Kerekegyháza Város Önkormányzata A stratégiai tervezés, A költségvetés készítés és elfogadás, A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, A stratégiai tervek gondozása folyamatok fejlesztése workshop Dr. Peredi Katalin 2010. február 18.
Indián közmondás: "Ha észreveszed, hogy döglött lovon ülsz, akkor szállj le róla!" A menedzserek azonban gyakran kigondolnak más stratégiákat is... 1. Beszerez egy erősebb ostort. 2. Lecseréli a lovast. 3. Azt mondja: "mindig is így lovagoltunk". 4. Felkeres helyeket, hogy lássa, hogy lovagolnak máshol döglött lovakon. 5. Kitágítja a minőségi standardokat a döglött lovak meglovagolására. 6. Létrehoz egy projektet a ló újraélesztésére. 7. Szervez egy tréninget, hogy jobban tudjanak lovagolni. 8. Összehasonlítja a különböző módon meghalt lovakat. 9. Megváltoztatja a kritériumokat, amely szerint a ló halott. 10. Külső embereket vesz fel, hogy ők lovagoljanak a döglött lovon. 11. Megállapítja, hogy "nem lehet egy ló annyira döglött, hogy ne lehetne azt megülni". 12. Pótlólagos erőforrásokat szabadít fel, hogy a ló teljesítményét növelje. 13. Készít egy tanulmányt arról, hogy léteznek-e olcsóbb tanácsadók, akik megállapítják, hogy a ló tényleg döglött-e. 14. Megállapítja, hogy az ő lova "jobban, olcsóbban és gyorsabban" döglött. 15. Átdolgozza a teljesítményszempontokat a döglött lovak számára. 2
A stratégiai tervezés A költségvetés készítése és elfogadása A stratégiai tervezés, szakpolitikai prioritások és éves költségvetés összekapcsolása A stratégiai tervek gondozási folyamata BSC (kiegyensúlyozott stratégiai mutatószámok) Miről lesz szó? 3 Folyamatok fejlesztése Szervezeti Teljesítményértékelés
ÁROP vállalt célok 4 I.k Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség II.a Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása II.d A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II.f Közbeszerzési eljárások lebonyolítása II.c Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között II.h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása
Helyzetelemzés A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata 5 Sorszám Azonosított problémák leírása 44 A költségvetési koncepcióhoz egyeztetett szempontok alapján, tervezőtábla segítségével adják meg az adatokat az intézmények Problémát okoz, hogy a tervező tábla szerkezet nem olyan bontású, mint a végleges költségvetés ezért nehezen tudják követni, hogy mi került bele a költségvetésbe. 45 A költségvetési rendelet előkészítésébe, tekintettel arra, hogy az közpénzek felhasználásáról rendelkezik célszerű bevonni a civil szervezeteket
Helyzetelemzés Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása 6 Sorszám Azonosított problémák leírása 46 Nincs kialakított stratégiaalkotási folyamat 47 Nincs kialakított folyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának, egymásra történő hivatkozásának 48 49 Nincs kialakított folyamata a különböző szakterületekhez tartozó szakmai koncepciók Gazdasági Programhoz és egymáshoz történő hangolásához Az önkormányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálati folyamata sem kialakított jelenleg
Stratégiai tervezés
Helyzet A stratégia értelmezése Stratégiai terv: a célállapothoz vezető út 8 2 Jövőbeli állapot 3 4 1 Hol tartunk most? 2 Hova akarunk eljutni? 3 Milyen út vezet oda? 1 Jelenlegi állapot 4 Hogyan mérhető az előrehaladás? Idő
Melyek a stratégiai tervezés főbb lépései? 9 Nézd meg, hogyan állsz! Helyzetfelmérés Helyzetelemzés Vizsgáld meg, mire vagy képes! Határozd meg, hogy mit kell tenned a céljaid eléréséhez! Stratégiaalkotás
Mi a stratégiai tervezés? 10 Tudatos előregondolkodás. A stratégia a jövőképből vezeti le a csapásirányokat és az akciókat Az önkormányzat jelenlegi belső környezete Jövőkép Milyen legyen az Önkormányzat? Stratégia Melyek a fő fejlesztési csapásirányok? Az önkormányzat jelenlegi külső környezete Akcióterv Milyen lépéseket kell tenni a csapásirányok megvalósítása érdekében?
