ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁSI KERETRENDSZER ÜZLETI ELEMZÉS KÉSZÍTÉS AJÁNLÁS 1
A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: 2
1. Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:title) Kulcsszó (dc:subject) Leírás (dc:description) Típus (dc:type) Forrás (dc:source) Kapcsolat (dc:relation) Terület (dc:coverage) Létrehozó (dc:creator) Kiadó (dc:publisher) Résztvevı (dc:contributor) Jogok (dc:rights) Dátum (dc:date) 2008.08.15 Formátum (dc:format) MS Word 2003 Azonosító (dc:identifier) Nyelv (dc:language) Verzió (dc:version) 6.0 Státusz (State) Fájlnév (FileName) Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights) Leírás Elektronikus közigazgatási keretrendszer Üzleti elemzés készítés ajánlás szolgáltatásmenedzsment; ajánlás Az üzleti elemzés készítés ajánlás célja, hogy olyan egységes üzleti modell álljon az Elektronikuskormányzat-központ rendelkezésére, mely alapján minden elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó (EKKhoz csatlakozó) közigazgatási szervezet egységesen tudja elvégezni az adott alkalmazásra vonatkozó megtérülési vizsgálatot. Ezzel tesszük lehetıvé, hogy a projektek azonos gazdasági szempontok és keretek között kerüljenek összehasonlításra és értékelésre, figyelembe véve az adott közigazgatási szerv által várható összes fejlesztési és mőködtetési költségeket, megtérüléseket. szöveg Szolgáltatásmenedzsment e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal Stratis Kft. Végleges EKK_ekozig_UzletiElemzes_080815_V6 3
2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve EKK_ekozig_UzletiElemzes_080815_V6 A dokumentum készítıjének neve Stratis Kft. A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma 2008.08.15. Verziószám 6.0 Összes oldalszám 34 A projekt azonosítója 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V1-V4 2008.06.01. - Munkaközi verziók 2008.06.29 V5 2008.07.30. Elsı külsı verzió V6 2008.08.15. Minıségbiztosító észrevételeinek átvezetése 4
3. Szövegsablon Megnevezés Leírás 1. Elıszó (Foreword) Az üzleti elemzés készítés ajánlás célja, hogy olyan egységes üzleti modell álljon az Elektronikuskormányzat-központ rendelkezésére, mely alapján minden elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó (EKKhoz csatlakozó) közigazgatási szervezet egységesen tudja elvégezni az adott alkalmazásra vonatkozó megtérülési vizsgálatot. Ezzel tesszük lehetıvé, hogy a projektek azonos gazdasági szempontok és keretek között kerüljenek összehasonlításra és értékelésre, figyelembe véve az adott közigazgatási szerv által várható összes fejlesztési és mőködtetési költségeket, megtérüléseket. 2. Bevezetés (Preamble) Az üzleti elemzés készítés ajánlás célja, hogy olyan egységes üzleti modell álljon az Elektronikuskormányzat-központ rendelkezésére, mely alapján minden elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó (EKKhoz csatlakozó) közigazgatási szervezet egységesen tudja elvégezni az adott alkalmazásra vonatkozó megtérülési vizsgálatot. Ezzel tesszük lehetıvé, hogy a projektek azonos gazdasági szempontok és keretek között kerüljenek összehasonlításra és értékelésre, figyelembe véve az adott közigazgatási szerv által várható összes fejlesztési és mőködtetési költségeket, megtérüléseket. 3. Alkalmazási terület (Scope) Szolgáltatásmenedzsment 4. Rendelkezı hivatkozások (References) 5. Fogalom-meghatározások van (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma (UniqueContent) 7. Bibliográfia van 8. Rövidítésgyőjtemény nincs 9. Fogalomtár nincs 10. Ábrák nincs 11. Képek 38 táblázat 12. Fogalmak nincs 13. Verzió 6.0 14. Mellékletek (Appendix) van 5
4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT-------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT ---------------------------------------------------------------------------------- 4 2.1. VÁLTOZÁSKEZELÉS -----------------------------------------------------------------------------------------------------4 3. SZÖVEGSABLON------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 4. TARTALOMJEGYZÉK----------------------------------------------------------------------------------------------- 6 5. A DOKUMENTUM CÉLJA ------------------------------------------------------------------------------------------ 7 6. A GAZDASÁGI MODELL ALAPELVEI ------------------------------------------------------------------------- 7 6.1. KIINDULÓ ADATOK------------------------------------------------------------------------------------------------------7 6.2. IDİTÁV--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 6.3. A MODELLBE BEVONÁSRA KERÜLİ KÖLTSÉGEK ÉS BEVÉTELEK / MEGTAKARÍTÁSOK KÖRE-----------------7 6.4. A KÖLTSÉGEK ÉS BEVÉTELEK / MEGTAKARÍTÁSOK ÖSSZEHASONLÍTHATÓSÁGA ------------------------------8 6.4.1. A megfelelı diszkontráta kiválasztása a különbözı kamatlábak közül--------------------------------- 8 6.4.2. Infláció --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 6.5. A MODELL ÉRTÉKELÉSE ------------------------------------------------------------------------------------------------9 6.6. EXCEL FÁJLOK -----------------------------------------------------------------------------------------------------------9 7. AZ ÁLTALÁNOS GAZDASÁGI MODELL BEMUTATÁSA----------------------------------------------- 11 7.1. A MODELL FELÉPÍTÉSE------------------------------------------------------------------------------------------------ 11 7.1.1. Inputtáblák--------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 7.1.2. Eredménytáblák --------------------------------------------------------------------------------------------- 13 8. A MODELL ALKALMAZÁSA ------------------------------------------------------------------------------------ 16 8.1. ALKALMAZÁSFEJLESZTÉSI PROJEKTEK ---------------------------------------------------------------------------- 16 8.1.1. Egy teljesen új informatikai rendszer bevezetése ------------------------------------------------------- 16 8.1.2. Régi rendszer kiváltása egy új rendszerrel -------------------------------------------------------------- 23 9. SZAKIRODALMI HIVATKOZÁS-------------------------------------------------------------------------------- 35 1. SZÁMÚ MELLÉKLET ------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 Nettó jelenérték (NPV) ------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 6
