amelynek képviselője viszont a testületi ülések állandó meghívottja. A fentiek miatt külön megállapodást nem kötöttek, mert az érdekegyeztetések a gyakorlatban adottak. A Magyarországi Görögök Kulturális Egyesületével a minden napi kapcsolattartás jellemző. Az önkormányzat lehetőségeihez képest segíti az egyesület működését, kulturális tevékenységének folytatását. Megállapodást írásban az együttműködésre nem kötöttek november 4-én a testület elfogadta és november 5-én hatályba lépett a Görög Országos Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata. Az SZMSZ tartalmazza az önkormányzat jogállását, a testület működését, ülései rendjét, a képviselők jogállását és azt, hogy bizottságokat és intézményeket hozhat létre. Az önkormányzat feladat és hatáskörének kialakításakor az évi LXXVII. törvény 37. -ban meghatározottakat vették figyelembe, kihagyva azokat a feladatokat melyeket egyelőre nem gyakorolnak (színház működtetése, múzeumi kiállítóhely, közgyűjtemény létesítése és fenntartása, művészeti, tudományos intézet, kiadó alapítása, működtetése, országos hatáskörű közép- és felsőfokú oktatási intézmények fenntartása) és kiegészítették a számukra szükségesnek ítéltekkel, mint elnök, alelnökök megválasztása, tulajdonosi jogok gyakorlása, hitelfelvétel. A nevezett feladatokat a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utalják és ezen túl meghatározzák azokat az eseteket, amikor az önkormányzatnak a görög kisebbségeket érintő kérdésekben

3 (jogszabály tervezetek, oktatás, település-, történelmi emlék védelme) hatásköre van. Az SZMSZ megalkotásakor bizottságot még nem hozott létre az önkormányzat, ezért a bizottságok működését általánosan határozza meg február 24-én 2/1996. sz. határozatában döntött a Közgyűlés a Pénzügyi Ellenőrző Bizottság létrehozásáról. A bizottság három tagú, az elnök és egy tag az önkormányzat testületének tagja, a második tag a Budaörsi Görög Önkormányzat elnöke. A bizottság megalakítása után az SZMSZ nem került módosításra, átruházott feladatok nem kerültek meghatározásra. Az elnök feladatai az önkormányzat működésével kapcsolatban részben meghatározottak, ezek az önkormányzat munkájának szervezése, a döntések előkészítése, gondoskodás a végrehajtásról, bizottság összehívásának indítványozása. Feladatai között szerepel az is, hogy dönt a rá ruházott ügyekben, de nem került pontosításra, hogy milyen feladatok kerültek átruházásra. Az SZMSZ X. fejezetében határozza meg a közgyűlés az önkormányzat vagyonával, költségvetésével kapcsolatos feladatait. A 20. szerint a közgyűlés saját hatáskörében határozza meg az önkormányzat tulajdonával, vagyonával kapcsolatos feladatokat és dönt költségvetéséről, zárszámadásáról. Meghatározták a költségvetés főbb tartalmi összetevőit (bevételek, kiadások) melyekről a közgyűlés dönt, és annak módosítását. Nem került viszont meghatározásra, hogy milyen határidővel kerül a költségvetés a közgyűlés elé. Hiányzik a rendeletből, hogy mikor döntenek a tiszteletdíjak mértékéről, és a kiadások között melyek azok a tételek, amelyeket a költségvetés készítésénél kiemelten kezelnek. A szabályozás alapján megállapítható, hogy alapjában véve a hiányos törvényi előírások következtében a saját igényeiknek megfelelően döntöttek a költségvetésről, a zárszámadásról, tulajdonosi jogok gyakorlásáról. Az Önkormányzat legfőbb szerve a 15 fős közgyűlés. A Közgyűlés tagjai közül elnököt és két alelnököt választott. A közgyűlés egy bizottságot - Pénzügyi Ellenőrző Bizottság - hozott létre. Hivatali feladatait az önkormányzat egy fő megbízási szerződéssel foglalkoztatott munkaerővel látja el. Ezen kívül szintén megbízási szerződéssel egy fő szerkesztőségi titkárt alkalmaznak a Kafeneio című lap kiadási munkáinak bonyolítására.

