FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTİ GYAKORLATI ÚTMUTATÓ

Átírás

1 FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTİ GYAKORLATI ÚTMUTATÓ 1/ 50

2 A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: 2/ 50

3 Metaadat-táblázat Megnevezés Leírás Cím (dc:title) Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató Kulcsszó (dc:subject) folyamatleírás; útmutató Leírás (dc:description) A dokumentum útmutatót tartalmaz a közigazgatási folyamatok felméréséhez és a felmérés eredményének szöveges és grafikus reprezentálásához. Típus (dc:type) Szöveg Forrás (dc:source). Kapcsolat (dc:relation). Terület (dc:coverage) Magyarország Létrehozó (dc:creator) e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Kiadó (dc:publisher) Miniszterelnöki Hivatal Résztvevı (dc:contributor) BME IK Jogok (dc:rights). Dátum (dc:date) Formátum (dc:format) MS-Word Azonosító (dc:identifier). Nyelv (dc:language) HU Verzió (dc:version) V2.1 Státusz (State) Kötelezı Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_folyamatleiras_gyakorlati_utmutato_080812_V2-1.doc Méret (Size) 2559 KB Ár (Price). Felhasználási jogok (UserRights). 3/ 50

4 A dokumentum neve A dokumentum készítıjének neve A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám V2.1 Verziókövetési táblázat Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató BME IK Összes oldalszám 49 A projekt azonosítója e-közigazgatási Keretrendszer Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V First draft V First draft. szemlézett változat V Gyakorlati példával kiegészített változat V BPMN-el kiegészített változat V Kiegészítések V Korrektúra V Elıszó V MeH-nek átadott változat V Minıségbiztosító javaslatára módosított változat Szövegsablon Megnevezés Leírás 1. Elıszó (Foreword). 2. Bevezetés (Preamble). 3. Alkalmazási terület (Scope) Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása 4. Rendelkezı hivatkozások. (References) 5. Fogalom-meghatározások. (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma (UniqueContent) 7. Bibliográfia. 8. Rövidítésgyőjtemény. 9. Fogalomtár. 10. Ábrák Folyószövegben 11. Képek Folyószövegben 12. Fogalmak. 13. Verzió V Mellékletek (Appendix) A,B,C A gyakorlati útmutató a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás alapján készült, mely egy konkrét példán keresztül mutatja be az ajánlásban javasolt módszert és eszközrendszert. 4/ 50

5 Tartalomjegyzék 1. Elıszó Bevezetés A közigazgatási folyamatok leírásának lépései Folyamatleírás készítése Folyamatleírás tervezése Információgyőjtés Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatleírások azonosítása Gyakorlati példa folyamatok kidolgozására A. Melléklet: A folyamatok táblázatos leírásának formátuma A.1. A folyamatok táblázatos leírása, rövid változat A.2. A folyamatok táblázatos leírása, részletes változat B. Melléklet: Útmutató a folyamatok grafikus ábrázolására B.1. BPMN bevezetı B.2. Közigazgatási folyamatok ábrázolása BPMN-el B.2.1. A forgalomból kivonás folyamatának ábrázolása - példa C. Melléklet: Ellenırzı táblázat / 50

6 1. Elıszó Jelen dokumentum az Elektronikus közigazgatási keretrendszer részét képezi. A közigazgatási folyamatok és eljárások informatikai támogatásához elengedhetetlen azok egységes szemlélető leírása, dokumentálása. A dokumentum ehhez a feladathoz nyújt gyakorlati segítséget. A gyakorlati útmutató a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás alapján készült, mely egy valóságoshoz hasonló, de bizonyos részletekben egyszerősített fiktív példán keresztül mutatja be az ajánlásban javasolt módszert és eszközrendszert. Az útmutató példaként a gépjármő forgalomból való kivonatásának némileg egyszerősített folyamatát mutatja be. A feldolgozott példa elsısorban arra koncentrál, hogy a valóságoshoz hasonló folyamat leírása során milyen absztrakciós lépéseket kell elvégezni. Összetett közigazgatási eljárás elektronizálása során szükségesnek tartjuk, hogy a bemutatott táblázatos adatfelvételt, és az adatok támogatását megfelelı segédeszközök támogassák. Ennek kidolgozására/kiválasztására a folyamatleírási módszer végleges kialakulása után, az e- közigazgatási keretrendszer kialakítása c. projekt keretében teszünk javaslatot. Jelen útmutató kézi eszközökkel mutatja be a folyamatleírás lépéseit. Hangsúlyozzuk, hogy egy konkrét folyamat felmérése és megvalósítása során nem lehet eltekinteni a jogi megfelelıség ellenérzésétıl, ami a konkrét folyamat elektronizálásában résztvevı közigazgatási szakemberek feladata. Ezt az iteratív folyamatot foglalja össze a 3. fejezet, melynek gyakorlati lépéseit a 4. fejezet szemlélteti. 2. Bevezetés Ez a dokumentum a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató (a továbbiakban: GyU), mely szorosan kapcsolódik Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás -hoz (a továbbiakban: MA). A GyU a MA fejezeteire, ábráira hivatkozik, az ott kialakított jelölésrendszert és gondolatmenetet követi. Jelen dokumentum a MA-val közösen használandó a közigazgatási folyamatok leírásához, a következıkben leírt módon. A közigazgatási folyamatok leírásakor jelen dokumentum folyamatábráit alapul véve kell haladni. A haladási sorrendben az ábrák sorszáma a meghatározó: a folyamatábrák szám szerinti sorrendben követik egymást. A folyamatábrák a közigazgatási folyamatok meghatározásának, dokumentálásának, fejlesztésének, helyességük ellenırzésének lépéseit mutatják be. A folyamatábrákat minden esetben egy-egy táblázat követi, amely a folyamatábrán is feltüntetett lépéseket tartalmazza, azok javasolt sorrendjére is utalva. A folyamatábrákat követı táblázatokban a folyamatábra minden tevékenységének megfelel egy sor. Az elágazásokat, ciklusokat külön sorban írjuk le. A táblázat minden sorában leírjuk: 6/ 50

