KBM felhasználói kézikönyv KBM (HOLDING VÁLTOZAT) FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 1/7

Átírás

1 KBM (HOLDING VÁLTOZAT) FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 1/7

2 BEVEZETÉS... 3 A technológiáról... 3 A felhasználói kézikönyv célja, felépítése és tartalma... 3 BELÉPÉS A RENDSZERBE... 4 Bejelentkezés... 4 Elfelejtett jelszó... 4 Menüszalag... 4 Többablakos munkavégzés... 4 KILÉPÉS A RENDSZERBŐL... 5 KERESZTHIVATKOZÁS A BUDGET KÉZIKÖNYVRE... 5 KERESZTHIVATKOZÁS A KBM (TULAJDONOSI VÁLTOZAT) KÉZIKÖNYVRE... 5 A KBM TULAJDONOSI VÁLTOZATÁTÓL ELTÉRŐ FUNKCIONALITÁS LEÍRÁSA... 6 Tervek listjája... 6 Üzenőfal... 6 Közlemények... 7 A KBM HOLDING VÁLTOZATÁBÓL HIÁNYZÓ KBM FUNKCIÓK LISTÁJA /7

3 BEVEZETÉS A KBM tervező programmal gazdasági társaságok üzleti tervezése felügyelhető, az erre épülő adatszolgáltatások elektronikusan fogadhatók a Budget rendszerekből. A technológiáról A program a legújabb Microsoft megoldásokat alkalmazva, a Microsoft Windows 7 SP1-től egészen a legújabb Microsoft Windows 10 operációs rendszerig kompatibilis, a legtöbb szervezetnél megszokott Microsoft szoftverkörnyezetben könnyedén és stabilan használható. A rendszer internetalapú, az Önkormányzat szerverére történő telepítést követően távolról is elérhető. Mindezt igen alaposan kidolgozott, sokrétű, maximális biztonsági védelmet nyújtó jogosultságkezelés támogatja. A jogosultsági rendszerben testre szabható: kinek van teljes joga a rendszerhez, ki kezelheti a felhasználókat, valamint szervezeti egységenként megadható az olvasási, szerkesztési jog. A legkorszerűbb, igen magas szintű programozási megoldásoknak köszönhetően a rendszer működési sebessége még lassú internetvonalakon is vetekszik a helyi alkalmazásokéval. Használata olyan gyors, mintha a teljes rendszer saját gépünkön működne, legyünk akár munkahelyen vagy otthon. A felhasználói kézikönyv célja, felépítése és tartalma Jelen dokumentum célja, hogy a szoftver használatához nyújtson segítséget a felhasználók számára kizárólag technikai-technológiai oldalról, azaz az üzleti tervezés tartalmi kérdéseire nem terjed ki. A kézikönyv felépítése és tartalma a következőképpen áll össze: elsőként a felhasználók kezelése rész kerül leírásra, ezt követően a szoftver azon felülete kerül bemutatásra, amely a szervezeti struktúra kialakítását, a tervező személyek és a tervező személyekhez rendelt üzleti tervek létrehozását hivatott tárgyalni. Ezek megismerését követően valamennyi funkció alkalmazása során minden menüben/fülön/ablakban magabiztosan tájékozódhat a felhasználó. Fontos megjegyezni, hogy a jelen dokumentumban a szoftver legfontosabb folyamatai kerültek dokumentálásra. A dokumentumban szereplő képek, információk példaként szerepelnek, nem valós adatok. 3/7

4 BELÉPÉS A RENDSZERBE Az Asztalon vagy a Start menüben (Start/Minden program/budget/budget) vagy a Gyorsindítóban elhelyezett ikonra klikkelve a Bejelentkezés ablak jelenik meg a képernyőn. Bejelentkezés A Bejelentkezés ablakon a tulajdonos vagy holding kiválasztását ( Kiszolgáló ), valamint a felhasználóhoz tartozó Bejelentkezési név és Jelszó páros megadását követően megjelenik a szoftver fő képernyője, ahol az Üzenőfal és az Üzleti tervek fül automatikusan megnyílik. Elfelejtett jelszó Amennyiben a jelszót öt alkalommal hibásan adják meg, a program a további kísérleteket letiltja, ezután az Elfelejtett jelszó gombra kattintva lehet új jelszót igényelni. Ekkor a rendszerben a felhasználóhoz megadott címre kerül kiküldésre egy új, véletlenszerűen generált jelszó. Első belépést követően ezt javasolt megváltoztatni (speciális karakterek, számok, kis- és nagybetű alkalmazása). Menüszalag A menüszalag (Ribbon), amely a Budget felhasználói felület felső részét képezi, az egyes funkciókat megvalósító menüpontokat az elvégzendő feladatok szerint csoportosítva kínálja fel, valamint biztosítja, hogy a leggyakrabban használt parancsok mindig könnyen elérhetők legyenek. Többablakos munkavégzés A menüszalag ikonjaira kattintva, az adott ikonhoz tartozó tartalom egy-egy új lapon jelenik meg a képernyő középső, legnagyobb részén. Az egymás után megnyitott lapok a menüszalag alatt, időrendben az elsőként megnyitottól indulva, balról jobbra haladva jelennek meg egymás mellett. A nyitott/aktív ablak neve melletti X az adott lap bezárására szolgál. Az egyes ablakokon azok nyitva tartása mellett párhuzamosan is dolgozhatunk. 4/7