4 Intézményt nem alapítottak, erre anyagi lehetőségeik nem voltak. 2. Az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége október 4-én az önkormányzat a Fővárosi Görög Önkormányzattal együtt elfogadta a főpolgármester által felajánlott épületrészt székhelynek, amely az V.ker. Vécsey u. 5. I. emeletén 378 M 2 összterületű helyiségekből áll. A Kincstári Vagyoni Igazgatóság és a Fővárosi Önkormányzat december 18-án megkötötte az adás-vételi szerződést az ingatlanra január 30-án a Fővárosi Önkormányzat mint átadó a Kincstári Vagyoni Igazgatóság képviselői és a Görög Országos Önkormányzat valamint a Fővárosi Görög Önkormányzat képviselői mint átvevők jelenlétében a birtokbevételi eljárást megkezdték. Jegyzőkönyvben rögzítették a birtokbavétel tényét, a műszaki paramétereket, és azt, hogy a Magyar Állam tulajdonjoga és a Kincstári Vagyoni Igazgatóság kezelői joga az ingatlan nyilvántartásba "vétel" jogcímén bejegyeztessék. Az ingatlan felújítása még nem fejeződött be, így tényleges használatbavétel és a KVI-vel ingatlan használatát szabályozó szerződés megkötése még nem történt meg. A leírtak miatt az Önkormányzat elhelyezése jelenleg átmeneti. A Fővárosi Görög Kisebbségi önkormányzat a Főpolgármesteri Hivatal (V. Városház u ) épületében kapott egy helyiséget, és ők fogadták be az Országos Önkormányzatot. Itt került elhelyezésre a 3 db számítógép (nyomtatóval) és a két darab fénymásoló, ami az Országos önkormányzat tulajdona, részben a működtetéshez részben a lapkiadáshoz kapcsolódóan. Az évi LXXVII. törvény 63. (4) bekezdésében az "önkormányzat működési költségei biztosítására" egyszeri vagyonjuttatásként 15 millió forintot állapított meg a Görög Országos Önkormányzat részére. Az ÁPV Rt a fenti rendelet végrehajtásaként MOL részvényt ajánlott fel az önkormányzat számára. A közgyűlés szeptember 28-i ülésén foglalkozott először a vagyonjuttatásként felmerült MOL részvények kérdésével 14/1996. (IX.28.)sz. határozatában az elnököt felkéri, hogy tisztázó megbeszéléseket folytasson. A vagyonátadás kérdésében a döntést az önkormányzat testülete a következő ülésére

5 halasztotta. 19/1996. (XII.27.) sz. határozatában a döntést újra elhalasztja az önkormányzat testülete. A vagyonjuttatást az önkormányzat az ÁPV Rt-vel január 24-én megkötött megállapodás alapján forint árfolyamértékű, forint névértékű MOL részvényben kapta meg. 23/1997. (II.1.) sz. határozatában a Görög Országos Önkormányzat egyhangú szavazással úgy dönt, hogy a számára vagyonjuttatásként biztosított MOL részvényeket a New York Bróker cégnél helyezi letétbe. Az elhelyezés március 4. dátummal megtörtént, a sz. letéti szerződés alapján. A gazdálkodás bonyolítására ezen belül a titkársági feladatok és pénztárosi teendők ellátására megbízási szerződéssel alkalmaznak egy személyt augusztus 7-én megbízási szerződést kötöttek egy Kftvel, amely szerződés szerint a Kft készíti el a naplófőkönyvet és a mérleget, ellátja az adókkal kapcsolatos teendőket és a munkaügyi feladatokat. Az önkormányzat az ellenőrzés számára a következő szabályzatokat mutatta be: ˇ pénzgazdálkodási szabályzat ˇ házipénztár pénzkezelési szabályzata ˇ leltározási szabályzat ˇ bizonylati szabályzat Számviteli politikájukat hiányosan alakították ki, így a számvitel rendjéről, a kötelező analitikus nyilvántartások köréről, elszámolások rendjéről nem rendelkeztek. A pénzkezelési szabályzatban rendelkeznek a készpénz kezelésével kapcsolatos kötelező teendőkről, a pénztáros anyagi felelősségéről, a pénztár ellenőrzéséről. Nem került viszont meghatározásra, hogy milyen összegű lehet a zárópénzkészlet, hiányzik a pénztár elhelyezésének meghatározása, a pénz őrzésének módja. A leltározási szabályzat nagyon általános. Nem került meghatározásra, hogy pontosan milyen eszközökről készül analitikus nyilvántartás. Nem rendelkeztek a leltár kiértékeléséről, az eltérések rendezésének módjáról, a felelősség megállapításáról és arról, hogy kik végzik a leltározást. A bizonylati szabályzat szintén csak általánosan fogalmazza meg a bizonylatok alaki és tartalmi kellékeit, azok megőrzésének rendjét. Nem rendelkezik a szigorú nyomtatványokról (bizonylatokról) sem. A Görög Országos Önkormányzat testülete 9/1996. (VI.29.) sz.