7 o a tevékenység azonosítóját (képzése: ábra száma. a tevékenység sorszáma az adott folyamatábrán belül), a táblázat elsı tevékenysége a folyamatábra által bemutatott magas szintő folyamat (folyamatcsoport) o a végrehajtandó tevékenység nevét o a végrehajtandó tevékenység jellemzıit cél adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) o azt a hivatkozást vagy hivatkozásokat, amely vagy amelyek megmutatják, hogy a MA melyik fejezete tartalmaz részletes információkat az adott tevékenységgel kapcsolatban. A folyamatábrákon a dupla szélő téglalapok alfolyamat indításokat (hívásokat) jelölnek. Egy alfolyamat az indító folyamattól kapott bemeneti adatok alapján hajtja végre az indító folyamat egy adott lépést. Az alfolyamatok belsı lépései, melyek ugyancsak tartalmazhatnak további alfolyamat indításokat, külön folyamatábrákon kerülnek bemutatásra és részletezésre. A folyamatábrákat követı táblázatok a végrehajtandó lépéseket magas szinten írják le. A részletek a kapcsolódó MA dokumentumban olvashatók. Egyes esetekben egy tevékenységhez kapcsolódóan többféle lehetıség közül lehet választani, melyek a MA ban kerültek leírásra (pl. interjú-módszerek, információszerzés módszere stb.) A választáshoz a módszertani ajánlás ad segítséget. A választás a jelen gyakorlati útmutató felhasználójának döntésén múlik. A közigazgatási folyamatok leírásában keletkezı outputokat felsoroljuk minden olyan pontban, ahol ilyenek keletkezhetnek. Ha egy outputhoz formai útmutató (template) is rendelkezésre áll, erre a tényre utalunk a táblázatban, és megadjuk az elérhetı template nevét. 7/ 50

8 3. A közigazgatási folyamatok leírásának lépései 1. ábra: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése Megjegyzés: a szürkével jelölt részek nem képezik a GyU tárgyát. ID Végrehajtandó tevékenység L1. Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése (Meglévı folyamatok IT támogatott folyamatokká alakítása) A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: közigazgatási a folyamatok azonosítása, felmérése, meghatározás, figyelembe véve az IT, és kiemelten a szoftverfejlesztés tapasztalatait, az ezen a területen kialakult jó gyakorlatokat résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: - input (ha van): korábbi tanulmányok, világszinten tapasztalható trendek lépések (ha vannak) : L2 L3 L4 L5 L6 (GyU 3.1, 3.2, 3.3,3.4, 3.5) output (ha van) : folyamatleírások a tevékenységet követı tevékenység: konkrét folyamatleírások készítése jelen GyU alapján (az ábrán nem jelenik meg), illetve a folyamatok IT-vel valós támogathatóságának vizsgálata mérıszámok (ha értelmezhetı): pozitív és negatív visszajelzések az MA és GyU dokumentumokról Hivatkozás a módszertani ajánlásra (MA) MA 2. 8/ 50