5. A dokumentum célja Az üzleti elemzés készítés ajánlás célja, hogy olyan egységes üzleti modell álljon a központi rendszerhez csatlakozó és azon keresztül elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó szervezetek rendelkezésére, mely alapján azok egységes módon tudják elvégezni az egy bevezetni szándékozott alkalmazásra vonatkozó megtérülési vizsgálatot. Az egységes modellezéssel lehetıvé válik a projektek azonos gazdasági szempontok és keretek közötti összehasonlítása és értékelése, figyelembe véve az adott közigazgatási szerv által várható összes fejlesztési és mőködtetési költségeket, és azok várható megtérülését. Jelen dokumentum az Elektronikus közigazgatási keretrendszer szolgáltatásmenedzsmentre vonatkozó ajánlásainak (összesen 21 ajánlás, lásd Az Elektronikus közigazgatási keretrendszer címő dokumentumot) részét képezi. Önmagában teljes, önálló dokumentum, ami azonban szükség esetén hivatkozik a többi ajánlásra, ezért alkalmazása a többi ajánlás ismeretében javasolt. 6. A gazdasági modell alapelvei 6.1. Kiinduló adatok A gazdasági modell bemeneti adatait a modell készítésének idejében meglévı gazdasági és informatikai nyilvántartások alapján kell elıállítani. A jövıbeni, várható beruházási- és üzemeltetési költségek becslésénél is irányadóként kell kezelni az addigi üzemeltetés költségeivel kapcsolatos adatokat, ezért a gazdasági modell kidolgozásához elemezni kell a nyilvántartások aktuális helyzetét (az adatok pontossága, teljeskörősége és megbízhatósága szempontjából). 6.2. Idıtáv A gazdasági modellek felépítésénél olyan idıtávot kell választani, amelyre kiterjedıen meg lehet határozni (legalább közelítıen becsülni) a várható költségeket és a bevételeket / megtakarításokat (megtérülési elemeket). Az informatikai projektekre vonatkozóan azonban, a gyors technológiai fejlıdést és az IT projektek életciklusát szem elıtt tartva maximum 5 éves tervezést (idıtávot) javasolunk választani. 6.3. A modellbe bevonásra kerülı költségek és bevételek / megtakarítások köre Felhívjuk a figyelmet, hogy költségvetési szervek esetén nem beszélhetünk piaci értelemben vett bevételekrıl, vagy profitról. Szintén fontos kiemelni, hogy a költségvetési szervek pénzforgalmi könyvelést végeznek, így gyakran nehezen meghatározhatók a várható bevételek meghatározásához szükséges adatok (például egy hatósági eljárás bevételei gyakran 7
nem a lebonyolító hatósághoz kerülnek). Ezen problémák kezelésére a modell használata során a bevételek / megtakarítások elnevezést használtuk, ezzel hangsúlyozva, hogy a közigazgatási szervekre vonatkozó jelen modellben legfıképp a megtakarítások töltik be azt a szerepet, amit a piaci környezetben a bevételek. A modellben minden olyan költséget és bevételt / megtakarítást meg kell jeleníteni, amelyek a projekt következtében merülnek fel. Figyelembe kell venni a közvetlen és közvetett hatásokat és költségeket is. Mind a ráfordításoknál, mind a hozamoknál (megtérülési elemek) minden tételt egységesen forintban (vagy egységesen más közös pénznemben) kell meghatározni. A megtérülési számításokat nem számviteli, hanem gazdasági alapelvek alapján kell elvégezni, azaz a költségeket mindig a tényleges felmerüléskor kell figyelembe venni, nem a számviteli elszámolásuk idıpontjában (pl. PC beszerzés költségét a számlák kifizetésének idıpontjában teljes áron vegyük figyelembe, nem folyamatos amortizációs költségekkel) ebbıl kifolyólag az amortizációt, és az aktiválást a modellen kívülre kell helyezni. 6.4. A költségek és bevételek / megtakarítások összehasonlíthatósága Az összehasonlíthatóság érdekében a modellben minden díjat és költségelemet az elsı beruházás évére diszkontálva (lásd Melléklet) szerepeltessük. 6.4.1. A megfelelı diszkontráta kiválasztása a különbözı kamatlábak közül A több éves fizetési kötelezettséggel járó projektek jövıbeli pénzáramlásainak számításához a 161/2005. (VIII. 16.) Korm. rendelet 1.. (2) bekezdése szerint használandó 35 éves idıszakra terjedı diszkontráta sorból válasszuk ki az 5 évre vonatkozót. Az adott idıszakra vonatkozó diszkontráta sor elérhetı a Pénzügyminisztérium honlapjáról 1. 6.4.2. Infláció A modell felépítése megköveteli, hogy a költségeket és a bevételeket / megtakarításokat az inflációs hatást figyelembe véve adjuk meg az inputtáblákban. Amennyiben például az üzemeltetési szerzıdés tartalmaz olyan passzust, hogy az üzemeltetési díjak minden évben az infláció mértékével nınek, akkor ennek megfelelıen, a becsült infláció mértékével növelve töltsük ki az adatokat. Ez a kitöltési mód biztosítja azt, hogy a modell alkalmas legyen cash-flow típusú tervezésre is. 1 http://www2.pm.gov.hu/web/home.nsf/portalarticles/0a23c28bffa03dcac1257073003bb6fc/$file/y08063 0%20honlapra.xls 8
6.5. A modell értékelése Az üzleti megtérülési vizsgálat eredményszáma (NPV) a számolótábla Összesítı munkafüzetén található. A nettó jelenérték (NPV) a jövedelmek (megtérülési elemek) jelenértékének és a beruházási költségek jelenértéken számolt összegének a különbsége. Abban az esetben éri meg gazdasági szempontból a beruházás (projekt) elindítása, ha az NPV-je pozitív elıjelő 2. A modell alkalmazásával lehetıség van kettı vagy több alternatív lehetıség összehasonlító vizsgálatára is (8.1.2.-es fejezetben található erre példa). Ebben az esetben minden alternatívára fel kell tölteni adatokkal a modellt és az így kapott eredményeket kell összehasonlítani. Amennyiben két alternatívát hasonlítunk össze gazdaságosság szempontjából, akkor a nagyobb értékő NPV-vel rendelkezı alternatívát érdemes választanunk. Fontos kiemelni azonban, hogy az eredmények vizsgálatakor nem csupán a pénzben kifejezhetı megfontolásokat kell figyelembe venni. Stratégiai okból kiemelten kezelt (pl. ügyfélbarát ügyintézés), vagy törvényileg elıírt projekt megvalósítása még nem túl kedvezı gazdaságossági feltétek esetén is ésszerő, illetve szükséges lehet. (pl. a magyar közigazgatás reformja érdekében számos fejlesztés végrehajtása szükséges, így ezekben az esetekben a fejlesztések a törvényi kötelezés teljesítése érdekében valósulnak meg). Ilyen esetben, amennyiben megvan a lehetıség több fejlesztési irány közül választani, akkor ezen lehetıségek közül ekkor is lehetıség van gazdasági alapon dönteni a modell segítségével (amelyiknek kedvezıbb az NPV mutatója). A modellezés során az egyéb, pénzügyi szempontból nehezen vagy nem számszerősíthetı hozadékokat nem kell figyelembe venni, azonban azokat az egyes területeknél soroljuk fel, mivel a (beruházási) döntés meghozatalánál ezeket is értékelni kell. 6.6. Excel fájlok A modell megértéséhez és alkalmazásához 4 db excel fájlt bocsátunk rendelkezésre: a) EKK_ekozig_KtgModell_alapmodell_080722.xls: Egy feltöltött adatok nélküli, de a szükséges hivatkozásokat és képleteket tartalmazó modell, melyben csak a szükséges inputtáblákat kell kitölteni (a forint/ euro árfolyam nincs beparaméterezve). 