KBM felhasználói kézikönyv KBM (TULAJDONOSI VÁLTOZAT) FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 1/13

Átírás

1 KBM (TULAJDONOSI VÁLTOZAT) FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 1/13

2 BEVEZETÉS... 3 A technológiáról... 3 A felhasználói kézikönyv célja, felépítése és tartalma... 3 BELÉPÉS A RENDSZERBE... 4 Bejelentkezés... 4 Elfelejtett jelszó... 4 Menüszalag... 4 Többablakos munkavégzés... 4 KILÉPÉS A RENDSZERBŐL... 5 KERESZTHIVATKOZÁS A BUDGET KÉZIKÖNYVRE... 5 KERESZTHIVATKOZÁS A KBM (HOLDING VÁLTOZAT) KÉZIKÖNYVRE... 5 TÖRZSADATOK... 5 Gazdasági társaság... 5 Gazdasági társaság csoportok... 5 Változások küldése... 5 Közlemények... 6 Adatszolgáltatási időszakok... 6 Publikált fájlok... 7 Kategorizálás... 8 Költségvetés csomagok... 8 BEÁLLÍTÁSOK... 9 Jogosultságok... 9 Jelszó változtatás ÜZLETI TERVEZÉS Tervek listája Kereszttáblás kimutatás Üzleti tervek összehasonlítása a forrásukkal További tervezési funkciók ÜZENŐFAL /13

3 BEVEZETÉS A KBM tervező programmal gazdasági társaságok üzleti tervezése felügyelhető, az erre épülő adatszolgáltatások elektronikusan fogadhatók a Budget rendszerekből. A technológiáról A program a legújabb Microsoft megoldásokat alkalmazva, a Microsoft Windows 7 SP1-től egészen a legújabb Microsoft Windows 10 operációs rendszerig kompatibilis, a legtöbb szervezetnél megszokott Microsoft szoftverkörnyezetben könnyedén és stabilan használható. A rendszer internetalapú, az Önkormányzat szerverére történő telepítést követően távolról is elérhető. Mindezt igen alaposan kidolgozott, sokrétű, maximális biztonsági védelmet nyújtó jogosultságkezelés támogatja. A jogosultsági rendszerben testre szabható: kinek van teljes joga a rendszerhez, ki kezelheti a felhasználókat, valamint szervezeti egységenként megadható az olvasási, szerkesztési jog. A legkorszerűbb, igen magas szintű programozási megoldásoknak köszönhetően a rendszer működési sebessége még lassú internetvonalakon is vetekszik a helyi alkalmazásokéval. Használata olyan gyors, mintha a teljes rendszer saját gépünkön működne, legyünk akár munkahelyen vagy otthon. A felhasználói kézikönyv célja, felépítése és tartalma Jelen dokumentum célja, hogy a szoftver használatához nyújtson segítséget a felhasználók számára kizárólag technikai-technológiai oldalról, azaz az üzleti tervezés tartalmi kérdéseire nem terjed ki. A kézikönyv felépítése és tartalma a következőképpen áll össze: elsőként a felhasználók kezelése rész kerül leírásra, ezt követően a szoftver azon felülete kerül bemutatásra, amely a szervezeti struktúra kialakítását, a tervező személyek és a tervező személyekhez rendelt üzleti tervek létrehozását hivatott tárgyalni. Ezek megismerését követően valamennyi funkció alkalmazása során minden menüben/fülön/ablakban magabiztosan tájékozódhat a felhasználó. Fontos megjegyezni, hogy a jelen dokumentumban a szoftver legfontosabb folyamatai kerültek dokumentálásra. A dokumentumban szereplő képek, információk példaként szerepelnek, nem valós adatok. 3/13

