I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Kiállítók és kivitelezők részére

Átírás

1 1 I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Kiállítók és kivitelezők részére Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. ÁRUSZÁLLÍTÁSSAL KAPCSOLATOS BEHAJTÁSI INFORMÁCIÓKAT ÉS A STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓRÓL SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÓT KÜLÖN CSATOLJUK. Tartalomjegyzék 1. Kiállítói regisztráció, Főpénztár Közérdekű telefonszámok Rendezvénnyel kapcsolatos információk Parkolás Standdal kapcsolatos információk.5 6. Kóstoltatás, Catering Biztosítás, Vagyonvédelem.7 8. Szállítmányozás Rakodás Vámkezelés.8

2 2 1. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ A Kiállítói Regisztrációhoz, illetve az építés megkezdéséhez az alábbi feltételek szükségesek: induló marketing csomag és helydíj 100%-nak befizetése az előlegbekért szolgáltatások teljes befizetése standépítési tervdokumentáció leadása, engedélyezése (lásd 5. pont) nem Hungexpo által épített standok esetén, standépítői kaució befizetése Ezek rendezése után a K épület aulájában lévő Kiállítói Regisztrációban vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FŐPÉNZTÁR NYITVA TARTÁSA a K épület aulájában: Építési időszakban: január január 24. vasárnap ZÁRVA!!!! január Üzemelési időszakban: január Bontási időszakban: január 31- február A végszámlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt eljuttatják a kiállítók részére, melyet a kiállítás zárásáig be kell fizetni. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges "Árukiszállítási engedélyt". 2. KÖZÉRDEKŰ TELEFONSZÁMOK Név: Tel: Kiállítási igazgató: Szilvási Krisztina , 30/ Értékesítési manager: Pál Tünde Márki Enikő , 30/ , 30/ Marketing manager: Totth Fruzsina , 30-/ Kiállítás szervezők: AgromashExpo, AgrárgépShow G, D pavilon Posztós Mária , 30/ G pavilon Vörös János , 30/ A, B, 16-os pavilon Pripkó Mária , 30/ F pavilon Veres Csaba , 30/ C, szabad terület Catanzáró Nóra , 30/ Magyar Kert, Szőlészet és Pincészet 17., 18. pavilon Szabó Jázmin , 30/ Program szervezés Barabás Andrea , 30/ Tűzeset bejelentése Rendészeti Ügyelet Szervezeti egység Telefon Fax Helye Vásárinformáció K épület aula Kiállítói regisztráció Főpénztár K. épület Számlázás K. épület Elsősegélynyújtó ügyelet épület Sajtó 06-30/ K épület I. emelet I. Fogadó Schenker Kft. C pavilon 1. emelet Győri Dénes Kádár Melinda +36 (30) (30) (1)

3 3 HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilonok nyitva tartása Dátum Időpont Megjegyzés- Építési idő A és G pavilonban csak a Passzázs felőli január 22. péntek kiállítók! lsd. mellékelt térkép C és B pavilonban csak a mellékelt térképen jelölt kiállítók! A többi pavilonban nincs építés!!! január 23. szombat Összes pavilon: A,B,C,D,F,G,16,17,18 január 24. vasárnap ZÁRVA!!! (Amennyiben hivatalos építési időn kívül szükségük lenne előépítésre, kérjük, hogy jelezzék felénk min. 24 órával előbb. Előépítést 9.000,- Ft +ÁFA / óra áron tudunk biztosítani kiállítóinknak.) január összes pavilon, szabadterület január építés befejezése standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési idő január január kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 18 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. Bontási idő január a rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban február február Nyitva tartás látogatók részére: január óráig január óráig Rendezvény helyszíne: HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont AgromashExpo, AgrárgépShow: A, B, C, D, G, F, 16 pavilon Magyar Kert, Szőlészet és Pincészet: pavilon Személybejárat: építési, bontási időszak: K épület, II. kapu Üzemelési időszak: I., II., III. kapu A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek és katalógusok: Belépőjegy fajtája Helyszínen vásárolva ára Ft-ban Állandó kiállítói belépő 4000,- Napi belépőjegy 3900,- Kedvezményes jegy 1200,- Kőbányai jegy 500,- Csoportos diák/fő (15 fő felett) 500,- Parkoló bérlet csak üzemelés alatt 4500,-

