Sikeres változásmenedzsment a közszférában 1 www.integratedconsulting.hu 1
Miért? Mit? Hogyan? www.integratedconsulting.hu 2
www.integratedconsulting.hu 3 ICG
A megújulás irányai ügyfél-orientáltabb szolgáltatások nagyobb teljesítmény, magasabb hatékonyság jobb hatásfok elérése a nagyobb hatékonyság által jobb minőség a közszféra mint munkahely vonzóbbá tétele www.integratedconsulting.hu 4
Értem, hogy rengeteget faragtunk a költségeken, de tud ez így repülni? ICG www.integratedconsulting.hu 5
Költségvetési konszolidáció vagy megújulás? A költségvetés tehermentesítése Ingatlanok eladása, privatizáció, létszámstop, tárgyi eszközök csökkentése, előléptetések szüneteltetése Változások a számokban Fellépés szolgáltatóként Hatékonyság javítása Dinamikus továbbfejlődés Állampolgár-orientáció, termékorientáció, decentralizáció, személyzetmenedzsment, költségmenedzsment, termékorientált szervezeti felépítés Változások a gondolkodásban és a cselekvésben www.integratedconsulting.hu 6
Szemléletbeli változás és fizetnem kell 23 munkatárs bérét, a rezsit, vennünk kell 15 db új számítógépet, így az éves költségvetésünk valamint évi 110 gyermekközművelődési programot szervezünk összesen 13 500 látogatóval, így az éves költségvetésünk www.integratedconsulting.hu 7
Közös fogalom és célrendszer nélkül nem lehetséges semmilyen szervezet fejlesztése www.integratedconsulting.hu 8
A célegyeztetésből származó előnyök Szervezeti hasznok Párbeszédet teremtünk a szervezeti egységek vezetői, valamint a vezetők és a munkatársak között A szervezeti egységeknél meghatározott stratégiai célok a vezetőket és a munkatársakat közelebb hozhatják egymáshoz A kitűzött céllal kapcsolatos problémák láthatóvá és feldolgozhatóvá válnak A célok közös egyeztetése elköteleződést hoz Lehetőség a cél megvalsítási folyamatának objektív megítélésére Visszajelzés adható a munkavégzés eredményességéről illetve a munkaerő fejlesztés szükségességéről Előnyök a vezetők számára Megfelelő alkalom az eddigi teljesítmények megbeszélésére A nyílt párbeszéd segíti az együttműködést és a kölcsönös megértést Egyéni vezetői stílusról kapott visszajelzések Kölcsönös értékelés www.integratedconsulting.hu 9
Lehetőségek Személyes célok bevonásán keresztül nagyobb motiváció A személyes erőfeszítések átláthatósága és elismerése Lehetővé válik a vezetőséggel való együttműködés javítása Kockázatok Kiégéshez vezető túlterheltség az egészségre gyakorolt lehetséges negatív következmények Céltévesztés esetén megnövekedett igény az önigazolásra Nagyobb nyomás a felettesek és ügyfelek felől www.integratedconsulting.hu 10
www.integratedconsulting.hu 11
Szervezeti struktúra Integrált változásmenedzsment Stratégia (feladatreform) Eredményszemléletű kontrolling Emberi erőforrások fejlesztése www.integratedconsulting.hu 12
Feladatreform modell fejlesztési lehetőségek Szűken értelmezett feladatreform Szolgáltatások körének megváltoztatása Feladatok megszüntetése Volumen csökkentése Feladatok megerősítése Átszervezés Jelenlegi szolgáltatási kör Lehetséges változások Változások a feladatellátás szervezésében Szolgáltatások vásárlása Struktúrák átszervezése Decentralizáció Kiszervezés Magánszektor szolgáltatóktól Kiszervezés Más közszféra szervezetektől Szolgáltatások biztosításának módja Ügyfélkapcsolatok Munkafolyamat átalakítása IT támogatás www.integratedconsulting.hu 13
A SEREG MÁR MEGVAN MOST MÁR CSAK EGY TERV KELLENE ICG www.integratedconsulting.hu 14
Feladatreform - Sikertényezők Az időzítését tekintve a feladatreform az első lépés, amely megelőz és megalapoz más fejlesztéseket (pl. folyamat optimalizálás, emberi erőforrások fejlesztése) Az adminisztráció készíti elő a feladatreformot, de a döntést politikai szinten hozzák (valós beleszólás biztosítása) Egyértelmű célok szükségesek A feladatreform nem egyszeri tevékenység rendszeresen át kell tekinteni a feladatokat www.integratedconsulting.hu 15
IDŐBE TELIK MAJD A SZERVEZETI STRUKTÚRA FELTÉRKÉPEZÉSE ICG www.integratedconsulting.hu 16
Szervezeti struktúra átalakítása Lehetséges szervezeti változások Technikák előtte utány 1. Leépítés Fölösleges munkafolyamatok, párhuzamosságok megszüntetése 2. Kombinálás Bizonyos fő/alfolyamatok, lépések összevonása 3. Párhuzamos folyamatok Eltérő alfolyamatok időben párhuzamos végrehajtása 4. Kiszervezés Bizonyos folyamatok vagy lépések kiszervezése 5. Kiegészítés Új folyamatok, lépések beillesztése 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2+3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 2 1 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 www.integratedconsulting.hu 17