A stratégiai tervezés előnyei 11 Transzparenssé teszi a helyi döntéshozók tevékenységét Aktív civil részvétellel nő a társadalmi támogatottság Tudatos forrásallokáció
Hagyományos és stratégiai tervezés jellemzői 12 HAGYOMÁNYOS TERVEZÉS STRATÉGIAI TERVEZÉS Múltból kiinduló Jövőorientált Célközpontúság (a mit -re és nem a hogyan -ra koncentrál A célok elérését támogató akciókra helyezi a hangsúlyt Célelérést segítő vezetési mechanizmusok hiánya Nagy szerepet kapnak az akciók megvalósulását segítő vezetői mechanizmusok Szűk tervezői szakgárda Széles szakmai bázisra támaszkodik A tervek és a megvalósítás elszakad egymástól Változásorientált Gyakori nem teljesítés, problémafeltárás elmarad Öntanuló és önfejlesztő tanfolyam
Versenyhelyzet elemzése A stratégia alkotás folyamata Az önkormányzat elemzése 13 - környezet elemzése - versenyhelyzet elemzése - a gazdaság jövőképe - esélyek/kockázatok - kritikus sikerfaktorok A stratégiai kialakítása - erős és gyenge pontok - alapkompetenciák - költségszerkezet - Vízió - Gazdasági Program - Funkcionális területi stratégiák (szakpolitikák) A stratégia értékelése - minőségi - mennyiségi A stratégia megvalósítása -az éves költségvetés szerint A stratégiai ellenőrzés
Küldetés A szervezet létezésének indoka, az cél, amit az alapítók a szervezet elé tűztek. Tervezési szintek jellemzői Egészséges legyek és jól nézzek ki. 14 Tervezési szint Stratégiai Taktikai Operatív Kérdések Időhorizont Tartalom Milyen célokat követünk? Környezetelemzés Milyen utat választunk 5-10 év Ötletek céljaink eléréséhez? Hogyan valósítjuk meg? Konkrét Milyen eszközöket kell 3-5 év programok alkalmazni? Mi történjen konkrétan a jövő évben? 1 év Pénzügyi terv Diétázni és rendszeresen sportolni. Nem eszem édességet, minden nap úszom. Uszodabérletet veszek
Specific Stratégiai célok megfogalmazása - célminőség 15 Specifikus (hatáskörön belül befolyásolható, segítő) Measurable Mérhető (számszerűsítetten mérhető, tartalmilag értékelhető) Achivable Elérhető (egyértelmű, előremutató, érdekeltséggel összekapcsolt) Realistic Valós (figyelembe veszi a külső és belső feltételeket) Time limited Időben behatárolt (határidőn belül befolyásolható, zárt egységű)
Tervezési szintek az önkormányatoknál 16 Szakpolitikai prioritások Stratégia Gazdasági program Ágazati stratégiák, programok, koncepciók Éves költségvetés Kábítószer ellenes stratégia, idegenforgalmi koncepció, közbiztonsági koncepció, sport koncepció, városfejlesztési koncepció, civil stratégia, intézményhálózat működtetési és fejlesztési terve, e- önkormányzati stratégia
Önkormányzati helyzet 17 Hiányzik a stratégiai tervezési folyamata Stratégiai tervek Éves költségvetési terv Hiányzik a stratégiai tervek, szakpolitikai prioritások és éves költségvetés összekapcsolásának folyamata Beszámolás Mérés értékelés A beszámolás nem nyomonkövethető A stratégiai és költségvetési tervekből hiányoznak a célértékek, mutatók
Mi a folyamat? 18 Folyamat: Olyan egymással logikailag összefüggő tevékenységek sorozata, amelyek lefutása során egy vagy több bemenetből konkrét kimenet keletkezik, amely kimenet értéket teremt az intézmény, illetve az intézmény ügyfelei számára Bemenet Tevékenység(ek) Tevékenység(ek) Kimenet Érték
Stratégiai tervezés folyamata 19 Helyzetfelmérés értékelés, (erősségek, gyengeségek feltárása) Ütemezés és felelősök meghatározása Indikátorok, kiinduló és célértékek meghatározása Jövőképalkotás (Igények feltárása) Tevékenységek (Akciók) meghatározása Mérés, értékelés A jövőkép lebontása stratégiai célkitűzésekre Taktikai lépések meghatározása Rendszeres felülvizsgálat