5 KILÉPÉS A RENDSZERBŐL Az alkalmazás elindítását követően és a sikeres bejelentkezés után az ablak jobb felső sarkában található Lakat ikonra klikkelve a felhasználó kijelentkezik a rendszerből és a Bejelentkezés oldalra jut. Az ablak jobb felső sarkában található X-re kattintással szintén lehetőségünk van a kilépésre. Mivel e gomb megnyomása akár véletlenül is történhet, a rendszer egy figyelmeztető üzenetablakban kérdez rá: Biztos benne, hogy kilép a programból? Erre a kérdésre Igen-nel válaszolva a rendszer szabályosan kilépteti a felhasználót és lezárja a programot. KERESZTHIVATKOZÁS A BUDGET KÉZIKÖNYVRE Mivel mindkét szoftver ugyanarra a technológiára épül és jelentős átfedést mutat az üzleti tervezési, szerkesztési, ellenőrzési és egyéb folyamatokban, ezért jelen kézikönyv feltételezi a Budget kézikönyv ismeretét. KERESZTHIVATKOZÁS A KBM (TULAJDONOSI VÁLTOZAT) KÉZIKÖNYVRE A KBM rendszer kifejezetten a gazdasági társaságokat tulajdonló társaságok számára lett kifejlesztve, azonban elképzelhető, hogy ez a struktúra nem két szintű, azaz nem csak a tulajdonos (KBM rendszer) és az alá szervezett gazdasági társaságok (Budget rendszer) jelentik a hierarchiát. Ennek támogatása végett a legfelső szintű KBM rendszerben lehetőség van olyan gazdasági társaságok létrehozására, melyek KBM/holding -ként vannak megjelölve, illetve az alsóbb szintű társaságok ezen társaságok alá sorolhatók (jellemzően leányvállalatok). Az adatszolgáltatási folyamatok támogazása céljából ezen holding típusú társaságok kiszolgálója és alkalmazása egy, a KBM-hez nagyon hasonló megoldás, mely használatát ezen kézikönyv célja támogatni. Mivel a tulajdonosi és a holding változat funkcionlitása jelentős átfedést mutat, ezért ezen kézikönyv nem tartalmazza a közös funkciók leírását, így azokat a KBM (tulajdonosi változat)-ot leíró kézikönyből hivatkozza. 5/7

6 A KBM TULAJDONOSI VÁLTOZATÁTÓL ELTÉRŐ FUNKCIONALITÁS LEÍRÁSA Tervek listjája A KBM-be történő bejelentkezés után alapértelmezetten az Üzleti tervek ablak jelenik meg. Ezen a felületen lehetséges a Budget szoftverekből elektronikusan beérkezett (lezárt) üzleti tervek kezelése, illetve azok továbbküldése a holding tulajdonosa által üzemeltetett KBM szoftverbe. Állapotkezelés A Bejövő fejlécű oszlopokban látható, hogy az adott adatszolgáltatás egy leányvállalattól érkezett. A Feladva oszlop tartalmazza a feladás dátumát, az Állapot oszlopban pedig a következő értékek fordulhatnak elő: befogadva, elfogadva, illetve elutasítva. A jobb oldalon található Befogad, Elfogad és Elutasít gombok a beküldő Budget rendszer irányába közlendő állapotmódosítást végzik el. A Kimenő fejlécű oszlopokban látható, hogy az adott üzleti terv a holding tulajdonosa által üzemeltetett KBM szoftverbe el lett-e küldve. A Feladva oszlop tartalmazza a feladás dátumát, az Állapot oszlopban pedig a következő értékek fordulhatnak elő: befogadva, elfogadva, illetve elutasítva. Üzenőfal A KBM szoftveren keresztül a gazdasági társaságok felhasználói és tulajdonosa, illetve adott esetben a holding képes direkt módon kommunikálni. Az üzenőfal ablak bal oldalán láthatóak azon nem-inaktív gazdasági társaságok melyeknél a tulajdonosi KBM rendszerben tulajdonosként a jelenlegi holding van beállítva. A tulajdonosi KBM rendszer nem képes közvetlen üzenetváltásra a holdingok leányvállalataival. 6/7

7 Közlemények A Ribbonon a Közlemények gombra kattintva lehetőség van a korábban kiírt közlemények megtekintésére, illetve új közlemény kiírására. Kizárólag azon gazdasági társaságok kapják meg a közleményeket, melyeknél a tulajdonosi KBM rendszerben tulajdonosként a jelenlegi holding van beállítva. A tulajdonosi KBM rendszer nem képes közleményeket küldeni a holdingok leányvállalatai részére. A KBM HOLDING VÁLTOZATÁBÓL HIÁNYZÓ KBM FUNKCIÓK LISTÁJA A KBM holding változata csak nevében és alap funkcionalitásában egyezik meg a KBM tulajdonosi változatával, egyes funkcióikban eltérnek egymástól, és egyes funkciók kizárólag a tulajdonosi változatban érhetők el. Ezeket a hiányzó funkciókat a következő listában soroljuk fel: - kereszttáblás kimutatás - dokumentációk készítése - gazdasági társaságok kezelése, létrehozása (ez a tulajdonosi KBM rendszerből automatikusan származtatott adat) - gazdasági társaság csoportok - Budget Online felület (betekintő felhasználók, publikált fájlok) - költségvetés csomagok és jelentések - szervezetek felosztása 7/7