Emberi erőforrás menedzsment

Emberi erőforrás menedzsment Munkaköri menedzsment Dr. Finna Henrietta BME MSc képzés 2016 tavasz

Munkakörelemzés Dr. Finna Henrietta, egyetemi adjunktus EMBERI ERŐFORRÁS MENEDZSMENT

DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

De nem mindegy, hogy milyen (!) DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Alapfogalmak Munkafeladat: a munkavégzés során egyes tevékenységek egymás utáni, koordinált folyamata, melynek eredményeként azonosítható output jön létre (pl. karbantartás) Pozíció: a szervezetben különféle munkafeladatok és felelősségek együttese, amelyeket egyének látnak el (annyi pozíció van, amennyi munkavállaló) Munkakör: a szervezetben egymáshoz hasonló feladatokkal és felelősségekkel jellemezhető pozíciók csoportja (pl. karbantartók) Azonos feladat eltérő munkakörök Azonos munkakör eltérő feladatok DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkakör Szűkebb értelemben azon feladatok összessége, amelyeket egy ember képzettsége és kapacitása alapján elvégezhet. Tágabb értelemben a munkakör a szervezet azon szabályozási egysége, melyhez nem csak a feladatot, hanem a munkavégzés helyét, a munkavégzés rendjét, a munkakör kapcsolatait és a felelősségi kört is hozzárendeljük. DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Az eredményes munkához mindenki tudja, hogy mi a dolga vagy mégsem? Mit csinál egy Törvényhozó Elemző közgazdász DR. GYÖKÉR IRÉN - EMBERIERŐFORRÁS-MENEDZSMENT