6 határozatában fogadta el a Görög Országos Önkormányzat Pénzgazdálkodási Szabályzatát. Ebben rendelkeznek a banki aláírás jogáról. Utalványozási joggal az Elnököt ruházzák fel korlátlan mértékben, távollétében a "KAFENEIO" nevű alszámláról az azonos nevű folyóirat főszerkesztője forint értékhatárig utalványozhat.kötelezettségvállalásról nem történt döntés, a gyakorlatban az elnök vállal kötelezettséget. Az önkormányzat vállalkozási tevékenységet nem végez, vállalkozásban nem vesz részt. 3. A beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása Az önkormányzat a pénzügyi folyamatok számviteli regisztrálására az egyszeres könyvvitelt választotta, amelyre a jogszabályi előírások alapján lehetősége van. A feladat ellátására a korábban említett Kft-vel kötött szerződést évi beszámolási kötelezettségének az önkormányzat eleget tett. Egyszerűsített mérlegét elkészítette. Az eszközök év végi leltározásának megtörténtét nem rögzítették, de a mérlegtételek az ellenőrzés megállapítása szerint a valóságnak megfelelnek évi beszámolóját elkészítette, zárszámadását a testület február 24-én tárgyalta. 1/1996. (II.24.) sz. határozatával elfogadta. Ezzel eleget tettek az SZMSZ-ben megfogalmazott követelménynek, amely szerint a zárszámadást az elnök a költségvetési évet követő három hónapon belül köteles a közgyűlés elé terjeszteni, valamint az, hogy a zárszámadás elfogadásáról a közgyűlés dönt és dönt a pénzmaradvány felhasználásáról is. (a pénzmaradvány felhasználásáról az évi költségvetés elfogadásakor döntött a testület) Az évi bevételeit az 1.sz. melléklet tartalmazza. A pályázatok útján elnyert pénzeszközök az év utolsó negyedében realizálódtak, ez okozza, hogy elköltésükre nem kerülhetett sor, így az évet jelentős pénzmaradvánnyal kezdik. A kiadásokat a 2.sz. mellékletben mutatjuk be. A zárszámadásban a kiadásokat kiadásnemenként is részletezik, így a testület pontos tájékoztatást kap a feladatokon megjelenő költségek összetételéről is, a támogatások pedig részletezve is felsorolásra kerülnek a támogatott megnevezésével és az összeggel június 29-i ülésén fogadta el a Görög Országos Önkormányzat évi költségvetését.a költségvetés elfogadásakor már ismert támogatásokat és a pénzmaradványt

7 figyelembe véve határozott költségvetéséről. Mivel 1995-ben a pályázat útján elnyert támogatása jelentős része november és december hónapban realizálódott, így pénzmaradványa magasabb, mint az évben tervezett tárgyévi bevételei. Tervezett bevételek: ezer Ft megoszlás % évi pénzmaradvány ,5 % évi támogatás ,2 % Tervezett pályázati összegek ,3 % Összesen: ,0 % A közgyűlés a kiadások között részletesen csak a működés költségeiről döntött, a tiszteletdíjakat az előző évben meghatározottak szerint tervezték. Hiányosság, hogy a támogatások tervezése során nem rögzítették a célokat és a támogatott kört. Az oktatásra, lapkiadásra és antológiára tervezett pénzeszközök nem kerültek megbontásra, mert felhasználhatóságuk a tervezéskor még nem ismert. Az önkormányzat az évi feladatai ellátására az előző évi pénzmaradvánnyal (37,0 %), a költségvetési támogatással (20,3 %), pályázatok útján elnyert pénzeszközökkel (40,8 %), a Kafeneio című lap előfizetési díjával (0,5 %), bankkamattal (0,7 %), valamint nyári táborozás és támogatás