4 BELÉPÉS A RENDSZERBE Az Asztalon vagy a Start menüben (Start/Minden program/budget/budget) vagy a Gyorsindítóban elhelyezett ikonra klikkelve a Bejelentkezés ablak jelenik meg a képernyőn. Bejelentkezés A Bejelentkezés ablakon a tulajdonos vagy holding kiválasztását ( Kiszolgáló ), valamint a felhasználóhoz tartozó Bejelentkezési név és Jelszó páros megadását követően megjelenik a szoftver fő képernyője, ahol az Üzenőfal és az Üzleti tervek fül automatikusan megnyílik. Elfelejtett jelszó Amennyiben a jelszót öt alkalommal hibásan adják meg, a program a további kísérleteket letiltja, ezután az Elfelejtett jelszó gombra kattintva lehet új jelszót igényelni. Ekkor a rendszerben a felhasználóhoz megadott címre kerül kiküldésre egy új, véletlenszerűen generált jelszó. Első belépést követően ezt javasolt megváltoztatni (speciális karakterek, számok, kis- és nagybetű alkalmazása). Menüszalag A menüszalag (Ribbon), amely a Budget felhasználói felület felső részét képezi, az egyes funkciókat megvalósító menüpontokat az elvégzendő feladatok szerint csoportosítva kínálja fel, valamint biztosítja, hogy a leggyakrabban használt parancsok mindig könnyen elérhetők legyenek. Többablakos munkavégzés A menüszalag ikonjaira kattintva, az adott ikonhoz tartozó tartalom egy-egy új lapon jelenik meg a képernyő középső, legnagyobb részén. Az egymás után megnyitott lapok a menüszalag alatt, időrendben az elsőként megnyitottól indulva, balról jobbra haladva jelennek meg egymás mellett. A nyitott/aktív ablak neve melletti X az adott lap bezárására szolgál. Az egyes ablakokon azok nyitva tartása mellett párhuzamosan is dolgozhatunk. 4/13

5 KILÉPÉS A RENDSZERBŐL Az alkalmazás elindítását követően és a sikeres bejelentkezés után az ablak jobb felső sarkában található Lakat ikonra klikkelve a felhasználó kijelentkezik a rendszerből és a Bejelentkezés oldalra jut. Az ablak jobb felső sarkában található X-re kattintással szintén lehetőségünk van a kilépésre. Mivel e gomb megnyomása akár véletlenül is történhet, a rendszer egy figyelmeztető üzenetablakban kérdez rá: Biztos benne, hogy kilép a programból? Erre a kérdésre Igen-nel válaszolva a rendszer szabályosan kilépteti a felhasználót és lezárja a programot. KERESZTHIVATKOZÁS A BUDGET KÉZIKÖNYVRE Mivel mindkét szoftver ugyanarra a technológiára épül és jelentős átfedést mutat az üzleti tervezési, szerkesztési, ellenőrzési és egyéb folyamatokban, ezért jelen kézikönyv feltételezi a Budget kézikönyv ismeretét. KERESZTHIVATKOZÁS A KBM (HOLDING VÁLTOZAT) KÉZIKÖNYVRE A KBM rendszer kifejezetten a gazdasági társaságokat tulajdonló társaságok számára lett kifejlesztve, azonban elképzelhető, hogy ez a struktúra nem két szintű, azaz nem csak a tulajdonos (KBM rendszer) és az alá szervezett gazdasági társaságok (Budget rendszer) jelentik a hierarchiát. Ennek támogatása végett a legfelső szintű KBM rendszerben lehetőség van olyan gazdasági társaságok létrehozására, melyek KBM/holding -ként vannak megjelölve, illetve az alsóbb szintű társaságok ezen társaságok alá sorolhatók (jellemzően leányvállalatok). Az adatszolgáltatási folyamatok támogazása céljából ezen holding típusú társaságok kiszolgálója és alkalmazása egy, a KBM-hez nagyon hasonló megoldás, melyre az egyszerűség kedvéért holding típusú KBM -ként hivatkozunk. Mivel a tulajdonosi és a holding változat funkcionlitása jelentős átfedést mutat, ezért saját kézikönyve nem tartalmazza a közös funkciók leírását, így azokat ezen, a KBM-et leíró kézikönyből hivatkozza. TÖRZSADATOK Gazdasági társaság A Gazdasági társaság listában lehetséges a tulajdonos/holding által kezeld gazdasági társaságok listáját kezelni. Minden új gazdasági társaság inaktív állapotban jön létre, melyet a létrehozás és az adatok ellenőrzése után, a Módosít funkcióval lehet aktiválni. Az aktivált gazdasági társaságok úgynevezett kiszolgálói automatikusan létrejönnek. A Budget típusú társaságok kiszolgálóiba a Budget kliens alkalmazással, míg a KBM/holding jelölővel ellátott gazdasági társaságok kiszolgálóiba a KBM alkalmazással lehet belépni. Egy gazdasági társaság kiszolgáló azonosítója kizárólag az angol ABC kisbetűit, továbbá számokat és _ karaktert tartalmazhat, illetve nem kezdődhet számmal és legalább 3 karakter hosszúnak kell lennie. Gazdasági társaság csoportok A gazdasági társaságokat tetszőleges számú csoportba lehetséges szervezni, megkötés nélkül. Azaz egy gazdasági társaság egyszerre több csoportba is tartozhat. A KBM szoftver Üzenőfal szolgáltatásában, illetve az Üzleti tervek ablakon jelennek meg ezek a csoportok. Változások küldése Amennyiben a gazdasági társaságok módosítható alapadatai (pl: Teljes név, Rövid név, Nonprofit állapot, Struktúra típus) megváltozik, ezek a módosítások nem jelennek meg automatikusan az adott gazdasági társaság Budget 5/13