20 Folyamat leírás Bevezetési akció terv Munkaköri leírások
Gazdasági program 21 Stratégiai célkitűzések Taktikai célkitűzések Tevékenység (Akciók) Ütemezés Eredmény Indikátor Működési terület Milyen célokat követünk? Milyen utat választunk céljaink eléréséhez? Hogyan valósítjuk meg? Milyen eszközöket kell alkalmazni? Mi történjen konkrétan a jövő évben? Mikor? Mit várunk a cél megvalósul Hogyan ásától? mérjük? Ki kell használni a támogatási rendszer nyújtotta előnyöket A működési bevételeinek növelése Önkormányzati gazdálkodás Törekedni kell a költségvetési egyensúly megteremtésére A meglévő vagyontárgyak optimláis hasznosítása A pályázati lehetőségek felkutatása Hatékony működés Takarékos gazdálkodás
BSC Balanced Scorecard
Tartalom 23 Röviden arról, hogy mi is az a BSC Balanced Scorecard logikai modell Stratégiai célrendszer lebontása A BSC kialakításának módja Kulcsmutatók és indikátorok meghatározása workshop
A 90-es évek eleje óta alkalmazzák Stratégiai menedzsment eszköz Szokásos nézőpontok: pénzügyi ügyfél (vevői) belső (működési) folyamatok tanulás, fejlődés A BSC egy stratégiai tervezési módszer, aminek lényege, hogy több típusú, mérhető szempontot vegyünk figyelembe egy stratégiai kialakítása során. Mi is az a BSC? A pénzügyi szempontokon kívüli más szempontok figyelembevétele az ügyfelek érdekeit szolgálja. Harvard Business School 1996) 24
BSC logikai modell 25 Hogyan ítélik meg az ügyfelek a Hivatal működését? Pénzügyi szempont Mikor tekinthető megfelelőnek a Hivatal gazdálkodása? Ügyfél szempont Küldetés és stratégia Belső szempont Hogyan, milyen tudással biztosítjuk a jövőbeni célok elérését? Tanulás és fejlődés szempont Hogyan segítik elő a Hivatal működési folyamatai a stratégiai célok elérését?
Stratégiai célrendszer egy példa 26 Bevétel növelése stratégiai irány: A stabilitás növelése a jelenlegi ügyfélkörtől származó bevételi források szélesítésével Árbevételi paletta bővítése Megtérülés növelése Pénzügyi szempont Az ügyfelek bizalmának elnyerése pénzügyi tanácsadóként Ügyfél szempont Ügyfélszegmensek megismerése Új termékek fejlesztése Kapcsolt értékesítés növelése Belső szempont Stratégiai készségek kialakítása Munkatársak produktivitásának növelése Motivációs rendszer átalakítása Információ hozzáférés javítása Tanulás és fejlődés szempont
Összefüggések a célok között 27 Elvek: Csak néhány, de fontos cél!! Mérhetőség!!! Realitás!!! Árbevételi paletta bővítése Megtérülés növelése Pénzügyi szempont Az ügyfelek bizalmának elnyerése pénzügyi tanácsadóként Ügyfél szempont Új termékek fejlesztése Belső szempont Stratégiai készségek kialakítása Munkatársak produktivitásának növelése Tanulás és fejlődés szempont
Balanced Scorecard A BSC kialakításának módja 28 1. 2. 3. 4. 5. 6. A BSC koncepciójának meghatározása A stratégiai térkép kialakítása A mutatók kiválasztása, célértékek meghatározása, stratégiai fejlesztő akciók meghatározása A mérési és jelentési rendszer kialakítása, a bevezetés előkészítése A BSC bevezetése A BSC további kiépítése
Stratégiai célok lebontása és indikátorok meghatározása Követendő elvek a munkában: Gazdasági program célkitűzései szerint Csak néhány, de fontos célkitűzés! Mérhető szempontok Indikátorok és mérési módszerek meghatározása 29 Logikai keret: Hogyan ítélik meg az ügyfelek a Hivatal működését? Pénzügyi szempont Mikor tekinthető megfelelőnek a Hivatal gazdálkodása? Ügyfél szempont Küldetés és stratégia Belső szempont Hogyan, milyen tudással biztosítjuk a jövőbeni célok elérését? Tanulás és fejlődés szempont Hogyan segítik elő a Hivatal működési folyamatai a stratégiai célok elérését?