4 4 Területnagyság után járó ingyenes kiállítói bérlet főkiállítók részére: 9-12 m 2 4 db m 2 30 db m 2 6 db m 2 35 db m 2 8 db m 2 40 db m 2 10 db m 2 45 db m 2 15 db m 2 50 db m 2 20 db m 2 55 db m 2 25 db 1000 m 2 felett 60 db A főkiállítók részére 2 db parkoló bérlet, kiállítói belépőnként 1db WIFI kód jár. A bejelentett társkiállítónak 1 db kiállítói belépő, 1 db WIFI kód jár. Az építési időszakban (2016. január ) a kiállítók fizetési kötelezettségeik rendezése után a Kiállítói Regisztrációban (K épület Aula) vehetik át a belépőket a többi információs dokumentummal együtt. SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonokban service standot üzemeltetünk. Itt lehetőség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetőséget biztosítunk. 4. PARKOLÁS Automata sorompós be-, és kihajtás! A kiállítók az üzemelés alatt az A, B, C parkolót vehetik igénybe, ehhez a vonalkódos bérletek a Főpénztárban ( K épületben) kaphatók 4.500,- Ft/db áron. Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a szélvédőre ragasztandó matricák mellé vonalkóddal ellátott kártyát is kapnak, melyet a parkolóból való kihajtásnál le kell olvastatni. A vonalkódos kártya hiányában a sorompó nem nyílik fel. Kérjük, hogy a vonalkódos kártyát a kihajtásnál feltétlenül vigyék magukkal, mert azt pótolni nem áll módunkban. Ennek hiányában a Fogadó Csarnokokban lévő pénztárakban 1.800,- Ft-os napi díjas áron zsetont lehet vásárolni. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az A parkolót díjmentesen vehetik igénybe. A parkolási szabályt be nem tartó gépjárműveket a Hungexpo Zrt. a tulajdonos költségére és veszélyére elszállíttatja. 5. Kiállítói WIFI A kiállítók az induló marketing alapcsomag részeként kiállítói belépőnként egy eszközre érvényes, ingyenes WIFI (2/2 Mbit max sávszélesség) elérést kapnak a kiállítás idejére. A WIFI elérés a pavilonokban, az I. és III. fogadóban, valamint a passzázson használható. A WIFI kapcsolat létesítéséhez szükséges kódokat a kiállítói profiljukban találják, nem a Regisztrációnál adjuk át Önöknek. Kérjük, hogy a kódot nyomtassák ki és őrizzék meg. A standhoz kapott ingyenes WIFI elérés segítségével Önök egy időben egy eszközön vehetik igénybe a szolgáltatást. Az ily módon elérhető WIFI szolgáltatás kizárólag web böngészésre és letöltésre ad lehetőséget, korlátozott hálózati sebességgel. Felhívjuk figyelmüket, hogy ezen elérés műszakilag nem alkalmas magasabb szintű szolgáltatások elérésére, (pld VPN, FTP, video streaming), és file