2 Másik lehetıség a modell értékelésére: A modell értékelésénél meg kell határozni a belsı megtérülési rátát (IRR) (a belsı megtérülési ráta az a diszkontráta, mely esetében a nettó jelenérték nulla). Gazdasági szempontból akkor érdemes megvalósítani a projektet, amennyiben az IRR nagyobb a diszkontrátánál. Felhívjuk a figyelmet, hogy az IRR-t iteratikus módszerrel érdemes megkeresni és van olyan eset, amikor nem létezik az IRR. Azonban az átlagos informatikai beruházások költség-bevétel szerkezete olyan, hogy a legtöbb esetben meg lehet állapítani a belsı megtérülési rátát. 9
F:\EKK_3\Ktg_modell\ Végleges\EKK_ekozig_KtgModell_alapmodell_080722_v200.xls b) EKK_ekozig_KtgModell_nyomtatas_080722_200.xls: Az anyagban elsı példaként szereplı nyomtatási monitoring rendszerre vonatkozó számításokat tartalmazó példaadatokkal feltöltött modell. F:\EKK_3\Ktg_modell\ Végleges\EKK_ekozig_KtgModell_nyomtatas_080722_v200.xls c) Az anyagban második példaként szereplı köztisztviselıi munkaügyi nyilvántartó rendszerhez kapcsolódó, két alternatívát összehasonlító példaadatokkal feltöltött modell: EKK_ekozig_human_jelenlegi_080722_v200.xls, EKK_ekozig_human_uj_rendszer_080722_v200.xls F:\EKK_3\Ktg_modell\ Végleges\EKK_ekozig_KtgModell_human_jelenlegi_080722_v200.xls F:\EKK_3\Ktg_modell\ Végleges\EKK_ekozig_KtgModell_human_uj_rendszer_080722_v200.xls 10
7. Az általános gazdasági modell bemutatása 7.1. A modell felépítése A modell két fı részbıl tevıdik össze; az inputadatokból (ide értjük a paramétereket is) és a számoló-, vagyis eredménytáblákból. A megtérülés-vizsgálat során KIZÁRÓLAG az inputtáblákat (1., 2., 3., 4. sz. táblázat) kell feltölteni adattal, amelyekbıl automatikusan töltıdnek fel az eredménytáblák. 7.1.1. Inputtáblák Az inputtáblákban kell megadni minden olyan, projektet érintı adatot, amiket a nyilvántartásokból meg lehet szerezni, vagy becslésekkel elıre lehet jelezni. Az Excel modellben külön lapon elhelyezett táblázatok szolgálnak a költségek és bevételek / megtakarítások rögzítésére. A modellt úgy kell kitölteni, hogy egy táblázatban szerepeljenek az azonos típusú költségek/bevételek, melyeket további sorokban bonthatunk szét és részletezhetıek. (Például az elsı táblázat tartalmazhat minden olyan költséget, amelyek hardverrel kapcsolatban merültek fel. A hardverköltségekhez tartoznak például az új szerverek, PC-k, hálózati eszközök, stb. beszerzéséhez kapcsolódó kiadások.) Az inputtáblákban minden egyes sorban meg kell adni, hogy az adott típusú költségbıl mekkora összeg jelentkezett a 0., 1., 2., 3., 4., illetve 5. évben. 7.1.1.1. Költségtáblák Amikor megadjuk a Költségek lapon szereplı valamelyik táblázat legfelsı cellájának megnevezését (a lenti példában Hardver ), akkor az automatikusan beíródik az eredménytáblák Költségtípusok oszlopába. Amikor kitöltjük az inputtáblázatot, akkor az Összesen sorban összeadódik, hogy az adott évben összesen mennyi költség merült fel. Az eredménytábla megfelelı sora (jelen esetben Hardver ) ezen 1. sz táblázat Összesen sorára hivatkozik. Annak érdekében, hogy a modell egysége fenntartható maradjon, ezért minden költségtípushoz külön meghivatkozott- táblázatot kell létrehozni. A modell lehetıséget biztosít arra, hogy a költségtípusok részletezését tovább bontsuk azáltal, hogy például a Szerver -eket külön táblázatban bontsuk szét, és darabszám, egységár segítségével pontosítsuk az inputadatokat. Amennyiben úgy döntünk, hogy további részleteire bontjuk a Költségtípusok részletezését, akkor oda kell figyelnünk arra, hogy a hivatkozási hierarchia megmaradjon a modellben, azaz például a Szerver -ekre vonatkozó cellák (1. sz. táblázat 1. sora) a további részletezések táblázatának Összesen sorára hivatkozzanak! 11
1. sz. táblázat Hardver költségtípus 2. sz. táblázat Platform költségtípus 7.1.1.2. Bevétel / megtakarítás táblák A bevételeknél / megtakarításoknál ugyanazt a módszert kell alkalmazni, mint a Költségtábláknál: Amikor megadjuk a legfelsı cella megnevezését (például Anyagi jellegő megtakarítások ), akkor az automatikusan beíródik az eredménytábla Bevétel / megtakarítások típusai oszlopába. Amikor kitöltjük az inputtáblázatot, akkor az Összesen sorban összeadódik, hogy az adott évben összesen mennyi Bevétel / megtakarítás keletkezett. Az eredménytábla megfelelı sora (jelen esetben Anyagi jellegő megtakarítások ) ezen 3. sz. táblázat Összesen sorára hivatkozik. Annak érdekében, hogy a modell egysége fenntartható maradjon, ezért minden Bevétel / megtakarítás típushoz külön meghivatkozott- táblázatot kell létrehozni. A modell lehetıséget biztosít arra, hogy a bevétel- / megtakarítás-típusok részletezését tovább bontsa. Egyik lehetséges megoldás, ha a Nyomtatási költségek megtakarítása sort külön táblázatban részletezi, pl. oldalak száma, és oldalköltségek (színest és fekete-fehért megkülönböztetve) segítségével pontosítja az inputadatokat. Amennyiben úgy döntünk, hogy további részleteire bontjuk valamely Bevétel / megtakarítás részletezését, akkor oda kell figyelnünk arra, hogy a hivatkozási hierarchia megmaradjon a modellben, azaz például a Nyomtatási költségek megtakarítása -ra vonatkozó cellák (3. sz. táblázat 1. sora) a további részletezések (oldalak számát és oldalköltségeket tartalmazó táblázat) Összesen sorára hivatkozzanak! 12