Közös munka
Stratégiai cél 1. Stratégiai célterület : Önkormányzati gazdálkodás 31 Pénzügyi szempont Ügyfél szempont Belső, működési szempont Tanulás és fejlődés szempont Célkitűzés Pl. költségvetési egyensúly megőrzése Pl. szolgáltatások minőségének megtartása Pl. takarékosság elősegítése, hatékonyság növelése Pl. gazdálkodási képzés, új gazdálkodási folyamatok bevezetése Indikátor, mérés Pl. adósságállomány az éves költségvetés százalékában Pl. szolgáltatások száma, ügyfél elégedettség mértéke Pl. Bérbeadásból származó bevételek növelése %ban Pl. képzettek száma, fejlesztett folyamatok száma
Stratégiai célterület : Idegenforgalom Stratégiai cél 2. 32 Pénzügyi szempont Ügyfél szempont Belső, működési szempont Tanulás és fejlődés szempont Kulcsmutató Pl. Idegenforgalmi bevételek alakulása, vendégéjszakák számának növelése Pl. város polgárainak idegenforgalmi aktivitásának növelése Pl. honlap célirányos fejlesztése, PR tevékenység, rendezvények Pl. idegenforgalmi szempontok érvényesítése az önk. fejlesztéseiben Indikátor, mérés Pl. bevételek %-os emelkedése, vé. számának %-os emelkedése Pl. idegenforgalommal foglalkozók száma, vállalkozások száma Pl. honlap vonatkozó oldalainak látogatottsága, terített szórólapok, rendezvények mennyisége Pl. Egyeztetések száma az idegenforgalmi szervezetekkel
Stratégiai cél 3. Stratégiai célterület : Közszolgáltatások fejlesztése 33 Pénzügyi szempont Ügyfél szempont Belső, működési szempont Tanulás és fejlődés szempont Célkitűzés Pl. bizonyos szolgáltatások árának, hozzáférésének javítása Pl. ügyfelek elégedettsége Pl. ügyfélszolgálat hatékonyságának javítása Pl. ügyfélkiszolgáláshoz köthető továbbképzések, aktualitások követése Indikátor, mérés Pl. X szolgáltatás árának %- os javulása Pl. Ügyfél elégedettség eredményeinek %os javulása Pl. Ügyleírások letöltésének száma a honlapról, stb. Pl. Továbbképzésen részt vettek száma
Stratégiai cél 4. Stratégiai célterület : Befektetés ösztönzés és munkahelyteremtés 34 Pénzügyi szempont Célkitűzés?? Indikátor, mérés Ügyfél szempont?? Belső, működési szempont?? Tanulás és fejlődés szempont??
A költségvetés tervezés folyamata
Visszacsatolás Költségvetési gazdálkodás 36 Beszámolók készítése és információk szolgáltatása célok egyeztetése Koncepciók, hosszú távú tervek, költségvetéstervezés javaslatok, intézkedések tervek készítése várható értékek, korai zavarjelzés Controlling Szabályzó kör tényadatok rögzítése Mérés, elemzés, értékelés, ellenőrzés eltérések elemzése terv / tény összehasonlítás Önkormányzati gazdálkodás és kötelezettségvállalások irányítása
A költségvetés tervezés folyamata 37 PM premisszák áttekintése Költségvetési rendelet szöveges indoklásának összeállítása A költségvetési rendelet előterjesztéséhez szükséges jogszabályokban meghatározott előterjesztések összeállítása Gazdasági program, stratégiák áttekintése Költségvetési rendelet számszaki adatait tartalmazó táblázatok összeállítása A költségvetési előterjesztés bizottságok, könyvvizsgáló, érdekegyeztető tanács részére megküldése Költségvetési koncepció összeállítása Költségvetési számítások ellenőrzése, szükséges egyeztetések A költségvetési rendelet elfogadása és közzététele Az elfogadott koncepció és költségvetési törvény alapján tájékoztató az intézményvezetőknek Intézményi adatszolgáltatások összesítése, önkormányzati költségvetési terv összeállítása Intézményi elemi költségvetések elkészítése, jóváhagyása MÁK információs garnitúra kitöltése, elektronikus rögzítése, továbbítása a MÁK-nak
Koncepció készítés folyamata 38
Költségvetés készítés folyamata 39
Ok-okozati elemzés, halszálka diagram, Ishikawa-ábra 40 Az ok-okozati elemzés célja: egy probléma vagy állapot (vagyis az okozat) összes lehetséges okának szisztematikus, növekvő részletességgel történő meghatározása és grafikus ábrázolása. OKOK 1. 2. 3. OKOZAT Dr. Kaoru Ishikawa /1915-1989/ 4. 5. 6.
