Vevő számlák, egyéb követelések kezelése felhasználói dokumentum Lezárva:

Átírás

1 Vevő számlák, egyéb követelések kezelése felhasználói dokumentum Lezárva: Griffsoft Informatikai Zrt Szeged, Felső-Tisza part M lph. fszt.2. Telefon: (62) Telefax: (62)

2 TARTALOM 1 VEVŐ SZÁMLÁK, EGYÉB KÖVETELÉSEK KEZELÉSE VEVŐ SZÁMLÁK, EGYÉB KÖVETELÉSEK RÖGZÍTÉSE Előfeltételei Napló nyitás Környezeti paraméterek kiválasztása Alapadatok rögzítése Sor adatok rögzítése Vevő bizonylat megtekintése zárás előtt (ha szükséges) Bizonylat zárása (véglegesítése) NYOMTATÁSOK Vevő bizonylat nyomtatása Vevő bizonylatok csoportos nyomtatása Utalványlap nyomtatása Utalványlap csoportos nyomtatása BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után SPECIÁLIS FUNKCIÓK Stornó bizonylat generálása Helyesbítő számla generálása Duplikált bizonylat generálása Kedvezmény sor generálása Követelés elengedése Követelés behajthatatlanná minősítése Bizonylatok mozgatása naplók között NAVIGÁCIÓS FELÜLET FÜLEI Számla tételei Teljesítések LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK Vevő típusú bizonylatok kimutatása

3 1 Vevő számlák, egyéb követelések kezelése 1.1 Vevő számlák, egyéb követelések rögzítése Vevő számlák rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / SZÁMLA / BELFÖLDI KIMENŐ SZÁMLÁK EXPORT SZÁMLA (Nem EU-s külföldi számlák) KÖZÖSSÉGEN BELÜLI TERMÉKÉRTÉKESÍTÉS (EU-s számlák) Egyéb követelések (pl.: bírság, stb.) rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ/KÖVETELÉSEK / KIMENŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐK/KÖVETELÉSEK KIMENŐ KÜLFÖLDI EGYÉB, DEVIZÁS PÉNZBEKÉRŐ/KÖVETELÉSEK Előfeltételei Napló nyitás Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra). PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA 2

4 Környezeti paraméterek kiválasztása Válasszuk ki a naplót, a bizonylati tömböt, majd a Szűrés és karbantartás jelölő pipáljuk be Alapadatok rögzítése Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a partner, bankszámla, dátumok, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program! 3

5 1.1.3 Sor adatok rögzítése A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséshez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb. A program a fej adatok (alapadatok) felrögzítése után automatikusan felkínálja a sor adatot rögzítésre. Amennyiben mégsem, akkor a tétel adatok ikonsorán nyomjuk meg a ikont! ÁFA kód: Amennyiben fordítottan adózó vevő számlát kell kiállítanunk, akkor az ÁFA kód mezőben az FA kódot válasszuk ki Vevő bizonylat megtekintése zárás előtt (ha szükséges) A Bizonylat fej adatok karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont Bizonylat zárása (véglegesítése) A bizonylat fej adatok karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont. 4

6 1.2 Nyomtatások Vevő bizonylat nyomtatása Csak Zárt vagy Könyvelt státuszú vevő bizonylatot lehet nyomtatni. Bizonylat fej karbantartó felület felső ikonsorán nyomjuk meg a ikont. Vagy A navigációs képernyő felső ikonsorán nyomjuk meg a ikont Vevő bizonylatok csoportos nyomtatása Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) fül / (BIZONYLATOK) CSOPORTOS NYOMTATÁS(A) funkció Utalványlap nyomtatása A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont. Vagy A navigációs képernyő felső ikonsorán nyomjuk meg a ikont. 5

7 1.2.4 Utalványlap csoportos nyomtatása Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) fül / UTALVÁNYLAP CSOPORTOS NYOMTATÁS(A) funkció. 1.3 Bizonylat módosítása Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható! Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, ÁFA kód, szervezeti egység, szakfeladat, stb.) módosíthatóak, de azon belül összeg és ÁFA adatok nem! A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a ikonnal lehet végrehajtani. Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán Fej adat módosítása a fej karbantartó ablak felső ikonsorán Sor adat módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán Sor adat módosítása a fej adat karbantartó alsó ikonsorán 6

8 1.3.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után Könyvelt státuszú bizonylat (belföldi, külföldi vevő számlák, egyéb pénzbekérők) egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton keresztül módosíthatóak Könyvelési korrekciós bizonylat menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / SZÁMLA / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA Előfeltétele: Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása Könyvelési korrekciós bizonylat generálás indítása: MŰVELET / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA/BIZONYLAT GENERÁLÁSA 7

9 Az gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket korrekciózni szeretnénk. Jelöljük ki a korrekciózni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az összes sort korrekciózni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy # jel jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének tölését a gombbal hajthatjuk végre. A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy korrekciós bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt). A bizonylat végösszege csak 0 lehet! A bizonylat lezárása után( ikon), ha a vevői bizonylatra volt pénzforgalmi teljesítés (bank vagy pénztár), akkor automatikusan felajánl egy képernyőt a technikai bank generálására. Ez azért szükséges, hogy a módosítások a főkönyvben pénzforgalom szempontjából is megjelenjenek. 8