3. sz. táblázat Anyagi jellegő megtakarítások 7.1.1.3. Paraméterek táblázat A paraméterek táblázatban minden olyan paramétert meg kell jeleníteni, melyek változása befolyásolja az eredményt, azaz a nettó jelenértéket (NPV). Ezeket az értékeket oly módon kell képletekkel beépíteni a modellbe, hogy ha egy helyen ( a Paraméterek táblázatban) megváltoztatjuk a paraméter értékét, akkor minden érintett cellában megváltozzanak az értékek. Projekttıl függıen számos paraméter létezhet, ezek közül kiemeltük a diszkontrátát és az infláció értékét. A diszkontrátát a diszkontálás képletét használva építettük be a nettó jelenérték számítása során. 4. sz. táblázat Paraméterek 7.1.2. Eredménytáblák 7.1.2.1. Éves összesítı táblák Az Adott évre vonatkozó egyenleg címő táblázatból olvassuk ki, hogy összesen mennyi költség ( Költségek ) és mennyi bevétel / megtakarítás ( Bevétel / megtakarítás ) keletkezett az adott évben, a 0. évre visszadiszkontálva. Az Adott évre vonatkozó egyenleg táblázat összesíti az évekre vonatkozó, 0. évre diszkontált költségeket és bevételeket / megtakarításokat, olyan módon, hogy a Bevétel / megtakarítás -ból kivonja a Költségeket. 13
5. sz. táblázat Adott évre vonatkozó egyenleg A Kumulált egyenleg összesíti az évekre vonatkozó, 0. évre diszkontált kumulált költségeket és bevételeket / megtakarításokat, olyan módon, hogy a Bevétel / megtakarítás - ból kivonja a Költségeket. A beruházás attól az évtıl fog jövedelmezıvé válni, amikor a Kumulált egyenleg sorban az elıjel negatívról, pozitívra vált, ugyanis attól az évtıl a bevételeket / megtakarítások meghaladják a költségeket. 6. sz. táblázat Kumulált egyenleg 7.1.2.2. Költség és bevétel / megtakarítás táblák Az összesítı táblák tartalmazzák az inputtáblák összesítı sorait, így a táblázat segítségével meg tudjuk mondani, hogy mekkora költség merült fel összesen a 0., 1., 2., 3., 4., 5. évben, valamint egy költségtípusra, illetve bevétel- / megtakarítás-típusra összesen mennyi ráfordítás, vagy bevétel / megtakarítás keletkezett. Mivel az inputtáblák kitöltése során figyelembe vettük az inflációt (6.4.3. fejezet szerint), ezért a táblázatból kiolvashatjuk a projektre vonatkozó, adott évben felmerülı költség-/ bevétel / megtakarítás mennyiség. A táblázat Összesen (folyó áron) sorában láthatjuk minden évre lebontva, hogy az adott évben folyó áron (az adott évben) mekkora költség merült fel. Az Összesen (0. évre diszkontált összegek) sorban a nettó jelenérték módszer szerint a paraméter táblában megadott diszkontrátával 0. évre diszkontált összegeket láthatjuk. Az Összesen kumulálva (0. évre diszkontált összegek) sorban azt olvashatjuk ki, hogy az adott évig összesen mekkora -0. év árain számolt- költség merült fel. 14
7. sz. táblázat Projektköltségek A táblázat Összesen (folyó áron) sorában láthatjuk minden évre lebontva, hogy az adott évben folyó áron (az adott idıszakban) mekkora bevétel / megtakarítás keletkezett. Az Összesen (0. évre diszkontált összegek) sorban a nettó jelenérték módszer szerint a paraméter táblában megadott diszkontrátával 0. évre diszkontált összegeket láthatjuk. Az Összesen kumulálva (0. évre diszkontált összegek) sorban azt olvashatjuk ki, hogy az adott évig összesen mekkora - 0. éven számolt - bevétel / megtakarítás keletkezett. 7.1.2.3. Nettó jelenérték tábla 8. sz. táblázat Bevételek / megtakarítások Amennyiben a nettó jelenérték (NPV) pozitív, akkor érdemes megvalósítani a projektet, ha negatív, akkor viszont nem. Ismételten felhívjuk a figyelmet, hogy az NPV és a projekt értékelésénél ki kell térni a pénzben nem meghatározható elınyökre, hátrányokra, és a gazdasági környezetre is, ugyanis lehetnek olyan okok, melyek negatív NPV mellett is indokolhatják a projekt megvalósítását (pl. törvényi elıírások, állami támogatás feltétele), illetve pozitív NPV mellett is logikus lehet a projekt elindításának elvetése. NPV: 2 9. sz. táblázat Nettó jelenérték (NPV) 15
8. A modell alkalmazása 8.1. Alkalmazásfejlesztési projektek 8.1.1. Egy teljesen új informatikai rendszer bevezetése Példánkban egy közigazgatási szerv vezetısége csökkenteni szeretné a szervezet nyomtatási költségeit, ehhez a jövıben optimalizálni szeretné a nyomtatási infrastruktúrát, illetve már rövidtávon is csökkenteni szeretné a nem hivatali célú nyomtatások mennyiségét. Ehhez a szervezet vezetésének áttekintı információkra van szüksége a szervezeti nyomtatási szokásokkal kapcsolatban. Ahhoz, hogy minden szükséges információ rendelkezésre álljon, szükség van egy, a hálózati és a lokális nyomtatókat nyomon követı nyomtatás monitoring rendszerre. A projekt célja egy olyan, a közigazgatási szerv igényeinek és infrastruktúrájának megfelelı nyomtatási monitoring rendszer szállítása, telepítése, konfigurálása, mely a hálózati és lokális nyomtatókon történı nyomtatás követésére alkalmas. A feladat további célja, hogy a rendszer képes legyen olyan egyszerő, könnyen áttekinthetı, külön web-es felületen megjelenített kimutatások elkészítésére, melyek a nyomtatók, a felhasználók és a szervezeti egységek szintjén egyaránt információkkal tudnak szolgálni a vezetés számára. Az ilyen típusú projekteknél, ahol egy felmerült igényt egy új rendszer bevezetésével kívánunk kielégíteni, ott azt a kérdést kell megválaszolnunk a vezetıség számára, hogy megéri-e gazdaságilag a szervezetnek ezen projekt megvalósítása, a nyomtatási monitoring rendszer bevezetése. A kérdés megválaszolásához ki kell töltenünk a költség- és a bevételi / megtakarítási inputtáblákat, és amennyiben az NPV pozitív lesz, akkor érdemes bevezetni a rendszert, ha negatív, akkor nem. Természetesen emellett, az értékelés során figyelembe kell vennünk más, pénzben nem meghatározható elınyöket / hátrányokat is (pl. a vezetıség információigényének kielégítése). Az adatok megadásánál törekedtünk az egyszerőségre, hogy a modellre, a kitöltésre és adatok értékelésére helyezhessük a hangsúlyt. Külön hangsúlyozzuk, hogy a példa kitalált rendszerekre vonatkozik! 8.1.1.1. Költségtáblák Hardverberuházások A nyomtatási monitoring rendszer kialakításához egy szerveren túlmenıen nincs szükség más hardverfejlesztésre, ugyanis vékony kliensen keresztül kerül megvalósításra a rendszer. Ennek köszönhetıen böngészın keresztül lesznek elérhetık a riportok és a mérések eredményei. 16