9 3.1. Folyamatleírás készítése ID Végrehajtandó tevékenység L2. Folyamatleírások készítése 2. ábra: Folyamatleírások készítése A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) Hivatkozás a módszertani ajánlásra (MA) Lásd GyU 3.1, 2 ábra. MA, 5.3 és az abban meghivatkozott részek. L2.1. Folyamatleírás Lásd GyU 3.2, 3. ábra MA 7 tervezése L2.2. Információgyőjtés Lásd GyU 3.3, 4. ábra MA 8 L2.3. Kidolgozandó folyamatleírások listájának elkészítése MA 5.3., MA 12. cél: azon folyamatok listájának elkészítése, amelyek kidolgozandók ( ha még nem létezett a folyamat és leírása) vagy módosítandók (ha már létezett a folyamat és leírása, de azt módosítani, fejleszteni kell erre vonatkozó részleteket a 7. ábra tartalmaz) résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.2 input (ha van) : folyamatfejlesztési terv, folyamatokkal, vagy ezekre vonatkozó igényekkel 9/ 50

10 L2.4. L2.5. L2.6. Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás? Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok leírása. kapcsolatos információk lépések (ha vannak) : output (ha van) : folyamatleírási terv, mely tartalmazza a kidolgozandó folyamatok listáját felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: L2.4. mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma cél: annak vizsgálata, hogy van-e a listában MA 2.3. kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.3 ill. L2.6 input (ha van): meglévı folyamatok / folyamatleírások és aktuális igények ezekre vagy hiányzó folyamatokra vonatkozóan lépések (ha vannak): lásd MA 2.3 output (ha van): döntés a továbblépésrıl felhasználható minta / template: a tevékenységet követı tevékenység: o ha van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: L2.5. o ha nincs kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: a folyamatleírás vége mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma Ha kidolgozás / módosítás: Lásd 5. ábra, GyU 3.4 MA 2.3 Lásd 6. ábra, GyU 3.5 Tevékenység végén: ugrás L2.4-re MA 6, MA7 10/ 50

11 3.2. Folyamatleírás tervezése 3. ábra: Folyamatleírás tervezése ID Végrehajtandó tevékenység L3. Folyamatleírás tervezése L3.1. Cél meghatározása A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: a folyamatleírás tervezése a saját szükségleteknek megfelelıen résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés a folyamatleírásról input (ha van) : döntés lépések (ha vannak) : output (ha van) : folyamatleírási terv felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: információgyőjtés mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült,. megvalósítható, jóváhagyásra került cél : a A folyamatfelmérés / azonosítás céljának meghatározása. résztvevık: felelıs vezetı, szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van): döntés a folyamatfelmérésrıl lépések (ha vannak) : lásd MA 4.1 output (ha van) : megfogalmazott cél a folyamatfelmérésre vonatkozóan felhasználható minta / template: - a tevékenységet követı tevékenység: 3.2. Hivatkozás a módszertani ajánlásra (MA) MA, 4. MA / 50

12 L3.2. L3.3. Résztvevık azonosítása Idı- és erıforrás tervezés mérıszámok (ha értelmezhetı): érthetı, világos, mérhetı cél megfogalmazásra került cél : a folyamatfelmérés / azonosítás résztvevıinek azonosítása résztvevık: felelıs vezetı, szakértık, azonosított résztvevık (pl. a közigazgatásban dolgozók, IT szakemberek stb.) adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3.1 input (ha van): folyamatleírás célja lépések (ha vannak) : lásd MA 4.2. output (ha van) : azonosított résztvevık felhasználható minta / template: - a tevékenységet követı tevékenység: 3.3. mérıszámok (ha értelmezhetı): azonosított résztvevık száma, neve, beosztása, szakértelme cél : a folyamatfelmérés / azonosítás idı- és erıforrásterve résztvevık: kijelölt felelıs vezetı, szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3.2 input (ha van): döntés a folyamatfelmérésrıl lépések (ha vannak) : lásd MA 4.3. output (ha van) : a folyamatfelmérés / azonosítás idıés erıforrásterve felhasználható minta / template: - (javasoljuk az MSProject használatát a terv dokumentálásához) a tevékenységet követı tevékenység: 4 mérıszámok (ha értelmezhetı): tervezett átfutás, tervezett ráfordítás, tervezett erıforrások MA 4.2. MA / 50

13 3.3. Információgyőjtés 4. ábra: Információgyőjtés ID Végrehajtan dó tevékenység L4. Információgyőjt és L4.1 A vonatkozó jogszabályok azonosítása és feldolgozása A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: a folyamatleíráshoz szükséges információk összegyőjtése résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3. input (ha van) : folyamatleírás célja, résztvevıi, idıés erıforrásterve lépések (ha vannak) : output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült,. megvalósítható, jóváhagyásra került cél: a folyamatleírás jogszabályi hátterének feltárása és feldolgozása; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık Hivatkozás módszertani ajánlásra (MA) MA, 5. MA, 5.1 a 13/ 50