10 Banki karton azonosítója: Mindenképpen technikai banki kartont válasszunk ki Banki jogcím: BVEVO Banki bizonylat (Nyitott/Zárt): Ha nem akarjuk a banki jóváírások között már módosítani a létrejött bizonylatot, akkor a Zárt lehetőséget válasszuk ki. Az gombra kattintva a program kigenerálja a technikai banki jóváírás bizonylatot 0 összeggel, hivatkozva benne a korrekciós bizonylatra. 9

11 1.4 Speciális funkciók Stornó bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott vevő számlával adattartalmában teljesen megegyező, stornó vevő számlát hoz létre (mínuszos), amely hivatkozik az eredeti bizonylatra A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA A stornózandó bizonylat megadása után a stornó bizonylatot. gombra kattintva a program létrehozza a Helyesbítő számla generálása A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / HELYESBÍTŐ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA A gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket helyesbíteni szeretnénk. Jelöljük ki a helyesbíteni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az összes sort helyesbíteni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy IGEN jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a gombbal hajthatjuk végre. 10

12 A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy helyesbítő bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt) Duplikált bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott vevő bizonylattal adattartalmában teljesen megegyező új vevő bizonylatot hoz létre. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / DUPLIKÁLT BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA A duplikálandó bizonylat megadása után a az új, Nyitott státuszú bizonylatot. gombra kattintva a program létrehozza 11

13 1.4.4 Kedvezmény sor generálása A karbantartó felületen a Tétel ikonsoron a ikon Követelés elengedése Indítsuk el PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / SZÁMLA / KÖVETELÉSEK ELENGEDÉSE menüpontot. Előfeltétele: Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása Indítsuk el a MŰVELETEK fül / ELENGEDÉS / BEHAJTHATATLANNÁ TÉTEL BIZONYLAT GENER. funkciót. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Az adatok értelem szerű kitöltése után a gomb megnyomása után a program kigenerál egy nyitott státuszú elengedés bizonylatot, a számla rendezési egyenlegének mínusz egyszeres összegével. Zárjuk le a bizonylatot a fej karbantartó felső ikonsorán a ikonnal. Az elengedés bizonylat a pénzügyi számvitel szerinti 86-os számlaosztályba könyvel. 12

14 1.4.6 Követelés behajthatatlanná minősítése Indítsuk el PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / SZÁMLA / KÖVETELÉSEK BEHAJTHATATLANNÁ TÉTELE menüpontot. Előfeltétele: Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása Indítsuk el a MŰVELETEK fül / ELENGEDÉS / BEHAJTHATATLANNÁ TÉTEL BIZONYLAT GENER. funkciót. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Az adatok értelem szerű kitöltése után a gomb megnyomása után a program kigenerál egy nyitott státuszú behajthatatlanná tétel bizonylatot, a számla rendezési egyenlegének mínusz egyszeres összegével. Zárjuk le a bizonylatot a fej karbantartó felső ikonsorán a ikonnal. A behajthatatlanná tétel bizonylat a pénzügyi számvitel szerinti 84-es számlaosztályba könyvel Bizonylatok mozgatása naplók között Abban az esetben, ha egy vevő bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani. A tranzitálás részletes menete a Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése) (OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található. 13

15 1.5 Navigációs felület fülei Számla tételei A számla tételei fülön láthatjuk a fej adathoz kapcsolódó aktuális sor adatokat. Az adatok nem tartalmazzák a korrekciós bizonylatok általi módosításokat Teljesítések A Teljesítések fülön van lehetőségünk megtekinteni, hogy milyen pénzforgalmi sorok (bank, pénztár) hivatkoznak a vevői bizonylatra. Természetesen itt is lehetőség van a jobb egér gomb/megjelenítés funkcióval a banki sorok adatait részletesebben is megtekinteni. 14

16 1.6 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek Vevő típusú bizonylatok kimutatása A lekérdezés a vevő típusú bizonylatokat, valamint azokhoz kapcsolódó pénzforgalmi teljesítéseket tartalmazza analatikai bontásban. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / VEVŐ / VEVŐ SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA menüpontot. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Fontosabb sorok: Számla időszaktól - időszakig: A számlák naplójának időszakára szűrés. Az időszaktól mezőben érdemes a legelső kiválasztható időszakot kijelölni. 15

17 Pü. teljesítés időszaktól Időszakig: A számlákra hivatkozó pénzforgalmi bizonylatok (bank, pénztár) naplóinak időszakára szűrés. Pü. teljesítés arányosítás?: Igen esetén a pénzforgalmi tételeket a program arányosítja a számla soraira. Amennyiben velemelyik dimenzió szerint szeretnénk lekédezni, állítsuk igenbe a mező értékét. Teljesülteket is?: Igen hatására mindent leválogat. Nem hatására kihagyja azokat a számlahivatkozásokat, amelyeknek az összes pénzügyi teljesítése megegyezik az összes számlaösszeggel. Az adatok megadása után kattintsunk a gombra, melynek hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 16