5 5 megosztási valamint letöltő szolgáltatások használatára. Ezért ezekhez javasoljuk 10/10 Mbit/s vezetékes internet-kapcsolat megrendelését. A WIFI szolgáltatás minősége függ az Önök készülékének műszaki paramétereitől, az adott pavilonban tartózkodó látogatók számától, valamint a hálózat pillanatnyi terheltségétől. Kérjük, amennyiben a kiállítás során olyan internetes szolgáltatást vennének igénybe, amely az Önök sikeres megjelenésének és szereplésének szempontjából kritikus szerepet tölt be, (pld VPN, számlázás, webes értékesítés, webes bemutató, webes közvetítés), akkor semmiképpen ne hagyatkozzanak csupán a WIFI lehetőségre, hanem kérjék térítéses, de garantált vezetékes szolgáltatásainkat. Ennek elmulasztása esetén a vélt vagy valós károkért, elmaradt sikerért felelősséget nem áll módunkban vállalni. 6. STANDDAL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK STANDÉPÍTÉS FELHÍVJUK SZÍVES FIGYELMÜKET, HOGY A TERÜLETRE CSAK ÉRVÉNYES ÉPÍTÉSI- BONTÁSI BELÉPŐVEL LEHET BELÉPNI, AZ ÉPÍTÉST IS CSAK EZEKKEL A BELÉPŐKKEL KEZDHETIK MEG. A BELÉPŐKET A KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓBAN VEHETIK ÁT, SZÁMLÁIK RENDEZÉSE UTÁN, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket oldalon megtalálható Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására. A Standépítési tervdokumentációs ív is innen tölthető le. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni, hogy az A, B, C, D, F és G pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. SZÁMLÁK RENDEZÉSE Az építést csak a helydíj és az előlegbekért szolgáltatások teljes befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg befizetése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló ÁFA visszatérítésre jogosító előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére. Ezt a végszámlát a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve kérhetik előre átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben számláik végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál. TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. Standépítési tervet minden kiállítónak le kell adnia, akinek a standját nem a HUNGEXPO kivitelezi. A terveket a rendezvény építése előtt 2 héttel kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezető és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidőn túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja: Ft +ÁFA Az elbíráláshoz a "Standépítési tervdokumentáció" című nyomtatványt kell kiállítani és csatolni a megfelelő mellékleteket (lsd. a nyomtatványon) Letölthető: A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor a standépítési tervdokumentáció mellett egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz) benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén, illetve 3 métert meghaladó standmagasság esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát.

6 6 Az A,B,D,F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 21 nappal a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezőnek, mely innen letölthető: Figyelem! A tetőszerkezet megóvásának érdekében a függesztési munkálatokra a HUNGEXPO kizárólagossággal rendelkezik. Az engedély nélküli függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet a pavilonban a terület felügyelő munkatárstól veheti át. TAKARÍTÁS A pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dba értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dba értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti. STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges. 7. KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévő jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy október 1-től a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekről bővebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10. Tel: , , Fax: , 10kerulet@fovaros.antsz.hu Felhívjuk figyelmüket, hogy Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint előállításának engedélyezéséről, illetve bejelentéséről szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: Budapest, Lehet út Tel: , Fax: , Honlap: CATERING KIZÁRÓLAGOSSÁG A Hungexpo Zrt. a CATERING (stand és parti service, vendéglátás) szolgáltatásokra kizárólagos megállapodással rendelkezik. Catering szolgáltatással kapcsolatban kérjük, keressék Réti Judit szervező és F&B managert. reti.judit@hungexpo.hu, 36-1/

7 7 8. BIZTOSÍTÁS Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, ,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelősmunkatársát ( ), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthető a kiállítás vagyonbiztosítási adatlap kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/ telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/ telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény szervezőjénél a as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a szervezőn keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak és nem a kiállítási standok védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ.

8 8 9. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet. (Ez alól kivételt képeznek a kiállító saját árujára vonatkozóan a tulajdonában lévő hátsó emelőfalas, illetve KCR-s gépjárművek.) A bontásra rendelt logisztikai munkákat csak abban az esetben van módunk megkezdeni, ha a kiállítók már megkapták a terület elhagyási engedélyt. Külföldi eredetű, vámelőjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat, csak írásos előrejelzéssel és megbízással, minimum 4 munkanappal a HUNGEXPO lerakodást megelőzően érkeztetve, a lenti elérhetőségeken keresztül lehet: Schenker Kft. kapcsolat: schenker.expo@schenker.hu Győri Dénes denes.gyori@schenker.hu Kádár Melinda Bay Kálmán Földes Andrea melinda.kadar@schenker.hu kalman.bay@schenker.hu andrea.foldes@schenker.hu Kérjük, hogy az 5 tonnás vagy annál nagyobb targoncát illetve daruzást igénylő gépeket lehetőség szerint január 22-én illetve 23-án érkeztessék. Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezőihez. Köszönjük együttműködésüket!