10. sz. táblázat Hardverberuházások Licencdíjak részletezése Attól függıen, hogy hány fı adatait méri a rendszer, különbözı mennyiségő licencet kell vásárolni. A példánkban egy kb. 900 fıs szervezet szerepel, melyre vonatkozó licenc (általunk meghatározott) fiktív ára 1.500.000 forint. 11. sz. táblázat Licencdíjak részletezése Dobozos termék költsége Az általunk kitalált nyomtatási monitoring rendszer ára 9.000.000 forint. 12. sz. táblázat Dobozos termék költsége Testreszabás Annak köszönhetıen, hogy egy dobozos termék kerül bevezetésre, nincs szükség külön fejlesztésre, azonban a terméket a szervezet igényeinek megfelelıen kell telepíteni és testreszabni (pl. paraméterezés, riportok készítése, stb.), melynek költségeit a testreszabás címszó alatt határoztuk meg. Tesztelés 13. sz. táblázat Testreszabás A költségek meghatározásánál úgy számoltunk, hogy egy alkalmazott havi 500.000 Ft költséget jelent ennek a szervezetnek, ebbıl kifolyólag, havi átlag 20 munkanapot feltételezve, 25.000 Ft-os napi költséggel lehet számolni egy alkalmazott napi munkaidejét. A 17
tesztelést a szervezet munkatársai fogják végezni, ami terveink szerint 10 embernapot fog igénybe venni, tehát 250.000 forint költséget jelent majd a projektnek a fenti számítások alapján. 14. sz. táblázat Tesztelés Emberi erıforráshoz kapcsolódó további költségek Ebben a táblázatban feltüntettünk minden olyan emberi erıforráshoz kapcsolódó további költséget, ami közvetlenül a projekthez kapcsolódik. A példánkban szereplı szervezet úgy döntött, hogy sikeres projekt esetén 2 havi fizetésnek megfelelı jutalmat fog kiosztani a bevezetésben résztvevı alkalmazottak között a bevezetés lezárása után. A projektvezetés kb. 30 napot fog igénybe venni, ami 25.000 forintos belsı erıforrás napi díjával számolva 750.000 forint. A projekt igényspecifikációs szakaszában az érintett emberekkel történı egyeztetéssel becslésünk szerint 8 teljes embernap fog eltelni. 15. sz. táblázat Emberi erıforráshoz kapcsolódó további költségek Folyamatos üzemeltetés költsége A folyamatos üzemeltetés költsége alatt a szerzıdésben megfogalmazott üzemeltetési tevékenység díját tőntettük fel. Az elsı évben 200.000 forint volt meghatározva a szerzıdésben, azzal a kiegészítéssel, hogy minden évben az infláció mértékével kell korrigálni az üzemeltetési díjat. Ennek megfelelıen a paramétertáblában megadott 6%-os becsült inflációval növeltük minden évben az elızı évi díj mértékét. 16. sz. táblázat Folyamatos üzemeltetés költsége 18
8.1.1.2. Input bevétel / megtakarítás táblák Bevételek / megtakarítások A nyomtatási monitoring rendszer bevezetésétıl nemzetközi és hazai példák alapján - a vezetıség azt reméli, hogy a színes nyomtatott oldalak száma 30%-kal, míg a fekete-fehér oldalaké 15%-kal fog csökkenni. A bevétel/ megtakarítás tábla adatait a következıképpen határoztuk meg: A példánkban szereplı 900 fıs közigazgatási szervezet egy évben kb. 3.000.000 oldalt nyomtat, melybıl 1.920.000 db fekete-fehér 8 forintos oldalköltséggel, és 1.080.000 db színes 16 forintos oldalköltséggel. Ezek összesen 15.360.000 (fekete-fehér) és 16.200.000 (színes) költséget jelentenek. Ezekbıl az értékekbıl számoltuk a 15%-os és a 30%-os megtakarítást. Az összegek meghatározásánál figyelembe vettük, hogy a nominális nyomtatási költségek (és ebbıl kifolyólag a megtakarítások is) az infláció mértékével együtt nınek. 17. sz. táblázat Nyomtatás csökkenésébıl adódó megtakarítások 8.1.1.3. Eredménytáblák - Értékelés Az eredménytáblákról általánosságban elmondható, hogy ezek töltésével nincs feladatunk. Az inputtáblákból automatikusan töltıdnek fel a Költségtípusok és a Bevétel / megtakarítás típusai oszlopok egyes sorai (pl. Tesztelés). A költség- és a bevétel- / megtakarítás-típusok soraiban található értékek (pl. 250.000, 0, 0, 0, 0) megegyeznek az egyes inputtáblák összesítı soraiba írt számokkal. Projektköltségek Jól látható a táblázatból, hogy a költségek jelentıs része a rendszer bevezetése, specifikálása során jelentkezik, azaz a 0. évben (jelen az esetben 2008.). A projekt lezárása után lesz még egy egyszeri költség (Emberi erıforráshoz kapcsolódó további költség - projektjutalom), valamint a minden évben inflációval korrigált üzemeltetési költség. Az Összesen sorban láthatjuk az összes költséget minden évre lebontva, az alatta lévı sorban pedig ezen költségösszegek diszkontált (a paramétertáblában megadott diszkontráta szerint 2008-as árakon meghatározott) értékeit. Az Összesen kumulálva sorban pedig a 0. évre (jelen esetben 2008. évre) diszkontált összegek kumulált értékét olvashatjuk ki, vagyis a 2013. évre vonatkozó cella tartalmazza az összes addig felmerült költség diszkontált értékét. 19
18. sz. táblázat Projektköltségek Bevételek / megtakarítások A Bevételek / megtakarítások táblában csak a nyomtatás mennyiségének csökkenésébıl adódóan jelentkeznek a megtakarítások. Ebben az esetben feltételezzük, hogy a meghatározott nyomtatási költségek minden évben az infláció mértékének megfelelıen nınek, így korrigáljuk azokat a paramétertáblában megadott infláció mértékével. (Példánkban nem számoltunk azzal, hogy a késıbbiekben a nyomtatási szokások feltérképezésével és elemzésével a nyomtatási infrastruktúrát is optimalizálni lehet, így érve el további megtakarításokat.) A Projektköltségek táblához hasonlóan az Összesen sorban a nominális értékeket, míg az alatta lévıben a diszkontált értékeket olvashatjuk évekre lebontva. 2013-as oszlop legutolsó cellájában pedig az összes addig keletkezett, diszkontált megtakarítást láthatjuk. 19. sz. táblázat Bevételek / megtakarítások Adott évre vonatkozó egyenleg Ebben a táblázatban a Projektköltségek és a Bevétel / megtakarítások táblák Összesen (0. évre diszkontált összegek) sorai vannak összesítve. Ebbıl a táblából kiolvashatjuk, hogy adott évben milyen diszkontált egyenleggel zárt a projekt, ugyanis minden évben a diszkontált bevételekbıl kivonjuk a diszkontált költségeket. 20. sz. táblázat Adott évre vonatkozó egyenleg 20