Munkakörelemzés Szisztematikus és hosszadalmas feladat (erőforrásigényes) Eredmények írásbeli rögzítésével zárul Mélységét és módszereit költség-haszon elemzésekkel vizsgálhatjuk Racionalizálási hatással is jár Csak a nagyobb szervezetekben térül meg Feleslegesnek és gyorsan elavulónak tekintik a döntéshozók DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkakörelemzés folyamata A munkakörelemzés céljának meghatározása A munkakörelemzést végzők körének kijelölése A szervezeti struktúra és a szervezeti folyamatok vizsgálata Az elemzésre kerülő munkakörök kiválasztása Háttérvizsgálatok (benchmark vagy etalon munkakörök) A munkakörök elemzése Az eredmények felhasználása, frissítés DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Alkalmazottakkal való kapcsolat DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Szervezeti igények, szervezetfejlesztés DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Jogi követelmények és munkaügyi kapcsolatok DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Résztvevők HR osztály munkatársai Munkatanulmányozásban jártas szakember és/vagy külső szakember Munkakört betöltő alkalmazott Közvetlen felettes DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Szükséges információk 1. A munkakör jellemző feladatai, résztevékenységei 2. A feladatok előfordulási gyakorisága, fontossága 3. Az egyes feladatok, résztevékenységek nehézségi, bonyolultságai foka 4. Kapcsolatok (anyagi, információs) más munkakörökkel, a kapcsolatok tartalma, szabályozottsága 5. Felelősségek és hatáskörök 6. A munkavégzés jellemző körülményei (eszközei, helyszíne, kockázati tényezői, időbeosztása, stb.). DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkakörelemzés módszerei A munkakör betöltője aktív szereplő A munkakör betöltője passzív szereplő DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Kérdőív Nem mérhető dimenziók számszerűsítése Alkalmazásának feltétele, hogy megfelelően kialakított kérdőívek álljanak rendelkezésére Nem kvantifikálható adatok számszerűsítése Számítógépes feldolgozásba bevonható, gyors Válaszok gyorsan és hatékonyan értékelhetők Nincs lehetőség egyedi válaszokra Nincs kérdésfeltevés, visszakérdezés, értelmezési lehetőség, így a válaszok megbízhatósága sérülhet DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Példa munkakör/pozíció Analízis kérdőívre (PAQ) 3. Munkavégzés 3.6. Manipuláció, mozgás koordiáció Minden egyes pontnál írja be a kódot annak megfelelően, hogy az adott pont mennyire jellemző munkavégzés közben.. Jelölés: N nem használatos 1 marginális 2 alacsony 3 közepes 4 fontos 5 nagyon fontos 1. Az ujjak mozgása (az ujjak pontos koordinálása mennyire fontos pld. óraműszerész, kézi festés) 2. Az alsó karok mozgatása DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Interjú Leggyakrabban alkalmazott eljárás Rugalmasan alkalmazható Feltétele, hogy az értékelő jól strukturált kérdéseket fogalmazzon meg (gyakorlott legyen) Viszonylagos egyszerűség és rugalmasság, Visszacsatolásra, módosításra, egyéni megjegyzések figyelembevételére ad lehetőséget Szubjektív Ellenállást válthat ki a munkavállalókból Nem mindig képes a munkakör betöltője a világos és strukturált válaszadásra DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Példa interjúra Tipikus munkanap Kérem mondja el, mit csinál egy átlagos munkanapján!... Általában mivel kezdi a munkanapját? Mi az, amit ezután tesz? Az általános napi feladatokon felül milyen egyéb feladatokat kell ellátnia? Ezek a feladatok milyen gyakorta/rendszeresen fordulnak elő? DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Feladatleltár Munkafeladatok tevékenységre, majd résztevékenységekre, elemi egységekre tagolják A munkakörökhöz rendelt feladatokat független és így összehasonlítható elemekre bontják Elkészítése könnyű Információk elemzése gyorsan megoldható Elemzés eredményei közvetlenül felhasználhatók Elkészítése a kérdőív hiányában nagyon munkaigényes DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Funkcióelemzés A munkatanulmányozás legáltalánosabb módszere Munkakör célja, jellemző feladatok, szükséges tevékenységek jelleg szerinti osztályozása, feladatok csoportosítása (adatok, emberek, eszközök), szükséges ismeretek, készségek és gyakorlat Munkaköri specifikációnak nagyon jó, részletes alapját képezheti Rendkívül sok időt igényel, kevés szervezet alkalmazza DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Példa funkcióelemzésre Munkakör: Tűzoltó Feladat orientáció: Tűzoltás, mentés MIT MIÉRT HOGYAN FUNKCIÓK orientáció és szint A munka célja Emberek A munka teljesítm ény összerak és letakar vizsgál kihord A munka tárgya bútor, ruhák és más, értékes dolgok falak, mennyezet, padlózat parázsló matracok, bútorok megvédeni a tűz és víz rongálástól a másodlagos tűzforrások feltérképezése és lokalizálása csökkenteni a tűz tovább terjedését az épületben A munkavég zés során használt eszközök, felszerelés tűzálló, vízhatlan ponyva csáklya, fűrész emelőrúd, csiga, drótkötél A munkavégzéshez szükséges információk, utasítások utasítás a tűzoltó parancsnoktól; eljárási szabályok és információ a gondnoktól utasítás a tűzoltó parancsnoktól; információ a gondnoktól utasítás a tűzoltó parancsnoktól; eljárási szabályok és információ a gondnoktól Adatok, inform ációk 10% 2 50% 6 20% 2 10% 3 10% 3 10% 3 Eszközök, anyagok 80% 7 40% 5 70% 7 DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkanapfelvétel Általában nem teljes körű, folyamatos megfigyelés, hanem mintavételes Műveletekre, munkamozdulatokra bontják a munkafolyamatokat,majd rögzítik a gyakoriságukat, teljesítményszázalékát. Gyakran ismétlődő feladatok esetén alkalmazható A megfigyelés eredményeként nyert információk könnyen kiértékelhetők, statisztikailag elemezhetők Speciális, gyakorlott munkaelemzőt igényel DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Önfelmérés Feljegyzések illetve naplóvezetés alapján Milyen feladatot lát el, milyen fizikai, stb. készséget támaszt követelményként, milyen kapcsolatok között és milyen munkakörnyezetben Komplex, ritkán vagy nem ismétlődő feladatok esetén Feltétele, hogy a dolgozókat felkészítsük A saját tevékenység leírása teljeskörű, részletekbe menő Az adott személy tudatosan vagy tudattalanul torzítja az egyes feladatok arányát és nehézségi fokát DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkaköri leírás A munkakör elemzés eredményeként kialakított dokumentum, mely az egész keresési, toborzási folyamat alapjául szolgál, tartalmazza a munkakör hatékony betöltését szavatoló követelményrendszert. A munkaköri leírás tartalma: 1. A munkakör azonosítása a szervezeten belül 2. Feladatok (célok, jellemző eredmény mutatók) 3. A munkával járó felelősségek (kötelezettségek), hatáskörök 4. Emberi kapcsolatok (közvetlen felettes, munkatársak) 5. Fizikai feltételek (a munkavégzés körülményei, kapcsolatok más munkakörökkel) 6. Fizetés és egyéb juttatások DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Opcionális területek Munkakapcsolatok Irányítottak köre Fő kihívások Fő sikermutatók Mennyiségi jellemzők Munkavégzés helye Bérezési forma Munkaidő, munkarend A munkakör környezete munkakörülmények DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkaköri specifikáció Képzettség, ismeret: a megkívánt iskolai végzettséget, az adott feladathoz minimálisan szükséges tudásszintet foglalja magába Képesség: Szellemi (felfogóképesség, ítélőképesség) Fizikai (testalkat, kinézet, öltözködés, tekintet) Ügyességi (művészi, zenei, kézügyesség) Pszichikai (vezetői képesség, megbízhatóság, motiválhatóság) Készségek: magatartási követelmények, kompetenciák, jártasságra vonatkozó elvárások, amelyek gyakorlat révén szerezhetőek meg. DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