14 L4.2. Dokumentumvi zsgálat adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4. input (ha van) : folyamatleírás célja lépések (ha vannak): lásd MA 5.1 output (ha van): vonatkozó jogszabályok, határozatok, szabályzatok listája, vonatkozó követelmények listája felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: ; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.1 input (ha van): folyamatleírás célja, folyamatleírás készítésének terve lépések (ha vannak): lásd MA 5.2. output (ha van): átvizsgált dokumentumok listája, dokumentumvizsgálat jegyzetei felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: ; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. L4.3. Interjúztatás cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, interjú alanyok adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.2 input (ha van): folyamatleírás célja, folyamatleírás készítésének terve lépések (ha vannak): lásd MA 5.3.2, MA output (ha van): kitöltött kérdıívek, interjún készült jegyzıkönyvek felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: 4.4.; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. L4.4 Szakértıi vélemények feltárása L4.5. Döntési pont: Az összegyőjtött információk elegendı cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, bevont tanácsadók adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.3 input (ha van): kérdıívek, interjú jegyzıkönyvek, dokumentum átvizsgálás feljegyzései lépések (ha vannak): lásd MA és/vagy output (ha van): szakértıi ajánlások, véleményezett dokumentumok, feljegyzések felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: 4.5. cél: az összegyőjtött információk helyességének ellenırzése résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, input: kérdıívek, interjú jegyzıkönyvek, MA 5.2 és 5.4 MA 5.3 és 5.4 MA / 50

15 mennyiségének és minıségének vizsgálata dokumentum átvizsgálás feljegyzései lépések (ha vannak): MA 7. alapvetı vizsgálatra, MA 5.5 véleményeztetésre. output (ha van): döntés az információk megfelelıségérıl, elfogadásáról vagy elutasításáról a tevékenységet követı tevékenység: elutasítás esetén, az elutasítás oka alapján: ; elfogadás esetén: 5. 15/ 50

16 3.4. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása 5. ábra: Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása ID Végrehajtandó tevékenység L5. Egy folyamatleírás kidolgozás / módosítása A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: egy folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık Hivatkozás módszertani ajánlásra (MA) MA 6 a 16/ 50

17 L5.1. Külsı jellemzık azonosítása L5.2 Döntési pont: szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is? L5.3. Belsı jellemzık rögzítése / táblázat adott tevékenységet megelızı tevékenység: 2.4 vagy 5.5. input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások lépések (ha vannak) : 5.1-5, output (ha van) : a folyamatleírások felhasználható minta / template :..\..\sablonok\folyamatleiras_tablazat.doc a tevékenységet követı tevékenység: 5.3 vagy 2.6 mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa cél: egy folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 2.4 input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások lépések (ha vannak) : lásd MA 6.1, MA 6.2 output (ha van) : a folyamatleírások felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc a tevékenységet követı tevékenység: 5.2 mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa cél: annak vizsgálata, hogy szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is? résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.1 input (ha van) : folyamatleírások, mőködı folyamatok, módosítás iránti igények lépések (ha vannak) : lásd MA 6 output (ha van) : információ arra vonatkozóan, hogy a folyamatok belsı jellemzıit szükséges-e azonosítani felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc a tevékenységet követı tevékenység: ha szükséges a belsı jellemzık azonosítása: 5.3. ha nem szükséges a folyamat belsı jellemzıinek azonosítása:. 2.6 mérıszámok (ha értelmezhetı): adott idı alatt hány folyamat belsı jellemzıit kell azonosítani, és hány megvizsgált folyamat esetében van már azonosított belsı jellemzı-halmaz cél: egy olyan folyamat szöveges leírásának és elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban egy másik folyamat egy lépéseként jelent meg résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.2 MA 6, MA 3 MA 6, MA 3 MA / 50

18 L5.4. Folyamat grafikus ábrázolása L5.5. Döntési pont: kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához? input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások lépések (ha vannak) : lásd MA 6.1 output (ha van) : a folyamatleírások (szöveges formában) felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc a tevékenységet követı tevékenység: 5.4 mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa cél: egy olyan folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban egy másik folyamat egy lépéseként jelent meg résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.3 input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások lépések (ha vannak) : lásd MA 6.2 output (ha van) : a folyamatleírások (grafikus formában) felhasználható minta / template : MA 6.2 a tevékenységet követı tevékenység: 5.5 mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.4 input (ha van) : folyamatleírások, mőködı folyamatok, módosítás iránti igények lépések (ha vannak) : lásd MA 6 output (ha van) : információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5 ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni:. 2.6 mérıszámok (ha értelmezhetı): adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani MA 6.2 MA 6, MA 3 18/ 50

19 3.5. Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatleírások azonosítása 6. ábra: Folyamatok helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok azonosítása ID Végrehajtand ó tevékenység L6. Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok azonosítása A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: a folyamat belsı ellenırzése (pl. megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek), és a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálata, megszüntetése. résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk lépések (ha vannak) : output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : - Hivatkozás módszertani ajánlásra (MA) MA 7 a 19/ 50

