I. sz. TÁJÉKOZTATÓ. Kiállítók és kivitelezık részére

Átírás

1 1 I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Kiállítók és kivitelezık részére Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük, rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat győjtöttük össze. ÁRUSZÁLLÍTÁSSAL KAPCSOLATOS BEHAJTÁSI INFORMÁCIÓKAT ÉS A STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓRÓL SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÓT KÜLÖN CSATOLJUK. Tartalomjegyzék 1. Kiállítói regisztráció, Fıpénztár Közérdekő telefonszámok Rendezvénnyel kapcsolatos információk Parkolás Standdal kapcsolatos információk.5 6. Kóstoltatás, Catering 7 7. Biztosítás, Vagyonvédelem.7 8. Szállítmányozás Rakodás Vámkezelés.8 9. Sajtóinformáció.9

2 2 1. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ A Kiállítói Regisztrációhoz, illetve az építés megkezdéséhez az alábbi feltételek szükségesek: A területbérleti díj összegének befizetése standépítési tervdokumentáció leadása, engedélyezése (nem HUNGEXPO-val épített standok esetén, lásd 5. pont) standépítıi kaució befizetése (nem HUNGEXPO-val épített standok esetén) Ezek rendezése után a K épület aulájában lévı Kiállítói Regisztrációban vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépıket, az építési és üzemelési idıszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FİPÉNZTÁR NYITVA TARTÁSA a K épület aulájában a Ligno Novum kiállítói számára: Építési idıszakban : március 30-április Üzemelési idıszakban: április Bontási idıszakban: április A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idı alatt a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt eljuttatják a kiállítók részére, melyet a kiállítás zárásáig be kell fizetni. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges Árukiszállítási engedélyt. 2. Elérhetıségeink a Ligno Novum építése, üzemelése során: Név: Tel: Kiállítási igazgató: Nagy Timea (X-Meditor Kft.) 30/ Szervezı Szabó Jázmin (Hungexpo részérıl) 30/ Winkler Ákos (X-Meditor Kft.) 30/ Tőzeset bejelentése 1/ Rendészeti Ügyelet 1/ Szervezeti egység Telefon Fax Helye Vásárinformáció K épület aula Kiállítói regisztráció Fıpénztár K. épület Számlázás K. épület Elsısegélynyújtó ügyelet épület Sajtó 06-30/ K épület I. emelet I. Fogadó (csak üzemelés alatt) Schenker Kft / / C pavilon HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma:

3 3. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK Pavilon nyitva tartása 3 Megjegyzés Építési idı C pavilon március március A, F, G március pavilon, szab.ter. 30. március B, D pav. március Ligno Novum március Összes április építés befejezése terület standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési idı április április kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása értékek, kis terjedelmő kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjármővei órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. Bontási idı Összes a rendezvény koordinációs munkatárs részére április terület a terület átadása eredeti állapotban Nyitva tartás látogatók részére: április 2-5. szerda-szombat április 6., vasárnap Április 2, 3, 4 szakmai napok, melyeken csak szakmai látogatók tekinthetik meg (szakmai belépıjeggyel vagy szakmai meghívóval) a kiállításokat. A regisztráció kötelezı. Április 5 és 6. közönség napok, melyeken a kiállítások közönségnapi belépıvel és közönségnapi meghívóval látogathatók. Rendezvény helyszíne: HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont Construma és Kert: A, C, F pavilon és szabadterületek Reneo: D pavilon OTTHONDesign: F, G pavilon és szabadterület Ligno Novum: B pavilon és szabadterület Személybejárat: építési, bontási idıszak: II. kapu Üzemelési idıszak: I., II., III. kapu

