Riport a Nyergesújfalui Önkormányzat Projektmenedzsment képzéséről 2009. augusztus 3-4. Készítette: Magyar Csilla 1
1.1. A képzés célkitűzése A Projektmenedzsment képzés fő célkitűzése volt, hogy megismerkedjenek a résztvevők projektmenedzsment eszközrendszerével és módszertanával. Valamint: Olyan projekt ismeretek, metodikák és attitűd átadása, amelynek révén a projektmunka eredményesebbé és hatékonyabbá tehető; Módszertani és gyakorlati támogatást adni: o a projekt- és környezeti célok felismeréséhez, rendszerezéséhez és kezeléséhez, o a projektcélok helyes meghatározásához, o a határidő, erőforrás és költségtervezéshez, valamint az eredményes kontrollinghoz. Fejleszteni azokat a készségeket, amelyek a csapatok felépítéséhez az emberek vezetéséhez és a változások irányításához szükségesek. 1.2. A képzés előzményei A képzést megelőző vezetői workshop alkalmával megfogalmazásra kerültek az alábbi fejlesztendő területek: A képzési tematika kialakítása során ezt figyelembe véve olyan kidolgozandó projekteket határoztunk meg, amelyek az Önkormányzat fejlesztési területeit érintik. A workshop alkalmával az alábbi fejlesztési területek lettek megjelölve: osztályközi együttműködés fejlesztés csapatépítés szabadidős programok készségfejlesztés ügyfelek, konfliktuskezelés, stressz kezelés szakmai fejlesztések jogszabályok követése, továbbképzések, szakmai napok szervezése vezetésfejlesztés stílus elismerés erkölcsi + anyagi ügyfélszolgálat kialakítása - +1 ember adminisztrációba infrastruktúra szoftver, akadálymentesítés folyamatfejlesztés munkakörök, rugalmas munkaidő, osztott iktatás, egyablakos feladatkiadás A képzés során két csoportban az osztott iktatásra vonatkozó és az osztályközi együttműködés fejlesztésére vonatkozó projektek kerültek kidolgozásra. 2
1.3. Projektmenedzsment tematika Projektek és Projektmenedzsment o A projekt és projektmenedzsment fogalma; projektfajták o A projektmenedzsment feladatai, a koordináció mechanizmusai o A projektmenedzsment haszna és költségei A PM tématérkép alapján a PM főbb területeinek ismertetése Vállalat- és projektszervezés o A szervezés alapjai o Szervezetfejlesztés, folyamat- és működésszervezés o A projekt- és vállalatszervezet egyezőségei (egybeesése) Projektcélok o Egyedi célok o Összetett célok o A cél megtalálása o A célok értékelésének módszerei Projektszakaszok és életciklusok o Az életciklus szakaszainak elve a különböző projektfajtáknál o Életciklus szakaszok és azok kapcsolatai a projektfajtákkal o Életciklus szakaszpéldák a különböző szakágakból o Az életciklus szakaszok költségmegoszlása és munkaráfordítása o Életciklus szakasz és mérföldkő-tervezés o Az életciklus szakaszok helye a projekttervezésben Projektstrukturálás o A projektstruktúra-terv célja és haszna o A projektstruktúra-tervek felépítése o A projektstruktúra-terv felépítésének eljárásmódja o Szabványstruktúra-tervek alkalmazása Tevékenység- és határidő-menedzsment o A tevékenység- és határidő-menedzsment alapjai o A hálóterv-technika, mint a tevékenység- és határidő-tervezés eszköze o Technikák a hálóterv felépítéséhez és feldolgozásához o A tevékenység- és határidő-tervezés ábrázolási formái Eszközmenedzsment o Az erőforrás-optimalizált időtervezés szükségessége o Az eszközigény meghatározása o A rendelkezésre álló eszközállomány meghatározása o Eszköztervezés Költségmenedzsment o Tervezés a kezdeti időszakban o Projekttervezés Pénzügyi menedzsment o Projektek értékelése o Projektek finanszírozása o Pénzeszközszükséglet és pénzügyi igazgatás 3
1.4. Tréneri összefoglaló Örömmel érkeztem a helyszínre, mert kollégáimtól a workshop-on való részvétel alapján értesültem a csoport lelkes és aktív hozzáállásáról. A képzés indulásaképpen megtudhatták a résztvevők a két nap forgatókönyvét, a felépítését és célját. Fontosnak tartottam, hogy az évek óta együtt dolgozó kollégák még több információt tudjanak meg egymásról. A bemutatkozó körben a fókuszában az eddigi projekt tapasztalatok voltak. Megismerhettük, egymás különböző negatív és pozitív tapasztalatait. Ezt követően a projektmenedzsment eszköztára és témakörei kerültek ismertetésre, majd egy közös projektfeladat megoldása. Egy lego kockákból felépülő falat kellet felépíteni a csapatnak meghatározott idő és paraméterek mellet. A projektekben a