6 szoftverében. a Változások küldése gomb megnyomásával lehetséges ezeket a változásokat az összes módosított Budget rendszerbe elküldeni, mely jellemzően 1 percen belül megtörténik. Közlemények A Ribbonon a Közlemények gombra kattintva lehetőség van a korábban kiírt közlemények megtekintésére, illetve új közlemény kiírására. Az Új gombra kattintva lehetséges új közleményt kiírni. A közlemény szövegének írásakor javasolt a sorokat a Ctrl+Enter billentyűkombinációval több sorba tördelni, ezáltal a szöveg könnyebben lesz olvasható. Fontos korlát, hogy az Élesítés időpontja kizárólag későbbi lehet, mint a mindenkori időpont + 5 perc. Ennek oka hogy megakadályozzuk közlemények véletlen kiírását. A kiírt közlemények az értesítés időpontját követő percekben automatikusan megjelennek azokban Budget szoftverekben, ahol a KBM-beli gazdasági társaság nem inaktív. A közlemény szövegéről minden érintett (aktív fiókkal rendelkező) Budget felhasználó elektronikus levélben kap értesítést. Kizárólag azon gazdasági társaságok kapják meg a közleményeket, melyeknél a tulajdonos nem egy másik KBM/holding rendszer. Adatszolgáltatási időszakok A Ribbonon az Adatszolgáltatási időszakok gombra kattintva lehetőség van a korábban kiírt közlemények megtekintésére, illetve új közlemény kiírására. Az Új gombra kattintva lehetséges új időszakot kiírni. A szöveg írásakor javasolt a sorokat a Ctrl+Enter billentyűkombinációval több sorba tördelni, ezáltal a szöveg könnyebben lesz olvasható. 6/13