4 4 A rendezvényekre vásárolható belépıjegyek, parkolójegyek és katalógusok: Belépıjegy fajtája Helyszínen vásárolva On-line ára Ft-ban Szakmai belépıjegy (április 2-4.) 3900,- 3500,- Közönségnapi belépıjegy (április 5.) 2300,- 1800,- Vasárnapi belépıjegy (április 6.) 1500,- 1200,- Kedvezményes jegy (diák/nyugdíjas április ,- 6.) Kıbányai jegy (április 2-6.) 500,- Csoportos diákjegy (10 fı felett) 1300,- Családi jegy (2 felnıtt+2 fı 14 év alatti 4500,- gyermek április 5-6.) Parkoló bérlet csak üzemelés alatt 3000,- Vezeték nélküli hálózat és kommunikációs szolgáltatás A HUNGEXPO Zrt. fenntartja a Compoffice-R Kft., RentIT.hu számára a kizárólagos jogot koncesszióhoz nem kötött vezeték nélküli (pl. Wi-Fi, IEEE a/b/g/n, WiMax, stb.) internet alapú kommunikációs szolgáltatás és hálózat üzemeltetéséhez. A standokon saját WiFi router / Ap használata, - a több ilyen eszköz együttes, és nem összehangolt használata során fellépı rádiós interferencia problémák miatt -, abban az esetben engedélyezett, ha a kihelyezendı saját WiFi AP a standon kiállított eszközök / gépek mőködésének szerves részét képezi. Ebben az esetben mindenképpen szükséges egyeztetni a használni kívánt frekvenciákat a Hungexpoval vagy a Hungexpo IT szolgáltatójával. Az egyeztetés nélkül kihelyezett WiFi és rádiós eszközök használata nem megengedett, az ilyen eszközöket a Hungexpo jogosult eltávolíttatni vagy kikapcsoltatni. Területnagyság után járó ingyenes kiállítói bérlet: 6-15 m2 4 db m2 6 db m2 8 db m2 10 db m2 15 db 151 m2 felett 20 db Az építési idıszakban a kiállítók fizetési kötelezettségeik rendezése után a Kiállítói Regisztrációban (K épület Aula) vehetik át a négyzetméter után járó kiállítói belépıket a többi információs dokumentummal együtt. SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonban service standot üzemeltetünk. Itt lehetıség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetıséget biztosítunk.

5 4. PARKOLÁS 5 A kiállítók az üzemelés alatt az A B és C parkolót vehetik igénybe, ehhez a vonalkódos bérletek a Fıpénztárban ( K épületben) kaphatók 3.000,- Ft/db áron. Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a szélvédıre ragasztandó matricák mellé vonalkóddal ellátott kártyát is kapnak, melyet a parkolóból való kihajtásnál le kell olvastatni. A vonalkódos kártya hiányában a sorompó nem nyílik fel. Kérjük, hogy a vonalkódos kártyát a kihajtásnál feltétlenül vigyék magukkal, mert azt pótolni nem áll módunkban. Ennek hiányában a Fogadó Csarnokokban lévı pénztárakban 1.200,- Ft-os napi díjas áron zsetont lehet vásárolni. Az építési és bontási idıszakban az idıszakra érvényes belépıvel rendelkezı kiállítók, kivitelezık az A, B és C parkolót díjmentesen vehetik igénybe. A parkolási szabályt be nem tartó gépjármőveket a Hungexpo Zrt. a tulajdonos költségére és veszélyére elszállíttatja. 5. STANDDAL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK STANDÉPÍTÉS Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a területre csak érvényes építési-bontási belépıvel lehet belépni, az építést is csak ezekkel a belépıkkel kezdhetik meg. A belépıket a kiállítói regisztrációban vehetik át, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket a oldalon megtalálható Általános Üzemeltetési és Mőködési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó elıírások betartására. A Standépítési tervdokumentációs ív is innen tölthetı le. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy az A, B, C, D, F és G pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérı. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. SZÁMLÁK RENDEZÉSE Az építést csak a helydíj teljes befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy helydíj összegét eddig az idıpontig szíveskedjenek rendezni! A rendezvény alatt a Hungexpo elkészíti a megrendelt szolgáltatásokról a számlát, melynek összegét a rendezvény zárásáig tudják kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Fıpénztárban (K épület), illetve átutalással. A Hungexpo fıpénztárban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idı kezdetéig számlánkra, az átutalást bankszámla kivonattal vagy terhelési értesítıvel kérjük igazolni a Kiállítói Regisztrációnál. TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. Standépítési tervet minden kiállítónak le kell adnia, akinek a standját nem a HUNGEXPO kivitelezi. A terveket a rendezvény építése elıtt 2 héttel kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezetı és a Tőz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidın túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja az egyszerő és egyedi standok esetén: Ft +ÁFA