A munkakörelemzés akadályai Nagyon időigényes és költséges feladat Az eredménye nem fordítható le közvetlenül üzleti haszonra Alkalmazottak ellenállása (formálisnak és feleslegesnek érzik, illetve félnek tőle) Eredménye gyorsan elavul (nem aktualizálják) Munkahelyi vezetők hozzáállása is negatív Nem gyakorlott és jártas szakemberre bízzák a feladatot DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRELEMZÉS

Munkakörtervezés Dr. Finna Henrietta, egyetemi adjunktus EMBERI ERŐFORRÁS MENEDZSMENT

Munkakör-áttervezés A munkakörtervezés egy olyan folyamat, amelyben egy munkakör feladatait és funkcióit határozzuk meg, adott szervezeti keretek között. DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Business like a swede hogy kellene...

Munkakör-áttervezés célja Szervezeti célok hatékonyabb, gyorsabb, költségkímélőbb, jobb minőségű munkavégzés Egyéni (munkavállalói) célok Fejlődés, változatosság, jobb feltételek DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Egyszerűbb típusok Specializáció Kevés számú, egyszerű feladat Nagy ismétlődés Nem igényel nagy szaktudást Munkakörbővítés Azonos szintű feladatok számának növelése, kiterjesztés Hasonló bonyolultság Hatékonyság nő Monotonitás miatt elégedetlenség, hiányzás, fluktuáció nő Monotónia csökken Munka üteme változik, nem növeli azonban a munkakör mélységét DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Összetettebb típusok Rotáció Azonos szintű munkakörök, vagy ugyanolyan tartalmúak A szervezet más egységében helyezkedik el. Munkakör-gazdagítás Különféle mélységű feladatok kombinációja Pl. feladat kombinálás, felelősségvállalás, kapcsolatbővítés Csökkenti a munkavégzés egyhangúságát De nem feltétlenül hatékony Speciális munkakörökben, elsősorban képzési célokra Csökken a hiányzás, a távollét, és a fluktuáció Munkavállalók fejlődés iránti igénye is kielégül DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Hackman-Oldham modell A munkakör központi dimenziói Kritikus pszichológiai állapotok Eredmények A feladat változatossága, meghatározottsága, fontossága Autonómia Visszajelzés A munka átélt jelentősége A munka eredményességéért vállalt felelősség A munka eredményeinek konkrét ismerete Belső motiváció Növekedési igény kielégítése A munkával való elégedettség Hatékony munkavégzés DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Munkaköri dimenziók A feladat változatossága Pl. ügyfélkapcsolatok kialakítása A feladat meghatározottsága Pl. feladatok kombinálása A feladat fontossága Pl. természetes munkaegységek létrehozása Pl. vertikális felelősség A munkakör autonómiája Pl. visszajelző csatornák A visszajelzések rendszere Dr. Finna Henrietta: Munkakörtervezés és -értékelés