7 Fontos korlát, hogy az Élesítés időpontja kizárólag későbbi lehet, mint a mindenkori időpont + 5 perc. Ennek oka hogy megakadályozzuk közlemények véletlen kiírását. A kiírt adatszolgáltatási időszak az értesítés időpontját követő percekben automatikusan megjelenik azokban Budget szoftverekben, ahol a KBM-beli gazdasági társaság nem inaktív. A közlemény szövegéről minden érintett (aktív fiókkal rendelkező) Budget felhasználó elektronikus levélben kap értesítést. Kizárólag azon gazdasági társaságok kapják meg az adatszolgáltatási időszakokat, melyeknél a tulajdonos nem egy másik KBM/holding rendszer. Publikált fájlok Lehetőség van a KBM rendszerbe olyan dokumentumokat feltölteni, melyek a Budget Online felületen automatikusan megjelennek. Fontos tudni, hogy az így feltöltött fájlok az Interneten bárki számára elérhetővé válnak, ezért érzékeny, üzleti kritikus adatok megosztására nem alkalmaz ez a funkció. A fájloknak lehetséges érvényességi (kezdeti és záró) intervallumot megadni, így azok kizárólag az adott időintervallumon belül jelennek meg a Budget Online felületen. A Budget Online felületen a feltöltött fájlok így jelennek meg: 7/13

8 Kategorizálás Az üzleti terveket egy és pontosan egy típushoz, fázishoz vagy csomaghoz rendelhetjük: - a csomag egy általános csoportosítási szempont - a típus egy másik csoportosítási szempont, illetve a típus Publikus paramétere meghatározza, hogy az adott terv megjelenhet-e a Budget online felületen a betekintő felhasználók számára. - a fázis az adatszolgáltatási időszakok fázisát jelenti. Amennyiben egy üzleti terv egy adatszolgáltatási időszak során érkezik a KBM-be, automatikusan beállítódik a terven az adatszolgáltatási időszak fázisa. A kategóriák beállítása az Üzleti tervek ablakon történik: Költségvetés csomagok A rendszerben ún. költségvetési sorok vannak definiálva. Azonban ezek értelmezése évről évre, vagy akár társaságról társaságra változhat, ezért a költségvetési sorok meghatározása Költségvetési csomagok segítségével történik. Létrehozás, módosítás, törlés Költségvetési csomagokat a Ribbonon az Költségvetés gombcsoport Csomagok című gombjára kattintás után, a megjelenő Lista ablakon tudunk létrehozni, módosítani és törölni. Csomag szerkesztése A Csomagszerkesztő használatával lehetőség van meghatározni hogy egy költségvetés csomag sorai mely legfelső szintű sorokból származzon. Egy adott soron duplán kattintva megjelenik a legfelső szintű sorok listája, és itt lehetséges a költségvetés sor forrás sorait meghatározni. 8/13

9 Számítás A tervlista leszűrését és a költségvetési csomagok beállítását követően lehetőség van elvégezni a költségvetési számításokat. A Jelentés gombra kattintva meg kell adni, hogy az adott tervcsomagon melyik költségvetési csomag legyen értelmezve. A költségvetési csomag kiválasztása után elkészül a jelentés, mely a programon belül megnyílik. Az Excel export gomb ugyanazt a feladatot végzi el, azonban az eredmény Microsoft Excel formátumban jeleníti meg a program. A kapott költségvetés jelentésben - függetlenül a kiválasztott költségvetés csomaghoz rendelt sordefínicóktól - megjelenik a rendszerben tárolt összes költségvetési sor megnevezése, azonban természetesen csak ott jelenik meg konkrét adat, ahol az adott költségvetés csomagban található forrás sorokkal alátámasztott költségvetési sor definíció. A jelentésben a sorok értékét a leszűrt üzleti tervek lista összes üzleti tervéből számítja a program. Amennyiben egy költségvetési sor definícióban egynél több forrás sor lett feltüntetve, úgy az adott forrás sorokhoz tartozó értékek összeadódnak. BEÁLLÍTÁSOK Jogosultságok A Jogosultságok ablakhoz kizárólag admin joggal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá. Felhasználói fiók létrehozása Új felhasználó létrehozását az Új gomb megnyomásával tudjuk kezdeményezni. A megjelenő ablakban adjuk meg a felhasználó saját címét, valamint a felhasználó teljes nevét. A felhasználó majd erre az címére kapja meg a bejelentkezési nevet és jelszót, és a későbbiekben minden, felhasználói jogosultságot érintő beavatkozásról szóló értesítést. Felhasználói fiók beállításai Az Érvényesség kezdete és az Érvényesség vége mezőket abban az esetben használjuk, ha egy felhasználónak korlátozott ideig szeretnénk hozzáférést biztosítani a rendszerhez, vagy a hozzáférést szeretnénk megszüntetni. Ezen mezők üresen hagyásával a felhasználók hozzáférése nem korlátozott. Az érvényesség kezdete vagy vége cellára kattintás után a Del billentyű lenyomásával lehetséges egy már beállított dátumot törölni. A program tehát létrehoz egy új felhasználói fiókot, de a felhasználóhoz még nem rendeltünk szerepkört. A szerepkör felhasználóhoz való hozzárendelése nélkül a program az adott felhasználó számára nem elérhető. 9/13