20 L6.1 Inkonzisztens folyamatleírások módosításra jelölése L6.2. L6.3. L6.4. Redundáns részeket tartalmazó folyamatleírások módosításra jelölése Jogszabályoknak való megfelelés vizsgálata Azon folyamatleírások módosításra jelölése, amelyek csak külsı a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált inkonzisztenciák / redundanciák száma, ezek megszüntetésére fordított idı cél: a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák vizsgálata és megszüntetése. résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. input (ha van) : meglévı folyamatok és kapcsolataik lépések (ha vannak) : lásd MA 7.1 output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: 6.2. mérıszámok (ha értelmezhetı): talált inkonzisztenciák száma és típusa cél: a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti redundanciák vizsgálata, megszüntetése. résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 6.1. input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk lépések (ha vannak) : lásd MA 7.2, 7.3 output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált cél: a folyamat belsı ellenırzése (pl. megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek), és a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálata, megszüntetése. résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk lépések (ha vannak) : output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : - a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált hibák / nemmegfelelıségek száma cél: annak ellenırzése, hogy a folyamat megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık MA 7.1 MA 7.2, 7.3 MA 7 MA 7 20/ 50

21 jellemzıikben kerültek kidolgozásra, de belsı jellemzıik leírása is fontos. adott tevékenységet megelızı tevékenység: 6.3. input (ha van) : meglévı folyamatok és kapcsolataik, vonatkozó jogszabályok lépések (ha vannak) : lásd MA 7 output (ha van) : - felhasználható minta / template : lásd MA 15 a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. mérıszámok (ha értelmezhetı): azon folyamatleírások száma, amelyek belsı jellemzıit részletezni kell. A végleges ellenırzéshez célszerő felhasználni a C mellékletben ismertettet ellenırzı listához hasonló ellenırzı táblázatot, melynek kitöltésével könnyen ellenırizhetı, hogy minden szükséges lépést elvégeztünk-e. 21/ 50

22 4. Gyakorlati példa folyamatok kidolgozására Ebben a részben gyakorlati példával illusztráljuk a 3. fejezetben bemutatott lépések végrehajtását egy valós közigazgatási folyamat a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása némileg leegyszerősített, fiktív változatára. Azokat a lépéseket soroljuk fel, amelyek végrehajtásra kerültek a konkrét esetben. A folyamatleírást a Kopint-Datorg zrt. készítette. A grafikus ábrázolások BPMN jelölési rendszerrel, MS Visio program használatával készültek a táblázatos leírásban megadott információk alapján. Értelmezésükhöz a B melléklet nyújt segítséget. Az ábrázolási lehetıségekrıl, nyelvekrıl, a BPMN kiválasztásának szempontjairól a MA 6.2 fejezetében található részletes leírás. L1: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése Cél: közigazgatási a folyamatok azonosítása, felmérése, meghatározás, figyelembe véve az IT, és kiemelten a szoftverfejlesztés tapasztalatait, az ezen a területen kialakult jó gyakorlatokat Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık Adott tevékenységet megelızı tevékenység: Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt tervezése Input: korábbi tanulmányok, világszinten tapasztalható trendek Lépések: L2 és a kapcsolódók (L2.x, L3.x,L4.x,L5.x,L6x) Output: folyamatleírások Felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: további konkrét folyamatleírások készítése jelen minta alapján, illetve a folyamatok IT-vel valós támogathatóságának vizsgálata Mérıszámok (ha értelmezhetı): pozitív és negatív visszajelzések az elkészült folyamatleírásokról. L2. lépés: Folyamatleírások készítése L2.1. Folyamatleírás tervezése Cél: Ennek a lépésnek a keretében megtörtént a folyamatleírás tervezése a saját szükségleteknek megfelelıen. Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık Adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés a folyamatleírásról az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben. Input (ha van) : döntésrıl feljegyzés Lépések (ha vannak) : L3.1 -L3.2 - L3.3 Output (ha van) : folyamatleírási terv Felhasználható minta / template : - A tevékenységet követı tevékenység: információgyőjtés Mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült, megvalósítható, jóváhagyásra került. Megjegyzés: A GyU-ban ez a tevékenység a 3. lépésben jelenik meg. A továbbiakban azt a logikát követjük, ahogyan a lépések a valóságban végrehajtásra kerültek. (Elıfordul, hogy ugyanazt a lépést többször is végre kell hajtani, ha pl. a ciklus úgy kívánja). L3.1. Cél meghatározása Cél : A folyamatfelmérés / azonosítás célja: mintaleírások készítése egy közigazgatási folyamatról (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, mely lehetıséget ad a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutatóban leírtak alkalmazhatóságának kipróbálására, valamint visszacsatolást ad a nevezett dokumentumok 22/ 50

