Kézikönyv Pénzügyi könyvelés nyitott tételek kiegyenlítése
Tartalomjegyzék 1 ABAS-ERP UTASÍTÁS ÁTTEKINTÉS... 3 2 ABAS-ERP UTASÍTÁS ÁTTEKINTÉS... 5 3 FIZETÉSI OBLIGÓ / NYITOTT TÉTELEK KIEGYENLÍTÉSE... 7 4 FIGYELEM! (FOP/SZLASZ.ELL)... 8 5 FIZETÉSI OBLIGÓ / NYITOTT TÉTELEK KIEGYENLÍTÉSE... 9 6 ABAS-ERP... 12 7 FIZETÉSI OBLIGÓ / NYITOTT TÉTELEK KIEGYENLÍTÉSE... 14 8 ABAS-ERP... 18 9 FIZETÉSI OBLIGÓ / NYITOTT TÉTELEK KIEGYENLÍTÉSE... 19 10 ABAS-ERP UTASÍTÁS ÁTTEKINTÉS... 22 2
1 abas-erp utasítás áttekintés» Kattintson a Pénzügyi könyvelés bejegyzésre.» Nyitott tételek kiegyenlítés és bankszámlakivonat könyvelése maszk A bankkivonat könyveléséhez indítsa el a Pénzügyi könyvelés / Adós könyvelés / Fizetési forgalom adósok / Nyitott tételek kiegyenlítés és bankszlakivonatok könyvelése utasítást. Ugyanezt éri el a Pénzügyi könyvelés / Hitelező könyvelés / Fizetési forgalom hitelezők / Nyitott tételek kiegyenlítés és bankszlakivonatok könyvelése menüponttal is. 3
4
2 abas-erp utasítás áttekintés» Kattintson a Nyitott tételek kiegyenlítés és bankszlakivonatok könyvelése bejegyzésre. Fejrovat mezői: Az Ellenszámla mezőbe a bank főkönyvi számlát kell rögzíteni. Csak létező könyvelési számlára lehet hivatkozni! Fizetési pénznem: a forintos bankkivonat könyveléskor maradjon üres, a devizabank könyveléskor pedig a főkönyvi számlából kiolvasott pénznemet írja ide az abas. A Bizonylat mezőbe az adott bankkivonat számát kell rögzíteni. Max 8 karakter hosszú lehet, nagyés kisbetű, illetve szám és különleges karakter is írható bele. Tipp: mivel minden bank minden évben minden bankszámla kivonatainak a számát 1-el is kezdheti, 5
ezért javasolt a bankkal, vagy az évvel kiegészíteni a bizonylat számot. pl.01/11, ami CIB HUF 1. kivonat 2011-ban. A Bizonylat kelte és a Szla telj. dátum mezőbe a bankkivonat dátumát kell rögzíteni. Ez jellemzően azonos két dátum. A Szla telj.dátum mezőbe rögzített napra könyvel a rendszer a főkönyvbe. 6
3 Fizetési obligó / Nyitott tételek kiegyenlítése» Írja be a 3840001 értéket az Ellenszámla mezőbe.» Kattintson a Bizonylat mezőbe. 7
4 Figyelem! (fop/szlasz.ell)» Kattintson az OK.-ra. 8
5 Fizetési obligó / Nyitott tételek kiegyenlítése» Írja be a 01/2011 értéket a Bizonylat mezőbe. Egyenleg mező: Az Ellenszámlaként meghatározott főkönyvi számla egyenlegét mutatja a beírás pillanatában. Ennek az összegnek azonosnak kell lennie a kezünkben lévő bankszámlakivonat nyitó egyenlegének összegével. Írásvédett mező. Egyenleg-új mező: Az abas számolja az aktuális egyenleget a nyitó egyenleg és a táblázati rész Fizetett összeg oszlopába beírt érték és a Tartozik / Követel oldal alapján. 9
Ennek az összegnek a bankkivonat utolsó sorának felvitele után egyeznie kell a kezünkben lévő bankszámlakivonat záró egyenlegével.» Kattintson a Feltöltés nyomógombra. Feltöltő nyomógomb: Ezen gomb használatakor a rendszerben lévő nyitott tételeket kerülnek betöltésre. Ez a nyomógomb biztosítja a nyitott tétel és a kiegyenlítése/kivezetése közötti buktatást, pipálást, likvidálást.» Kattintson kétszer a tételsor jobb oldalán a gördítő nyilra. Ha nem adunk meg a táblázati sorban szűrési feltételt, akkor minden az adott pillanatban nyitott vevői, illetve szállítói számla feltöltésre kerül a táblázati részbe a konfigurációban meghatározott sorok számának +1 sornak megfelelően. 10
» Kattintson a Bezárásra. 11
6 abas-erp» Kattintson a Nem nyomógombra. Feltöltés gomb használatának folytatása: Természetesen nem ez a cél, hiszen így kezelhetetlen állományt kapunk. Tudjuk, hogy melyik szállítói számla került kiegyenlítésre, és a nyitott tételek alapján az esetek nagy részében meghatározható, hogy melyik számláját egyenlítette ki a vevőnk. Mivel a szűrés működik a táblázati rész több mezőjére, igyekezzünk az abassal kikerestetni az érintett számlát. A legegyszerűbb eset, ha konkrétan tudjuk a számla számát. Ezt írjuk be a Szla-sz mezőbe, majd <Feltöltés> gomb. Példánkban a 800044 számlát kerestetjük: 12
