FORRÁS.Net Pénzügy főkönyv alrendszer adatbázisváltás

Átírás

1 Tisztelt Főigazgató- helyettes Asszony/ Úr! Tájékoztatom, hogy a Forrás.Net évi adatbázis a mai naptól a Szakképzési Centrumok felhasználói számára biztosított. A évi adatbázis a évi jogszabályi változások alapján tartalmazza a számlatükröt, pénzügyi jogcímet, ERA kódot és az egyedi gyűjtő törzset. A évi adatbázis pénzügyi és főkönyvi alrendszerének alkalmazása előtt kérjük, hogy a szakterületek munkatársai a munkafolyamatok megkezdése előtt olvassák el az alábbi felhasználói leírást, mely részletesen szabályozza a évi bizonylatok feldolgozási rendjét és az utalási,- kifizetési folyamatok előtti nyitási feladatokat. 1. Bizonylatolás módja A mérlegkészítés időpontjáig beérkező, a évi beszámoló (Mérleg) részét képező bizonylatokat (kötelezettségvállalás, kötelezettségek, követelések) a évi adatbázisban kell rögzíteni függetlenül attól, hogy azok pénzügyi esedékessége tárgyévi vagy követő évi, illetve, hogy pénzügyileg teljesültek-e már. A 2015-ös adatbázisban fel kell rögzíteni az összes tárgyévet érintő bizonylatot, a banki és pénztári forgalmat teljes körűen fel kell dolgozni. Az év végi zárlati és értékelési teendőket szintén a 2015-ös adatbázisban kell elvégezni. A 2015-ös adatbázisban nincs lehetőség 2016-ot érintő bizonylatokat rögzíteni, csak a 2015-ös bizonylati tömbök állnak rendelkezésre. A zárást követően az év végén nyitott kötelezettségvállalás/szállító/vevő típusú bizonylatok egyedileg illetve csoportosan is átemelhetők a 2016-ös adatbázisba az Adatbázisváltás modulban. A 2016-os adatbázis január 7-étől teljes körűen elérhető, minden 2016-ot érintő bizonylatot itt kell rögzíteni. Mielőtt a pénztári illetve banki forgalmat rögzíteni kezdenénk, a nyitó egyenleget kartononként (pénztáranként/bankonként) az első bevételi/jóváírási bizonylaton el kell számolni forint esetén PNYITO/BNYITO illetve valuta esetén PNYITOD/BNYITOD jogcímen január 1-i dátummal. Ezzel biztosítjuk, hogy az analitikus nyilvántartás a megfelelő egyenleget mutassa. 1

2 a. Kötelezettségvállalás: 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségvállalásokat, amelyeket mérleg fordulónapig: o tárgyévi előirányzat terhére vállaltak, o évi maradvány terhére vállaltak, o követő év(ek) előirányzata terhére vállaltak, és a szerződést/megrendelést tárgyév végéig aláírták. b. Követelések: 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált követeléseket, amelyek mérleg fordulónapig kiszámlázásra, vagy egyéb módon bizonylatolásra kerültek. Itt kell elszámolni ezen követelések mérlegkészítés időpontjáig felmerülő könyvelési korrekcióját is. o tárgyévi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) tárgyévi; o követő évi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) követő évi; Amennyiben a követelés részletekben fizetendő, és így tárgyévi és követő évi esedékességgel is rendelkezik, javasolt a tárgyévet érintő részről külön bizonylatot kiállítani, vagy a Pénzügy modul» Folyószámla» Követelés átvezetése tárgyév és követő év között menüpontban az átsorolást megtenni. c. Kötelezettségek: 2015-es adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségeket, amelyek fizikai teljesítése 2015-ben megtörtént, az alábbiak szerint: o tárgyévi kötelezettség az a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége tárgyévi, vagy a évi maradvány terhére számolják el, és pénzügyi esedékessége június 30. vagy az előtti. o tárgyévet követő évi a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége követő évi, vagy a hozzákapcsolódó kötelezettségvállalási bizonylat pénzügyi esedékessége követő évi; FONTOS! Amennyiben évi maradvány terhére kerül a kötelezettség elszámolásra, és a kötelezettség pénzügyi esedékessége tárgy évet követő évi, minden esetben KELL rögzíteni kapcsolódó szerződéses kötelezettségvállalási bizonylatot, amelynek előirányzati éve/pénzügyi esedékessége tárgyévi, még akkor is, ha a szállítói kötelezettség összege ezt nem tenné indokolttá! A szállítói kötelezettségben pedig hivatkozni kell a létrehozott szerződéses kötelezettségvállalás bizonylatra. 2