23 továbbfejlesztésére vonatkozóan. A készülı folyamatleírás mintául szolgál a további közigazgatási folyamatok azonosítására. Résztvevık: Kopint-Datorg zrt., szakértık Adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben pilotként használható, és a módszertani ajánlást és gyakorlati útmutatót tesztelı folyamatleírások készítésérıl. Input: döntés az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben pilotként használható, és a módszertani ajánlást és gyakorlati útmutatót tesztelı folyamatleírások készítésérıl. Lépések: megbeszélések a folyamatleírások elkészítésének céljáról az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, cél meghatározása. Output: megfogalmazott cél a folyamatfelmérésre vonatkozóan: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat vizsgálata és dokumentálása, a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató felhasználásával. Felhasználható minta / template: - A tevékenységet követı tevékenység: L3.2. Mérıszámok: egy darab folyamat (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) leírása a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató alapján. (Több részfolyamat lehetséges!) L3.2. Résztvevık azonosítása Cél : a folyamatfelmérés / azonosítás résztvevıinek azonosítása Résztvevık: a folyamatfelmérésben részt vevıket az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt vezetıi, valamint a Kopint-Datorg zrt. vezetıi azonosították. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.1 Input: eldöntésre került, hogy mintaleírásokat kell készíteni egy közigazgatási folyamatról (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, mely lehetıséget ad a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutatóban leírtak alkalmazhatóságának kipróbálására, valamint visszacsatolást ad a nevezett dokumentumok továbbfejlesztésére vonatkozóan. A készülı folyamatleírás mintául szolgál a további közigazgatási folyamatok azonosítására Lépések: a résztvevık szakértelmük és korábbi, közigazgatásban vagy folyamatmodellezésben szerzett tapasztalataik alapján kerültek kiválasztásra. Az elvégzendı feladatok, valamint ezek megoszlása a résztvevık között megbeszéléseken kerültek egyeztetésre. Output: azonosított résztvevık: az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt kapcsolódó részprojektjének vezetıje, 4 folyamatfejlesztési tanácsadó, 2 közigazgatási szakértı felhasználható minta / template: - A tevékenységet követı tevékenység: L3.3. Mérıszámok: azonosított résztvevık száma: 7 L3.3. Idı- és erıforrás tervezés Cél : a folyamatfelmérés / azonosítás idı- és erıforrásterve Résztvevık: a folyamatfelmérési tervet az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt vezetıi, valamint a Kopint-Datorg zrt. vezetıi azonosították. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.2 Input: döntés a folyamatfelmérésrıl (lásd L3.1, L3.2) Lépések: folyamatos egyeztetések történtek az összes érdekelt féllel az elvégzendı tevékenységekrıl, ezek valószínő átfutásáról, a várható kockázatokról és azok elhárításának lehetıségeirıl. Az idı- és erıforrás tervnek illeszkednie kellett a az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt tevéhez. Kritikus volt a tervezésnél a határidı. Output: a folyamatfelmérés / azonosítás idı-és erıforrásterve: : MSProject a terv dokumentálásához Felhasználható minta / template A tevékenységet követı tevékenység: L4 Mérıszámok: tervezett átfutás: 30 nap, tervezett ráfordítás: 90 ember nap, tervezett erıforrások: Kopint-Datorg zrt: 2 fı, feladat: a közigazgatási folyamat elemeinek megértése, a folyamat leírása a módszertani ajánlás figyelembevételével, visszajelzések a módszertani ajánlás és a gyakorlati útmutató kapcsán Projektvezetı: a feladat teljes körő koordinálása 23/ 50