6 6 Az elbíráláshoz a Standépítési tervdokumentáció címő nyomtatványt kell kiállítani és csatolni a megfelelı mellékleteket (lsd. a nyomtatványon) Letölthetı: A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármő vagy konténer elhelyezésekor nyilatkozat megküldése mellett egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz), minden más esetben tervdokumentáció benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén illetve 3 métert meghaladó standmagasság esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát. Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, elızetes engedély alapján a kiállítással összefüggı reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthetı. A függesztési kérelem megrendelı ívet és a megértést segítı vázlatrajzot legkésıbb 21 nappal a rendezvény építése elıtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezınek, letölthetı: Figyelem! A tetıszerkezet megóvásának érdekében a függesztési munkálatokra a HUNGEXPO kizárólagossággal rendelkezik. Az engedély nélküli függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelıs vezetıje a bérelt területet a pavilonban a terület felügyelı munkatárstól veheti át. TAKARÍTÁS A pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési idıszakban hangosított mősort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett mősortervet a szervezık részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dba értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dba értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti. STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény idıszaka alatt köteles távozás elıtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levı elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közmőalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebbıl eredıen a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkezı esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelısség. Éjszakai áramellátást igénylı készülékek (pl. hőtı) részére a fıkapcsoló elıtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges.

7 7 6. KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévı jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy október 1-tıl a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekrıl bıvebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10. Tel: , , Fax: , 10kerulet@fovaros.antsz.hu Felhívjuk figyelmüket, hogy Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint elıállításának engedélyezésérıl, illetve bejelentésérıl szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: Budapest, Lehet út Tel: , Fax: , Honlap: CATERING KIZÁRÓLAGOSSÁG A Hungexpo Zrt. a CATERING (stand és parti service, vendéglátás) szolgáltatásokra kizárólagos megállapodással rendelkezik. Catering szolgáltatással kapcsolatban kérjük, keressék Réti Judit szervezı és F&B managert. reti.judit@hungexpo.hu, 36-1/ BIZTOSÍTÁS Kiállítók felelısségbiztosítása A kiállítóknak kötelezı megkötni. A kiállítói felelısségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, ,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelısségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlı kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkezı károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthetı (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendı eljárás: a káreseményt követıen a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell ırizni, lehetıség szerint az eseményekrıl, helyszínrıl fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedı kötelesek a káreseményrıl jegyzıkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelısségét egyértelmően elismeri, a kárt szenvedı pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelısmunkatársát ( ), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történı bejelentésérıl és a további teendık koordinálásáról.

8 8 Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetıséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerzıdés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkezı, a kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépı veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése Ft, mely a kártérítés összegébıl levonásra kerül. A biztosítás díját legkésıbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthetı a kiállítás vagyonbiztosítási adatlap kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követıen a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselıje koordinálja. A képviselı elérhetıségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/ telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/ telefonszámon a biztosítási képviselınél; Buró Mariannál, és egyidejőleg a Rendezvény szervezıjénél a as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási idın kívüli általános ırzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti idıben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-tıl rendelt ırszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak ırzésérıl a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak ırzése, illetve ıriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történı ırzés esetén az ırzési tervet a kiállítás megnyitása elıtt minimum 48 órával a szervezın keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az ırszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhetı. Fegyveres, illetve kutyás ır alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás elıtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen elıforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek ırzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelı rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak és nem a kiállítási standok védelmét szolgálják. Mőszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ. 8. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet. (Ez alól kivételt képeznek a kiállító saját árujára vonatkozóan a tulajdonában lévı hátsó emelıfalas, illetve KCR-s gépjármővek.)

9 9 VÁM Külföldi eredető, vámelıjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat csak a II. sz. kapun keresztül lehet beszállítani. Itt található a C pavilonban a Schenker Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhetı. Az áru érkezése elıtt kérjük, minimum 4 nappal vegyék fel a kapcsolatot a Schenker Kft-vel a szükséges okmányok beszerzése/egyeztetése érdekében! A Schenker Kft. kapcsolat: schenker.expo@schenker.hu Kovács Zoltán tel: Toldi Miklós tel: Sas Géza tel: SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklıdésére. Egyidejőleg lehetıséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense: Pákozdi József (tel: 06-30/ ) Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elısegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezıihez. Köszönjük együttmőködésüket!