10 Szerepkör hozzárendelése: a kívánt felhasználói fiók melletti Admin, Kontroller illetve Csak olvas jelölőt bepipálva lehetséges a felhasználót egy szerepkörhöz rendelni. A program által létrehozott és ben megküldött bejelentkezési nevet és jelszót célszerű úgy megváltoztatni, hogy az a felhasználó számára megjegyezhető; megfelelő védelmet nyújtóan egyedi és biztonságos legyen. Betekintő felhasználók A Budget Online felületen jelenleg a betekintő felhasználók tudnak bejelentkezni. A Jogosultságok ablak alsó részében van lehetőség ún. betekintő jogköröket létrehozni, illetve törölni. Minden betekintő jogkörnél meg kell adni a látható társaságok listáját. Egy, az adott jögkörbe tartozó felhasználó a Budget Online felületen kizárólag azon gazdasági társaságok üzleti terveit láthatják, melyek a jogkör ezen listájában szerepelnek. A betekintő jogkörök létrehozása és beállítása után a felső táblázatban ki kell jelölni egy felhasználót, az alsó táblázatban egy betekintő jogkört, majd a felső menüben található Betekintő jogkör megadása gomb megnyomásával a kijelölt felhasználó sorában megjelenik a kijelölt betekintő jogkör. Ezután az adott felhasználó megkezdheti a Budget Online felület használatát. Jelszó változtatás A jelszó változtatás menetével kapcsolatban a Budget kézikönyv az irányadó. ÜZLETI TERVEZÉS Tervek listája A KBM-be történő bejelentkezés után alapértelmezetten az Üzleti tervek ablak jelenik meg. Ezen a felületen lehetséges a Budget szoftverekből elektronikusan beérkezett (lezárt) üzleti tervek kezelése. Az ablak bal oldalán láthatók a nem inaktív gazdasági társaságok, illetve felettük a gazdasági társaság csoportok. Az ablak felső részén láthatóak a beérkezett illetve (másolat készítéssel) létrehozott üzleti tervek adatai. Beérkezésekor az üzleti terv tartalmazza a szervezet felépítését, valamint a kitöltött lapokat. 10/13

11 Az Tárgyév beviteli mezővel lehetséges az üzleti tervek listáját egy adott tárgyévre szűrni. A szűrő alapértelmezett értéke a program indulásakori aktuális dátum szerinti naptári év. Ezen kívül a korábbiakban leírt terv típus és terv csomag, továbbá a struktúra típus, terv állapot, fázis és nonprofit státusz szerint lehetséges szűrni az üzleti terveket. Lapok előnézete A tervlista ablak alsó részében látható a kijelölt üzleti terv legfelső szintű lapjainak listája fülekre bontva. Az előnézet kikapcsolható a Lapok előnézete jelölővel, illetve a program a következő induláskor a legutolsó állapot szerint fogja mutatni vagy elrejteni az előnézetet. Frissítés A lista frissítése a Frissítés gomb megnyomásával lehetséges ettől a gombtól függetlenül a lista 10 másodpercenként automatikusan frissül, így amennyiben egy felhasználó módosításokat eszközölt a terv listán az minden további felhasználónak megjelenik. Megnyitás Lásd: Budget kézikönyv Teljes másolat készítése Lásd: Budget kézikönyv Üres másolat készítése Funkciójában megegyezik a teljes másolat készítésével, viszont ebben az esetben a másolatban kizárólag a forrás terv struktúrája lesz meg, az adattartalom (sorok, értékek) üresen marad. Kereszttáblás kimutatás Az Üzleti tervek ablakon lehetőség van a szükséges szűrések beállítása után a leszűrt üzleti terv lista alapján ún. kereszttáblás kimutatást készíteni. A Kereszttáblás kimutatás gomb megnyomása után megjelenő ablak bal oldalán található a legfrissebb tervstruktúra szerinti összes lap, illetve azok sorai. Az ablak jobb oldalán található lista alapállapotban üres. A bal oldalról fogd és vidd módszerrel, az egér lenyomásával, húzásával és elengedéssel lehetséges tetszőleges számú adatsort áthúzni a jobb oldalra. A jobb oldalon található sorok fogják a kereszttáblás kimutatás oszlopait képezni. 11/13