13
7 Fizetési obligó / Nyitott tételek kiegyenlítése» Kattintson a táblázat 1.sorában a Szla mezőbe. 14
» Írja be a 800044 értéket a kijelölt mezőbe.» Kattintson a Feltöltés nyomógombra.» Húzza a nyitott összeg mezőben lévő adatot a bal egérgomb lenyomása mellett a Fiz.összeg mezőbe. A rendszer megtalálja az adott számlát, de még nem számol vele, mert a Fizetett összeg mezőben 0 van. Amikor átvételre kerül az érték a Fizetett összeg oszlopba, akkor az Egyenl új mezőben már számolt egyenleg található. 15
Az átvétel a nyitott oszlopból a Fizetett oszlopba történhet a Nyitott összeg átvétele gombbal, vagy áthúzással, részletfizetés esetén pedig a ténylegesen terhelt/jóváírt összeg manuális beírásával. TUDNIVALÓ Abban az esetben, ha a számlaszám nem ismert, csak a partner, aki küldte akkor a Fkvszámla mezőbe a K szóköz keresőszó/hivatkozási szám (vagy szállító esetén L szóköz) beírásával és a <Feltöltés> gomb használatával bejön a partner összes nyitott számlája, amiből ki kell válogatni a kifizetésre került bizonylatokat. Például: az NAGY keresőszavú szállítót írjuk be. Majd <Feltöltés> hatására bejön az összes számlája, Kifizetettnek minősítjük a második számláját a Fizetett összeg oszlopba való átvétellel. A másik két számlát bent hagyhatjuk a táblázatba, tölti a konfigurációban meghatározott sorok számát, de nem számol vele a rendszer. Ha zavaró a Felhasználó részére, akkor sortörléssel ki lehet törölni őket. Természetesen lehet úgy is keresni, hogy mind a partner, mind az jóváírt összeg beírásra kerül és utána használjuk a <Feltöltés> gombot. Csak abban az esetben találja meg az abas, ha pont olyan összegű nyitott tétel van az adott partnernél. 16
» Kattintson a Mentés-re. 17
8 abas-erp» Kattintson az Igenre. 18
9 Fizetési obligó / Nyitott tételek kiegyenlítése Manuális utalások: Természetesen nem csak a vevői / szállítói számlák kiegyenlítése megy a bankon keresztül, hanem adókat, járulékokat, bért is kell utalni, vagy jóváírni és egyéb, nyitott tételekhez nem kapcsolódó utalások is történhetnek A Tart/Köv oszlopig minden oszlopot ki kell tölteni a maszkon! Javasolt, hogy az Esedékesség és a SzlaDát oszlopba a bankkivonat dátuma kerüljön. Az abas a nem folyószámlákra történő könyvelés esetén nem képez nyitott tételt. A Tart/Köv oszlopba minden esetben Tartozik oldalt javasol a rendszer, amit jóváírás esetén Követelre kell módosítani. A bankszámla egyenlege mínuszba is elmehet, hiszen lehet hitelünk. Ha végeztünk a bankkivonat tételeinek rögzítésével, ellenőrizni kell az Ellenszámla, a Bizonylat, a Szla telj. dát mezők tartalmát az abas által számolt Egyenl-új mezőben lévő összeget. Ha ez az összeg nem azonos a kezünkben lévő kivonat záró egyenlegével NE mentsük el a maszkot, hanem tételesen ellenőrizzük le. Tipikus hiba, hogy a manuálisan beírt tételek esetén a jóváírásnál nem fordítják át az abas által felajánlott Tartozik oldalt Követelre. Csak egyező maszkot szabad menteni! Mentés után az abas minden tételsorról készít egy könyvelést, ami az tételsor Fkvszla mezőjében lévő partner tételsorban meghatározott oldalára, és az Ellenszámlaként meghatározott főkönyvi számla ellenkező oldalára dolgozik. Minden könyvelés azonos keresőszót kap, a Standard kontírozásban meghatározott betű + a Bizonylat mező tartalma, jelen esetben Z011/2011. 19
A nyitott tételek kiegyenlítése maszk alakalmas továbbá: -a részletfizetések könyvelésére -túlfizetések kezelésére -devizabank könyvelésére -,"átkönyvelés dátuma korábbi mint az eredeti üzenet" esetére -elszámolás fizetési móddal összevezetés esetén. -kerekítési különbözet könyvelésekor 20
Tájékoztató : A szállítói számlák kiegyenlítésével kapcsolatban az elektronikus bankkapcsolatot a bankterminál és az abas Business Software között meg tudjuk teremteni. Így az abasban előállított utalandó adatcsomagot átveszi a bankterminál. A ténylegesen elutalt tételek az abasban könyvelésre kerülnek. 21
10 abas-erp utasítás áttekintés 22