visszafizetéséből (0,7 %) származó bevétellel rendelkezett. A költségvetésben nem tervezett bevételek felhasználásáról az önkormányzat testülete minden esetben határozatban döntött. A tárgyévi bevételeket tekintve a költségvetési támogatás ban a bevételek közel egyharmadát jelentette csak az önkormányzat számára. A költségvetési támogatás februártól kezdődően havonta jelent meg az önkormányzat számláján.a közalapítvány pályázati összege áprilistól kezdődően szintén havi bontásban került utalásra. Ezek alapján a kiadások folyamatos finanszírozása biztosított volt. A rendelkezésre álló forrásokból megoldásra kerülő feladatok: az önkormányzat működtetése, a Kafeneio című lap kiadása, oktatás, antológia és könyvkiadás. Az évi összkiadás teljesítése 92,4%-os. Az összkiadáson belül a működés-fenntartási kiadások 4,7%-kal meghaladják, míg a támogatások 3,1%-kal, az egyéb kiadások 17,6%-kal elmaradtak az eredeti előirányzattól. Minimális túllépés tapasztalható a tiiszteletdíjak és a titkársági feladatok tekintetében, jelentősebb megtakarítás keletkezett a dologi kiadásoknál. A feladatokon tervezett felhasználásokat vizsgálva megállapítható, hogy az 1995-ben elnyert pályázati pénzek

8 kerültek nagyrészt felhasználásra 1996-ban, ismét az év végén érkeztek a pályázati pénzek. Az oktatási feladaton iskolás korú gyermekek számára görög nyelv és ennek keretében honismereti - történelmi ismeretek tanítását oldják meg az ország területén az igényeknek megfelelően. A felhasznált ezer forintból jelentős tétel a kifizetett megbízási díj, az oktatáshoz igénybevett helyiségek bérleti díja valamint a szervezett kirándulások, nyári nyelvi tábor költsége. A Kafeneio című lap kiadásával kapcsolatban nagy összegű megbízási díjak mellett jelentősek a nyomdai költségek is. A felhalmozási kiadások között 2 db számítógépet, nyomtatókat és fénymásolót szereztek be ban az önkormányzat jelentős összeget fektetett számítógépek, irodatechnikai eszközök beszerzésére. Az ellenőrzés során bemutatták a különböző árajánlatokat, melyek alapján a számukra legkedvezőbbeket választották ki. A számitástechnikai eszközök egy részét - melyek továbbra is tulajdonukban maradtak - használatra átadták a helyi kisebbségi önkormányzatoknak február 1-én az évi zárszámadással egy időben tárgyalta az önkormányzat az évi költségvetését. Az évi számok ismeretében, a pénzmaradvány átcsoportosításával és az évi költségvetési támogatással számolva alakította ki feladatai előirányzatát. Ennek megfelelően a ezer forint maradvánnyal számolva és a ezer forint költségvetési támogatással bevételeit ezer forintban határozta meg. A pénzmaradványt a feladatoknak megfelelően a szükségletek szerint vették figyelembe a tervben. Így az oktatási feladaton tervezett, de az irodabútor beszerzést is tartalmazó pályázati összeg előző évi maradványa is átcsoportosításra került évi tervezett kiadások: Működésre eft Támogatásra eft Kafeneio 795 eft Oktatás 793 eft Könyvkiadás eft Tartalék eft A TB járulék fizetési kötelezettség (tiszteletdíjak) közel 1,5 millió forintos többletkiadást jelent azok mértékének változatlansága mellett. Az önkormányzat az egyszeres könyvvezetést választotta. Bizonylati szabályzata nagy vonalú, az analitikus nyilvántartások köre nem került meghatározásra.