24 SQI Kft: Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató elkészítése és folyamatos finomítása a projekt többi résztvevıjének visszajelzései alapján. ggov Kft: tanácsadás a közigazgatási folyamatok sajátosságait, az alkalmazandó jogszabályokat illetıen, a készülı anyagok véleményezése, továbbfejlesztési tanácsok L2.2. Információgyőjtés Cél: a folyamatleíráshoz szükséges információk összegyőjtése Résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık. Lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.3. Input: folyamatleírás célja, résztvevıi, idı-és erıforrásterve Lépések: Az információgyőjtés keretében sor került: interjúkra, dokumentumok vizsgálatára, jogszabályok vizsgálatára. Output: a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában Felhasználható minta / template : - A tevékenységet követı tevékenység: L2.3 Mérıszámok: szükséges informácoiók / rendelkezésre álló információk, további szükséges információk L2.3. Kidolgozandó folyamatleírások listájának elkészítése Cél: azon folyamatok listájának elkészítése, amelyek kidolgozandók: elsı megközelítésben egy darab közigazgatási folyamat (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása). Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.2 Input: folyamatfejlesztési terv, folyamatokkal, ezekre vonatkozó igényekkel kapcsolatos információk Lépések: elsı körben a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatot magas szinten kell azonosítani. Az egyes lehetséges alfolyamatok lépésként jelennek meg ezen a szinten. Output: kidolgozandó folyamatok listája: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Felhasználható minta / template : - A tevékenységet követı tevékenység: L2.4. Mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott folyamatok: 1, még kidolgozásra váró folyamatok száma: függ attól, hogy hány alfolyamatot kell kidolgozni, részletezni a továbbiakban. L2.4. Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás? Cél: annak vizsgálata, hogy van-e a listában kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat. Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi, valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.3 (ill. L2.6- nem ez az eset) Input: meglévı folyamatok / folyamatleírások és aktuális igények ezekre vagy hiányzó folyamatokra vonatkozóan Lépések: elsı körben a vizsgálat egyszerő volt: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatot kell kidolgozni. Output: döntés született a továbblépésrıl. Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: ha van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: L2.5. (ha nincs kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: a folyamatleírás vége nem ez az eset áll fenn) Mérıszámok: kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma : 0/1 L2.5. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása Ennek a tevékenységnek a végrehajtása az L5.1, L5.2, L5.3, L5.4, L5.5 lépések végrehajtását jelenti. L5.1. Külsı jellemzık azonosítása 24/ 50

25 Cél: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.4 Input: információk folyamatokról Lépések: Output: a folyamatleírás szöveges és grafikus formában Szöveges leírás: forg_kivonas\00_forgalombol_kivonatas_v1.doc Folyamat NÉV Folyamat hivatalos neve: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Azonosító: Forgalombol_kivonatas Rövid név: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Informatikai támogatás mértéke: - Felelıs Szakér tı Üzemeltetı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon Szakértı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon A jármő tulajdonosa, üzemeltetıje, vagy a törzskönyvvel jogszerően rendelkezı más ügyfél Kopint-Datorg zrt. Folyamat leírása: A jármővet egy azzal jogszerően rendelkezı személy bontóba adja. Ha a tulajdonos vagy üzemeltetı egy gazdasági társaság, jogosultságára vonatkozóan külön igazolásokat szerez be. Az azonosított, hitelesített ügyfél kérelmére bármely okmányiroda elvégzi a jármő forgalomból történı végleges kivonását. Indítás Sorrend Eredmén y Indító esemény: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot: Szokásos lépések: Változatok: Termékek, kimenetek: Utófeltétel, végállapot: Ügyfél a jármővet beadja bontásra egy, az NKH által regisztrált bontóba. jármő forgalmi engedély személyazonosító okirat [HA az ügyfél nem a forgalmi engedélyben szereplı személy] meghatalmazás [HA az ügyfél nem a forgalmi engedélyben szereplı személy] meghatalmazó azonos a forgalmi engedélyben szereplı személlyel [HA az ügyfél a forgalmi engedélyben szereplı személy] személyazonosító okiratban foglalt személy azonos a forgalmi engedélyben szereplı személlyel 1. Jármő átvétele bontásra Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére A) az igénylı ügyfél egy gazdasági társaság 2. Cégkivonat kiadása 3. Aláírási címpéldány készítése Egyszerősített határozat jármő forgalomból történı végleges kivonásáról Érvénytelenített törzskönyv Érvénytelenített forgalmi engedély nincs jármő (kikerül az ügyfél tulajdonából) Statisztika Napi kérések: 300 Csúcsterhelés: Átlagos kiszolgálási idı: Minimum kiszolgálási idı: Maximum kiszolgálási idı: c s ol ószülı folyamat: - 25/ 50

26 Gyermek folyamatok: (Bontasra_atvetel) Jármő átvétele bontásra (Cegkivonat) Cégkivonat kiadása (Alairasi_cimpeldany) Aláírási címpéldány készítése (Forgalombol_Kivonas) Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére Sza bály Jogszabályok - Gazdasági vonatkozások (illeték) - Függıségek: Megjegyzés: Ezen a szinten minden lépésnek más Üzemeltetıje van, azaz egyben Gyermekfolyamatok is. Így e folyamat "Üzemeltetıje" csak maga az ügyfél lehet (vagy egy jövıbeni szolgáltatásintegrátor). Másképp: ez a folyamat egy élethelyzet. Egyéb általános megjegyzések: - A Bemenetek feltételes voltát hogyan jelöljük? - Az Üzemeltetıre vonatkozó korlátozások leírásának helye van-e az Elıfeltételek között? Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.2 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa L5.2 Döntési pont: szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is? Cél: annak vizsgálata, hogy szükséges-e a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat belsı jellemzıinek azonosítás is? Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.1 Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges és grafikus leírása (lásd L5.1.) Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás és a javasolt ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat elemei. A Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében 4 belsı lépés került azonosításra, 26/ 50