Kumulált egyenleg Ez a táblázat tartalmazza a Projektköltségek és a Bevétel / megtakarítások táblák Összesen kumulálva (0. évre diszkontált összegek) sorait. A Kumulált költségek sorban olvashatjuk az adott évig felmerült összes diszkontált költséget, a Kumulált bevétel / megtakarítás sorban pedig az adott évig felmerült összes diszkontált megtakarítást láthatjuk. A Kumulált egyenleg sorban a kumulált költségek és a kumulált bevétek / megtakarítások különbségeit jelenítettük meg. Ebbıl az utolsó sorból kiolvashatjuk, hogy 2011-tıl válik nyereségessé projekt, ugyanis abban az évben váltanak elıjelet a Kumulált egyenleg sorban lévı összegek. 21. sz. táblázat Kumulált egyenleg Paraméterek Jelen projekt értékelésében két paramétert használtunk, a diszkontrátát és az inflációt. Amennyiben ebben a táblában bármelyik számot módosítjuk, akkor az eredménytáblák érintett cellái automatikusan újraszámolódnak. 22. sz. táblázat Paraméterek 21
Nettó jelenérték (NPV) 3 Példánkban az NPV pozitív, vagyis gazdaságilag indokolt ennek a projektnek az elindítása. Végsı értékelésként azt tudjuk mondani, hogy jelen évi beruházás esetén, 5 éves idıtávra elıretekintve, jelenértéken (0. évre diszkontálva) 13.212.039 forint nyereséget hoz a nyomtatási monitoring rendszer bevezetése.. 23. sz. táblázat Nettó jelenérték (NPV) 3 Másik értékelési módszer a belsı megtérülési ráta (IRR) vizsgálata: 35,344837%-os diszkontráta mellett lesz a projekt nettó jelenértéke nulla, mely rátánál alacsonyabb a modellben alkalmazott 9,13%-os, ebbıl is látható, hogy a projektet megéri meg megvalósítani. Kiszámítása a 6.4.2.-es pontban leírtak szerint iterációval történt 22
8.1.2. Régi rendszer kiváltása egy új rendszerrel 8.1.2.1. A projekt általános leírása Példánkban egy köztisztviselıi munkaügyi nyilvántartó rendszer bevezetésérıl kell döntenie a szervezet vezetıségének. A szervezetnél jelenleg is mőködik egy munkaügyi rendszer, azonban az új Humánerıforrás Stratégiában elıirányzottakat már nem képes megfelelıen támogatni, és a Humánerıforrás Igazgatóság számára szükséges információkat sem tudja teljes mértékben szolgáltatni. Ebbıl kifolyólag két alternatíva merülhet fel: vagy továbbfejlesztjük a jelenlegi munkaügyi rendszert, vagy egy teljesen újat vezetünk be. További információként szolgál az üzleti modell kitöltéséhez, hogy a jelenlegi munkaügyi rendszer más platformon fut, mint a szervezet Informatikai Stratégiában elsıdlegesként meghatározott, és a többi meglévı alkalmazás által használt platform. Ennek következtében a rendszer üzemeltetése számos pótköltséggel terheli a szervezetet (pl. a platformhoz értı üzemeltetı finanszírozása). Az új munkaügyi rendszer egy olyan dobozos szoftver, amely az Informatikai Stratégiában meghatározott és a többi informatikai rendszer által is használt platformon fut. Annak érdekében, hogy a szervezet vezetısége el tudja dönteni, hogy melyik alternatíva megvalósítása a gazdaságosabb, ki kell töltenünk a 7. fejezetben bemutatott modellt. Mivel két alternatíva közül kell dönteni, ezért mindkét projektre ki kell töltenünk a modellt, hogy a két végeredményt egymáshoz viszonyítva tudjuk értékelni. A megvalósítás bevételi / megtakarítási értékei a Humánerıforrás Stratégia megvalósítása miatt jelentkeznek. Mindkét rendszer a továbbfejlesztés után azonos szolgáltatási szinttel fog rendelkezni. Ebbıl kifolyólag azonos mértékben teljesítik a Humánerıforrás Stratégia által elvártakat, így azonos mértékő bevételeket / megtakarításokat fognak eredményezni, tehát a két modell összehasonlítása során ezen adatok nem szolgálnak új információval, így ebben a modellben nem számszerősítjük a stratégia megvalósításából adódó bevételi / megtakarítási összegeket. A kérdés, amire válaszolnunk kell, hogy azonos szolgáltatási szint mellett, melyik rendszer megvalósítása jelent kevesebb költséget a szervezet számára. Külön hangsúlyozzuk, hogy a feladat kitalált rendszerekre vonatkozik, így a példában szereplı költségek fiktívek.. 8.1.2.2. Az adatok feltöltése A modell kitöltése során csak az inputtáblákat módosítottuk, amelyek összegzı sorai a következı táblák egy-egy soraiban jelennek meg, évekre lebontva. 23
Az adatok megadásánál figyeltünk arra, hogy a megvalósuló pénzforgalom (cash-flow) szerint töltsük fel azokat, azaz minden évben az általunk megbecsült inflációt figyelembe véve adtuk meg az adatokat (például az üzemeltetés költségeit). 8.1.2.3. Input költségtáblák Hardverköltségek A hardverköltségek meghatározásakor figyelembe vettük, hogy a jelenlegi rendszer un. vastagkliens architektúrájú, a szakértıi vélemények szerint a rendszer igényelt mértékő továbbfejlesztése esetén nagyobb teljesítményő PC munkaállomásokra lesz szükség. Ezzel szemben az új rendszer vékonykliens architektúrával rendelkezik, emiatt nincs szükség a jelenleginél nagyobb teljesítményő munkaállomásokra. Azonban a két architektúra közötti különbség miatt az új, vékonykliens alapú rendszer nagyobb teljesítményő szervert igényel. Ezeken kívül további, hardverekre vonatkozó költségek a példánkban nem merülnek fel, más eszközök beszerzésére nincs szükség. 24/A. sz. táblázat Hardverköltségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 24/B. sz. táblázat Hardverköltségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszerrel esetén) Fejlesztési költségek A meglévı rendszer továbbfejlesztésénél alacsonyabb a fejlesztési költség, mert a meglévı rendszer rendelkezik megfelelı mennyiségő adatbázis-kezelı licenccel, illetve a továbbfejlesztés költsége kisebb, mint az új rendszer ára és testreszabásának együttes költsége. Az igényelt belsı erıforrások meghatározásánál azzal a ráfordítással számoltunk, hogy megközelítıen hány napot kell eltölteniük a szervezet alkalmazottainak a különbözı egyeztetésekkel, rendszerrel való ismerkedéssel, stb.. A költségek meghatározásánál úgy számoltunk, hogy egy alkalmazott havi 500.000 Ft költséget jelent ennek a szervezetnek. 24
Havi átlag 20 munkanapot feltételezve, 25.000 Ft-os napi költséget jelent az új rendszerrel kapcsolatos idıtöltés (ebben az idıben nem tudják a mindennapi feladataikat végezni). 25/A. sz. táblázat Fejlesztési költségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 25/B. sz. táblázat Fejlesztési költségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszerrel esetén) Migráció és adattisztítás A jelenlegi rendszer esetében nincs szükség migrációra, szemben az új rendszerrel, amit fel kell tölteni az elızı rendszerbıl származó adatokkal. A felmérés során várhatóan feltárt adat-inkonzisztenciákat mindkét esetben azonos idı alatt lehet kijavítani, ezt mutatja az azonos költség az adattisztítás sorban. 26/A. sz. táblázat Migráció, adattisztítás (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 25