9 A tételes ellenőrzés alapján a következő megállapításokat rögzíthetjük: A kifizetésre kerülő alapdokumentumokat az önkormányzat elnöke kézjegyével ellátta, tehát utalványozási kötelezettségének eleget tett. A bizonylatok rendszerezése azonban az ellenőrzést nagy mértékben nehezíti. Ennek oka, hogy az alapdokumentumok nem a kiadási pénztárbizonylathoz illetve átutalási megbízáshoz vannak csatolva, hanem a feladatok megoszlása szerint kerülnek rendszerezésre. Ez a rendszer elősegíti a céljellegű összegekkel való elszámolást, de az ellenőrizhetőség követelményeinek nem felel meg. A Görög Országos Önkormányzat február 24-én hozott határozatot a Pénzügyi Ellenőrzési Bizottság megalakításáról. A bizottság feladat és hatáskörét nem határozta meg. A bizottság munkájának írásos dokumentumával első ízben az év értékelésénél találkozunk január 31-én kelt jegyzőkönyve szerint a bizottság az önkormányzat évi bevételeit és kiadásait vizsgálta. Megállapította, hogy a pénz felhasználása a Közgyűlés határozatainak megfelelően történt. Értékeli az évi előirányzatoktól való eltérés okait, megállapítja, hogy a többletkiadásokra megfelelő fedezet állt rendelkezésre. A számlákat, átutalási megbízásokat vizsgálva rendben levőnek tartotta és a házipénztári pénzkezelésben sem talál kifogásolni valót. A közgyűlés az évi zárszámadást a bizottság beszámolójával együtt fogadta el. Egyéb, a bizottság munkáját alátámasztó dokumentummal az ellenőrzés nem találkozott. II. Összegző megállapítások, következtetések A Görög Országos Önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában a működési rendjét szabályozta, ellenben az időközben létrehozott bizottság feladatairól nem rendelkezett. A székház felújítása még folyamatban van, az átmeneti elhelyezés a Fővárosi Kisebbségi Görög Önkormányzat által megoldott. A vagyonjuttatás megtörtént, a MOL Rt részvényeket letétbe helyezték. A számviteli folyamatok regisztrálására az egyszeres könyvvezetést választották, a gazdálkodással kapcsolatos feladat ellátására egy Kft-vel szerződtek, hivatalt nem alapítottak.

10 A gazdálkodás részterületeire vonatkozó szabályzataik hiányosak ugyanez elmondható számviteli politikájukra is. A még meglévő hibák, hiányosságok ellenére a korábbi vizsgálat óta eltelt időszakban a működés szervezettsége, szabályozottsága lényegesen javult. III. Javaslatok Az önkormányzat a jelentést soron következő ülésén tárgyalja meg, az alábbi javaslatainkra tegyen intézkedéseket: 1. A működéssel, az operatív gazdálkodással összefüggő szabályzatokat aktualizálják, a hiányosságokat pótolják, annak érdekében, hogy azok a mindenkori jogszabályi előírásoknak, a működés sajátosságainak egyaránt megfelelnek. (Pl. SZMSZ, leltározási. selejtezési, bizonylati szabályzat, a gazdálkodási jogkörök gyakorlása). 2. Szervezzék meg az ellenőrzési rendszerüket, s biztosítsák annak a belső szabályozottságnak megfelelő hatékony működését. 3. A számviteli bizonylatok feleljenek meg a többször módosított évi XVIII. tv. 85. /1/ bekezdésében foglalt alaki és tartalmi követelményeknek.