tipikus hibák itt már elő jöttek. A visszajelzések alapján nagyon tanulságos feladat volt mindenkinek, hiszen a mindennapi működés során rengeteg hasonlóság volt felfedezhető. A feladatot követte egy rövid szünet, majd a projekt céljaival és környezetvizsgálatával foglalkoztunk prezentáció formájában. Záró feladatként elkészítettük az ÁROP projekt stakeholder elemzését, ahol az eddig tanultakat egyből átültettük a gyakorlatba. Visszajelző körrel zártuk az első napot, ahol a résztvevők kinyilvánították, hogy kíváncsian várják a folytatást. A második nap elején örömmel tapasztattam, hogy a résztvevők közül többen átnézték a kiadott tankönyvet. A nyitás után egy csapatszerepre vonatkozó kérdőívvel indítottuk a napot, ahol a cél az egymás csapatban nyújtott viselkedési formáira hozott többlet információt. Egymás megismerésén túl az első napon a közös projektfeladatban tapasztaltakra is magyarázatot kaphattak a résztvevők. Ezek után nagyon intenzív tempóban végigvettük a Projekttervezés lépéseit, a tematika szerint. Ennek a gyakorlatba való átültetése úgy történt, hogy a kijelölt két Önkormányzati fejlesztési projektet, kidolgozták két csoportban a résztvevők. Eredményei a következő fejezetben olvashatóak. A nap végén az elkészült terveket prezentálták a résztvevők, ahol kérdéseket lehetett feltenni és hozzászólásokat lehetett tenni. Örömmel dolgoztam a csoporttal. Nagyon pozitív volt a hozzáállás, aktívak és kreatívak voltak a résztvevők. 4
1.5. Elkészült Projekttervek 1. Az osztott iktatás bevezetése 2.Együttműködés fejlesztési projekt 5
1.6. Hallgatói visszajelzések: A KÉPZÉS ÉRTÉKELÉSE Képzés neve: Projektmenedzsment Képzés időpontja: 2009. augusztus 3-4. Kérjük, segítse munkánkat azzal, hogy megosztja velünk tapasztalatait, észrevételeit a képzéssel kapcsolatosan! Köszönjük! Hallgatói vélemények összesítése 1. Mennyire érzi úgy, hogy a képzés segítette munkáját? A hallgatók túlnyomó véleménye szerint a képzés több szempontból is nagyban segítette éppen futó vagy jövőbeli projektben végzett munkáját. Úgy érzem, hogy az ÁROP pályázat felelőseként sokat segítette a képzés a munkámat. A gyakorlatban hasznosítani tudom a munkám során. Projekt elkészítésekhez 100%-os segítséget nyújtott. Segített az önismeretben, a társaim megismerésében. Önbizalomnövelő volt a tréning. 2. Mi volt az, ami a képzésen leginkább tetszett, amit különösen fontosnak tartott? A hallgatók kifejezetten fontosnak tartották a gyakorlati példákat, feladatokat, leginkább a csapatjáték, a csoportban végzett munka és a személyiségteszt tetszettek nekik. Az elméleti és a gyakorlati feladatok aránya egyensúlyban volt, a játékos feladatok rögzültek a legmélyebben. Személyiségteszt, projektterv összeállítása. Önismereti tréningek, csapatépítés, projekttervezés. A gyakorlati feladatok és a tesztek. Tetszettek a játékok, sokat tanultunk a projekttervezés területén, csapatépítési funkciót is ellátott. 3. Mivel javíthatnánk a programon? A hallgatók véleménye szerint még több dolgozó számára, még hosszabb terjedelmű képzésre lenne szükség. Több órás legyen. Nagyobb arányú részvétel (az önkormányzat részére jelentene feladatot). Time management, kérdés szituációs gyakorlatok. Több idő kellene a tréninghez. 4. Melyek azok a témakörök, kérdések, amelyek az Ön megítélése szerint fontosak lettek volna, de nem hangzottak el a tréning alatt? A résztvevők nem neveztek meg ilyen témakört. 5. Hogyan értékeli az oktató munkáját? A hallgatók egyöntetűen jónak értékelték az oktató munkáját. 6
, kiemelték maximális felkészültségét, alaposságát és profizmusát, valamint figyelmes, segítőkész, lelkes hozzáállását. Kiválónak tartom. Kiváló volt, érthetően magyarázott, rávilágított a hibáinkra, a pozitív dolgokat hangsúlyozta. Türelmes volt! Érdekes, színvonalas, emberközeli, hangulatos, profi. Nagyon tetszett, jó stílusú előadó. Gratulálok! 6. Mennyire felel meg a képzés az elvárásainak? Pont: 9,6 7. Milyen mértékben alkalmazhatóak a képzésen hallottak a gyakorlati életben? Pont: 9 8. Mennyire ajánlaná másoknak a képzést? Pont: 9,6 9. Mennyire elégedett az alkalmazott segédanyagokkal? Pont: 9,6 10. Mennyire elégedett a képzés helyszínével, ellátásával? Pont: 10 11. Mennyire elégedett a képzés szervezésével? Pont: 9 12. Mennyire ajánlaná másoknak az oktatót? Pont: 9,9 7