3 Szerződéses kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó kötelezettség (szállító) esetén a szerződés beléptetésekor megadott előirányzati év dönti el, hogy a kötelezettség tárgyévi vagy követő évi függetlenül attól, hogy a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség milyen határidejű. SZÁLLÍTÓ tárgyévi» PENZ02 előirányzati éve = 2015 SZÁLLÍTÓ maradványhoz kapcsolódik» PENZ02 előirányzati éve = 2015 SZÁLLÍTÓ követő évet terhel» PENZ02 előirányzati éve > 2015 Kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli kötelezettség (szállító) esetén a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség határozza meg, hogy a kötelezettség tárgyéviként vagy követő éviként kerül elszámolásra. Amennyiben olyan kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli szállítónk van, amely évi maradványhoz kapcsolódik, a pénzügyi esedékesség nem lehet 2016-os! A pénzügyi esedékesség javítása helyett a tételben hivatkozni kell egy szerződéses kötelezettségvállalásra a fent leírtak szerint. 2. Utalás menete a. Utalás átemelés nélkül A 2015-ös adatbázisban rögzített szállítói kötelezettségek átemelés nélkül, a 2015-ö s adatbázisból is utalhatók. A 2015-ös adatbázisból történő utalás feltétele, hogy a bizonylat árnyéktáblázása megtörténjen. Ez történhet a bizonylatra pozícionálva, vagy a képernyős kontírozás menüpontban, a bizonylat sorában az alsó menüsor 2-es ikonjára kattintva. Mindkét lehetőség felhasználó független. 3

4 FONTOS! Az árnyéktábla a központi törzs-megfeleltetéseknek köszönhetően automatikusan töltődik, kézi módosítása/karbantartása nem lehetséges! Amennyiben a bizonylat tételsorában módosítás történt, úgy a módosítást követően a korábban generált árnyéktáblát törölni kell, majd a 2-es ikonra kattintva újra létrehozni. Ha olyan bizonylat kerül utalásra kijelölésre, melynek árnyéktáblázása nem történt meg, az alábbi hibaüzenetet kapjuk. Ebben az esetben a program nem engedi a bizonylatot kijelölni, az árnyéktáblázást pótolni kell! Előfordulhat, hogy még 2015-ben utalásra kijelölésre kerültek bizonylatok, de a generálást csak 2016-ban kívánjuk végrehajtani. Amennyiben a generálás során a generálandó szállítói bizonylatok között talál olyat, mely nem lett árnyéktáblázva, akkor egyik bizonylatra sem generálódik utalási bizonylat! 4

5 Ha az árnyéktáblázás rendben, az utalási bizonylat már a 2016-ban érvényes ERA-val jön létre. FONTOS! A 2015-ös adatbázisból utalt szállítói bizonylatokhoz kapcsolódó banki bizonylatokat, a szállítói bizonylatok átemelését követően már a 2016-os adatbázisban kell rögzíteni! b. Utalás átemeléssel A 2015-ös bizonylatok átemelés után a 2016-os adatbázisból a megszokott módon utalhatók. A évi adatbázis alkalmazása során felmerülő észrevételeiket és kérdéseiket kérjük, hogy a Helpdesk rendszer alkalmazásával jelezzék. 5

6 Segítség a szállítói számlák rögzítéséhez (NGM útmutatója alapján ös adatbázisban kell rögzíteni Fő szabály Esetek A számlához kapcsolódó határozott idejű szerződés ig lezárul Folyamatos teljesítésű szerződés esetében, ha a számla kelte Folyamatos teljesítésű szerződés esetében, ha a számla kelte Fizikai teljesítés tárgyévben megtörtént (teljesítés dátuma ) Számla mérlegkészítés időpontjáig beérkezett ( ) Központi alrendszer Önkormányzati alrendszer tárgyévi követő évi tárgyévi követő évi minden esetben - ha a számlát tárgyévben kézhez minden esetben - ha a számlát tárgyévben kézhez - - 6

7 Egyéb esetekben Áthúzódó teljesítésű számla (tartalmaz t.évi + köv.évi részt is) ha tárgyévi előirányzat terhére vállalták + a püi esedékessége ha a számla kelte sor 1. sorban a tárgyévet érintő rész normál pénzforrás kóddal, 2. sorban köv.évet érintő rész elhatárolós pénzforráskóddal - ha a számlát tárgyévben kézhez ha a számla kelte ) a számlát ketté kell bontani csak a tárgyévet érintő részt kell a 2015-ös adatbázisban rögzíteni, a köv.évi részt a os adatbázisban kell elszámolni ha a számlát tárgyévben kézhez 2 sor 1. sorban a tárgyévet érintő rész normál pénzforrás kóddal, 2. sorban köv.évet érintő rész elhatárolós pénzforráskóddal a számlát ketté kell bontani csak a tárgyévet érintő részt kell a 2015-ös adatbázisban rögzíteni 7