Kinek jó és kinek nem a gazdag munkakör? DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Hogyan gazdagítható? DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Hogyan tervezzük át a munkaköröket? Feladat

Feladat 1. Munkakör-gazdagítás (természetes munkaegységek kialakítása, kommunikációs csatornák megnyitása): Kapcsolattartás a vezetőkkel (munkaerőigényről) Kapcsolattartás a fejvadászokkal, munkaerő-közvetítőkkel Kapcsolattartás a sajtóval (álláshirdetések) Munkaerő-biztosítási költségterv elkészítése Költségterv nyomonkövetése, betartásának ellenőrzése Sajtóorgánumok kiválasztása Munkakör-bővítés: munkaerő-biztosítási statisztikai jelentések és beszámolók készítése (mivel a munkaügyi referens munkakörét is újratervezzük) DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Feladat 2. Munkakör-gazdagítás nem járható út! Munkakör-bővítés: az eddigi munkafolyamat előtti és utáni feladatok (pl. raktári árukészlet ellenőrzése) Rotáció: dolgozók havonta új áru-részlegen helyezkednek el, ahol ugyanazokat a feladatokat látják el, csak más típusú árura vonatkozóan DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Munkakörértékelés A munkakör-értékelés olyan módszer, mely az egyes munkakörök súlyát, relatív fontosságát kívánja meghatározni a szervezeten belül. Hogyan lehet egy jól magyarázható sorrendet kialakítani a szervezetben fellelhető munkakörök között? Mérhető e a munkakörök nagysága, értéke? A munkakörök értéke, nagysága és a bérpiaci adatok között lehet e kapcsolatot teremteni? DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Mitől fontosabb egyik munkakör a másiknál? Szakértő Senior elemző Vezető elemző elvárt hozzájárulás az eredményhez (output) szükséges tudás, ismeretek és tapasztalat (input) szükséges kompetenciák (a teljesítményt befolyásoló személyes jellemzők) Junior elemző DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Munkakörértékelés lépései értékelő csoport kialakítása referencia munkakörök meghatározása rangsor, szintek kialakítása A munkakör célja Fontosabb felelősségek Mennyiségi jellemzők Munkakör természete és tartalma Szakismeret igénye Különleges munkavégzési körülmények DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Munkakörértékelés módszerei Globális értékelés Tényezők értékelése Másik munkakör Rangsorolás Tényezőösszehasonlítás Skála Osztályozás Pontozás DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Rangsorolás A legegyszerűbb értékelő rendszer, aszerint rangsorolja a munkaköröket, hogy mennyiben járulnak hozzá a szervezeti célok megvalósításához. Összehasonlítás a referencia munkakörök tartalmával a munkaköri leírások alapján. Páros összehasonlítás Munkaköri csoportok kialakítása, érték hozzárendelés. DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Értékelő tábla a munkakörök páros összehasonlításához * Munkakörök M1 M2 M3 M4 M5 Összesen Besorolás M1 X 1 0 1 0 2 3 M2 0 X 1 0 0 1 1 M3 1 0 X 1 0 2 2 M4 0 1 0 X 0 1 1 M5 1 1 1 1 X 4 4 Magyarázat: 1 = ha i-edik munkakör fontosabb, mint j-edik 0 = ha i-edik munkakör kevésbé fontos, mint j-edik DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS 50

Osztályozás Osztályok képzése - értékek hozzárendelése előre Munkaköri leírások elemzése, munkakörök osztályba sorolása Könnyű, gyors eljárás, de jó leírást igényel, a besorolások számának rugalmas változtatása szükséges DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Osztályképzés Osztály neve Vezetői munkakörök Osztály leírása (ismérvek alapján) Munkakör Szakértői munkakörök Ügyintézői munkakörök Fizikai munkakörök