26/B. sz. táblázat Projektköltségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Tesztelés Tesztelésre mindkét esetben szükség van, azonban a teljesen új rendszer leellenırzése a tervek szerint több idıt fog igény bevenni, mint a jelenlegi rendszer új funkcióinak az átvizsgálása. 27/A. sz. táblázat Tesztelés (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 27/B. sz. táblázat Tesztelés (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Oktatás Mindkét rendszerre adott ajánlat tartalmazza az oktatás költségét, azonban az alkalmazottak oktatáson eltöltött ideje további költségeket jelent. Ebben az esetben is alkalmazottanként havi 500.000 Ft költséggel, átlag 20 munkanappal és 25.000 Ft-os napi költséggel számoltunk. Természetesen az új rendszer megismerésére több idıt kell fordítani, mint a régi rendszer új funkcióinak megismerésére, ezt a különbséget a költségek is tükrözik. 28/A. sz. táblázat Oktatás (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 26
28/B. sz. táblázat Oktatás (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Külsı szakértı / tanácsadó Mivel a szervezetnek nincsen olyan tapasztalt szakértıje, aki részt vett volna hasonló rendszer-bevezetési projektben, ezért olyan tapasztalt külsı szakértıt bíznak meg, aki szakértıi szinten is képviselni tudja a szervezet érdekeit. 29/A. sz. táblázat Külsı szakértık / tanácsadó (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 29/B. sz. táblázat Külsı szakértık / tanácsadó (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Emberi erıforráshoz kapcsolódó költségek A vezetıség úgy ítéli meg, hogy a projektben résztvevı alkalmazottakat siker esetében elismerés és jutalom illeti meg, ezért a bevezetés lezárásakor minden résztvevı kollégának kéthavi fizetésnek megfelelı jutalmat osztanak ki. Mindkét esetben ezzel a költséggel is számolnunk kell, mert közvetlenül a projekthez kapcsolódik ez a kiadás is. 30/A. sz. táblázat Emberi erıforráshoz kapcsolódó költségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 27
30/B. sz. táblázat Emberi erıforráshoz kapcsolódó költségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Folyamatos üzemeltetés költsége Az adatokból jól látható, hogy a jelenlegi rendszer további üzemeltetése magasabb költségekkel jár, mint az új rendszer bevezetése. Ennek legfıbb oka, hogy a meglévı rendszer egy olyan elkülönült platformon van, amelyet a szervezetben mőködı rendszerek közül csak a munkaügyi nyilvántartó rendszer használ. Ezért minden év 2.500.000 forint többletköltséget jelent egy külsı szakértı igénybevétele külön a platform támogatása céljából. Erre a külsı támogatásra nincs szükség az új rendszer esetében, mert az a szervezetben elterjedt platformot használja, ami jelentıs költségcsökkentést jelent. Az üzemeltetés támogatásának a jelenlegi rendszernél is volt költsége (1.100.000 Ft), ami - az érvényes támogatási szerzıdésben meghatározott, funkcióbıvülés esetére vonatkozó feltételek alapján - közel másfélszeresére (1.750.000) fog emelkedni az új funkciók kialakításának következtében. Az üzemeltetési kiadások a bevezetés évétıl (2009.) kezdıdnek. A szervezeten belül a rendszer üzemeltetésével foglalkozó alkalmazottnak munkaideje negyedét töltötte ki a rendszer üzemeltetése (12 hónap * 500.000 Ft / 4), míg az új rendszer esetén ez várhatóan a munkaidejének 1/8-ára fog csökkeni (12 hónap * 500.000 Ft / 8). Mindkét esetben a jelenlegi rendszert még 2008-ban is üzemeltetni kell (2009-tıl áll élesbe az új rendszer), ezért ebben az évben jelentkezı költségek megegyeznek mindkét alternatívánál. 31/A. sz. táblázat Folyamatos üzemeltetés költsége (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 31/B. sz. táblázat Folyamatos üzemeltetés költsége (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) 28
8.1.2.4. Input bevétel / megtakarítás táblák Emberi erıforrással kapcsolatos megtakarítások Az új termék referencialátogatáson is bizonyított egyszerő kezelhetıségének és kiváló válaszidejének köszönhetıen a felhasználók egységnyi idı alatt várhatóan több munkát fognak tudni elvégezni, mint a régi rendszer továbbfejlesztett verziójával. Ez a gyorsabb munkavégzés megtakarítást jelent a szervezet szempontjából. Számításaink szerint a gyorsabb rendszernek köszönhetıen a rendszer felhasználóinak napi 25 perccel nı a hasznos munkaideje. Évi 240 munkanappal számolva ez a megtakarítás évi 12,5 napot jelent, ami 5 ember esetében ez összesen 62,5 nap. 25.000 Ft-os napi díj mellett a 62,5 nap összesen 1.562.500 Ft megtakarítást jelent a szervezet szempontjából. A régi rendszer továbbfejlesztésénél ilyen megtakarítás nem jelentkezik. 32/A. sz. táblázat Emberi erıforrással kapcsolatos megtakarítások (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 32/B. sz. táblázat Emberi erıforrással kapcsolatos megtakarítások (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) 29
8.1.2.5. Eredménytáblák Projektköltségek A 8.1.1.-es fejezetben ismertetett projekthez hasonlóan, jelen példánkban is a költségek jelentıs része a rendszer bevezetése, specifikálása során jelentkezik, azaz a 0. évben (2008.). A projekt lezárása után lesz még egy egyszeri költség (Emberi erıforráshoz kapcsolódó további ktg. - projektjutalom), valamint a minden évben felmerülı üzemeltetési költség. Ebben az esetben az üzemeltetési szerzıdés nem tér ki az inflációra, csupán azt határozza meg, hogy 5 évig terjedı idıszakra vonatkozóan az üzemeltetés díja változatlan. Az Összesen sorban láthatjuk az összes költséget minden évre lebontva, az alatta lévı sorban pedig ezen költségösszegek diszkontált (a paramétertáblában megadott diszkontráta szerint 2008-as árakon meghatározott) értékeit. Az Összesen kumulálva sorban pedig a 0. évre (jelen esetben 2008. évre) diszkontált összegek kumulált értékét olvashatjuk ki, vagyis a 2013. évre vonatkozó cella tartalmazza az összes addig felmerült költség diszkontált értékét. A két tábla összehasonlításából láthatjuk, hogy nominális értéken 4.000.000 forinttal drágább a jelenlegi rendszer továbbfejlesztése, azonban az idıben eltérı költségszerkezet miatt a diszkontált értékek között már csak kb. 500.000 forint az eltérés. 33/A. sz. táblázat Projektköltségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 30