Ok-okozati elemzés, halszálka diagram, Ishikawa-ábra 41 Gépek Ok Emberek Ok A pénteki csúcshoz túl kicsi a kemence Megrendelések rossz felvétele, nem pontosítják a címet Megbízhatatlan járművek A szállítónak csütörtökön kártyapartija van, ezért gyakran késik másnap a munkából Pénteken mindig késik Probléma a pizza szállító Péntekre rendszerint elfogynak a hozzávalók Módszerek Anyag
Költségvetés tervezési folyamat javítása Költségvetés tervezési folyamat hibáinak 42 elemzése OKOK 1. Gépek 2. Emberek 3. Szabályozás OKOZAT a z informatikai támogatás nem megoldott a tervező tábla szerkezete nem olyan bontású, mint a végleges költségvetés Az előkészítésbe célszerű bevonni a civil szervezeteket 4. Módszerek 5. Anyag 6. Tájékoztatás
Akcióterv kidolgozása 43 Sorszám Kezelendő probléma leírása Feladat Felelős Határidő 01 02 03 Az informatikai támogatás nem megoldott A tervező tábla szerkezete nem olyan bontású, mint a végleges költségvetés Az előkészítésbe célszerű bevonni a civil szervezeteket Középtávú stratégiába beépíteni jegyző 2015.01.30 Ki kell alakítani az új tervezőtáblát pénzügyi vezető 2010. 11. 30 Középtávú stratégiába beépíteni 04 05
Stratégiai tervezés és az éves költségvetési tervezés összekapcsolása, a stratégia tervek gondozási folyamata
Stratégiai tervek gondozási folyamata 45 Stratégiai tervek Visszacsatolás Éves költségvetés Eltérések elemzése, kiértékelése
46 Stratégiai tervezés utolsó lépése a rendszeres felülvizsgálat Költségvetési tervezés folyamat második lépése a Gazdasági program és stratégiák áttekintése Kapcsolódási pont Belső szabályzatban a feladat, felelősök és határidő megjelölése a gazdasági program és valamennyi ágazati stratégia vonatkozásában Munkaköri leírások kiegészítése
Kerekegyháza Város önkormányzatának stratégiai tervezési folyamata költségvetési készítés és elfogadás folyamata és Irányelvek a stratégiai tervek gondozási folyamata során az alábbi irányelvek szerint járunk el: Az önkormányzat a jogi szabályozásnak mindenben megfelelő átlátható és nyomonkövethető folyamatokat kíván kialakítani. Szem előtt tartva a nyilvánosság alapelvét, miszerint a legfontosabb dokumentumok mindenki (lakosság) számára hozzáférhetőeknek és nyilvánosnak kell lennie. 47
Az irányelvek alapján a stratégiai tervezési folyamattal a költségvetési készítés és elfogadás folyamattal és Hivatali célok a stratégiai tervek gondozási folyamatával kapcsolatos hivatali célok az alábbiak Teljes körű jogszabályi megfelelés biztosítása Az jogszabályban meghatározott érintettek teljes körének bevonása az egyeztetési folyamatba Átláthatóság teljes körű biztosítása 48 A fenti folyamatok akkor felelnek meg a velük szemben támasztott követelményeknek, ha az alábbi teljesítménymutatók meghatározott célértéke teljesül. A célértékről a Polgármesteri Hivatal kétévente beszámolója keretében tájékoztatja a képviselő-testülete.
a stratégiai tervezési folyamattal a költségvetési készítés és elfogadás folyamattal és a stratégiai tervek gondozási folyamatával kapcsolatos Hivatali célok 49 Teljes körű jogszabályi megfelelés biztosítása Az jogszabályban meghatározott érintettek teljes körének bevonása az egyeztetési folyamatba Átláthatóság teljes körű biztosítása
A stratégiai tervezés folyamata A költségvetés készítés és elfogadás folyamata A stratégiai tervek gondozási folyamata Teljesítménymutatók 50 Közzététel megtörténik Érintettek teljes körben történő bevonása A stratégia alkotási folyamat a módszertannak megfelelően futott le Könyvvizsgáló véleménye pozitív Közzététel megtörténik Érintettek teljes körben történő bevonása Stratégiák kétévenkénti felülvizsgálata teljes körűen megtörténik
Köszönöm a figyelmet!