Szervezet struktúra átalakítása - sikerkritériumok Koncentrálj a legfontosabb folyamatokra Csapatmunka Kiindulásképpen legyen egyetértés az érintettekkel a struktúra kialakítását meghatározó alapelvekről A feladatok és folyamatok áttekintése előzze meg a szervezeti struktúra átalakítását Azonosítsd be a potenciálokat, ahol lehet, mutass fel gyors eredményeket Hasonlítsd össze a lehetséges alternatívákat www.integratedconsulting.hu 18
www.integratedconsulting.hu 19 ICG
Eredményszemléletű kontrolling - modell Output/ teljesítmény A tevékenység megfelelő kivitelezése Operatív/menedzsment szint Output Input A megfelelő tevékenység kivitelezése Politikai szint Eredmény Output Input/ Erőforrások Költséghatékonyság Eredmény/ hatások A megfelelő tevékenység helyes kivitelezése Az erőforrások ésszerű alkalmazása Eredmény Input www.integratedconsulting.hu 20
Eredményszemléletű kontrolling - modell Alap: Mäder / Schedler 1994 Tervezés TERV értékek Elvárás/Igény értékek Mérés TÉNY értékek Az ügyfelekre / polgárokra gyakorolt hatás Hatáskalkuláció Haszonkalkuláció (szakpolitikai) Célok Programok kihatásai Teljesítménykalkuláció Termék/Szolgáltatás terv Termék / Szolgáltatás kibocsátás Költségkalkuláció Eszköz / forrás terv Eszköz / forrás felhasználás Teljesítés / Munkavégzés www.integratedconsulting.hu 21
INPUT TEVÉ- KENYSÉG OUTPUT HASZON/HA TÁS Pénzügyi eszközök Emberi erőforrások Állóeszközök Határozat meghozatala Elbírálás Tájékoztatás Határozatok száma Kiszolgált ügyfelek száma Elbírált beadványok száma Tájékoztatott állampolgárok Jobb feltételek www.integratedconsulting.hu 22
A célorientáció hiánya csökkenti a szervezeti hatékonyságot Előre! ICG www.integratedconsulting.hu 23
Eredményszemléletű kontrolling - sikerkritériumok A jól működő eszközök gyors bevezetése Kompetenciák, felelősségek szervezeti egységekhez rendelése (költségvetési-, személyzeti- és szolgáltatási) Transzparens működés kialakítása Képzés, tudatosítás Hatékony adatbiztosítás informatikai támogatással és hatékony kontrolling rendszerek működtetésével Az új eszközök gyors integrálása a költségvetési és személyzeti tervezési folyamatokba Szolgáltatási és feladatportfolió mint a kontrolling rendszer alapja A döntéshozók bevonása a stratégiai kontrolling folyamatába www.integratedconsulting.hu 24
www.integratedconsulting.hu 25 ICG
Emberi erőforrás menedzsment - elemek www.integratedconsulting.hu 26
Emberi erőforrás menedzsment - sikerkritériumok Olyan szervezeti kultúra kialakítása, amely ösztönzi a konstruktív visszacsatolást Visszacsatolás ösztönzése beosztottak és vezetők esetében egyaránt A visszacsatolások alapján pontos célok meghatározása, fejlesztési tervek kialakítása A stratégiai tervezés és az emberi erőforrás fejlesztés integrált rendszerének kialakítása Az emberi erőforrás fejlesztés mint a szervezet fejlesztésének (szervezeti stratégia) integráns része Lehetőség biztosítása a vezetők fejlesztésére is (vezetőfejlesztés, coaching, szupervízió) www.integratedconsulting.hu 27
www.integratedconsulting.hu 28
LESZNEK BIZONYOS VÁLTOZÁSOK, DE NINCS MITŐL TARTANI ÉPPEN ETTŐL FÉLEK www.integratedconsulting.hu 29
V = E x J x CS www.integratedconsulting.hu 30
A változási folyamat Push vagy pull koncepció A változási folyamatot a jelen problémák felismerése vezérli Új követelmények Új viselkedés A változási folyamatot az új lehetőségek, egy pozitív jövőkép vezérli Szükséges tevékenységek Eredmények www.integratedconsulting.hu 31
www.integratedconsulting.hu 32 ICG
Stratégia, struktúrák, folyamatok, rendszerek Átszervezés Jelenlegi helyzet A kézzelfogható elemek B Cél az emberi tényező Változás viselkedés, érzések, hitek, érzelmek www.integratedconsulting.hu 33
A változási folyamat Sikertényezők Sikertényezők a kiinduló helyzetben Egyértelmű jövőkép, stratégia, és szándék a változásra A hiányosságok és problémák mellett a jól működő rendszerek és folyamatok felismerése (nem szükséges mindent és mindenáron megváltoztatni) Sikertényezők a változási folyamat megvalósítása során Központilag kezdeményezett változási projektek Program menedzsment a projektek és a projekt menedzsment kontrollingja érdekében Elkötelezett személyek beazonosítása a politikusok, a felsővezetők és a munkatársak között Elegendő belső erőforrás és külső támogatás Gyors, látható eredmények ( quick wins ) Egyértelmű kommunikációs koncepció Kísérleti akciók tapasztalatainak visszacsatolása www.integratedconsulting.hu 34
A változási folyamat A kudarc okai Ez egy komoly menedzsment hiba volt! A jelenlegi helyzetre vonatkozó közös kép hiánya A politikusok túlságosan rövidtávú gondolkodása Jövőkép és vezetői kapacitások hiánya Konfliktusok az érintettek különböző csoportjai között A munkatársak félelmeinek figyelmen kívül hagyása A változási folyamat teljes körű delegálása külső tanácsadóknak A szervezet kulcsszereplőinek passzivitása Erőforráshiány ICG www.integratedconsulting.hu 35
Köszönöm a figyelmet! www.integratedconsulting.hu 36 ICG