Tényező összehasonlítás Kulcsmunkakörök kiválasztása A munkakörre jellemző tényezők kiválasztása A tényezők egymáshoz képesti értékének meghatározása A vizsgált munkakör tényezőnkénti értékelése a méltányosság elvének betartásával DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Tényezők INPUTOLDALI FAKTOROK OUPUTOLDALI FAKTOROK Képzettség, tudás Gyakorlat Szakmai ismeretek Humán viszonyok, kapcsolatok kezelése Csoportvezetés Felelősség Döntési hatáskör Felelősség az erőforrásokért Felelősség az eredményekért DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Tényezők ÁTALAKÍTÁSI FAKTOROK Mentális erőfeszítés Problémamegoldás Kreativitás Kezdeményezőkészség Döntési készség MUNKAKÖRNYEZETI FAKTOROK Fizikai, környezeti feltételek Fizikai erőkifejtés Környezeti veszélyek, kockázatok Koncentrációs készség DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Pontozás Ez a legrészletesebb értékelési eljárás A vizsgált tényezők skálás összehasonlításán alapul Klasszikus tényezők szakismeret, készségek, felelősség, döntés munkakör összetettsége, munkavégzés körülményei Egyedi vizsgálatokat igényel Pontok alapján történő besorolással zárul DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Pontozásos módszer viszonyítási ábrája * Értékelt tényezők Besorolási szintek 1 2 3 4 5 6 1 Tudás és képességek 50 100 150 200 250 300 2 Felelősség 50 100 150 200 250 300 3 Döntés 40 80 120 160 200 240 4 Komplexitás 30 60 90 120 150 180 5 Kapcsolat 30 60 90 120 10 180 DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS 57

Kompetencia-alapú értékelés Kompetencia: hasznosítható tudás, amely a cselekvés, a döntéshozatal, a kívánatos teljesítmény alapja Elsősorban vezető beosztású alkalmazottak esetén készül, de minden munkakörre alkalmazható - tényező összehasonlító eljárással Munkakörprofil jellemző elemei: tudás (szaktudás, menedzsment-képességek, emberi viszonyok kezelése), problémamegoldás (kerete, módja), felelősség (szabadságfoka, mértéke, befolyásolás módja) Egyes jellemzőkhöz 10-15 értékelési fokozat tartozik DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Munkakörértékelés felhasználása Méltányos bérezési rendszer kialakítása Munkakörök tisztázása Szervezetelemzés, -fejlesztés Vezetés- és karrierfejlesztés Kialakult munkaköri struktúra megváltoztatása Szervezeti kultúra megváltoztatása DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Hogyan értékeljük a munkaköröket? Feladat

Feladat 1. Vizsgálható tényezők: 1. A biztosítások tartalmának és feltételeinek (szakmai információanyag) ismerete 2. Kommunikációs készség 3. Tárgyalási készség 4. Megjelenés, fellépés 5. Magabiztosság 6. Empátia DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Feladat 2. Definíció: A vezetett szervezeti egységben az erőforrások (anyagi, emberi, pénzügyi) elosztására és felhasználására vonatkozóan a rendelkezésre álló információk alapján előkészített döntési alternatívák közötti választás. Fokozat Jelentés Értelmezés 1. Ritkán kell döntést hoznia. 2. Gyakran kell döntést hoznia. 3. A rutin mellett stratégiai döntések 4. Nagy részben stratégiai döntések DR. FINNA HENRIETTA: MUNKAKÖRTERVEZÉS ÉS -ÉRTÉKELÉS

Köszönöm a figyelmet! Felhasznált irodalom: Bakacsi Gy. et al (2000): Stratégiai Emberi Erőforrás Menedzsment, KJK KERSZÖV, Budapest Elbert, N., Karoliny M., Farkas F., Poór, J. (2000): Személyzeti/ emberi erőforrás menedzsment, KJK KERSZÖV, Budapest Nemeskéri Gy.,Fruttus I.L. (2001): Az emberi erőforrás fejlesztésének módszertana, Ergofit Kft., Budapest.