33/B. sz. táblázat Projektköltségek (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Bevételek / megtakarítások A jelenlegi rendszer továbbfejlesztésébıl semmilyen pénzben kifejezhetı bevétel / megtakarítás nem jelentkezik. Természetesen a rendszer által szolgáltatott és kezelt új információk szükségesek a szervezet számára, de nem jelentenek konkrét pénzbeli megtakarítást. Ezzel szemben az új rendszer könnyebben kezelhetı és gyorsabb lesz a jelenleginél, ezért jelentıs idımegtakarítással pénzbeli megtakarítás is keletkezni fog a 8.1.2.4.-es pontban részletezettek szerint. 34/A. sz. táblázat Bevételek / megtakarítások (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 34/B. sz. táblázat Bevételek / megtakarítások (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Adott évre vonatkozó megtakarítások Ezekben a táblázatokban a Projektköltségek és a Bevétel / megtakarítások táblák Összesen (0. évre diszkontált összegek) sorai vannak összesítve. Ebbıl a táblából 31
kiolvashatjuk, hogy adott évben milyen diszkontált egyenleggel zárt a projekt, ugyanis minden évben a diszkontált bevételekbıl kivonjuk a diszkontált költségeket. Láthatjuk, hogy a projekt kezdeti évében az új rendszer esetében 11.000.000 millió forinttal többet kell költeni mint a régi rendszer továbbfejlesztésére. Az alacsonyabb üzemeltetési díjaknak és a megtakarításoknak köszönhetıen azonban, minden további évben kevesebb költséggel jár ennek használata, mint a régi rendszer továbbfejlesztése esetében. 35/A. sz. táblázat Adott évre vonatkozó egyenleg (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 35/B. sz. táblázat Adott évre vonatkozó egyenleg (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Kumulált egyenleg Ez a táblázat tartalmazza a Projektköltségek és a Bevétel / megtakarítások táblák Összesen kumulálva (0. évre diszkontált összegek) sorait. A Kumulált költségek sorban olvashatjuk az adott évig felmerült összes diszkontált költséget, a Kumulált bevétel / megtakarítás sorban pedig az adott évig felmerült összes diszkontált megtakarítást láthatjuk. A Kumulált egyenleg sorban a kumulált költségek és a kumulált bevétek / megtakarítások különbségeit jelenítettük meg. A kumulált egyenleg sorokból láthatjuk, hogy egyik projekt sem vált gazdasági szempontból nyereségessé (végig negatív elıjelőek). Vagyis csak pénzügyi szempontból egyik projekt elindítása sem indokolható. 32
36/A. sz. táblázat Kumulált egyenleg (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 36/B. sz. táblázat Kumulált egyenleg (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) Paraméterek Jelen projekt értékelésében egy paramétert használtuk, a diszkontrátát. Amennyiben ebben a táblában a diszkontráta értékét módosítjuk, akkor az eredménytáblák érintett cellái automatikusan újraszámolódnak. 37. sz. táblázat Paraméterek Nettó jelenérték (NPV) 4 Láthatjuk, hogy a nettó jelenérték mindkét esetben negatív, tehát pénzügyileg nem indokolt egyik projekt megvalósítása sem. Mindemellett az új Humánerıforrás Stratégiában elıirányzott funkciókat ki kell fejleszteni, ezért a szervezet vezetıségének választania kell a két lehetıség közül. Mivel mindkét projekt ugyanazon funkciók kialakítására vonatkozik, és ugyanolyan mértékben elégítik ki a stratégiában megfogalmazott igényeket, ezért csak a gazdasági elemzés eredménye alapján lehet dönteni. 4 Másik értékelési módszer a belsı megtérülési ráta (IRR) vizsgálata: Belsı megtérülési ráta IRR Ezekben az esetekben nem létezik olyan belsı megtérülési ráta, amellyel az NPV 0 tudna lenni, ezért ez az értékelési módszer jelen példában alkalmazható. 33
A két alternatíva nettó jelenértékeinek összehasonlítása szerint a régi rendszer továbbfejlesztése közel 6.600.000 forinttal több terhet ró a szervezetre 5 éves idıtávra vonatkozóan, mint a másik lehetıség, ezért gazdaságilag egy teljesen új munkaügyi nyilvántartórendszer fejlesztése az indokolt. 38/A. sz. táblázat Nettó jelenérték (NPV) (Egy új informatikai rendszer bevezetése Jelenlegi továbbfejlesztése esetén) 38/B. sz. táblázat Nettó jelenérték (NPV) (Egy új informatikai rendszer bevezetése Új rendszer esetén) 34
9. Szakirodalmi hivatkozás [1] Tom Copeland - Tim Koller - Jack Murrin: Vállalatértékelés, Panem - John Wiley & Sons (1999) [2] www.allampapir.hu [3] www2.pm.gov.hu 35
1. számú MELLÉKLET Nettó jelenérték (NPV) A beruházások során nem egy idıpontban merülnek fel a költségek, és nem egyszerre jelentkeznek a bevételek, ebbıl kifolyólag a különbözı idıpontokban felmerülı nominális pénzösszegeket nem lehet közvetlenül összehasonlítani egymással. Ennek az az oka, hogy ma 100 forint többet ér, mint 5 év múlva 100 forint (az inflációt most nem számolva, de) figyelembe véve az alternatíva költséget (ha más projektbe fektettük volna a pénzünket, vagy csak betettük volna a bankba kamatozni) 5. A nettó jelenérték számításba veszi a pénz idıértékét és összehasonlíthatóvá teszi a különbözı idıpontokban felmerülı költségeket és bevételeket az elsı beruházás elsı évére (0. év) való diszkontálással 6. Így a beruházás kezdetekor ki tudjuk számolni, hogy mennyire lesz jövedelmezı a projekt. A nettó jelenértéket úgy kell kiszámítani, hogy az összes felmerült költség jelenértékét vonjuk ki az összes keletkezett bevétel / megtakarítás jelenértékébıl. A nettó jelenérték képlete: t az adott pénzmozgás idıpontja n a teljes idıtáv hossza r diszkontráta C t nettó pénzmozgás (a pénz összege) a t idıpontban C 0 az a pénzösszeg, melyet a 0. idıpontban fektettünk be 5 A megértéshez hasonlítsunk össze két példát: Tegyük fel, hogy 100 forintot 10 évre, évi 6%-os kamattal lekötöttünk egy banknál, ami 10 év múlva (1+0,06)^10=179,1 forintot fog jelenteni. Ezzel szemben, ha egy másik banknál kötöttük volna le 10 évre, évi 9,5%-os kamattal, akkor az (1+0,095)^10=248,8 forintot jelentett volna. A kettı közti különbség a pénz alternatíva költsége. 6 A diszkontálás egy jövıbeli pénzösszeg jelenbeli értékének a meghatározása a diszkontláb segítségével. 36