27 melyek annyira komplexek, hogy további részletezést igényelnek. Ezek a részletezésre váró folyamatok megjelennek a szöveges folyamatleírás Sorrend / Szokásos lépések, illetve a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat gyermek folyamataként: (Bontasra_atvetel) Jármő átvétele bontásra (Cegkivonat) Cégkivonat kiadása (Alairasi_cimpeldany) Aláírási címpéldány készítése (Forgalombol_Kivonas) Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére Output: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat belsı jellemzıit szükséges azonosítani, mégpedig a: Jármő átvétele bontásra, Cégkivonat kiadása, Aláírási címpéldány készítése és Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamatok esetében. Felhasználható minta / template :.. A tevékenységet követı tevékenység: ha szükséges a belsı jellemzık azonosítása: L5.3. és L5.4. ha nem szükséges a folyamat belsı jellemzıinek azonosítása:. L2.6 (nem ez az eset) Mérıszámok: a tervezett idı alatt a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat további 4 alfolyamatát (belsı jellemzıit) szükséges azonosítani. Megjegyzés: a továbbiakban a 4 kijelölt folyamatra (belsı jellemzıre) végrehajtjuk az L5.3. és L5.4 lépéseket. L5.3.a Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Jármő átvétele bontásra folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.2 Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő átvétele bontásra folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Jármő átvétele bontásra folyamat leírása Folyamat NÉV Felelıs Szakért ı Folyamat hivatalos neve: Azonosító: Rövid név: Informatikai támogatás mértéke: Üzemeltetı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon Szakértı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon Jármő átvétele bontásra Bontasra_atvetel Jármő átvétele bontásra Regisztrált bontó Folyamat leírása: A jármővet egy azzal jogszerően rendelkezı személy bontóba adja. Az átveszi a jármővet és helyben az ügyfélnek bontási átvételi igazolást ad ki. Indít ás Sorr end Indító esemény: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot: Szokásos lépések: Változatok: Ügyfél a jármővet beadja bontásra egy bontóba. jármő Üzemeltetı egy, az NKH nyilvántartásában regisztrált bontó. Ered mén y Termékek, kimenetek: Bontási átvételi igazolás 27/ 50

28 Utófeltétel, végállapot: Statisztika Napi kérések: 300 Csúcsterhelés: Átlagos kiszolgálási idı: 30 perc Minimum kiszolgálási idı: Maximum kiszolgálási idı: Kap csol ódás Szülı folyamat: (Forgalombol_kivonatas) Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Gyermek folyamatok: - Szabály Jogszabályok Gazdasági vonatkozások (illeték) 91/2004. GKM rendelet a közúti jármővek forgalomba helyezésével és forgalomban tartásával, környezetvédelmi felülvizsgálatával és ellenırzésével, továbbá a gépjármőfenntartó tevékenységgel kapcsolatos egyes közlekedési hatósági eljárások díjáról 2950 Ft (közlekedési hatósági eljárási díj: bontási átvételi igazolás díja) Függıségek: Megjegyzés: Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4.a Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa L5.4.a Folyamat grafikus ábrázolása Cél: a Jármő átvétele bontásra folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3.a Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és Jármő átvétele bontásra folyamatok szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő átvétele bontásra folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Jármő átvétele bontásra folyamat grafikus ábrázolása Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés A tevékenységet követı tevékenység: L5.5 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. 28/ 50

29 L5.5. Döntési pont: kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához? Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4.a Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre. Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3.b ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : 3 folyamatot kell tovább részletezni. L5.3.b. Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Cégkivonat kiadása folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zrt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.5. Input: információk folyamatokról, Cégkivonat kiadása folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Cégkivonat kiadása folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Cégkivonat kiadása folyamat leírása Folyamat NÉV Felelıs Szakért ı Folyamat hivatalos neve: Azonosító: Rövid név: Informatikai támogatás mértéke: Üzemeltetı: Kapcsolattartó neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon Szakértı: Kapcsolattartó neve Kapcsolattartó Kapcsolattartó telefon Cégkivonat kiadása Cégkivonat kiadása Cegkivonat tranzakció (4. szint) e-hiteles cégkivonat: fokozott biztonságú elektronikus aláírás és idıbélyegzı) is igényelhetı; a díj rendezhetı interneten (bankkártya, online átutalás), vagy emelt díjas telefon, mobiltelefonos vásárlás (T-Mobile) közhiteles kivonat: papíron, pecséttel Cégbíróság Folyamat leírása: Indítás Indító esemény: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot: Ügyfél online benyújtja a cégkivonat iránti kérelmet Cégkivonat iránti kérelem Cégnév vagy cégjegyzékszám megadott cégnév vagy cégjegyzékszám Magyarországon bejegyzett cégre vonatkozik 29/ 50