12 A sorok kiválasztása és az OK gomb megnyomása után meg kell még adni azt, hogy az eredmény táblázat celláit a kiválasztott üzleti tervek és a kiválasztott adatsorok mely értékei reprezentálják. Az OK gomb megnyomása után megjelenik az elkészített táblázat: 12/13

13 Üzleti tervek összehasonlítása a forrásukkal Azon üzleti tervek, melyek egy másik üzleti tervből másolatként lettek létrehozva, összehasonlíthatók a forrásukkal. Az Üzleti tervek ablakon egy ilyen terv kiválasztása után elérhetővé válik az Összehasonlítás forrással gomb, melynek megnyomása után megjelenik a két üzleti terv közötti különbségek listája: - melyik szerezetben, melyik lapon, melyik sorban milyen változás történt, - esetleges lap törlés, létrehozás események További tervezési funkciók A még nem lezárt üzleti tervek (pl melyek egy beérkezett üzleti tervből másolat készítésével jöttek létre) szerkesztésével, illetve egyéb műveletekk kapcsolatban a Budget kézikönyv az irányadó. ÜZENŐFAL A KBM szoftveren keresztül a gazdasági társaságok felhasználói és tulajdonosa, illetve adott esetben a holding képes direkt módon kommunikálni. Az üzenőfal ablak bal oldalán láthatóak azon nem-inaktív gazdasági társaságok melyeknél a tulajdonos nem egy másik KBM/holding rendszer, továbbá ezek felett találhatók a gazdasági társaság csoportok. Ettől jobbra található a kiválasztott gazdasági társaságnak vagy csoportnak küldött üzenetek listája. Amennyiben gazdasági társaság van kijelölve, akkor az üzenet listában megjelennek a társaság felhasználó által küldött üzenetek is. Gazdasági társaság csoportok esetén a csoport tagjaitól érkező üzenetek a gazdasági társaságok saját üzenetlistáiban jelennek meg, a csoport üzenetei között nem. A KBM rendszer nem képes üzeneteket küldeni a holdingok leányvállalatai részére arra kizárólag a KBM holding változata képes. Az üzenet lista alatt található beviteli mezőbe lehet írni az elküldendő üzenetet, melyet a Küldés gombra kattintva lehet elhelyezni az üzenőfalon. A csoportoknak küldött üzeneteket a csoportokba tartozó, ám inaktív gazdasági társaságok nem kapják meg. Elküldött üzenetet törölni, visszavonni nem lehetséges. Amennyiben minden gazdasági társaságra vonatkozó üzenetet szükséges küldeni, javasolt a Közlemények funkció használata, ahol az üzenetet időzíteni, visszavonni is lehetséges. Amikor egy gazdasági társaságtól új üzenet érkezik, akkor a rendszerben regisztált összes, érvényes fiókkal rendelkező, a programot épp nem használó (nincs bejelentkezve), betekintő jogkörrel nem rendelkező admin szerepkörű felhasználó elektronikus levélben kap értesítést. 13/13